project software Michael Nasemann - Heidi Römer Kieler Straße Baunatal Telefon (05601) Telefax (05601)

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1 project software Michael Nasemann - Heidi Römer Kieler Straße Baunatal Telefon (05601) Telefax (05601) info@ams-sb.de

2 Was ist AMS SB? AMS SB ist die Softwarelösung für Automatenkaufleute Die Stammdaten verwalten Sie am PC Die Kassierung vor Ort führen Sie mit Ihrem PDA durch Sie möchten vor Ort bar abrechnen? Wirtanteile? Geräte? Darlehen? Dazu benötigen Sie vor Ort alle aktuellen Daten, wie z.b. Kunden, Geräte, Wirtanteile, Darlehen, Vergnügungssteuersätze, Abzüge, usw. Abzüge? Vergnügungssteuer? Gaststätte oder Spielstätte 2

3 Unterwegs benötigen Sie alle wichtigen Daten für die Kassierung Die Stammdaten (Geräte, Kunden) werden auf dem PC verwaltet Die Daten werden auf den PDA, den pscash IT3000 oder das Notebook übertragen. Sie können problemlos mit mehreren mobilen Geräten kassieren. Die Kassen können eingegeben oder vom Löwen Service Tool übernommen werden Natürlich kann auch ohne mobiles Gerät kassiert werden. Die Beträge werden dann einfach im Büro im AMS SB Programm erfasst. Abrechnen vor Ort: Eine runde Sache! 3

4 Noch mal zusammengefasst: Stammdaten (Aufstellplätze, Geräte,...) werden auf dem PC mit AMS SB verwaltet Die Anzahl der Geräte ist auf 100 begrenzt (Lagergeräte werden nicht mitgezählt) Die Daten werden auf Ihr mobiles Gerät übertragen Somit haben Sie bei der Kassierung vor Ort alle wichtigen Daten zur Hand Die Kassen können eingegeben oder vom Löwen Service Tool übernommen werden Sie können sofort eine Abrechnung beim Kunden lassen Wie funktioniert AMS SB in der Praxis? Eine genaue Beschreibung sehen Sie auf den nächsten Seiten. Kontaktdaten Besuchen Sie unsere Internetseite und füllen Sie dort das Kontakt- oder Bestellformular aus. project software Michael Nasemann - Heidi Römer Kieler Straße Baunatal Telefon (05601) Telefax (05601) info@ams-sb.de 4

5 Wie legt man die Stammdaten am PC an? 6 Stammdaten Unternehmen 6 Stammdaten Gemeinden 7 Stammdaten Aufstellplätze 8 Stammdaten Darlehen 11 Stammdaten Gerätetypen 12 Stammdaten Gerätebezeichnungen 12 Stammdaten Geräte 13 Verarbeitungsprogramme 14 Kassierung am PC oder Notebook erfassen 14 Quittung am PC oder Notebook erfassen 15 Abrechnung 16 Abrechnungsduplikat 17 Geräteumsetzung 17 Vergnügungssteuerliste 18 Buchen Darlehen 18 Mobil 19 Übergabe Daten auf den PDA / pscash 19 Wie wird vor Ort mit dem PDA / pscash kassiert? 19 Bedienung des PDA 20 Startmenü 20 Abrechnen 20 Kasse/Spiele erfassen 21 Druck Quittung/Abrechnung 21 Komplette Abrechnung auf Streifendrucker 22 Übernahme der Daten vom PDA / pscash 23 Info-Programme 24 Gerätehistorie Aufstellplätze 24 Gerätehistorie Geräte 25 Abrechnungsspiegel Aufstellplätze 25 Abrechnungsspiegel Geräte 25 Auslesedaten 26 Auslese-Tool 26 Vorarbeiten in AMS SB 26 Vorgehensweise zum Auslesen mit dem Löwen Service Tool 26 Dataprint-Datei importieren 27 Streifen anzeigen 27 Rechtliche Hinweise 28 5

6 Wie legt man die Stammdaten am PC an? Stammdaten Unternehmen Zuerst legen Sie sich Ihre eigenes Unternehmen an. Sie können beliebig viele Unternehmen anlegen. Als weitere Unternehmen können Sie Lieferanten und Hersteller eingeben. Einige Unternehmen sind schon angelegt. Jedes Unternehmen hat eine Nummer, die Sie frei vergeben können. Geben Sie hier an, um welche Art Unternehmen es sich handelt. Hier geben Sie die Anschrift des jeweiligen Unternehmens ein. Geben Sie jetzt noch die Steuernummer ein. Schon ist die Einrichtung des Unternehmens beendet. 6

