Erfolgsfaktor: Facility Management

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1 Eine Publikation des Reflex Verlages zum Thema Erfolgsfaktor: Facility Management Energie- und Ressourceneffizienz Seite 4 Fachkräfte: Beste Aussichten für Nachwuchs Seite 6 Wachstumsfeld Sicherheit Seite 10 Property Management Seite 12 Februar 2013

2 Erfolgsfaktor: Facility Management Eine Publikation der Reflex Verlag GmbH am 26. Februar 2013 im Handelsblatt. Der Reflex Verlag und die Verlagsgruppe Handelsblatt sind rechtlich getrennte und redaktionell unabhängige Unternehmen. INHALT Wachstum durch Kostenoptimierung 3 Boom für nachhaltige Dienstleister 4 Grün gewinnt: Betriebskasse und Umwelt schonen 5 Fachkräfte: Händeringend gesucht 6 Facility Management als wichtiger Wirtschaftszweig 7 Passende IT-Lösungen machen flexibel 8 Kostenkontrolle: Kaufmännisches Denken gefragt 9 Wachstumsfeld Cybersicherheit 10 Bessere Überwachung dank moderner Technik 11 Property Management und kaufmännische Aufgaben 12 Flächenmanagement: Attraktive Raumgestaltung 13 Outsourcing: Systemdienstleister auf dem Vormarsch 14 Strategische Konzepte: FM zur Chefsache machen 15 I M PRE SSUM Projektmanager Frauke Roswadowski Redaktion Anna Katharina Fricke, Michael Gneuss, Lars Grötsch, Vera Hohleiter, Shirine Issa, Katharina Lehmann, Sebastian Schönberg, Thomas Schulze, Anja Sokolow, Andreas Taler Produktion/Layout Ann-Kathrin Gallheber Fotos Thinkstock / Getty Images Druck BVZ Berliner Zeitungsdruck GmbH Am Wasserwerk 11, Berlin Inhalte von Werbebeiträgen wie Unternehmens- und Produktpräsentationen, Interviews, Anzeigen sowie Gastbeiträgen geben die Meinung der beteiligten Unternehmen wieder. Die Redaktion ist für die Richtigkeit der Beiträge nicht verantwortlich. Die rechtliche Haftung liegt bei den jeweiligen Unternehmen. V.i.S.d.P. Redaktionelle Inhalte: Michael Gneuss Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Sascha Bogatzki, Reflex Verlag GmbH Hackescher Markt 2 3 D Berlin T 030 / Der Reflex Verlag hat sich auf themenbezogene Sonderveröffentlichungen in deutschen, niederländischen und Schweizer Tageszeitungen spezialisiert. Diese liegen unter anderem der Frankfurter Allgemeine Zeitung (F.A.Z.), dem Handelsblatt, dem Tagesspiegel und der Süddeutschen Zeitung bei. So kombiniert der Reflex Verlag den thematischen Fokus der Fachpublikationen mit der Reichweite der Tagespresse. Der Verlag zeichnet sich durch eine unabhängige Redaktion sowie die Trennung zwischen redaktionellen Artikeln und Kundenbeiträgen aus. Mehr Informationen unter Eine Branche auf Erfolgskurs Ob in Bürogebäuden, Einkaufszentren, in einem Fußballstadium oder am Flughafen: Der Facility Manager ist in großen Gebäuden und Anlagen nicht mehr wegzudenken. Er zeichnet für Technik und Logistik verantwortlich und organisiert alle notwendigen Support-Prozesse von Sicherheit über Reinigung bis hin zum Catering. Mit ihren Bewirtschaftungsprozessen rund um die Immobilie hat sich die Branche also etabliert. Lange Zeit wurde jedoch verkannt, was alles hinter dem Schlagwort Facility Management (FM) steckt. Das hat verschiedene Gründe: Zum einen beginnen die Missverständnisse oft schon mit den Begrifflichkeiten, da der Bereich des Facility Managements in den Leistungen breitgefächert und kleinteilig strukturiert ist. Andererseits lag viele Jahre lang keine verlässliche Einschätzung zur volkswirtschaftlichen Bedeutung vor. Laut einem FM-Branchenreport aus dem Jahr 2010, erreicht die Branche aber eine Wertschöpfung von 112 Milliarden Euro und einen Anteil von rund fünf Prozent am Bruttoinlandsprodukt (BIP). Damit zeigt sie sich bedeutsamer als so manche klassische Erfolgsbranche. Hinzu kommt noch, dass das Geschäftsmodell der Gebäudemanagement-Dienstleister in Deutschland noch immer recht neu ist. Die Ursprünge kommen aus der US-amerikanischen Bürowelt und werden vor allem mit der Fluggesellschaft Pan-American-World-Services (PAWS) in den Fünfzigerjahren in Verbindung gebracht. Ziel waren Produktivitätserhöhungen in Betriebsführung und Instandhaltung. Die PAWS wurde Facility Management-Dienstleister für die US Air Force und gilt als das erste externe Facility-Management- Unternehmen. Ab Mitte der Achtzigerjahre tauchte auch in Deutschland der Begriff Facility Management auf. Mit dem Paradigmawechsel in der Immobilienwirtschaft in den Neunzigerjahren bekam die Branche weiteren Auftrieb. Denn zu der Zeit entwickelten sich viele neue Aufgabengebiete im Immobilienmanagement, die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellten. Facility Manager sind also längst viel mehr als moderne Hausmeister. Sie sind Spezialisten im Gebäudemanagement und nehmen eine Schlüsselposition in der modernen Immobilienwirtschaft ein. Hohe Verantwortung, technisches Wissen und Können gepaart mit kaufmännischem Organisationstalent zeichnen den heutigen Facility Manager aus. Zu einer intelligenten Bewirtschaftung von Liegenschaften gehören heute die verschiedensten Aufgaben: Facility PARTNER / SPONSOREN Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages Manager behandeln die Frage produktionsnotwendiger Flächen, entscheiden über Office-Konzepte und liefern Daten zu Vermietung und Verkauf. Sie stimmen Architekten- und Ingenieurleistungen in der Planungsphase mit der späteren Nutzung ab, koordinieren alle liegenschaftsbezogenen Leistungen zur Sicherung der Gebäudefunktionen unter wirtschaftlichen und technischen Gesichtspunkten und schaffen kurz gesagt die Voraussetzungen, dass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Zunehmend erkennen Unternehmen und öffentliche Verwaltungen FM als strategisches Instrument: FM sorgt für einen langfristigen Erhalt oder sogar eine Erhöhung der Vermögenswerte von Unternehmen, über die sie in Form von Bausubstanz, Anlagen und Einrichtungen verfügen. Durch den sparsamen und gezielten Einsatz von Ressourcen begrenzt und verringert FM die gebäude- und servicebedingten Kosten über den gesamten Lebenszyklus. Somit leistet FM einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Auch die Zukunftsaussichten sind bestens: Investoren werden künftig dem Lebenszyklus einer Immobilie und den dabei anfallenden Gesamtkosten noch mehr Bedeutung schenken. Qualitätssteigerung, Kostenreduzierung und Nachhaltigkeit sind die Schlagworte, mit denen die Facility Manager auch künftig punkten. Außerdem müssen Gebäude stets bewirtschaftet werden, unabhängig davon, ob das Kerngeschäft des Unternehmens floriert oder nicht. Somit ist das Facility Management ein praktisch krisensicheres Geschäft. Michael Gneuss Chefredakteur Das Papier der Sonderveröffentlichung, die im aufgeführten Trägermedium erschienen ist, stammt aus verantwortungsvollen Quellen.

3 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 3 LEITARTIKEL Wachstum durch Kostenoptimierung Die Herausforderungen mit gesetzlichen, politischen und technischen Neuerungen Schritt zu halten ist groß. VON ANNA KATHARINA FRICKE Das Facility Management ist in Deutschland auf Erfolgskurs. In den vergangenen Jahren hat es eine von Konjunkturschwankungen unabhängige, stabil nach oben gerichtete Entwicklung genommen. Für das Jahr 2011 konnten die führenden deutschen Facility-Service-Unternehmen ihren Umsatz um 5,6 Prozent erhöhen, 2012 soll es ein Wachstum von 6,4 Prozent sein und auch für die Jahre bis 2017 können die Gebäudemanager auf einen Anstieg von 6,5 Prozent pro Jahr hoffen. Ermittelt hat dies das Marktforschungsunternehmen Lünendonk im vergangenen Jahr. Stütze der deutschen Wirtschaft Aber nicht nur durch ein solides Wachstum zeichnet sich die Branche aus. Mit einem Anteil von fünf Prozent am Bruttoinlandsprodukt ist sie auch zu einem bedeutenden Wirtschaftszweig geworden. Schließlich stellt die Branche durch den wirtschaftlichen Betrieb von Gebäuden einen wichtigen Erfolgsfaktor für die Immobilienwirtschaft dar. Denn eine der Hauptaufgaben liegt darin, durch den sparsamen und gezielten Einsatz von Ressourcen die gebäude- und servicebedingten Kosten über den gesamten Lebenszyklus zu begrenzen und zu verringern. So kann ein ausgefeiltes Facility Management rund 25 bis 30 Prozent der Bewirtschaftungskosten einsparen. Als relativ krisenfester Wirtschaftszweig kommt der Branche dabei zugute, dass gerade in schwierigen Zeiten die laufenden Betriebs- und Instandhaltungskosten bei Immobilien eine gewichtige Rolle spielen. Zusätzlich fördern gestiegene Energiepreise oder neue gesetzliche Vorgaben zur Umsetzung von Green Buildings ein optimiertes nachhaltiges Betreiben und damit das Facility Management an sich. Auch Bauherren und Eigentümer setzen bei Ausschreibungen inzwischen verstärkt auf zukunftsfähige Konzepte, die die Energiebilanz ihrer Gebäude langfristig optimieren. Facility Manager müssen mit intelligenten Betreibermodellen darauf reagieren. So sind Energiewende, Energieeffizienz und energetische Gebäudeoptimierung drei Schlüsselbereiche, die nicht nur zusammenhängen, sondern auch die Zukunft des Facility Managements in Deutschland nachhaltig beeinflussen. Doch FM steht für weit mehr als für Kostenreduktion und Energieeffizienz. Es wird ein umfassendes Leistungsangebot von der Beratung über die Planung bis zur Umsetzungssteuerung von Maßnahmen erwartet. Eine wichtige Rolle spielt hier auch die Betreiberverantwortung. So müssen Facility Manager eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften und sonstigen Bestimmungen kennen und einhalten, die sich in den letzten Jahren sogar laufend verschärft haben. Neue Herausforderungen Auch die fortschreitende Technik bewegt die Branche. Abläufe werden zunehmend automatisiert und Prozesse harmonisiert. Zum Beispiel im Bereich der Sicherheit werden Überwachungssysteme mehr und mehr über das Internet miteinander verbunden. So gewinnt das technische Gebäudemanagement immer mehr an Bedeutung. Das Personal muss dafür aber auch immer mehr IT-Kompetenz aufbauen. Aufgrund dieser komplexen Aufgabenstellungen und gesetzlichen Vorgaben im Gebäudemanagement überlassen immer mehr Unternehmen die Organisation der hauseigenen Infrastruktur einem spezialisierten Unternehmen. Dabei lässt sich feststellen, dass Auftraggeber verstärkt zu Paketlösungen tendieren und Aufträge gebündelt statt einzeln vergeben. Viele Anbieter arbeiten daher an der Erweiterung ihres bisherigen Leistungsportfolios. Fest steht damit: Gesamt- oder Multidienstleister, die mehrere Facility Services aus einer Hand anbieten, gewinnen an Bedeutung. Preisdruck nimmt zu Die Branche wird auch in Zukunft einen hohen Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern haben und ihrem Anspruch als Jobmotor für Fachkräfte unterschiedlicher Disziplinen gerecht werden. In den vergangenen Jahren war jedoch auch ein enormer Kostendruck zu beobachten, heißt es in der Lünendonk-360-Grad-Studie In der aktuellen Situation stehen die Anbieter daher vor der Herausforderung, dem Preisdruck des Wettbewerbs zu begegnen und trotzdem noch den hohen Anforderungen der Kunden zu entsprechen. Mit uns spart man Kosten Interview Herr Ottilinger, Sie sind Geschäftsführer der Sauter Facility Management GmbH. Warum spielt Energieeffizienz eine so bedeutende Rolle in Ihrer Arbeit? Steigende Energiepreise und gesetzliche Vorgaben machen es nötig, die Betriebskosten von Gebäuden, die sogenannte zweite Miete, so niedrig wie möglich zu halten. Schließlich übersteigen die Nutzungskosten zum Beispiel in Verwaltungsimmobilien die Baukosten bereits nach elf bis zwölf Jahren. Bei Krankenhäusern ist es bereits nach vier Jahren soweit. Wie gehen Sie vor? Zunächst einmal überprüfen wir in einer Grobanalyse alle technischen Einrichtungen eines Gebäudes hin auf Einsparpotentiale und erstellen eine Kosten-Nutzen-Rechnung. Diese ist für den Kunden kostenlos. Möchte dieser unser Konzept umsetzen, erstellen wir die Feinanalyse in der wir die errechneten Einsparungen garantieren. Das heißt: Werden diese nicht erreicht, fallen auch keine Kosten für unsere Kunden an. Mit welchen Mitteln erreichen sie die Senkung von Betriebskosten? Ganz zentral ist unser Sauter Software- System zum Energiemonitoring. Hier kann der Verbrauch ständig kontrolliert und Energiefresser aufgespürt werden. Große Einsparungen erzielt auch das Sauter Wettermodul. Während in konventionellen Heiz- und Kühlanlagen nur nach der gerade herrschenden Außentemperatur geregelt werden, richtet sich unser System automatisch über örtliche Wettervorhersagen nach dem Wetter von Morgen. So werden zu hohe oder zu niedrige Temperaturen vermieden und eine Menge Energie gespart. Wie viel Kosten spart das? Mit minimal-invasiven Maßnahmen, also ohne jegliche Investitionen, können in Gebäuden im Schnitt zehn Prozent der Betriebskosten eingespart werden. Kommt unser Wettermodul zum Einsatz, reduzieren sich die Kosten sogar um 20 bis 30 Prozent. Anfallende Investitionskosten rentieren sich Werner Ottilinger, Geschäftsführer Sauter FM GmbH meist bereits innerhalb von vier bis sechs Jahren.

