Anleitung Vereinszone Swiss Swimming

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1 Anleitung Vereinszone Swiss Swimming Version 1.1, Was bietet Ihnen die Datenbank von Swiss Swimming in der Vereinszone? Lizenzverwaltung Mitgliederverwaltung Verbindung zum Teammanager Swiss Swimming Zugang/Loging Verantwortliche im Verein Login Arbeiten im System Mitglieder Lizenzen Mitgliederverwaltung Filtern und Exportieren von Mitgliedern Mitgliederliste/Übersicht aller Mitglieder Mitglieder bearbeiten oder neu erfassen Lizenzverwaltung Neuerungen beim Beantragen von Lizenzen Neue Lizenz erfassen Wiederlizenzierung zum Saisonbeginn- Relizenzierung Lizenzierung/Wiederlizenzierung einzelner Athleten während der Saison Lizenzliste... 9

2 1 Was bietet Ihnen die Datenbank von Swiss Swimming in der Vereinszone? 1.1 Lizenzverwaltung - Zugang und Verwaltung ihrer Lizenzdaten - Anträge für neue Lizenzen - Anträge zur Wiederlizenzierung (Relizenzierung) - Ausdruck von Lizenzlisten 1.2 Mitgliederverwaltung - Zugang und Verwaltung aller ihrer Mitglieder - Erfassen von neuen Personen - Sortieren von Personen nach Team - Ausdrucken von Mitgliederlisten - Anhängen von Dokumenten und Bilder zu einer Person 1.3 Verbindung zum Teammanager Swiss Swimming - Die Daten werden nur im Extranet Swiss Swimming (Vereinszone) geführt - Wir bieten einen Datenexport in den Teammanager (muss beantragt werden) - Meldungen für Wettkämpfe erfolgen weiterhin via Teammanager 2 Zugang/Loging 2.1 Verantwortliche im Verein Melden sie uns eine oder mehrere Personen, die den Zugang zu ihren Vereinsdaten und Lizenzdaten erhalten soll. - Diese Person muss in unserer Datenbank mit Adresse und Adresse erfasst werden. - Wir veranlassen den Zugriff zu ihren Mitglieder- und Lizenzdaten. 2.2 Login Erstes Login: Mit ihrer bei uns registrierten adresse können sie dann ein Passwort anfordern. Regelmässiges Login: Eingabe von Benutzername ( ) und Passwort. Ausloggen: Klicken sie beim Verlassen des Extranets den Menü Punkt Abmelden. Link:

3 3 Arbeiten im System 3.1 Mitglieder Unter Mitglieder finden sie: Wegleitung: :Eine Anleitung zum Verwalten aller ihrer Mitglieder Mitgliederverwaltung: Die Gesamtübersicht aller ihrer Mitglieder. Mitgliederbeitritt: Eine Maske zum Erfassen einer neuen Person. 3.2 Lizenzen Unter Lizenzen finden sie: Wegleitung: Eine detaillierte Anleitung zum Verwalten aller ihrer Lizenzen. Lizenzliste: Gesamtübersicht aller ihrer Lizenzen. Neulizenzierung: Maske zum Erfassen einer neuen Lizenz. Relizenzierung: Liste ihrer bestehenden Lizenzen, die wir für die Wiederlizenzierung anfangs Saison vorbereitet haben. 4 Mitgliederverwaltung Alle Personen die bei der Mitgliederverwaltung angezeigt werden haben eine Mitgliedschaft zu ihrem Verein. Dies sind hauptsächlich folgende Personen: - Personen die eine Lizenz haben oder jemals für ihren Verein lizenziert waren - Personen die eine Richter oder Trainerausbildung haben - Personen, die sie uns mit der vollständigen Mitgliederliste gemeldet haben - Personen die nicht angezeigt werden müssen noch mit ihrem Verein verknüpft werden. 4.1 Filtern und Exportieren von Mitgliedern

4 4.2 Mitgliederliste/Übersicht aller Mitglieder Exportieren der Auswahl druch drücken des Buttons Export Blättern in den Daten durch klciuken auf die entsprechednen Pfeile Anzeigen von mehr als 25 Daten pro Seite 4.3 Mitglieder bearbeiten oder neu erfassen Durch Klicken auf die Zeile des entsprechenden Mitgliedes in der Mitgliederliste kommen sie zu der Maske mit den Detailangaben des Mitglieds. Datenbereinigung Bei allen Vereinen hat es viele Mitglieder die unvollständige oder unbekannte Adressen haben. Bei Einträgen Unbekannt, bitte die Adressen ergänzen. Daten bearbeiten Personen Daten - Die Personen/Lizenznummer kann nicht verändert werden. - Falls sie einen Fehler im Namen/Vornamen finden bitten wir sie, uns dies schriftlich zu melden. Passfoto hochladen Sie können zu jeder Person ein Passfoto hochladen. Bei Personen, die neu erfasst werden, muss jedoch zuerst der Button Speichern gedrückt werden, damit anschliessend ein Passfoto hochgeladen werden kann.

