Wirtschaftlichkeit von GIS

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1 Informations- und Bestellbroschüre Wirtschaftlichkeit von GIS Leitfaden für das kommunale egovernment Unterstützt durch: Kommunale Spitzenverbände, Bayerische Vermessungsverwaltung,

2 Die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit ist sowohl bei der Anschaffung als auch beim Einsatz eines GIS ein entscheidender Faktor. Für diese Analyse bietet der Leitfaden eine hervorragende Grundlage. Dr. Erhard Rückert, Landsratsamt Schweinfurt Der Verein Runder Tisch GIS e.v. ist ein Zusammenschluss von Verwaltung, Wirt schaft und Forschung, mit dem Ziel mehr Effi zienz in der Nutzung von Geoinformationssystemen und Geodaten zu erreichen. Die Kooperation gibt bereits zum dritten Mal einen Leitfaden heraus. 2

3 GIS wirtschaftlich nutzen! Geoinformationssysteme (GIS) können die Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsabläufen und Geschäftsprozessen heute entscheidend beeinflussen. Der Leitfaden bietet Anwendern und Entscheidern erstmals eine Grundlage, um Kosten und Nutzen des GIS-Einsatzes zu bewerten objektiv, umfassend und praxisgerecht. In vier wesentlichen Punkten liefert er einen konkreten, anwendbaren Nutzen: Rahmenbedingungen und Möglichkeiten des GIS-Betriebs Strategien für die optimale Planung und Steuerung des GIS-Einsatzes im konkreten Arbeitsfeld Nutzen und Kosten von GIS im Detail Bewertungsgrundlagen für eine tragfähige Wirtschaftlichkeitsberechnung Einflussfaktoren für die Wirtschaftlichkeit des GIS-Betriebs Know-how für gezielte Weichenstellungen in jeder Phase der GIS-Beschaffung und -Anwendung Wirtschaftlichkeitsberechnung eines geplanten oder bereits implementierten GIS Kapitalwertmethode und Nutzwertanalyse, in interaktiven Tabellen auch für Nicht-Kaufleute Entstehungsprozess des Leitfadens Der Leitfaden für GIS-Anwender und -Interessierte ist unter Mitwirkung kommunaler Spitzenverbände und der Vermessungsverwaltung als wissenschaftliches Projekt am Runden Tisch GIS e.v. entstanden: Er verbindet wertvolles Know-how mit interaktiven Kalkulationsmodulen für die konkrete Wirtschaftlichkeitsberechnung ein unverzichtbares, neutrales Instrument für eine organisatorisch und wirtschaftlich optimierte Planung und Steuerung des GIS-Einsatzes vor Ort. Herstellerneutral und in der Praxis getestet. 3

4 Welche Faktoren beeinflussen die Wirtschaftlichkeit? GIS ist etabliert und wird (fast) überall verwendet. Aber die Rahmenbedingungen des GIS-Einsatzes ändern sich permanent. Das wirft Fragen auf im laufenden Betrieb ebenso wie in der Planung: Welche (zusätzlichen) Aufgaben können mit GIS effektiver erledigt werden? Welche Technologie unterstützt optimal die konkreten Anforderungen? Welche Investitionen rentieren sich tatsächlich? Wie müssen die technische Infrastruktur und die Geschäftsprozesse aufgesetzt werden, um einen optimal wirtschaftlichen Betrieb des GIS zu gewährleisten? Welches Betriebsmodell bietet im konkreten Fall das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis? Wo ist was? Ein strukturiertes Management raumbezogener Informationen entscheidet über die Effizienz vieler Geschäftsprozesse. 4

5 Welche Schritte sind zur Berechnung nötig? GIS-Einsteiger verfolgen meist andere Ziele als langjährige Anwender. Gerade in größeren Kommunen sollten die Sachgebiete sorgsam ausgewählt werden. Kosten wie Nutzen werden nach qualitativen und quantitativen Aspekten bewertet. Inwieweit lohnt sich eine Investition aus Sicht der monetär bewertbaren Aspekte? Ergibt sich aus dem GIS-Einsatz ein Verbesserung bei der Aufgabenerledigung? Am Schluss steht eine nachvollziehbare, empirische Entscheidungsgrundlage. 5

