Version 1.0. Benutzerhandbuch

Transkript

1 Version 1.0 Seite 1 von 41

2 Vorwort 4 Systemvoraussetzungen 5 Installation 6 Erste Schritte 7 Der Starbildschirm 7 Tourverwaltung 9 Verwalten von Touren 16 Anlegen von Touren 15 Löschen von Touren 19 Ortverwaltung 20 Verwalten von Orten 22 Anlegen und zuordnen von Orten 20 Löschen von Orten 23 Fahrerverwaltung 9 Verwalten von Fahrern 9 Anlegen von Fahrern 9 Löschen von Fahrern 11 Standortverwaltung 24 Verwalten von Standorten 26 Erfassen von Lieferscheinen 24 Einplanen von Abholungen 28 Erfassen von Rückholscheinen 29 Drucken & Optimieren 30 Optimieren von Touren 30 Drucken von Touren 32 Stillstände 34 Seite 2 von 41

3 Stillstände erfassen 34 Stillstandsübersicht 35 Navigationssystem verwalten 36 Daten von Speicherkarte auslesen 36 Daten auf Speicherkarte schreiben 38 Speicherkarten reparieren 40 Neue Speicherkarten erstellen 41 Seite 3 von 41

4 Vorwort Vielen dank, dass Sie sich für Sonja Route entschieden haben. SonjaRoute steht für "sattelite optimized navigation & journey application" und ist ein Tourenplanung & Optimierungsprogramm welches speziell auf den Einsatz von WC-Mietservice Unternehmen konzipiert ist, aber auch in anderen Dienstleistungsbranchen Anwendung finden kann. SonjaRoute verwaltet Touren mit bis zu 100 Anfahrstellen pro Tag. Bei jeder erstmaligen Anfahrt an einem Standort wird dieser mit Hilfe eines mobilen Navigationssystems von dem Fahrer abgespeichert. SonjaRoute liest diese GPS-Koordinaten von den Speicherkarten der Navigationssysteme aus und bindet Sie in die Touren mit ein. Wird dann eine Tour zusammengestellt, übergibt SonjaRoute die Daten automatisiert an Microsoft Mappoint. Dort wird die Tour automatisch so optimiert, dass sich für den Fahrer die kürzeste Wegstrecke ergibt. Sämtliche GPS-Koordinaten werden danach auch auf die Navigationssysteme der anderen Fahrer übertragen, so das im Problemfall jeder Fahrer alle Standorte direkt ansteuern könnte. Seite 4 von 41

5 Systemvoraussetzungen Damit dieses Softwareprodukt optimal eingesetzt werden kann empfehlen wir mindestens die folgenden Systemvoraussetzungen: - Intel Pentium Prozessor oder AMD und kompatible mindestens 1,5 GHZ (empfohlen 3 GHZ) - Microsoft Windows 2003 Server / XP mit SP 2 / Vista - Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher (empfohlen 1024 MB) - DVD-Rom Laufwerk - Installiertes Microsoft Mappoint Installiertes Microsoft Access 2000 oder GB freier Festplattenspeicher - Grafikkarte mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 Pixel (optimal) - SD-Kartenleser (als Laufwerk i: eingerichtet) - Navigationssysteme TomTomGo 300 / 500 / 700 oder TomTomOne Europe /XL Seite 5 von 41

6 Installation Als erstes müssen Sie sicherstellen, das Sie Microsoft Access und Microsoft Mappoint wie in den Systemvoraussetzungen installiert haben. Danach legen Sie einfach die SonjaRoute DVD in Ihr DVD Laufwerk ein. Sollte das Setup nicht automatisch starten wechseln Sie über den Arbeitsplatz zu Ihrem DVD Laufwerk und starten dort manuell die Setup.exe. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und beachten Sie bitte dass bei dieser Programmversion eine Installation nur in das Verzeichnis c:\programme\sonja erfolgen kann. Seite 6 von 41

