Checkliste Strukturreform BVG Anpassungsbedarf bei Reglementen und Organisation

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1 STRUKTURREFORM IN DER BERUFLICHEN VORSORGE (BVG) Checkliste Strukturreform BVG Anpassungsbedarf bei Reglementen und Organisation Der Bundesrat hat im Juni 2011 die Verordnungsbestimmungen zur Umsetzung der Strukturreform in der beruflichen Vorsorge verabschiedet. Die zentralen Elemente der Reform sind die Verbesserung von Transparenz, Governance und Unabhängigkeit sowie die Stärkung und Neuordnung des Aufsichtssystems. Mit der Strukturreform wurden die Bestimmungen betreffend Transparenz und Governance verschärft. Neu werden an die Integrität und Loyalität aller mit der Verwaltung einer Vorsorgeeinrichtung oder deren Vermögen betrauten Personen konkrete Anforderungen gestellt (guter Ruf, einwandfreie Geschäftsführung, Vermeidung von Interessenkonflikten). Rechtsgeschäfte, welche die Vorsorgeeinrichtungen mit Nahestehenden abschliessen, müssen offengelegt werden. Vermögensvorteile, die Personen und Institutionen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit für die Vorsorgeeinrichtung von Dritten erhalten, müssen zwingend an die Vorsorgeeinrichtung abgeliefert werden, wenn und soweit sie die vorgängig schriftlich vereinbarte Entschädigung überschreiten. Neben dem sogenannten Front Running wird auch das Parallel und After Running (Nutzung von Insiderwissen aus der Tätigkeit für Vorsorgeeinrichtungen bei Börsengeschäften) verboten. Die Verwaltungs- und Vermögensverwaltungskosten müssen in der Jahresrechnung detaillierter als bisher ausgewiesen werden. Um den Governance-Bestimmungen Nachdruck zu verleihen, sind auch die Strafbestimmungen im BVG entsprechend ergänzt worden. Die Bestimmungen betreffend Transparenz und Governance traten auf den 1. August 2011 in Kraft. Die Vorsorgeeinrichtungen müssen ihre Organisation und ihre Reglemente bis Ende 2012 anpassen. Mit den neuen Bestimmungen zur Aufsichtsstruktur wurden auch die Aufgaben der Revisionsstelle, des Experten für berufliche Vorsorge und des obersten Organs von Vorsorgeeinrichtungen klarer umschrieben. Diese Änderungen treten auf den 1. Januar 2012 in Kraft und werden durch die Revisionstelle mit dem Jahresabschluss 2012 geprüft. Von Graffenried AG Treuhand Waaghausgasse 1, 3000 Bern 7 Telefon Fax Hardturmstrasse 101, 8005 Zürich Telefon Fax treuhand@graffenried.ch

2 Transparenz und Governance: Inkraftsetzung per 1. August 2011 Grundlage Inhalt und Beschreibung Was ist weiter zu tun? Art. 51b BVG Art. 48f Abs. 1 BVV 2 Art. 48f Abs. 2 BVV 2 Art. 48f Abs. 3 und 4 BVV 2 Integrität und Loyalität der Verantwortlichen Die mit der Geschäftsführung und Verwaltung sowie Vermögensverwaltung betrauten Personen müssen einen guten Ruf geniessen, über die nötige Kompetenz und Erfahrung verfügen sowie Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten. Sie sorgen dafür, dass aufgrund ihrer persönlichen und geschäftlichen Verhältnisse keine Interessenkonflikte entstehen. Anforderung an Geschäftsführung Es muss der Nachweis von gründlichen praktischen und theoretischen Kenntnissen in der beruflichen Vorsorge erbracht werden. Anforderung an Vermögensverwaltung Personen und Institutionen, die mit der Vermögensverwaltung betraut werden, müssen dazu befähigt sein und Gewähr bieten, dass sie insbesondere die Anforderung nach Art. 51b Abs. 1 BVG und Art. 48g-l BVV 2 (guter Ruf und Gewähr für einwandfreie Geschäftsführung) einhalten. Inkraftsetzung per 1. Januar 2014: Externe Vermögensverwaltung nur noch durch beaufsichtigte Personen bzw. Institutionen (Banken, Effektenhändler, Fondsleitungen, Versicherungen). Die Oberaufsichtskommission kann auch andere Personen oder Institutionen als für befähigt erklären. Stufengerechte Information und Sensibilisierung. Bei Neuanstellungen einzuverlangen und zu überprüfen: Nachweis Erfahrung und Kenntnisse, Strafregisterauszug und Betreibungsauszug Die Befähigung und die Gewähr für eine einwandfreie Geschäftsführung ist zu überprüfen. Frühzeitig Status des Vermögensverwalters abklären, sofern nicht eine Bank oder eine Versicherung. 2