6 Tabellen und interaktive Kalkulationshilfen Nutzwertanalyse und Kapitalwertemethode liefern klare, nachvollziehbare Bewertungsgrundlagen für die Wirtschaftlichkeit des konkreten GIS-Betriebes und helfen, Investitionen sinnvoll zu planen. Kalkulationstabellen und andere interaktive Module ermöglichen es dem Nutzer, seine Entscheidungen mit geringem Aufwand selbstständig vorzubereiten. Diese Arbeitshilfen sind für Kommunen ebenso nützlich wie für andere GIS-Anwender, etwa im Bereich der Ver- und Entsorger, der Telekommunikation etc. Qualitative Wirtschaftlichkeit im Fachbereich "..." 1 Operationeller Nutzen Qualitative und organisatorische Themen 5 Aktualität der Informationen / Datengrundlagen 0 6 fachübergreifende Recherchemöglichkeit 0 7 fachübergreifende Informationstransparenz 0 8 Möglichkeiten für Auskunft, Darstellung und Berichte 0 9 Anwenderkreis mit Zugriff auf Geoinformationen 0 10 Abhängigkeit vom GIS-Betreiber (ggf. weiteren Indikator hier spezifizieren) (ggf. weiteren Indikator hier spezifizieren) Zeitliche Aspekte der Aufgabenerledigung 14 Zeitaufwand für Datensuche, -bereitstellung und -zugriff 0 15 Zeitaufwand für Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Aufgabenbereichen 0 16 Zeitaufwand für bedarfsspezifische thematische Datenausgabe / Kartengenerierung 0 17 Zeitaufwand für Aktualisierung / Fortführung der Daten / Pläne 0 18 Zeitaufwand für die Erledigung von Routinearbeiten 0 19 zeitnahe Verfügbarkeit von Entscheidungsgrundlagen 0 20 Schnelligkeit des Datenaustausches / der Zusammenarbeit mit anderen Dienststellen (Behörden) 0 21 Aufwand für Vor-Ort-Besichtigungen (ggf. weiteren Indikator hier spezifizieren) (ggf. weiteren Indikator hier spezifizieren) Ergebnis Einhaltung von Verwaltungsvorschriften und Gesetzen Nachhaltige Sicherung der Planungsunterlagen durch Archivierung 0 C 0% D Gewichtung 2 Strategischer Nutzen 0% Zwei Auschnitte aus den als Arbeitsmittel beigefügten Kalkulationstabellen machen deutlich: Der Leifaden liefert das Instrumentarium 26 für eine Erledigung solide und neuer umfassende Aufgaben die Berechnung ohne GIS nicht der durchführbar Wirtschaftlichkeit wären objektiv, neutral, anwenderfreundlich Angebot von egovernment-dienstleistungen und neuen Dienstleistungen 0

7 80 C D E F G H Laufende Kosten (Mehraufwand pro Jahr) Jahr 1-5 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5 82 Basiskosten Technologie Hardware (Wartungsvertrag) Software (Lizenz, Wartungsvertrag, Updates) Netz (Leitungs-Kommunikationskosten) (weitere Technologie ggf. hier spezifizieren) Daten (Geobasisdaten hier spezifizieren) (Geobasisdaten hier spezifizieren) (Geobasisdaten hier spezifizieren) (Geobasisdaten hier spezifizieren) (Geobasisdaten hier spezifizieren) (Geobasisdaten hier spezifizieren) Personal für die Systembetreuung und -administration für die Pflege der Datenbasis (Datenpflege und -qualitätssicherung, Aktualisierung) für die laufende Schulung / Fortbildung (weitere Personalkosten ggf. hier spezifizieren) (weitere Personalkosten ggf. hier spezifizieren) Sonstiges Material Raum (weitere Aspekte hier ggf. spezifizieren) Fachschalen Fachschale 1 "..." Technologie (Softwarewartungskosten) Daten (laufende Aktualisierung für die Geofachdaten) Personal (eigen oder fremd) (Weiterbildung, Administration, Datenpflege, QS) Sonstiges Fachschale 2 "..." Technologie (Softwarewartungskosten) Daten (laufende Aktualisierung für die Geofachdaten) Personal (eigen oder fremd) (Weiterbildung, Administration, Datenpflege, QS) Sonstiges Fachschale 3 "..." Technologie (Softwarewartungskosten) Daten (laufende Aktualisierung für die Geofachdaten) Personal (eigen oder fremd) (Weiterbildung, Administration, Datenpflege, QS) Sonstiges Bei weiteren Fachschalen die entsprechenden Zeilen hier einfügen (Platz für weitere Fachschalen) Summe Laufenden Kosten