5 Achtung: Für alle Wasserball Lizenzen ist es zwingend, ein Passfoto hoch zu laden. 1) Bereiten sie ein Passfoto (max. 100kb) auf ihrem Computer vor 2) Bildformat.jpg oder.gif 3) Klicken sie auf das Lupensymbol rechts im Feld Detailbild 4) Wählen sie das gewünschte Bild 5) Klicken sie auf öffnen Bild Pfad: Das Bild ist hochgeladen und beim Klicken des Buttons speichern. Auf der Personenmaske wird das Bild gespeichert. Das Bild ist nur beim SSCHV sichtbar. Adress Daten:Das Feld Adresse darf nicht leer sein. Bei vielen Personen finden sie den Eintrag unbekannt. Bitte aktualisieren! Land: Beginnen sie mit tippen der Bezeichnung des Landes; es erschient ein Auswahlfenster mit den Ländern. Bitte das gewünschte Land anklicken. Mitgliedschaft:Mitgliederbereinigung: Unter Mitgliedschaft können sie Personen, die schon lange aus ihrem Verein ausgetreten sind mit dem Status Ausgetreten bezeichnen. Diese Mitglieder erscheinen dann nicht mehr in ihrer Liste. Die Verknüpfung zum Verein wurde gelöscht.

6 Team: Eine Teameinteilung kann bei Bedarf im Textfeld Team gemacht werden Dokumente hochladen: Dokumente, die auf unserer Datenbank zu der Person gespeichert werden sollen, können unter neues Dokument hochgeladen werden. Das Dokument ist nur beim SSCHV sichtbar. Achtung: Für alle Wasserball Lizenzen ist es zwingend, eine gültige Passkopie hoch zu laden. Die Dokumente werden in der SSCHV Datenbank bei dieser Person abgelegt und sind für die Vereine nicht sichtbar. Alle Daten speichern Die Daten können nur gespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Pflichtfelder sind rot eingerahmt. Vorname Name Geburtsdatum Geschlecht Nationalität

7 Adresse (Strasse, Nr. oder Postfach) PLZ Ort Land 5 Lizenzverwaltung 5.1 Neuerungen beim Beantragen von Lizenzen Ersatz Papierformular: Lizenzen werden neu nur noch via Online System gelöst. Dies gilt sowohl für Erneuerungen wie für Neulizenzierungen. Es braucht keine Formulare mehr. Ersatz Unterschrift: Mit dem Akzeptieren der Lizenzbedingungen stellt die Person, die die Lizenz löst, sicher, dass der Athlet und/oder dessen gesetzliche Vertreter die Bedingungen zur Kenntnis genommen haben und ihre Zustimmung dazu gegeben haben. Der Antragsteller bestätigt, dass die zu lizenzierende Person oder dessen gesetzlicher Vertreter über die Bestimmungen und Reglemente des SSCHV informiert wurde und diese anerkannt wurden. Die zu lizenzierende Person anerkennt das Doping-Statut von Swiss Olympic (inkl. Ausführungsbestimmungen) und die ausschliessliche Zuständigkeit der Disziplinarkammer von Swiss Olympic zur erstinstanzlichen Be-urteilung von Dopingvergehen ( Sie unterstellt sich ausdrücklich deren Beurteilungskompetenz. Diese Entscheide können an das TAS (Tribunal Arbitral du Sport) in Lausanne weitergezogen werden, welches endgültig entscheidet - unter Ausschluss der ordentlichen Gerichte. Ersatz Lizenzliste zur Wiederlizenzierung: Für die Lizenzerneuerungen stellen wir ihnen die Liste der Lizenzen der abgelaufenen Saison im Internet bereit. Lizenzen, die sie auch in der neuen Saison lösen wollen, können in dieser Liste angekreuzt und beantragt werden. Der Typ Lizenz wird gemäss dem Jahrgang der Person automatisch erstellt. (Liste wird jeweils Mitte September erstellt) 5.2 Neue Lizenz erfassen Die Person muss bereits im Sytem erfasst sein oder falls dies noch nicht der Fall ist, neu erfasst werden. (Siehe neue Person erfassen). Anschliessend kann für diese Person eine neue Lizenz beantragt werden. Wählen sie im Menue links Neulizenzierung Alle rot umrandeten Felder sind zwingend auszufüllen. Verein: Wählen sie den Verein für den die Person lizenziert werden soll. Lizenznehmer: Die Person muss bereits im System erfasst sein, damit sie sie beim Eintippen des Namens auswählen können. Typ: Der Lizenztyp kann je nach Sportart und Alter der Person ausgewählt werden. Saison: wählen sie die Saison, für die die Lizenz gültig sein soll, aus.