7 Erste Schritte Der Starbildschirm Beim aufrufen des Programms steuern Sie sämtliche Funktionen über den Startbildschirm. Oben links haben Sie die Home-Buttons zum aufrufen des Homebildschirms, einer Statistik und der Hilfe. Diese Buttons können von jeder Stelle des Programms her aufgerufen werden. Im mittleren Teil finden Sie den so genannten Arbeitsbereich. Hier werden immer die über die Buttons angeforderten Programmteile bereit gestellt. Beim Programmstart wird im Arbeitsbereich immer der Homebildschirm mit Programmnamen und der Versionsnummer im linken teil angezeigt und im rechten Teil wird immer auf eine Karte mit allen im Programm erfassten Koordinaten gezoomt. Unter dem Arbeitsbereich finden Sie die Funktionsbuttons: Standortverwaltung, Drucken/Optimieren, Ortverwaltung, Tourverwaltung, Fahrerverwaltung, Fahrzeugverwaltung, Stillstände und Navi auslesen/schreiben. Über diese Funktionsbuttons steuern Sie sämtliche Funktionen des Programms. Seite 7 von 41

8 Der Starbildschirm Homebuttons Arbeitsbereich Funktionsbuttons Seite 8 von 41

9 Fahrerverwaltung Anlegen von Fahrern Bevor Sie mit dem Programm richtig arbeiten können müssen Sie die erst die Grundlegenden Dinge festlegen. Jede Tour muss einen Fahrer haben, darum müssen Sie natürlich mit als erstes einen solchen anlegen. Dieses machen Sie über den Funktionsbutton Fahrerverwaltung. Es öffnet sich die folgende Maske: hier klicken Sie unten rechts im Arbeitsbereich dann auf neuen Fahrer anlegen. Das Programm wechselt darauf hin automatisch zur folgenden Eingabemaske Seite 9 von 41

10 Hier tragen Sie die vom Programm geforderten Daten des Fahrers ein und beenden die Eingaben mit einem Klick auf speichern. Über den Button zurück zur Fahrerverwaltung gelangen Sie wieder in die vorherige Maske. Wenn Sie dort nun auf Fahrer auswählen gehen, erscheint auch schon der soeben angelegte Fahrer. Verwalten von Fahrern Wenn Sie Änderungen an den Daten eines Fahrers vornehmen wollen, klicken Sie einfach auf den Funktionsbutton Fahrerverwaltung und selektieren im ersten Feld des Arbeitsbereiches den gewünschten Fahrer. Nun können Sie die Daten des Fahrers nach belieben ändern und klicken anschließend auf speichern. Seite 10 von 41

11 Löschen von Fahrern Wenn Sie einen Fahrer löschen möchten, gehen Sie auch wieder auf den Funktionsbutton Fahrerverwaltung. Wählen Sie im ersten Feld des Arbeitsbereiches einen Fahrer aus den Sie löschen möchten und klicken unten auf den Button löschen (HINWEIS -> Sie können einen Fahrer nur löschen wenn dieser auf keiner Tour mehr eingesetzt ist). Seite 11 von 41

12 Fahrzeugverwaltung Anlegen von Fahrzeugen Zu den grundlegenden Dingen, bevor Sie mit dem Programm arbeiten können, gehört auch ein Fahrzeug anzulegen. Dieses machen Sie über den Funktionsbutton Fahrzeugverwaltung. Es öffnet sich die folgende Maske: hier klicken Sie unten rechts im Arbeitsbereich dann auf neues Fahrzeug hinzufügen das Programm wechselt darauf hin automatisch zur folgenden Eingabemaske Seite 12 von 41

13 Hier tragen Sie die vom Programm geforderten Daten des Fahrerzeugs ein und beenden die Eingaben mit einem Klick auf speichern. Über den Button zurück zur Fahrzeugverwaltung gelangen Sie wieder in die vorherige Maske. Wenn Sie dort nun auf Kennzeichen auswählen gehen, erscheint auch schon das soeben angelegt Fahrzeug. Verwalten von Fahrzeugen Wenn Sie Änderungen an den Daten eines Fahrzeuges vornehmen wollen, klicken Sie einfach auf den Funktionsbutton Fahrzeugverwaltung und selektieren im ersten Feld des Arbeitsbereiches das gewünschte Fahrzeug über das Kennzeichen. Nun können Sie die Daten des Fahrzeugs nach belieben ändern und klicken anschließend auf speichern. Seite 13 von 41