7 Stammdaten Gemeinden In den Gemeinden werden alle Daten für die Vergnügungssteuer hinterlegt. Die Gemeinden hinterlegen Sie im Aufstellplatz. Hier hinterlegen Sie die Anschrift der Gemeinde. So wie Sie die Anschrift hier eingeben, erscheint sie auf der Vergnügungssteuerliste. Hier tragen Sie die Steuersätze der Gemeinde für jeden Gerätetyp ein. Wie die Gemeinde die Steuer erhebt (Stückzahl, Einwurf, bez. Spiele, usw.) geben Sie bei Art ein. Hier geben Sie die Steuernummern ein, die Ihre Aufstellung bei dieser Gemeinde hat. Es werden Ihnen alle Unternehmen angezeigt, die Sie als Eigene Aufstellung angelegt haben. 7

8 Stammdaten Aufstellplätze Jeder Aufstellplatz bekommt eine Nummer, die Sie frei vergeben können. Tragen Sie die Gemeinde ein. Geben Sie an, zu welchem Aufsteller dieser Platz gehört. In der Aufstellart wird hinterlegt, ob es sich um eine Gaststätte, eine Spielhalle oder ein Lager handelt. Geben Sie die Gema für Musikboxen ein. Sie können Informationen über die Öffnungszeiten hinterlegen. Das letzte Kassierdatum wird nur vor der ersten Kassierung eingetragen. Dieses Datum ist wichtig für die Ermittlung der Vergnügungssteuer. Welche Art der Abrechnung für diesen Platz gedruckt werden soll, entscheiden Sie in der Formularart (Abrechnung oder Spielhalle). Der Rest aus der letzten Abrechnung wird nur vor der ersten Kassierung eingetragen. Danach ermittelt das Programm den Wert. Geben Sie hier die Steuernummer des Wirtes ein. Diese wird auf der Abrechnung gedruckt. 8

9 Geben Sie hier die Anschrift des Aufstellplatzes ein, so wie sie auf der Abrechnung erscheinen soll. Die Kurzanschrift wird für die Vergnügungssteuerliste benötigt. Wenn Sie diesem Kunden für jedes Gerät den gleichen Wirtanteil geben, tragen Sie diesen hier ein. Sie können einen speziellen Wirtanteil bei einem negativen Abrechnungsbetrag eintragen. Die Sonderprovision rundet den Auszahlungsbetrag auf Soll der Wirtanteil-%-Satz auf der Abrechnung erscheinen? Soll auf der Abrechnung eine Summenzeile gebildet werden? Hier können Sie je Gerätetyp einen Wirtanteil mit Staffelung für diesen Aufstellplatz eingeben. 9

10 Hier können Sie gerätetypbezogene Abzüge für diesen Aufstellplatz erfassen. Es wird Ihnen angezeigt, wie viel Geräte jeden Typs auf diesem Platz stehen. Hier entscheiden Sie je Gerätetyp, ob der Wirtanteil auf der Abrechnung zzgl., inkl. oder ohne Steuer aufgeführt werden soll. 10

11 Stammdaten Darlehen Hier erfassen Sie Darlehen. Jedes Darlehen bekommt eine Nummer, die Sie frei vergeben können. Tragen Sie den Aufstellplatz ein, der dieses Darlehen bekommt. Wie soll das Darlehen getilgt werden? Prozentual oder mit einem festen Betrag? Soll das Darlehen auf der Abrechnung gedruckt werden? Darlehensbeginn, Betrag und Zinssatz. Zinslose Darlehen werden mit Zinssatz 0 angelegt. 11