4 4 ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ARTIKEL Markttrends Boom für nachhaltige Dienstleister In Deutschland etabliert sich ein zukunftsträchtiger Leitmarkt für Energie- und Ressourceneffizienz im Gebäudemanagement. VON ANDREAS TALER Energiewende, Energieeffizienz, energetische Gebäudeoptimierung das sind drei Schlüsselbereiche, die nicht nur zusammenhängen, sondern auch die Zukunft des Facility Managements in Deutschland nachhaltig beeinflussen. Und das im positiven Sinne, denn das Marktpotenzial für energieeffiziente Dienstleistungen und Produkte im Immobiliensektor wächst kontinuierlich. Laut einer Studie des Beraterhauses Roland Berger Strategy Consultants etabliert sich in Deutschland derzeit ein neuer, zukunftsträchtiger Leitmarkt für Energie- und Ressourceneffizienz im Gebäudemanagement. Bis 2020 wird ein Wachstum des Gesamtmarktes für Bau- und Immobiliendienstleistungen auf 274 Milliarden Euro erwartet. Gegenüber dem Jahr 2011 wäre das eine Steigerung von knapp 40 Milliarden Euro. Damit eröffnen sich dem Facility Manage - -ment (FM) national und international gleichermaßen große Chancen wie Herausforderungen. Neue Geschäftsmodelle gefragt Um von der steigenden Nachfrage optimal zu profitieren, müssen Immobiliendienstleister und FM-Anbieter jedoch neue Geschäftsmodelle und Lösungen aus einer Hand entwickeln, so die Studie. Eine integrierte Effizienzoptimierung findet bisher nur selten statt. Wir sind als Akteure im FM gefordert, einen messbaren Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung zu leisten, sagt Kai Kummert, Professor für Facility Management von der Beuth Hochschule für Technik in Berlin. Dies könnten Nachhaltigkeitsberichte, nachhaltige Dienstleistungen oder energieeffiziente Betriebsmittel und -stoffe sein. Kai Kummert gehört zu einem Team von Wissenschaftlern mehrerer Berliner Hochschulen, die zusammen mit weiteren Unternehmen und dem Branchenverband German Facility Management Association (GEFMA) als assoziiertem Partner an einem System arbeiten, das die Nachhaltigkeit der Dienstleistung messbar machen will. Das RoSS -System soll aktiv bei Ausschreibung, Vergabe und Erbringung von Dienstleistungen der Anlagenverwaltung Verwendung finden, um das Verhältnis Eigentümer-Betreiber-Nutzer nachhaltig zu stärken. Kummert fordert zudem die Entwicklung eines Branchenkodex Nachhaltigkeit. Vorm Sparen steht das Investieren Trotz aller Aufbruchstimmung stellen Branchenexperten ein prinzipielles Problem fest. So würden Immobilien- Bestandshalter zwar Verbrauchseinsparungen bei Wärmeerzeugung und Einsparungen beim CO 2 -Ausstoß planen. Gleichzeitig seien sie aber mehrheitlich noch nicht bereit, für die Erreichung der Einsparziele auch Doch hochwertige Ingenieursdienstleistungen haben ihren Preis ein Preis, der sich allerdings lohnt. Denn die Amortisationszeiten sind absehbar: Angesichts hoher Energieeinsparungen rentieren sich anfallende Investitionskosten meist bereits innerhalb von wenigen Jahren. Doch nur ein ausgeklügeltes Facility Management kann das erreichen denn hier laufen alle Fäden zusammen. GASTBEITRAG Green Building und Facility Management (FM) sind entscheidende Voraussetzungen für das Gelingen der Energiewende: Der Schlüssel zu mehr Energieeffizienz liegt im Gebäudebestand so der aktuelle Immobilienwirtschaftsbericht der Bundesregierung. Knapp 40 Prozent der Endenergie werden für Beheizung, Warmwasser und Beleuchtung im Gebäudesektor verbraucht in der Nutzungsphase von Gebäuden. FM-Anbieter stellen hier die Weichen zu mehr Energie- und Ressourceneffizienz. Das macht auch eine Studie von Roland Berger deutlich, der zufolge sich das entsprechende Marktvolumen in Deutschland bis 2020 von aktuell drei auf sechs Milliarden Euro verdoppeln soll. Hier entstehen neue zukunftsträchtige Märkte für das FM. Die Dienstleister haben die Kompetenz, die Energieeffizienz von Gebäuden zu Energieeffizienz Energiewende - Schlüsselrolle bei Immobilien Nachhaltiges Facility Management stellt die Weichen zu mehr Energieeffizienz. erhöhen. Dazu bieten sie innovative Leistungsbilder und hochwertige technische Lösungen. Das Portfolio reicht von eigenen Tools zum Monitoring und Controlling des Energiekonsums, über Online-Verbrauchsübersichten, die die Kunden für nachhaltige Bewirtschaftung sensibilisieren, bis zu vielseitigen Energie-Contracting-Lösungen. Und mit ihren Erfahrungen aus dem laufenden Immobilienbetrieb können Facility Manager schon in der Planungs-und Bauphase von Neubauprojekten und in der Revitalisierung von Bestandsgebäuden wesentlich dazu beitragen, kostentreibende Entscheidungen zu vermeiden. Viele Anbieter bauen daher entsprechende Kapazitäten und Kompetenzen aus, um ihrer Verantwortung gerecht zu werden. Autor: Otto Kajetan Weixler, Vorstandsvorsitzender der German Facility Managament Association GEFMA Kurzsichtige Entscheidungen bei der Planung von Neubauten können die späteren Betriebskosten in die Höhe treiben. Dies lässt sich vermeiden, wenn schon frühzeitig Facility Manager mit einbezogen werden. (Quelle GEFMA-Richtline 220-1)