14 Löschen von Fahrzeugen Wenn Sie ein Fahrzeug löschen möchten, gehen Sie auch wieder auf den Funktionsbutton Fahrzeugverwaltung. Wählen Sie im ersten Feld des Arbeitsbereiches ein Fahrzeug aus welches Sie löschen möchten und klicken unten auf den Button löschen (HINWEIS -> Sie können ein Fahrzeug nur löschen wenn dieses auf keiner Tour mehr eingesetzt ist). Seite 14 von 41

15 Tourverwaltung Anlegen von Touren Um das Programm nutzen zu können müssen wir noch eine Tour anlegen. Über den Funktionsbutton Tourverwaltung rufen wir dazu die Tourverwaltung auf und klicken unten rechts im Arbeitsbereich dann auf neue Tour hinzufügen darauf hin erscheint im Arbeitsbereich die folgende Eingabemaske. Hier vergeben Sie einen Namen für die neue Tour, anschließend ordnen Sie der Tour einen Fahrer und ein Fahrzeug zu und geben an, an welchem Wochentag die Tour gefahren werden soll. Im rechten Teil der Eingabemaske besteht die Möglichkeit einen beliebigen Start und Zielpunkt per X/Y Koordinate für die Tour festzulegen. Diese GPS-Koordinaten können Sie sich über Ihr Navigationssystem anzeigen lassen (siehe Herstellerbedienungsanleitung des Navigationssystems). Seite 15 von 41

16 Beim anlegen einer neuen Tour steht hier immer der Heimatstützpunk (In diesem von Fall: Gronau-Epe, Hofkamp 34). Wenn alle Daten erfasst sind klicken Sie auf speichern um die neue Tour abzuspeichern. Verwalten von Touren Über den Funktionsbutton Tourverwaltung gelangen Sie in die Tourverwaltung. Hier können Sie in der Tourauswahl eine beliebige Tour aufrufen. Seite 16 von 41

17 Es erscheinen dann unter der Tourauswahl die beim anlegen der Tour eingestellten Eigenschaften die nun beliebig geändert werden können. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben klicken Sie auf speichern um die Änderungen zu speichern. Wenn auf der ausgewählten Tour bereits Standorte mit Koordinaten erfasst wurden, werden diese nun im rechten Teil des Arbeitsbereiches Seite 17 von 41

18 auf der Karte angezeigt. Alternativ könne Sie zu einer Tabellenansicht wechseln, wenn Sie sehen wollen welche Standorte der Tour zugeordnet sind. (Diese Funktion können Sie aber auch über den Bereich Drucken/Optimieren -> ausgewählte Tour drucken anzeigen lassen) Um den Touren besser die passenden Fahrer und Fahrzeuge sowie die Fahrtage zuordnen zu können, können Sie sich über den Button Tourübersicht drucken eine Aufstellung aller zugeordneten Fahrer und Fahrtage ausdrucken oder anzeigen lassen. Seite 18 von 41

19 Löschen von Touren Des weiteren können Sie natürlich auch die ausgewählte Tour üben den Button löschen aus der Tourverwaltung entfernen. Bitte beachten Sie, dass natürlich nur Touren gelöscht werden können, wenn diesen keine Standorte mehr zugeordnet sind. Seite 19 von 41

20 Ortverwaltung Anlegen und zuordnen von Orten Genau wie ein Fahrer und eine Tour ist ein angelegter Ort Voraussetzung für die Programmnutzung. Über den Funktionsbutton Ortverwaltung rufen wir dazu die Ortverwaltung auf und klicken unten rechts im Arbeitsbereich dann auf neuer Ort darauf hin erscheint im Arbeitsbereich die folgende Eingabemaske. Hier vergeben Sie einen Namen für die neue Tour, (z.b. Heek) anschließend ordnen Sie dem Ort eine PLZ zu. Die wichtigste Zuordnung für den neu angelegten Ort ist jedoch die Tourzuordnung. Dieses entspricht der Tour die der Ort Standardmäßig zugeordnet wird (z.b. der Ort Heek wird mit der Tour Ahaus mitgefahren -> bei Tourzuordnung wird Ahaus ausgewählt). Beim späteren anlegen von Standorten wird dann nach der Ortseingabe immer automatisch die hier hinterlegte Tour vorgeschlagen. Seite 20 von 41