12 Stammdaten Gerätetypen Gerätetypen sind die Arten wie z.b. Geldspielgeräte, Dart, Flipper, usw. Diese Gerätetypen werden den Gerätebezeichnungen zugeordnet. Viele Gerätetypen sind bereits angelegt. Sie können aber noch beliebig viele hinzufügen. Hier geben Sie u.a. an, ob Geräte dieses Typs kassiert werden sollen (es können auch Geräte angelegt werden, die nicht kassiert werden, z.b. Alarmanlagen). Über die erste Stelle entscheiden Sie, wie Ihre Gerätenummer beginnen soll (z.b. G bei Geldspielgeräten, D bei Dart, usw.) Stammdaten Gerätebezeichnungen Gerätebezeichnungen sind die Namen der Geräte. Beispiel: Es wird einmalig die Gerätebezeichnung Lokal Runde mit allen dazugehörigen Daten (Hersteller, Gerätetyp, usw.) angelegt. Wenn Sie dann einen Lokal Runde als Gerät anlegen, beziehen Sie sich nur auf die schon vorhandene Gerätebezeichnung. Viele Gerätebezeichnungen sind bereits angelegt. Sie können aber noch beliebig viele hinzufügen. In der Gerätebezeichnung wird der Gerätetyp hinterlegt. Hier können Sie den Hersteller des Gerätes verwalten. 12

13 Stammdaten Geräte Den Geräten werden die Gerätebezeichnungen zugeordnet. Geben Sie hier die Stammdaten zu den Geräten ein. Jedes Gerät bekommt eine Gerätenummer. Hier tragen Sie die Gerätebezeichnung ein. Lieferant und Eigentümer werden erfasst. Serien- / Zulassungsnummer nicht vergessen. Die Zulassungsnummer ist wichtig, weil hierüber die Zuordnung der Streifen erfolgt. Geben Sie die Anschaffungsdaten ein. Preis, Nutzungsdauer, usw. Sie können bis zu 4 Schlüsselnummern je Gerät verwalten. Bei der Neuanlage werden Sie gefragt, auf welchen Aufstellplatz das Gerät aufgestellt werden soll. Diese Information sehen Sie jetzt oben rechts. 13

14 Verarbeitungsprogramme Zu den Verarbeitungsprogrammen gehören z.b. Geräteumsetzung, Buchen Darlehen, Vergnügungssteuerliste, usw. Kassierungen und Quittungen, die Sie nicht mit dem PDA erfassen, können Sie auch direkt am PC eingeben. Kassierung am PC oder Notebook erfassen Sie geben Ihre Kassen und evtl. Spiele, Auslastung, Kasse je Stunde ein. Alle anderen Werte, wie z.b. die Vergnügungssteuer, Gema, Abzüge, Wirtanteil werden automatisch je Gerät eingetragen. Diese Werte werden durch die Angaben in den Stammdaten ermittelt. Wenn das Auslesemodul installiert ist, können Sie oben auf den Button Auslesen klicken und die Geräte werden ausgelesen. Die Darlehen des Aufstellplatzes werden ebenfalls berücksichtigt. Schon ist die Kassierung fertig! 14

15 Quittung am PC oder Notebook erfassen Eine Quittung ist dafür gedacht, wenn Sie zum Aufstellplatz fahren und Geld holen, ohne eine Abrechnung erstellen zu wollen. Handelt es sich um einen Gaststättenplatz können Sie dem Wirt einen Vorschuss zahlen. Sie können beliebig viele Quittungen erfassen, bevor Sie diese in eine Kassierung zusammenfassen und eine Abrechnung erstellen. Sie geben nur die Kasse und evtl. die Spiele, Auslastung, Kasse je Stunde ein. Sie können einen Vorschuss oder eine Zahlung vom Wirt erfassen. Wenn das Auslesemodul installiert ist, können Sie oben auf den Button AD klicken und die Geräte werden ausgelesen. 15

16 Abrechnung Mit diesem Programm drucken Sie Ihre Kassierungen als Abrechnungen aus. Sie können die Kassierungen über das Datum, Aufstellplätze, usw. eingrenzen. Wählen Sie die Formularart aus, für die Sie Abrechnungen erstellen möchten: Abrechnung oder Spielhalle. In welcher Reihenfolge Ihre Abrechnungen gedruckt werden, entscheiden Sie im Feld Sortierung. Wenn Sie Endgültige Abrechnung anklicken, kann die Kassierung nicht mehr verändert werden. Sie können die Abrechnungen drucken oder in der Vorschau ansehen. 16

