ARCHIVE IN DEN NEUEN MITGLIEDSTAATEN

Transkript

1 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 1 E UROPÄISCHE A RCHIVNACHRICHTEN INS AR E u r o p ä i s c h e A r c h i v n a c h r i c h t e n Informationsaustausch im Archivwesen: Mitgliedstaaten und Organe der Europäischen Union Nummer 10 Sommer 2005 Ankündigung DLM-Forum Informationssysteme 2 tschechischer Archive Auf dem Weg zur Konstruktion 4 von modernen Archivgebäude in Europa ARCHIVE IN DEN NEUEN MITGLIEDSTAATEN LEITARTIKEL Diese INSAR-Ausgabe, die zehnte insgesamt, ist die erste offizielle Ausgabe, die seit dem Sommer 2001 veröffentlicht wird. Seitdem ist viel geschehen. Eine wichtige Veränderung erfolgte am 1. Mai 2004, als zehn neue Mitgliedstaaten der Europäischen Union beitraten. INSAR 10 stellt dem Leser die Staatsarchive aller neuen Mitgliedstaaten vor. Anfang des Jahres stellten Archivare aus allen alten und neuen Mitgliedstaaten ihren Bericht über die Archive in der erweiterten Europäischen Union fertig. Dieser auf die Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003 zurückgehende Bericht untersucht die Situation der öffentlichen Archive in der Europäischen Union und ihre wahrscheinliche Entwicklung in der Zukunft. Der Bericht wird im Herbst veröffentlicht. Der Bericht befasst sich mit der Lage der öffentlichen Archive der Mitgliedstaaten und der Organe der Europäischen Union. Er berücksichtigt die Erweiterung und schlägt Möglichkeiten zur Verbesserung der Schrift- und Archivgutverwaltung sowie der Archivdienste für die Bürger der Europäischen Union vor. Der Bericht enthält zahlreiche Leitlinien für die engere Zusammenarbeit zwischen den Archiven sowie Vorschläge für vorrangige Maßnahmen. Die wichtigsten vorrangigen Maßnahmen werden in der Zusammenfassung des Berichts in dieser INSAR-Ausgabe beschrieben. Die Förderung von Normen und Spezifikationen für Archivgebäude gehört zu den im Bericht empfohlenen Maßnahmen zur Bewahrung der Archive und zur Schadensverhütung. In der Vergangenheit hat INSAR mehrere Artikel über Archivgebäude veröffentlicht. In dieser Ausgabe stellt INSAR das neue Gebäude des griechischen Staatsarchivs in Athen und das neue Gebäude, das gemeinsam vom Staatsarchiv der Tschechischen Republik und dem Mittelböhmischen Regionalarchiv genutzt wird, vor. Wie in der letzten Ausgabe vor vier Jahren kann INSAR 10 erneut ein DLM-Forum ankündigen. Nach dem Erfolg der DLM-Foren in Brüssel 1996 und 1999 sowie in Barcelona 2002 findet das vierte DLM-Forum Elektronische Dokumente zur Unterstützung von egovernment und digitalen Archiven vom Oktober dieses Jahres in Budapest statt. Die Konferenz des DLM-Forums wird 2005 vom Amt des ungarischen Ministerpräsidenten und dem ungarischen Staatsarchiv mit Unterstützung des DLM-Forums veranstaltet. Das vollständige Programm ist in dieser Ausgabe enthalten. Dies ist die erste INSAR-Ausgabe, die auch im Internet veröffentlicht wird. Die in INSAR 10 veröffentlichten Artikel sowie weitere Artikel, die nicht in dieser Ausgabe enthalten sind, finden sich auf der Internetseite Europa unter Das Online-Angebot von INSAR enthält Aktualisierungen und informiert über neue Entwicklungen. Archive in den neuen 5, 7-11 Mitgliedstaaten: Polen, Estland, Slowenien, Slowakei, Tschechische Republik, Zypern, Litauen, Lettland, Ungarn, Malta Bericht über die Archive 6-7 in der erweiterten Europäischen Union Archivgebäude 12 ANKÜNDIGUNG DER KONFERENZ DES DLM-FORUMS 2005 IN BUDAPEST Elektronische Dokumente zur Unterstützung von e-government und digitalen Archiven Wann? Oktober 2005 Wo? Budapest, Ungarn Die vierte europäische multidisziplinäre Konferenz des DLM-Forums zum Thema elektronische Dokumente findet am Oktober 2005 in Budapest statt. Die Konferenz des DLM-Forums heißt Spezialisten und leitende Mitarbeiter aus einem breiten Interessenspektrum willkommen: öffentliche Verwaltung, Archive, Forschung, IKT-Industrie und andere Organisationen aus dem Privat- und dem Freiwilligensektor. Erwartet werden zahlreiche Teilnehmer aus den 25 Mitgliedstaaten der EU, aus den Regionen und aus anderen Ländern. Die Konferenz des DLM-Forums wird 2005 vom Amt des ungarischen Ministerpräsidenten und den ungarischen Archiven mit Unterstützung des DLM-Forums organisiert. 1 Fortsetzung Seite 3

2 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 2 ARCHIVE IM INTERNATIONALEN KONTEXT Konferenz zum 50. Jahrestag der Gründung des Zentralen Staatsarchivs in Prag Hintergrund Die Konferenz Archive im internationalen Kontext war Teil der Feierlichkeiten zum 50. Jahrestag der Gründung des Zentralen Staatsarchivs in Prag. Die Konferenz fand vom 29. September bis 1. Oktober 2004 im Archiv in Chodovec, Prag, statt und umfasste eine Sonderausstellung, zu der auch ein repräsentatives Buch herausgegeben wurde. Wichtigstes Thema der Konferenz waren die verschiedenen Formen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen den tschechischen Archiven und ihren internationalen Partnern. Sechs Themenbereiche wurden ausgewählt, die die Perspektiven der tschechischen Archivwissenschaft und ihres Theorieansatzes beleuchteten. Die Konferenz wurde von vielen Archivaren aus der Tschechischen Republik und aus anderen Ländern besucht. Die Konferenz wurde am 29. September mit Ansprachen der Direktorin des Zentralen Staatsarchivs in Prag, Eva Drašarová, und des Generaldirektors der Abteilung Archivverwaltung, Vácslav Babička, eröffnet. Forschungsprojekte Karel Müller eröffnete die Aussprache über den ersten Themenbereich mit einem Vortrag, der Einzelheiten zu den systematischen Forschungsarbeiten enthielt, die in den schlesischen Archiven durchgeführt werden, so vor allem in Wroclaw, Katowice und Opole. Ein noch laufendes Projekt in diesen Archiven, das bereits aus dem Jahr 1970 stammt, befasst sich mit der Erforschung von Dokumenten über die Geschichte des tschechischen Staates. Die Ergebnisse dieser Forschungsarbeiten werden im Provinzarchiv von Opava gesammelt und regelmäßig veröffentlicht. Karel Waska sprach über ein ähnliches Forschungsprojekt, das in den bayerischen Archiven durchgeführt wird und 1985 anlief. So konzentriert man sich mit den weit zurückreichenden Forschungsarbeiten auf die schriftlichen Dokumente bis ins Jahr 1800; die Kopien und Mikroverfilmungen dieser Dokumente werden im staatlichen Regionalarchiv in Pilsen aufbewahrt. Es wird erwogen, über dieses Archivmaterial einen Katalog in Druckfassung zu erstellen. Eine weitere Region, in der tschechische Studien eine lange Tradition aufweisen, ist Italien. Die Direktorin des Staatsarchivs in Florenz, Rosalia Mano Tolu, sprach über Formen der tschechisch-italienischen Zusammenarbeit im Archivwesen. Anschließend hielt Alena Pazderová einen zusammenfassenden Vortrag über die tschechischen Studien, die vom Zentralen Staatsarchiv in Prag und seinen Vorläufern organisiert wurden. Anna Kubíková stellte Einzelheiten zu den Forschungsarbeiten vor, die von zwei österreichischen Archiven durchgeführt werden. Dokumente über die tschechische Geschichte, die im Besitz ausländischer Archive sind In diesem Konferenzteil hielten ausländische Archivare Vorträge über mehrere wichtige Dokumente, die sich auf die tschechische Staatsgeschichte beziehen und in ihren Archiven lagern. Éric Jécabsons stellte die Quellen aus der Zeit der so genannten Ersten Tschechoslowakischen Republik dar, die in Riga aufbewahrt werden. Amy Schmidt, Archivarin des Nationalarchivs der Vereinigten Staaten, konzentrierte sich auf die Zeit des Zweiten Weltkriegs und vor allem auf wichtige schriftliche Dokumente des Außen-, des Verteidigungs- und des Propagandaministeriums. Schließlich hielt GraÏina Sluckaité einen Vortrag zu der Frage, wie sich die litauisch-tschechischen Beziehungen ( ) in den Archivdokumenten widerspiegeln. Möglichkeiten für die internationale Zusammenarbeit Zu Beginn des zweiten Tages gab es offizielle Ansprachen der Vertreter des tschechischen Innen- wie auch des Außenministeriums. Der Präsident des Internationalen Archivrates, der Generaldirektor des österreichischen Staatsarchivs, Professor Lorenz Mikoletzky, hielt ebenfalls eine Rede und begrüßte die Teilnehmer im Namen des Internationalen Archivrates. Die Vorträge, die in diesem Konferenzteil gehalten wurden, konzentrierten sich auf die neuen Möglichkeiten der internationalen Zusammenarbeit im Rahmen der Globalisierung. Charles Cloude Biedermann erinnerte die teilnehmenden Archivare an den Internationalen Suchdienst, der 1943 gegründet worden war, um die Verfolgung von Zivilisten während des Zweiten Weltkriegs zu dokumentieren. Er skizzierte auch, welche Sammlungen von Originaldokumenten und Kopien solcher Dokumente für Forschungszwecke herangezogen werden können. In seinem Vortrag hob Jens Boel hervor, wie notwendig es ist, die alltäglichen Kommunikationsmöglichkeiten über berufliche und fachliche Angelegenheiten zwischen Archivaren, die in verschiedenen Ländern arbeiten, zu vereinfachen und weiter auszubauen. Christine Martinéz hielt einen Vortrag über die berufliche Aus- und Weiter- Fortsetzung Seite 3 2 INFORMATIONSSYSTEME DER TSCHECHISCHEN ARCHIVE Das Archivnetzwerk in der Tschechischen Republik besteht zurzeit aus insgesamt 43 Archivdiensten. In diesen Archiven lagert eine sehr große Menge an Dokumenten, die, wie in anderen Ländern auch, nach dem Grundsatz des jeweiligen Ursprungs der Teilbestände des Archivs (Archivgruppen) geordnet werden. Dies bedeutet, dass die Sammlungen der historischen Aufzeichnungen (die Dokumente von unterschiedlicher medialer Beschaffenheit umfassen) zu spezifischen Zwecken angelegt und erhalten wurden, wie z. B. für den administrativen, geschäftlichen oder rechtlichen Gebrauch, und dass sie aufbewahrt wurden, weil sie langfristig archivarischen Wert haben. Es gibt auch Archivbestände, wenn auch in geringeren Mengen, die nach dem Grundsatz der Sachdienlichkeit entstanden, d. h. durch absichtliche Aktivitäten zum Aufbau von Sammlungen, und zwar unabhängig davon, wer die Dokumente erstellt hat. Registrierung von historischen Aufzeichnungen und Dokumenten In der Tschechischen Republik unterliegt die Aufbewahrung von historischen Dokumenten relativ strengen Regeln, die der Öffentlichkeit im Allgemeinen nicht bekannt sind. Die Menge der Dokumente ist so gewaltig, dass es sogar für die Archivare nicht immer leicht ist, solch einen Dokumentenreichtum angemessen zu erfassen. Aus diesem Grund besteht in der Tschechischen Republik seit den 50er Jahren die Registrierungspflicht für Archivteilbestände und -sammlungen. Alle archivarischen Teilbestände und Sammlungen auf dem Staatsgebiet der Tschechischen Republik, die demzufolge registriert sind, stehen unter dem Schutz des Archivgesetzes, das Bestandteil des so genannten Nationalen Archivarischen Erbes (Narodni archivni dedictví nachstehend NAD) ist. Diese Registrierung erfolgte ursprünglich in der Form der üblichen Indexkarten, und erst im Laufe der 90er Jahre wurde ein elektronisches Registrierungssystem entwickelt und eingesetzt, wobei es sich um das als PEvA bekannte Datenbanksystem Program pro evidence archivu (Archivregistrierungsprogramm) handelt. Dieses Datenbanksystem wurde von einer kleinen Gruppe von Fachleuten zusammengestellt (J. Hora Programmierer, M. Wanner und O. Macek), die in der Verwaltung der Archivabteilung im tschechischen Innenministerium tätig sind; sie arbeiteten dabei mit den Archivaren aller Archivdienste in der Tschechischen Republik zusammen. Das System wurde seit 1992 Schritt für Schritt aufgebaut und funktioniert seit 1998 routinemäßig in allen tschechischen Archiven. Als es eingeführt wurde, handelte es sich um ein einzigartiges System mit vereinheitlichten Informationsgrundlagen über alle in diesem Staat erfassten historischen Aufzeichnungen und Dokumente. Heute existieren analoge Systeme in Schweden, Polen, Spanien und dem Vereinigten Königreich. Bis heute ist das PEvA eines der komplexesten Systeme seiner Art in Europa, und es wird ständig weiterentwickelt. Nach 1998 wurde das PEvA-System auf andere Register und Funktionen erweitert, wie z. B. die Registrierung von Neuzugängen und von ausgesonderten Materialien. Diese Zusatzregister sind interaktiv, d. h., die Daten werden automatisch aktualisiert. Das System wirft in reichlichem Umfang auch statistische Daten ab. Was die Qualität der Datenbank anbelangt, so war das 2001 erstellte allgemeine Bestandsverzeichnis der im Lande aufbewahrten Archivsammlungen von großer Bedeutung, da sich die meisten tschechischen Archive daran beteiligt hatten. Archivhilfen und Fundstellenverzeichnisse Mit der Registrierung der Archivsammlungen eng verknüpft ist die Registratur der Fundhilfen, die aus verschiedenen Arten von Bestandsverzeichnissen, Katalogen und Registern bestehen. Die Basisdaten über die Fundhilfen sind im PEvA-System enthalten. Jeder Bürger kann damit nicht nur herausfinden, ob Fundstellenverzeichnisse für eine bestimmte Archivsammlung vorhanden sind, sondern auch, um welche Art von Fundhilfe es sich handelt und wo sie eingesehen werden kann. Von wichtigen Fundhilfen der staatlichen Bezirksarchive sind den staatlichen Regionalarchiven der jeweiligen Regionen und auch der Verwaltung der Archivabteilung im Innenministerium in Prag Zweitschriften vorzulegen. Auch die anderen Archivdienste übermitteln dieser Abteilung die Zweitschriften ihrer Fundhilfen. In der Verwaltung der Archivabteilung in Prag sind etwa Fundhilfen vorhanden. Auch diese Bibliothek wird von Forschenden umfangreich genutzt, denn sie durchsuchen die Fundstellenverzeichnisse, um herauszufinden, wo die Dokumente, die sie einsehen wollen, eingelagert sind. Die in dieser Bibliothek abgelegten Fundhilfen sind auch im PEvA-System registriert, wobei die Daten regelmäßig aktualisiert und an die einzelnen Archivdienste weitergegeben werden. In Zukunft sollten auch die Daten über einzelne historische Aufzeichnungen, die in den Fundstellenverzeichnissen beschrieben sind, in das System aufgenommen werden. System der Datenaktualisierung Mit der vom tschechischen Innenministerium verwendeten Methode können die Bediensteten, die in den Archivdiensten des Landes arbeiten, archivarische Sammlungen und Fundhilfen landesweit registrieren und in die Datenbank einspeisen. In der Verwaltung der Archivabteilung des Innenministeriums sind drei Bedienstete damit befasst, während landesweit etwa 150 Archivare mit daran arbeiten, diese Datenbank zu erweitern. Die Daten werden im Jahresrhythmus aktualisiert. Ende Februar des Folgejahres werden alle Daten in der Verwaltung der Archivabteilung im Innenministerium zusammengeführt, wo die landesweite Datenbank erstellt wird, und diese Datenbank wird dann den einzelnen Archivdiensten übermittelt. Jeder Archivdienst ist somit im Detail über die historischen Aufzeichnungen und Dokumente informiert, die in anderen Archivdiensten eingelagert sind. In Zukunft wird die Registrierung ausgeweitet, um auch historische Aufzeichnungen aufnehmen zu können, die in Museen und anderen kulturellen Einrichtungen aufbewahrt werden. Derzeit enthält die Datenbank der archivarischen Sammlungen Daten über historische Aufzeichnungen, die in 77 Museen und Kunstmuseen verwahrt werden. Die Weiterentwicklung der Datenbank hat nach und nach zu bestimmten Modifizierungen geführt. Das PEvA-System, aus dem Archivare wie auch die Öffentlichkeit Informationen abrufen können, wird ständig weiterentwickelt und von allen Archivdiensten genutzt. Es dient jedoch in erster Linie den Bedürfnissen von Archivaren, die spezifische Arten von nationalem Eigentum registrieren. Die von den Betreibern im PEvA- Programm erstellten Daten können als Basis für automatisierte Informationssysteme von einzelnen Archiven dienen, und in einigen Fällen ist dies bereits geschehen. Die in diesem System enthaltenen Informationen werden auf Anfrage auch der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt, doch können die für die Öffentlichkeit vorgesehenen Informationen mehr und mehr über Internet abgerufen werden. Überprüfung der ins Internet gestellten Archivsammlungen Das PEvA-Programm verfügt über eine einmalige Zusammenstellung von Informationen, die sowohl für Fachleute als auch für die Öffentlichkeit von Nutzen sein kann. Das System ist jedoch komplex und erfüllt viele rein professionelle Funktionen, die nicht besonders nützlich für allgemein forschende Benutzer sind. Zur Lösung dieses Problems arbeitete die Verwaltung der Archivabteilung im Innenministerium in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit dieses Ministeriums im Jahr 2002 eine Webdarstellung mit den Schlüsseldaten dieser Datenbank aus, die unter folgender Adresse abrufbar ist: Aktuell enthält diese Datenbank Informationen über mehr als archivarische Sammlungen, und dies entspricht Regalmetern an historischen Aufzeichnungen. Optisch kann dies dargestellt werden, indem man sich eine Reihe von Standardarchivkisten mit historischen Aufzeichnungen vorstellt, die von Prag bis nach Kopenhagen reicht. Ebenfalls freigeschaltet sind Daten über etwa Fundhilfen. Freigeschaltete Daten Die Webdatenbank enthält folgende Informationen: die Bezeichnung der Archivsammlung, den Urheber der Sammlung, die Zeitspanne der archivarischen Aufzeichnungen, die Anzahl der von der Sammlung belegten Regalmeter und die Angabe, ob die Sammlung bearbeitet, erfasst und katalogisiert ist. Ein forschender Benutzer erfährt dabei, in welchem Archivdienst eine Archivsammlung aufbewahrt wird, welche Zeitspanne die Aufzeichnungen abdecken und ob diese bearbeitet und erfasst sind oder nicht, was eines der Hauptkriterien für die Zugänglichmachung einer Archivsammlung zu Forschungszwecken ist. Zur Darstellung gehört auch eine Kurzbeschreibung des Verfahrens für die Datensuche, die durch Beispiele ergänzt wird. Bei der Websuche lassen sich in der Regel Daten zu den Teilbeständen und den Sammlungen finden, die im Nationalarchiv in Prag, in den sieben staatlichen Regionalarchiven und den 72 staatlichen Bezirksarchiven eingelagert sind. Die Datenbank enthält ferner Daten von fünf kommunalen Archiven und von den Archiven der wichtigsten Repräsentativgewalten und Verfassungsorgane, Universitäten und wissenschaftlichen Einrichtungen sowie von den Archivdiensten, die auf eine bestimmte Art von Sammlungen spezialisiert sind (z. B. das Nationale Museumsarchiv und das Literarische Archiv des Museums für Nationale Literatur) oder von Archiven mit spezifischen Arten von Aufzeichnungen (z. B. das Nationale Filmarchiv, das Tschechische Rundfunkarchiv und das Tschechische Fernseharchiv). Öffentliche Reaktionen auf die Datenbank und aktuelle Erfahrungen Die offizielle Ankündigung der Freischaltung dieser Datenbank erfolgte ursprünglich über , und diese wurde nicht nur an alle Archivdienste, sondern auch an wichtige Bibliotheken, Kunstmuseen und Forschungszentren in der Tschechischen Republik und im Ausland verschickt. Schon in den ersten drei Monaten nach Aufnahme ihres Betriebs zeigte sich beträchtliches Interesse an dieser Datenbank. Die Nützlichkeit der angebotenen Daten wird auch durch die Tatsache bestätigt, dass sich auf einer Reihe von Webseiten von Partnerinstitutionen und -organisationen im In- und Ausland Verweisungen auf diese Datenbank finden und dass ferner Dankesbriefe von einer Reihe von ausländischen Archiven und Forschungsinstituten eingingen. Diese Erfahrungen und die Kommentare von Archivaren und aus der allgemeinen Öffentlichkeit bildeten die Grundlage für die Weiterentwicklung der Webdarstellungen. Seit 2003 ist die Beschreibung der Suchmethoden mehrsprachig auf Englisch, Französisch und Deutsch erhältlich. Die Suchbegriffe sollten jedoch weiterhin auf Tschechisch eingegeben werden, da die Übersetzung von derart umfangreichen und kontinuierlich fortschreitenden Zusammenstellungen von Dateien und Ablagesystemen technisch und finanziell untragbar und auch zwecklos wäre, da der forschende Benutzer den Namen der Archivsammlung und andere Daten schon auf Tschechisch kennen muss. Aufgrund dieser Verbesserungen stiegen die Besucherzahlen der Webdatenbank noch weiter an, die jeden Monat von Zehntausenden von Benutzern besucht wird. Zu Beginn stießen die öffentlichen Benutzer, die das System nutzen wollten, auf einige Probleme. Ein relativ hoher Prozentsatz von ihnen fand, dass sie nicht an die von ihnen benötigten Daten gelangen konnten, und dies war hauptsächlich auf die mangelnde Erfahrung mit der Struktur von Archivsammlungen zurückzuführen, was dazu führte, dass fehlerhafte Suchbegriffe eingegeben wurden. Diesem Mangel wurde nun abgeholfen, da die suchenden Benutzer jetzt Anfragen (und zwar auch auf Englisch, Deutsch und Französisch) an eine spezielle -Adresse des Innenministeriums, Verwaltung der Archivabteilung, senden können (arch@mvcr.cz), von wo sie weiterführende Informationen erhalten. Beide Informationssysteme haben es somit geschafft, die umfangreichen Archivreichtümer, die in den tschechischen Archiven aufbewahrt werden, sowohl der tschechischen Bevölkerung als auch den Menschen anderer Nationalitäten näher zu bringen. Dr. Michal Wanner Archivverwaltung Innenministerium M. Horákové 133 CZ Prag 6 Tel. (420) arch@mvcr.cz Ansicht von Prag