5 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 5 ARTIKEL Nachhaltigkeit Grün gewinnt Schon mit kleinen Nachhaltigkeitsmaßnahmen lassen sich große Effekte erzielen. Das schont Betriebskasse und Umwelt. VON KATHARINA LEHMANN Nachhaltigkeit liegt im Trend, und der hat gerade auch die Liegenschaftsverwaltung erfasst. Experten sind sich sicher, dass die Gebäudebewirtschaftung in den kommenden Jahren immer grüner werden wird. Dabei lassen sich bereits mit einfachen Mitteln große Effekte erzielen. Auch ältere Bestandsimmobilien, die nicht nach heute gültigen Nachhaltigkeitsstandards errichtet wurden, lassen sich so auf Umweltfreundlichkeit trimmen. Das ist gut für das Klima und schont die Betriebskasse der Betreiber. Kai Kummert, Professor für Facility Management an der Beuth Hochschule für Technik in Berlin, sieht vor allem großes Potenzial in der Optimierung der Haustechnik. Die Heizungsanlage muss nicht nur richtig eingestellt und gesteuert werden, sie sollte auch regelmäßig überprüft und im Zweifel nachjustiert werden. Bei älteren Gebäuden lohne oft auch die Investition in eine moderne Anlage. Im zweiten Schritt folgen dann unter Umständen Modernisierungen, zum Beispiel die Dämmung der Außenwände oder der Einbau neuer Fenster. Mehr Licht für weniger Geld Allerdings könne nicht nur die Haustechnik helfen, Klima und Umwelt zu schonen. Klimafreundlichkeit zeigt sich auch bei vermeintlich kleinen Dingen, wie der Wahl der Leuchtmittel. LED-Lampen in Büros leuchten hell und sparen viel Strom. Präsenzmelder in Fluren und wenig frequentierten Bereichen sorgen dafür, dass das Licht nicht den ganzen Tag brennt. Hohes Einsparpotenzial sieht Kummert auch bei der Reinigung. Viele Firmen haben heute noch vertraglich festgelegte Reinigungsintervalle, sagt der Professor. So rückten die Reinigungskräfte oft jeden Tag an. Das möge zwar im Winter notwendig sein, im Sommer sei es jedoch oft übertrieben. Hier rät Kummert zu einem flexiblen Reinigungsservice, der nur kommt, wenn es nötig ist. Dabei spare nicht nur die Firma Geld, auch die Folgen für die Umwelt seien spürbar. So entfalle Präsenzmelder in wenig frequentierten Bereichen sorgen dafür, dass das Licht nicht den ganzen Tag brennt. die tägliche Anreise mit dem Auto, durch selteneres Staubsaugen werde weniger Strom verbraucht und es gelangten auch weniger Putzmittel in das Abwasser. Zertifikat alleine reicht nicht Aber auch bei Neubauten sollte die Wirkung eines grünen Facility Managements nicht unterschätzt werden. Über diverse Zertifikate sei zwar gewährleistet, dass für die Bauteile ökologisch vertretbare Produkte verwendet wurden und die technischen Anlagen optimal funktionieren. Wenn das Gebäude aber nicht nachhaltig bewirtschaftet werde, verpuffe die Wirkung des umweltfreundlichen Baus schnell, mahnt Kummert. Problematisch schätzt Kummert allerdings die Messbarkeit von Nachhaltigkeit ein. Zwar fordern viele Auftraggeber inzwischen in ihren Ausschreibungen zum Facility Management auch ein besonderes Augenmerk auf Nachhaltigkeit, eindeutige und vergleichbare Kriterien für die Auswahl des passenden Dienstleisters fehlten allerdings noch. Kummert zeigt sich allerdings optimistisch, dass valide Kennzahlen in den kommenden Jahren erarbeitet und flächendeckend eingesetzt werden. Nachhaltigkeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im modernen Facility Management. Die ray facility management group hat sich aus diesen Gründen neu aufgestellt, um intern wie extern als nachhaltiger FM-Systemanbieter aggieren zu können. Es gibt viele Möglichkeiten als Facility- Dienstleister Nachhaltigkeit im eigenen Handeln umzusetzen. Als Basis für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung ist zunächst eine bewusste Abstimmung von Unternehmensstrategie und Nachhaltigkeitszielen essentiell. Um sich diese bewusst zu machen haben sich in der ray group basierend auf dem Drei-Säulen-Modell aus sozialen, ökologischen und ökonomischen Aspekten sogenannte Selbstbewertungssysteme unter Einbeziehung externer Benchmarks durchgesetzt. In den Kundenprojekten von ray werden basierend auf diesem Ansatz heute konsequent Aspekte der Nachhaltigkeit Unternehmenspräsentation Nachhaltige Facility-Dienstleister Bewusste Gestaltung einer erfolgreichen Nachhaltigkeitskultur. mit den Unternehmensschwerpunkten der Kunden in Einklang gebracht. In Kombination mit einem dichten Controlling werden so nachhaltige Dienstleistungsangebote zur gelebten Realität. Die neu gewonnene Nachhaltigkeitskompetenz ist heute so nicht nur Bestandteil der internen ray-prozesse, sondern wird auch an die Kunden weitergegeben. Der Erfolg, der durch bewusstes nachhaltiges Wirtschaften entsteht, lässt sich auf vielen Ebenen nachvollziehen: effektivere und effizientere Nutzung von Ressourcen, Schonung der Umwelt, begeisterte Mitarbeiter und Kunden sowie hohe Kontinuität der betriebswirtschaftlichen Ertragslage. Schlussfolgernd lohnt es sich für Facility-Dienstleister dem Spektrum der Nachhaltigkeit umfassend Raum zu geben. Weitere Informationen ray facility management group Fallenriede 13, Holdorf T WUSSTEN SIE SCHON? Die German Facility Management Association (Gefma) definiert das Facility Management (FM) als eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facility und Service im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmenskernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-)Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. (GEFMA 100) Der strategische und taktische Ansatz spielt im Facility Management eine entscheidende Rolle. Gebäude, Liegenschaften und betriebliche Abläufe werden im FM ganzheitlich betrachtet. Ziel der koordinierten Abwicklung von Prozessen ist es, die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft zu senken, Fixkosten zu flexibilisieren, die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern sowie den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten. Infrastrukturelles Das infrastrukturelle FM beschäftigt sich mit den Aufgaben um das Gebäude, die den Flächen desselben zugeordnet werden können. Hierzu zählen vor allem Aufgaben wie Reinigungsdienstleistungen, Hausmeister- und Winterdienste, Entsorgung, Umzug sowie Catering. Aber auch Botenund Transportdienstleistungen, sowie Sicherheitsdienste fallen in diesen Bereich. Technisches Das technische FM beschäftigt sich damit, die Gebäude und Anlagen funktionsfähig zu halten. Es umfasst unter anderem die Instandhaltung, Planung und den Betrieb der kompletten technischen Infrastruktur von Gebäude und Anlagen. Auch Aufgaben wie die Betriebsführung, Umbau und Sanierung sowie die Versorgung und das Umweltmanagement fallen in diesen Bereich. Kaufmännisches Das kaufmännische FM umfasst alle Aspekte der Objektbuchhaltung, sowie des Kosten- und Vertragsmanagements. Klassische Aufgaben in diesem Bereich sind das gebäudebezogene Rechnungswesen, die Überwachung vertraglicher Leistungen von externen Dienstleistern und das Qualitätsmanagement.

6 6 ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ARTIKEL Nachwuchsmangel Fachkräfte händeringend gesucht Facility Manager mit handwerklichen und ingenieurwissenschaftlichen Fähigkeiten sind gefragt. Das Angebot wird knapper. VON ANNA KATHARINA FRICKE Die Westfälische Hochschule in Gelsenkirchen bildet ihre Studierenden zu Facility Managern aus und zwar mit einem klar ingenieurwissenschaftlichen Schwerpunkt. Denn vor allem technische Kompetenzen sind in der Branche gefragt, erklärt Professor Friedrich Kerka aus dem Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen - Facility Management. Schließlich müssen die Gebäudemanager von Morgen beispielsweise die Potenziale der Regelungstechnik einschätzen oder die Wirtschaftlichkeit neuer Energiesysteme beurteilen können. Allein mit kaufmännischer Kompetenz kommt man da nicht weit, weiß Kerka. Vor allem bei den handwerklichen Berufen ist der Mangel an Nachwuchs bereits deutlich spürbar. Viele offene Stellen Stellenanfragen, die nicht bedient werden können, erreichen mich bereits seit Jahren, sagt auch sein Kollege Professor Markus Thomzik vom gleichen Fachbereich. Bereits heute zeichnet sich ein drohender Fachkräftemangel in Teilbereichen des Facility Managements ab. Vor allem bei den handwerklichen Berufen ist der Mangel an Nachwuchs bereits deutlich spürbar davon können die Branchenverbände ein Lied singen. Immer weniger junge Menschen, vor allem Abiturienten, entscheiden sich für eine handwerkliche Ausbildung und gehen stattdessen einen akademischen Weg. Doch viele Hochschulen bereiten den FM-Nachwuchs nur unzureichend auf technische Aufgaben vor, meint Kerka. Facility Manager, die in Planung, Ausbau oder Sanierung involviert sind, müssen über gewerkeübergreifendes Know-how verfügen. Das komme an den Hochschulen oft zu kurz. Noch ist der Fachkräftemangel daher eher qualitativ, anstatt quantitativ. Schließlich strömen derzeit doppelte Abiturjahrgänge an die Hochschulen und im Arbeitsleben beschäftigt sind noch die geburtenstarken Jahrgänge von Wir mussten schon vor einigen Jahren einen Numerus clausus einführen, nachdem wir bei einer Kapazität von rund 110 Studienplätzen in einem Wintersemester über 250 Erstsemester einschreiben mussten, erklärt Thomzik. Die Berufsaussichten der Absolventen seien trotz dieser Quantitäten in der Region sehr gut. Die meisten finden aus der Praxisphase oder der Bachelorarbeit in einem Unternehmen einen Job, ohne je eine Bewerbung schreiben zu müssen. In Zukunft noch kritischer Mit Blick auf die Zukunft und die demographische Entwicklung werden sich diese Probleme allerdings noch weiter verschärfen. So legen zahlreichen Institutionen aus Teilbereichen des Facility Managements wie dem Verein Deutscher Ingenieure (VDI) oder dem Institut der deutschen Wirtschaft in Köln dramatische Zahlen vor. Eine Studie der Prognos AG im Auftrag der Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft (VBW) prophezeit zum Beispiel allein im Wirtschaftsbereich Grundstückswesen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Unternehmensdienstleister im Jahr 2030 ein Fachkräftemangel von bis zu 1,2 Millionen Menschen. Deshalb müssen wir gemeinsam daran arbeiten, dass diese so volkswirtschaftlich relevante Branche bei den jungen Menschen in unserem Land attraktiver und interessanter dargestellt wird, sagt Thomzik. Effizienter durch Facility Management Führende FM-Anbieter präsentieren ihr Leistungsportfolio auf der Branchenleitmesse in Frankfurt und suchen qualifizierte Mitarbeiter. Auch wenn die deutsche Wirtschaft der europäischen Krise trotzt, spielen Effizienz und Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle für Unternehmen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Ein wichtiger Schritt dabei ist es, die Bewirtschaftungskosten der firmeneigenen Immobilien und Anlagen dauerhaft zu senken und ihren Wert langfristig zu sichern. Dies ermöglichen hochwertige Dienstleistungen des Facility Managements (FM), wie sie die Mitgliedsunternehmen der Brancheninitiative FM Die Möglichmacher auf der FM-Messe 2013 in Frankfurt ( ) präsentieren. Ganzheitliche Lebenszyklusanalysen von Gebäuden und Anlagen zeigen, dass 80 bis 90 Prozent ihrer Gesamtkosten auf die Betriebsphase entfallen. Immobiliennutzer aller Branchen können sich entlasten, indem sie Prozesse außerhalb des Kerngeschäfts an FM- Dienstleister auslagern zum Beispiel die Instandhaltung von Werkshallen, die Wartung von Technik oder die Gebäudereinigung. Eine steigende Zahl von Unternehmen vergibt sogar das komplette FM als integrierte System- Dienstleistung. FM-Dienstleister sind zudem qualifizierte Ansprechpartner für Nachhaltigkeit. Denn aufgrund ihrer Kompetenzen und Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb von Gebäuden wissen sie, wie sich die Nutzungskosten, Verbräuche sowie Emissionen senken und die Energieeffizienz erhöhen lassen. Stimmen Auftraggeber das Leistungsverzeichnis gemeinsam mit dem Partner auf die eigene Immobilienstrategie ab, trägt diese Transparenz dazu bei, dass FM-Dienstleister die Kundenerwartungen an Qualität und Kosteneinsparungen erfüllen können. Auch die frühe Einbindung des FM in die Projektentwicklung und Planung von Immobilien kann helfen, kostentreibende Entscheidungen zu vermeiden. Gute Karrierechancen im FM Durch die steigende Nachfrage und das wachsende Angebot entwickelte sich das FM seit Mitte der 90er Jahre zu einer Schlüsselbranche in Deutschland: Sie erwirtschaftet laut FM-Branchenreport 2010 mit rund 4,1 Millionen Mitarbeitern etwa fünf Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts. Bis 2020 prognostiziert eine Studie der Lünendonk GmbH für den FM- Unternehmenspräsentation Markt zudem ein jährliches Plus von 8,2 Prozent. Mit dem Wachstum steigt der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern, sowohl im ausführenden Bereich der Facility Services, als auch im Objektmanagement und strategischen FM. Insgesamt bilden die Möglichmacher über Nachwuchskräfte aus und suchen jährlich mehr als Hochschulabsolventen als Trainees oder für den Direkteinstieg. Neue Mitarbeiter zu gewinnen, ist daher ein zentrales Thema für die Initiative auch auf der FM- Messe. Hier sprechen die Möglichmacher Schüler, Hochschulabsolventen und Berufseinsteiger sowie erfahrene Quereinsteiger mit einem vielfältigen Karriereprogramm an. Denn qualifizierte Fachkräfte mit hoher Dienstleistungsorientierung sind der Schlüssel zu Kundenzufriedenheit und Wachstum der FM-Unternehmen. Weitere Informationen Ralf Hempel Vorsitzender des Lenkungsausschusses der Initiative FM Die Möglichmacher c/o GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V. Dottendorfer Str Bonn T

