Nachfolgend finden Sie sämtliche Antworten auf die Fragen welche wir termingerecht für die Submission Rechenzentrum erhalten haben:

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1 G E M E I N D E N E U E N H O F GEMEINDE NEUENHOF 5432 Neuenhof Telefon: Internet: FINANZVERWALTUNG Bearbeitet durch: Marcel Käufeler Direktwahl: 056 / Fax: 056 / marcel.kaeufeler@neuenhof.ch An alle Anbieter für die Rechenzentrumsdiensleistung Gemeinde Neuenhof Neuenhof, 21. Dezember 2015 en zu den Ausschreibungsunterlagen Sehr geehrter Damen und Herren Nachfolgend finden Sie sämtliche en auf die Fragen welche wir termingerecht für die Submission Rechenzentrum erhalten haben: Anbieter A: Bitte um genaue Auflistung der User Personen nach folgenden Kriterien: - Voll-User BG grösser 50% - Voll-User BK kleiner 50% - Office-User: - Office und Abfrage-User: - Schalter User Leider ist im Anhang 1 kein HW-Inventar auf zu finden. Wir benötigen folgende Angaben: - Gerätespezifikationen der Drucker - Gerätespezifikationen der PC- Arbeitsplätze - Spezifikationen Server - Welche Antivirus-Software wird eingesetzt? - Verfügt die Gemeinde Neuenhof über ein Netzwerkplan? Bitte um Beilage. Ist Neuenhof im Besitz der Lizenzen für folgende Software und falls ja, in welcher Anzahl? - Adobe Acrobat Standard - WinRar - PDF-Architect und PDF-Creator - Snagit Wie viele Users benötigen MS Visio? Handelt es sich bei den 2920er Switches um PoE Switches? Voll User- Grösser 50%: 45 User Voll User Kleiner 50%: 12 User Office-User: 3 User Abfrage-User: 3 User Schalter-User: 6 User Drucker Inventar als separate Beilage 1 PC Arbeitsplätze: Fujitsu Esprimo Q910 sowie Fujitsu Esprimo Q900 Keine eigenen Server (VM-Infrastruktur IT Baden), z.t. geteilt mit anderen Kunden McAfee, keine eigenen Lizenzen Netzwerkplan als separate Beilage 2 Die Gemeinde Neuenhof hat für keiner dieser Software eigene Lizenzen. Die Lizenzen beschafft die Stadt Baden und sollen in der Offerte integriert sein. Total 3 User verwenden die Software MS Visio. Zurzeit besitzt die Gemeinde Neuenhof keine POE Switches, mit der Neuanschaffung der Telefonanlage werden die bestehenden Switches mit POE-Switches ersetzt. en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 1 / 7

2 Folgende Frage wird nicht verstanden: Der Anbietende erbringt die Leistungen nach Aufwand aber mit Kostendach. Dieses ist für die ersten 3 Jahre fix. Welche Vertragslaufzeit wird durch die Gemeinde Neuenhof angestrebt? Wir erwarten ein entsprechendes Angebot für den zu evaluierenden Rechenzentrumsbetrieb. Was muss in diesem Punkt durch den Anbieter beigelegt werden im Angebot? Grundsätzlich erwarten wir ein Angebot nach Aufwand mit der Zusage eines über 3 Jahre fixen Kostendaches. Grundsätzlich ist eine fünfjährige Vertragslaufzeit vorgesehen, eine einseitige Kündigung mit einer Kündigungsfrist von zwölf Monaten muss möglich sein. Das Kostendach ist auf drei Jahre festzusetzen. Die Kosten für das Initialprojekt sind in jedem Fall separat auszuweisen. Im Angebot ist nachzuweisen, dass der verlangte Leistungsumfang mengenmässig erbracht wird. Anbieter B: Verfügt die Gemeinde Neuenhof über gültige MS Office Lizenzen 2013 oder 2016? Was sind dies für Lizenzen (Open License GOV). In Ihrer Ausschreibung wird beschrieben, dass eine Internetleitung vom Kanton mit einer Bandbreite