3 Art. 48g BVV 2 Prüfung der Integrität und Loyalität der Verantwortlichen Die Prüfung erfolgt regelmässig durch die Aufsichtsbehörde. Sie berücksichtigt insbesondere strafrechtliche Verurteilungen, bestehende Verlustscheine, hängige Gerichts- und Verwaltungsverfahren. Personelle Wechsel im obersten Organ, in der Geschäftsführung, Verwaltung oder Vermögensverwaltung sind der zuständigen Aufsichtsbehörde umgehend zu melden. Diese kann eine Überprüfung der Integrität und Loyalität durchführen. Art. 48h BVV 2 Vermeiden von Interessenkonflikten Mit der Geschäftsführung oder Vermögensverwaltung betraute externe Personen oder wirtschaftlich Berechtigte von mit diesen Aufgaben betrauten Unternehmen dürfen nicht im obersten Organ der Einrichtung vertreten sein. Vermögensverwaltungs-, Versicherungs- und Verwaltungsverträge, welche die Einrichtung zur Durchführung der beruflichen Vorsorge abschliesst, müssen spätestens fünf Jahre nach Abschluss ohne Nachteile für die Einrichtung aufgelöst werden können. Rechtzeitige Meldung an Aufsichtsbehörde sicherstellen. Verbindungen von Mitgliedern des obersten Organs zu beauftragten Unternehmen prüfen. Verträge hinsichtlich Kündigungsfristen, -konditionen und Ablaufdaten überprüfen. Art. 51c Abs. 1 3 BVG Art. 48i BVV 2 Rechtsgeschäfte mit Nahestehenden Solche Rechtsgeschäfte müssen zu marktüblichen Bedingungen abgeschlossen werden und sind der Revisionsstelle bei der Prüfung der Jahresrechnung offenzulegen. Die Revisionsstelle prüft, ob in den offen gelegten Rechtsgeschäften die Interessen der Vorsorgeeinrichtung gewahrt sind. Weiter besteht bei bedeutenden Rechtsgeschäften mit Nahestehenden die Pflicht zur Einholung von Konkurrenzofferten. Es muss vollständige Transparenz herrschen. Als Nahestehend gelten: Ehebzw. Lebenspartner, Verwandte bis zum zweiten Grad sowie juristische Personen, an denen eine wirtschaftliche Berechtigung besteht. Sicherstellen und Nachweisen, dass Rechtsgeschäfte mit Nahestehenden einem Drittvergleich standhalten. Offenlegung in der Jahresrechnung. Sicherstellen, dass solche Geschäfte erkannt werden und entsprechende Konkurrenzofferten eingeholt werden. 3

