Möglichkeiten des ITK Outsourcing in der Anwaltskanzlei

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1 Möglichkeiten des ITK Outsourcing in der Anwaltskanzlei 7. Karlsruher IT-Tag Tag am Dr. Thomas Lapp, Rechtsanwalt und Mediator 1

2 Outsourcing Outsourcing bzw. Auslagerung bezeichnet in der Ökonomie die Abgabe von Unternehmens- aufgaben und -strukturen an Drittunternehmen. Ableitung aus den englischen Begriffen out und source Zusammenfassung des englischen Begriffs Outside resource usingi 2

3 Begriffe Cloud Computing Software as a Service Rechenzentrumsleistungen Crowdsourcing Application Service Providing 3

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5 203 StGB Verletzung von Privatgeheimnissen (1) Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als 3. Rechtsanwalt, Patentanwalt, Notar, Verteidiger in einem gesetzlich geordneten Verfahren, anvertraut worden oder sonst bekannt- geworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. 5

6 203 StGB Verletzung von Privatgeheimnissen (3) Einem in Absatz 1 Nr. 3 genannten Rechtsanwalt stehen andere Mitglieder einer Rechtsanwaltskammer gleich. Den in Absatz 1 und Satz 1 Genannten stehen ihre berufsmäßig tätigen Gehilfen und die Personen gleich, die bei ihnen zur Vorbereitung auf den Beruf tätig sind. 6

7 43a BRAO Grundpflichten des Rechtsanwalts (2) Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit h it verpflichtet. Diese Pflicht bezieht sich auf alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekanntgeworden ist. Dies gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung h bedürfen. (4) Der Rechtsanwalt darf keine widerstreitenden Interessen vertreten. 7

8 2 BORA Verschwiegenheit (1) Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit berechtigt und verpflichtet. (2) Das Recht und die Pflicht zur Verschwiegenheit beziehen sich auf alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekannt geworden ist, und bestehen nach Beendigung des Mandats fort. 8

9 2 BORA Verschwiegenheit (3) Die Pflicht zur Verschwiegenheit gilt nicht, soweit diese Berufsordnung oder andere Rechtsvor- schriften Ausnahmen zulassen oder die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen aus dem Mandatsverhältnis oder die Verteidigung des Rechtsanwalts in eigener Sache die Offenbarung erfordern. 9

10 2 BORA Verschwiegenheit (4) Der Rechtsanwalt hat seine Mitarbeiter und alle sonstigen Personen, die bei seiner beruflichen Tätigkeit mitwirken, zur Verschwiegenheit ( 43a Abs. 2 Bundesrechtsanwaltsordnung) ausdrücklich zu verpflichten und anzuhalten. 10

11 2.3. CCBE Berufsgeheimnis Es gehört zum Wesen der Berufstätigkeit des Rechtsanwaltes, dass sein Mandant ihm Geheimnisse anvertraut und er sonstige vertrauliche Mitteilungen erhält. Ist die Vertraulichkeit nicht gewährleistet, kann kein Vertrauen entstehen. Aus diesem Grund ist das Berufsgeheimnis gleichzeitig ein Grundrecht und eine Grundpflicht des Rechtsanwaltes von besonderer Bedeutung. Die Pflicht des Rechtsanwaltes zur Wahrung des Berufsgeheimnisses dient dem Interesse der Rechtspflege ebenso wie dem Interesse des Mandanten. Daher verdient sie besonderen Schutz durch den Staat. 11

12 2.3. CCBE Berufsgeheimnis Der Rechtsanwalt hat die Vertraulichkeit aller Informationen zu wahren, die ihm im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit bekannt werden Die Pflicht zur Wahrung des Berufsgeheimnisses ist zeitlich unbegrenzt Der Rechtsanwalt achtet auf die Wahrung der Vertraulichkeit durch seine Mitarbeiter und alle Personen, die bei seiner beruflichen Tätigkeit mitwirken. 12

13 3 Bundesdatenschutzgesetz (1) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). (2) Automatisierte Verarbeitung ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungs- anlagen. 13

14 Sachliche Reichweite Alle Umstände, welche in Ausübung der Tätigkeit als Anwalt bekannt werden Nach 203 StGB ein fremdes Geheimnis aus dem persönlichen Lebensbereich oder ein Berufs- oder Geschäftsgeheimnis Keine offenkundigen Tatsachen Drittgeheimnisse 14

15 Persönliche Reichweite Gegenüber Jedermann, auch ggü. anderen Rechtsanwälten Ausnahme, soweit Rechtsanwälten ein gemeinsames Mandat erteilt wird, sei es Sozietät oder andere Rechtsform, auch spontane, nicht verfestigte Kooperationen 15