7 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 7 ARTIKEL Branchenvergleich Facility Management wird Schlüsselbranche Mit fünf Prozent Anteil am Bruttoinlandsprodukt ist die Liegenschaftsverwaltung einer der wichtigsten Wirtschaftszweige. VON ANDREAS TALER Mehr als 176 Milliarden Euro Bewirtschaftungsvolumen, 112 Milliarden Euro Bruttowertschöpfung und fünf Prozent Anteil am Bruttoinlandsprodukt. Kein Zweifel, die Facility Management-Branche zählt zu den wichtigsten Branchen der deutschen Wirtschaft. Das geht aus einer Studie hervor, die das Institut für angewandte Innovationsforschung (IAI) e.v. an der Ruhr-Universität Bochum im Auftrag der German Facility Management Association (GEFMA) erstellt hat. Der Studie zufolge liegt das Facility Management im Branchenvergleich vor der Baubranche, dem Maschinenbau oder der Automobilindustrie und nur knapp hinter dem Wirtschaftszweig des Luft-, Wasser- und Landverkehrs sowie der Nachrichtenübermittlung (5,7 Prozent) und dem gesamten Gesundheits- und Sozialwesen (7,1 Prozent). Die Facility Management- Branche ist damit unbestreitbar eine absolute Schlüsselbranche. Mit über vier Millionen Erwerbstätigen, die auf der Payroll von Dienstleistern oder Immobilieneigentümern und -nutzern die Wertschöpfung erbringen, ist die Facility Management-Branche zugleich eine arbeitsmarktpolitisch bedeutsame Stütze der deutschen Wirtschaft, erklärt Otto Kajetan Weixler, Vorstandsvorsitzender der GEFMA. Krisensichere Arbeitsplätze Dabei bietet die Facility Management- Branche nicht nur eine große Anzahl von Arbeitsplätzen für hoch qualifiziertes Fachpersonal, sondern ist gleichzeitig auch ein Garant für die Beschäftigung von Mini-Jobbern. Nicht zuletzt betont Markus Thomzik, Mitautor des FM-Branchenreports und Professor an der Fachhochschule Gelsenkirchen, auch die Werthaltigkeit der Facility Management-Branche: Mit mehr als 176 Milliarden Euro Bewirtschaftungsvolumen ist die Branche auch sehr krisensicher. Gebäude müssen stets bewirtschaftet werden, unabhängig davon, ob das Kerngeschäft des Immobilieneigentümers beziehungsweise -nutzers floriert oder ob es daniederliegt. Was die Struktur der Branche betrifft, so zählen derzeit noch große Familienunternehmen Gebäude müssen stets bewirtschaftet werden, egal ob das Geschäft des Immobilieneigentümers floriert. zu den Top 25 der Branche. Das hat die Unternehmensberatung Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ermittelt. Allerdings sei deren Marktposition ernsthaft gefährdet. Verfügten sie im Vergleich zu Konzernen vor einigen Jahren noch über einen deutlich größeren Marktanteil, so hätten sie diesen Vorsprung mittlerweile verspielt. Denn schon 2010 setzten Konzerne unter den Top 25 FM-Dienstleistern mit rund 5,8 Milliarden Euro nahezu doppelt so viel um wie Familienunternehmen Tendenz steigend. Potenzial in Internationalisierung Großes Wachstumspotenzial sieht die Unternehmensberatung in der Internationalisierung, die in der Branche derzeit aber noch in den Kinderschuhen stecke. Beispielsweise verfüge unter den Familienunternehmen lediglich ein einziger Anbieter über einen hohen Internationalisierungsgrad. Alle weiteren Player, auch die meisten Konzerne, befänden sich laut Dr. Wieselhuber & Partner erst im Anfangsstadium der Internationalisierung. Differenzierung statt Differenzen Ausdifferenzierung von Berufsbildern im FM sorgt für Klarheit in Rollen und Verantwortung. Seit mittlerweile 20 Jahren werden Leistungen für Betrieb, Instandhaltung und vielen weiteren Facility Services als gebündelte Leistungen extern beauftragt. In dieser Zeit haben sich Richtlinien und Standards ausgeprägt, Muster-Leistungsverzeichnisse und Muster-Verträge wurden entwickelt, Methoden zur Leistungsmessung aufgestellt, ebenso Verfahren für Auditierungen und Softwarelösungen. Trotzdem wurden häufig bei Auftragnehmern und Auftraggebern keine soliden Vertragsbeziehungen erreicht. Verständnis der Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen die Berufsbilder Der Professionalisierungshebel liegt in der Ausdifferenzierung von Berufsbildern direkt an der Vergabeschnittstelle. Hier sind klare Berufsbilder besonders stark gefordert, weil die Vergabe sowie die Auswahl und Führung der Vertragssteuerer beim Auftraggeber auf einem klaren Anforderungsprofil basieren muss. Gleichzeitig erleichtern sie die Gewinnung von Projektverantwortlichen des Auftragnehmers. Die Berufsbilder differenzieren das bestehende Berufsbild des Facility Managers weiter aus. Die Funktion des Dienstleistungssteuerers (DLS) ist das Bindeglied im Unternehmen - Bedarfe aus dem Kerngeschäft bedienen und die Leistungserbringung steuern. Je nach Struktur, Organisation und Größe des Unternehmens wird die Funktion DLS von ganzen Abteilungen, mehreren Personen oder aber auch in Personalunion mit dem Objektmanagement auf der Auftraggeberseite wahrgenommen. Aufgabe des Objektmanagers (OM) ist die komplette Verantwortung für ein oder mehrere Objekte. In dieser Funktion stellt er unter anderem sicher, dass auf der vereinbarten Vertragsbasis alle benötigten Facility Services hinsichtlich ihrer Planung, Vorbereitung, Durchführung, Abnahme, Dokumentation und Abrechnung erbracht werden. In der Regel ist der OM noch auf der Auftraggeberseite tätig, dann meist in Personalunion mit dem DLS. Unter passenden Rahmenbedingungen kann der Objektmanager auch beim Dienstleister positioniert sein. Entscheidend sind hierfür die Regelungen über Betreiberverantwortung und pflichten. Der Facility Services Manager (FSM) trägt die Verantwortung für Teil- leistungen (z.b. einzelne Gewerke) oder Teilbereiche (z.b. infrastrukturelle Prozesse) im Objekt. Er kennt die Anforderungen an die Facility Services in Bezug auf Umfang, Qualität und Zeitpunkt der Leistungsbereitstellung sowie der Wirtschaftlichkeit. Der FSM ist in der Regel bei einem externen Dienstleister tätig, gelegentlich aber auch auf Auftraggeberseite. Durch diese neuen Berufsbilder werden die notwendigen Effekte zur Stabilisierung der Vertragsbeziehungen generiert: Unternehmenspräsentation Die Funktionskaskade ermöglicht die eindeutige und vor allem lückenlose Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie klare und transparente Schnittstellen. Effektive und effiziente Leistungserfüllung anforderungskonformer Abruf der Leistungen Vermeidung von überzogenen Vertrags- und Leistungspflichten Klare und vereinbarte Aufgaben, Rollen und Verantwortungen Geringere Mitarbeiterfluktuation Längere Vertragslaufzeiten Weitere Informationen RealFM e.v.