21 Wenn alle Daten erfasst sind klicken Sie auf speichern um die neue Tour abzuspeichern. Seite 21 von 41

22 Verwalten von Orten Über den Funktionsbutton Ortverwaltung gelangen Sie in die Ortverwaltung. Hier können Sie in der Ortauswahl einen beliebigen Ort aufrufen. Es erscheinen dann unter der Ortauswahl die beim anlegen des Ortes eingestellten Eigenschaften die nun beliebig geändert werden können. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben klicken Sie auf speichern um die Änderungen zu speichern. Seite 22 von 41

23 Löschen von Orten Des weiteren können Sie natürlich auch den ausgewählten Ort über den Button löschen aus der Ortverwaltung entfernen. Bitte beachten Sie, dass natürlich nur Orte gelöscht werden können, wenn für diese kein Standort mehr existiert. Seite 23 von 41

24 Standortverwaltung Erfassen von Lieferscheinen / Anlegen von Standorten Nachdem eine WC Kabine ausgeliefert wurde und der Lieferschein wieder unterschrieben vorliegt muss dieser neue Standort in die Tour eingepflegt werden. Dazu gehen wir über den Funktionsbutton Standortverwaltung und klicken unten auf neuen Standort hinzufügen. Die Eingabemaske Neuen Standort hinzufügen erscheint. Hier kann dann der Ortsname eingegeben oder ausgewählt werden (Hinweis -> Es können nur Orte eingegeben oder ausgewählt werden die über die Ortverwaltung angelegt wurden). Danach füllen Sie die folgenden Felder mit Straße, eventuell einen Kommentar, Telefon, Kundenname und GPS-NR aus. In dem Feld Standort zu Tour hinzufügen wird standardmäßig die Tour angezeigt, welche in der Ortverwaltung dem gewählten Ort zugeordnet wurde. Der Standort kann, ganz nach Bedarf, aber auch einer anderen Tour zugeordnet werden. Der Zustand Seite 24 von 41

25 beim erfassen eines Standortes steht im Normalzustand immer auf Reinigung. Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben schließen Sie ab indem Sie auf speichern klicken. Der Standort wurde damit in die Tour eingebunden. Seite 25 von 41

26 Verwalten von Standorten Über den Funktionsbutton Standortverwaltung können Sie die folgende Maske im Arbeitsbereich einblenden: Im linken Teil des Arbeitsbereiches finden Sie die Eingabemaske: Seite 26 von 41

27 hier können Sie jeden erfassten Standort über Eingabe oder Auswahl der GPS-NR aufrufen, Änderungen vornehmen und diese speichern. Nachdem Sie einen Standort aufgerufen haben wird dieser im rechten Teil des Arbeitsbereiches auch geographisch auf einer Landkarte dargestellt (nur wenn die dazugehörige GPS-NR auch vom Fahrer abgespeichert wurde). Seite 27 von 41

28 Einplanen von Abholungen Wenn ein Kunde eine WC Kabine abgemeldet hat so soll in der Tour dieser Standort auch sichtbar als Abholung markiert sein, damit der Fahrer auf der Tourenliste auch ohne Rückholschein sofort erkennen kann das diese Position abgeholt werden kann. Dazu klicken Sie auf den Funktionsbutton Standortverwaltung und rufen über die GPS- Nummer, die auch auf dem gedruckten Rückholschein steht, den abzuholenden Standort auf. Wenn dieser dann richtig, dem Rückholschein entsprechend, angezeigt wird, ändern wir den Zustand auf Abholung. Danach klicken sie noch auf speichern und schon wird die WC Kabinen beim nächsten drucken der Touren entsprechend als Abholung markiert. Seite 28 von 41