von1000kbs /500 KBs zur Verfügung steht. Ist das diese Verbindung von Neuenhof zum RZ Stadt Baden oder steht da noch eine andere schnellere Verbindung zur Verfügung? Das ausführliche Inventar des Mengengerüsts Hardware (Anhang 1 Ihrer Offertanfrage) finden wir nicht in den Unterlagen. Wir benötigen dies für unsere Offerte. Wir benötigen eine NEST und ABACUS Lizenzübersicht für unsere Offerte. Ist Paint.net eine Applikation, welche im RZ betrieben wird? Wird FUEGO im RZ, lokal oder webbasierend betrieben? Nein, die Gemeinde Neuenhof besitzt keine eigene Office Lizenzen. Zurzeit stellt die Stadt Baden das Office 2007 zur Verfügung. Die Office Lizenzen sind in der Eingabe mit zu offerieren. Siehe Anmerkung Anbieter F / Frage 1 In der Beilage 1 finden Sie ein Inventar über sämtliche Drucker Hardware. Weiter sind 52 PC Arbeitsplätze der Modelle Fujitsu Esprimo Q910 sowie Fujitsu Esprimo Q900 im Einsatz. Bei Realisierung des Projektes, wird eine VOIP Telefonanlage in Betrieb sein. Ebenfalls werden POE Switches (Anschaffung 2016), welche im Besitz der Gemeinde Neuenhof sind, im Einsatz sein. Server siehe separate Beilage 3 Ja, Paint.net wird im RZ betrieben. Die Software Fuego ist seit kurzem nicht mehr in Betrieb, die Software wurde durch das Webbasierte Lodur ersetzt. en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 2 / 7

3 Wird das GIS Neuenhof als Webapplikation mit Schnittstelle zu NEST betrieben? Das GIS Neuenhof wird zurzeit als Webapplikation betrieben ohne Schnittstelle zu Nest. Im Jahre 2016 wird die Ablösung des Systems GemDat durch die Software Baupro vorgenommen. Es ist denkbar, dass mit der Einführung von Baupro, welche über eine Schnittstelle zum Objekt/Subjekt Register von Nest verfügt, ebenfalls eine Schnittstelle von der Software GIS zu Nest eingeführt wird. Anbieter C: Sie erwarten ein Angebot für die nächsten drei Jahre. Bei den Eignungskritierien sind aber Wiederkehrende Kosten für das 2 5 Jahr gefordert. Welche Kosten sollen aufgeführt werden? Beim bestehenden Anbieter entstehen höchstwahrscheinlich keine Aufwendungen für das Initialprojekt. Wie stellen Sie einen fairen Vergleich sicher? Gemäss Ihrem Dokument liegt der Offertanfrage ein ausführliches Inventar bei. Bitte teilen Sie uns mit, wo wir dieses Dokument finden. Haben Sie das Ziel, die bestehenden Clients und Drucker weiterhin zu nutzen? Können Sie uns mitteilen, welches Softwareprodukt von wie vielen Benutzern genutzt wird? Können Sie uns mitteilen, welche Microsoft Lizenzen (Version, Menge) vorhanden sind (lautend auf den Namen Neuenhof)? Verfügen Sie auch über Virenschutz-Lizenzen? Wenn Ja welche und Anzahl? Sind alle Softwareprodukte in der Liste auf dem Zentralen Desktop implementiert? Grundsätzlich erwarten wir ein Angebot nach Aufwand mit der Zusage eines über 3 Jahre fixen Kostendaches. Grundsätzlich ist eine fünfjährige Vertragslaufzeit vorgesehen, eine einseitige Kündigung mit einer Kündigungsfrist von zwölf Monaten muss möglich sein. Das Initialprojekt ist in jedem Fall separat auszuweisen. Die Vergabestelle wird die Kalkulation der Angebote überprüfen und allenfalls notwendige Korrekturen beim Angebotspreis vornehmen. Ja, die Clients wie auch die Drucker sollen in das neue Rechenzentrum integriert werden. Office und Tools flächendeckend Kern- und Branchenapplikationen gemäss