Geschäftsanweisung Jobcenter Kreis Segeberg. Nr.: 07/2011

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1 Geschäftszeichen: GF-II-5020/5307 Verteiler: Alle Beschäftigten gültig bis: auf Weiteres Geschäftsanweisung Jobcenter Kreis Segeberg Nr.: 07/2011 vom: Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen (inkl. eapl) im Jobcenter Kreis Segeberg 1

2 1. Ausgangslage Zur Erfüllung des Dienstgeschäftes sind für die Beschäftigten im Jobcenter Kreis Segeberg unregelmäßige Dienstreisen erforderlich. Je nach Dienstposten kann dabei die Anzahl der benötigten Dienstreisen stark schwanken. 2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene Es ist unsere Aufgabe, im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit mit Dienstreisen effizient umzugehen. 3. Eigene Entscheidung und Absicht Es ist unsere Absicht, einen strukturierten und für jede/n Beschäftigte/n nachvollziehbaren Umgang mit Dienstreisen festzulegen. Dabei sollen weder unnötige Kosten verursacht werden, noch soll den Beschäftigten aus den geleisteten Dienstreisen ein finanzieller Nachteil entstehen. 4. Einzelaufträge Dienstreisen sind auf das dienstlich notwendige Maß zu beschränken. Sie sind so durchzuführen, dass unnötige Kosten vermieden werden. Hierzu sollen nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften gebildet und vorrangig Dienstkraftwagen oder öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden. Die nachfolgenden Regelungen setzen ein hohes Maß an Eigenverantwortung und wirtschaftlichem Denken bei der Planung und Durchführung von Dienstreisen voraus. Insofern sind alle Beschäftigten aufgefordert, zu einem sparsamen und effizienten Reisemanagement beizutragen Rechtsgrundlage Die gesetzlichen Grundlagen für die Genehmigung, Planung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung von Dienstreisen basieren auf dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) in der Fassung vom sowie den dazu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften des BMI zum BRKG Geltungsbereich Diese Geschäftsanweisung gilt für alle Beschäftigten des Jobcenters Kreis Segeberg Anordnung und Genehmigung Allgemeines Dienstreisen müssen, mit Ausnahme von Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort, schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt sein, es sei denn, dass eine Anordnung oder Genehmigung nach dem Amt des Dienstreisenden oder dem Wesen des Dienstgeschäftes nicht in Betracht kommt. 2

3 Dienstreisen sind nur durchzuführen, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere, kostengünstigere Weise (z.b. telefonisch, schriftlich, Videokonferenz) erledigt werden kann. Die Auswahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken Generelle Genehmigung Alle Dienstreisen innerhalb des Kreises Segeberg sind generell genehmigt, wenn sie im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit erfolgen. Darüber hinaus sind Dienstreisen im Inland genehmigt, wenn ihnen eine Einladung einer Dienststelle zugrunde liegt und das Dienstgeschäft nur durch die Wahrnehmung der Dienstreise erledigt werden kann. Hierzu zählen auch Dienstreisen zu Fortbildungsveranstaltungen, soweit eine Abordnung vorliegt. Besondere Dienstreiseanträge sind somit nur noch im Einzelfall erforderlich. Unabhängig davon sind alle Dienstreisen grundsätzlich mit der zuständigen Führungskraft abzustimmen. Die Anzeige von Dienstreisen, denen eine allgemeine Dienstreisegenehmigung zugrunde liegt, haben nur über den eapl zu erfolgen. Es ist durch den Dienstreisenden das Feld Genehmigung nicht erforderlich im Reiseplan-Antrag zu aktivieren Besondere Personengruppen Reisen von Mitgliedern der Personalvertretung und der Vertretung der schwerbehinderten Menschen zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) bzw. nach dem neunten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) bedürfen ebenso keiner Genehmigung, wie die Dienstreisen der Gleichstellungsbeauftragten und des/der betrieblichen Suchthelfers/in. Davon unberührt bleibt die Verpflichtung der Gleichstellungsbeauftragten, eine beabsichtigte Dienstreise der Dienststelle anzuzeigen. Dienstreisen von Mitgliedern der Geschäftsführung sowie von Bereichsleiterinnen und Bereichsleitern sind generell genehmigt Einzelfallgenehmigung Alle übrigen Dienstreisen im Inland müssen von der zuständigen Führungskraft im Einzelfall genehmigt werden. Dienstreisen ins Ausland müssen von dem/der Geschäftsführer/in genehmigt werden. Genehmigungen im Einzelfall können formlos (z.b. per ) erteilt werden Generelle Dienstreisegenehmigung einzelner Personen Die für die Einzelfallgenehmigung zuständige Führungskraft kann für einzelne nachgeordnete Beschäftigte eine generelle Dienstreisegenehmigung erteilen. Diese Genehmigung muss die Art des Dienstgeschäftes (Aufgabe) enthalten, für das die Genehmigung erteilt wird. Die Genehmigung verliert ihre Gültigkeit, wenn die Aufgabe nicht mehr wahrgenommen wird, die bzw. der Beschäftigte in eine andere Dienststelle wechselt (auch Abordnung) bzw. bei Widerruf. Die Genehmigung wird formlos erteilt. Generelle Dienstreisegenehmigungen sind grundsätzlich zeitlich zu befristen. 3