29 Erfassen von Rückholscheinen Nachdem eine WC-Kabine dann tatsächlich abgeholt wurde, kann auch der Standort von der Tour gelöscht werden. Hierzu klickern Sie wieder zunächst auf den Funktionsbutton Standortverwaltung. Dann rufen Sie über die GPS-Nummer, welche auch auf dem Rückholschein steht, den Standort auf. Wird der richtige Standort dargestellt so müssen Sie nur noch den Button löschen anklicken. Sie werden sicherheitshalber noch einmal gefragt ob dieser Standort wirklich gelöscht werden soll. Seite 29 von 41

30 Drucken & Optimieren Optimieren von Touren Wenn die Tourenplanung für die folgende Woche gemacht wird, alle Liefer- und Rückholscheine eingegeben wurden und die Koordinaten von den Navigationssystemen abgeglichen wurden können die Touren optimiert werden. In diesen Bereich gelangen Sie über den Funktionsbutton Drucken / Optimieren. Hier haben Sie zunächst die Möglichkeit alle Touren zu optimieren. Dies ist sicherlich die sinnvollste Optimiermethode, Sie sollten lediglich berücksichtigen, dass dieses je nach Rechenleistung einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Alternativ können Sie über die Tourauswahl eine gewünschte Tour selektieren und dann nur diese ausgewählte Tour optimieren. Beim optimieren aller Touren werden im rechten Teil des Arbeitsbereiches nacheinander alle Touren eingelesen und dargestellt. Seite 30 von 41

31 Ist die Optimierung einer Tour abgeschlossen wird auf der Karte im rechten Teil sofort die nächste Tour eingelesen. Wenn Sie eine ausgewählte Tour einzeln optimiert haben und die Optimierung abgeschlossen ist sehen Sie die optimierte Tour im rechten Teil des Arbeitsbereiches wie folgt. Seite 31 von 41

32 Drucken von Touren Nachdem die Touren optimiert wurden, können Sie die Tourenpläne für die Fahrer drucken. Auch hier haben Sie die Wahl alle Touren zu drucken oder nur die in der Tourauswahl selektierte Tour. Neben den Buttons zum drucken der Touren können Sie sich auch eine direkte Druckvorschau anzeigen lassen. Die Ausdrucke erfolgen immer an den im Betriebssystem hinterlegten Standarddrucker. Seite 32 von 41

33 Hier ein Beispiel für eine gedruckte Tour: Die Nummerierten Positionen mit grün markierter GPS-Nummer sind in einer optimierten Reihenfolgeposition abgedruckt und können alle so nacheinander angefahren werden. In diesem Fall haben die ersten beiden Positionen keine Grüne GPS-Nummer und als Positionsnummer eine rote Null. Dies bedeutet das bei der Anlieferung die GPS-Nummer gar nicht oder falsch gespeichert wurde. Diese Positionen müssen vom Fahrer noch manuell angesteuert und nach erfasst werden. Seite 33 von 41

34 Stillstände Stillstände erfassen Wenn Ihre Kunden in Zeiten von schlechtem Wetter oder Betriebsferien einen Standort für eine bestimmte Zeit frei melden, so kann dieser auch stillgelegt werden. D.h. der Kunde bekommt in dieser Stilllegungszeit keinen Reinigungsservice und die Miete wird für diesen Zeitraum ausgesetzt. Um einen Standort still zu legen, wechseln Sie mit dem Funktionsbutton Standortverwaltung in die folgende Arbeitsmaske. Rufen Sie hier den stillzulegenden Standort über die GPS-NR auf. Jetzt ändern Sie den Zustand über das Auswahlfeld auf Stillstand ab. Sie müssen jetzt nur noch, mindestens in dem Feld Datum Anfang das Datum von dem Beginn der Stilllegung eintragen. Sollte das Ende des Stillstandes bereits bekannt sein, so sollten Sie auch dieses direkt in dem Feld Datum Ende eintragen. Seite 34 von 41