17 Abrechnungsduplikat Endgültige Abrechnungen können Sie im Abrechnungsduplikat beliebig oft wiederholen. Geräteumsetzung Die Geräteumsetzung ist ganz einfach. Die Aufstellplätze für Auf- bzw. Abbau werden angegeben. Die Geräte erscheinen automatisch. Jetzt die gewünschten Geräte per Doppelklick oder mit der Drag-Drop-Funktion verschieben. Jetzt nur noch auf den blauen Pfeil oben links klicken und die Geräteumsetzung ist durchgeführt. 17

18 Vergnügungssteuerliste Sie können für die Gemeinden Vergnügungssteuerlisten erstellen. Sie wählen den Zeitraum, das Unternehmen und Gemeinden aus. Sie erhalten je Gemeinde eine Aufstellung der Aufstellplätze mit Geräten und der jeweiligen Vergnügungssteuer. Buchen Darlehen Buchungen in den Darlehen, die bei der Kassierung entstehen, werden automatisch gebucht. Hier können Sie noch zusätzliche Buchungen erfassen. Erfassen Sie das Datum der Buchung, evtl. eine Belegnummer, ein Buchungssymbol, den Betrag und evtl. noch einen Text. Die Zinsen werden automatisch berechnet. Hier können Sie auch Kontoauszüge für Ihre Darlehen drucken. 18

19 Mobil Wie werden die Daten auf den PDA übertragen? Wie wird vor Ort kassiert? Wie kommen die Kassierungen vom PDA auf den PC? Übergabe Daten auf den PDA / pscash Mit diesem Programm werden die Daten auf Ihren PDA/psCash übertragen. Wählen Sie die gewünschten Aufstellplätze aus. Es werden alle Informationen übergeben, die Sie für eine Abrechnung vor Ort benötigen. Wie wird vor Ort mit dem PDA / pscash kassiert? Sollte das Programm noch nicht auf dem PDA installiert sein, können Sie durch Klicken auf Programm auf PDA installieren die Software auf den PDA übertragen. Vor Ort starten Sie das Programm pscash. Alle notwendigen Daten für eine komplette Kassierung sind gespeichert. 19

20 Bedienung des PDA Startmenü Hier entscheiden Sie, was Sie tun möchten. Klicken Sie auf Abrechnen, wenn Sie eine Kassierung eingeben möchten. Mit der Kassierliste erhalten Sie einen Überblick über die kassierten Beträge. Wenn Sie auf Streifen klicken, erhalten Sie eine Übersicht der ausgelesenen Daten. Abrechnen Wählen Sie den Platz aus, den Sie kassieren möchten. Falls dieser Aufstellplatz Darlehen hat, können Sie hier auf Darlehen klicken. Zum Eingeben der Kassierung klicken Sie auf Kasse / Spiele erfassen. Um die Abrechnung oder Quittung zu drucken klicken Sie auf Druck Quittung / Abrechnung. 20

21 Kasse/Spiele erfassen Die Geräte des Platzes werden Ihnen jetzt nacheinander angezeigt. Mit den Pfeiltasten können Sie zwischen den Geräten wechseln. Geben Sie nun Ihre Kasse und evtl. Spiele ein, oder lesen Sie Geräte aus. Dazu klicken Sie auf Auslesen. Druck Quittung/Abrechnung Die Kassierung wird Ihnen in einer Kurzform angezeigt. Es kann noch ein Vorschuss oder eine Zahlung vom Wirt erfasst werden. Sie können jetzt eine komplette Abrechnung mit allen Geräten drucken. Die Abrechnung kann auch summiert als Kurzform gedruckt werden. Wenn Sie keine Abrechnung erstellen möchten, können Sie eine Quittung drucken. 21