4 4.4. Elektronischer Außendienstplan Allgemeines Die Anzeige, Anordnung, Genehmigung und Dokumentation einer Dienstreise für alle Mitarbeiter/-innen ist nur noch durch die Eintragung in den eapl vorzunehmen. Die bisher in den Organisationseinheiten verwendeten Verfahren der Außendienstdokumentation (auch in Papierform) werden damit abgelöst (für Standort Kaltenkirchen bleibt der Outlook Kalender zusätzlich weiterhin bestehen). Das System steht für alle Mitarbeiter/-innen des Jobcenters Kreis Segeberg am PC unter Start > BA-Anwendungen > eapl > Reiseplanantrag zur Nutzung zur Verfügung. Besondere Kenntnisse oder eine Schulung zum eapl sind nicht erforderlich. Die Anwendung ist selbsterklärend. Eine Benutzerhilfe steht beim Reiseplanantrag zur Verfügung. Ansprechpartner bei Fragen zum eapl sind die Kolleginnen und Kollegen im Büro der Geschäftsführung und im Internen Service Personal, Team IS Verbindliche Nutzung des elektronischen Außendienstplanes Die Anzeige und Dokumentation aller ein- oder mehrtägiger Dienstreisen erfolgt nur durch Eintrag in den elektronischen Außendienstplan (eapl). Diese Eintragung ist für alle Beschäftigten verpflichtend. Auf die im eapl eingetragenen Dienstreisedaten haben alle Beschäftigten der Dienststelle lesenden Zugriff. Dies dient der Koordination gleicher Reiseziele und der Bildung von Fahrgemeinschaften. Die Führungskräfte können im Rahmen der Fachaufsicht die Außendienstaktivitäten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter koordinieren Ausnahmen von der verbindlichen Nutzung des eapl Reisen von Mitgliedern der Personalvertretungen, derschwerbehindertenvertretungen und des/der Suchthelfers/in, die zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben unternommen werden, sind in den eapl nicht einzutragen (siehe auch Ziffer 4.3.3) Anonymisierung und Nichtveröffentlichung von Dienstreisen Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Reisen in Personalangelegenheiten (z. B. Vorstellungsreisen, Gerichtsverhandlungen, etc.) so kennzeichnen, dass sie im öffentlichen Reiseplan nicht erscheinen Führung und Sichtung der Außendienstpläne Die laufende Führung, Pflege und Sichtung des Außendienstplanes ist Aufgabe des Büros der Geschäftsführung des Jobcenters Kreis Segeberg. Aufgabe ist es insbesondere, die Auslastung und Koordinierung der Dienstkraftfahrzeuge zu gewährleisten sowie auf die Bildung von Fahrgemeinschaften hinzuwirken. Die Führungskräfte bzw. Fachvorgesetzten sichten wöchentlich die Einträge der unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dem Außendienstplan und prüfen die Notwendigkeit, mögliche wirtschaftliche Alternativen sowie den Umfang der Dienstreise aus fachlicher Sicht (Plausibilitätsprüfung). Sofern die Fachvorgesetzten Einwände haben, setzen sie sich hierzu mit dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin direkt in Verbindung. Die Eintragungen in den eapl sind vor dem jeweiligen Antritt der Dienstreisen vorzunehmen. Die Dienstreisenden, die eine Dienstreise mittels Dienstkraftwagen angeben, erhalten eine individuelle Benachrichtigung. Die Einsatzplanung der Kraftfahrzeuge erfolgt anhand der wöchentlichen Auswertung des elektronischen Außendienstplans durch das Büro der Geschäftsführung am Donnerstag jeweils für die kommende Kalenderwoche. Alle Einträge, die einen Einsatz des Dienstwagens vorsehen, werden bis Mittwoch Dienstschluss berücksichtigt. 4