35 Stillstandsübersicht Über den Funktionsbutton Stillstände gelangen Sie direkt zu der folgenden Stillstandsübersicht: hier sind alle erfassten Stillstände aufgelistet. Die Stillstände für die keine Enddaten vorliegen stehen auf dieser Liste ganz oben, gefolgt von den zuerst endenden Stillständen. Um eine bessere Übersicht zu bekommen können Sie sich über das kleine Druckersymbol oben rechts im Arbeitsbereich auch eine Übersicht dieser Stillstände ausdrucken. Seite 35 von 41

36 Navigationssystem verwalten Daten von Speicherkarte auslesen Das Kernstück dieses Programms liegt in der Verwaltung der so genannten GPS-Koordinaten. Über den Funktionsbutton Navi auslesen / schreiben gelangen Sie in die folgende Befehlsmaske: Hier können Sie zunächst die Koordinaten von einem Navigationssystem auslesen. Dieses geschieht am einfachsten in dem Sie die Speicherkarte in Ihren Kartenleser (der wie im Kapitel Installation beschrieben eingerichtet ist) einlegen. ACHTUNG: Beim betätigen des Buttons Koordinaten von Navigationssystem auslesen, wird geprüft welche Standorte vorhanden sind. Diese Standorte werden mit den Koordinatendaten ergänzt. Ist auf dem Navigationssystem eine GPS-NR gespeichert für die noch kein Standort erfasst wurde, Seite 36 von 41

37 deutet SonjaRoute dieses als Fehleingabe und verwirft die Koordinaten. Also ist es zwingend erforderlich dass, bevor Sie diesen Button betätigen, Sie sicher sind dass alle Standorte (Lieferscheine) bereits eingegeben wurden. Wenn die Koordinaten von der Speicherkarte ausgelesen wurden, werden im rechten Teil des Arbeitsbereiches die hinzugefügten Koordinaten per GPS-NR angezeigt. Ebenso werden die auf der Speicherkarte gespeicherten Koordinaten, die keinem Standort zugeordnet werden konnten und verworfen wurden angezeigt. Seite 37 von 41

38 Daten auf Speicherkarte schreiben Um jetzt allen Fahrern die Daten gleichermaßen bereit zu stellen, müssen Sie noch mal, nach erfolgreichem auslesen aller Daten, die Speicherkarten in den Kartenleser einlegen. Durch einen einfachen Klick auf Koordinaten auf das Navigationssystem schreiben werden automatisch alle Daten aktuell auf die Speicherkarte übertragen nachdem die Daten erfolgreich übertragen wurden wird im rechten Teil des Arbeitsbereiches eine Meldung nach dem folgenden Schema ausgegeben: Seite 38 von 41

39 Diese Meldung zeigt alle übertragenen Koordinaten per GPS-NR an. Ebenfalls werden die Standorte ersichtlich für die noch keine GPS-NR gespeichert wurde und damit auch keine Koordinaten vorliegen (Diese Standorte werden mit Kein Datensatz für... angezeigt). Seite 39 von 41

40 Speicherkarten reparieren Es kann vorkommen das eine Speicherkarte mal nicht mehr korrekt arbeitet. Dieses kann als Ursache haben, das ein Fahrer diverse Grundeinstellungen verändert hat oder die Karte z.b. auf dem Armaturenbrett im Sommer extrem hohen Temperaturen ausgesetzt war. In diesem Fall prüfen Sie einfach, ob es sich um eine Deutschland / Europa oder Niederlande Karte handelt, legen diese in den Speicherkartenleser ein und wählen entsprechend der Karte einen der folgenden Buttons Seite 40 von 41

41 Neue Speicherkarten erstellen Bei dem Erwerb eines neuen Navigationssytems oder beim Verlust einer Karte muss die Software neu auf die Speicherkarte installiert werden. In diesem Fall prüfen Sie einfach, ob eine Deutschland / Europa oder Niederlande Karte benötigt wird, legen eine Speicherkarte in den Speicherkartenleser ein und wählen entsprechend der Karte einen der folgenden Buttons. ACHTUNG: der Inhalt der Speicherkarte wird bei diesem Vorgang komplett gelöscht und danach die neue Software aufgespielt. Seite 41 von 41