3 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 3 Fortsetzung von Seite 1 ANKÜNDIGUNG DER KONFERENZ DES DLM-FORUMS 2005 IN BUDAPEST Aufgabenstellung und Ziele der Konferenz des DLM-Forums ( 1 ) 2005 in Budapest Da heutzutage elektronische Aufzeichnungen und Dokumente immer umfassender genutzt werden, wird sich die Konferenz des DLM-Forums 2005 mit den Fragen befassen, die mehr und mehr ins Blickfeld geraten: Informationsverwaltung im Umfeld von netzgestützten Behördendiensten (e-government), Standards für den Austausch und die Aufbewahrung von digitalen Informationen als Beweisstücke und historische Aufzeichnungen und schließlich die Herausforderungen einer weit verbreiteten Inanspruchnahme durch die Benutzer und die sich daraus ergebenden Vorteile. Das Ziel der Konferenz des DLM-Forums besteht darin, die besten Praktiken, erprobten Methoden und Lösungsmöglichkeiten vorzustellen, zu diskutieren und weiter voranzubringen. Zu diesem Zweck konzentrieren sich die Vorstellungen und die Diskussionen auf Lösungen, erprobte praktische Anwendungen und laufende Projekte. Die Aspekte der elektronischen Aufzeichnungs- und Dokumentenverwaltung und der Aufbewahrung von digitalen Aufzeichnungen in Industrie- und Wirtschaftsunternehmen spielen auf der Konferenz des DLM-Forums eine wichtige Rolle. Auf dieser Konferenz werden auch Weißbücher für die gewerbliche Wirtschaft vorgestellt, die sich mit den Spitzentechnologien und den Anwendungsbereichen befassen, die von den Teilnehmern im Vorfeld und im Rahmen der Anforderung der Unterlagen benannt worden sind. Die Besucher haben Gelegenheit, ihre Erfahrungen und Bedürfnisse mit den Vertretern der IKT-Industrie zu diskutieren, da die Konferenz des DLM-Forums auch eine Ausstellung der führenden Anbieter von elektronischen Dokumenten-, Aufzeichnungs- und Inhalts- und Sachregisterverwaltungssystemen für Unternehmen umfasst. Diese Ausstellung bietet den Teilnehmern auch die Gelegenheit, die modernsten Technologien kennenzulernen, die für eine praktische und effektive Erfassung, Verwaltung, Übertragung und Aufbewahrung von elektronischen Informationen verfügbar sind. Programm Die Konferenz findet statt vom Mittwochmittag, 5. Oktober, bis Freitagmittag, 7. Oktober Zu den eingeladenen Besuchern gehören Benutzer aus allen Sektoren, aus der Informations- und Dokumentenverwaltung sowie IT-Fachleute. Die Konferenz des DLM-Forums 2005 besteht aus Plenartagungen und parallelen allgemeinen wie auch spezialisierten Arbeitssitzungen, die alle simultan übersetzt werden. Auf dem Programm stehen folgende Hauptthemen: Informationsverwaltung im elektronischen Arbeitsumfeld von Organisationen und Anforderungen an den öffentlichen Informationszugang; Standards für die Übertragung und Aufbewahrung von digitalen Informationen als Beweismaterialien und historische Aufzeichnungen; die Herausforderungen der Umorganisation der Dokumentenverwaltung, um eine weit verbreitete Inanspruchnahme durch die Benutzer und die sich daraus ergebenden Vorteile zu erreichen. Mittwoch, 5. Oktober, Nachmittag 14:00 Offizielle Eröffnung der Konferenz durch die Gastgeber: hochrangige Vertreter der ungarischen Regierung 14:40 ANSPRACHEN Einführung durch die Europäische Kommission: Die Entstehung des DLM-Forums, das MoReq-Projekt und die Unterstützung der Europäischen Kommission für das DLM- Forum Frank Brady, Europäische Kommission Der EU-Bericht und das DLM-Forum Sarah Tyacke, Vorsitzende des DLM-Forums 15:30 Pause und Besuch der Ausstellung 16:00 ANSPRACHEN (Fortsetzung) Die Auffassung des ICA (Internationaler Archivrat) zu den Arbeiten und den Standards des DLM-Forums George Mackenzie, ICA, Leiter des Fachbereichs elektronische Aufzeichnungen und Dokumente E-Governance in australischer Sicht Stephen Ellis, Australische Nationalarchive Trends bei der elektronischen Dokumentenverwaltung und bei benachbarten Technologien anhand ausgewählter Beispiele aus EU-Ländern Eric Woods, Direktor für e-government- Anwendungen, OVUM 18:00 Empfang und Besuch der Ausstellung ( 1 ) Das DLM-Forum beruhte ursprünglich auf den Schlussfolgerungen des Rates der Europäischen Union vom 17. Juni 1994 (ABl. C 235 vom ) zur verstärkten Zusammenarbeit im Archivwesen. Es hat sich gut entwickelt und ist jetzt eine EU-weite Vereinigung von Mitgliedern aus dem öffentlichen Sektor, aus dem Forschungssektor und aus Organisationen des Privatsektors, der auch die EG als solche angehört. DLM steht als Abkürzung für document lifecycle management (Lebenszyklus von Dokumenten und ihre Verwaltung). Donnerstag, 6. Oktober, Vormittag 8:30 Kaffee und Ausstellung 9:30 e-government UND E-GOVERNANCE (Wahl zwischen den beiden Parallelsitzungen) A ÖFFENTLICHES INTERESSE UND GESETZGEBUNG Vorsitz: Viktoras Domarkas, Stv. Generaldirektor, Litauisches Archiv E-Governance Prof. Dr. Angelika Menne-Haritz, Bundesarchiv, Deutschland Carmen Group: Archivarische Kontrolle der elektronischen Speicher Maria Luisa Conde, Nationalarchiv von Spanien für die Sachverständigenarbeitsgruppe für elektronische Aufzeichnungen Eurbica: Die Datenbank der EU-Gesetzgebung zur Regelung der Dokumentenverwaltung und des Archivwesens Christine Martinez, Archive von Frankreich 11:00 Pause und Ausstellung 11:30 E-GOVERNMENT UND E-GOVERNANCE: VERWALTUNG ELEKTRONISCHER DOKUMENTE (Plenartagung) Vorsitz: Sarah Tyacke, Vorsitzende des DLM-Forums Planungen für MoReq (modellhafte Bedingungen für die elektronische Dokumentenverwaltung); Bericht über die Festlegung des Bereichs einer MoReq2 Ian Macfarlane, Nationalarchive des UK Das DOMEA-Konzept Andrea Wettmann, Sächsisches Staatsarchiv, Deutschland Wie normal ist die Normalisierung? Über die Verwendung von MoReq als Ausgangspunkt für die Standardisierung von Software-Spezifikationen für die Dokumentenverwaltungssoftware in den Niederlanden Hans Waalwijk, Archivschule, Niederlande 13:00 Mittagessen und Ausstellung Donnerstag, 6. Oktober, Nachmittag 14:30 STANDARDS UND WECHSELSEITIGER AUSTAUSCH (Wahl zwischen den beiden Parallelsitzungen) A Vorsitz: Jean-Pierre Teil, Archive von Frankreich Modelle der Zusammenarbeit zur Sicherstellung des digitalen Erbes: der Fall Estland Raivo Ruusaleep, Estnisches Geschäftsarchiv Ein verfahrensorientiertes Konzept für die Dokumentenverwahrung von Metadaten Peter Horsman, Archivschule, Niederlande ISO-Standard Metadaten und Überarbeitung von ISO15489 Hans Hofman, Nationalarchiv der Niederlande 16:00 Pause und Besuch der Ausstellung B RECHTLICHE ASPEKTE UND ECHTHEIT Vorsitz: Professor Seamus Ross, Universität Glasgow Datenschutz, Privatsphäre und EU- Richtlinie Malcolm Todd, Nationalarchive des UK Die Initiative digitales Protokoll der italienischen Regierung Lucilla Garofalo, Zentrales Staatsarchiv Rom, Italien Die elektronische Signatur- Richtlinie der EU und die Authentizität Hannelore Dekeyser, Interdisziplinäres Zentrum für Recht und IKT (ICRI), Belgien B Vorsitz: Malcolm Todd, Nationalarchiv des UK Archivarische Anforderungen an die Dokumentenverwahrsysteme Markus Merenmies, Nationalarchiv von Finnland Die Archivversion wie sie hergestellt wird und wie sie aussieht Jan Dalsten Sorensen, Nationalarchiv, Dänemark Standardmitteilungen für den wechselseitigen Dokumentenaustausch ein Konzept zur Verbesserung der Interoperabilität Karl Wessbrandt, Statskontoret, schwedische Agentur für öffentliche Verwaltung 16:30 AUFBEWAHRUNG UND DIGITALE ARCHIVE (Wahl zwischen den beiden Parallelsitzungen) A Vorsitz: Hartmut Weber, Generaldirektor, Bundesarchiv, Deutschland 18:00 Ende des Tagesprogramms B Vorsitz: Joze Skofljanec, Slowenisches Archiv Elektronische Dokumente Der Pronom-Dienst: ein zugänglich halten wie das technisches Register zur deutsche Bundesarchiv das Unterstützung der Langzeitaufbewahrung digitale Erbe der ostdeutschen Republik aufbewahrt; Adrian Brown, Referat für eine Fallstudie digitale Aufbewahrung, Andrea Haenger, Bundesarchiv, Nationalarchive des UK Deutschland Ein digitaler Ablagespeicher für das Stadtarchiv von Rotterdam: Lernen aus Erfahrung Klaartje Pompe, Rotterdam, Niederlande Auf dem Weg zu einem nationalen digitalen Ablagespeicher Osmo Palonen, Polytechnikum Mikkeli, Finnland Die digitale Aufbewahrungsstrategie DAVID: Beweggründe und Durchführung Filip Boudrez, Archiv von Antwerpen, Belgien Das Projekt ArchiSafe eine rechtlich sichere und nach Skalenteilen einstellbare Dokumentenlangzeitaufbewahrung, die die rechtlichen Anforderung des deutschen Gesetzes für elektronische Signaturen erfüllt Siegfried Hackel, BundOnline 2005, Deutschland Freitag, 7. Oktober, Vormittag 8:30 Kaffee und Ausstellung 9:30 (Wahl zwischen den beiden Parallelsitzungen) A AUSBILDUNG UND KOSTENVORTEILE Vorsitz: Daria Nalecz, Generaldirektorin, Nationalarchiv von Polen Dokumenten- und Archivausbildung Prof. Mariella Guercio, Universität Urbino Der Drehorgelmann und der Affe: wie man aus der nachhaltigen digitalen Aufbewahrung eine Wirtschaftsrechtssache macht James Currall, Universität Glasgow Ein Kostenmodell für die digitale Aufbewahrung Remco Verdegem, Nationalarchiv der Niederlande B AUSWIRKUNGEN DER ERM UND ANFORDERUNGEN AN DIESE DOKUMENTEN- VERWALTUNG Vorsitz: Atle Skjekkeland, AIIM Europe Das Projekt über die Auswirkungen: FOI und Dokumentenverwaltung im UK Elizabeth Shepherd, University College London Mobiles Arbeiten Probleme und Reaktionen aus der Dokumentenverwaltung Sari Makinen, Universität Tampere, Finnland Methodik zur Überprüfung der Erfüllung der Anforderungen an die elektronische Dokumentenverwaltung (ERM) Richard Blake, Nationalarchive des UK 11:30 Pause und Ausstellung 12:00 ABSCHLIESSENDE PLENARTAGUNG Die Vorsitzende des DLM-Forums übernimmt die Leitung dieser Sitzung in Form von Frage- und Antwortrunden mit einem Panel. Das Kernthema lautet: Die nächsten Schritte. Auch werden von jeder einzelnen Arbeitssitzung zusammenfassende Berichte vorgetragen. 13:00 ENDE DER KONFERENZ Die Organisatoren stellen jeweils aktualisierte Angaben über diese Konferenz und weitere Informationen für die Teilnehmer auf folgender Webseite bereit: Informationen über die Konferenz und die Ausstellung der IT-Anbieter können abgerufen werden unter: Aktuelle Informationen und Links zu anderen relevanten Webseiten finden Sie auch über den Server Europa: eral/edoc_management/dlm_forum Fortsetzung von Seite 2 bildung auf dem Gebiet des Archivwesens und erwähnte dabei spezielle Bildungsprogramme, die im Rahmen der europäischen Archivstruktur entwickelt wurden. Lajos Körmedy sprach über Programme der wechselseitigen Zusammenarbeit, wie z. B. beim Austausch von Mikrofilmen zwischen Archivdiensten und bei gemeinsamen Veröffentlichungen. Stefano Vitali, der Vorsitzende eines Ausschusses des Internationalen Archivrates (ICA), stellte dann ein Papier über Standards für die Beschreibung von Archiven vor. Deana Kovacec hielt einen Vortrag über die internationale Zusammenarbeit im kroatischen Staatsarchiv. Wladyslaw Stepniak sprach über die regelmäßigen Arbeitstagungen von Colloquia Jerzy Skowronek dedicata, die seit 1995 stattfinden und an denen tschechische Archivare in den letzten Jahren mit Erfolg teilgenommen haben. Ewa Rosowska hielt einen zweiten Vortrag und erläuterte aus polnischer Perspektive im Einzelnen, welche Erwartungen die polnischen Archivare an den Beitritt Polens zur Europäischen Union knüpfen. Ein praktisches Beispiel von internationaler Zusammenarbeit, in diesem Fall zwischen Tschechien und der Slowakei, beschrieben Jozef Hanus und Michal Ďurovič in ihrem Vortrag über den Ausschuss des Internationalen Archivrates (ICA) für den Schutz von Archivdokumenten in der gemäßigten Klimazone Vergangenheit und Zukunft. Berufserfahrung von Archivaren Die Redner zu diesem Themenbereich fassten ihre Ansichten über den Beruf des Archivars aus der Perspektive ihrer nationalen Betrachtungsweise zusammen. In den meisten Ländern sind die Archivare mit neuen Aufgaben konfrontiert, die hauptsächlich mit der Einführung von Informationstechnologien, der Nachfrage nach einer schnellen Weitergabe der Informationen und den neuen Ausbildungstrends zusammenhängen. Peter Kartous erläuterte die Haltung der slowakischen Archivare, Valerija Jusevičiute sprach über die Situation in Lettland, Pille Noodapera stellte den Beruf des Archivars in Estland vor und Nina Županič Pušavec beschrieb das Profil von slowenischen Archivaren. Der letzte Redner in dieser Gruppe, Aat in t Hout, überraschte die Zuhörer mit seinem Vortrag in tschechischer Sprache zum Thema Archive in Prag und Den Haag. Dabei fasste er einige Ergebnisse seiner Dissertation zusammen, in der er das tschechische und das niederländische Archivrecht und die einschlägige Terminologie miteinander verglich. Informationstechnologien und elektronische Dokumente Zu diesem Themenbereich hörten die Teilnehmer Vorträge über die Verwendung von Informationstechnologien (IT) in den Archiven und die Probleme, die mit elektronischen Dokumenten verbunden sind. In seinem Beitrag wies Frank M. Bischoff auf die Notwendigkeit hin, sich bei der Universitätsausbildung in Archivwissenschaft stärker auf die Lehre und Vermittlung von Informationstechnologien zu konzentrieren, und gab dazu Beispiele aus eigener Erfahrung, die er während seiner Tätigkeit als Lehrer an der Archivschule in Marburg machte. Nils Brübach fasste die Möglichkeiten und künftigen Entwicklungen bei den derzeitigen Standards für die Beschreibung von Archivgruppen zusammen. Thema des Vortrags von Hartmut Weber war die Bedeutung des schnellen Informationsaustausches und die Notwendigkeit der Zugänglichkeit der Archive über das Internet. Oskar Macek und Michal Wanner stellten die Ergebnisse eines bezuschussten Projekts dar, das sich auf die Langzeitaufbewahrung und -erhaltung von Dokumenten in digitaler Form konzentrierte. Helena Sedláčková, die die Tschechische Republik auch im Internationalen Ausschuss für Sigillografie vertritt, stellte Einzelheiten eines landesweiten Projekts im Zusammenhang mit der digitalen Katalogisierung von Siegeln vor. Letzte Rednerin des zweiten Tages war Maria Pia Rinaldi Mariani, die zu dem Thema Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit im Archivwesen sprach. Auch in diesem Vortrag wurde die Notwendigkeit eines schnelleren Informationsaustauschs hervorgehoben. Archive der internationalen Organisationen Der letzte Konferenztag war Vorträgen gewidmet, die sich mit den Themen Archive der internationalen Organisationen und Archive von im Ausland lebenden Tschechen befassten. Maarten van Boven hielt einen Vortrag über die sich verändernde Rolle des niederländischen Archivars, wobei er die notwendige Flexibilität im Umgang mit der Öffentlichkeit betonte. Die anderen Vorträge befassten sich mit dem Archiv des Europäischen Parlaments von Secondo Sabbioni, dem Archiv des Europäischen Rates von Francoise Benjamin Palermiti und dem von Pavol Šalamon vorgestellten Beitrag mit dem Titel Offene Vereinsarchive in Budapest. Der Verein zeichnet für die Sammlungen von Radio Freies Europa und Freiheit verantwortlich. Jiří Křesťan stellte in seinen Beiträgen Archive von Tschechen vor, die im Ausland leben. Er fasste die bisherigen Erfahrungen des Zentralarchivs auf diesem Gebiet zusammen und stellte gleichzeitig dar, welche Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit mit Landsleuten im Ausland bestehen. Vorträge wurden auch von den Vertretern von Vereinigungen von Auslandstschechen gehalten, so von Jiří Kraus (Schweiz), Vlasta Valeš (Österreich) und Goran Hruška (Kroatien). Die Konferenz endete mit einer Diskussion über die in der Schlusssitzung gehörten Vorträge und über die Ideen für eine in Zukunft engere Zusammenarbeit in den verschiedenen Bereichen der Archivarbeit. Schlussfolgerung Wichtigstes Ziel dieser Konferenz war das Gedenken an den Jahrestag der Gründung des Zentralarchivs und die Darstellung der tschechischen Archivwissenschaft und ihrer Umsetzung in die Praxis. Die Delegierten erhielten einen allgemeinen Überblick über die aktuellen Entwicklungen und Probleme in den Archiven Europas und der Welt wie auch Informationen zu verschiedenen Projekten und Programmen. Es wurde hervorgehoben, wie wichtig es ist, die wertvollen Ideen, die auf dieser Konferenz erörtert wurden, in die Tat umzusetzen. Jan Kahuda Staatliches Zentralarchiv Prag Archivní 4 CZ Prag 4 Chodovec Tel. (420) Jan.Kahuda@ff.cuni.cz Der Tagungsbericht dieser Konferenz und das Buch Niemand und nichts soll vergessen werden können unter der Adresse des Nationalarchivs in Prag bestellt werden. 3

4 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 4 AUF DEM WEG ZUR ERRICHTUNG MODERNER ARCHIVGEBÄUDE IN EUROPA BERICHT VON DER INTERNATIONALEN KONFERENZ VOM MAI 2003 IN ANNECY DAS NEUE GEBÄUDE DES NATIONAL- ARCHIVS UND DER STAATLICHEN REGIONALARCHIVE IN PRAG Gründe für die Errichtung des neuen Gebäudes Das neue Gebäude des Nationalarchivs (Národní archiv, nachstehend: das NA) und des Regionalen Staatsarchivs von Mittelböhmen (Státní oblastní archiv Praha, nachstehend: das RSA Prag) wurde im September 2001 in Chodovec, Prag, feierlich eröffnet. Es ist eines der größten modernen Archivgebäude Europas. Die Archivare der Abteilung der Tschechischen Gesellschaft für Wissenschaft und Technologie im NA hatten viele Jahre auf seine Planung und Konzeption verwendet. Daher konnten sie sich umfassend an allen Schritten der Vorprojektierung und Projektierung beteiligen und erheblichen Einfluss auf die Gebäudeplanung nehmen. Die erste Planung erfolgte 1989; die Bauarbeiten begannen 1992 mit der Grundsteinlegung für den Archivkomplex. In den Jahren wurden zwei Magazinblöcke mit den nebenan liegenden und räumlich verbundenen Abteilungen für die Neuzugänge und für die Bearbeitung des Archivmaterials errichtet. Der dritte Magazinblock und die restlichen Verwaltungs- und Betriebsbereiche wurden im zweiten Bauabschnitt von fertig gestellt. Die Verlegung der Archivbestände von den alten Räumlichkeiten ins neue Gebäude begann Anfang Dieses neue Gebäude bedeutete für das NA und das RSA die Lösung ihrer Probleme im Zusammenhang mit der Einlagerung ihrer Bestände. Zuvor hatte das NA über Meter von Archivkisten in zwölf ungeeigneten Gebäuden eingelagert und weitere Bestände im Gebäude des ehemaligen Archivs der Böhmischen Länder untergebracht, das in den 30er Jahren erbaut worden war. Das RSA hatte in den letzten 50 Jahren bis zu 43 ähnliche Gebäude für die Einlagerung seiner Bestände genutzt. Seit diesen Zeiten ist die Menge der normalen Archivdokumente auf Meter an Archivkisten angewachsen, die in drei zweckmäßigen Gebäuden des NA aufbewahrt werden, während das RSA fast Meter an Archivkisten eingelagert hat. Standort des neuen Gebäudes Die neuen Räumlichkeiten beider Archivdienste sind in einem Stadtrandbezirk von Prag gelegen und mit öffentlichen Transportmitteln der städtischen Verkehrbetriebe leicht zu erreichen. Dieser Standort ist außer Reichweite von Industrieanlagen und hochwassergefährdeten Zonen, so dass die Gefahr einer möglichen Beschädigung der Archive nicht so hoch ist. Es wurde vermutet, dass die räumliche Entfernung zwischen dem Archivgebäude und den Kultur-, Regierungs- und Bildungseinrichtungen im Zentrum Prags negative Auswirkungen auf den Standort haben könnte, doch hat sich herausgestellt, dass dies nicht der Fall ist. Die auch optisch sehr enge Nachbarschaft des Gebäudes mit den entsprechenden Räumlichkeiten des Archivs der Stadt Prag bildet eine einzigartige Konzentration von zentralen und regionalen Archiveinrichtungen. Ausgestaltung der Räumlichkeiten und grundlegende Konzeption des Archivs Im Einklang mit der Hauptforderung der Archivare entschied sich der Planer für die Blockform des Archivgebäudes. Die Blockform macht nämlich eine vollständige Abtrennung der für die permanente Einlagerung von Archivmaterialien vorgesehenen Magazintrakte von den anderen Bereichen möglich, wie auch die Abtrennung der Sektoren, die öffentlich zugänglich sind. Der Komplex umfasst vier funktionell und architektonisch unterschiedliche Gebäudeteile und ein Verbindungsstück. Aus Gründen der Brandverhütung besteht jeder Gebäudeteil aus einem oder mehreren Einzelblöcken. Dominantes Erscheinungsbild des Gebäudes sind die Magazinblöcke. Diese sind durch ein Kommunikationsund Bindeglied miteinander verbunden, das an die Ostseite des größten Magazinblocks anschließt. Dieser Magazinteil ist im Erdgeschoß mit dem zweistöckigen Block für Neuzugänge und deren Einordnung verbunden, wo sich ausgedehnte Arbeitsbereiche für die Aufnahme, Desinfektion und Sortierung des Archivmaterials befinden. Auf der anderen Seite des Magazinblocks befindet sich ein zweistöckiger Versorgungs- und Wartungsblock, der zwei Gasbehälter umgibt. Das schlanke Verbindungsstück verbindet den ersten Magazinblock von Westen her mit den Verwaltungs- und Betriebsräumen (Grundfläche von 6000m 2 ), wo sich der Haupteingangsbereich, alle öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten, Büros und andere spezielle Arbeitsbereiche befinden. Durch die Positionierung der Magazinblöcke im Zentrum des Gesamtgebäudes zwischen dem Block für Neuzugänge auf der einen Seite und dem Verwaltungs- und Betriebsblock auf der Westseite wurden im Verhältnis zur Größe des Geländes kurze Transportwege geschaffen, so vor allem zwischen den Magazinräumen einerseits und zwischen den Forschungs-, den Bibliotheks- und den Neuerwerbs- und Einordnungsräumen andererseits. Ein häufiger Nachteil von großen Archivgebäuden, nämlich der von überlangen horizontalen Verbindungswegen, konnte so erfolgreich vermieden werden. Gleichzeitig stellte der Planer sicher, dass für den Transport des Archivmaterials dank der Trennung der Blöcke andere Wege benutzt werden als die, die für die Öffentlichkeit vorgesehen sind. Innerhalb der Magazinblöcke selbst hat der Planer ebenfalls die kürzesten Transportwege ermöglicht, indem er die Magazinräume entlang der Versorgungskorridore ansiedelte, die mitten durch jeden Magazinblock laufen und ihn damit auch unter dem Gesichts- Fortsetzung Seite 5 4 Die Fassade des Gebäudes des Departmentarchivs, St. Lô, Frankreich Auf dieser internationalen Konferenz in Annecy, die von der Direktion der Archive in Frankreich mit Unterstützung des Generalrates von Hochsavoyen organisiert worden war, konnten Spezialisten, Archivare, Ingenieure und Architekten aus verschiedenen Ländern ihre Erfahrungen und Gedanken über die Planung, Erbauung und Ausstattung von Archivgebäuden austauschen. Diese Gebäude sind das Handwerkszeug für die Erhaltung von Dokumenten wie auch eine der Öffentlichkeit offen stehende Kulturstätte. Aus diesem Grund war die Konferenz so organisiert, dass drei Hauptthemen im Mittelpunkt standen, nämlich der Schutz und die Zugänglichkeit, die sorgfältige Planung für eine effektive Verwaltung des künftigen Gebäudes und seines Inhalts und schließlich einige Gedanken zu den Archivgebäuden der Zukunft. Doch zunächst wurden in der Einführung die Fortschritte der letzten 30 Jahre erläutert und verschiedene aktuelle Beispiele für die Erbauung und Ausstattung solcher Gebäude gegeben. Schutz durch Klimakontrolle Für die Aufbewahrung von handschriftlichen Dokumenten gelten spezifische Standards, so insbesondere der Standard ISO Bertrand Lavédrine, Forschungsdirektor und Leiter des Forschungszentrums für die Erhaltung von handschriftlichen Dokumenten, begann seinen Vortrag mit der Bezugnahme auf diesen Standard, seine klimatischen Anforderungen und die Notwendigkeit, die Beibehaltung einer niedrigen und stabilen Raumtemperatur sicherzustellen, so insbesondere bei fotografischen oder cinematografischen Aufzeichnungen. Eine Absenkung der Temperatur um 10 verdreifacht die Lebenserwartung eines Dokuments (der Feuchtigkeitsgehalt der Luft ist hingegen ein Faktor, der für die Dokumentenaufbewahrung weniger wichtig ist, solange die relative Luftfeuchtigkeit von 65 % nicht überschritten wird). Pierre Diaz-Pédrégal, Physiker und Leiter der In-Extenso-Agentur zum Schutz von Kulturgut, führte an, dass das wichtigste Ziel bei der thermo-hygrometrischen Instandhaltung Stabilität heißt. Er rief die Archivare, Ingenieure und Klimatisierungsfachleute dazu auf, bei ihren Berechnungen und Klimaprojektionen das spezifische Eigenverhalten der Sammlungen (ihre Wasseraufnahmekapazität) zu berücksichtigen, einen Faktor, der bisher von den Planern von Klimaanlagensystemen vernachlässigt worden ist. Unter diesem Gesichtspunkt haben die Standardklimaanlagen (mit Ausnahme der Doppelhülle-Alternativen, die weiter unten beschrieben werden) destabilisierende Auswirkungen auf das hygrometrische Gleichgewicht im Archiv. Es ist daher notwendig, die Klimakontrollsysteme für die Aufbewahrungsbereiche mit Sorgfalt auszuwählen, aber auch ihre Instandhaltung und die anschließende Überwachung der Messinstrumente und -ausstattungen sicherzustellen. Zuerst und vor allem setzt ein wirksamer Schutz daher eine angemessene Klimakontrolle in den Aufbewahrungsbereichen voraus. In den Großstädten Frankreichs und in den überseeischen Gebieten verfügen die Archivdienste bereits über viele Jahre Erfahrung mit der Klimatisierung, und zwar mit mehr oder weniger großen Erfolgen. Aus diesem Grund haben mehrere Leiter von Archivdiensten, die von Ingenieuren und Planungsberatern aufgefordert worden waren, die technischen Aspekte zu bedenken, jüngst mit alternativen Lösungen für Klimaanlagen experimentiert, wobei sie technische Maßnahmen und Vorkehrungen bevorzugen, die den Aufbewahrungsräumen zu natürlicher Isolierung und zu thermischer Trägheit verhelfen. Lars Christoffersen, Ingenieur und Planer des Regionalarchivs von Schleswig-Holstein, stellte unter Zuhilfenahme verschiedener jüngster Gebäudebeispiele die Voraussetzungen vor, die für die Aufrechterhaltung und Kontrolle des Raumklimas erforderlich sind. Dabei handelt es sich hauptsächlich um die Verstärkung der Schichten der Baumaterialien (die