8 Startrecht: Bei Ausländern ist das Startrecht gemäss den folgenden Kategorien anzugeben: «Swiss Sports Nationality»: Der obgenannte Wettkämpfer hat noch nie für einen ausländischen Verein aktiv an Wettkämpfen teilgenommen --> Status "Swiss Sports Nationality". Diese Regelung wird automatisch und sofort hinfällig, wenn der Wettkämpfer für einen ausländischen Verein aktiv an einem Wettkampf teilnimmt. «Start Suisse»: Der obgenannte Wettkämpfer hat schon für einen ausländischen Verein aktiv an Wettkämpfen teilgenommen; er erfüllt aber auf Grund der beigelegten Unterlagen die Bedingungen der betreffenden Sportart für den so genannten «Start Suisse». «Ausländer»: Der obgenannte Wettkämpfer hat schon für einen ausländischen Verein aktiv an Wettkämpfen teilgenommen. Er verfügt weder über den Status «Swiss Sports Nationality» noch über den Status «Start Suisse». Bestätigung: Durch Klicken der Box bei den Lizenzbestimmungen akzeptieren sie die Lizenzbedingungen und bestätigen, dass auch der Athlet für den die Lizenz gelöst wird (und/oder dessen gesetzliche Vertreter) die Bedingungen zur Kenntnis genommen haben und ihre Zustimmung dazu gegeben haben. Speichern: Die Lizenz wird an Swiss Swimming als beantragt gesendet. Lizenzen ausstellen (SSCHV): Die Geschäftsstelle von Swiss Swimming bearbeitet, überprüft und verrechnet die beantragten Lizenzen. Der Verein erhält die aktualisierte Lizenzliste und die entsprechenden Rechnungen. 5.3 Wiederlizenzierung zum Saisonbeginn- Relizenzierung In der Liste erscheinen alle durch Swiss Swimming für ihren Verein vorbereiteten Lizenzen mit dem Status offen. Relizenzierungsliste filtern: Die Auswahl kann durch die Eingabe von Einschränkung nach Name (Lizenznehmer), Verein, Typ Lizenz, oder nach Disziplin (Sportart) eingegrenzt werden.

9 Auswahl: - Klicken sie für die Auswahl von allen angezeigten Lizenzen in die Box ganz oben (links neben dem Titel Saison) - Klicken sie für die Auswahl von einzelnen Lizenzen in die entsprechende Box neben dem Name der Person. Bestätigung: Das System fragt sie nach einer Bestätigung ob sie die Lizenzen beantragen wollen. 5.4 Lizenzierung/Wiederlizenzierung einzelner Athleten während der Saison Sie können wie bisher während der ganzen Saison Lizenzen beantragen. Variante 1: Neulizenzierung siehe Neulizenzierung Variante 2: Wiederlizenzierung eines Athleten der noch in der Liste für die Relizenzierung mit dem Status offen ist siehe Wiederlizenzierung 5.5 Lizenzliste Die Gesamtübersicht aller ihrer Lizenzen kann gefiltert und sortiert werden Filtermöglichkeiten: Status o Offen= Bereit für die Wiederlizenzierung durch den Verein

10 o Beantragt = Lizenz wurde beim SSCHV im System beantragt o Erteilt/aktiv= Gültige Lizenzen (je nach Saison) Typ = Lizenzart Disziplin = Sportart Saison = Gültigkeit Sortieren: Durch Klicken auf den Namen der Kollonne wird die Sortierung nach Alphabet erstellt Ausdrucken der Lizenzen: Klicken sie auf den Button Export Die Liste wird gemäss ihrer Filterung und Sortierung exportiert. Lizenzliste: Die offizielle und gestempelte Liste wird ihnen durch Swiss Swimming (per Post SY,SW,Diving und per Wasserball) zugesendet; eine inoffizielle Liste mit der Übersicht aller ihrer Lizenzen beinhaltet folgende Felder: Personen-Nr = Lizenznummer Nachname,Vorname,Geburtsdatum, ,Geschlecht Land = Nationalität Telefon P,Telefon M, Korr. Adresse,Korr. PLZ,Korr. Ort = Adresse der Person Saison= Gültigkeit Typ= Typ Lizenz Status= Status der Lizenz (Aktiv, Benatragt, Offen,usw ) Korr. Firma, = Vereinsname Korr. Adresse, Korr. PLZ,Korr. Ort = Vereinsadresse