8 8 ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ARTIKEL Informationstechnik IT macht flexibel Ein erfolgreiches Anlagenmanagement braucht die passende IT. Mobile Endlösungen werden an Bedeutung gewinnen. VON LARS GRÖTSCH Unternehmen müssen heute immer flexibler werden. Damit steigen auch die Anforderungen an die Datenverarbeitung im Facility Management. Das Ergebnis: Anlagenmanagement und IT-Abteilung müssen immer stärker zusammenwachsen. Eine gemeinsame Planung der beiden Bereiche wird nahezu unumgänglich. Die konkrete Umsetzung stellt Firmen jedoch immer wieder vor große Herausforderungen. In deutschen Rechenzentren trifft eine leistungsstarke IT-Ausrüstung häufig auf Strom- oder Klimakonzepte einer vergangenen EDV-Epoche. Die Gründe dieser Kluft liegen in den unterschiedlichen Lebenszyklen. IT-Geräte werden durchschnittlich alle drei Jahre erneuert. Anforderungen an Stromversorgungen und Klimatechniken sind in der Regel aber wesentlich länger auslegt. Gibt es keine aktuellen Daten, kann die IT natürlich auch nicht vernünftig unterstützen, sagt Markus Krämer, Professor für Informationsmanagement im Facility Management an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin. Spezialsoftware für bessere Planung Unternehmen, die permanent auf die Verfügbarkeit aktueller Informationen angewiesen sind, sollten daher die vorhandene Technik mit den Anforderungen der nächsten Jahre effektiver abstimmen. Ein effizientes Instrument ist hier das sogenannte Computer Aided Facility Management (CAFM). Diese Spezialsoftware unterstützt die Planung, Dokumentation und Verwaltung der Flächen und Gebäuden. CAFM erfasst alle objektbezogenen Informationen in einer zentralen Datenbank. Der Zugriff erfolgt über die Rechennetze. So lassen sich nicht nur computerbasiert einzelne Szenarien wie beispielsweise eine Umstrukturierungsmaßnahme simulieren, sondern auch kurzfristige Entscheidungen zum Beispiel bei der Wartung treffen. Ergänzt werden kann diese Software durch weitere anwendungsbezogene Funktionen. Voraussetzung ist eine bedürfnisorientierte und nutzerfreundliche Ausgestaltung. Mobile IT schafft neue Chancen Bisher noch nicht sehr verbreitet, werden laut Krämer in Zukunft mobile Endlösungen an Bedeutung gewinnen. Damit werden auch diejenigen stärker in das FM-System eingebunden, die operativ tätig sind, meint der Professor. Wie weit die Entwicklungen nun gehen werden, hänge auch ein Stück weit von der Größe eines Unternehmen und somit den Bedürfnissen ab. Aber, da ist sich Krämer sicher: Ohne effektives Zusammenspiel mit der IT kann ein optimales Anlagenmanagement heute nicht mehr garantiert werden. Interview Nachhaltiger Erfolg dank CAFM Wie kann CAFM zum Unternehmenserfolg beitragen? Unternehmen können nur profitabel sein, wenn sie wirtschaftlich arbeiten und ihre Kosten im Griff haben. Einer der größten Kostenblöcke sind die arbeitsplatzbezogenen Kosten, mit mehr als Euro pro Arbeitsplatz und Jahr. Hier besteht ein erhebliches Einsparpotential. Eine CAFM-Lösung trägt zur Wirtschaftlichkeit bei, weil sie hilft, dieses Potenzial zu heben. Wo ist der Mehrwert für das Kerngeschäft? CAFM hilft Herausforderungen erfolgreich zu meistern, wie neue Arbeitswelten, für die Planon Lösungen zur Unterstützung flexibler Arbeitsplatzkonzepte bietet. Wichtig ist auch Matthias Scharer, Geschäftsführer Planon GmbH General Manager Central Europe Planon Gruppe. das Thema Compliance, wo es um rechtliche Risiken im Bereich Betreiberverantwortung geht. Ein gutes CAFM-System bietet hier Werkzeuge, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und Risiken zu minimieren. Nicht zu vergessen ist das Thema Nachhaltigkeit. Ein Megatrend unserer Zeit. Hier hat Planon gerade eine neue Lösung eingeführt? Das stimmt. Und gerade hier steigt der Druck, denn Investoren, Analysten, Kunden, aber auch Mitarbeiter fragen immer genauer nach, wie Unternehmen Nachhaltigkeitskriterien erfüllen. In vielen Firmen gibt es bereits Initiativen, wie Energiemonitoring, Gebäudezertifizierungen oder Energiesparmaßnahmen auch um Kosten zu sparen. Oft fehlt jedoch ein integriertes, systematisches Management, bei dem Daten zentral erfasst und Maßnahmen zusammengefasst werden. Planons Sustainability-Lösung ermöglicht die zentrale Erfassung, Analyse und das Reporting von relevanten Daten und kann so das Nachhaltigkeitsprofil von Unternehmen messen und verbessern. Zudem unterstützt die Lösung bei der Auditierung nach Standards, wie DGNB, LEED oder BREEAM. Unternehmenspräsentation Oft unterschätzt - hohes Potenzial Auftragsmanagement mit Rückmeldung in FM-Unternehmen. Die elektronische Abbildung und Teilautomatisierung ausgewählter Prozesse zur Verarbeitung von Massendaten rücken immer stärker in den Fokus von Facility-Management-Unternehmen. Dadurch werden Kosten gesenkt und die Verarbeitungsgeschwindigkeit verbessert. Gerade Optimierungen in kleinteiligen Massenprozessen besitzen eine bedeutende Hebelwirkung. Am Kernprozess Automatisierung des Auftragsmanagements inklusive Rückmeldung am Beispiel einer Rechnung wird verdeutlicht, welches Verbesserungspotenzial sich FM-Unternehmen mit einer hochintegrativen Lösungen neben breit aufgestellten IT-Standardlösungen für abgegrenzte, aber großvolumige Teilprozesse bietet. Das Service-Portal Mareon für Facility Management vernetzt FM-Anbieter mit Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen. Mareon FM automatisiert das Auftragsmanagement inklusive Rückmeldung, verbessert so die Verarbeitungsgeschwindigkeit sowie die Datenqualität und senkt die Kosten. Gerade dieser kleinteilige Massenprozess wird oft unterschätzt durch die Optimierung kann jedoch großes Potenzial gehoben werden. Vorteile im Überblick Prozesseffizienz: mehr Sicherheit durch automatisierte Abläufe und optimierte Prozesse Kosteneffizienz: mehr Zeit für das Wesentliche, denn manuelle Eingaben sind überflüssig und Datenübertragungen fehlerfrei Nachhaltigkeit: digitale Kommunikation anstelle von Papier und ohne Medienbruch Qualität: der Zugriff auf ein bundesweites Netzwerk qualifizierter Dienstleister bietet mehr Zuverlässigkeit Weitere Informationen Aareon AG Isaac-Fulda-Allee Mainz T F fm.aareon.com

9 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 9 ARTIKEL Kostenkontrolle Kaufmännisches Denken ist gefragt Betriebs- und Bewirtschaftungskosten von Immobilien lassen sich mit Hilfe von Dienstleistern dauerhaft senken. VON LARS GRÖTSCH Die Ansprüche an das Facility Management (FM) sind gewachsen. Es gilt nicht allein den Betrieb in Gang zu halten, sondern auch den Wert des Objektes nachhaltig zu steigern. Doch vielen Unternehmen fehlt die Zeit oder die Expertise für ein effektives Anlagenmanagement. So ließen sich rund 30 Prozent der Gesamtbewirtschaftungskosten einsparen, schätzt der Deutsche Verband für Facility Management (GEFMA). Professionelle FM- Dienstleister können hier entscheidend unterstützen. Denn sie kennen ihr Kerngeschäft. Dabei fängt die Kostenkontrolle schon in der Entwurfsphase an. Rund 85 Prozent der Kosten eines Objekts entstehen während der Nutzung. Wer in späteren Phasen nicht mit dauerhaft hohen Kosten kämpfen will, braucht eine professionelle Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Anfang an. Diese erfolgt für alle Lebensabschnitte eines Objekts und wird regelmäßig wiederholt. Optimierung braucht Controlling Ohne ein State of the Art Controlling- System, sind Optimierungen nicht zu realisieren, sagt Michael Bosch, Professor für Facility Management an der Hochschule für angewandte Wissenschaften in München. Doch gerade für die Verwaltung von Zusatzdiensten fehlt es häufig an einem professionellen internen Rechnungswesen. Die Gründe hierfür sind vielschichtig. Die Einrichtung kostet Zeit und Geld, Budgets sind jedoch begrenzt. Was nicht zum Kerngeschäft gehört, gerät da oftmals aus dem Fokus. Dabei bringt gerade diese Nachlässigkeit nicht selten hohe Folgekosten und Qualitätseinbußen für die Kerntätigkeiten mit sich. Zum Beispiel, weil fehlerhafte Kostenartstrukturen die genaue Lokalisierung der Aufwände erschweren. Fehlt noch dazu internes Spezialwissen, sollten hierfür frühzeitig unabhängige Berater herangezogen werden. Keine Auslagerung ohne Überwachung So setzen viele Unternehmen, die ihre Immobilien selbst verwalten, auf Property Management Dienstleister. Doch mit der Abgabe verwaltender Tätigkeiten an externe Anbieter hört die interne Arbeit keineswegs auf. Die Steuerung und Überwachung des Anlagenmanagements bleibt damit weiterhin beim Auftraggeber. Die Gefahr dabei: Schnell entsteht ein unklares Bild zwischen Eigenleistungen und fremd erbrachten Arbeiten. Aufträge werden nicht eindeutig erfasst. Die Folge sind komplizierte Abrechnungen, die unnötige Zusatzkosten verursachen. Wer die Aufgaben komplett an einen Facility Management Dienstleister abgibt, umgeht damit zwar einige Stolpersteine. Doch der Rotstift sollte nicht an der falschen Stelle angesetzt werden. Das Facility Management versteht sich in erster Linie immer noch als Anwalt der Qualität, sagt Michael Bosch. Nur eine konsequente Kontrolle erzeugt Transparenz und gewährleistet die Funktionalität der Prozesse. Marktvolumen von externen Facility Services in Westeuropa in den Jahren 2008 bis 2014 (in Millionen Euro) 2018,0 2014,4 2010,8 2007,2 2003,6 2000,0 Quelle: InterConnection, Der Facility Manager, Heft 12, , Seite 15 Die Einführung von CAFM-Software ist in vielen Unternehmen lange überfällig. Sehr spät stellen viele Unternehmen fest, dass die dezentrale Dokumentation in individuellen Excellisten und anderen Dokumenten Lücken und Gefahren bezüglich falscher oder veralteter Informationen in sich birgt. EBCsoft GmbH hat sich in diesem Kontext den Schwerpunkt auf die professionelle Vorbereitung, Durchführung und fortführende Begleitung von Projekten im Bereich der Dokumentation und der Prozessabwicklung im Facility Management gesetzt. In unserem Spezialgebiet Energie- und technisches Gebäudemanagement stellen wir im größten Projekt in Deutschland mit über Gebäuden im Bestand der Bundeswehr neben der auf den Kunden zugeschnittenen Software auch hochqualifizierte Fachkräfte zur Verfügung. Für Kommunen, in denen wir Klimaschutz- und Energiesparprojekte mit Bestandserfassung und Energiecontrollingportal realisieren, stellen wir durch eigene Nutzung geprüfte IT-Tools für alle Branchen als Service bereit. Anders als bei traditionellen Methoden ist es hier mittels einheitlichen, standardisierten Formaten und Produktpräsentation Projekterfolg vs. Traditionsprodukt CAFM-Software steht unter strenger Beobachtung. damit einhergehenden Bewertungen möglich, Kosten sicher zu planen und verlässliche Daten zu erhalten. Damit gelingt es, CAFM-Projekte erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen. Weitere Informationen Katharina Zrost T F