aufgrund ihrer thermischen Trägheit und Feuchtigkeitsaufnahmekapazität speziell ausgewählt werden) und um die Bildung von Isolierungskanälen, indem Luftströme, die notfalls gekühlt werden, zwischen zwei dieser inneren Wände durchgeleitet werden. Diese thermische Maßnahme setzt sehr wenig Aufwand voraus, da die Klimakontrolle bei Bedarf mittels Außenluft erfolgt. Dadurch sind jedoch der Anzahl und der Dauer der Besuche in den Aufbewahrungsräumen Grenzen gesetzt, da die jeweiligen Personen das klimatische Gleichgewicht der Räumlichkeit verändern dürften, wenn sie sich länger dort aufhalten oder dort arbeiten, und sie schleppen unter Umständen Sporen von Kleinstorganismen ein. Sebastian Barteleit, Archivar vom deutschen Bundesarchiv in Koblenz, brachte das Beispiel von einem Gebäude mit Wänden in Doppelhülle, das jetzt schon seit mehreren Jahren funktioniert. Bei deren Einbau musste mit industriellen Entfeuchtern gearbeitet werden, um nach dem Einziehen der Wände die Restfeuchtigkeit aus ihnen zu absorbieren, und seither konnte das Gebäude sein natürliches Klima aufrechterhalten. Dies führte zu Einsparungen und Unabhängigkeit in Sachen Energie und machte das deutsche Bundesarchiv zu einem Modell für die archivarische Erhaltung und technische Planung. Nun ist es in gemäßigten Klimazonen zwar möglich, Gebäude und Bautechniken zu entwerfen, die physikalische Trägheit und gute thermo-hygrometrische Bedingungen gewährleisten können, doch ist dies schon schwieriger in tropischen Gebieten zu bewerkstelligen. Das Zentrum der französischen Raumfahrtagentur (CNES) in Kourou, Guyana, hat jedoch ein Gebäude für die fachgerechte Einlagerung seiner Archive von 2,3 Regalkilometern entworfen. Pascale Morel, Architekt der CNES, war an den Planungen und Entwürfen des Gebäudes beteiligt, das so wirkungsvoll wie möglich gegen das klimatische Umfeld isoliert werden musste, das für die archivarische Aufbewahrung extrem ungünstig ist (ständig sehr hohe Lufttemperatur und -feuchtigkeit). Verschiedene architektonische Maßnahmen wurden dafür zu Wege gebracht, so z. B. auch der Einbau von Luftschleusenpuffern zur Begrenzung des Lufteintritts, die Zurückversetzung der Südfassade und ihre Verkleidung mit einer Art gespitztem Vordach, die Verringerung oder gar Weglassung der Fenster auf der Westfassade, um sie gegen die horizontalen Sonnenstrahlen zu schützen, die Abschirmung der Nord- und Ostfassaden gegen Regen durch ihre Zurückversetzung oder durch Verwendung von Vordächern, und schließlich die Ausstattung mit weit überstehenden Dachüberhängen, Dachrinnen und Abflussrohren zur Ableitung des Regenwassers. Ferner ist der Bereich vor der Eingangshalle gut be- und entlüftet und vor Regen geschützt, genauso wie die Dachböden, die ebenfalls gut be- und entlüftet und von den darunter liegenden Geschossen durch eine Isolierverschalung getrennt sind. Diese technischen Lösungen sollten vor allem die Wände so effektiv wie möglich isolieren. So wurden alle Außenwände mit Mineralwollfüllungen gesäumt und mit Gipsplatten abgedeckt. Die Umgebungsluft musste jedoch kontrolliert werden, und so wurde ein zentralisiertes Klimatisierungssystem installiert, das durch die Kühlwasseranlage der CNES gespeist wird. Das Beispiel der CNES- Archive in Kourou zeigt, dass bei Bedarf architektonische und technische Lösungen vorhanden sind, mit denen stabile klimatische Verhältnisse in den Aufbewahrungsräumen aufrechterhalten werden können, aber die zuständigen Entscheidungsträger sollten sich der Betriebs- und Unterhaltungskosten dieser Lösungen bewusst sein. Schutz vor Beschädigungen Die nächste Arbeitssitzung der Konferenz befasste sich mit dem Thema des Schutzes von Gebäuden und Archiven gegen Beschädigung. In Bezug auf die Brandschutzbestimmungen war es interessant, zwei unterschiedliche, wenn auch eng miteinander zusammenhängende Situationen zu vergleichen, nämlich die Situation der öffentlichen Archive, die von Agnès Masson, der für die Archive des Gesundheits- und Sozialdienstes einschließlich der Krankenhäuser von Paris zuständigen Archivarin, vorgestellt wurde, und die Situation von Museen, die von Serge Leroux, Leiter der technischen Abteilung im Direktorium der Museen von Frankreich, erläutert wurde. Im Hinblick auf die öffentlichen Archive tritt folgendes Paradox auf. Im Falle von Gebäuden, die gemäß den Empfehlungen des Direktoriums der Archive von Frankreich erbaut oder ausgestattet wurden, gab es seit dreißig Jahren keine ernsthaften Brände mehr. Hingegen erweisen sich Zwischenarchive, die mitunter von privaten Archivierungsfirmen in gewerbe- oder industrieartigen Räumlichkeiten (riesige Lagerhäuser aus Metall) benutzt werden, als viel brandanfälliger. Die Museen von Frankreich haben, wie auch die Archive, spezifische Regelungen erlassen, um die Risiken, dass sich ein Brand ausbreitet, zu begrenzen; danach sind automatische Feuermeldesysteme für jegliche bauliche Verwendung zwingend vorgeschrieben. Denn diese Systeme, die zusätzlich zu den vorhandenen Feuerlöschgeräten zum Einsatz kommen, haben es schon häufig möglich gemacht, einen Ausbruch von Feuer im Keim zu ersticken. Aber auch bei all diesen Vorsichtsmaßnahmen, technischen Systemen und Meldesystemen können unterschiedlichste Faktoren einen Unfall hervorrufen, den kein Mensch vorhersehen konnte. Großen Teilen Osteuropas blieben solche Erfahrungen in jüngster Zeit leider nicht erspart. Welche Methoden und Verfahren sollten also dann eingesetzt werden, um Archivsammlungen so erfolgreich wie möglich zu schützen? Gilbert Le Guen vom Büchereinlagerungszentrum (CICL, Arles) war bestrebt, die Sache im Einzelnen zu erklären und gab dabei auch konkrete Beispiele für die Tragweite der Umsetzung eines Notfallplans. Er beleuchtete die Human-, Technik- und Logistikressourcen sowie die Vorbereitungsmaßnahmen, die für eine Rettung von archivarischen Sammlungen und Objekten erforderlich sind. Daria Nalecz, Direktorin des polnischen Nationalarchivs, und Borivoj Indra, Vorsitzender des Archivbauausschusses im Direktorium der Archive der Tschechischen Republik, trugen beide zu dieser sehr aufschlussreichen Methodikdarstellung bei, indem sie detaillierte Berichte über die Flutschäden gaben, von denen ihre Länder und Einrichtungen im Sommer 2002 betroffen waren. Angesichts einer Naturkatastrophe dieses Ausmaßes war es notwendig, das Material und die Infrastruktur- und Humanressourcen aufzuteilen, wie dies Daria Nalecz so trefflich darstellte. Auch muss man aus dieser Katastrophe lernen, damit man künftig besser mit solch einer Situation umgehen und die große Aufgabe der Wiederherstellung der bei den Überschwemmungen beschädigten Dokumente bewerkstelligen kann. Aufbewahrung und öffentliche Zugänglichkeit Die Aufgabe, die Archive für die Öffentlichkeit zu öffnen, ist als eine Ergänzung zur Aufbewahrungs- und Erhaltungsfunktion anzusehen, obwohl sie oft als im Widerspruch dazu stehend empfunden wird, und verlangt architektonische Auswahlentscheidungen hinsichtlich der Planung und Ausstattung eines Archivgebäudes. Christian Hottin, Konservator im CAMT [Zentrum für Archive aus der Arbeitswelt], erklärte, dass diese Planungen vielerlei Betrachtungen und Überlegungen erfordern, und so konzentrierte sich sein Beitrag gleichzeitig auf die Typologie der verschiedenen Archivbereiche, ihre inneren Verbindungsstücke und die Einrichtungen zur Bearbeitung der Anliegen der Benutzer. Die Unterbringung von beiden Funktionen in einem Archivgebäude, nämlich Aufbewahrung einerseits und Dienstleistung für die Öffentlichkeit andererseits, erfordert eine konzertierte Planung, die einen ständigen Dialog zwischen dem Kunden, dem Benutzer (falls verschieden) und dem Projektmanager möglich macht. In dieser Hinsicht konnte man aufgrund der Ausführungen von Denis Eburdy (Betriebsdirektor im Generalrat von Hérault) und Serge de Poorter (Direktor des Bezirksarchivs Hérault) über das künftige Archivgebäude des Departements Hérault, und von Vivienne Miguet (Direktorin des Bezirksarchivs Loire-Atlantique) und Bruno Gaudin (Architekt) über das Bezirksarchiv Loire-Atlantique nachvollziehen, welche bedeutende Rolle dieser Dialog spielt. Mit diesen Ausführungen ist es auch gelungen, hervorzuheben, wie wichtig es ist, ein intelligentes, funktionales und anpassungsfähiges Gebäude zu konzipieren, das, wie Bruno Gaudin es treffend ausdrückte, auch seine städtebauliche und architektonische Umgebung berücksichtigt. Schließlich stellten Hélène Viallet, Direktorin des Bezirksarchivs Haute-Savoie, und M. Gouyou- Beauchamps, der für das Bauprojekt des Bezirksarchivs verantwortlich war (das Gebäude wurde 2000 fertig gestellt), vor dem Hintergrund ihrer Erfahrungen die strategischen Gestaltungsmöglichkeiten vor, über die vor der Errichtung des Gebäudes zu entscheiden war, wie auch die Schritte, die zum Zeitpunkt seiner Übergabe unternommen werden mussten, um bestimmte Schwierigkeiten, die zu Beginn nicht vorhergesehen worden waren, aus dem Weg zu räumen. Alle diese Ausführungen machten plausibel, in welchem Ausmaß die Entscheidungen, die zu Projektbeginn getroffen werden, folgenschwere Auswirkungen für die Zukunft haben können, und sie offenbarten auch, wie wichtig es ist, sich vorher über die Betriebs- und Unterhaltungskosten eines Archivgebäudes klar zu werden. Auswirkungen neuer Technologien auf Archivgebäude Es stand auch die Frage im Raum, in welchem Ausmaß die neuen Technologien Eingang in die Archivgebäude finden. Was das Potenzial für die automatisierte Dokumentenbehandlung anbelangt, so können die öffentlichen Archivdienste in Frankreich fast keine Beispiele für erfolgreich fertig gestellte Projekte nennen. Bernard Feypell, Architekt im Bezirksarchiv Seine-et-Marne und Konstrukteur eines derartigen Systems, präsentierte seine Arbeiten und erläuterte auch die Gründe für die schnelle Aufgabe des Projekts. Ganz ähnlich erklärte Georges Mouradian, Hauptarchivar und scheidender Direktor des Zentrums für Archive aus der Arbeitswelt, das im Zentrum in Roubaix eingerichtete System, dessen ursprüngliche Funktionen sich von denen in Seine-et-Marne ziemlich unterschieden, und nannte die Gründe, warum das Projekt nicht weiter verfolgt wurde. Schließlich wurde anhand des Beispiels von Gérard Bailly, Direktor für technische Ressourcen in der französischen Nationalbibliothek, deutlich, dass ein automatisiertes Durchlaufsystem nur in einem sehr großen Gebäude mit den entsprechenden Technik- und Humanressourcen für seinen Betrieb und seine Unterhaltung rentabel und durchführbar ist. Derzeit jedenfalls ist die automatisierte Dokumentenbehandlung in französischen Archiven noch nicht weit entwickelt. Catherine Dhérent, Hauptarchivarin und Leiterin der Abteilung für technische Innovation und Standardisierung, stellte die Situation so dar, dass alles noch in den Kinderschuhen steckt. Nur einige wenige Pionierdienste auf diesem Gebiet ziehen die spezifische Art der Bearbeitung, Aufbewahrung und Übertragung von elektronischen Archiven von Anfang bis Ende in Betracht. Zukünftige Archivgebäude Unter Berücksichtigung dieser Informationen und angesichts der Projekte, an denen noch gearbeitet wird wie z. B. das Projekt des Bezirksarchivs von Bouches-du-Rhône, das von seiner Architektin, Corinne Vezzoni, vorgestellt wurde, ferner das des künftigen Archivs des Außenministeriums, das von seinem Direktor, Yvon Roé d Albert, vorgestellt wurde, und schließlich das des Bezirksarchivs Meuse, das von seiner scheidenden Direktorin, Pascale Verdier, erörtert wurde und angesichts der Erfahrungen auf dem Gebiet der Konzeption wurde die Frage aufgeworfen, wie Archivare und Architekten die Archivgebäude der Zukunft sehen. Das zu diesem Thema organisierte Rundtischgespräch, an dem die oben genannten Redner wie auch B. Indra vom Archiv der Tschechischen Republik und der Architekt Alain Sarfati (Projektleiter beim Gebäude in Roubaix, das Archivalien aus der Arbeitswelt beherbergt) teilnahmen, gab allen Anwesenden die Gelegenheit, ihre Hoffnung auf einen produktiven Dialog zwischen Archivwesen und Architektur zum Ausdruck zu bringen und Wege dafür aufzuzeigen. Der Tagungsbericht dieser internationalen Konferenz mit ihrer Fülle an diversen und informativen Darstellungen wird elektronisch auf der Website des Direktoriums der Archive von Frankreich veröffentlicht. Die Konferenz dient als Ausgangspunkt für ein weiteres Nachdenken über die Empfehlungen der Archive von Frankreich für die Planung und Erstellung von Archivgebäuden. Dieser Prozess des Nachdenkens führte 2004 zur Veröffentlichung des Buches mit dem Titel: Bâtiments d archives: (éd. G. Ermisse, E. Marguin-Hamon, F. Saïe- Belaïsch, Paris: Direction des Archives de France, 2004). Das Direktorium der Archive von Frankreich hat auch mehrere Leitgedanken mit dem Ziel auf den Weg gebracht, frühere Empfehlungen zu Punkten zu aktualisieren, die heute veraltet oder gegenstandslos sind (Aufbereitung der Luft in den Konservierungsbereichen, Gestaltung der Lesesäle). Letztlich ist es entscheidend, von der aktuellen (oder weniger aktuellen) Vergangenheit zu lernen, um Vorbereitungen für die Archivgebäude von morgen zu treffen. Elsa Marguin-Hamon Historisches Zentrum der Nationalarchive, Museum der Geschichte Frankreichs 60, rue des Francs-Bourgeois A.P. F Paris cedex 03, elsa.marguin@culture.gouv.fr

5 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 5 ARCHIVE IN DEN NEUEN MITGLIEDSTAATEN DAS STAATSARCHIV VON POLEN Ein Dokument, das den Bund von Warschau markiert Die Tradition der Aufbewahrung und Erhaltung von Aufzeichnungen und Dokumenten reicht in Polen bis ins 13. Jahrhundert zurück, als die königlichen Kanzleien und die die Macht ausübenden Stände auf lokaler Ebene damit begannen, Aufzeichnungen zu sammeln, die für den Staat und seine Bürger von Bedeutung waren. Dies war die Geburtsstunde des Kronarchivs in Krakau und des nachfolgenden Kronarchivs in Warschau, des Archivs des Kronregisters, des Archivs des Schatzamtes der Krone und der Archive der Stadtgerichte, der Ständegerichte und des Amtes des Haushofmeisters. Auch Städte und Dörfer, religiöse Institutionen, Verbände und Einzelpersonen schufen ihre eigenen Dokumentensammlungen. Ferner nahmen mit der Zeit Umfang und Bedeutung der Archive der einflussreichen Familien zu, so insbesondere der Archive der Radziwills, Zamoyskis und Potockis. Einführung Das Estnische Nationalarchiv (Rahvusarhiiv) ist eine staatliche Agentur, die auf der Rechtsgrundlage des Archivgesetzes 1999 gegründet wurde, mit dem der öffentliche Archivdienst neu geordnet wurde. Das Nationalarchiv ist ein System von staatseigenen öffentlichen Archiven unter der Verwaltung eines Generaldirektors mit Amtssitz in Tartu. Das Nationalarchiv umfasst 13 Archive an verschiedenen Standorten in Estland und verfügt über archivarische Teilbestände. Im letzten Jahr besuchten Forschende das Nationalarchiv. Entstehungsgeschichte des Nationalarchivs in Estland Das estnische Nationalarchiv wurde 1999 auf der Rechtsgrundlage des Archivgesetzes gegründet; archivarische Einrichtungen gab es in Estland aber schon seit langer Zeit, und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Dokumenten erfolgte bereits seit dem frühen Mittelalter. Die Archivdienste haben Aufzeichnungen von früheren administrativen Strukturen auf estnischem Gebiet, von Gerichts- und Polizeibehörden, ferner Materialien aus den Zeiten des Rittertums (baltisch-deutscher Adel) und der städtischen und ländlichen Herrschaften aufbewahrt. Sie hoben auch die Dokumente der Kirchen und der Erziehungs- und Bildungseinrichtungen wie auch der Gutshöfe und Landgüter, die Aufzeichnungen von Privatpersonen, Vereinigungen und Unternehmen auf. Unter diesen Sammlungen befinden sich seltene Dokumente, Siegel, Originalbriefe von Regierenden, Handschriften auf Pergament, Stiche, Fotografien, eine sehr große Sammlung von historischen Karten und zahlreiche audiovisuelle Aufzeichnungen. Die Anfänge des nationalen Archivdienstes reichen in die 20er Jahre zurück, bis kurz nach der estnischen Unabhängigkeitserklärung im Jahr Heute besteht das Nationalarchiv aus 13 Archivdiensten an verschiedenen Standorten in Estland, wozu auch das 1921 gegründete Staatsarchiv in Tallinn, das 1921 Entstehungsgeschichte des polnischen Staatsarchivs Das Archivwesen als zentrale staatliche Institution geht auf das Jahr 1764 zurück. Die Teilungen des Landes und der Verlust der Unabhängigkeit brachten diese Bemühungen jedoch in erhebliche Gefahr. Die eindringenden Kriegsmächte entfernten einen Großteil der Dokumente und bewahrten einige davon in ihren eigenen Archiven auf, während sie andere vernichteten. Der Verlust der Eigenstaatlichkeit und die anschließende Fortschaffung der Dokumente sowie das Entstehen zahlreicher Exilinstitutionen führten zu einer enormen Zersplitterung der archivarischen Sammlung. Die Folgen dieser Zersplitterung sind immer noch erkennbar. Im Zweiten Weltkrieg wurden 90 % der Bestände des zentralen Staatsarchivs und ein bedeutender Teil der in Gebrauch befindlichen Dokumente der staatlichen Institutionen zerstört. Die örtlichen, kirchlichen und privaten Archive erlitten ebenfalls große Verluste. Beträchtliche Mengen von Archivmaterial wurden von den Besatzungstruppen abtransportiert und bis heute nicht zurückgegeben. Derzeit umfasst das Netzwerk des Staatsarchivs ca. 220 Kilometer an Akten, die in Teilbestände mit 17 Millionen Archiveinheiten eingruppiert sind. Diese 220 Regalkilometer werden von fast 1400 Archivaren bearbeitet und erfasst, die in drei zentralen, 29 lokalen und 57 Außenstellen beschäftigt sind. Zu den Zentralnachweisstellen gehören das Zentralarchiv Historischer Nachweise, das die Dokumente von Alt- Polen und die Dokumente aus dem Zeitraum nach der Teilung des Landes bis 1918 aufbewahrt, das Zentralarchiv Moderner Nachweise, das zeitgenössische Dokumente ab 1918 umfasst, und das Archiv der Mechanischen Dokumentation, das auf die Sammlung von phono- und fotografischer Dokumentation spezialisiert ist. Das landesweite Netzwerk des Staatsarchivs wird vom Generaldirektor des Polnischen Staatsarchivs geleitet. Letzterer ist oberster Behördenvertreter der staatlichen Verwaltung und DAS NATIONALARCHIV VON ESTLAND Das älteste Dokument, das im Nationalarchiv von Estland verwahrt wird (Ref. EAA ). In diesem Dokument bestätigt der neu gekrönte König von Dänemark eine Verpflichtung, die von seinem Vater, dem früheren König, gemacht wurde. gegründete Historische Archiv in Tartu, das 1971 gegründete Filmarchiv in Tallinn wie auch zehn Regionalarchive gehören. Rechtsgrundlage für das estnische Nationalarchiv Rechtsgrundlage für das Nationalarchiv ist das Archivgesetz, das am 25. März 1998 vom Riigikogu (Estnisches Parlament) verabschiedet wurde und 1999 in Kraft trat. Die Hauptaufgabe des Nationalarchivs besteht darin, das nationale Erbe in seiner Obhut zu erhalten und zu schützen sowie es zugänglich zu machen. Eines der grundlegenden Prinzipien des Archivgesetzes war schon immer die Zentralisierung, was der Verbesserung und Vereinheitlichung der Qualität der Archivdienste dienen soll, indem doppelte Anstrengungen vermieden und optimale Funktionsweisen der Archivverwaltung sichergestellt werden. Auf der Grundlage des Archivgesetzes bestehen noch mehrere andere Rechtsakte zur Regulierung des Archivsystems in Estland. Die Archivbestimmungen (Regierungsverordnungen) sollen die Leistungsmerkmale der archivarischen Verfahren näher ausführen, wie z. B. Führen von Verzeichnissen, Bewertung, Verfügbarkeit, archivarische Bearbeitung, Erhaltung, Verwendung und Schutz von archivarischen Aufzeichnungen wie auch Verfahren der öffentlichen Archive bei Neuzugängen. In Estland sind die öffentlichen Dokumente in der Regel immer ab dem ersten Moment ihrer Entstehung für die Öffentlichkeit zugänglich. Jedoch werden diese öffentlichen Dokumente in den ersten zwanzig Jahren in den Agenturen aufbewahrt, und die Bürger können dort Zugang zu ihnen erhalten. Tätigkeiten des estnischen Nationalarchivs Im Nationalarchiv gibt es archivarische Teilbestände mit Archiveinheiten. Dazu gehören Einzeldokumente an Filmmaterialien, Fotografien, Tonträgeraufzeichnungen und Einheiten von Dokumenten, die vorübergehenden archivarischen Wert haben. Insgesamt belegt dieses Archivmaterial etwas über 73 Kilometer an Archivregalen. In allen öffentlichen Archiven gibt es Lesesäle, die für die Öffentlichkeit an sechs Tagen in der Woche geöffnet sind. Im letzten Jahr besuchten Forschende das Nationalarchiv. Sie fragten Einzeldokumente an, wobei das Archiv insgesamt 8200 Anfragen von Forschenden behandelte. Auch wurden 1765 interarchivarische Ausleihen getätigt. Von einigen häufig angefragten Teilbeständen stehen den Forschenden Mikrofilme und digitalisierte Bilder in den Regionalarchiven in Tallinn, Tartu und Kuressaare, Pärnu und Viljandi zur Verfügung. trägt im Namen und Auftrag des Kultusministers die direkte Verantwortung für die staatlichen Archive. Derzeit hat dieses Amt Professor Daria Nałęcz inne. Rechtsgrundlagen für das Staatsarchiv Das Gesetz vom 14. Juli 1983 über die nationalen Archivbestände ist die rechtliche Grundlage für die Tätigkeiten des Archivdienstes. Zwei Ministerialerlasse beziehen sich auf dieses Gesetz. Der Erste betrifft die Grundsätze der Bewertung und Klassifizierung von Dokumenten und die Grundsätze und Verfahrensweisen für die Überführung von Archivmaterial in die staatlichen Archive. Der Zweite legt die Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche des Generaldirektors des Staatsarchivs fest. Das Gesetz selbst enthält folgende Legaldefinition der Aufgaben des Staatsarchivs: Ausbau und Überwachung der Archivbestände des Staates; Katalogisierung, Bearbeitung und Zugänglichmachung des Archivmaterials; Registrierung der nichtstaatlichen Archivbestände; Bereitstellung von autorisierten Kopien und Nachbildungen wie auch von beglaubigten Kopien der aufbewahrten Aufzeichnungen und Dokumente. Die jüngsten Gesetzesänderungen erweiterten die Zuständigkeiten des Archivdienstes auf die Personalakten und Gehaltslisten, um diese Dokumente sicher zu verwahren und damit den Bürger in die Lage zu versetzen, die ihm zustehenden Ruhestandsgelder geltend zu machen. Organisation des Archivs Während Aufzeichnungen und Dokumente normalerweise 25 Jahre nach dem Datum ihrer Erstellung in die Archive gegeben werden, werden Dokumente im Zusammenhang mit Parlamentswahlen schon viel früher, nämlich nach fünf Jahren überführt. Zwingend ist jedoch ein Zeitraum von 50 Jahren in Bezug auf Gerichtsakten und von 100 Jahren in Bezug auf amtliche Register und Personenstandsbücher. Die Verwaltung der derzeit in Gebrauch befindlichen Dokumente des Gesamtstaates und der lokalen Behörden unterliegt der Aufsicht durch das zentrale Staatsarchiv und die regionalen Staatsarchive. Die Archive des Außen-, des Innen- und des Verteidigungsministeriums, des Amtes für staatliche Sicherheit, des Sejm (Polnisches Parlament), des Senats und des Präsidialamtes haben zwar die Rechtsstellung eines Staatsarchivs, gleichzeitig sind sie aber vom Amt des Leiters des Polnischen Staatsarchivs unabhängig. Diese Einrichtungen sammeln nämlich Aufzeichnungen und Dokumente nach ihren eigenen Grundsätzen. Was die Archivbestände des Außen- und des Innenministeriums anbelangt, so ist ihr individueller Charakter nach 50 Jahren abgelaufen, und sie werden dann in das Archiv der Modernen Nachweise überführt. Das Ministerium für nationale Verteidigung überführt seine Dokumente in das Zentrale Streitkräftearchiv. Die