The English version follows the German text / Die englische Version folgt auf den deutschen Text.

Transkript

1 The English version follows the German text / Die englische Version folgt auf den deutschen Text. Sehr geehrte Damen und Herren, Wir möchten Sie darüber informieren, dass sich die Ariba Network ID (ANID) der Deutschen Bank am 29. August ändern wird. Sie wurden als registrierter Lieferant identifiziert, weshalb ein paar Schritte notwendig sind, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen unter dem neuen DB Ariba Network Account empfangen werden können. Was passiert? Die Deutsche Bank aktualisiert die derzeit verwendete Einkaufsplattform, was uns dabei helfen wird, unsere operationale Effizienz zu steigern, und die technischen Möglichkeiten zu verbessern. Für die Umsetzung dieser Änderung und die Migration der Lieferanten zum neuen System sind insgesamt ungefähr zehn Monate vorgesehen. Wir haben in einer ersten Welle bereits erfolgreich die Migration von Lieferanten, in verschiedenen internationalen Niederlassungen der Deutschen Bank abgeschlossen. Die Lieferanten für Waren und Dienstleistungen in Deutschland sind nun die nächste Gruppe innerhalb dieser Transformation. Welche Folge hat das für Lieferanten die am e-invoiceverfahren teilnehmen? Trading Relationship Request (TRR): WICHTIG! Sie werden einen Trading Relationship Request (TRR) erhalten, welcher akzteptiert werden muss, um die Verbindung zwischen Ihnen und der Deutschen Bank im System herzustellen. Falls Ihr Account solche Anfragen automatisch akzeptiert, besteht hier kein Handlungsbedarf Bestellnummer: Als Teil dieser Veränderungen werden Sie neue Bestellnummern für etwaige offene Bestellungen im alten System erhalten. Innerhalb des Kommentare Feldes der neuen Ersatzbestellung werden sie eine Referenz zur alten Bestellnummer sehen. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Ersatzbestellung nur für die Einreichung von Rechnungen verwendet wird und nicht zu einer doppelten Lieferung von Waren oder Dienstleistungen führen.

2 Die neuen Bestellnummern werden Ihnen nach der Implementierung des neuen Systems per mitgeteilt und Sie werden nur noch für diese neuen Bestellnummern Rechnungen einreichen können. Falls sie Hilfe bei der Zuordnung der alten und neuen Bestellnummern haben, wenden Sie sich bitte an den Customer Service Desk (siehe Kontaktdaten weiter unten). Aktualisierung der Deutsche Bank -Adresse: Die -Adresse, von der Sie unsere Bestellungen erhalten, wird sich ebenfalls ändern und lautet dann Bitte stellen Sie sicher, dass s von dieser Adresse nicht als Spam markiert werden, indem Sie diese -Adresse zu ihrer Absenderliste hinzufügen. Rechnungen: Die Geschäftsbereiche der Deutschen Bank werden sich darum bemühen, alle offenen Rechnungen zu existierenden Bestellungen vor dem 25. August 2016 zu bearbeiten. Falls Rechnungen vor der Migration zum neuen System nicht vollständig genehmigt wurden, werden diese abgewiesen und müssen über die neue Bestellnummer neu eingereicht werden. Nach dem Übergang zum neuen System wird es weiterhin nicht möglich sein, Rechnungen für alte Bestellungen einzugeben. Während der Umstellung werden sie keine Rechnungen einreichen können. Sie können jedoch in den darauffolgenden zwei Wochen ihre Rechnungen um 15 Tage zurückdatieren. Vom 24. (18 Uhr) August wird das System nicht verfügbar sein. Es wird Ihnen auch in Zukunft möglich sein, Ihre früheren Bestellungen und Rechnungen in Ihrem Ariba Account anzuzeigen. Unser Customer Service Desk wird Ihnen dabei helfen, Fragen zu spezifischen Rechnungen mit ausstehenden Restbeträgen zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass diese Ankündigung nur für Rechnungen in Deutschland gilt. Falls Sie auch in anderen Ländern Geschäftsbeziehungen mit der Deutschen Bank pflegen, werden wir Sie dort zu entsprechender Zeit über eventuelle Prozessänderungen informieren. Wichtige Fristen 16. August Bestellungen von cxml Lieferanten müssen vollständig genehmigt sein 18. August Letzte Möglichkeit, Rechnungen in der aktuellen Version von dbbuyer einzureichen 18. August Letzte Möglichkeit für Lieferanten, E-invoices direkt in Ariba einzureichen 18. August Letzte Möglichkeit für das Rechnungsbearbeitungsteam, korrekte und vollständige Rechnungen in Papierform anzunehmen 23. August Letzte Möglichkeit für CSV und cxml Lieferanten, Rechnungen in der aktuellen Version von dbbuyer einzureichen