4 Art. 51c Abs. 4 BVG Art. 53a BVG Art. 48j BVV 2 Art. 48k BVV 2 Offenlegung der Experten und Berater Experten, Anlageberater und Anlagemanager sind im Jahresbericht mit Name und Funktion aufzuführen. Ausführungsbestimmungen Der Bundesrat erlässt Bestimmungen über die Zulässigkeit von Eigengeschäften und die Zulässigkeit und Offenlegung von Vermögensvorteilen. Eigengeschäfte Personen und Institutionen, die mit der Vermögensverwaltung betraut sind, müssen im Interesse der Einrichtung handeln. Sie dürfen insbesondere nicht: - Die Kenntnis von Aufträgen zur vorgängigen, parallelen und danach anschliessenden Durchführung von gleichlaufenden Eigengeschäften (Front / Parallel / After Running) ausnützen. - Handel oder ähnliche Rechtsgeschäfte mit Anlagen, mit welchen auch die Vorsorgeeinrichtung handelt, sofern ihr daraus ein Nachteil entsteht. - Umschichtung der Depots ohne in deren Interesse wirtschaftlichen Grund. Abgabe von Vermögensvorteilen Die Art und Weise und Höhe der Entschädigung an Personen und Institutionen, die mit der Geschäftsführung, Verwaltung oder Vermögensverwaltung betraut sind, müssen schriftlich festgehalten werden. Der Einrichtung müssen sämtliche Vermögensvorteile abgeliefert werden, die darüber hinaus im Zusammenhang mit der Ausübung der Tätigkeit für die Einrichtung erhalten werden. Werden externe Personen und Institutionen mit der Vermittlung von Vorsorgegeschäften beauftragt, so müssen sie beim ersten Kundenkontakt über die Art und Herkunft sämtlicher Entschädigungen für ihre Vermittlungstätigkeit informieren. Die Art und Weise der Entschädigung sind zwingend in einer schriftlichen Vereinbarung zu regeln, die der Vorsorgeeinrichtung und dem Arbeitgeber offenzulegen ist. Die Bezahlung und die Entgegennahme von zusätzlichen volumen-, wachstums- oder schadenabhängigen Entschädigungen sind untersagt. Überprüfen und Anpassung der Angaben im Anhang der Jahresrechnung. Information der verantwortlichen Personen und Einholung entsprechender Loyalitätserklärungen. Schriftliche Vereinbarungen (Arbeitsverträge, Aufträge) prüfen und gegebenenfalls überarbeiten bzw. erstellen. Information der verantwortlichen Personen und Einholung entsprechender Loyalitätserklärungen. 4

5 Art. 48l BVV 2 Art. 49a Abs. 2 Bst. c BVV 2 Offenlegung Personen und Institutionen, die mit der Geschäftsführung oder Vermögensverwaltung betraut sind, müssen ihre Interessenverbindungen jährlich gegenüber dem obersten Organ offenlegen. Dazu gehören insbesondere auch wirtschaftliche Berechtigungen an Unternehmen, die in einer Geschäftsbeziehung zur Einrichtung stehen. Beim obersten Organ erfolgt diese Offenlegung gegenüber der Revisionsstelle. Personen und Institutionen, die mit der Geschäftsführung, Verwaltung oder Vermögensverwaltung der Einrichtung betraut sind, müssen dem obersten Organ jährlich eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass sie sämtliche Vermögensvorteile nach Artikel 48k abgeliefert haben. Führungsverantwortung und Aufgaben des obersten Organs Das oberste Organ muss zur Umsetzung der Art. 48f-48l geeignete organisatorische Massnahmen treffen. Information der verantwortlichen Personen und Einholung entsprechender Loyalitätserklärungen. 5

6 Aufsichtsstruktur: Inkraftsetzung per 1. Januar 2012 Grundlage Inhalt und Beschreibung Was ist weiter zu tun? Art. 51a BVG Abs. 1 und 2 Art. 51a BVG Abs. 3 Art. 51a BVG Abs. 4 Art. 51a Abs. 5 BVG Art. 33 BVV 2 Aufgaben des obersten Organs der Vorsorgeeinrichtung Der Gesetzgeber hat erstmalig einen umfassenden Aufgabenkatalog für das oberste Organ von Vorsorgeeinrichtungen erlassen, dieses nimmt die Gesamtleitung wahr, sorgt für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben und bestimmt die strategischen Ziele und die Mittel zu deren Erfüllen. Delegation von Aufgaben Das oberste Organ der Vorsorgeeinrichtung kann die Vorbereitung und die Ausführung seiner Beschlüsse oder die Überwachung von Geschäften Ausschüssen oder einzelnen Mitgliedern zuweisen. Es sorgt für eine angemessene Berichterstattung an seine Mitglieder. Entscheid über angemessene Entschädigung Das oberste Organ entscheidet über angemessene Entschädigung seiner Mitglieder für die Teilnahme an Sitzungen und Schulungen. Genossenschaften Die Aufgaben gemäss Art. 51a Abs. 1-4 BVG können bei Genossenschaften von der Verwaltung wahrgenommen werden, soweit diese Aufgaben nicht zu den unentziehbaren Befugnissen der Generalversammlung gehören. Mindestanzahl Mitglieder des obersten Organs Das oberste Organ muss aus mindestens vier Mitgliedern bestehen. Sicherstellen, dass Entscheidfindungsprozesse z.b. in Protokollen dokumentiert sind. Reglemente hinsichtlich solcher Bestimmungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Angemessene Berichterstattung sicherstellen. Empfehlung: Entschädigungsund Spesenreglement erstellen. Mindestanzahl sicherstellen und gegebenenfalls Reglemente anpassen. 6