Archive der politischen Parteien, Gewerkschaften, Sozialverbände und sonstigen Organisationen wie auch der Kirchen und religiösen Vereinigungen sind vom Staatsarchiv unabhängig. Das polnische Archivgesetz verpflichtet das Staatsarchiv Fortsetzung Seite 12 Das Nationalarchiv ist für das Archivregister zuständig, eine elektronische Datenbank, die zur Sammlung und Pflege von Informationen über Standort, Zusammensetzung, Menge und Zugangsbedingungen von öffentlichen Dokumenten konzipiert ist. Auch private Dokumente können auf Anfrage des Eigentümers in dieser Datenbank registriert werden. Das Archivregister ist im Internet über die Website ( zugänglich. Forschende können verschiedene elektronische Datenbanken und auch Referenzliteratur einsehen, zumeist ebenfalls über Internet ( Das Nationalarchiv gibt Veröffentlichungen in der Reihe Ad Fontes, Ex Fontibus Archivi Historici Estoniae, Scripta Archivi Historici Estoniae, Acta et Commentationes Archivi Historici Estoniae heraus. Verwaltung von digitalen Aufzeichnungen durch das estnische Nationalarchiv Nachdem wir im Zeitalter von E-Staat, E-Regierung, E-Bürger und leben, hat auch das Nationalarchiv zwangsläufig erkannt, dass die erfolgreiche Verwaltung von digitalen Archiven in der nächsten Zeit eine seiner Prioritäten darstellen sollte. Das Jahr 2002 brachte den Durchbruch für die Langzeitaufbewahrung von digitalen Dokumenten. Zum weiteren Ausbau dieses Bereichs wurde eine Spezialabteilung eingerichtet. Die rechtlichen Anforderungen an die Übergabe von digitalen Dokumenten an die Archive wurden durch Regierungsverordnung festgelegt. Auf deren Grundlage veröffentlicht das Nationalarchiv jetzt Richtlinien zum Thema digitale Aufzeichnungen, die an die öffentlichen Agenturen gerichtet sind. Internationale Kontakte In den letzten Jahren haben sich die vom Nationalarchiv gepflegten internationalen Kontakte im Allgemeinen ausgeweitet. Erwähnenswert sind die Kontakte zu anderen Archivdiensten und zum Internationalen Archivrat (ICA). Diese internationalen Kontakte lassen sich vom Grundsatz her in drei Kategorien unterteilen: Aktivitäten im Zusammenhang mit dem ICA, Archivtagungen der Mitglieds- und Beitrittsländer der Europäischen Union (EBNA) und regionale Zusammenarbeit, so insbesondere mit den nordischen und den baltischen Ländern. Toivo Jullinen Leiter des Büros für Entwicklung Nationalarchiv von Estland J. Liivi 4 EE Tartu Tel. (372) Toivo.Jullinen@ra.ee Weitere Informationen über das Nationalarchiv Estlands können im Internet unter abgerufen werden. Fortsetzung von Seite 4 punkt der Brandsicherheit auf jeder Etage in zwei getrennte Magazinbereiche teilen. Das Verbindungsstück spielt eine Schlüsselrolle als Kommunikations- und Bindeglied zwischen Magazinblock und Verwaltungs- und Betriebsblock, wobei es diese aus Gründen des Brandschutzes gleichzeitig voneinander trennt. Die Zonen, in denen sich die Öffentlichkeit ohne Einschränkungen bewegen kann, sind die Lobby und die von ihr aus frei zugänglichen Bereiche, die sich ausschließlich im Erdgeschoss (Lesesäle, Konferenzsaal, Vortragssaal und Ausstellungsfläche) und im 1. Stock des Verwaltungs- und Betriebsblocks (Bibliothek des NA) befinden. Tragende Struktur, Außenmantel und Außenverkleidung Die tragende Struktur und die Außenwände der Magazinblöcke bestehen aus einer unterschiedlichen Kombination von Fertigteilen mit monolithverstärktem Beton. Die Deckenstruktur in den Magazinblöcken hat eine Traglastkapazität von 10 und 12 KN/m 2, je nachdem, ob fest stehende oder bewegliche Archivregale zum Einsatz kommen. Die Außenwände haben 400 mm dickes Backsteinmauerwerk. Die Außenverkleidung der Magazinblöcke sorgt für den günstigen Dämmungskoeffizienten k = 0,25 W/m 2. Die Außenwände sind nämlich mit Isolierplatten beschichtet, dann folgen eine 10 cm dicke Luftschicht und ein Gittergerüst aus Aluminium, auf dem die äußeren Wandplatten aus Keramik befestigt sind. Aufgrund dieser Beschaffenheit können in den fensterlosen Magazinblöcken problemlos optimale klimatische Bedingungen aufrechterhalten werden. An anderen Gebäudeteilen sind die Keramikplatten direkt auf die äußere Backsteinmauer zementiert. Die schlichten Magazinblöcke mit ihrer einfachen geometrischen Form bilden einen Kontrast zur dynamischen Gestalt des Eingangsbereichs im Westen. Um diesen optischen Kontrast auszugleichen, wurden die Außenwände der Magazinblöcke dort mit einer Glasfassade versehen. Bauliche Gestaltung der verschiedenen Bereiche Auf jeder Etage der Magazinblöcke (ein Kellergeschoss und zwölf Obergeschosse) gibt es insgesamt 14 Magazinräume mit einem fast quadratischen Flächenmaß von 11,7x15,7 m und einer Grundfläche von 183,7 m 2. In jedem zentral gelegenen Magazinblock gibt es sechs Räume, und die anderen Blocks haben vier Räume, was insgesamt 182 Magazinräume ergibt. Alle Räume sind fensterlos und nur aus dem 2,7 m breiten Mittelkorridor über eine Brandschutztüre zugänglich. In 153 Magazinräumen sind fest stehende oder bewegliche Aktenregale installiert und ermöglichen damit eine Gesamtlagerkapazität von über m an Standardarchivkisten. Es gibt über m an Standardarchivkisten im NA und etwa m im RSA. 15 Räume werden von den Archivbibliotheken genutzt. Vier Räume dienen zur Aufbewahrung von Karten und Plänen, die dokumentierten Einzelposten entsprechen. Zwei Einlagerungsräume im Erdgeschoss wurden den Zwecken der Aufbewahrung von Dokumenten aus verschiedenen Beständen des NA angepasst. Alle acht Räume im 11. und 12. Stock des dritten Magazinblocks sind für Foto-, Film- und Tonträgerarchive konzipiert. Die Fotosammlung des NA verfügt über mehr als und die des RSA über mehr als dokumentierte Einzelposten. Ein Raum wird den Zwecken der Einlagerung von elektronischen Dokumenten angepasst und als spezialisierte Arbeitsfläche für alle elektronischen Archive in der Tschechischen Republik genutzt. Die Magazinräume im Kellergeschoss werden für die vorübergehende Einlagerung von Dokumenten genutzt, die nach den von den jüngsten Hochwassern verursachten Schäden noch desinfiziert werden müssen. Der zweistöckige Bau für Neuzugänge und deren Einordnung ist ausgeklügelt angelegt und sorgt für die richtige Arbeitsabfolge der funktionellen Tätigkeiten. Er ist zur Seitenstraße hin mit Entladerampen für drei Lastkraftwagen geöffnet und bietet von diesen Rampen aus direkten Zugang zu den beiden Hallen für Neuzugänge. Die größere Halle (146,5 m 2 ) gehört zum NA und die kleinere zum RSA. Die Direktverbindung zwischen den Hallen für Neuzugänge und den Desinfektionseinrichtungen ist ziemlich einzigartig in der Welt. Die Desinfektionsanlage besteht aus zwei Sterilisierungskammern mit einer Gesamtkapazität von 6,4 m 3 und wurde von dem spanischen Unternehmen Matachana errichtet. Förderkörbe aus Drahtgestellen werden auf Transportpaletten gesetzt und dann auf Rollenbändern in eine der Sterilisierungskammern gezogen (die eine Kapazität von 11 m an Archivkisten haben). Nach der Sterilisierung der Dokumente mit einer Mixtur aus 10 % Äthylenoxyd und 90 % Kohlendioxyd unter dem Druck von 160 kpa und Temperaturen von 25 C bis 50 ºC kommen die Dokumente in den Entlüftungstunnel mit atmosphärischen Bedingungen, wo sie sechs Tage verbleiben, bis die Menge an toxischen Substanzen unter den zulässigen Grenzwert gefallen ist. Im 1. Stock dieses Gebäudes gibt es drei gut ausgeleuchtete Hallen für die Ordnung und Eingruppierung der Dokumente; ferner gibt es auf jeder Ebene der Magazinblöcke verschiedene kleinere Räumlichkeiten, die für das Sortieren und Ordnen der Dokumente genutzt werden. Kontrolle der Klimaverhältnisse und Brandverhütung Die Klimaanlage sorgt für die Beibehaltung des Standardklimas. In den Magazinräumen, in denen Archivbestände aus Papier und aus Pergament sowie Bücher lagern, beträgt die Temperatur 15 C ± 2 ºC und die relative Luftfeuchtigkeit 55 % ± 5 %. In den Räumen mit Schwarz-Weiß-Fotografiematerial herrscht eine Temperatur von 15 C ± 1 ºC und ein Niveau der Luftfeuchtigkeit von 27,5 % ± 7,5 %, und in den Räumlichkeiten mit Farbfilmmaterial besteht eine Temperatur von 5 C ±1 ºC und eine Luftfeuchtigkeit von 35 % ±5 %. In den Magazinhallen ist das Brandbekämpfungssystem von Wormald aus Schweden installiert. Dieses System verwendet ein Löschmittel, das in exakt gleicher Mischung von Kohlendioxyd, Stickstoff und Argon als Inergen im Handel erhältlich ist. 5 Fortsetzung Seite 8

6 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 6 6 BERICHT ÜBER DIE ARCHIVE IN DER ERWEITERTEN EUROPÄISCHEN UNION Am 6. Mai 2003 verabschiedete der Ministerrat der EU seine Entschließung zum Archivwesen in den Mitgliedstaaten ( 1 ). In der Entschließung wird die Europäische Kommission aufgefordert, eine auch hinsichtlich der beitretenden Länder repräsentative Gruppe von nationalen Experten einzusetzen, um die Situation der öffentlichen Archive in der Europäischen Union zu untersuchen, und zwar unter besonderer Berücksichtigung der Erweiterung der EU. Die Kommission wurde ersucht, dem Rat bis Mitte 2004 einen Bericht vorzulegen, der auch Leitlinien für eine stärkere künftige Zusammenarbeit im Archivwesen auf europäischer Ebene enthält. Nachdem die Gruppe der nationalen Experten ihre Arbeiten im Sommer 2004 abgeschlossen hatte, legte die Kommission dem Ministerrat im Februar 2005 einen Bericht über die Archive in der erweiterten Europäischen Union ( 2 ) vor. Der Bericht betrifft die Situation der öffentlichen Archive in den Mitgliedstaaten und den Institutionen der Europäischen Union und ihre voraussichtliche Entwicklung in den kommenden Jahren vor dem Hintergrund der Erweiterung. Er enthält Vorschläge für Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumenten- und Archivverwaltung und der Archivdienste für die Bürger der Europäischen Union. Der Bericht enthält eine Reihe von Leitlinien für die stärkere Zusammenarbeit zwischen den Archiven sowie Vorschläge für prioritäre Aktionen. Die vorgeschlagenen vorrangigen Aktionen werden in der Zusammenfassung des Berichts dargestellt. Sie umfassen Maßnahmen zur Förderung des Dokumentenerhalts und zur Schadensverhütung wie auch Maßnahmen zur Verhinderung von Diebstahl und zur Erleichterung der Wiederbeschaffung von gestohlenen Dokumenten. Im Bericht werden die Stärkung der interdisziplinären Zusammenarbeit auf europäischer Ebene bei elektronischen Archiven und die Förderung des Informationsaustauschs in Bezug auf die für die Archive relevanten nationalen und europäischen Rechtsvorschriften vorgeschlagen. Ferner wird die Einrichtung eines EU-Portals zum archivarischen Erbe der neuen erweiterten Union vorgeschlagen, um für die EU-Bürger leichtere grenzüberschreitende Zugangsmöglichkeiten zu den Archiven bereitzustellen. Die vorrangigen Aktionen werden im Rahmen der verstärkten Koordinierung und des Austauschs von Informationen und erprobten Methoden durchgeführt. Im Bericht wird die Einrichtung eines europäischen Archivarausschusses mit Fachleuten aus den Mitgliedstaaten und den EU-Institutionen vorgeschlagen, der dabei helfen soll, die verstärkte Zusammenarbeit und Koordinierung auf der Grundlage des Konsenses und unter uneingeschränkter Einhaltung des Subsidiaritätsgrundsatzes sicherzustellen. Der Wortlaut der Entschließung vom 6. Mai 2003 und die Zusammenfassung des Berichts der Kommission sind unten stehend veröffentlicht. Bericht über die Archive in der erweiterten Europäischen Union Möglichkeiten künftigen Handelns: Prioritäten ZUSAMMENFASSUNG ( 3 ) A. HINTERGRUND Entsprechend der Bitte des Rates der Europäischen Union in seiner Entschließung vom 6. Mai 2003 zum Archivwesen in den Mitgliedstaaten (2003/C 113/02), insbesondere der Punkte 8 (a), (b), (c), (d), (e) und 9, bezieht sich die Zusammenfassung auf die Situation der öffentlichen Archive in den Mitgliedstaaten unter besonderer Berücksichtigung der Erweiterung der Europäischen Union und der voraussichtlichen Entwicklung von Dokumenten- und Archivverwaltung sowie Archivdiensten in der Zukunft. Unter Berücksichtigung der neuen Technologien werden Möglichkeiten aufgezeigt, wie Dokumentenund Archivverwaltung sowie öffentliche Dienstleistungen für die Bürger der Europäischen Union verbessert werden können. Auf der Grundlage der verschiedenen Kapitel des vorliegenden Berichts der Gruppe Nationaler Sachverständiger werden die im Folgenden aufgeführten vorrangigen Aktionen vorgeschlagen, und zwar zusammen mit einer Reihe weiterer Aktionsvorschläge, die ebenfalls in den nächsten drei Jahren Überlegungen und Taten der Mitgliedstaaten und EU-Institutionen erfordern. Die vorgeschlagenen vorrangigen Aktionen finden sich am Anfang jedes Kapitels und sind in Anhang 3 des vorliegenden Berichts tabellarisch zusammengefasst. Archivalien, die durch Überschwemmung beschädigt wurden Die vorgeschlagenen vorrangigen Aktionen werden hier zusammenfassend dargestellt. Sie umfassen Maßnahmen zur Vorbeugung, Begrenzung oder Behebung von Schäden an Dokumenten bzw. Verlust von Archiven durch Natur- oder andere Katastrophen, zur Verbesserung des Erhalts von Dokumenten und Archiven einschließlich Archivgebäuden sowie zur verbesserten Zusammenarbeit im Hinblick auf Authentizität, langfristige Bewahrung und Zugänglichkeit elektronischer Dokumente und Archive. In der Zusammenfassung werden auch zu ergreifende Maßnahmen gegen Diebstahl und Vorkehrungen zur Wiederbeschaffung gestohlener Dokumente vorgeschlagen. Es wird betont, welch wichtigen Beitrag Archive durch entsprechende Gesetzgebung und Standards zum demokratischen Funktionieren unserer Gesellschaften leisten. Ferner wird die Einrichtung eines EU-Portals zum archivarischen Erbe der neuen erweiterten Union vorgeschlagen. All diese Aktionen müssen auf dem Weg der verstärkten Kooperation bzw. des verstärkten Austauschs von Informationen und erprobten Methoden auf europäischer Ebene und mit den Mitgliedstaaten durch einen offiziellen Koordinierungsausschuss umgesetzt werden. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass es wünschenswert ist, diese vorgeschlagenen Aktionen verstärkt in andere Aktionspläne auf europäischer Ebene einzubinden. B. ZUSAMMENFASSUNG DER VORGESCHLAGENEN HAUPTAKTIONEN Vorschlag vorrangige Aktion 1 Erhalt und Schadensverhütung von Archiven in Europa (Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003, Punkt 8c 1) 1.1 Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden an Archiven durch Natur- oder andere Katastrophen: Entwicklung eines Modell-Aktionsplans zur Vermeidung von und Wiederherstellung nach Katastrophen; Prüfung der Möglichkeit der Einrichtung spezialisierter Zentrallaboratorien für grenzüberschreitende Notfälle; Schaffung von Rapid Response Teams zur Schadensprüfung. 1.2 Erhalt und Wiederherstellung von Dokumenten und Archiven: verstärkte Koordinationsmaßnahmen und Austausch von Expertenwissen, um ein EU-Programm für die Wiederherstellung beschädigter Dokumente und Archive in Europa zu schaffen; Archivzweckgebäude; bei der Erneuerung von Archivgebäuden und Lagern in staatlichen Gebäuden oder bei der Errichtung neuer Archivgebäude müssen auf nationaler und europäischer Ebene durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe der EU-Mitgliedstaaten und -Institutionen Standards und Spezifikationen aktualisiert und angewandt werden. Vorschlag vorrangige Aktion 2 Verstärkte interdisziplinäre Zusammenarbeit auf europäischer Ebene bei elektronischen Dokumenten und Archiven (Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003, Punkt 8c 2) 2.1 Umsetzung einer europaweiten Zusammenarbeit zur Schaffung von Authentizität, langfristiger Bewahrung und Zugänglichkeit elektronischer Dokumente und Archive. Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003 zum Archivwesen in den Mitgliedstaaten (2003/C 113/02) ( 1 ) DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION 1. UNTER HINWEIS auf die Entschließung des Rates vom 14. November 1991 betreffend das Archivwesen ( 2 ) sowie auf die Schlussfolgerungen des Rates vom 17. Juni 1994 zur verstärkten Zusammenarbeit im Archivwesen ( 3 ), 2. UNTER HINWEIS auf den 1994 veröffentlichten Bericht der Expertengruppe über die Koordinierung des Archivwesens in der Europäischen Union, 3. UNTER BERÜCKSICHTIGUNG der laufenden Aktivitäten im Hinblick auf den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und Archiven der Europäischen Union 4. BETONT, dass Archive für das Verständnis der Geschichte und der Kultur Europas sehr wichtig sind; 5. BETONT, dass vor allem in einer Zeit großer Veränderungen in Europa gut geführte und zugängliche Archive einen Beitrag zum Funktionieren der Demokratie in unseren Gesellschaften leisten; 6. VERTRITT DIE AUFFASSUNG, dass den Herausforderungen an das Archivwesen im Zusammenhang mit der Erweiterung der Union besondere Beachtung geschenkt werden sollte; 7. VERTRITT DIE AUFFASSUNG, dass die IKT-Anwendungen und -Lösungen im Bereich des Archivwesens weiterentwickelt werden müssen; ( 1 ) ABl. C 113/2 vom ( 2 ) ABl. C 314 vom , S. 2. ( 3 ) ABl. C 235 vom Archivalischer Lagerbereich 2.2 Aktualisierung, Überarbeitung und Ausweitung der derzeitigen Anforderungen für die Schaffung von elektronischen Dokumentmanagement-(Aufzeichnungs-)Systemen wie MoREQ für eine bessere Verwaltung des öffentlichen Sektors, damit das Dokument die offizielle Norm und/oder Spezifikation in der Europäischen Union wird. Dies ist im Interesse aller Mitgliedstaaten, insbesondere der neuen Mitgliedstaaten. 2.3 Stärkung des DLM-Netzes und -Forums/der Europäischen Wirtschaftlichen Interessenvereinigung (EWIV). Sowohl für Weiterentwicklung und Übersetzungen als auch für die Organisation des DLM-Forums in Budapest 2005 werden finanzielle Mittel benötigt. Vorschlag vorrangige Aktion 3 Einrichtung und Betreuung eines Internet-Portals zu Dokumenten und Archiven in Europa (Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003, Punkte 8b und 8e) 3.1 Bereitstellung eines Web-Portals zu Dokumenten und Archiven für EU-Bürger. Angesichts der Entwicklung von Internet und Web sowie des Erfolgs einiger Mitgliedstaaten (siehe Teil 6 des Berichts) bei der Bereitstellung solcher Informationen für Millionen von Bürgern, jungen Menschen und Kindern soll ein Portal konzipiert und eingerichtet werden. Dies entspräche dem Stand der Entwicklungen in der europäischen Welt der Informationen. Man könnte so einen besseren Zugriff auf diese Quellen zu Forschungs-, Lern- und Informationszwecken und auch bessere Bedingungen in Benutzerräumen gewähren. ( 1 ) ABl. C113 vom ( 2 ) KOM(2005) 52 endg., siehe auch Bulletin der EU 1/2-2005, Teil 8: Informationen und Mitteilungen. ( 3 ) Kommission der Europäischen Gemeinschaften, KOM(2005) 52 endg., Brüssel, FORDERT DIE KOMMISSION AUF, eine auch hinsichtlich der beitretenden Länder repräsentative Gruppe von Experten einzusetzen, die von den zuständigen nationalen Behörden ernannt werden und sich mit folgenden Punkten befassen sollen: a) Situation der öffentlichen Archive in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, darunter verschiedene Aspekte der voraussichtlichen Entwicklung im Archivwesen in den nächsten Jahren unter besonderer Berücksichtigung der Erweiterung der Europäischen Union; b) Auswirkungen der Entwicklung der letzten Jahre im Bereich des Archivwesens, insbesondere der Entwicklung neuer Technologien; c) Förderung konkreter Tätigkeiten, beispielsweise: Unterstützung geeigneter Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden an Archiven durch Katastrophen wie Überschwemmungen sowie zur Wiederherstellung beschädigter Dokumente und Archive und Ausbau der europaweiten Zusammenarbeit im Hinblick auf Authentizität, langfristige Aufbewahrung und Zugänglichkeit elektronischer Dokumente und Archive; d) verstärkte Koordinierung sowie verstärkter Austausch von Informationen und erprobten Methoden zwischen den Archivdiensten; e) Möglichkeiten einer weiter gehenden Abstimmung der Arbeit dieser Expertengruppe mit anderen Maßnahmen auf europäischer Ebene in diesem Bereich, insbesondere mit dem Aktionsplan eeurope; 9. ERSUCHT DIE KOMMISSION, dem Rat bis Mitte 2004 einen Bericht über diese Arbeiten vorzulegen, der auch Leitlinien für eine stärkere künftige Zusammenarbeit im Archivwesen auf europäischer Ebene enthält. Fortsetzung Seite 7