3 24. August Letzter Zahltag von Lieferantenrechnungen im August Versendung der migrierten Bestellungen aus dem neuen Bestellsystem Falls Sie Fragen haben, hilft Ihnen der Customer Service Desk gerne weiter. Was passiert als Nächstes? Sie werden den Trading Relationship Request (TRR) von unserem Onboarding Team erhalten. Bitte nehmen Sie diesen an. Falls Sie Fragen haben, hilft Ihnen der Customer Service Desk gerne weiter. Deutschland: DE.P2PHelp@db.com Bitte beachten Sie, dass mit Go-live der neuen dbbuyer Plattform auch eine neue Tochtergesellschaft, DB Investment Services GmbH (0985) dbbuyer für Bestellungen und die Rechnungsregulierung nutzt. Das bedeutet, dass Sie ab dem 29. August 2016 Bestellungen von dieser Gesellschaft über dbbuyer erhalten und damit auch die Policies (e-invoicing, NoPO.NoPay Policy) in Kraft treten. Bitte reichen Sie daher Rechnungen für Bestellungen dieser Gesellschaft, die Sie ab dem erhalten, elektronisch ein, sofern Sie am e-invoicingverfahren teilnehmen. Auf allen Rechnungen (papierhafte und elektronische) ist die dbbuyer Bestellnummer anzugeben. Bereits im Voraus möchten wir uns bei Ihnen für Ihre Unterstützung während dieser Migration bedanken. Mit freundlichen Grüßen, Deutsche Bank Source to Pay Operations

4 Dear Ladies and Gentlemen, We are writing to inform you that Deutsche Bank s Ariba Network ID (ANID) for Germany will be changing on August 29 th, You have been identified as a Supplier, accordingly you will have to undertake certain steps to ensure that we will be able to receive your invoices in the new DB Ariba Network Account. What is happening? Deutsche Bank is updating the system it uses for procurement. This will help DB achieve operational efficiency and broaden technical capability. It will take approximately 10 months for the programme to be fully delivered and for all suppliers to be transitioned to the new system. We have already completed the migration of suppliers in some of our global locations. Deutsche Bank in Germany is next to transition to the new system. What impact will this have on e-invoice Suppliers? Trading Relationship Request (TRR): IMPORTANT! You will be sent a trading relationship request (TRR). You will need to accept the relationship with Deutsche Bank s new ANID. If your account is set up to accept trading relationship requests automatically you will not need to take any action. Purchase Order (PO) Numbers: As part of these changes you will be issued with new PO numbers for any open PO s in the retired system. In the comments section of the replacement PO you will see a reference to the old PO number. Please submit an invoice for the replacement PO, but ensure that this does not lead to double delivery of goods or services. Once the new system is up and running, new PO numbers will be issued to you via . Subsequently, only invoices with new POs can be submitted. Please contact the Customer Service Desk (contact details below) if you need any assistance in mapping an old PO to a new one. address update: The address you receive POs from will change to no-reply@ansmtp.ariba.com. To ensure s from this address are not marked as SPAM please add this address to your safe senders list. Invoices: Deutsche Bank will endeavour to process all invoices for existing POs before August 25 th, If invoices are not processed before the migration, then they will be rejected and will have to be resubmitted quoting their new PO number.

5 After the transition, the system will continue to reject old invoices. It will not be possible for invoices to be submitted during the transition. However, invoices can be backdated by 15 days in the first two weeks after the transition. Invoice submissions will not be possible between August the 24 th (6pm) 28 th, You will still be able to see your past POs and invoices in your Ariba account after the transition. Our Customer Service Desk will be happy to answer any questions you may have about outstanding invoices. Please note that this information only applies to invoices in Germany. If you also have a business relationship with Deutsche Bank in other countries, you will be informed about possible changes to processes in due time. Important Deadlines: 16 th August cxml supplier POs must be fully approved 18 th August Last chance to submit invoices in the current version of dbbuyer 18 th August Last chance for suppliers to submit e-invoices via the Ariba system 18 th August Last chance for paper invoices to be submitted 23 th August Last chance for CSV and cxml suppliers to submit invoices in the current dbbuyer version 24 th August Last payday for suppliers in August 26 th 28 th New Purchase Orders are sent out by the new platform Our Customer Service Desk will be happy to answer any questions you may have. Germany: or DE.P2PHelp@db.com Please note, that we have created a new subsidiary, DB Investment Services GmbH (0985), which dbbuyer will use for POs and invoice management when the new dbbuyer Platform launches i.e. your business will be receiving POs via dbbuyer from the mentioned subsidiary from August 29 th, 2016, and the policies (einvoicing, nopo.nopay policy) will come into effect. For all POs dated after August 29 th, 2016, submit invoice to the subsidiary electronically (provided that you participate in our e-invoicing procedure). The dbbuyer PO number must be indicated on all invoices (paper and electronic). Thank you in advance for your support during this migration. Best regards, Deutsche Bank Global Procurement