Die Große Event-Checkliste So wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg!

Transkript

1 Die Grße Event-Checkliste S wird Ihre Veranstaltung ein vller Erflg! Sie planen eine Veranstaltung? Einen Geburtstag, eine Hchzeit der ein Firmenevent? Damit alles s abläuft wie Sie es sich wünschen, benötigt das Event eine gute Vrbereitung. Mit dieser Checkliste möchten wir Sie gerne bei der Planung unterstützen und wünschen jetzt schn: Viel Spaß und Freude an Ihrem grßen Tag! Schritt 1: Basics Die Vrbereitungen (6-12 Mnate vrher) Schritt 2: Die Detailplanung (4-6 Mnate vrher) Schritt 3: ein Mnat vr dem Event (3-6 Wchen vrher) Schritt 4: Am Tag der Veranstaltung Kleines Extra: eine Checkliste Hchzeit

2 Basics Die Vrbereitung (6-12 Mnate vrher) Datum des Events Gibt es Ausweichtermine? Budgetplanung Was möchten Sie maximal ausgeben? Bitte beachten Sie dabei auch, dass es immer zu unerwarteten Zusatzksten kmmen kann. Deshalb sllten Sie bei Ihrer Planung einen finanziellen Puffer einkalkulieren. Gästeliste erstellen Wichtig auf Ihrer Checkliste Hchzeit ist die Erstellung der Gästeliste: Bevr Sie sich für eine Lcatin entscheiden, sllten Sie wissen, wie viele Gäste maximal teilnehmen werden. Mtt des Events festlegen Was genau möchten Sie feiern? Und in welchem Stil wllen Sie und Ihre Gäste den Tag verbringen? Lcatin festlegen und buchen Hierbei sllte immer beachtet werden, welches Thema die Veranstaltung haben sll. Einladungen bestellen und verschicken Wenn Sie nicht selbst am Design Hand anlegen wllen, haben Sie nline der auch in Ihrer Stadt die Möglichkeit auf Papeterie, Gestalter und fertige Designs zurückzugreifen. Detailliertes Veranstaltungsknzept erstellen Wie Ihr Event im grben aussehen und ablaufen sll wissen Sie schn, trtzdem sllten Sie jetzt schn an ein detailliertes Knzept denken. Was genau möchten Sie an diesem Tag mit Ihrem Event vermitteln? Wer sll in die Organisatin invlviert werden? Catering-Angebte einhlen Beachten Sie hierbei, b bei Ihrem Event Gäste anwesend sind, die bestimmte Nahrungsmittel aus religiösen der gesundheitlichen Gründen nicht zu sich nehmen. Evtl. Organisatin vn Unterkunftsmöglichkeiten für Gäste & Persnal Die Buchung sllte erst dann erflgen, wenn Sie verbindliche Zusagen vn Ihren Gästen erhalten haben.

3 Die Detailplanung (4-6 Mnate vrher) An Ausweichmöglichkeiten denken Falls es an Ihrem Eventtag regnet, wllen Sie sicherlich gewappnet sein. Wir empfehlen deshalb, für Feiern die im Outdr-Bereich geplant sind, zusätzlich eine Alternativlcatin im Innenraum, der Pavillns, Zelte und Heizpilze für kalte Abendstunden zu rganisieren. Sind Tiletten vrhanden? Nicht jede Lcatin verfügt über Tiletten, deshalb empfehlen wir, hier auf mbile Tilettenabieter zurückzugreifen. Parkplätze rganisieren W können die Gäste und eventuell. auch Caterer und das Persnal parken? Ftgrafen auswählen und buchen Sie wllen den Tag sicherlich nicht damit verbringen, selbst Fts zu schießen, deshalb ist es empfehlenswert, einen prfessinellen Ftgrafen zu engagieren. Lassen Sie sich mehrere Angebte machen und achten Sie darauf, b Bearbeitung und Druck vereinzelter Bilder schn im Preis inbegriffen sind. Rahmenprgramm rganisieren Musik ist bei Events ein wichtiger Bestandteil. Möchten Sie hierfür einen DJ rganisieren der sich selbst um die Musik kümmern? Sll es einen Mderatr geben, der durch das Prgramm führt? Falls Sie auf all diese Bestandteile verzichten wllen, sllten Sie dennch ein gewisses Rahmenprgramm anbieten. Bei Firmenevents ist es auch wichtig, immer einen Zeitrahmen für Vrträge und Präsentatinen einzuplanen. Dekratinsknzept entwickeln Wichtig auf Ihrer Checkliste Hchzeit ist auch ein Dekratinsknzept. Sie wissen jetzt, zu welchem Mtt und in welcher Lcatin Ihre Veranstaltung stattfinden sll. Zeit, sich um die Dekratin zu kümmern. Wenn Sie hier selbst Hand anlegen wllen, können Sie sich in diversen Zeitschriften und Blgs Inspiratinen und Kauftipps hlen. Viele Eventagenturen bieten allerdings auch Dekknzepte ganz nach Ihren Wünschen und Vrstellungen an.