7 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 7 Vorschlag vorrangige Aktion 4 Gesetzgebung auf EU- und nationaler Ebene über die Verwaltung von und den Zugang zu Dokumenten und Archiven (Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003, Punkte 8a und 8d) 4.1 Da Gesetzesentwürfe auf nationaler und EU-Ebene häufig unvorhergesehene Folgen für die Verwaltung von Dokumenten und Archiven haben, ist es für die Bürger der Mitgliedstaaten entscheidend, dass das gesamte Ausmaß der Auswirkungen frühzeitig bekannt ist, um den langfristigen Erhalt von und den Zugang zu Dokumenten und Archiven zu erleichtern. Daher sollten Gesetzesentwürfe über Dokumente und Archive und damit zusammenhängende Bereiche, die auf europäischer oder nationaler Ebene vorgelegt werden, einer Überwachung unterliegen, damit der Berufsstand der europäischen Archivare bei Bedarf sein Fachwissen einbringen kann. 4.2 Um den oben stehenden Vorschlag zu untermauern, bedarf es einer eingehenden Untersuchung der Gesetzgebung zu Archiven und damit zusammenhängenden Bereichen auf EU- und auf nationaler Ebene, der Erstellung einer Datenbank über die Gesetzgebung zu Archiven und damit zusammenhängenden Bereichen in der EU, der Übersetzung der nationalen Gesetzgebung zu Archiven und damit zusammenhängenden Bereichen ins Englische, Französische und Deutsche sowie bei Bedarf in andere Amtssprachen der EU durch die betreffenden nationalen Archive, um ein besseres gegenseitiges Verständnis der Gesetzgebung zu fördern. Auch andere laufende Arbeiten des Europarates und des europäischen Büros des internationalen Archivrates (Eurbica) werden bei diesem Vorschlag berücksichtigt und dem eigenen System zugeordnet. Vorschlag vorrangige Aktion 5 Diebstahl von Archivdokumenten 5.1 Die Maßnahmen zur Bekämpfung des Diebstahls von Archivdokumenten und zur Wiederbeschaffung gestohlener Archive in der EU sollten überprüft und verbessert werden. Auf der Grundlage eines Fragebogens zu Verbesserungsvorschlägen sollte ein Aktionsplan ausgearbeitet werden. C. EINRICHTUNG EINES OFFIZIELLEN ARCHIVARAUSSCHUSSES (ENTSCHLIESSUNG DES RATES VOM 6. MAI 2003, PUNKTE 8D, 8E UND 9) 6.1 Einrichtung eines offiziellen Archivarausschusses der EU- Mitgliedstaaten und EU-Institutionen. In diesem Ausschuss sollen Informationen und erprobte Methoden ausgetauscht werden, und es soll einvernehmlich und unter Wahrung des Subsidiaritätsprinzips für eine bessere Koordination der Archivarbeiten in Europa wie oben beschrieben gesorgt werden. Der Ausschuss soll zwei Mal im Jahr oder bei Bedarf zusammentreten. 6.2 Einführung eines Programms zunächst für drei Jahre, um die verschiedenen Punkte aus der Entschließung des Ministerrates (6. Mai 2003) zu behandeln, Fortschritte zu betrachten und die Ergebnisse und Verbesserungen der erprobten Methoden zur Anwendung in den Mitgliedstaaten und den Institutionen der Europäischen Union zu verbreiten. 6.3 Bewertung nach Ablauf der drei Jahre mit Blick auf die Berichterstattung an die EU-Minister des Rates über die Ergebnisse und die in Betracht gezogenen Folgemaßnahmen. ORGANISATION DES ARCHIVSEKTORS VON SLOWENIEN In Slowenien reichen die Wurzeln einiger der noch heute vorhandenen öffentlichen Archive bis in die zweite Hälfte des 19. Jahrhunderts zurück, doch die grundlegende Struktur des heutigen öffentlichen Archivsystems Sloweniens ist erst nach dem Zweiten Weltkrieg entstanden gründete die Nationalregierung Sloweniens das Zentrale Staatsarchiv, das zuvor als Staatsarchiv im Krainer Landesmuseum in Ljubljana geführt wurde. Das jugoslawische Bundesgesetz über Staatsarchive von 1950 führte zur Gründung der Stadtarchive, die heute als Regionalarchive bekannt sind (Maribor im Jahr 1952, Ljubljana 1955, Koper 1956 und Nova Gorica 1972). Zwischen 1953 und 1990 wurde das Zentralarchiv mehrfach umbenannt, doch nach der Unabhängigkeit Sloweniens im Jahr 1991 wurde es zum Archiv der Republik Slowenien (ARS). Nach dem politischen Umbruch von 1990 wurden die so genannten Spezialarchive dem Nationalarchiv angeschlossen. Dabei handelte es sich um das Historische Archiv des Zentralkomitees des kommunistischen Bundes Sloweniens (1990), das frühere Archiv des Instituts für die Geschichte der Arbeiterbewegung (1992) und das Archiv des Innenministeriums (1998), das auch die Bestände des Staatssicherheitsdienstes aufbewahrte. Organisationsstruktur des öffentlichen Archivsektors Das heutige Netzwerk der öffentlichen Archivdienste Sloweniens umfasst: das Archiv der Republik Slowenien ( das Regionalarchiv Maribor ( das Historische Archiv Ljubljana ( das Historische Archiv Ptuj ( das Historische Archiv Celje ( das Regionalarchiv Koper ( das Regionalarchiv Nova Gorica ( Das Slowenische Filmarchiv (SFA) ist eine Abteilung des ARS; es wurde 1968 auf der Rechtsgrundlage des ersten slowenischen Archivgesetzes gegründet, das Filmmaterial als Archivmaterial definiert. Wegen der Art des Filmmaterials und der teuren Ausstattung, die für seine Erhaltung erforderlich ist, sowie wegen des Ausbildungsbedarfs des Personals wurde es dem ARS angeschlossen. In das ARS ist ein Archivzentrum für die Berufsentwicklung eingegliedert, dessen Aufgabe es ist, Forschungsprojekte auf dem Gebiet der Archivwissenschaft durchzuführen. Es steht in internationaler Zusammenarbeit mit anderen Archivorganisationen und betreut die Übersetzung von ausländischer wissenschaftlicher Literatur ins Slowenische. Die Veröffentlichungsaktivitäten des Zentrums und des ARS (wie auch die sämtlicher Archiveinrichtungen in Slowenien) sind sehr intensiv. Allein das ARS verzeichnet jährlich bis zu 14 selbstständige Veröffentlichungen, und einige Veröffentlichungen werden in Zusammenarbeit mit dem slowenischen Archivverein herausgegeben. Spezialarchive: Das Gesetz über Archive und archivarische Einrichtungen von 1997 ermöglichte es bestimmten Institutionen, einen auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Archivdienst aufzubauen. Dazu gehören das Historische Archiv und Museum der Universität Ljubljana und das Archiv des Instituts für Studien über die slowenische Auswanderung am wissenschaftlichen Forschungszentrum der Slowenischen Akademie der Wissenschaften und Schönen Künste. In die Kategorie der Spezialarchive fallen auch die Archive der römisch-katholischen Kirche, die in drei Einrichtungen untergebracht sind, nämlich im Erzbischöflichen Archiv in Ljubljana und in den Diözesanarchiven in Maribor and Koper. In der Archivgesetzgebung von 1997 werden die Bestände der Archive der römisch-katholischen Kirche als Privatarchive eingestuft. Angesichts ihrer kulturellen Bedeutung erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Teilfinanzierung vom Kultusministerium. Der slowenische Archivverein (AAS, wurde 1954 gegründet und zählt heute über 250 Mitglieder. Er hat bereits rund 40 Archivtagungen veranstaltet und die Tagungsberichte dazu veröffentlicht. Seit 1978 ist er Mitherausgeber einer Fachzeitschrift ARHIVI (Die Archive), die auch Mitteilungsblatt des Vereins ist. Das Magazin VIRI (Dokumente) enthält Reproduktionen von historischen Dokumenten samt deren Kommentierung durch Fachleute. Seit 1980 wurden 17 Ausgaben veröffentlicht, wobei jede Ausgabe ihren Schwerpunkt auf einem anderen historischen Thema hat. Rechtsstellung der Archivorganisationen und Archivgesetzgebung Das ARS und sechs Regionalarchive bilden zusammen den öffentlichen Archivdienst. Das ARS ist eine administrative Einrichtung innerhalb der Organisationsstruktur des Kultusministeriums, und daher sind seine Aufgaben durch die im Ministeriengesetz festgelegte Organisationsstruktur und Kompetenzverteilung geregelt ( 1 ). Die sechs Regionalarchive wurden vom Staat gegründet und genießen die Rechtsstellung einer Körperschaft des öffentlichen Rechts. Etat- und programmmäßig unterstehen sie dem Kultusministerium. Das ARS führt fachliche und administrative Aufgaben in Sachen Erhaltung der Archivbestände durch, die von nationaler Bedeutung sind. Es spielt eine entscheidende Rolle bei der fachlichen Beratung und bei der Ausstellung von Empfehlungen. Aufgrund der Komplexität der archivarischen Tätigkeiten, die in gewissem Maße auch Auswirkungen auf die staatliche Verwaltung haben, sind eigenständige und unabhängige Gesetze für die Archivverwaltung erforderlich. Das neue Archivgesetz, das Gesetz über Archive und archivarische Einrichtungen (AAIA) ( 2 ), steht im Einklang mit den Leitlinien der Unesco und mit den europäischen Empfehlungen; es orientiert sich am Beispiel der Rechtsvorschriften anderer europäischer Länder, wie z. B. Dänemarks und Deutschlands. In Übereinstimmung mit den meisten europäischen Rechtsvorschriften über das Archivwesen enthält auch das AAIA eine Vorschrift, wonach archivarische Materialien 30 Jahre nach ihrer Erstellung zugänglich werden. Die wichtigste Änderung, die durch das neue Gesetz eingeführt wurde, ist die Trennung von öffentlichen und privaten Archiven, was zu Veränderungen in der Organisationsstruktur des öffentlichen Archivdienstes führte. In der Folge der gesellschaftspolitischen Umbrüche von 1991 bestand die Notwendigkeit, eine Neuregelung bezüglich der Zugänglichkeit von Materialien vorzunehmen, die einen Zusammenhang mit den Gesetzesorganen und Rechtsinstitutionen der früheren Sozialistischen Republik Slowenien aufweisen (ein Großteil davon war bereits in den zuständigen Archiveinrichtungen eingelagert), wobei allerdings u. a. der Schutz personenbezogener Daten zu berücksichtigen war. Der Kultusminister erließ 1999 allein sieben Verordnungen mit detaillierten Regelungen für bestimmte spezifische Bereiche des Archivwesens, wozu auch die Erhaltung und die Nutzung von öffentlichen Archiven, das Führen von Archivregistern, die fachlichen Anforderungen an Archivbedienstete in öffentlichen Einrichtungen, die Auswahl und die Überführung von öffentlichen Archiven, der Umgang mit Privatarchiven, die Regelungen der Berufsausbildung und der Leistungsbewertung gehören. Mit dem neuen Archivgesetz von 1997 änderte sich auch die Definition von Eigentum: Öffentliche Archive sind öffentliches Eigentum, und private Archive stellen Privateigentum dar. Der Begriff öffentliches Archiv bedeutet aber nicht, dass diese Archive für die Öffentlichkeit zugänglich sind, sondern dass sie im öffentlichen Sektor eingerichtet wurden (durch juristische Personen des öffentlichen Rechts). Die Zuständigkeiten im öffentlichen Archivdienst sind zwischen dem ARS und den Regionalarchiven aufgeteilt. Das ARS schützt die öffentlichen Archive der staatlichen Behörden, der Körperschaften, die öffentliche Gewalt ausüben und/oder vom Staat bereitgestellte öffentliche Dienstleistungen erbringen, der Bank von Slowenien, der staatlichen und öffentlichen Eigenmittel und Vermögenswerte, der Agenturen und sonstigen juristischen Personen, die vom Staat eingerichtet wurden und/oder deren Tätigkeitsbereich das gesamte Staatsgebiet umfasst. ( 1 ) Amtsblatt der RS, Nr. 71/94 und 47/97. ( 2 ) Amtsblatt der RS, Nr. 20/97. Der Gesetzeswortlaut kann auf Englisch abgerufen werden unter: (siehe: Legislation). Die Regionalarchive haben einen ähnlichen Zuständigkeitsbereich auf der regionalen Ebene. Zur Erhaltung von privaten Archiven ist es äußerst wichtig, Anreize dafür zu schaffen, dass der Privatsektor privates Archivmaterial schützt, vor allem wenn es von Amts wegen für erhaltenswert eingestuft ist, wie auch Investitionen in das kulturelle Erbe zu fördern, und zwar im Rahmen der Gewährung von Steuervorteilen für die jeweiligen Eigentümer. Die Pflichten der privaten Eigentümer (neben denen nach dem AAIA) ergeben sich aus den Bestimmungen über den Umgang mit privaten Archivmaterialien ( 3 ). Benutzung und Zugänglichkeit der Archivbestände Benutzung und Zugänglichkeit der Archivbestände unterliegen der einschlägigen Archivgesetzgebung (AAIA), den internen Vorschriften der Archiveinrichtungen und, im Falle privater Dokumentenreihen und Sammlungen, den jeweiligen Auflagen und Bedingungen der Personen, die sie eingeliefert haben. Die Benutzung von Archivbeständen ist durch die Benutzungsordnung für öffentliche Archive in archivarischen Einrichtungen geregelt ( 4 ). Nach dieser Benutzungsordnung richten sich auch die internen Bestimmungen der Archiveinrichtungen für die Inanspruchnahme der Forschungsräumlichkeiten. Die Archivmaterialien sind frei zugänglich, wenn sie nicht als vertraulich eingestuft sind. Das Archivmaterial kann in Slowenien für die wissenschaftliche Forschung wie auch zu kulturellen, pädagogischen, rechtlichen und geschäftlichen Zwecken genutzt werden. Es steht juristischen und natürlichen Personen gleichermaßen zur Verfügung, sofern sie ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Ausländischen Staatsbürgern kann zu den gleichen Bedingungen Zugang zu den Archivmaterialien gewährt werden wie den Bürgern Sloweniens. Zugangsbeschränkungen gelten gemäß dem Personendatenschutzgesetz ( 5 ) und Artikel 41 AAIA für personenbezogene Daten und für Daten aus der Privatsphäre von Einzelpersonen. Das AAIA regelt ebenfalls, welches Archivmaterial wegen seiner besonders schützenswerten Inhalte unzugänglich ist. Öffentliche Archive, die der allgemeinen Öffentlichkeit zum Zeitpunkt ihrer Einrichtung nicht zugänglich gemacht werden können, stehen nach 30 Jahren für Forschungszwecke offen. ( 3 ) Amtsblatt der RS, Nr. 59/1999. ( 4 ) Amtsblatt der RS, Nr. 59/1999. ( 5 ) Amtsblatt der RS, Nr. 59/99, 57/2001 und 59/2001. Das Gebäude des Archivs der Republik Slowenien Fortsetzung Seite 9 7

8 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 8 Fortsetzung von Seite 5 Forschungsbereich Der Betriebsteil des Gebäudes liegt auf der anderen Seite der Magazinblöcke. Sein Kommunikationszentrum besteht aus einer riesigen Lobby (610 m 2 ) in der Form eines rechtwinkligen Triangels. Alle für den öffentlichen Zugang vorgesehenen Räumlichkeiten sind von hier aus zugänglich. Der geräumige Forschungssaal des NA belegt die gesamte Nordhälfte dieser Etage. Dieser Forschungssaal hat eine Kapazität von 91 Arbeitsplätzen für Nachforschungen, und zehn dieser Plätze mit Lesehilfen haben größere Ablagetische, wo großformatige Archivmaterialien wie Landkarten und Pläne eingesehen werden können. Im Forschungssaal gibt es auch Mikrofilmlesegeräte und Arbeitsplätze mit Abspielgeräten zum Studium von Audio- und Videoaufzeichnungen und -dokumenten. Das natürliche Tageslicht fällt durch die Fenster in beiden Seitenwänden und durch die Deckenfenster ein. Auf der dem Eingang gegenüberliegenden Seite befindet sich etwas erhöht eine Auskunftsund Beratungsstelle sowie ein Bereich, wo Studierende und Wissenschaftler in den Führern nachschlagen können, in denen die Archivsammlungen beschrieben sind. Diese Hilfen und Fundstellenverzeichnisse werden vollständig auf Digitalform umgestellt. Sobald dies geschehen ist, können die Suchenden ihre Anfragen nach archivarischen Unterlagen elektronisch durchführen. Die Herbeischaffung des Archivmaterials aus den Magazinräumen erfolgt über einen für die Öffentlichkeit unzugänglichen Korridor, von dem aus das Material in einen der Bereiche für Bestellungen geschafft wird. Dort wird das Archivmaterial vom Archivpersonal an die Forschenden ausgegeben. Dabei führt das Personal Aufzeichnungen darüber, welche Dokumente eingesehen werden, und schließt diese Aufzeichnungen erst mit Beendigung der Nachforschungen durch den Benutzer ab. Ein Kopierraum ist direkt vom Forschungssaal aus zugänglich; dort werden auch die Dokumente ausgegeben, die kopiert werden müssen. Der Forschungssaal des RSA ist für 54 Studierende ausgelegt; an den Lesegeräten gibt es 17 Arbeitsplätze. Er hat eine Grundfläche von 187,2 m 2 und verfügt über leichte Zugangsmöglichkeiten zu vier Magazinen. Öffentliche Bereiche Es gibt drei weitere öffentlich zugängliche Bereiche: Der Konferenzsaal in der Form eines Amphitheaters (372,5 m 2 ) hat eine abgestuft abfallende Grundfläche und eine Aufnahmekapazität für über 200 Personen. Der Lesesaal des NA ist für 97 Benutzer ausgelegt (131,7m 2 ) und von der Lobby aus frei zugänglich. Im Unterschied zum Konferenzsaal verfügt er nur über eine künstliche Beleuchtung. Auch die Ausstellungshalle (206,5m 2 ), wo gelegentlich Ausstellungen stattfinden, so zumeist von Archivmaterialien, verfügt über künstliches Licht. Der Bedarf des RSA wird durch einen Mehrzwecksaal gedeckt, der 64 Personen fasst (113 m 2 ) und von der Lobby aus zugänglich ist. Referenzbibliothek Die Bibliothek des NA belegt das gesamte 2. Stockwerk des Büro- und Betriebsgebäudes. Die Leser können den Lesesaal (428,4 m 2 ) und die Referenzbibliothek nur durch den großen Leihbereich betreten. Der Lesesaal hat fast genau dieselbe Triangelform wie die darunter liegende Lobby und bietet Zugang zu einem Lesebereich mit Zeitschriften und neuen Büchern. Weitere Bibliotheksarbeitsplätze im Nordflügel des Gebäudes sind für die Öffentlichkeit nicht zugänglich. Auf dem 2., 3. und dem größten Teil des 4. Stockwerks befinden sich verschiedene Büros von unterschiedlicher Größe. Das Büro des Direktors des NA kann auf einen weiteren kleinen Raum zum Ordnen von Dokumenten erweitert werden. Technische Bereiche Im 3. Stockwerk befindet sich ein großer Raum (49,2 m 2 ), der von der Abteilung genutzt wird, die auf die Entwicklung von elektronischen Archivhilfen und Fundstellenverzeichnissen und auf die digitale Umstellung der bisherigen Fundhilfen in gedruckter Form spezialisiert ist. Zurzeit wird dieser Bereich auch für Neuzugänge von elektronischen Dokumenten genutzt. Ein Teil des 4. Stockwerks und das gesamte 5. Stockwerk beherbergen Ateliers für die konservierenden, restaurierenden und reprografischen Arbeiten des NA. Die Idee für diese Ateliers kam vom Zentrum für die Erhaltung der Vereinigten Archivbestände der Tschechischen Republik. Im 4. Stockwerk befinden sich drei Fotoateliers (27,9 m 2, 42,7 m 2 und 51,7 m 2 ). Das kleinere der beiden Hauptlaboratorien ist mit einem HERCO-AR- 100-Gerät ausgestattet, das für die Entsäuerung und Neutralisierung von Papieren eingesetzt werden kann. Schlussfolgerung Das Gebäude wird nun schon fast fünf Jahre genutzt und hat sich dabei als höchst zufrieden stellend erwiesen. Es sind auch einige Nachteile zu Tage getreten, so z. B. könnten die Räume für das Sortieren und Ordnen der Dokumente größer sein. Auch erlauben die Arbeitsbedingungen in den Räumen für Neuzugänge keine längere Verweildauer, als dies für die Arbeit der Archivare nötig ist. Dies bedeutet, dass sich die Funktion dieser Einordnungsräume auf die vorübergehende Lagerung der Archivmaterialien beschränkt, bevor diese an ihre endgültigen Einlagerungsplätze oder zur Dekontaminierung gebracht werden. Jedoch ist das Gebäude alles in allem ein Erfolg. Dr. Tomáš Kaline Zentrales Staatsarchiv in Prag Archivní 4 CZ Praha 4 Chodovec Tel. (420) na5@mvcr.cz oder na5a@mvcr.cz 8 ARCHIVE IN DEN NEUEN MITGLIEDSTAATEN ARCHIVE IN DER SLOWAKISCHEN REPUBLIK Die ersten Erwähnungen von Archiven in der Slowakischen Republik beziehen sich auf die Stadtarchive im 13. Jahrhundert. Die Archive von zuverlässigen Niederlassungen (loca credibilia), die zu Beginn des 13. Jahrhunderts angelegt wurden, erfüllten die Funktion von öffentlichen Notaren. Die Grafschaftsarchive (unter einer Grafschaft versteht man die Einheit eines historisch gewachsenen Gebiets, dessen Obrigkeit mit Verwaltungsbefugnissen ausgestattet ist) werden erstmals Ende des 16. Jahrhunderts und die Aufgaben des Grafschaftsarchivars Ende des 18. Jahrhunderts erwähnt. Von den privaten Archiven besitzen die Güter der Landeigentümer die umfangreichsten Sammlungen, da diese Dokumente als eine Art Versicherung für deren Eigentum und Eigentumsrechte dienten. In Bratislava (Pressburg) errichtete die Königin von Ungarn, Maria Theresia, 1765 das Archivum Regni als erstes Amtsarchiv des Königreichs Ungarn. Das Archiv wurde 1885 nach Budapest verlegt. Rechtsgrundlage für den slowakischen Archivdienst Die Ursprünge der Tschechoslowakischen Republik (1918) trugen auch zur Organisation des Systems der staatlichen Archivpflege bei wurde die Zuständigkeit für die Archivverwaltung den staatlichen Behörden unter der Aufsicht des Innenministeriums übertragen wurden zwei Einrichtungen für die Verwaltung der staatlichen Archive geschaffen, und zwar zunächst die im Innenministerium in Prag angesiedelte Archivverwaltung und dann die Slowakische Archivverwaltung mit Sitz im Kommissariat des Innern in Bratislava. Das erste vereinheitlichte System für die Archivverwaltung in der Tschechoslowakischen Republik beruhte auf der Regierungsverordnung über das Archivwesen von Seit Januar 1969, als die Tschechoslowakische Republik ein Föderativstaat wurde, ist die slowakische Archivverwaltung Teil des Aufgabenbereichs des Innenministeriums der Slowakischen Republik. Das erste Gesetz über die Archivverwaltung in der Slowakischen Republik wurde 1975 verabschiedet und 1991 geändert. Am 1. Januar 2003 traten ein neues Gesetz über Archive und aktuelle Dokumente sowie Änderungen zu den früheren Gesetzen in Kraft. Gleichzeitig trat die Verordnung des Ministeriums zur Regelung der Bewertung von aktuellen Dokumenten sowie der Überführung, des Schutzes und der Zugänglichkeit von Archiven in Kraft (dieser Text ist online zugänglich, es gibt aber keine englische Sprachfassung; Die für die Archivverwaltung zuständige staatliche Behörde ist das Innenministerium der Slowakischen Republik. Die grundlegenden Aufgaben und die wichtigsten Befugnisse des Ministeriums in Bezug auf die Archivverwaltung bestehen im Erlass von Rechtsvorschriften und von beruflichen und fachlichen Normen sowie in der Kontrolle der Anwendung des geltenden Rechts. Das Innenministerium verfügt auch über die Befugnis, staatliche Archive einzurichten, sie zu organisieren und zu kontrollieren und mit den Aktivitäten anderer Archivdienste zu koordinieren. In bestimmten Fällen handelt das Ministerium bei der Einlegung von Rechtsmitteln auch als Widerspruchsbehörde, wenn ursprünglich eine Entscheidung getroffen worden war, mit der der Zugang zu bestimmten Archiven beschränkt oder versagt wurde. Das Ministerium hat Zuständigkeiten auf dem Gebiet der Ausfuhr und/oder Einfuhr von Kulturobjekten und im Zusammenhang mit der Wiedererlangung von gesetzeswidrig entfernten Kulturobjekten. Kraft seiner Befugnisse kann das Ministerium bei Zuwiderhandlungen gegen dieses Gesetz Geldstrafen (Bußgelder) verhängen. Die Grundsatzbestimmungen des neuen Gesetzes kennzeichnen das Archivwesen als einzigartigen und unersetzlichen Wert im Zusammenhang mit dem kulturellen Erbe der Slowakischen Republik. Die Überführung von Archiven in einen Archivdienst, ihre Erhaltung und Zugänglichmachung ist im öffentlichen Interesse. Der Staat ist zuständig für die Archivpflege, und jedermann ist verpflichtet, bei der Erfüllung dieser Aufgaben mit ihm zusammenzuarbeiten. Auf der Grundlage dieser Fakten wurde auch ein neuer Begriff geprägt, nämlich Archivarisches Erbe der Slowakischen Republik. Um die Bedeutung der Aufzeichnungen und der Urheber von Aufzeichnungen zu unterstreichen, wird ausgeführt, welche Rechte und Pflichten die Verfasser von Dokumenten haben, wenn Archive in einen Archivdienst überführt werden. Erklärt wird auch, welche entscheidende Rolle die staatlichen Archive bei der Bewertung des dokumentarischen Wertes von Aufzeichnungen spielen; ferner wird über die Überführung von Archiven informiert. Beschrieben wird, wie die Archive strukturiert sind, welche Aufgaben und Funktionen zur Einrichtung von Archiven führten und welche Rechte und Pflichten für die Urheber von DIE ARCHIVE IN DER TSCHECHISCHEN REPUBLIK Rechtsgrundlagen des tschechischen Archivwesens Das Archivwesen der Tschechischen Republik ist durch verschiedene Einzelgesetze geregelt. Das Gesetz Nr. 499/2004 Coll. bezieht sich auf die Verwaltung von Archiven und Dokumenten und enthält Ergänzungen zu früheren gesetzlichen Regelungen. Zusätzlich gelten zwei Durchführungsbestimmungen, nämlich der Erlass Nr. 645/2004 Coll. über die Durchführung einiger Bestimmungen des Gesetzes über die Verwaltung von Archiven und Dokumenten und der Erlass Nr. 646/2004 Coll., der Regeln für die praktische Dokumentenverwaltung enthält. Öffentliche Archive Das Netzwerk der dem Staat gehörenden Archive, die staatliche Verwaltungsbehörden und Verwaltungseinheiten sind, wird durch das Nationalarchiv in Prag und die sieben staatlichen Regionalarchive gebildet ( 1 ). Innerhalb dieser Organisation der staatlichen Regionalarchive gibt es noch 72 Bezirksarchive. Es gibt auch spezialisierte Archivdienste, die ebenfalls zur Struktur der öffentlichen Archive gehören. Derzeit bestehen 24 solcher Dienste. Diese umfassen Archive im Zusammenhang mit der Staatsverwaltung, wie z. B. das Archiv des Präsidenten der Tschechischen Republik. Auch bestehen Archive der wissenschaftlichen Einrichtungen, Archive im kulturellen Bereich, Archivdienste an den Universitäten und im höheren Bildungswesen, Archive der Massenmedien und Archive im Bereich von Wirtschaft und Handel, wozu auch das Archiv der Tschechischen Nationalbank gehört. Die Archive im Zusammenhang mit Sicherheitsfragen, die im Innenministerium, im Amt für nationale Sicherheit, im Sicherheitsinformationsdienst und im Amt für internationale Kontakte geschaffen wurden, haben eine ähnliche Rechtsstellung. ( 1 ) Dabei handelt es sich um das Mährener Provinzarchiv, das Provinzarchiv in Opava und die staatlichen Regionalarchive in Prag, Trebon, Plzen, Litomerice und Zamrsk. Folio eines mittelalterlichen slowakischen Manuskripts Die Selbstverwaltungskörperschaften und die Gemeinden nehmen ihre Selbstverwaltungsaufgaben selbst in die Hand. Nur fünf Städte verfügen über einen eigenen Archivdienst, nämlich Prag, Brno, Ostrava, Plzeň und Ústí nad Labem. Alle anderen Selbstverwaltungskörperschaften lagern ihr Archivmaterial in staatseigenen Archiven ein. Private Archive Zum Bereich der privaten Archive zählen etwa 800 Unternehmensarchive, die Archive der nichtkatholischen Kirchen und die Archive der politischen Parteien. Diese archivarischen Sammlungen umfassen in einer Größenordnung von Regalkilometern an Dokumenten insgesamt Archivgruppen. Das älteste Archivmaterial ist fremder Herkunft und reicht bis ins 6. Jahrhundert zurück. Die frühesten archivarischen Aufzeichnungen einheimischen Ursprungs stammen aus dem 10. Jahrhundert. Sämtliche Archivbestände werden in der Abteilung Archivverwaltung des Innenministeriums zentral erfasst. Diese Dokumentation ist in elektronischer Form über die Website zugänglich. Informationen über die Inhalte dieser Archivsammlungen können den Archivführern in gedruckter Form entnommen werden, die von allen staatlichen Regionalarchiven herausgegeben werden. Jüngster Titel dieser Art ist der sechsbändige Führer Nationalarchiv jetzt ; er behandelt