7 Art. 52a Abs. 2 BVG Art. 52c BVG Art. 35 BVV 2 Revisionsbericht Der Revisionsbericht ist durch das oberste Organ an die Aufsichtsbehörde und den Experten für berufliche Vorsorge zuzustellen und den Versicherten zur Verfügung zu halten. Aufgaben der Revisionsstelle Die Revisionsstelle prüft, ob: - die Jahresrechnung und die Alterskonten den gesetzlichen Vorschriften entsprechen; - die Organisation, die Geschäftsführung sowie die Vermögensanlage den gesetzlichen und reglementarischen Bestimmungen entsprechen; - die Vorkehren zur Sicherstellung der Loyalität in der Vermögensverwaltung getroffen wurden und die Einhaltung hinreichend kontrolliert wird. - die freien Mittel oder die Überschussbeteiligung aus Versicherungsverträgen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und reglementarischen Bestimmung verwendet wurden; - im Falle einer Unterdeckung die erforderlichen Massnahmen zur Wiederherstellung der vollen Deckung eingeleitet wurden; - die vom Gesetz verlangten Angaben und Meldungen an die Aufsichtsbehörde gemacht wurden; - Artikel 51c BVG (Rechtsgeschäfte mit Nahestehenden) eingehalten wurde Die Revisionsstelle hält ihre Feststellungen zu den Prüfpunkten in einem Bericht fest und enthält eine Empfehlung über die Genehmigung oder Rückweisung der Jahresrechnung. Bei Bedarf werden die Prüfungsergebnisse gegenüber dem obersten Organ erläutert. Bei der Prüfung der Organisation und der Geschäftsführung wird auch bestätigt, dass eine der Grösse und Komplexität angemessene interne Kontrolle (IKS) existiert. Weiter prüft die Revisionsstelle stichprobenartig und risikoorientiert, ob die Angaben nach Art. 48l BVV 2 (Offenlegung Interessenverbindungen und Bestätigung betreffend Ablieferung der Vermögensvorteile) vollständig sind und vom obersten Organ kontrolliert wurden. Ist die Geschäftsführung, Verwaltung oder Vermögensverwaltung ganz oder teilweise Dritten übertragen, so prüft die Revisionsstelle auch deren Tätigkeit. Versand und Einsichtsrecht sicherstellen. Dokumentationsprozess der Abschlussunterlagen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Angemessene Dokumentation des IKS durch den Stiftungsrat. 7

8 Art. 48a Abs. 1 BVV2 Art. 48a Abs. 3 BVV 2 Zusätzlicher Ausweis von Verwaltungskosten Nebst den Verwaltungskosten für die allgemeine Verwaltung, die Vermögensverwaltung und die Kosten für Marketing und Werbung müssen neu zusätzlich noch die Kosten für die Makler- und Brokertätigkeit, die Kosten für die Revisionsstelle und den Experten für berufliche Vorsorge sowie die Kosten für die Aufsichtsbehörde in der Betriebsrechnung ausgewiesen werden. Zusätzliche Angaben bei Fehlen von Angaben zu Vermögensverwaltungskosten Können die Vermögensverwaltungskosten bei einer oder mehreren Anlagen nicht ausgewiesen werden, so muss die Höhe des in diese Anlagen investierten Vermögens im Anhang der Jahresrechnung separat ausgewiesen werden. Die betreffenden Anlagen sind einzeln unter Angabe der ISIN (International Securities Identification Number), des Anbieters, des Produktenamens, des Bestandes und des Marktwertes per Stichtag aufzuführen. Das oberste Organ muss jährlich die Gewichtung analysieren und über die Weiterführung dieser Anlagepolitik befinden. Kontenplan implementieren, Schulung der Mitarbeitenden und entsprechender Ausweis in der Jahresrechnung. Sicherstellen, dass entsprechende Informationen für den Jahresabschluss vorliegen und die entsprechenden Beschlüsse nachvollziehbar dokumentiert sind. 8