Usergruppen (kann kurzfristig nicht erhoben werden) Die Gemeinde Neuenhof besitzt keine eigene Office Lizenzen. Die Office Lizenzen sind in der Eingabe mit zu offerieren. Im Einsatz ist zur Zeit der Virenschutz McAfee. Die Lizenzen werden jedoch vom RZ zur Verfügung gestellt und sind nicht im Besitz der Gemeinde Neuenhof. Die Lizenzen sind in der Eingabe mit zu offerieren. Ja, mit Ausnahmen der drei entsprechend aufgeführten (Easy Tax, Easy-Soz, Giromat PS2) en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 3 / 7

4 Verfügen Sie heute nebst dem KOMKA Anschluss über einen zusätzlichen Internet- Anschluss? Gemäss Ihrem Dokument sehen Sie vor, den 1st Level Support selbständig zu machen. Können Sie uns mitteilen, welche Arbeiten durch Sie ausgeführt werden sollen? Was ist der Grund, dass zwischen der Zuschlagsverfügung und der Umsetzungsphase zwei Monate vergehen? Besteht die Möglichkeit einer vor Ort Besichtigung in Neuenhof? Was verstehen Sie genau unter Restorezeit" ist auf maximal einen Arbeitstag vorzusehen? Verfügen alle Drucker über einen Netzwerkanschluss? Bestehen für alle Softwareprodukte entsprechende Pflegeverträge mit den Herstellern? Nein, es bestehen keine weiteren Internetanschlüsse. Einfache Nutzeranfragen (Kernapplikationen & Office) Anspruchsvolle Abacus/Nest-Fragen Koordination Supportanfragen und deren Priorisierung. Im 1.Quartal 2016 wird die Telefonanlage ersetzt. Man will Überschneidungen der Umsetzung verhindern und die Projekte gestaffelt und ohne Zeitdruck über die Bühne bringen. Die Details zur Umsetzung werden mit dem zukünftigen Partner abgesprochen, sollte eine frühere Umsetzung möglich und realistisch sein, ist dies nicht ausgeschlossen. Nein. Es findet keine Besichtigung statt. Es muss mindestens einmal pro Tag eine Sicherung durchgeführt werden. Ja, sämtliche Drucker sind am Netzwerk angeschlossen. Ja, ausser der Support in den Ausschreibungsunterlagen wurde mit IT Baden betitelt. Anbieter D: Welche der zu betreibenden Softwareprodukte werden als geschäftskritisch eingestuft? Für welche geschäftskritischen Softwareprodukte besteht kein Wartungs- und Supportvertrag mit dem Hersteller/Anbieter? Wie hoch ist die Anzahl registrierter Anwender für jedes geschäftskritische Softwareprodukt? Wie sind die bestehenden Hardwarekomponenten bezüglich Leistung, Ausrüstung, Alter und Betriebssystem spezifiziert (Hardware-Inventar Anhang 1 fehlt in den Ausschreibungsunterlagen)? Welche der im Ausschreibungsdokument unter Mengengerüst Hardware- aufgeführten Geräte, befinden sich nicht im Besitz der Gemeinde Neuenhof? ABACUS/NEST/BAUPRO,Office,STAG / STAR / DIGITAX, Verana, Axioma, GIS, Tutoris, Expert Office. Kann kurzfristig nicht erhoben werden. Sämtliche Hardware ist in unserem Besitz; Hinweis: die Drucker sind geleast. (siehe oben) en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 4 / 7