die archivarischen Aufzeichnungen und Sammlungen des staatlichen Zentralarchivs in Prag (Pruvodce po archivnich fondech a sbirkach Statniho ustredního archivu v Praze); von 1987 bis 2003 ist immer wieder ein Band erschienen. Nationalarchiv Im Nationalarchiv in Prag untergebracht sind die Archivalien über die Tätigkeiten der zentralen staatlichen Institutionen. Bei diesen Institutionen handelt es sich um die höchsten Organe des alttschechischen Staates und um die zentralen Organe der tschechoslowakischen Republik von 1918 bis 1939 und von 1945 bis 1968, der föderativen tschechisch-slowakischen Republik von und der tschechischen Republik von Dokumenten und für die Inhaber solcher Aufzeichnungen bestehen. Organisation der Archivdienste in der Slowakischen Republik In der Slowakischen Republik gibt es Archivsammlungen im öffentlichen wie auch im privaten Sektor. Bei den öffentlichen Archiven handelt es sich um die staatlichen Archive, die lokalbehördlichen Archive (wobei lokal die Bedeutung von kommunal wie auch von regional haben kann), die Archive von anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts und die Archive von privaten Einrichtungen, die Aufgaben innerhalb der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen. Bei den Privatarchiven handelt es sich um die Archive von privaten Einzelpersonen oder Einrichtungen. Die staatlichen Archive der Slowakei sind das Zentrale Staatsarchiv und die staatlichen Archive bei den regionalen Gebietsbehörden, deren Dienststellen (Außenstellen) vom Ministerium eingerichtet wurden. Die staatlichen Archive verfügen über archivarische Teilbestände, die Regalmeter belegen. Es gibt über 4500 Fundhilfen, und in den Jahren 2000 und 2001 wurden Führer für die Archivteilbestände und -sammlungen veröffentlicht. Die Einzelheiten für eine Kontaktaufnahme mit den Archivdiensten, wie Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Verzeichnisse der Teilbestände und Sammlungen sind online abrufbar unter: und In der Slowakischen Republik gibt es zwei zentrale Staatsarchive, nämlich das Slowakische Nationalarchiv in Bratislava und das Zentrale Staatsarchiv für Bergbau in Banská Štiavnica. Es bestehen ferner sieben staatliche Archive mit regionalen Gebietszuständigkeiten, nämlich in Banská Bystrica, Bratislava, Bytča, Košice, Levoča, Nitra und Prešov. Diese Archivdienste haben 37 Dienststellen (Außenstellen), die in den Bezirken angesiedelt sind. Das Archiv der Hauptstadt der Slowakischen Republik, Bratislava, dient gleichzeitig als staatliches Archiv mit Regionalzuständigkeit für Bratislava. Das Slowakische Nationalarchiv ( SNARCHIV/) ist der wichtigste und größte öffentliche Archivdienst in der Slowakischen Republik. Seine Hauptzuständigkeit besteht darin, die Archivalien, die ihren Ursprung in den Tätigkeiten der zentralen Regierungsbehörden der Slowakischen Republik und ihrer Rechtsvorgänger haben, zu erwerben, zu erhalten, zu bearbeiten und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Ferner stellt es Einlagerungsmöglichkeiten für Archive mit landesweiter Bedeutung zur Verfügung, wie auch für die Archive, die im Rahmen von Schenkungen und Zukäufen erworben wurden oder aufgrund einer Depotvereinbarung eingelagert werden. Gleichzeitig erfüllt das Slowakische Nationalarchiv die Funktion des federführenden Forschungs- und Ausbildungszentrums mit Spezialisierung in archivwissenschaftlichen Studien und in archivarischen Maßnahmen zur Bestandserhaltung. Die Teilbestände und Sammlungen des Zentralen Staatsarchivs für Bergbau in Banská Štiavnica beschreiben die historische Entwicklung der Industriezweige Bergbau und Verhüttung. Die umfangreichen Sammlungen von Karten und Abbauplänen aus dem Bergbau, die sich auf die eingelagerten Akten beziehen, gehören zu den am stärksten konsultierten Archivalien. Fortsetzung Seite 10 Das neue Gebäude des Nationalarchivs und des Regionalen Staatsarchivs von Mittelböhmen in Chodovec, Prag 1968 bis heute. Das Archiv umfasst auch die Aufzeichnungen und Dokumente aus der Zeit des Nazi-Protektorats und der Verwaltung unter deutscher Besatzung sowie der tschechoslowakischen Exilregierung in den Jahren Im Zentralarchiv ebenfalls aufbewahrt werden Archivmaterialien, die noch von der Trennung der Archive des Landes von den österreichischen Archiven nach 1918 stammen, sowie archivarische Aufzeichnungen und Dokumente der staatlichen Einrichtungen und der Selbstverwaltungskörperschaften der tschechischen Länder bis Das Zentralarchiv verwahrt ferner Archive von Familien mit europaweiter Bedeutung, wie z. B. die des toskanischen Zweigs der Habsburger und die Metternich-Dokumente. Dort lagern auch bestimmte kirchliche Sammlungen, so z. B. das Archiv des Prager Erzbistums (Archiv prazského arcibiskupství), das Archiv des Prager Ordenskapitels und die Archive der Ordensprovinzen und der Prager Klöster. Die wichtigsten Sammlungen der dort verwahrten Parteiarchive sind die des Zentralorgans der Kommunistischen Partei der Tschechoslowakei und die der Partei der Sudetendeutschen. Das Nationalarchiv enthält auch eine Reihe von bemerkenswerten Sammlungen aus privaten Archiven und aus Archiven verschiedener Verbände. Fortsetzung Seite 11

9 956621_Insar_10_DE_p :40 Pagina 9 DAS STAATSARCHIV VON ZYPERN Archivrecht Zyperns Das Amt für öffentliche Dokumente Zyperns wurde 1978 auf der Grundlage des Gesetzes über die öffentlichen Dokumente von 1972 zum Schutz und zur Erhaltung der öffentlichen Aufzeichnungen und Dokumente geschaffen wurde dieses Amt umbenannt und infolge des neuen Staatsarchivgesetzes, mit dem das Gesetz über die öffentlichen Dokumente von 1972 aufgehoben wurde, zum Staatsarchiv erhoben. Dieses Staatsarchiv ist ein Dienst, der dem Ministerium für Justiz und öffentliche Ordnung untersteht. Ansicht des alten Theaters von Curium in Limassol In Litauen ist das staatliche Archivwesen zentral organisiert. Es umfasst die litauische Archivabteilung, drei Staatsarchive, zwei spezialisierte Archive und zehn Regionalarchive. Die litauische Archivabteilung, die der Regierung der Republik Litauen untersteht, ist die höchste nationale Behörde für die Dokumenten- und Archivverwaltung. Diese Archivabteilung beteiligt sich auch an der Formulierung der Politik des Landes auf dem Gebiet der Dokumenten- und Archivverwaltung und ist für deren Umsetzung zuständig. Sie entwirft und veröffentlicht obligatorische und empfohlene Regelungen und Standards zur Sicherstellung der Zugänglichkeit und der effizienten Verwaltung und Kontrolle der öffentlichen Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus von ihrer Erstellung bis zu ihrer Endlagerung. Ihr Generaldirektor wird vom Ministerpräsidenten ernannt. Archivdienste in Litauen Zwar müssen alle Archivdienste gewisse Standards erfüllen, doch ist jeder Archivdienst selbstständig und sich seiner eigenen Tradition bewusst. Das Litauische Historische Staatsarchiv besitzt die wichtigsten Dokumente über die litauische Geschichte seit dem 13. Jahrhundert bis zur litauischen Unabhängigkeitserklärung im Jahr Dieser Archivdienst beherbergt unersetzliche Dokumente und die Personenstandsbücher von 1918 bis zum heutigen Tag. Die Archivbestände belegen über 16 Regalkilometer. Das Zentrale Staatsarchiv Litauens hat das größte Archivmagazin, in dem Dokumente des Staates und der lokalen Behörden, Struktur und Funktion des staatlichen Archivdienstes von Zypern Die vorrangige Funktion des Staatsarchivs besteht darin, als Aufbewahrungsort für die öffentlichen Dokumente zu dienen, die aus den Ministerien und Abteilungen der Regierungsbehörden und den anderen dem Staatsarchivrecht unterliegenden Einrichtungen überführt werden, und diese Dokumente für den amtlichen Gebrauch ständig bereitzuhalten. Das Staatsarchiv handelt im Verhältnis zu den anderen Regierungsabteilungen als gemeinsamer Dienst. Es ist auch dafür zuständig, diese Dokumente so aufzubewahren, dass sie der Öffentlichkeit zu Zwecken der Forschung zugänglich gemacht werden können. Das Staatsarchiv, das unter der Gesamtleitung des Staatsarchivars arbeitet, ist in zwei Fachabteilungen untergliedert, nämlich die Dokumentenverwaltung und den Dokumentendienst. Zur Fachabteilung Dokumentenverwaltung gehören die Dienste, die für die Überwachung und Koordinierung der Vorkehrungen und Abläufe zur Durchführung des Dokumentenverwaltungsprogramms zuständig sind. Dieses Programm befasst sich mit der Ordnung, Auswahl und Überführung der Dokumente wie auch mit anderen Aspekten der Dokumentenverwaltung. Zur Fachabteilung Dokumentendienst gehören alle Dienste, die sich mit den in das Staatsarchiv überführten Dokumenten befassen, und das sind der Lesesaal: Beantwortung der Anfragen von amtlichen Stellen und auch Bürgern, Beratung von suchenden Benutzern, und zwar sowohl Staatsangehörigen als auch Ausländern, die am Anfang ihrer Nachforschungen stehen, wie sie ihre Suche durchführen und die Dokumente herausfinden sollen, die sie benötigen; Redaktionsdienst: Herstellung von Katalogen, Verzeichnissen und anderen Referenzwerken für die archivarischen Sammlungen; Herausgabe von Veröffentlichungen auf der Grundlage der vorhandenen Dokumente; Magazine: Sicherstellung der Sicherheit der überführten Dokumente und von deren Zugänglichkeit; Konservierungseinheit: Restaurierung von in Verfall geratenen oder beschädigten Dokumenten, bis ein gebrauchsfähiger Zustand erreicht ist; Einberufungsbefehl für zyprische Männer während des Ersten Weltkrieges DAS STAATSARCHIV VON LITAUEN Die Gebäude des litauischen zentralen Staatsarchivs der Glaubensgemeinschaften, anderer öffentlicher Institutionen und von Einzelpersonen aufbewahrt werden, die aus dem Zeitraum 1918 bis 1990 stammen. Die Fachabteilung Bild und Ton konserviert alte Filme, Fotonegative und -positive, Tonaufzeichnungen und Videobänder. Sie ist in Litauen das wichtigste Magazin für Bild- und Tonarchivalien. Die Archivbestände belegen etwa 31 Regalkilometer. Das Moderne Staatsarchiv Litauens berät die öffentlichen Einrichtungen in Bezug auf die Dokumentenverwaltung und -erhaltung. Es erwirbt auch Dokumente neu hinzu und bewahrt die Dokumente auf, die von staatlichen Institutionen, öffentlichen Organisationen und Einzelpersonen seit 1990 erstellt wurden. Das Litauische Sonderarchiv bewahrt Dokumente aus der Zeit auf, als Litauen eine sowjetische Republik war. Darunter sind Aufzeichnungen der früheren litauischen SSR-Fachabteilung des KGB aus den Jahren und des litauischen SSR- Innenministeriums von sowie Dokumente von kommunistischen und sozialistischen Organisationen, die aus dem 19. Jahrhundert bis 1991 stammen. Diese Dokumente sind Zeugnisse über den Völkermord an der litauischen Bevölkerung während der Zeit der sowjetischen Besatzung. Diese Archivbestände belegen etwa 18 Regalkilometer. Das litauische Literatur- und Kunstarchiv ist ein spezialisierter Archivdienst, der Aufzeichnungen neu erwirbt und erhält, die von staatlichen Einrichtungen, öffentlichen Organisationen und Privatleuten erstellt wurden und die kulturelle und künstlerische Entwicklung in Litauen vom 16. Jahrhundert bis heute widerspiegeln. Diese Bestände umfassen etwa 2,5 Regalkilometer. Auch regionale Archivdienste, die sich nach den Verwaltungsstrukturen Litauens richten, bewahren Aufzeichnungen von staatlichen und lokalen Behörden, anderen öffentlichen Einrichtungen und Einzelpersonen auf, die den Zeitraum von 1945 bis heute abdecken. Die Regionalarchive kümmern sich auch um die Aufsicht über die Dokumentenverwaltung in lokalen öffentlichen Einrichtungen. Rechtsgrundlagen des litauischen Archivdienstes Das Archivgesetz der Republik Litauen wurde 1995 verabschiedet. Das Gesetz regelt die Zusammensetzung und die strukturelle Organisation des staatlichen Archivsystems, die Grundsätze der Dokumentenverwaltung und die Einzelbestimmungen bezüglich der Aufbewahrung und Zugänglichkeit der Dokumente. Jedoch wurde wegen der schnellen Entwicklungen in der Informationsgesellschaft und der Reform des Systems der öffentlichen Verwaltung in Litauen eine Modernisierung der Gesetze über die Archiv- und Dokumentenverwaltung notwendig, und so wurde im März 2004 ein neues Archivgesetz verabschiedet. Reprografiedienst: Mikroverfilmung der Originaldokumente aus Sicherheits- wie auch Vorbeugungs- und Erhaltungsgründen; Bearbeitung der von den Benutzern eingereichten Fotokopieaufträge; Aus- und Weiterbildung: Teilnahme an den Aus- und Weiterbildungsprogrammen für öffentliche Bedienstete. Mengenmäßig erreichen die im Staatsarchiv aufbewahrten Dokumente jetzt 3,88 Regalkilometer. Einige der wichtigsten Archivbestände sind das Gouverneursarchiv und das Sekretariatsarchiv mit Beständen von 1878 bis Auch andere Gruppen von Dokumenten, die aus den Zeiten von vor und nach 1960 stammen, werden jetzt ständig im Staatsarchiv aufbewahrt. Tätigkeiten des zyprischen Staatsarchivs Das Staatsarchiv von Zypern ist seit 1977 Mitglied des Internationalen Archivrates und seit 1986 Mitglied der Vereinigung der Archivare und Dokumentenverwalter im Commonwealth. Seit 1985 hat sich das Zyprische Staatsarchiv bemüht, seine Bestände um Dokumente aus den früheren Geschichtsperioden der Insel zu erweitern, und sich an einem noch laufenden Projekt mit den Nationalarchiven von England, Wales und dem Vereinigten Königreich beteiligt, wobei es Mikroverfilmungen von Kolonialdokumenten mit Bezügen zu Zypern aufkaufte. Ferner beteiligte sich das Staatsarchiv 1990 an einem ähnlichen Projekt und kaufte Mikroverfilmungen und Abschriften von Dokumenten mit Bezügen zu Zypern vom Staatsarchiv von Venedig auf. Nachdem dieses Projekt jetzt beendet ist, wurde ein neues Projekt mit der Marciana-Bibliothek in Venedig begonnen. Zu Beginn des 21. Jahrhunderts werden wir alle Zeugen aufregender Veränderungen in unserer Lebens- und Arbeitsumwelt. Dies trifft umso mehr auf Zypern zu, das der vereinigten europäischen Familie beitrat, und auch auf das zyprische Staatsarchiv, das gerade dabei ist, ein für seine Zwecke gebautes Gebäude zu erwerben. Es wurde schon viel erreicht, und doch ist in diesem neuen Jahrhundert noch sehr viel zu tun. Efrosyni Parparinou Staatsarchivar Staatsarchiv von Zypern Ministerium für Justiz und öffentliche Ordnung 12 Ilioupoleos Street 1461 Nikosia Zypern statearchives@sa.mjpo.gov.cy Im Hinblick auf die Sicherstellung von Transparenz und Rechnungslegungspflicht in der öffentlichen Verwaltung spielt der staatliche Archivdienst eine wichtige Rolle bei den Verfahrensabläufen der Dokumentenverwaltung im öffentlichen Sektor. Diesbezüglich übt das Staatsarchiv die Kontrolle in Bezug auf die Umsetzung der Verordnungen über die Dokumentenverwaltung in über 2300 Einrichtungen und Agenturen aus. Der jährliche Neuerwerb des Staatsarchivs macht etwa 1500 Regalmeter aus. Die derzeitigen Bestände von allen staatlichen Archiven umfassen über 102 Kilometer an Dokumenten. Tätigkeiten des litauischen Archivdienstes Aufgrund der unterschiedlichen Aspekte, die bei der Wiederherstellung von zivilrechtlichen Eigentumsrechten zu berücksichtigen sind, haben die staatlichen Archive umfangreiche Aufgaben bei der Ausstellung von Bescheinigungen zu erfüllen. Pro Jahr beantworten sie über Anfragen für amtliche Zwecke. Die Gesamtzahl der Bediensteten in den staatlichen Archiven (einschließlich des technischen und zuarbeitenden Hilfspersonals) beträgt 496 Beschäftigte. Die litauischen Archive stehen der Öffentlichkeit offen. Jede Person, die sich durch Personalausweis ausweist, kann die Archivdokumente in den Lesesälen einsehen. Insgesamt stehen den Forschenden in den staatlichen Archiven 237 Leseplätze zur Verfügung. Die Forschenden können Fundhilfen nutzen, um die Fundstellen der Dokumente, an denen sie interessiert sind, aufzufinden, und auch das Personal in den Archivdiensten bietet bei Bedarf Unterstützung an. Die Forschenden können sich Kopien, Fotos, Digitalbilder oder Mikrofilme von einzeln anzugebenden Dokumenten anfertigen lassen. Um einen schnelleren Zugang zu den Archivinformationen sicherzustellen, ist geplant, die Datenbank des Nationalarchivs ins Internet zu stellen. Vidas Grigoraitis Generaldirektor Litauische Archivabteilung Mindaugo 8 LT-2009 Vilnius Tel. (370) Fax (370) arch.dep@archyvai.lt Litauische Archive im Internet: Fortsetzung von Seite 7 Öffentliche Archive, die Daten zu Verteidigungsfragen und internationalen Angelegenheiten sowie zur nationalen Sicherheit einschließlich der Aufrechterhaltung von Recht und Ordnung oder zu den wirtschaftlichen Interessen des Landes enthalten, sind zu Forschungszwecken 40 Jahre nach ihrer Einrichtung zugänglich. Diese Einschränkungen gelten für die Archive, die nach Inkrafttreten der Verfassung der Republik Slowenien, d. h. nach dem 23. Dezember 1991 gegründet wurden (Artikel 65 AAIA). Bestimmungen in Bezug auf die Zugänglichkeit von Archivmaterial, die von den Gesetzesorganen und Rechtsinstitutionen dem früheren Jugoslawien getroffen wurden, wie auch die Bestimmungen in Bezug auf die Vertraulichkeit von Archivmaterialien aus der Zeit des früheren Jugoslawien werden durch das Archivgesetz für null und nichtig erklärt. Das Archivmaterial über frühere soziale und politische Organisationen ist ebenfalls frei zugänglich, mit Ausnahme der Daten, die die Privatsphäre von Einzelpersonen berühren. Für die Zugänglichkeit von staatlichen Dokumenten, die keine klassifizierten Informationen enthalten, gelten andere Gesetze mit Bezügen zum Archivwesen, wie das Gesetz über klassifizierte Informationen und das Gesetz über die Zugänglichkeit öffentlicher Informationen ( 6 ). Der Wandel im sozioökonomischen System und die Veränderungen bei den Eigentumsverhältnissen in der Republik Slowenien führten zu einem massiven Anstieg der Nutzung von Archivmaterial, so hauptsächlich zu Zwecken der Ausfertigung von verschiedenen Bescheinigungen für Verwaltungs- und Gerichtsverfahren. Die öffentlichen Archive waren daher in den letzten Jahren stark belastet. Die Daten über die Nutzung der öffentlichen Archive in den Jahren zwischen 1996 und 2001 zeigen eine Gesamtbesucherzahl von und eine Gesamtsumme von ausgestellten Bescheinigungen. Aufs Jahr gerechnet waren dies zwischen und Besucher, wobei zwischen und Bescheinigungen ausgestellt wurden. Bescheinigungen und beglaubigte Kopien wurden aus verschiedenen Gründen ausgestellt, so z. B. über Kriegstote und Opfer der Nachkriegszeit, Kriegsschäden, Reprivatisierungen, Dienstzeitbescheinigungen, Ausbildungsnachweise, Bauvorhaben und Staatsangehörigkeit. Die Filmdokumente im Filmarchiv Sloweniens können gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über Urheberrechte und zugehörige Rechte ( 7 ) genutzt werden. Die Benutzer haben die sittlichen Pflichten und die materiellen Rechte wie auch anderweitige Rechte zu beachten. Das SFA ist jedoch verpflichtet, ein Register der Leihgaben zu führen, und die Forschenden müssen die entsprechenden urheberrechtlichen Gebühren entrichten. Das SFA bietet folgende Dienstleistungen an: Verleih von Archivfilmmaterial für Vorführungen auf Festivals und Kongressen (der ganze Film), Verleih von ausgesuchtem Archivfilmmaterial (wie z. B. ausgesuchte Zitatstellen oder Einschübe) zu verschiedenen Zwecken und zum Austausch zwischen den Filmarchiven und Cinematheken. Weitere Informationen sind erhältlich unter (siehe Slowenisches Filmarchiv). Was wird in den slowenischen Archiveinrichtungen aufbewahrt? Die sieben öffentlichen Archivdienste verwahren Dokumentengruppen und Sammlungen oder schriftliche Aufzeichnungen. Was die sonstigen Dokumente anbelangt, so lagern in den öffentlichen Archiven noch 4547 Filme, 950 Videoaufnahmen, Mikrofilmrollen und 7394 Mikrofiches, Fotografien und 540 Tonaufnahmen. Bei den ältesten Archivalmaterialien handelt es sich um Handschriften aus dem 9. Jahrhundert und eine Sammlung von Gründungsurkunden aus dem 12. und den nachfolgenden Jahrhunderten, die im ARS aufbewahrt werden, sowie um Gründungsurkunden aus der Mitte des 13. Jahrhunderts, die im Stadtarchiv von Piran eingelagert sind. Das Archivmaterial, das in slowenischen Archiveinrichtungen verwahrt wird, ist nach Zeitabschnitten klassifizierbar, nämlich vor 1848, von 1848 bis 1945 und nach Da Deutsch bis 1882 die Amtssprache war, ist der größte Teil der älteren Archivbestände in den meisten slowenischen Archivdiensten in deutscher Sprache und in gotischer Schrift abgefasst. Weitere Informationen enthält der ARS-Führer in slowenischer Sprache unter der Internetadresse (siehe Datenbank). Seit 1992 ist das ARS ein Kategorie-A-Mitglied des Internationalen Archivrates (ICA) und der slowenische Archivverein ein Kategorie-B-Mitglied der ICA. Das Slowenische Filmarchiv ist Gründungsmitglied der Vereinigung der europäischen Filmarchive (ACE) und Mitglied der Internationalen Föderation der Filmarchive (FIAF). Natalija Glažar, MA Beraterin beim Direktor, Vladimir Zumer Archiv der Republik Slowenien Zvezdarska 1 SI-1127 Ljubljana Tel. (386) natalija.glazar@gov.si ( 6 ) Amtsblatt der RS, Nr. 87/2001, und Amtsblatt der RS, Nr. 24/2003. ( 7 ) Amtsblatt der RS, Nr. 21/95. 9

