Handbuch. Lotus Notes Anwendung zur übersichtlichen Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von IDA-Aufträgen im Workflow. Stand: Februar 2012

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1 Handbuch IDA-Aufträge 1 für Lotus Notes Lotus Notes Anwendung zur übersichtlichen Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von IDA-Aufträgen im Workflow. Stand: Februar SD DataTec Jürgen Gabel Alle Rechte vorbehalten.

2 Einführung sdd IDA-Aufträge: Übersichtliches Beantragen, Genehmigen und Verwalten von IDA- Aufträgen im Workflow. 1. Copyright und Haftungsbeschränkungen Das Programm sdd IDA-Aufträge und die dazugehörige Dokumentation unterliegen dem alleinigen Copyright des Herstellers SD DataTec Jürgen Gabel. Das vorliegende Programm wurde mit grösster Sorgfalt erstellt. Der Autor und Herausgeber haftet jedoch weder für Fehler oder Versäumnisse noch für die Bnutzung des behandelten Materials und die Entscheidungen, die infolgedessen getroffen werden. Es wird keine Gewähr, weder direkt noch indirekt, hinsichtlich der Nutzung der Software und des Inhaltes des Dokumentation, der Marktgängigkeit oder der Eignung für einen bestimten Zweck übernommen. Weder der Autor der Dokumentation noch der Hersteller der Software können für direkte, indirekte, Neben- und Folgeschäden haftbar gemacht werden, die durch die Nutzung der Software oder der Dokumentation entstehen. Das alleinige Risiko liegt beim Anwender dieser Software. Jeder Anwender erkennt diese Bestimmungen beim Einsatz von sdd Urlaubsverwaltung für Notes uneingeschränkt an. Alle hier genannten Marken- oder Produktbezeichnungen sind Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 2. Leistungsmerkmale Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für IDA-Aufträge im Workflow Vewalten der genehmigten IDA-Aufträge Dokumentation von IDA-Abfragen und Abfrageergebnissen Besondere Leserechte für z.b. Revision SD DataTec Jürgen Gabel Seite 2 von 7

3 3. Einsatz und Einschränkungen der Demo-Version Die Demoversion der IDA-Aufträge erlaubt das Speichern von max. 5 IDA-Aufträgen. Ansonsten bietet die Demoversion alle Funktionen der Vollversion. Die Trial-Version ist im Umfang nicht eingeschränkt und für einen bestimmten Zeitraum (i.d.r. 30 Tage) voll funktionsfähig, danach muss ein gültiger Lizenzschlüssel angegeben werden, um die Anwendung weiterhin nutzen zu können. Um einen Lizenzschlüssel für die Trial-Version zu erhalten, senden Sie bitte ein Mail an domino@sdd.de. Wir lassen Ihnen dann einen 30 Tage gültigen Schlüssel zukommen. Mit einem Lizenzschlüssel für die Vollversion können Sie später die Trial-Version in eine Vollversion umschalten. Wählen Sie dazu im linken Rahmen den Eintrag Datenbankprofil und geben Sie hier den per erhaltenen Lizenzschlüssel ein. 4. Installation und Einrichtung Kopieren Sie die Datenbank in das lokale Datenverzeichnis von Notes oder in das Datenverzeichnis am Server. Achtung: Bei lokaler Verwendung muss die konsistente ACL aktiviert werden, um alle Funktionen bereitzustellen. Die konsistente ACL kann in der Zugriffskontrollliste der Datenbank im Reiter Erweitert eingestellt werden. Setzen Sie hier ein Häkchen bei Konsistente ACL über alle Repliken erzwingen. 5. Zugriffsrechte (ACL) einstellen Richten Sie jetzt anschliessend die Zugriffskontrollliste (ACL) der Datenbank ein. Benutzer benötigen mindestens Autorrechte um Dokumente (Anträge) erstellen oder genehmigen zu können. Mitarbeiter, die ALLE IDA-Aufträge lesen dürfen, erhalten die Rolle [Revisor]. Administratoren des Unternehmens erhalten Zugriffsrecht Manager und zusätzlich die Rolle [Admin]. Der/die IDA-Verantwortlichen erhalten mindestens Autor-Recht in der Datenbank und müssen zusätzlich vor Einsatz der Anwendung im Datenbankprofil benannt werden, damit diese alle IDA-Aufträge bearbeiten können. Alternativ können die IDA-Verantwortlichen auch mit dem Zugriffsrecht Editor ausgestattet werden. Dies erspart aber nicht das Einpflegen der IDA-Verantwortlichen in das Datenbankprofil. Bitte beachten Sie: Bei den ausgelieferten Datenbanken ist der Default-Zugriff auf Manager voreingestellt. Bitte stellen Sie die auf Kein Zugriff, sobald Sie die ACL eingerichtet haben SD DataTec Jürgen Gabel Seite 3 von 7