8 Konkreter Nutzen für die einzelnen Zielgruppen Kommunen und Behörden Im gesamten öffentlichen Sektor kann GIS als zentrale Komponente des egovernment Verwaltungsabläufe effizienter, transparenter und bürgerfreundlicher gestalten. Versorger und Netzbetreiber Planung, Dokumentation und Management von Netzen gehören seit je her zu den GIS-Einsatzbereichen mit dem höchsten wirtschaftlichen Potenzial. Forstwirtschaft Ökologie und Ökonomie sinnvoll verbinden. Prozesse in der Bewirtschaftung gezielt planen und kontrollieren. Auch in der Forstwirtschaft sorgt GIS für höhere Wirtschaftlichkeit und nachhaltige Qualität. 8

9 GIS-Beratung und -Planung Eine nachweisbare Wirtschaftlichkeit der individuellen Lösung ist ein zentraler Faktor für die erfolgreiche Beratung und Planung in komplexen IT-Projekten. Wasser- und Abwasserbetriebe In den komplexen Geschäftsprozessen der Wasserwirtschaft bietet GIS eine unverzichtbare Arbeitshilfe von der Netzplanung über die Wartung bis hin zur Gebührenabrechnung. Landwirtschaft Ein punktgenau geplantes GIS ermöglicht ein qualifiziertes Management landwirtschaftlich genutzter Flächen und Infrastruktur und schafft die Voraussetzung für den Erhalt von EU-Fördermitteln. 9

10 Produktbeschreibungen Der Leitfaden als Buch Das kompakte Druckwerk, rund 80 Seiten im DIN A4-Format, handlich gebunden und komplett vierfarbig gedruckt. Die interaktiven Arbeitshilfen und Kalkulationstabellen liegen als CD-ROM bei. Ideal für die Arbeit in Teams, für häufige Nutzer und als Anschaffung auf Dauer. 17,50 * Der Leitfaden auf CD Alle Texte, Inhalte und Arbeitshilfen als Dateien auf einer CD-ROM. Ermöglicht den schnellen Zugriff auf die interaktiven Module und den Ausdruck bei Bedarf. 14,00 * Download: Leitfaden-GIS.de Die günstige Fassung (ohne interaktive Elemente) zum eigenen Ausdruck gibt es unter 8,00 * Impressum Wirtschaftlichkeit von GIS. Leitfaden für das kommunale egovernment gibt heraus: Runder Tisch GIS e.v. an der Technischen Universität München Arcisstr München Verlag und Vertrieb: sig Media GmbH Pasteurstr. 1a Köln Tel Regina Longerich (Geschäftsführung) Michael Joschko (Grafik) Jan Zeese (Redaktion) Unterstützt von: Bayerischer Gemeindetag, Bayerischer Landkreistag, Bayerischer Städtetag, Bayerische Vermessungsverwaltung Alle Inhalte sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Die Vervielfältigung oder der Nachdruck auch in Auszügen ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlages gestattet. * Preise netto inkl. Versandkosten zzgl. gesetzl. MwSt. 10

11 Fax-Bestellung Bitte senden Sie Ihre Bestellung per Fax an: Den Leitfaden gibt es auch für 8,00 * zum Download in digitaler Textvollversion als pdf unter Hiermit bestelle ich folgende Produkte: Anzahl Artikel Einzelpreis* Druckversion (Textvollversion DIN A4 im Umfang von 80 Seiten inklusive digitaler Arbeitshilfen) 17,50 CD-ROM-Version (digitale Vollversion auf CD-ROM inklusive digitaler Arbeitshilfen) 14,00 * inklusive Versandkosten zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Absender Vorname Firma/Behörde Straße Telefon/Fax Name Titel/Position PLZ/Ort Ich bin damit einverstanden, dass der fällige Betrag von meinem Konto abgebucht wird. Kontonummer Bankleitzahl Kontoinhaber Kreditinstitut Ort, Datum Unterschrift Den direkten Kontakt zu unseren Experten finden Sie unter Es gelten die allgemeinen Geschäfts- und Lieferungsbedingungen der sig Media GmbH & Co. KG. Änderungen vorbehalten. 11

12 Herausgeber: Runder Tisch GIS e.v. c/o Technische Universität München Arcisstraße München Tel.: +49 (0) Verlag: sig Media GmbH & Co. KG Pasteurstraße 1a Köln Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)