10 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 10 Fortsetzung von Seite 8 In den sieben staatlichen Archiven gibt es Teilbestände mit regionaler Bedeutung, die die Aktivitäten des Staates und der öffentlichen Verwaltung widerspiegeln; auch Sammlungen archivarischer Bestände von lehensrechtlichen Besitztümern und Landgütern sind vorhanden, ebenso wie kirchliche Archive, Archive der Forstverwaltung, Archive von wirtschaftlichen und sozialen Organisationen und Archive von Vereinigungen. Bemerkenswert ist auch, dass ihre Sammlungen von pfarrgemeindlichen Personenstandsregistern bis ins 17. Jahrhundert zurückreichen. Die Dienststellen (Außenstellen) der staatlichen Archive beherbergen Archive, deren Ursprung in den Bezirken und den lokalen Gebieten liegt. Diese Archive beziehen sich hauptsächlich auf das Handeln der staatlichen Behörden und der öffentlichen Verwaltung. Hinzu kommen noch die historischen Archive der Städte und Kleinstädte, die Archive der Notariate, Gerichte, Schulen, Organisationen und Vereinigungen mit lokaler Bedeutung. Das Archiv der Hauptstadt der Slowakischen Republik, Bratislava, nimmt eine Sonderstellung unter den staatlichen Archiven ein, da es Aufbewahrungsort von großem dokumentarischem Reichtum ist und über eine lange archivarische Tradition verfügt. Dieser Archivdienst besitzt Dokumente, die aus dem Jahr 1245 stammen. Die Forschenden können die mittelalterliche Geschichte dieser Stadt studieren, indem sie die wertvolle Sammlung des mittelalterlichen Archivs benutzen, die von 1526 stammt; ferner steht ihnen die Reihe der städtischen Amtsbücher zur Verfügung. Diese Teilbestände vermitteln wertvolle Informationen über die Geschichte der Städte und Länder dieses mitteleuropäischen Gebiets und der Anrainerstaaten der Donau. Auch die Stadt Košice hat einen kommunalen Archivdienst, der weithin bekannte mittelalterliche Teilbestände beheimatet, deren früheste Aufzeichnungen aus der zweiten Hälfte des 13. Jahrhunderts stammen. Die wertvollsten Aufzeichnungen sind die, die sich auf die Königlichen Privilegien für die Stadt Košice beziehen. Bestandteil der Struktur der öffentlichen Archive sind auch die Archive der öffentlichen Institutionen, so z. B. des Amtes des Präsidenten, des Nationalrates, des Außenministeriums und des Verteidigungsministeriums der Slowakischen Republik, das auch das Militärhistorische Archiv beherbergt. In diese Kategorie fallen auch das Zentralarchiv für Geografie und Kartografie, das Archiv der Slowakischen Nationalbank, das Archiv der Slowakischen Akademie der Wissenschaften, die Archive der öffentlich-rechtlichen Universitäten, das Archiv des Slowakischen Nationalmuseums, das Archiv des slowakischen Nationalaufstands, das Archiv der Slowakischen Nationalgalerie und die Archive der öffentlich-rechtlichen Fernseh-, Rundfunk- und Filmanstalten. Nach dem Gesetz können Archive von privaten Einrichtungen oder Einzelpersonen errichtet werden. Im Zusammenhang mit den Privatarchiven zu nennen sind auch die Archive der Kirchen, der politischen Parteien und der mit Wirtschaftsfragen befassten Organisationen. Zugänglichkeit der Archive in der Slowakischen Republik In den letzten Jahren wurden die Bestimmungen zur Regelung des Archivzugangs innerhalb der internationalen archivarischen Gemeinschaft heftig diskutiert. Nach den Bestimmungen des neuen slowakischen Archivgesetzes hat jedermann das Recht auf Einsicht in die Archive und das Recht, Auszüge und Kopien aus den Archiven anzufordern. Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz genießen auch nicht landesangehörige Benutzer diese Zugangsrechte. Für die Einsichtnahme und die Fundhilfen werden keine Archivgebühren erhoben. In der Regel sind die Archive geöffnet und kennen keine Archivferien. Alle Beschränkungen und Ausnahmen unterliegen einer engen Legaldefinition. Zugangsbeschränkungen können zur Sicherstellung des Schutzes erheblicher öffentlicher Interessen oder von Rechten lebender Personen auferlegt werden, ferner zum Schutz der Archive selbst oder zur Erfüllung von Zugangsregelungen, die Bestandteil von Vereinbarungen über die jeweilige Einlagerung sind. Die Archivdienste haben die Befugnis, den Archivzugang zu verwehren, wenn der Forschende gegen einschlägige Benutzerregelungen im Lesesaal verstoßen hat. Der Archivzugang kann ebenfalls verwehrt werden, wenn die entsprechenden Archivalien noch nicht von einem Fachmann katalogisiert wurden. Nach festen Kriterien definiert sind auch die Fälle, in denen der Archivzugang nicht beschränkt werden kann. So kann der Zugang dem Begründer eines Archivs oder seinen Rechtsnachfolgern nicht verwehrt werden, ebenso wenig den staatlichen Behörden, den Selbstverwaltungskörperschaften und anderen juristischen Personen, die Aufgaben erfüllen, die ihnen durch spezielles Gesetz übertragen wurden. Der Zugang kann auch einem Antragsteller nicht verwehrt werden, auf den sich bestimmte Angaben in den Archivalien beziehen. Forscher können eine Sondererlaubnis beantragen, um Zugang zu gesperrten Archiven zu erhalten. Besteht eine Zugangsbeschränkung oder -versagung für bestimmte Archive, so hat der Archivdienst den Forschenden schriftlich darüber in Kenntnis zu setzen. Der Forschende hat seinerseits das Recht, die Versagung des Archivzugangs mit Rechtsmitteln anzufechten. Dr. Mária Španková Verwaltung des Slowakischen Nationalarchivs Innenministerium der Slowakischen Republik Krizkova 7 SK Bratislava 1 archiv@mail.viapvt.sk Weitere Informationen über das Slowakische Nationalarchiv sind im Internet über folgende Adresse abrufbar: 10 ARCHIVE IN DEN NEUEN MITGLIEDSTAATEN DAS ARCHIVWESEN VON LETTLAND Das Gebäude des Staatsarchivs von Lettland Ausgangspunkt für die Schaffung eines staatlichen Archivsystems war die Gründung des Lettischen Historischen Staatsarchivs im Herbst Grundlage dafür war die Gründung eines unabhängigen Staates der Republik Lettland im Jahr Das Historische Staatsarchiv erfüllte seine Aufgabe, das nationale dokumentarische Erbe zu erfassen, bis zur sowjetischen Besatzung im Jahr Während der Besatzungszeit erfolgte die Verwaltung der lettischen Archive im Rahmen des Archivsystems der Sowjetunion; sie unterlag dabei den dort geltenden Vorschriften. Seit der Wiederherstellung der Unabhängigkeit der Republik Lettland im Jahr 1991 wird das lettische Archivwesen als gemeinsames System ausgebaut. Es gibt in Lettland kein Nationalarchiv als archivarische Hauptinstitution. Das staatliche Archivsystem besteht aus 15 staatlichen Archiven, einem Labor und einer Bibliothek. Dieses System unterliegt der Aufsicht der Generaldirektion Archivwesen im Kultusministerium ( 1 ). Von den erwähnten 15 staatlichen Archiven befinden sich vier in Riga; bei den anderen elf Einrichtungen handelt es sich um Regionalarchive. Weiterführende Informationen über die Struktur und andere Fakten sind abrufbar unter der Website Rechtsgrundlage für die Arbeit der staatlichen Archive in Lettland ist das Archivgesetz vom 26. März 1991 in der geänderten Fassung vom 4. November 1993, das die grundlegenden Prinzipien für den Erwerb und die Übernahme von Dokumenten, für deren Aufbewahrung, Erhaltung und Zugänglichmachung sowie für die Verwaltung der lettischen Archive festlegt. Die staatlichen Archive haben auf über Regalmetern umfangreiches politik-, sozial- und kulturgeschichtliches Quellenmaterial zusammengetragen, wobei die ältesten Dokumente bis ins 13. Jahrhundert zurückreichen. Um den Erwerb und die Erhaltung und Aufbewahrung von archivwürdigen Nachweisen sicherzustellen, überwachen die Archive die Dokumentenverwaltung in den staatlichen Institutionen und den kommunalen Verwaltungen. Nach dem Archivgesetz sind Aufzeichnungen und Dokumente öffentlich zugänglich. Das Gesetz sieht die Öffnung der DAS STAATSARCHIV VON UNGARN Geschichte des ungarischen Staates Mit der Krönung Stephans, dem erstem König von Ungarn, wurde das ungarische Königreich im Jahr 1000 als christliche Macht im karpatischen Becken errichtet. Mit der Gründung von zehn Bistümern, darunter zwei Erzdiözesen, schuf er eine christliche Hierarchie. Unter den Oberhirten dieser Bistümer ist der Erzbischof von Esztergom bis heute noch das Oberhaupt der katholischen Kirche in Ungarn. Die Organisation des Staates beruhte auf der Errichtung von Grafschaften. Transsilvanien, das als Woiwodschaft zusammen mit Kroatien, Slawonien und Dalmatien regiert wurde, die unter der Herrschaft der Banus standen, gehörte zum Staatsgebiet des ungarischen Königreichs. Nach der Verwüstung durch die Mongolen ( ) entwickelte sich eine Stadt auf einem Burghügel am Donauufer, und diese Ansiedlung namens Buda wurde später die Hauptstadt Ungarns besiegten die Türken die ungarische Armee bei Mohács, und damit begannen 150 Jahre türkischer Besatzung besetzten die Türken auch Buda. Ungarn wurde in drei Teile aufgeteilt. Die Habsburger regierten den westlichen Teil des Landes, der mittlere Teil wurde von den Türken beherrscht, und das transsilvanische Fürstentum im Südosten war für lange Zeit der Zufluchtsort für die ungarische Kultur. Nach der türkischen Herrschaft übernahm die Dynastie der Habsburger die Regierung im ungarischen Königreich. In den Jahren öffentlichen Archive ohne besondere Einschränkungen ausdrücklich vor, enthält aber mehrere Ausnahmetatbestände aus Gründen der nationalen Sicherheit, der wirtschaftlichen Schutzbedürftigkeit oder der Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten. Die wichtigsten Gesetzesvorschriften zur Regelung des Informationszugangs sind das Gesetz zum Schutz von Staatsgeheimnissen (1996), das Gesetz über die Informationsfreiheit (1998) und das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (2000). [Die englischen Übersetzungen dieser Gesetze mit Ausnahme des Gesetzes zum Schutz von Staatsgeheimnissen (1996) können über die oben angeführte Website abgerufen werden.] Nach den einschlägigen Vorschriften können Dokumente mit einer Zugangsbeschränkung bei bestimmungsgemäßem Gebrauch zu Forschungszwecken genutzt werden. In den Lesesälen der staatlichen Archive können die Besucher die Fundhilfen und die Aufzeichnungen und Dokumente gebührenfrei nutzen. Jedes Archiv verfügt über eine Auskunftsstelle, die Anfragen über soziale und rechtliche Angelegenheiten beantwortet. Diese Auskunftsstellen können beglaubigte Kopien von Dokumenten ausstellen und Nachforschungs- und Analysearbeiten in den Archivakten durchführen. Die Inanspruchnahme dieser Leistungen unterliegt der Gebührenordnung. In jedem Archiv hängen Gebührentabellen mit den für die jeweiligen Leistungen festgelegten Gebühren aus. Das Lettische Historische Staatsarchiv Das 1919 gegründete Lettische Historische Staatsarchiv ist das größte Archiv Lettlands. Die Bestände dieses Historischen Archivs (über 6 Millionen Akten in 17 Sprachen) spiegeln die ereignisreiche und dynamische Geschichte dieser Region, dieses osteuropäischen Knotenpunkts, wider und können nicht nur für die Erforschung der Geschichte Lettlands, sondern auch Deutschlands, Schwedens, Dänemarks, Polens und anderer Nationen als wertvolle Quellen dienen. Das älteste im Lettischen Historischen Staatsarchiv aufbewahrte Dokument stammt aus dem Jahr Zu den wertvollsten Sammlungen zählen Pergamentdokumente und antike Papierhandschriften, Schriftgut aus der Zeit der Livländischen und der Kurländischen Ritterschaft sowie Archivalien der Stände, Kirchen, Gemeinden und von Privatpersonen. Ebenfalls beachtenswert ist die Sammlung kartografischer Dokumente aus dem 16. bis ins 20. Jahrhundert. Das Lettische Historische Staatsarchiv bewahrt auch Akten der Provisorischen Regierung Lettlands und der Institutionen der Republik Lettland aus den Jahren 1920 bis 1940 sowie Dokumente auf, die von der Verwaltung des Nazi-Besatzungsregimes während des Zweiten Weltkriegs erstellt wurden ( ). In den ersten zehn Jahren nach seiner Gründung war das Archiv im Schloss von Riga untergebracht wurde es in das Gebäude am linken Daugava-Ufer verlegt, wo es auch heute noch seinen Sitz hat ( 2 ) wurde das Lettische Staatsarchiv für Film- und Tonaufzeichnungen gegründet, das aus der Abteilung Foto- Dokumente des Historischen Staatsarchivs hervorgegangen ist. Seit seiner Gründung hat dieser Archivdienst etwa Filme, Fotografien und Tonaufzeichnungen angesammelt, die aus der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts bis zum heutigen Tag reichen. Diese Sammlung nimmt aufgrund der engen Zusammenarbeit mit den Massenmedien 1849 brachen heftige Aufstände um die Unabhängigkeit des Landes aus, die aber niedergeschlagen wurden erreichten die Ungarn einen Kompromiss mit den Habsburgern, wonach eine Doppelmonarchie mit gemeinsamen und dualistisch abgestuften Selbstständigkeiten geschaffen wurde. Die beiden souveränen Staaten Österreich und Ungarn wurden durch einen Habsburger Erbmonarchen in Realunion regiert. Diese beiden Staaten sollten sich drei gemeinsame Ressorts teilen, nämlich die auswärtigen Angelegenheiten, die Finanzen und die Verteidigung. Beide Staaten hatten aber auch ihre eigenen Verteidigungsstreitkräfte wie auch eine gemeinsame Armee wurden die drei selbstständigen Ansiedlungen an der Donau, nämlich Buda, Pest und Obuda, zur neuen Landeshauptstadt vereinigt, und Budapest wurde zu einer europäischen Metropole verloren Deutschland und seine Alliierten, zu denen auch die österreichisch-ungarische Monarchie gehörte, den Ersten Weltkrieg, und die Habsburger-Monarchie zerfiel. Der darauf folgende Friedensvertrag verringerte Ungarns Landesfläche um zwei Drittel und seine Bevölkerungszahl um ein Drittel. Nach dem Zweiten Weltkrieg besetzten Sowjettruppen das Land; 1956 brach eine Revolution gegen die Besatzungsmacht aus wurde die Republik Ungarn ausgerufen, was das Ende eines vierzigjährigen totalitären Systems in Ungarn und den Abzug der Das Gebäude des Nationalarchivs Ungarns und anderen Produzenten von audiovisuellen Aufzeichnungen kontinuierlich zu ( 3 ). Das Lettische Staatsarchiv Das Lettische Staatsarchiv ist nach dem Historischen Staatsarchiv das zweitgrößte Archiv Lettlands. Es wurde 1961 als Zentralarchiv zur Erfassung der Dokumente gegründet, die auf den Führungsebenen der Legislativ- und Exekutivorgane des Zentralstaats und der Staatsunternehmen erstellt wurden. Seit der Wiederherstellung der Unabhängigkeit der Republik Lettland im Jahr 1991 arbeitet das Lettische Staatsarchiv weiter mit den Regierungsinstitutionen und der Stadtverwaltung von Riga zusammen und überwacht dabei die Verfahrensabläufe der Dokumentenerfassung und -verwaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Außerdem befasst sich das Staatsarchiv mit der Auswertung, dem Erhalt und der Aufbewahrung der dokumentarischen Bestände von privatisierten oder aufgelösten Organisationen und Unternehmen aus der Sowjetzeit. Im Besitz des Staatsarchivs befindet sich auch eine Reihe von besonders schutzbedürftigen Dokumenten, die sich auf das vorhergehende repressive Regime beziehen und 1992 wurden auch die Akten aus den Archiven der aufgelösten Kommunistischen Partei Lettlands und des KGB in das Lettische Staatsarchiv überführt ( 4 ). Die regionalen Archive Die regionalen Archive wurden zwischen 1963 und 1964 gegründet und verschmolzen mit den kleinen regionalen und kommunalen Archiven. Die elf regionalen Staatsarchive dienen der Aufbewahrung der Dokumente der lokalen staatlichen Verwaltungsbehörden, Unternehmen, Ämter und Organisationen, die in der Zeit des sowjetischen Besatzungsregimes erstellt wurden ( ). Einen Großteil dieser Teilbestände machen die Akten von Industrie- und Landwirtschaftsbetrieben aus. Noch heute übernimmt jedes regionale Archiv die Akten, die von den Regionalbehörden an das zentrale Archivdepot übermittelt werden. So überwacht es auch die Praktiken der in seinem jeweiligen regionalen Verwaltungsbezirk tätigen Einrichtungen bei der Erstellung, Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten wurden spezielle Magazine für die Aufbewahrung der Personalakten der privatisierten, aufgelösten oder in Konkurs gegangenen Staatsbetriebe eingerichtet. Damit soll sichergestellt werden, dass diese Akten erhalten werden und auch weiterhin zugänglich sind, da sie als soziale Garantien dienen wurde in Riga ein spezielles Staatsarchiv für Personalakten gegründet ( 5 ). Maija Aboltina Leiterin der Archivverwaltung, Generaldirektion des Lettischen Staatsarchivs Škūnu iela Riga, Lettland Tel. (371) maija.aboltina@arhivi.lv Weiterführende Informationen über das Lettische Staatsarchiv finden sich im Internet unter: ( 1 ) Generaldirektor: Valdis Štāls, Škūnu 11, Rīga LV 1050, Lettland, Telefon: (371) , , Fax: (371) , direkcija@arhivi.gov.lv. ( 2 ) Direktor: Nikolajs Rižovs, Slokas 16, Rīga, LV 1048, Lettland, Tel./Fax (371) , Tel. (371) , histarch@com.latnet.lv. ( 3 ) Direktor: Inta Ka nepāja, ŠmerĮa 5, Rīga 1006 Lettland. Tel. (371) , Fax (371) ; arhivs@arhivs.apollo.lv. ( 4 ) Direktor: Daina KĮaviņa, Bezdelīgu 1, Rīga 1048, Lettland. Tel. (371) ; Fax (371) ; lva@lvarhivs.gov.lv. ( 5 ) Direktor: Dace Ozoliņa, Ata 1, Rīga 1012, Lettland, Tel. (371) , Fax (371) , pdva@arhivi.gov.lv. Fortsetzung Seite 11

11 956621_Insar_10_DE :14 Pagina 11 Sowjettruppen bedeutete wurden Parlamentswahlen abgehalten trat Ungarn der Europäischen Union bei. Ungarns Archivbestände Der erste ungarische König, István I. (Stephan, der Heilige) fertigte viele Gründungsurkunden aus, erhalten blieb aber nur ein einziges Original, nämlich die Gründungsurkunde des Benediktinerklosters in Pannonhalma (deren Echtheit allerdings in Frage gestellt wird). Die lateinische Sprache wurde in Ungarn bis in die Mitte des 19. Jahrhunderts benutzt. Das älteste noch vorhandene schriftliche Dokument in ungarischer Sprache ist die Gründungsurkunde der Tihany-Abtei aus dem Jahre Seit dem 13. Jahrhundert wurde vom Königlichen Hof eine ansehnliche Menge an Archivmaterial geschaffen. Unter diesen Dokumenten des Königlichen Hofs sind Gründungsurkunden, die vom König, dem Pfalzgrafen und dem Obersten Richter ausgefertigt wurden. Die amtlichen Dokumente des Königlichen Hofs wurden in der Hofkanzlei geschrieben und die zivilrechtlichen Streitfälle in Schriftform vor die kirchlichen Gremien gebracht, die mit den notariellen Funktionen betraut waren. Im 16. Jahrhundert, als das osmanische Reich den größten Teil Ungarns besetzte, wurden die Dokumente der königlichen Archive zerstört oder zerstreut. Jedoch überlebten die Archive von Familien und kirchlichen Einrichtungen. Dieses mittelalterliche Archivmaterial wurde Ende des 19. Jahrhunderts in eine eigene Archivsammlung eingebracht. Zweck Das Nationalarchiv Maltas soll das kollektive Gedächtnis des maltesischen Volkes erhalten und die Rechte der Bürger durch einfache Zugriffsmöglichkeiten auf die wesentlichen Beweisstücke schützen. Aufgabe Das maltesische Nationalarchiv hat den Auftrag, das schriftliche Erbe der Nation unabhängig von seiner Beschaffenheit zu ordnen, zu erhalten und zugänglich zu machen und dabei die höchsten Standards zu gewährleisten. Dies erfolgt im Rahmen der Überwachung der Praktiken der Dokumentenverwaltung in den Regierungsabteilungen und -einrichtungen, Verwaltung der Dokumente von bleibendem Wert, Förderung von archivarischen Tätigkeiten in Gesellschaft und Öffentlichkeit. Die Dokumente haben unterschiedliche Formen und umfassen Schriftdokumente, Siegel, Karten, Fotografien, Filme, Audiomaterialien und elektronische Aufzeichnungen. Die Dokumente bleiben für 30 Jahre unter Verschluss; nach dieser Zeit stehen die meisten von ihnen zur öffentlichen Einsichtnahme offen. Jedermann, der sich ordnungsgemäß ausweist, kann die Dokumente einsehen. Das Nationalarchiv Maltas bietet eine Reihe von Dienstleistungen an, darunter reprografische Anlagen, Lesesaalbetreuung und Auskunft und Beratung durch das Fachpersonal zu den Verfahrensschritten bei Nachforschungen. Die allgemeine Struktur des Nationalarchivs ist untergliedert in die Verwaltung, das Referat für die Katalogisierung und Dokumentenverwaltung und die Fachabteilung Dienstleistungen für die Öffentlichkeit. Verwaltung Die Verwaltung des Nationalarchivs umfasst die allgemeine Leitung der Dienststellen, die Koordinierung von Neuzugängen aus den einzelnen Regierungsabteilungen und die Vertretung des Hauses in nationalen Koordinierungsgremien, so z. B. im Beratungsausschuss für das Nationalarchiv. Auch werden Spezialberatungen zur Forschung und Paläografie angeboten und Kontakte zu internationalen Forschungsinstitutionen unterhalten. Referat Katalogisierung und Dokumentenverwaltung Diese Einheit ist in verschiedenen Projekten tätig. Eine Herausforderung war ein Katalogisierungsprojekt, bei dem es 2001 um die Herstellung einer CD ging, auf der über Reisepassanträge verzeichnet sind wurden der Katalogisierungseinheit neue Büros zugewiesen wurde ein zweiter Katalog über die GOV-Fonds des Gouverneurs im CD-Format erstellt. Spezialisierte Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zu den Themen Einsatz von Computersoftwareprogrammen und ISAD(G) (den internationalen Standards für die Beschreibung der Archivbestände allgemeiner Teil) wurden für das Personal durchgeführt, das im Aufgabenbereich der Katalogisierung der Sammlungen arbeitet. Dienstleistungen für die Öffentlichkeit Wichtigstes Ziel unserer Bemühungen ist es, die Archivbestände des Landes zugänglich zu machen. Aus diesen Gründen erbringt die Fachabteilung Öffentliche Dienstleistungen auch Nachforschungsleistungen und erstellt anhand dieser Informationen Besucher- und Benutzerprofile. Zu diesem Zweck liegt auch eine Benutzerumfrage in den Lesesälen aus; sie kann auch online ausgefüllt werden. Öffnung und Breitenwirkung Initiativen mit Breitenwirkung sind ein wichtiges Element der vom Archivpersonal angebotenen Dienstleistungen. So wurde Nationalarchiv Ungarns Das Nationalarchiv Ungarns wurde 1756 mit dem Ziel errichtet, die Aufzeichnungen von bedeutenden Familien und die Dokumente der modernen zentralen staatlichen Einrichtungen zu erhalten. Das Archiv wurde 1875 umorganisiert und bezog 1923 einen neu erbauten neoromanischen Palast, der speziell für die archivarische Einlagerung entworfen worden war. Heute beherbergen die drei verschiedenen Gebäude, die vom Nationalarchiv genutzt werden, etwa 70 Regalkilometer an Dokumenten. Fundhilfen (Nachschlagewerke, Handschriftenauflistungen und -register, erläuternde Bestandsverzeichnisse und Computerdatenbanken) helfen den Forschenden bei der Suche (für weitere Einzelheiten siehe die Homepage des ungarischen Nationalarchivs: Das Nationalarchiv hat auch eine Mikrofilmsammlung, die vor allem Sicherheitskopien und zusätzliches Filmmaterial von Dokumenten enthält, deren Originale ebenfalls im Nationalarchiv aufbewahrt werden. Das Nationalarchiv veröffentlicht zwei archivarische Zeitschriften, nämlich den Tätigkeitsbericht des Archivs und in Zusammenarbeit mit dem ungarischen Archivarverein die Archivrundschau. Die Zentralbibliothek des ungarischen Nationalarchivs hat etwa Bände und gilt in Ungarn weithin als die fachspezifische Bestandsbibliothek für die Archivwissenschaft. DAS NATIONALARCHIV VON MALTA die Kapelle des alten Krankenhauses zu einer wichtigen kulturellen Ausstellungsstätte umgebaut. Diese Einrichtung kann auch Dritten, die sich an der Förderung von bildungsspezifischen und kulturellen Werten beteiligen, zur Verfügung gestellt werden. Bestände Die wichtigsten Teilbestände des maltesischen Nationalarchivs sind Dokumente, die einen Bezug zur britischen Fremdherrschaft über die Insel von 1800 bis 1964 aufweisen. Zu den Aufzeichnungen aus früheren Zeiten, die in der Nationalbibliothek von Malta in Valletta aufbewahrt werden, gehören das Archiv des Ritterordens der Johanniter und die Dokumente der Universita von Mdina und Valletta. Das Archiv des Johanniterordens von Jerusalem, Rhodos und Malta (A.O.M.) besteht aus den Dokumenten, die von der Ordenskanzlei seit den Ursprüngen bis zum Ende seiner Herrschaft ausgefertigt und in Empfang genommen wurden. Nachdem sie eine Reihe von Umzügen von einem Aufbewahrungsort zum anderen mitmachen musste, fand diese Sammlung von annähernd 7000 Bänden 1937 eine neue Heimat in der Nationalbibliothek von Malta, wo sie seither eingelagert ist. In diesem Archiv befinden sich die Titularurkunden, Privilegien, Korrespondenzen und anderen Dokumente mit Belang für die Zentralkomturei des Ritterordens. Weitere umfangreiche und wichtige Archivbestände auf Malta gehören der katholischen Kirche. Dazu gehören Dokumente über die römische Inquisition auf Malta sowie beträchtliche Musiksammlungen. Andere Privatarchive bezeugen Maltas weit reichende Geschichte unter verschiedensten Herrschaften. Das Nationalarchiv ist auch zuständig für die Dokumente der maltesischen Regierungen, die ab der Unabhängigkeit im Amt waren. Diese Aufgabe umfasst auch die Verwaltung von elektronischen Aufzeichnungen, die im Umfeld der heutigen öffentlichen Verwaltung hergestellt werden. Banca Giuratale Die Gerichtsfälle aus den Jahren 1530 bis 1899 sind in der Banca Giuratale in Mdina eingelagert. Da dieser Aufbewahrungsort nicht täglich geöffnet ist, wird jedermann, der dort Nachforschungen durchführen möchte, gebeten, mit dem Nationalarchiv einen Termin zu vereinbaren. Alle anderen Gerichtsfälle für die Zeit nach 1900 befinden sich in der Verwahrung der Gerichte in Valletta. Kartenmaterial Das Gebäude des Nationalarchivs von Malta in Rabat Andere Archivdienste Die Dokumente der öffentlichen Einrichtungen, die keinen eigenen spezialisierten Archivdienst haben, fallen in den Zuständigkeitsbereich der allgemeinen Archivdienste im Land. Zu den allgemeinen Archiven Ungarns zählen das ungarische Nationalarchiv wie auch die öffentlichen Archive, die von den lokalen Kreisbehörden und von der Stadtverwaltung von Budapest unterhalten werden. Die kirchlichen Archive zählen über Regalmeter an Dokumenten zu ihren Beständen, wozu auch wertvolle Gründungsurkunden gehören. In Ungarn hat nach den einschlägigen gesetzlichen Regelungen jedermann gebührenfrei