5 4.5. Durchführung von Dienstreisen Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel hat grundsätzlich Vorrang vor anderen Beförderungsmöglichkeiten. Dabei sind alle Fahrpreisermäßigungen in Anspruch zu nehmen (Großkundenabonnement, BahnCard, Verkehrsverbundfahrkarten etc.). Für die Bereitstellung von Bahnfahrkarten, Bahncards oder Flugtickets ist die Reisestelle Bahn und Flug beim Reisemanagement Nürnberg zuständig bzw. der jeweilige kommunale Arbeitgeber Benutzung privateigener Kraftfahrzeuge Grundsätzliches zur Wegstreckenentschädigung: Das Reisekostenrecht unterscheidet in 5 BRKG zwischen der sogenannte kleinen ( 5 Abs. 1) und der großen ( 5 Abs. 2) Wegstreckenentschädigung. Die große Wegstreckenentschädigung ist zu gewähren, wenn an der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges ein erhebliches dienstliches Interesse besteht. Die Wegstreckenentschädigung beträgt 30 Cent je Kilometer ( 5 Abs. 2 BRKG). Die kleine Wegstreckenentschädigung ist zu gewähren, für Fahrten mit einem privateigenen Kraftfahrzeug - ohne erhebliches dienstliches Interesse. Sie beträgt 20 Cent je Kilometer, höchstens jedoch 130 Euro für die gesamte Dienstreise ( 5 Abs. 1 BRKG). Mit der Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten. Ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges liegt vor, wenn ein Dienstgeschäft sonst nicht durchgeführt werden kann oder nach Sinn und Zwecks eines Dienstgeschäftes notwendig ist und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht. Dies ist insbesondere der Fall, wenn 5 das Dienstgeschäft bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden kann oder ein solches nicht zur Verfügung steht, schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck kein persönliches Reisegepäck mitzuführen ist, die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten oder eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen ag vorliegt. Liegt eine Schwerbehinderung ohne das Merkzeichen ag vor, kann ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens anerkannt werden, wenn die Nutzung des Kfz wegen der Besonderheit der Behinderung erforderlich ist. Einzelfallentscheidungen sind nach Rücksprache mit der zuständigen Führungskraft möglich. Darüber hinaus wird das erhebliche dienstliche Interesse generell bejaht für Dienstreisen von folgenden Mitarbeitern: Geschäftsführer/in Bereichsleiter/in Teamleiter/in Fallmanager/in Beauftragte für Chancengleichheit am Arbeitsmarkt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen ihrer Trainertätigkeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bearbeitungsstelle SGG Mitglieder der örtlichen Personal- und Schwerbehindertenvertretung zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem BPersVG bzw. dem SGB IX