5 Wie viele Supportanfragen wurden in den letzten 12 Monaten durch die Gemeinde Neuenhof an das IT-Helpdesk gerichtet? Wie hoch war in den letzten 12 Monaten der Anteil der Supportanfragen welche zur Lösung einen Einsatz des IT-Supports vor Ort in Neuenhof notwendig machten? Es wurden rund 200 Supportanfragen von der Gemeinde Neuenhof an den IT-Helpdesk gerichtet. Etwa 50 Supportanfragen wurden vor Ort gelöst. Die Anzahl erscheint hoch, grundsätzlich hätten weitere Anfragen evtl. von extern gelöst werden können, da die IT Baden jedoch bis anhin jeweils am Mittwoch einen jour fix hatte, an welchem sie vor Ort warten, wurden verhältnismässig viele Anfragen vor Ort gelöst. Anbieter E: Die Frist für die Einreichung des Angebotes ist mit dem ohne Zeitangabe angegeben. Wann ist der spätest mögliche Zeitpunkt an diesem Tag für die Offertabgabe? Punkt 4.1. Pflichtenheft auf Seite 5/21: Besteht eine LAN-Verbindung vom Gemeindehaus zu den erwähnten Aussenstellen Feuerwehr, Bauamt und Schule Neuenhof?. Wenn ja, welche? Können diese Verbindungen weiter verwendet werden? Wer ist Eigentümer dieser Verbindungen? Punkt Pflichtenheft auf Seite 5/21: Der Abschnitt endet mit der Bemerkung "das ausführliche Inventar liegt dieser Offertanfrage im Anhang 1 bei". Da wir kein solches Inventar im erwähnten Anhang gefunden haben, bitten wir um entsprechende Nachlieferung des erwähnten Inventars. Punkt auf Seite 7/21: Bitte nennen Sie die zu offerierende Anzahl Konten (named user) sowie die Anzahl Konten (Gruppen-User, zb. gmeindekanzlei@neuenhof.ch, usw.) Anzahl Benutzer: In Punkt 1 Pflichtenheft auf Seite 2/21 sind 55 auf der Verwaltung beschäftigte Personen erwähnt, in Punkt 4.1 und Pflichtenheft ist von einer unterschiedlichen Anzahl PCs (52) in Netzwerk (und 5 Notebooks ausserhalb des Netzwerks) die Rede. Welche Anzahl Benutzer ist nun konkret zu offerieren? Spätester Eingabetermin ist Schalterschluss, dieser ist am 8. Januar 2016 um Uhr. Zu den Aussenstandorten Feuerwehr, Bauamt und Schule besteht eine Glasfaserverbindung welche im Besitze der Gemeinde Neuenhof ist und weiterhin genutzt werden kann. 50 persönliche Mailkonten 13 unpersönliche Mailkonten (shared) 8 Ressourcen Mailkonten (room) 8 Weiterleitungen / Verteiler Dass die Anzahl Benutzer und die Anzahl PC bzw. Notebooks unterschiedlich ist, stellt keinen Wiederspruch dar, schliesslich werden verschiedene Workstations von mehreren Benutzer verwendet. Accounts aktuell im AD: 47 Mitarbeitende 7 Lernende 15 Multiuser bzw. Serviceaccounts en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 5 / 7

6 Anbieter F: Präzisierung der Ausschreibungsunterlagen: Der Zugang zum Internet erfolgt über die Breitbandnetzwerkverbindung des Regionalnetzwerkes Baden via RZ Baden. Ebenfalls via RZ Baden ist der Zugang zum Kommunikationsnetzwerk (KOMKA) realisiert; die Gemeinde Neuenhof hat keinen eigenständigen KOMKA- Zugang. Alle Firewallsysteme der Gemeinde Neuenhof befinden sich im RZ Baden. Im Gemeindehaus Neuenhof existiert ein dedizierter ADSL-Intenetzugang (Leistungsangebot Schulen ans Internet der Swisscom), über welches das Schulnetz und die VLAN-Router in den Sitzungszimmern angeschlossen sind; dieser Internetzu-gang ist vom Verwaltungsnetzwerk aus Sicherheitsgründen physisch abgetrennt, weil dieser nicht über eine separate Firewall geschützt ist. Müssen alle Kosten für die beschriebenen Grundleistungen offeriert werden, also auch die Kosten für Datenverbindung Baden Neuenhof (welche aktuell von der Gemeinde Neuenhof direkt finanziert werden)? Pkt. 7.2, Werden die Eignungskriterien binär bewertet, d.h. ein Anbieter welche eine Anforderung nicht erfüllt wird vom Verfahren ausgeschlossen? Muss der Anbieter selber und/oder zusammen mit allfälligen Subakkordanten die Eignungskriterien erfüllen können? In