Assistenz der Amtsleitung

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1 Seite 1 von 5 Assistenz der Amtsleitung Bei der Kämmerei ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle Assistenz der Amtsleitung zu besetzen. Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen - Selbständige Organisation des Amtsleitungsbüros hin zu einer effizienten und weitgehend papierlosen Einheit - Vorbereitung, Erstellung und Gestaltung von Auswertungen, Präsentationen und Terminen - Organisation und Steuerung des amtsinternen Projektmanagements (Führen der Projektliste, Organisation der regelmäßigen Projekt-Jour fixe, Abstimmung der Berichte, Protokollierung der Ergebnisse, Nachhalten der vereinbarten nächsten Schritte) - Unterstützung bei der Einarbeitung der Auszubildenden und neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bezüglich organisatorischer und abteilungsübergreifender Themen - Internetrecherche mit Ergebniszusammenfassung - Mitarbeit bei der Auswertung von Informationsquellen - Selbständige Erstellung von Korrespondenz, E (Elektronische)-Mails, Berichten, amtsinternen Newslettern, Blogeinträgen, Aktenvermerken - Beantwortung von Telefonanfragen et cetera - Terminführung und Kontrolle für die Amtsleitung - Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen - Protokollführung bei wichtigen Terminen - Controlling im Rahmen von Projekten und speziellen Aufgaben - Organisation und Abrechnung von Dienstreisen - Bewirtung und Betreuung von Gästen - Weitere Assistenzaufgaben Wir erwarten von Ihnen Vorausgesetzt wird: Vorausgesetzt wird bei Beamtinnen und Beamten die Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals gehobener Dienst).

2 Seite 2 von 5 Tarifbeschäftigte müssen über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang zwei (ehemals Angestelltenlehrgang zwei) verfügen oder die Ausnahmevoraussetzungen von der Ausbildungs- und Prüfungspflicht erfüllen einhergehend mit einer mehrjährigen Verwaltungserfahrung. Alternativ wird ein abgeschlossenes Bachelorstudium (oder ein vergleichbarer Abschluss) in Verbindung mit langjähriger Berufserfahrung erwartet, die Erfahrung in oben genannten Bereichen erkennen lässt. Hierüber sollten Sie verfügen: - Organisations- und Verhandlungsgeschick - Sehr hohes Maß an Eigeninitiative - Gestaltungswillen in Bezug auf alle Abläufe im Büroalltag - selbständiges Arbeiten - Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungskompetenz - hohe Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft - gute Auffassungsgabe - Sozialkompetenz (Service- und Dienstleistungsorientierung, Teamorientierung und Kommunikationsfähigkeit) - Fach-, Methoden- und Medienkompetenz - zielorientiertes Denken und lösungsorientiertes Handeln - gute Umgangsformen und Kenntnisse im Bereich Kommunikationstechniken - Kreativität für optimale Prozesse, effektive Kommunikation und amtsinterne Veranstaltungen - Interesse an den wichtigen Themen der Kämmerei (Haushalt, Beteiligungen, IT (Informationstechnik), Personal und Organisation) - sehr gute Kenntnisse in den Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - Erfahrung in der professionellen Gestaltung von Tabellen, Grafiken und Präsentationen - hohe Affinität, sich mit Themen der Digitalisierung auseinanderzusetzen und neue Tools zu lernen Wir bieten Ihnen Die Kämmerei ist ein Amt mit circa 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in 7 Abteilungen. Sie werden Einblicke in alle Bereiche der Kämmerei bekommen. Durch verschiedene Projekte werden Sie auch immer wieder gefordert werden, sich in neue Inhalte einzuarbeiten und die Projektteams zu unterstützen. Durch die Projektarbeit erhalten Sie einen Überblick über viele Bereiche des Finanzwesens, was es Ihnen ermöglichen wird, ihre thematischen Interessen kennenzulernen und ihren nächsten Karriereschritt gezielt zu planen. Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Sie Ihre Ideen von einer modernen und innovativen Büroorganisation einbringen und umsetzen können. Hierbei ist nicht entscheidend, ob Sie schon praktische Erfahrungen mit allen Möglichkeiten einer modernen, papierlosen

3 Seite 3 von 5 Büroorganisation gesammelt haben, sondern dass Sie gerne Prozesse organisieren und sich zutrauen, bei uns Ideen zu entwickeln, wie wir unsere administrativen Arbeitsabläufe möglichst effizient und papierlos gestalten können. Die Stelle ist bewertet nach Besoldungsgruppe A 11 Laufbahngruppe 2 LBesG NRW (Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen) beziehungsweise Entgeltgruppe 10 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst). Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 41 beziehungsweise 39 Stunden. Ihre Bewerbung Weitere Auskunft erteilt Frau Dr (Doktor). Nehmeyer-Srocke, Telefon 0221 / Wenn Sie diese interessante und vielseitige Tätigkeit in verantwortungsvoller Position gestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den erforderlichen Nachweisen unter Angabe der Kennziffer 062/18-10 bis spätestens 27. April 2018 in schriftlicher Form an: Stadt Köln - Die Oberbürgermeisterin Kämmerei Verwaltungsabteilung Kennziffer 062/18-10 zu Händen Herrn Rausch Heumarkt Köln oder als PDF-Dokument per an: 20-Bewerbungen@stadt-koeln.de (mailto:20-bewerbungen@stadt-koeln.de) Die Stadt Köln fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und begrüßt deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Stadt Köln hat sich selbst verpflichtet, den Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und in unterrepräsentierten Berufsbereichenzu erhöhen. Frauen sind deshalb ausdrücklich angesprochen und gebeten, sich zu bewerben. Zudem sollen sich die individuellen Arbeitszeitwünsche von Männern und Frauen mit Familienpflichten in allen Ebenen wiederfinden. Die Stadt Köln ist Trägerin des Prädikats TOTAL E-QUALITY Engagement für Chancengleichheit von Frauen und Männern sowie des Zusatzprädikates DIVERSITY. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

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5 Seite 5 von 5 Die Stadtverwaltung ( Entgelttabelle TVöD ( RSS-Feed Jobs Unsere Stellenangebote als RSS-Feed ( Nutzungsbedingungen (