4 Der Mnat vr dem Event (3-6 Wchen vrher) Wegweiser rganisieren Ihre Lcatin ist schwer zu finden? Basteln Sie für Ihre Gäste Schilder, die Sie am Wegrand aufhängen, damit auch jeder an s Ziel findet. Wichtig: Fragen Sie vrher bei der Stadt um Erlaubnis. Sitzrdnung klären Spätestens jetzt ist es an der Zeit, sich darüber Gedanken zu machen, welcher Gast auf welchem Platz sitzen sll. Denken Sie hierbei an eventuelle Altersunterschiede und auch daran, dass Kinder an einem Platz sitzen sllten, vn dem Sie schneller wieder aufstehen können. Tischkarten drucken lassen Nicht vergessen auf der Checkliste Hchzeit: Tischkarten! Wenn Sie kreativ sind und sich die Zeit nehmen möchten ist es auch immer eine schöne Optin die Tischkärtchen selbst vn Hand zu schreiben. Am Tag der Veranstaltung Als erster vr Ort sein Sie wllen sicherlich nicht, dass Ihre Gäste auf Sie warten müssen. Seien Sie deshalb als Erstes vr Ort und begrüßen Sie sweit möglich jeden Gast persönlich. Aufbau und Tische kntrllieren Damit Sie sich sicher sein können, dass alles Ihren Vrstellungen entspricht, gehen Sie die Räumlichkeiten nch einmal kurz durch, um zu vermeiden, dass später Chas entsteht. Persnal einweisen Auch wenn alles schn abgeklärt ist, Ihr Persnal für den grßen Tag fühlt sich sicherer, wenn Sie zu Beginn der Veranstaltung nch einem klären, was zu tun ist. Genießen Nach mnatelanger Vrbereitung ist es endlich s weit. Genießen Sie den Tag!

5 Checkliste Hchzeit 6 12 Mnate vrher Hchzeitsdatum festlegen Zusammenstellung der Gästeliste Hchzeitsbudget festlegen Trauzeugen bestimmen und ansprechen 6 Mnate vrher Eheschließung beim Standesamt anmelden Hchzeit beim Pfarramt anmelden Auswahl der Lcatin Ftgraf und Musik buchen 5 Mnate vrher Mit der Suche nach dem Brautkleid & Accessires beginnen Kleider für Blumenkinder & Brautjungfern suchen Kstenplan überprüfen und anpassen Einladungen gestalten und in Druck geben der bestellen Flitterwchen buchen, Reisepass überprüfen etc. 4 Mnate vrher Den Bräutigam einkleiden Menü für die Feier abklären Blumendek und Brautstrauß auswählen Trauringe bestellen und gegebenenfalls gravieren lassen 3 Mnate vrher Einladungen verschicken Tisch- und Menükarten in Auftrag geben Geschenkeliste zusammenstellen 2 Mnate vrher Brautfrisur Prbestecken lassen, Makeup testen Hchzeitstrte bestellen Dekratin mit der Lcatin abstimmen Zusagen dkumentieren und Sitzrdnung planen Streukörbe für die Blumenkinder rganisieren 1 Mnat vrher Planung des Plterabends Hchzeitskleid und Anzug anprbieren und gegebenenfalls anpassen Festlegung des genauen Ablaufs am Hchzeitstag 2 Wchen vrher Finale Absprache mit dem Restaurant der Caterer Kleine Geschenke für die Blumenkinder rganisieren Frisörtermin für den Bräutigam ausmachen Mani- & Pediküre für die Hchzeit Rücksprache mit Ftgraf, Frisör, Flrist und Knditr Prbelaufen mit den Blumenkindern 1 Wche vrher Finale Gästezahl mit Restaurant der Caterer durchgehen 1 Tag vrher Kleidung zurechtlegen Tasche mit Nt-Utensilien zurechtlegen Ringe, Papiere etc. bereitlegen