Bezug auf das EK4: Muss dieses Eigungskriterium erfüllt sein auch wenn dieses für die Erfüllung der Anforderungen gemäss Ausschreibung nicht relevant ist (weil gar keine Datenund Programm-Migration durchgeführt werden muss)? Pkt. 7.3, Gehen wir richtig in der Annahme, dass es sich hierbei um Zuschlagskriterien handelt? Bei den Zuschlagskriterien Unternehmen / Referenzen und Auftragsanalyse / Konzeption fehlen unserer Meinung die Gewichtigungen der aufgeführten Teilkriterien gemäss 18 Abs. 3 SubmD; könnte die Vergabestelle diese bitte noch bekanntgeben? Pkt 8.2 Was für Informationen werden in diesem Kapitel des Angebotes genau erwartet (Bitte kurz beschreiben)? Zur Kenntnis aller Anbietenden Werden die Kosten inkl. Datenverbindung offeriert, sind die Kosten zu beziffern. Die Evaluation wird auf Basis inkl. Kosten Datenleitung vorgenommen. Zu Pkt. 7.2.: Ja. Die Nichterfüllung der Eignungskriterien führt zum Ausschluss. Zu Subunternehmer: Die Eignung bzw. das Erfüllen der Eignungskriterien ist nicht nur von den Anbietern, sondern auch von den Subunternehmungen nachzuweisen, wenn diese wesentliche Leistungsteile erbringen. Eignungskriterium 4: Ja Ja, der Titel zu Ziff. 7.3 ist falsch und sollte lauten Zuschlagskriterien. Das ergibt sich ohne weiteres aus der weiteren Beschreibung in dieser Ziffer. Die Bewertung wird als Gesamtbewertung vorgenommen werden, nicht anhand einzelner Teilkriterien. Ziff. 8.2 trägt den Titel Angebotsgliederung. Es geht also um den Aufbau und die Struktur des Angebotes mit den notwendigen Beilagen, um danach die Prüfung der Eignungs- und der Zuschlagskriterien vornehmen zu können. Erwartet werden die erwähnten Angaben zum Anbieter und zur angebotenen Leistung. en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 6 / 7

7 Anbieter G: Das ausführliche Inventar liegt dieser Offertanfrage im Anhang 1 bei. Leider vermisse ich den Inventar. Können Sie uns den Inventar noch nachliefern? Eine weitere Firewall besteht im RZ der Bedag Informatik AG. In Welchem Zusammenhang steht hier die BEDAG? Verfügbarkeit von 99% Ausfallzeit von weniger als 26 Stunden. Wie ist die Berechnung der 26 Stunden zustande gekommen? Gelten hier die gleichen Bestimmungen wie unter Punkt 7.1 oder wird bei einem nicht 100% igen Erfüllen das Angebot zwar weitergezogen, jedoch schlechter bewertet, anstelle eines Ausschlusses? Wir haben keinen Zusammenhang mit der Firma BEDAG, es handelt sich hier aus eine versehentlichen Überbleibsel einer alten Ausschreibung. 1% der mutmasslichen Servicezeiten wie folgt berechnet: 365 Tage./. 104 Wochenendtage = 261 Tage 261 Tage * 1% = 2.61 Tage 2.61 Tage * 10 Std. Service = 26.1 Stunden Die Nichterfüllung der Eignungskriterien führt zum Ausschluss. Weitere Fragen werden keine beantwortet. Sollte jedoch einzelne unserer en nicht komplett beantwortet oder nicht verständlich sein, werden wir auf Rückfrage gerne allfällige Präzisierungen sämtlichen Interessenten auf der Homepage zur Verfügung stellen. Wir bitten um rechtzeitige Eingabe der Offerte bis am Freitag, um Uhr an folgende Adresse: Gemeinderat Neuenhof Vermerk: Offerteingabe Gemeinde-Informatik Zürcherstrasse Neuenhof Freundliche Grüsse Finanzverwaltung Neuenhof Marcel Käufeler Finanzverwalter-Stv. - Beilagen erwähnt en zu den Ausschreibungsunterlagen_ _Veröffentlichung.docx Seite 7 / 7