10 10 ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ARTIKEL Sicherheitsdienstleistungen Wachstumsfeld Cybersicherheit Viele Unternehmer geben ihre Sicherheit gerne in eine Hand. Dienstleister müssen mehr als reinen Objektschutz bieten. VON VERA HOHLEITER Betriebs- und Lieferkettenunterbrechungen, Naturkatastrophen, Brände und Explosionen von diesen Risiken fühlen sich Unternehmer weltweit in diesem Jahr am stärksten bedroht. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage der Versicherungsgesellschaft Allianz in einer Befragung von 529 Experten aus dem Industrie- und Firmenversicherungsgeschäft. Eine immer bedeutendere Gefahrenquelle wird von den Unternehmen jedoch stark unterschätzt: die Cyberkriminalität. Nur sechs Prozent der befragten Experten meinen, dass Unternehmen dieses Risikofeld wirklich bewusst ist. Doch gerade die nicht-physischen Aspekte der Sicherheit werden für Unternehmen immer bedeutsamer. In Deutschland geht jährlich ein zweistelliger Milliardenbetrag durch Unachtsamkeit oder Industriespionage verloren, sagt Oliver Arning, Pressesprecher des Bundesverbandes der Sicherheitswirtschaft. Mehr als physische Sicherheit gefragt Für Sicherheitsdienstleister tut sich damit ein enormes Wachstumsfeld Im Tagesgeschäft geht es heute jedoch vor allem um physische Aspekte wie Pförtner- und Empfangsdienste. auf. Denn sie können Unternehmen auch beim Datenschutz vor Ort unterstützen. So wird es für die Sicherheitsdienstleister immer wichtiger auch geeignete Konzepte zum Schutz vor Industriespionage im Portfolio zu haben. Im Tagesgeschäft geht es heute jedoch vor allem um physische Aspekte wie Objektschutz samt Revierstreifendiensten sowie Zugangskontrollen, Pförtner- und Empfangsdiensten. Hinzu kommt die Fernüberwachung von Anlagen und die Alarmsteuerung. Physische Sicherheit macht zirka 60 Prozent des Umsatzvolumens deutscher Sicherheitsdienstleister aus, weiß Sicherheitsexperte Oliver Arning. All-Service-Anbieter sind beliebt Doch viele Unternehmen legen die Verantwortung gerne in die Hand eines Anbieter. Laut Arning buchen heute 45 Prozent der Auftraggeber bei Sicherheitsdienstleistern All- Service-Dienste, die neben Aufgaben der Sicherheit und Bewachung begleitende Serviceleistungen wie Reinigungsdienste, Warenannahme oder Post- und Telefondienste anbieten. Zehn Prozent der Auftraggeber beschäftigen zusätzlich zum allgemeinen Sicherheitsdienst noch Spezialisten, die ihre Forschungs- und Entwicklungsabteilung schützen und somit den sensibelsten Bereich des Unternehmens gesondert absichern. Weitere 45 Prozent der Unternehmen bevorzugen die Beschäftigung von Spezialisten für jeden einzelnen Bereich. Für welche Form der Sicherheitsdienstleistungen sich Unternehmen entscheiden, hängt letztendlich von der Branche und dem individuellen Profil ab. Welche Sicherheitsleistungen erbracht werden, erfolgt immer in direkter Absprache mit dem Auftraggeber und kann auch speziellen Wünschen angepasst werden. Der Bundesverband der Sicherheitswirtschaft empfiehlt Unternehmen allerdings, sich vor Vertragsabschluss genau zu informieren, für was der einzelne Sicherheitsdienstleister zertifiziert ist und für was er im Schadensfall haftbar gemacht werden kann. GASTBEITRAG Sicherheitswirtschaft Sicherheitsmarkt in Deutschland Eine moderne Industriegesellschaft zeichnet sich durch eine hochspezialisierte, arbeitsteilige und vernetzte Wirtschaft aus. Um das Risiko einer kostenintensiven Unterbrechung von Produktion und Dienstleistungserstellung zu minimieren, sind vielfältige Maßnahmen zur Gefahrenabwehr notwendig. Unternehmen und Behörden sind im Interesse ihrer Beschäftigten und Kunden verpflichtet, vielfältige Maßnahmen zum eigenen Schutz zu unternehmen. Outsourcing Die Wirtschaft und staatliche Einrichtungen konzentrieren sich auf ihre Kernaufgaben und vergeben Tätigkeiten fremd, die nicht mit der eigentlichen Wertschöpfung zusammenhängen ( Outsourcing ). Die Risiken einer modernen Industriegesellschaft erfordern eine Vielzahl von Maßnahmen zur Gefahrenabwehr. Die zunehmende Komplexität dieser Aufgaben führt zu einer zunehmenden Fremdvergabe von Sicherheitsdienstleistungen. Ein auf Sicherheit und Wertdienstleistungen spezialisiertes Unternehmen kann eine Leistung in der Regel besser erfüllen als dasjenige, bei dem dies lediglich Sicherheitsmarkt in Deutschland 2012 Sicherheitsmarkt in Deutschland 2012 Gesamtmarkt: 10,6 Mrd. Mrd. Euro Euro sonst. elektronische Sicherheitsanlagen 0,8 Mrd. (8%) eine Nebenaufgabe ist. Der Sicherheitsmarkt in Deutschland erzielt einen Jahresumsatz von rund elf Mrd. Euro (Schaubild) und ist weltweit führend. QUELLE: BDWS und SECURITY-Beirat, Messe Essen, (Umsätze zum Teil geschätzt) stationäre Löschanlagen 0,4 Mrd. (4%) Quelle: BDWS und SECURITY-Beirat, Messe Essen, (Umsätze zum Teil geschätzt) Schlösser und Beschläge 0,8 Mrd. (8%) Allround-Sicherheitsdienstleister Seit 111 Jahren schützen sich Wirtschaft, Bürger und auch der Staat im Rahmen eigener Vorsorge gegen unterschiedlichste Risiken und bedienen sich dabei privater Wach- und Sicherheitsunternehmen. Der Wert der zu bewachenden Objekte, das Anspruchsniveau der Auftraggeber, die eingesetzte Technik, die großen Herausforderungen durch die insgesamt gestiegenen Risiken, aber vor allem auch die immer komplexer werdende Rechtsordnung haben die Anforderungen an die Unternehmen und ihre elektronische Gefahrenmeldeanlagen 2,5 Mrd. (24%) Geldschränke, Tresore 0,2 Mrd. (2%) sonstige Sicherheitstechnik 0,6 Mrd. (6%) mechanische Außenhautsicherung 0,6 Mrd. (6%) Mitarbeiter kontinuierlich erhöht. Das Sicherheitsgewerbe hat sich europaweit von der ursprünglichen Wach- und Schließgesellschaft zu einem umfassenden Allround-Sicherheitsdienstleister mit der Generalfunktion zur Risikominimierung entwickelt. Autor: Dr. Harald Olschok, Hauptgeschäftsführer, Bundesverband der Sicherheitswirtschaft (BDSW)

11 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 11 ARTIKEL Sicherheitstechnik Schärfere Bilder und eindeutigere Signale Gebäude lassen sich dank moderner Technik besser überwachen. Doch diese bringt für die Eigentümer neue Herausforderungen. Unternehmenspräsentation Wenn Sicherheit so einfach wäre Moderne Sicherheitskonzepte erfordern ganzheitliches Denken. Ganzheitliches Denken ist gefragt, wenn es heute um Unternehmenssicherheit geht. Es reicht beispielsweise nicht mehr für Großimmobilien nur Bewachungs- und Zutrittskontrollfunktionen abzudecken. Vielmehr sind Kenntnisse tagesabhängiger Bewegungsrhythmen von Mitarbeiter- und Besucherströmen genauso wichtig wie das Wissen um die Energie- und Klimalasten des Gebäudes. Solide Sicherheitskonzepte sind erforderlich, die die technische Überwachung Kameras, Schließ-, Einbruch- und Brandmeldesysteme intelligent mit professionellen Sicherheitsprozessen verbinden. So können Risiken wirksam beherrscht und vermieden werden. Diesen Trend zur Spezialisierung bestätigt die aktuelle Lünendonk-Studie, wonach der Markt für Sicherheitsdienste im Jahr 2012 gegenüber allgemeinen Facility Services überdurchschnittlich wachsen konnte: fast sechs Prozent gegenüber 3,8 Prozent bei den Facility Services gesamt. Diesen steigenden Anforderungen trägt das Angebot der e-shelter security GmbH Rechnung, deren Leistungsportfolio sämtliche Sicherheitsprozesse abdeckt: von der Beratung und Erstellung von Sicherheitskonzepten über das Errichten und Warten sicherheitstechnischer Anlagen bis zur langfristigen Interventionssteuerung durch zertifizierte und redundante Notruf- und Serviceleitstellen. Hochwertige Sicherheitsdienstleistungen sind mehr als einfache Revier- und Empfangsdienste. Objektspezifische Sicherungsketten und die damit verbundenen integrierten Sicherungsmaßnahmen durchgehend professionell gewährleisten ist Herausforderung und Zukunft der Branche. Weitere Informationen Klaus Hieronymus e-shelter security GmbH Eschborner Landstraße Frankfurt am Main T F VON ANJA SOKOLOW Eine Videokamera, die wackelige und dunkle Bilder erzeugt und ein Wachmann, der stundenlang auf Monitore starrt diese Art der Gebäudeüberwachung muss heute nicht mehr sein. Moderne Technik erlaubt Firmen auch ohne großen finanziellen Aufwand viel komfortablere Lösungen. Die Neuheiten können allerdings laut Verband für Sicherheitstechnik (VfS) für ganz neue Herausforderungen sorgen. Gerade im Bereich der Videoüberwachung gibt es eine große Dynamik auf dem Markt, sagt Verbandsgeschäftsführer Wilfried Joswig. Die Technik sei heute viel leistungsfähiger als noch vor wenigen Jahren, etwa bei der Bildauflösung oder der Lichtempfindlichkeit. HD-Technik wird Standard Die hochauflösende HD-Technik sei heute oft Standard. Auch Wärmebildkameras zu einem relativ überschaubaren Preis drängen immer mehr in den Markt. Früher waren die unbezahlbar, berichtet Joswig. Gravierende Fortschritte gebe es auch bei der Auswertung von Videosignalen. Es sei längst nicht mehr nötig, die Bildschirme 24 Stunden lang überwachen zu lassen. Moderne Videosensorsysteme übermittelten im Notfall, etwa bei Bewegung auf dem Gelände, entsprechende Signale. Die Systeme gibt es zwar schon länger, aber man hatte immer mit Störeinflüssen zu kämpfen, etwa durch wechselnde Witterung, erklärt der Fachmann. Die modernen Systeme könnten diese Einflüsse gut ausschalten. Eine Videoüberwachung allein genüge aber nicht. Das Gesamtpaket muss passen. Die mechanische und die elektronische Absicherung müssen vernünftig zusammenspielen, betont Joswig. Gute Lösungen seien immer eine Kombination verschiedener Techniken, die auch zu den Abläufen in den Unternehmen passen müssen. Internet als Knotenpunkt Der große Trend sei, alle Systeme über das Internet miteinander zu verbinden werden. Das bietet ganz neue Möglichkeiten, aber auch neue Herausforderungen, sagt Joswig. Seien früher meist die Haustechniker für die Sicherheit zuständig gewesen, würden heute oft auch die IT-Abteilungen eingebunden. Manchmal werden die IT-Leute mit dem Kauf der Sicherheitstechnik beauftragt, sagt Joswig. Das gehöre aber nicht mehr zu deren Aufgaben. Idealerweise beginne der Einbau der Technik noch vor der Betriebseröffnung. Es ist sehr wichtig, dass man die Beteiligten frühzeitig an einen Tisch bekommt, sagt Joswig mit Blick auf die Architekten, Bauherren und Sicherheitsexperten. Wenn man rechtzeitig alle Informationen zusammenträgt, kommt eine Lösung heraus, die auch genutzt wird. Wenn das Gebäude schon stehe, könne es Probleme mit dem Architekten geben, der nicht wolle, dass man das Gebäude etwa mit Kameras verschandle. Wer seine Technik auf den neuesten Stand bringen wolle, stehe vor der Herausforderung, die richtige Firma zu finden. Das geht am besten über Empfehlungen, sagt Joswig. Weil das Thema so komplex geworden ist, erarbeite der VfS jetzt einen Leitfaden für Unternehmer. Prognostizierte Umsatzentwicklung in der Sicherheitsbranche in Deutschland in den Jahren von 2005 bis 2015 (in Milliarden Euro) Quelle: Statista (eigene Berechnungen); Statistisches Bundesamt,