16 Mitarbeiter, Gehilfen Angestellte Freie Mitarbeiter Fremde Unternehmen? 16

17 Zeitliche Dimension Zeitlich nicht beschränkt Über Mandatsende hinaus Auch nach dem Tod des Mandanten 17

18 Verbot der Offenbarung Übermittlung von Wissen, das dem Empfänger noch nicht oder nicht sicher bekannt ist Ausnutzen von Wissen reicht nicht aus Hinweis auf anderweitige Mandate (Wettbewerber) Hinweis bei Interessenkollision 18

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20 (nur Outsourcing) Ohne eigenen Mailserver kann man als Form von Outsourcing bezeichnen Besonders bei Blackberry mit RIM-Server (Standort?) 85 III TKG verbietet t TK-Anbieter die Kenntnisnahme mit Strafandrohung 206 StGB (entsprechend Art. 5 Richtlinie i 2002/58/EG, sowie diverse Regelungen der ITU (International Telecommunication Union) Lewinski, BRAK-Mitt. 2004, 12 20

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23 Bewertungsportal Bewertung durch Mandanten Auswertung durch Unternehmen Mandant sendet Bewertung ert an Anwalt nach Mass 23

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26 Online Backup der Kanzleidaten Verschlüsselung der Informationen vor dem Versand (je nach Anbieter) Verschlüsselungsverfahren (z.b. AES) Achtung: Dateinamen, Passwörter Anonymisierung der Daten verhindert Offenbaren von Geheimnissen bzw. Übertragen von personenbezogenen Daten 26

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30 Outsourcing mit Erkennbarkeit Übertragung der Daten erfolgt (je nach Anbieter) geschützt gegen Abhören Zugriff der Mitarbeiter auf die Akten ist nicht vorgesehen, aber möglich Mandant ist über Webakte informiert, eine ausdrückliche Zustimmung möglich 30

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32 Wiki Kann auf Kanzleiserver liegen oder bei Drittanbieter Mandant kann informiert werden und einwilligen (oder auch nicht) 32

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39 Erkennbarkeit/Einwilligung Dienste sind nicht offen ausgewiesen, Einwilligung wird schwieriger zu erlangen sein Zugriff auf Geheimnisse bzw. personenbezogene Daten möglich, aber nicht die Regel Schutzvorkehrungen gegen Einsichtnahme, die einen Zugriff unmöglich machen oder sehr erschweren 39

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41 Schutz von Geheimnissen Kostenloser Dienst wird in der Regel mit Auswertung der Daten vergütet. 41

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44 Sozialadäquanz des Outsourcing Outsourcing sei sozialadäquat und daher nicht tatbestandsmäßig i.s.d. 203 StGB Vgl. Meier, Der rechtliche Schutz patientenbezogener Gesundheitsdaten, 2003, S. 158 Voraussetzung Sozialadäquanz: in weiten Teilen der Gesellschaft akzeptiert und üblich Lensdorf, Mayer-Wegelin, Mantz, CR 2009, 62 44

45 Gehilfeneigenschaft des Outsourcing-Dienstleisters Wortlaut grenzt nicht auf Kreis von Personen im eigenen Betrieb ein Kriterien des 11 BDSG: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag (Lensdorf u.a.; aao. Keine Arbeitnehmerüberlassung Ausreichender Schutz der Geheimnisse 45

46 11 BDSG Voraussetzungen müssen vorliegen Schriftlicher Auftrag 10-Punkte-Katalog Weisungsrechte Kontrollrechte (auch durch Dritte, Sachverständige, neutrale Prüfsiegel) 46

47 11 BDSG? Problem Subsidiarität nach 1 Abs. 3 BDSG (Schneider, Handbuch des EDV-Rechts, 4. Aufl. B Rn Abs. 3 S. 2 BDSG nennt Berufsgeheimnisse sogar ausdrücklich 47

48 Grenzen 11 BDSG Datenverarbeitung im Ausland Innerhalb der EU Standardvertragsklauseln außerhalb Safe Harbour Principles 48

49 Ausweichlösung Organisatorische Maßnahmen wie Trennung der Daten Anonymisierung Verschlüsselung (homomorphe Kryptografie) 49

50 Weitere Fragestellungen bei Outsourcing Betriebsübergang nach 613a BGB Service Level, Erreichbarkeit, Verfügbarkeit Fristen, Gewährleistung, Haftung Rückübertragung der Daten nach Vertragsende Aufbewahrungspflichten 50

51 Noch Fragen?? 51

52 Dr. Thomas Lapp Rechtsanwalt a t und Mediator Corinna Lapp Rechtsanwältin und Mediatorin Berkersheimer Bahnstraße Frankfurt Tel.: 069/ Fax: 069/ anwalt@dr-lapp lapp.de