6 Gleichstellungsbeauftragte zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Gleichstellungsgesetz Fachassistenten im Außendienst Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses an der Benutzung des Kraftfahrzeuges im Einzelfall: Als Gründe für die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses im Einzelfall kommen insbesondere in Betracht: Einsparung von Tage- und / oder Übernachtungsgeldern Gewonnene Arbeitszeit in der Heimatdienststelle von mindestens einer Stunde Arbeitsleistung vor oder nach der Dienstreise Verrichtung des Dienstgeschäftes zu ungünstigen Zeiten (z. B. Abendveranstaltungen) Die/der zuständige Vorgesetzte bestätigt der/dem Dienstreisenden auf dem Antrag auf Genehmigung der Dienstreise oder vor Antritt der Dienstreise formlos das erhebliche dienstliche Interesse an der Nutzung des privaten Kraftfahrzeuges. Der Vorrang des Einsatzes von Dienstkraftwagen (siehe auch Abs. 1) ist auch hier zu beachten. Ein erhebliches dienstliches Interesse ist hingegen regelmäßig zu verneinen bei: Dienstreisen von Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu Aus- und Fortbildungsveranstaltungen (BA-BI und extern), Dienstreisen zum Besuch von Tagungen (Workshops, Kongressen etc), die nicht von der BA oder einem kommunalen Träger ausgerichtet werden Benutzung eines Dienstkraftfahrzeuges Grundlage für den Betrieb und den Einsatz von Dienst-Kraftfahrzeugen ist die Dienstkraftfahrzeuganweisung des Jobcenters Kreis Segeberg und die HE/GA 01/ Nr. 26. Für die Bereitstellung der Fahrdienste (Dienstwagen ohne Fahrer - Selbstfahrer), die Genehmigungen für die Selbstfahrer und für die Kfz-Schadensabwicklung (Dienstwagen und privateigenes KFZ) sind das Büro der Geschäftsführung und das Team Interner Dienstbetrieb im Internen Service zuständig Sachschadenshaftung Bei Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses besteht im Schadensfalle Anspruch auf Sachschadenersatz nach den jeweils hierfür geltenden Bestimmungen. Den Antrag auf Sachschadenersatz bei Dienstreiseunfällen findet man im Intranet unter folgendem Pfad: Interner Service > Personal > Reiseportal > KFZ-Wesen > Arbeitsmittel Wird ein Kraftfahrzeug benutzt, für das kein erhebliches dienstliches Interesse anerkannt wurde, ist eine Sachschadenshaftung durch die BA bzw. den kommunalen Arbeitgeber ausgeschlossen Weitere Informationen Alle weiteren Informationen zur Durchführung von Dienstreisen sind im Intranet unter Reiseportal (Interner Service > Personal > Reiseportal) abrufbar. 6

7 4.6. Abrechnung der Reisekostenvergütung Reisekostenvergütungen werden nur aufgrund einer Reisekostenabrechnung gezahlt, die nach beendeter Dienstreise eingereicht wurde. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht binnen sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise beim Stützpunkt Reisemanagement der BA bzw. für kommunale Mitarbeiter beim jeweiligen Arbeitgeber geltend gemacht wird. In allen Angelegenheiten, der Abrechnung und Gewährung von Reisekostenvergütung, Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung, einschließlich der Auskunftserteilung zu den einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie Beratung bei Abordnungen, Versetzungen, dienstlich veranlassten Umzügen steht Ihnen der Stützpunkt Reisemanagement der BA bzw. für kommunale Mitarbeiter der jeweilige Arbeitgeber zur Verfügung Inkrafttreten/Aufhebung Die Geschäftsanweisung tritt am in Kraft. Diese Geschäftsanweisung wird per an die beschäftigten Mitarbeiter des Jobcenters Kreis Segeberg versandt Beteiligung der Personalvertretung Die Personalvertretung, die Vertretung der schwerbehinderten Menschen sowie die Gleichstellungsbeauftragte wurden beteiligt. Michael Knapp Geschäftsführer 7