12 12 ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ARTIKEL Property-Management Zu viele Manager verderben die Immobilie Eine Wiedereingliederung des kaufmännischen Bereichs in das FM kann sich positiv auf den Wert von Gebäuden auswirken. VON KATHARINA LEHMANN In Zukunft könnte das Facility Management auch wieder große Teile der kaufmännischen Immobilienbewirtschaftung übernehmen. Das ist das Ergebnis der Trendstudie zum Asset und Property Management, die vom Deutschen Verband für Facility Management (GEFMA) in Auftrag gegeben wurde. Demnach habe der in den vergangenen Jahren entstandene Markt für Property-Management- Dienstleistungen noch kein klares Leistungsbild herausgearbeitet und sei noch nicht gefestigt. Für das Facility Management ergebe sich daraus die Chance, über kaufmännische Dienstleistungen die Beziehungen zu Eigentümern beziehungsweise Eigentümervertretern großer Immobilienportfolios wieder enger werden zu lassen, meint Martin Soboll, Leiter des GEFMA-Arbeitskreises Asset Management und Geschäftsführer der Immobilienberatungsfirma Result. Property Management übernimmt kaufmännische Aufgaben In den vergangenen Jahren hat sich mit dem Property Management ein neuer Zweig in der Liegenschaftsverwaltung herausgebildet, der sich unter anderem aus dem Leistungsspektrum des kaufmännischen Facility Managements bedient. Property Manager übernehmen zum Beispiel den kompletten kaufmännischen Part der Immobilienbewirtschaftung. Sie erstellen Nebenkostenabrechnungen für die Gebäude, setzen sich aber auch mit den Mietern auseinander. Außerdem schreiben sie neue Facility- Management-Aufträge aus und bestimmen den neuen Dienstleister. Das Property Management steuert damit maßgeblich die Bewirtschaftungsstrategie der Gebäude und trägt nachhaltig zur Wertentwicklung bei. Doch den kaufmännischen Bereich der Immobilienbewirtschaftung können auch Facility Manager übernehmen. Die Stärke des Facility Managements liegt in der professionellen Steuerung vielfältiger Services mit hoher Performance-Qualität. Das fehlt dem Property Management derzeit allerdings noch, erklärt Soboll. Und genau hier schlummere bei vielen Facility-Management-Anbietern großes ungenutztes Potenzial. Den kaufmännischen Bereich reintegrieren Eine strategische Neuausrichtung und die Rückgewinnung des Vertrauens der Immobilieneigentümer und Auftraggeber, der Asset Manager großer institutioneller Anleger, könne zu einem Wiedererstarken des kaufmännischen Facility Managements führen. Die hohe System- und Prozesskompetenz, die das Facility Management im technischen und infrastrukturellen Dienstleistungsbereich schon lange unter Beweis gestellt habe, müsse jetzt auf den kaufmännischen Dienstleistungsbereich übertragen werden. Vor allem aber warnt Martin Soboll vor einer zu hohen Zahl von Managementebenen in der Liegenschaftsverwaltung: Wenn jede Stufe für sich einen Profit aus der Immobilienbewirtschaftung ziehen will, kommt im Zweifel ganz unten, in der tatsächlichen Objektpflege nichts mehr an. Das könne den Wert einer Immobilie sogar gefährden, denn darunter leidet dann die Qualität der Arbeit und damit auch die der Immobilie. Übernimmt das kaufmännische Facility Management hier wieder die Führung, sei dieses Risiko gebannt. Grundlagen für den Erfolg Wirtschaftliche Bestandserfassung und -bewertung. Für den Betrieb und das Bauen im Bestand sind belastbare Daten für strategische, wie operative Entscheidungen notwendig. Wenn sie vorliegen, dann meist nicht aktuell und konsistent. Ständig werden sie neu erhoben, Budgets belastet und die Datenfriedhöfe wachsen. Das muss nicht sein! Erfassung und Bewertung Bestand Masterplan und Belegung Funktion und Betrieb Räume und Flächen Ziele Struktur und Organisation Realisierung und Wirtschaftlichkeit Das rheform Management-Modell zum Real Estate und Facility Management Unternehmenspräsentation Die effiziente Erfassung gelingt mit einer integrierten Methode, welche den Anforderungen des REM und FM gleichermaßen gerecht wird. Sie folgt dem Netz-Prinzip, das ermöglicht den Detaillierungsgrad der Datensammlung in Inhalt und Tiefe projektspezifisch zu gestalten. Diese Systematik gewährleistet die Nutzbarkeit der Informationen des Groben fürs Feine und umgekehrt für die Aggregation. Der oft übertriebene Aufwand für die Ersterfassung entfällt. Eine Erhöhung des Detaillierungsgrades für operative Entscheidungen folgt der übergeordneten Strategie. Die kundenspezifisch strukturierte Datenbank wächst kontinuierlich mit den Projekten und ist im Betrieb leicht vom Objekt-Management zu pflegen. Sie liefert die Daten der Liegenschaften und Anlagen sowie den Zustand und die Kosten der Instandhaltung auf Bauteil-Ebene. Auf der Basis kann, entsprechend der Unternehmensziele, der Immobilienbestand entwickelt, die Wirtschaftlichkeit im Betrieb verbessert und der Aufwand für das Management gesenkt werden. Weitere Informationen rheform - ImmobilienManagement GmbH Prof. Dr. Georg Wiesinger T Anzeige Die PREUSS Unternehmensgruppe Managementleistungen für die Bau- und Immobilienwirtschaft. Die PREUSS PROJEKTMANAGEMENT GMBH erbringt bundesweit Steuerungs- und Controllingleistungen in Projekten aller Größen ordnungen und hat sich in den letzten Jahren bei namhaften Kunden als zuverlässiger und leistungsstarker Partner etabliert. Die PREUSS REAL ESTATE MANAGE- MENT GMBH erbringt ergänzende Leistungen im Immobilienmanagement mit dem Ziel, die Wertschöpfung nachhaltig zu steigern. Wir optimieren Ihre Immobilienwerte. Dies betrifft insbesondere das optimale Zusammenwirken zwischen Asset, Property- und Objektmanagement als Voraussetzung für die Erzielung hoher Performancewerte der Portfolios. PREUSS PROJEKTMANAGEMENT GMBH PREUSS REAL ESTATE MANAGEMENT GMBH PREUSS ENERGY CONSULTING GMBH Die PWK BAYERN WOHNUNGS- UND KOMMUNALBAU GMBH konzentriert sich auf die wohnungsbauspezifischen und kommunalen Besonderheiten. Die PREUSS ENERGY CONSULTING GMBH ergänzt und erweitert unsere Kompetenz im Projekt management in Aspekten der technischen Gebäudeausstattung erheblich und setzt darüber hinaus Impulse in den aktuellen Fragestellungen der energetischen Optimierung. Facility Management Beratung ist für den Erfolg einer Immobilie ein entscheidender Faktor. PWK BAYERN WOHNUNGS- UND KOMMUNALBAU GMBH Das vierstufige Beratungskonzept des Facility Management Consulting stellt im Rahmen der Planungsphase der Immobilie den späteren wirtschaftlichen Betrieb sicher. Basiskonzept Umsetzungskonzept Projektumsetzung Umsetzungscontrolling

13 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 13 ARTIKEL Flächenmanagement Umgestalten und sparen Mit einem geschickten Flächenmanagement können Unternehmen viel Geld einsparen, ohne Attraktivitätseinbußen. VON SEBASTIAN SCHÖNBERG Bei der Bewirtschaftung ihrer Immobilien verschenken Unternehmen viel Potenzial. Experten gehen davon aus, dass sich in Großunternehmen und Konzernen mit einem effizienteren Flächenmanagement bis zu 30 Prozent der Betriebskosten einsparen ließen. Und das ohne, dass die Arbeitsplätze an Attraktivität einbüßen. Der Clou: Statt sich an den Organisationsformen eines Unternehmens auszurichten, sollten die Büroflächenkonzepte den Geschäftsprozessen folgen und klar an die Bedürfnisse der Belegschaft angepasst werden. In der Praxis lässt sich so die Bürofläche pro Arbeitsplatz nicht selten um mehr als ein Viertel reduzieren. Bei größeren Unternehmen kann das schnell einen Kapitalwertvorteil im mittleren einstelligen Millionenbereich in Relation zum Immobilienportfolio bedeuten. Flexible Arbeitsplätze Ein Plansystem hilft dabei, die Nutzfläche bedarfsgerecht zu verteilen. Denn nur wenn alle Bereiche berücksichtigt werden, können nachhaltige Verbesserungen erzielen werden. Es muss jedoch nicht immer räumliche Dichte sein. Auch die Flexibilität spielt eine entscheidende Rolle. Ein Desk-Sharing kann für höhere Auslastungsgrade sorgen. Dabei werden Arbeitsplätze so ausgerichtet, dass eine Mehrfachnutzung möglich ist. Noch dazu lassen sich gemeinschaftlich genutzte Räume wie beispielsweise die Kantine außerhalb der Kernzeiten zu Gruppenarbeitsplätzen umfunktionieren. Attraktive Raumgestaltung Bei allen Optimierungsmaßnahmen dürfen die Bedürfnisse des Nutzers nicht in den Hintergrund geraten. Attraktiv ausgestaltete Arbeitsplätze steigern die Arbeitsqualität und verbessern die Produktivität. Ist das Personal zufrieden, hält es dem Unternehmen länger die Treue. Auch in Großraumbüros lassen sich mit sogenannten Denkerzellen oder Quiet-Rooms Oasen der Ruhe schaffen. Glaswände sorgen für ein Gefühl der Weite. Pflanzen sowie eine passende Farbgestaltung tragen zu einem Wohlfühlklima bei. Der Belüftung und Beleuchtung in den Räumen kommen in zweierlei Hinsicht Bedeutung zu. Ein bewusster Einsatz sorgt für ein angenehmes Klima und kann zusätzlich Energiekosten reduzieren. Die jeweiligen Anforderungen sollten mit den Nutzern im Vorfeld abgeklärt und die Zufriedenheit der Angestellten regelmäßig überprüft werden. Mit der Planung ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Der Geschäftsbetrieb muss während der Umsetzung möglichst uneingeschränkt weiterlaufen können. Ein effektives Umzugsmanagement trägt dem Rechnung. Sind die Maßnahmen abgeschlossen, rücken Folgeinstrumente in den Fokus. Zum Beispiel dokumentieren angepasste Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systeme die Kosten und überwachen Zielsetzungen. Das liefert Grundlagen für weitere wertschöpfende Handlungen wie beispielsweise der Optimierung des Energieverbrauchs oder der Wartung. Literaturtipps Nachhaltiges Facility Management Hrsg: Kai Kummert, Michael May, Andrea Pelzeter ISBN-13: EUR 59,95 Facility Management mithilfe von Risikomanagement neu denken: Leitfaden zur Etablierung Autor: Martin Mohrmann ISBN-13: EUR 49,90 Energieeffizienz und Energiemanagement: Ein Überblick heutiger Möglichkeiten und Notwendigkeiten Autoren: Franz Wosnitza,Hans Gerd Hilgers ISBN-13: EUR 49,95 CAFM-Handbuch IT im Facility Management erfolgreich einsetzen Hrsg: May, Michael ISBN EUR 79,99 Nachhaltiges Gebäudemanagement: Auswirkungen intelligenter Gebäude auf das Facility Management Autor: René Böhnke ISBN-13: EUR 38,00 Kursbuch: Von der Energieeffizienz zur Nachhaltigkeit: Eine Orientierung für professionelle Bauherren, Architekten, Ingenieure und Energieberater auf dem Weg zu nachhaltigen Gebäuden Autoren: Lutz Dorsch, Ulrich Jung ISBN-13: EUR 48,00 IT-Einsatz im Facility Management: Kriterien und Strategien für den nachhaltig erfolgreichen Einsatz eines CAFM-Systems Autor: Gerald Weindel ISBN-13: EUR 68,00 Modernes Immobilienmanagement: Immobilieninvestment, Immobiliennutzung, Immobilienentwicklung und -betrieb Autor: Andreas Pfnür ISBN-13: EUR 69,95 Lebenszyklusanalyse in der Gebäudeplanung: Grundlagen - Berechnung - Planungswerkzeuge Autoren: Holger König, Niklaus Kohler, Johannes Kreißig, Thomas Lützkendorf ISBN-13: EUR 59,90