Zugang zu den Archivmaterialien. Die Lesesäle der Archivdienste stehen der Öffentlichkeit wie alle anderen öffentlichen Einrichtungen offen. Die Lesesäle sind jedoch geschlossen am 1. Januar, 15. März, Pfingstmontag, 20. August, 23. Oktober, Dezember und für zwei Wochen im Sommer, die der Durchführung von Kontrollarbeiten vorbehalten sind. Géza Érszegi Nationalarchiv von Ungarn Bécsi kapu tér 2-4 HU-1014 Budapest Tel. (36) Im Besitz des Nationalarchivs befinden sich auch Tausende von Plänen und Zeichnungen, die aus dem Königlichen Ingenieurbüro stammen. Sie wurden im April 1995 vom Katasteramt übergeben. Die meisten Zeichnungen beziehen sich auf Gebäude und Stätten, die ehemals der Waffen- und Geräteabteilung unterstanden. Eine andere Reihe von Plänen, die zuvor im Museum für Archäologie aufbewahrt wurden, ist jetzt im Nationalarchiv eingelagert. Das Nationalarchiv besitzt keinerlei Zeichnungen, die sich auf privates Eigentum beziehen. Fotografisches Material Eine Sammlung von Fotoalben, die Abbildungen von königlichen Feierlichkeiten und Besuchen zeigen, bildet den Kernbestand des fotografischen Materials, das für Nachforschungen im Nationalarchiv von Malta zur Verfügung steht. Andere Fotografien, die von der Abteilung für öffentliche Arbeiten erworben wurden, zeigen Abbildungen von Wiederaufbauarbeiten in verschiedenen Teilen Maltas. Die Zusammenstellung eines umfangreichen Katalogs über diese Bestände ist in Arbeit. Philip Borg Bibliotheken- und Archivdirektor 36, Old Treasury Street Valletta, Malta Fortsetzung von Seite 8 Regionalarchive Die staatlichen Regionalarchive enthalten die Archivsammlungen der Bezirksbehörden der Staatsverwaltung, der jeweiligen Gerichte und der Körperschaften, die in Vertretung von staatlicher Gewalt handeln. Das Mährische Provinzarchiv in Brno (Brünn) verwahrt die Archivsammlungen, die auf die staatlichen Ämter und die Selbstverwaltungskörperschaften der ehemaligen Provinzen Mähren und Mährisch-Schlesien zurückgehen. Im Provinzarchiv in Opava lagert Archivmaterial der Provinz Schlesien. Das staatliche Regionalarchiv in Litomerice verwahrt Archivalien der römisch-katholischen Bistümer, Kapitel und Klöster wie auch Sammlungen von Pfarrgemeinden und von standesamtlichen Geburts- und Sterberegistern. Diese Archivdienste bewahren auch Archivalien von Adelsfamilien auf. Von internationaler Bedeutung sind die Archive der Familien, die aus anderen Ländern stammen, so z. B. das Archiv der Familie Schwarzenberg, das in Trebon lagert, das Archiv der Familie Coudenhove in Plzen, das Archiv der Rohans in Litomerice mit einer Außenstelle in Decin, das Archiv der Piccolomini in Zamrsk und das Archiv der Dietrichstein in Brno. In diesen Regionalarchiven finden Forscher ferner Dokumente über den Grundbesitz von Adelsfamilien, staatseigenen Betrieben, staatseigenen Forst- und Landwirtschaftsbetrieben, aufgelösten Produktionsstätten, Hochschulen, Bezirksverbänden der politischen Parteien und der Verbände sowie Privatarchive. Innerhalb der Struktur der staatlichen Regionalarchive stehen die staatlichen Bezirksarchive, die Archivsammlungen aufbewahren, die von den Kreisbehörden der Staatsverwaltung, den jeweiligen Gerichten und den in Vertretung staatlicher Gewalt handelnden Körperschaften stammen. Ferner bestehen Kreisarchive, in denen die Städte und Gemeinden mit Ausnahme von Prag, Brno, Ostrava, Plzeň und Usti nad Labem ihre Archivdokumente einlagern. In diesen Kreisarchiven werden verschiedene Arten von Archivsammlungen aufbewahrt. Dazu gehören: Aufzeichnungen von einzelnen landwirtschaftlichen Genossenschaften, von kommunalen Betrieben und von Berufsverbänden und Innungen; Dokumente aus der Kirchenverwaltung wie z. B. die Archive von Pfarrgemeinden, Dekanaten und Vikariaten; Archivalien aller Arten von Erziehungs- und Bildungseinrichtungen mit Ausnahme der Hochschulen; Aufzeichnungen von Krankenhäusern und Einrichtungen für soziale Dienste; ferner Archivsammlungen verschiedenster Gruppierungen und Zusammenschlüsse, so z. B. der Verbände der freiwilligen Feuerwehren und der Kreisverbände und Ortsgruppen der politischen Parteien. Spezialisierte Archive Welche spezielle Bedeutung den Beständen einzelner Archive zukommt, erschließt sich oft aus ihren Bezeichnungen. Von besonderem Interesse ist das Prager Burgarchiv, das Aufbewahrungsort des Archivs und der Bibliothek des Metropolitankapitels von St. Veit in Prag ist und eine umfangreiche Sammlung mittelalterlicher Handschriften und Dekrete besitzt. Das Archiv des Nationalmuseums verfügt über große Sammlungen von Dekreten, Folien und anderen Dokumenten aus dem Mittelalter und der Frühen Neuzeit wie auch über bemerkenswerte Sammlungen von privaten Aufzeichnungen über Politiker und Wissenschaftler des 20. Jahrhunderts. Zugänglichkeit der tschechischen Archive Die tschechischen Archive verfolgen die Politik des freien Zugangs zu allen Aufzeichnungen und Dokumenten, die über 30 Jahre alt sind, mit Ausnahme von Dokumenten, die personenbezogene Informationen über noch lebende Personen enthalten. Diese Dokumente mit personenbezogenen Daten können von den Forschenden nur mit schriftlicher Genehmigung der betreffenden Person eingesehen werden. Bei den anderen Archivbeständen, die für Forschungsarbeiten nicht verfügbar sind, handelt es sich um solche, die noch nicht von einem Sachverständigen bearbeitet wurden oder die aufgrund ihres schlechten Erhaltungszustands weiter beschädigt würden, wenn sie für Nachforschungen zur Verfügung stünden. Beim Zugang zu Archivdokumenten genießen tschechische und ausländische Forscher Gleichbehandlung. Zum Schutz besonders wertvoller Dokumente werden mikrografische Kopien angefertigt, von denen Kopien erstellt werden können. Ist eine Kopie vorhanden, so wird diese anstelle des Originals dem Forscher ausgehändigt. Nur in wissenschaftlich begründeten Ausnahmefällen kann zu Forschungszwecken auch die Originalurkunde ausgehändigt werden. Das Nationalarchiv, die staatlichen Regionalarchive und einige Kreis- und Kommunalarchive wie auch spezialisierte Archive verfügen über Konservierungs- und Restaurierungswerkstätten und reprografische Ateliers. Jeder Archivdienst verfügt über die technischen Einrichtungen, um von den Archivdokumenten Faksimilekopien für die Forschenden herzustellen. Die Archivdienste haben eigene Referenzbibliotheken. Einige Archivdienste verfügen auch über umfangreich sortierte Bibliotheken mit Literaturbeständen über Geschichte, Archivwissenschaft, historische Hilfswissenschaften und angrenzende Wissenschaftsbereiche sowie mit Sammlungen historischer Bücher. Die einzelnen Archivdienste veröffentlichen Sammelbände, Jahrbücher, Zeitschriften, Nachdrucke und Monografien in verschiedenen Fachrichtungen wie z. B. Geschichte, regionale Geschichte, Archivwesen, Verwaltungsgeschichte und historische Hilfswissenschaften. Ein akademisches Studium in Archivwissenschaft zur Erlangung des Bachelor- oder des Master-Grades wird an den Universitäten Prag, Brno, Olomouc, Plzeň, Česke Budejovice, Hradec Kralove und Opava angeboten. Dr. Vacslav Babička Direktor der Archivverwaltung Innenministerium der Tschechischen Republik M. Horákové 133 CZ Prag 6 Tel. (420) arch1@mvcr.cz 11

12 956621_Insar_10_DE_p :41 Pagina 12 ARCHIVGEBÄUDE Fortsetzung von Seite 5 jedoch zur Aufnahme der Dokumente dieser Einrichtungen, wenn diese darum bitten oder sich in Auflösung befinden. Aufgrund dieser Vorschrift wurden 1990 auch die Akten der Polnischen Vereinigten Arbeiterpartei vom Staat erworben. Zugänglichkeit Der Zugang zu allen Materialien ist in allen Archivdiensten des Staates kostenlos. Jeder Archivdienst verfügt über Räumlichkeiten, in denen die bei ihm eingelagerten Archivbestände zu den vom jeweiligen Archivdienst angegebenen Tagen und Zeiten eingesehen werden können. Es besteht freier Zugang zu allen Archivmaterialien, die seit dem Tag ihrer Erstellung über 30 Jahre alt sind, mit Ausnahme des Archivs der Kommunistischen Partei, das ohne Einschränkungen zur Verfügung steht. In einigen fundiert begründeten Fällen kann der Archivdirektor auch schon vor Ablauf der 30-jährigen Schutzfrist Zugang zu Dokumenten gewähren. Für die Reproduktion von Archivmaterial werden Gebühren erhoben; dies kann über Fotokopie, Mikroverfilmung oder Scannen erfolgen. Die staatlichen Archivdienste erbringen für Institutionen wie auch für Privatleute Dienstleistungen der Archivforschung. Diese Dienstleistungen werden in der Regel gebührenfrei bereitgestellt, jedoch wird in einigen Fällen von Nachforschungen für Privatleute (z. B. in Abstammungs- oder Eigentumsfragen) eine Gebühr erhoben, die sich nach einer für alle staatlichen Archivinstitutionen geltenden Gebührentabelle richtet. Die Hauptstelle des Staatsarchivs hat das Zentrum für Archivinformationen eingerichtet, das für den Zentralkatalog der im Staatsarchiv aufbewahrten archivarischen Sammlungen und für die Archivwebsite ( zuständig ist. Unter anderem stehen folgende Datenbanken zur Verfügung: SEZAM (System zur Registrierung der Archivbestände), wo alle archivarischen Teilbestände erfasst sind, die in staatlichen Archiven in Polen aufbewahrt werden. Über die Datenbank erhält man Zugang zu Informationen über jeglichen Teilbestand, wie den Ort seiner Einlagerung, seinen Inhalt und die bestehenden Fundhilfen. Diese Datenbank enthält auch die Bestandsverzeichnisse von über 5000 Teilbeständen. Pradziad (System zur Registrierung von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden), wo Urkunden über Geburten, Trauungen, Todesfälle und auch andere zivile Personenstandsurkunden und -register, die im Staatsarchiv aufbewahrt werden, erfasst sind. Mit Hilfe der Datenbank können die Benutzer den Ort der Aufbewahrung der Dokumente und die chronologische Reihenfolge der Urkunden auffinden. ELA (Bevölkerungsregister und Meldewesen in Archivmaterialien); diese Datenbank enthält Volkszählungen, Melderegister und bevölkerungsspezifische Bücher. AFISZ; diese Datenbank enthält die in den Beständen des Staatsarchivs befindlichen Plakate, Handzettel und Broschüren im Zusammenhang mit der Geschichte des Holocaust. Die Hauptstelle des Staatsarchivs veröffentlicht halbjährlich das wissenschaftliche Magazin Archeion, bei dem es sich um die älteste regelmäßig erscheinende Fachzeitschrift Polens handelt. Archeion enthält auch eine Zusammenfassung der Fachtexte auf Englisch, Französisch und Russisch. Die staatlichen Archivdienste wie die in Krakau, Rzeszów, Poznań, Siedlce, Szczecin, Gorzów Wielkopolski, das Archiv Historischer Nachweise und das Archiv Moderner Nachweise veröffentlichen ebenfalls regelmäßig erscheinende Fachzeitschriften mit der Darstellung ihrer Sammlungen. Der Verband der polnischen Archivare gibt mit Archiwista Polski seine eigene Zeitschrift heraus. Prof. Dr. Daria Nałęz Generaldirektor des Staatsarchivs der Republik Polen 6 Dlugastraße PL Warschau nalecz@archiwa.gov.pl EUROPÄISCHE ARCHIVNACHRICHTEN INSAR Generalsekretariat der Europäischen Kommission Redaktionsausschuss: Ursula MITCHEL Frank BRADY Juan FANALS Jef SCHRAM Für weitere Informationen und ein Gratisexemplar von INSAR wenden Sie sich bitte an: Europäische Kommission Tel. (32-2) Fax (32-2) sg-insar@cec.eu.int Adresse: rue de la Loi 200 Büro: BERL 8/198 B-1049 Brüssel DAS NEUE GEBÄUDE DES NATIONAL- ARCHIVS VON GRIECHENLAND Entstehungsgeschichte Der griechische Archivdienst wurde 1914 unter der Bezeichnung Allgemeines Staatsarchiv (ASA) errichtet. Dabei wurden alle auf den Ionischen Inseln, Kreta und Samos vorhandenen Archivdienste in diese neue Körperschaft integriert wurde das Allgemeine Staatsarchiv zu einer einheitlichen und unabhängigen staatlichen Behörde, die dem Staatsministerium für Bildung und religiöse Angelegenheiten untersteht. Es besteht aus einem Zentralarchiv und 57 Regionalarchiven, die in den Hauptstädten der Regionalpräfekturen Griechenlands und in Städten mit einem besonderen historischen Erbe eingerichtet wurden. Die Unterbringung des Allgemeinen Staatsarchivs stellte ein großes Problem dar, das nur für eine kleine Anzahl regionaler Archivstellen zufrieden stellend gelöst werden konnte. Dieses Problem wurde auf die bisher übliche Art und Weise in Angriff genommen, indem verschiedenste alte Gebäude restauriert und umgebaut wurden: Residenzen, Regierungsgebäude, Kasernen, Gefängnisse, Krankenhäuser und Fabrikgebäude. Zwar war dies praktisch die einzige realistische Lösungsmöglichkeit, doch standen die damit zusammenhängenden Kosten häufig außer Verhältnis zu ihrem Nutzen. Nur ganz selten gelang es ohne Wenn und Aber, die alten Gebäude so umzubauen, dass sie den Anforderungen an die Aufbewahrung, Erhaltung und Verwaltung des Archivmaterials nach modernen Standards gerecht wurden. Neunzig Jahre lang war die Zentralstelle, also der Hauptsitz des Allgemeinen Staatsarchivs, in vollkommen ungeeigneten Räumlichkeiten untergebracht. Die Tatsache, dass es nicht möglich war, sie in einem der öffentlichen Gebäude im Zentrum Athens anzusiedeln, und das immens gewachsene Volumen der zu bearbeitenden Dokumente führten zu der Entscheidung, ein neues Gebäude am Stadtrand der Landeshauptstadt zu errichten. Das Bebauungsverfahren für ein Baugelände der öffentlichen Hand in Paleo Psychiko begann 1972, bürokratische und ökonomische Hemmnisse verzögerten das Projekt jedoch bis 1979, als das Skelett des Gebäudes in Stahlbetonbauweise errichtet wurde. Das Projekt blieb bis 1998 halb vollendet, als die Schulbauorganisation (OSK) die Fertigstellung des Gebäudes in die Hand nahm. Das neue Gebäude wurde im November 2003 vom griechischen Premierminister eingeweiht. Die bauliche Planung des Hauptgebäudes des Allgemeinen Staatsarchivs ist das Ergebnis der Zusammenarbeit von vier Architekten; sie gewann 1978 den ersten Preis eines landesweiten Wettbewerbs. Die Verzögerungen beim Bau warfen auch die Frage nach der Aktualisierung der baulichen Planung auf, um modernste Technologien berücksichtigen zu können wurden dann die aktualisierten Fassungen der architektonischen Planung wie auch praktisch alle elektrischen und mechanischen Installationen genehmigt. Nach den Erdbeben von 1999 wurden trotz der Tatsache, dass das Gebäude unbeschädigt blieb, alle tragenden Elemente verstärkt. Gebäude Das Gebäude steht am Hang eines Hügels. Die Verkehrsanbindung erfolgt über drei Straßen. Die sichtbare Gebäudefront besteht aus weißer Marmorverkleidung und großen Glasflächen. Das Gebäude hat zwei Eingangsbereiche und 30 Parkplätze. Die umgebende Landschaft ist durch Grasflächen gestaltet. Neben dem Haupteingang befindet sich ein kleines Wasserbecken mit Springbrunnen. Die Gesamtfläche des Gebäudes von 6500 m 2 ist auf sechs Ebenen (A-F, beginnend mit der untersten Ebene A) verteilt. Der Haupteingangsbereich befindet sich zusammen mit den Empfangs- und Dienstleistungsbereichen für die Öffentlichkeit, dem Vortragssaal und Seminarraum und einigen der Büros auf der Ebene D. Die Ebene E hat die Form eines Zwischengeschosses (offene Balkone über der Ebene D) und beherbergt die übrigen Büroräume und die Kantine. Auf der Ebene F befinden sich eine ständige Ausstellung, der Lesesaal und die Bibliothek sowie das Büro des Leiters der Behörde. Die Magazine befinden sich auf den Ebenen A, B und C. Die Ebene A ist vollständig unterirdisch und beherbergt einen speziell armierten Sicherheitstrakt für die Aufbewahrung von wertvollen Dokumenten, einen weitläufigen Raum für die Einlagerung von Akten und Urkunden (745 m 2 ) sowie die elektrischen und mechanischen Installationen. Die Ebenen B und C bestehen aus je sechs (1202 m 2 ) und vier (745 m 2 ) archivarischen Einlagerungsbereichen. Diese beiden Ebenen haben entsprechend der Hanglage des Geländes nur einen Teil ihrer Außenmauern über der Erde, wobei deren Übergang zum Hang im Außenbereich aus flachen, begehbaren Marmorplatten besteht, die in die natürliche Geländeoberfläche übergehen. Auf der Rückseite von Ebene C (über der Erde) befinden sich ein Eingang für Archivzwecke, eine Kammer für die Insektenvernichtung, Räumlichkeiten für die Katalogisierung und Konservierung sowie Arbeitsstätten für binde- und fototechnische Verrichtungen. Technische Ausstattung Alle elektrischen und mechanischen Installationen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik. Sie werden durch das automatisierte Gebäudeleitsystem elektronisch gesteuert und überwacht. Energie Das Gebäude verfügt über ein Umspannungswerk und einen Generator, die seinen Energiebedarf für etwa zwei Tage abdecken können. Ebenso hat es einen Wassertank (200 m 3 ) zur Brandbekämpfung für den Fall, dass die Wasserzufuhr abgeschnitten ist. Auch ist ein Trinkwasserreservoir für den täglichen Bedarf vorhanden (6 m 3 ). Klimatisierung, Belüftung Vollständige Klimatisierung und Belüftung (es gibt keine Fenster, die zu öffnen sind), um konstante Bedingungen in Bezug auf die relative Luftfeuchtigkeit, -sauberkeit und -temperatur sicherzustellen. Das System kann sowohl zentral als auch lokal von Hand gesteuert werden. Brandschutz In allen Gebäudebereichen wurden automatische Feuermeldesysteme und in den Magazinräumen automatische Feuerfrühwarnsysteme installiert. Zum Brandschutzsystem gehören: FM-200-Gas-Feuerlöschgeräte in allen Einlagerungsbereichen, CO 2 in den elektromechanischen Maschinenanlagen und -installationen und Wasserzufuhr in den Arbeitsbereichen. In den Gängen gibt es Schränke mit Gerätschaften zur Brandbekämpfung und tragbare Feuerlöschausrüstungen. Beleuchtung In den Magazinräumen wurde eine Spezialbeleuchtung auf vertikalen Tragflächen angebracht. Die Beleuchtung wird durch Bewegungsmelder eingeschaltet, so dass nur der entsprechende Teil der Räumlichkeit erleuchtet wird. In den Bereichen für die Einlagerung und das Studium von Dokumenten wurden die Lichtquellen mit UV-strahlungsarmen Glühbirnen bestückt. Im Lesesaal wird die Beleuchtung durch Lichtquellen automatisch so angepasst, dass sie das natürliche Tageslicht (von außen) ausgleicht. Sicherheitsmaßnahmen Die Eingangsbereiche des Gebäudes und die Türen der Magazinräume werden durch ein Alarmsystem überwacht. Die Bewegungsabläufe auf den inneren Gängen und in der näheren Umgebung des Gebäudes werden durch Kameras erfasst, die ihre Bilder auf Monitore an bestimmten Kontrollpunkten übertragen. Zur Sicherung der Materialien wird auch der Lesesaal durch Kameras überwacht. Kommunikationsmittel Das Gebäude verfügt über eine strukturierte glasfasertechnische Installation für Ton- und Datenübertragungssysteme. Die Telefonverbindung erfolgt über ISDN. Möglich ist auch die Kommunikation im Rahmen der Funk- und der Telekonferenztechnik. Magazinräume Aus Sicherheitsgründen sind die unterirdischen Einlagerungsbereiche in große Hallen unterteilt. Die Türen bestehen aus speziellem feuerbeständigem Material. Nach den statischen Berechnungen wurde für die Ebenen B und C eine Traglast von 1300 kg/m 2 ermittelt (diese Frage stellt sich für die Ebene A nicht, da diese auf dem Fundament ruht). In allen Bereichen kommen mobile Aktenschränke und -regale zum Einsatz, wobei die meisten manuell betrieben werden (die Regale haben eine Gesamtlänge von m). Auf der Ebene C sind elektrisch gesteuerte Ablageschränke und -regale installiert (Gesamtlänge von 4032 m). Die Sammlung von Giannis Vlachogiannis, dem Gründer des Allgemeinen Staatsarchivs, (einschließlich der Aufzeichnungen und Dokumente aus dem Griechischen Unabhängigkeitskrieg von 1821) verbleibt in dem Holzmobiliar, in dem sie derzeit aufbewahrt wird. Ausstellung Museum Eine ständige Ausstellung von Kunstgegenständen aus dem Allgemeinen Staatsarchiv befindet sich mit einer Gesamtfläche von 200 m 2 auf Ebene F. Diese Ausstellung basiert auf der Auffassung, dass das Archiv die Arche unseres nationalen Gedächtnisses ist. So wurde ein Gehäuse ( Arche ) nach dem Modell des menschlichen Gehirns (wo das Gedächtnis angesiedelt ist) geschaffen; in den Gängen stehen Schauvitrinen mit Archivmaterial. Es handelt sich um eine Baukastenstruktur, die sich an Ort und Stelle zusammensetzen lässt. Neben den Dokumenten und Ausstellungsstücken verfügt das Museum auch über Plasma-Flachbildschirm, Touch-Screens, Tonträgersysteme, Videoprojektoren, CD-Player und Fernsehmonitore. Es ist interaktiv und so gestaltet, dass es auch zu Unterrichtszwecken genutzt werden kann. Die Kosten der Einrichtung der ständigen Ausstellung und des größten Teils der im gesamten Gebäude verteilten mobilen Ausstellungsvorrichtungen werden durch eine Zuwendung der Bodosakis-Stiftung gedeckt. Lesesaal Das neue Gebäude des griechischen Nationalarchivs Der Lesesaal und die Bibliothek befinden sich auf der Ebene F und damit am schönsten Standort des Gebäudes. Auf beiden Seiten dieses allein stehenden Bereichs gewähren riesige Glasflächen dem Besucher einen ungestörten Blick über die meisten Stadtteile von Athen. Zwar bietet das natürliche Licht dem Besucher eine angenehme Atmosphäre, doch ist es schädlich für die Archivmaterialien, die von den Besuchern eingesehen werden. Aus diesem Grund wurden die Glasflächen mit Spezialmembranen beschichtet, die das Eindringen von UV-Strahlung auf ein Minimum reduzieren. Die Räumlichkeiten wurden mit erhöhten Fußböden ausgestattet, unter denen die Verkabelung verläuft. So stehen an jedem Punkt des Lesesaals Steckdosen und Anschlussstellen für elektrischen Strom, Telefon und elektronische Datenübertragung zur Verfügung. Im Lesesaal können 70 Personen gleichzeitig ihren Studien nachgehen. Ferner wurden eingerichtet: fünf Arbeitsplätze am Drucker des Mikrofilm-Lesegeräts, zehn Arbeitsplätze an Computern, die an das Netzwerk des Allgemeinen Staatsarchivs angeschlossen sind, und sechs Arbeitsplätze, die der Suche im elektronischen Katalog dienen. Alle Arbeitsplätze verfügen über Steckdosen, an denen die forschenden Besucher ihre Laptops anschließen können. Zur Ausstattung des Lesesaals gehört auch ein spezielles Lesepult für das Studium von Karten, Zeichnungen, Skizzen und Entwürfen. Mehrzweckhalle Der Vortragssaal hat ein Fassungsvermögen von 150 Sitzplätzen. Dabei handelt es sich um mobile Sitze, so dass dieser Bereich je nach Bedarf umgebaut werden kann. Er kann somit zum Konferenzsaal, zum Ausstellungsgelände und zum Klassenzimmer für Unterrichtszwecke umgestaltet werden. Ferner ist er mit einer Simultandolmetschanlage ausgestattet. *** Dies ist das erste moderne Gebäude in Griechenland, das für derartige Zwecke erbaut wurde; es stellt in allen seinen Einzelheiten ein Modell dar. Der Umzug des Allgemeinen Staatsarchivs in dieses ultramoderne neue Gebäude stellt ein wichtiges Ereignis dar, das von der hellenischen wissenschaftlichen Gemeinde bereits seit Jahrzehnten herbeigesehnt wurde. Der Archivdienst hat sich umfangreich auf den Umzug an diesen Ort vorbereitet, der seinem Auftrag und seinen Aufgaben gerecht wird. Wir hoffen, dass dieses eindrucksvolle neue Gebäude hilfreich ist, um dem Staat als solchem besser bewusst zu machen, wie wichtig und nützlich das Archivwesen ist. Zur Finanzierung dieses Gebäudes wurde die griechische Bevölkerung mit einem Betrag von 4 Mio. EUR belastet. Diese Belastung dürfte sich jedoch als produktive Investition herausstellen. Das nächste größere Ziel besteht darin, das Allgemeine Staatsarchiv grundlegend aufzuwerten, damit seine modernen Einrichtungen und sein enormer Archivreichtum zum Wohle der gesamten Gesellschaft verwaltet und genutzt werden können. Dr. Georgios Giannakopoulos Direktor Allgemeines Staatsarchiv von Griechenland Dafnis 61 GR Psychiko director@gak.att.sch.gr KA-AC DE-C 12 ISSN