4 6. Datenbankprofil Im Datenbankprofil kann festgelegt werden, ob ein Datenschutzbauftragter oder koordinator in den Workflow integriert werden soll. Dieser bestimmt dann die Art der Verteilung für die genehmigten IDA-Aufträge. Außerdem können hier die IDA-Verantwortlichen festgelegt werden. Erst dann sehen die entsprechenden Personen auch die Ansichten mit allen genehmigten IDA- Aufträgen. Lizenzschlüssel: Geben Sie hier einen gültigen Lizenzschlüssel ein, um die Anwendung als Trial- oder Vollversion freizuschalten SD DataTec Jürgen Gabel Seite 4 von 7

5 7. Arbeiten mit sdd IDA-Aufträge Im Antrag legen die Mitarbeiter die Kerndaten der IDA-Abfrage fest. Dazu zählen Ansprechpartner, Inhalt der Abfrage und Zyklus bzw. Termin für die gewünschte IDA- Abfrage. Außerdem wird an dieser Stelle festgelegt, wer als fachlich Vorgesetzter den Antrag genehmigen kann. Nach Eingabe aller notwendigen Daten kann der Antrag mit der Schaltfläche zur Genehmigung einreichen an den fachlich Vorgesetzten gesendet werden. Dieser kann den Antrag dann mit den entsprechenden Schaltflächen genehmigen oder ablehnen. Der Absender wird hierüber informiert. Bei Genehmigung auch der Datenschutzbeauftragte und oder der/die IDA-Verantwortlichen SD DataTec Jürgen Gabel Seite 5 von 7

6 8. Navigieren in der Anwendung In der Anwendung gibt es in der linken Navigation der Eintrag persönliche IDA- Aufträge. Hier sind eigene IDA-Aufträge nach verschiedenen Kriterien zu finden. Außerdem können Genehmiger hier die noch zu genehmigenden Anträge finden (Ansicht noch zu genehmigen ) In den darunter gelisteteten Ansichten genehmigte IDA-Aufträge findet der/die IDA- Verantwortliche(n) alle genehmigten Anträge. Diese Rubrik und die dazugehörigen Ansichten sind sichtbar für die im Datenbankprofil angegebenen IDA- Verantwortlichen, sowie für Benutzer mit der Rolle [Revision] oder [Admin]. Ganz unten in der Navigation findet sich unter Stammdaten das Datenbankprofil. Sichtbar ist dieser Rubrik für alle Mitarbeiter mit der Rolle [Admin] SD DataTec Jürgen Gabel Seite 6 von 7

7 9. Update der Anwendung Auf unserer Homepage stellen wir die jeweils aktuelle Version gepackt als Download zur Verfügung. Um die Gestaltung einer bestehenden Datenbank zu aktualisieren, entpacken Sie die NSF-Datenbank aus dem heruntergeladenen Archiv und ändern anschliessend die Dateiendung von nsf auf ntf. Damit erzeugen Sie die für das Update notwendige Schablone. Kopieren Sie diese Datei in Ihr Notes-Datenverzeichnis. Wählen Sie anschliessend Ihre produktive Anwendung und klicken Sie im Menü <Datei>, <Datenbank> auf den Menüpunkt <Schablone wechseln>. Jetzt wählen Sie die zuvor erstellte Schablone aus und klicken auf Ersetzen. Innerhalb weniger Sekunden ist das Update abgeschlossen. Ihr Lizenschlüssel und alle Daten bleiben so erhalten. 10. Copyright Diese Software unterliegt internationalen Copyright-Bestimmungen. Kein Teil davon darf ohne schriftliches Einverständnis des Autors in anderen Anwendungen weiterverwendet werden. Auch eine Veröffentlichung oder Freigabe des Quellcodes ist untersagt. Zuwiderhandlung wird konsequent und unter Ausschöpfung aller rechtlichen Mittel verfolgt. Der Einsatz der Software erfolgt auf Basis des beiliegenden Lizenzvertrags. Sollten Sie dem Lizenzvertrag oder Teilen daraus nicht zustimmen, geben Sie bitte die Software inkl. Zubehör an die Stelle zurück, bei der Sie die Software erworben haben. 11. Kontakt & Support Bei Problemen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte schicken Sie uns Ihr Anliegen per an die Adresse Geben Sie in diesem Mail auch etwas über die Systemumgebung an (z.b. Betriebssystem, Notes-Version,...). Unsere Adresse SD DataTec Jürgen Gabel Überberger Weg Altensteig Tel.: Fax: SD DataTec Jürgen Gabel Seite 7 von 7