14 14 ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ARTIKEL Outsourcing Systemdienstleister auf dem Vormarsch In der Angebotspalette externer Facility Management Dienstleister gibt es nahezu nichts, was es nicht gibt. Anzeige Innova 55 B 36% Kostenreduzierung* Eine Aufsitzreinigungsmaschine mit den Abmessungen und zum Preis einer handgeführten mit deutlich mehr Komfort und Produktivität. VON THOMAS SCHULZE ake or buy? Vor dieser Frage M stehen private und öffentliche Unternehmen mit Immobilienbesitz, wenn es um das Facility Management (FM) geht. Sollen sie die notwendigen FM-Leistungen selbst erbringen oder die Aufgaben an externe Dienstleister übergeben? Eingeschränkte Eigenkompetenzen, notwendige Ressourcen und die Konzentration auf das Kerngeschäft lassen das Pendel oftmals zum Fremdbezug ausschlagen. Erschöpft sich das buy, also der Fremdbezug, nicht im reinen Einkauf von FM-Dienstleistungen über einzelne Verträge, sondern sollen Leistungen komplex und dauerhaft übertragen werden, ist die Grenze zum Outsourcing überschritten. In der Vergangenheit wurden die technischen, infrastrukturellen und die noch wenigen kaufmännischen Gebäudeservices häufig getrennt angeboten und beauftragt. Total Outsourcing im Trend Aktuell ist ein Trend zu integrierten Services, den sogenannten System- Dienstleistungen, zu beobachten. Dabei ist das Total Outsourcing, also die vollständige Vergabe der Gebäude- und Verwaltungsdienstleistungen an einen externen Anbieter, der am weitesten gehende Schritt in der Reduzierung der Leistungstiefe. Um Schnittstellen möglichst gering zu halten, ist die Auslagerung an einen Anbieter sinnvoll. Dieser tritt wiederum als Koordinator von Einzelprozessen auf. In den zurückliegenden Jahren ist die Zahl der externen Anbieter von Komplett-Dienstleistungen stark gestiegen. Dabei gibt es in deren Angebotspaletten nahezu nichts, was es nicht gibt. So bieten sie alle Services einschließlich der Immobilienverwaltung an und schaffen Synergien zwischen den verschiedenen Disziplinen. Sie übernehmen Betreiberverantwortung und entlasten in Teilbereichen von betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Risiken. Mehr Qualität, geringere Kosten Alles in allem können Ziele wie langfristiger Werterhalt, beziehungsweise Wertsteigerung der Immobilien, von Unternehmen, deren Kerngeschäft das Property und Facility Management ist, eher erreicht werden. Ebenso kann ein Immobiliendienstleister die Qualifizierungsbedarfe besser steuern und eine adäquate Weiterbildung des FM- Fachpersonals effizienter sicherstellen, als dies ein Unternehmen vermag, in dem das Facility Management keinen Kerngeschäftsbereich darstellt. Aber wie fast überall, so gibt es auch beim Outsourcing zwei Seiten einer Medaille. So können Know-how-Verlust, langfristige Bindung sowie ein hoher Controlling-Aufwand der externen Leistungen Nachteile des Outsourcings sein. Auch eine Auslagerung will also gut geplant sein. Entwicklung des Betriebsbestandes im deutschen Gebäudereiniger-Handwerk von 2004 bis 2010 Anzahl der Betriebe * im Feldtest nachgewiesen ab Quelle: Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks, 2013

15 Eine Sonderveröffentlichung des Reflex Verlages ERFOLGSFAKTOR: FACILITY MANAGEMENT 15 ARTIKEL Strategische Konzepte Facility Management zur Chefsache machen Wichtige Wettbewerbsvorteile erzielen Unternehmen, die dem Gebäudemanagement höchste Priorität verleihen. VON ANDREAS TALER Es gibt noch viel zu tun in puncto Facility Managament (FM). Auch wenn die Branche nicht nur in Deutschland, sondern auch international inzwischen zu einer Schlüsselbranche geworden ist, besteht in den Großunternehmen in Sachen FM noch viel Luft nach oben. Das geht aus einer Studie hervor, die der RICS-Verband Ende 2012 veröffentlicht hat. RICS hat durchaus Gewicht, sind in dem Verband doch weltweit rund Immobilienfachleute organisiert. Ungenutzte Wettbewerbsvorteile Demnach versäumt es bisher fast ein Viertel der Großunternehmen, das Facility Management als strategische Priorität zu behandeln. Damit blieben wichtige Wettbewerbsvorteile der Branche ungenutzt. Mit anderen Worten: Das Facility Management muss in den Unternehmen dringend Chefsache werden. Die Zeit drängt, denn nur etwa die Hälfte der für die Studie befragten 400 FM-Experten aus 40 Ländern sehen eine Abstimmung mit dem IT-Bereich realisiert und nur etwa 40 Prozent sind der Ansicht, dass die Liegenschaftsverwaltung mit dem Bereich Human Ressources koordiniert wird. Viele der Befragten weisen auch auf einen zukünftig möglicherweise ernsten Nachwuchsmangel in dem Berufszweig hin. Fachleute aus der Praxis und den Unternehmen sagen uns, dass die Zeit für gezieltes Facility Management gekommen ist, um einem strategischen Konzept gerecht zu werden, sagt Paul Carder, Autor der RICS-Studie. Der durchschnittliche Gebäudemanager verbringt heute beispielsweise mehr als 50 Prozent seiner Zeit mit alltäglichen Themen und verwendet weniger als 21 Prozent seiner Arbeitszeit mit Strategie und Planung. Um sein Potenzial in vollem Umfang zu erkennen, muss sich dies für das Facility Management ändern. Nachhaltigkeit braucht Know-how Gerade was den Bereich der Nachhaltigkeit von Gebäuden betrifft, ist ein modernes FM heutzutage unabdingbar. Die strategische Notwendigkeit dafür liegt dabei auf der Hand, denn Gebäudekomplexe ob privat oder öffentlich können ihre Nachhaltigkeit nur dann richtig entfalten, wenn ein ausgereiftes Facility Management in den Gesamtplanungskomplex mit einbezogen ist. Insbesondere für den schonenden Umgang mit den Energieund Materialressourcen muss der Gesamtprozess Planen, Bauen, Betreiben bis hin zur Weiterverwertung oder zum Abriss einer Immobilie ins Auge gefasst werden. Nur dann ist Nachhaltigkeit bei Immobilien zu erreichen. Eine umfassende Aufgabe, die für den Laien kaum zu leisten ist. Prinzipiell aber bringt das Facility Management die Kernfragen von Unternehmen, wie Finanzstrategie, Gewinnung und Bindung von Nachwuchstalenten und nicht zuletzt auch den Technologiebedarf von Firmen auf den Punkt. Wenn man es richtig einsetzt, kann es ein wertvoller strategischer Aktivposten sein, wie viele Unternehmen erkannt haben. Macht Die meisten Gebäudemanager verbringten mehr als 50 Prozent ihrer Zeit mit alltäglichen Themen. man es verkehrt, kann das ganze Geschäft darunter leiden, so Johnny Dunford, Global Commercial Director bei RICS. Und gerade um nachhaltige, geschäftsschädigende Fehler zu vermeiden, sollte FM in den Unternehmen auf der Prioritätenliste noch weiter oben angesiedelt werden. Unternehmenspräsentation Die Highlights der Facility Management 2013 auf einen Blick Vom Februar 2013 findet die Fachmesse Facility Management in Frankfurt statt und bietet Besuchern und Ausstellern ein spannendes Programm. Podiumsdiskussion auf dem Kongress, , Uhr Facility Management vs. Property Management Wettbewerb oder Symbiose? Diese Diskussionsrunde verspricht nicht nur interessante Diskutanten, sondern auch Interaktion mit den Kongressteilnehmern. Im Anschluss werden die drei besten Vorträge des Kongresses im Rahmen der Best Paper Award Verleihung geehrt. Die Teilnahme ist kostenfrei. Messe-Keynote, , Uhr Ein Highlight ist der Mittwochnachmittag mit dem Schwerpunkt Energiewende im Bestand Gebäude als Motor der CO 2 Reduktion. Mit Rainer Bomba, Staatssekretär im Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung, konnte für diesen Themenblock ein hochrangiger Keynotespeaker gewonnen werden. Auch der folgende Impulsvortrag vom Vorstandsvorsitzenden der Bilfinger SE, Roland Koch, um 13:30 Uhr verspricht interessante Einblicke aus der Sicht eines Branchenführers. In der anschließenden Diskussionsrunde mit Vertretern des Facility und Asset Managements wird das Motto des Nachmittags von verschiedenen Standpunkten aus beleuchtet. Attraktives Rahmenprogramm Beim Fest der Möglichmacher am verwandeln sich die Stände der großen Komplettdienstleister in Bars oder Biergärten und die Gäste können den Messetag entspannt ausklingen lassen. Das gemeinsam mit GEFMA ausgerichtete Gala Dinner findet am in neuer Location, umgeben vom Flair historischer Automobile in der KLAS- SIKSTADT statt. Verleihung FM Anwenderpreis, , Uhr Zum zweiten Mal verleiht die Fachzeitschrift Der Facility Manager den FM Anwenderpreis im Rahmen der Facility Management. Mit der tatkräftigen Unterstützung durch die Sponsoren sorgt das Team von Der Facility Manager für ein attraktives Highlight im Rahmenprogramm der Messe. Kongress-Keynote, , Uhr Prof. Carl-Alexander Graubner, TU Darmstadt fokussiert das Thema Nachhaltigkeit im FM Diversifikation bestehender Bewertungssysteme.

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