22 Komplette Abrechnung auf Streifendrucker Abrechnung Gerätenummer: G0091 von Maxi more H & M Automaten Einspielung 1.247,00 EUR Kieler Straße 9 MwSt. 199,10 EUR Baunatal Nettokasse 1.047,90 EUR Steuer 50,00 EUR Mit Abzüge 25,00 EUR Abrechnungsbetrag 972,90 EUR Gaststätte Kellerkneipe Wirtanteil % 48 % Johann-Sigmund-Schuckert-Str. 25 Wirtanteil 466,99 EUR Baunatal Summe 772,21 EUR Datum Zzgl. MWSt 146,72 EUR Letzte Kassierung Wirtanteil inkl. Steuer 918,93 EUR Letzte Abrechnung Rest letzte - 7,87 EUR Abrechnung Zwischensumme 911,06 EUR Gerätenummer: D0011 Darlehen (104) 1.130,57 EUR Wild Bull 3903 Tilgung - 450,19 EUR Einspielung 102,00 EUR Neuer Saldo 680,38 EUR MwSt. 16,29 EUR Zinsen 5,34 EUR Nettokasse 85,71 EUR Tilgung - 5,34 EUR Steuer 20,45 EUR Abrechnungsbetrag 65,26 EUR Wirtanteil % 35 % Übertrag nächste AB 4,47 EUR Wirtanteil 22,84 EUR Gerätenummer: G0084 Auszahlung 460,00 EUR Criss Cross Cafe 4987 Einspielung 836,00 EUR MwSt. 133,48 EUR Nettokasse 702,52 EUR Steuer 50,00 EUR Unterschrift Wirt Abzüge 25,00 EUR Abrechnungsbetrag 627,52 EUR Wirtanteil % 45 % Wirtanteil 282,38 EUR Unterschrift Aufsteller 22

23 Darlehen Falls der Aufstellplatz ein Darlehen hat, können Sie sich dieses anzeigen lassen. Normalerweise wird die Tilgung vom Programm so berechnet, wie es in den Stammdaten auf dem PC gespeichert wurde. Hier können Sie jedoch Änderungen am Darlehen vornehmen. Die Änderungen gelten nur für diese Kassierung. Übernahme der Daten vom PDA / pscash Mit diesem Programm werden die Daten von Ihrem PDA übernommen. Ihre Kassierungen, Quittungen und Streifen werden auf den PC übertragen. Dadurch werden die Stammdaten aktualisiert (letztes Kassierdatum, usw.) Auf Wunsch können Sie sich ein Protokoll der übertragenen Daten drucken lassen. 23

24 Info-Programme Folgende Info-Programme sind verfügbar: Gerätehistorie Aufstellplätze Gerätehistorie Geräte Abrechnungsspiegel Aufstellplätze Abrechnungsspiegel Geräte Gerätehistorie Aufstellplätze In der Gerätehistorie Aufstellplätze sehen Sie, welche Geräte zur Zeit aktuell auf einem Platz stehen. Auf Wunsch kann man sich die abgebauten Geräte ebenfalls anzeigen lassen. 24

25 Gerätehistorie Geräte In der Gerätehistorie Geräte sehen Sie, auf welchen Aufstellplätzen ein Gerät bisher gestanden hat. Abrechnungsspiegel Aufstellplätze Mit diesem Programm erhalten Sie eine Übersicht über die Abrechnungen Ihrer Aufstellplätze. Diese Übersicht können Sie auch drucken. Abrechnungsspiegel Geräte Mit diesem Programm erhalten Sie eine Übersicht über die Abrechnungen Ihrer Geräte. Diese Übersicht können Sie ebenfalls drucken. 25

26 Auslesedaten Auslese-Tool Dataprint-Datei importieren Streifen anzeigen und drucken Auslese-Tool Vorarbeiten in AMS SB In den Stammdaten der Geräte muss die Zulassungsnummer eingetragen werden, da die Zuordnung der Streifen über diese Nummer erfolgt. Vorgehensweise zum Auslesen mit dem Löwen Service Tool Sie übertragen Ihre Daten auf den PDA / pscash (Active Sync muss vorher auf dem PDA gestartet werden!). Bei der Kassierung rufen Sie auf Ihrem PDA / pscash den entsprechenden Aufstellplatz auf. Um Auszulesen, brauchen Sie nicht das Gerät aufrufen, das ausgelesen werden soll, nur der Aufstellplatz ist entscheidend. Stecken Sie den VDAI-Auslesestick auf die Schnittstelle des Gerätes. Drücken Sie auf Auslesen, jetzt wird das Löwen Service Tool gestartet. Das Löwen Service Tool liest das Gerät aus und beendet sich danach. Der ausgelesene Streifen wird auf dem Display angezeigt. Wenn Sie auf Übernehmen klicken, werden die Daten in die Kassierung übernommen. Der Streifen wird gespeichert und später auf den PC übertragen. Sie können die ausgelesenen Kassen ändern und Ihre Abrechnung vornehmen. Kann ein Streifen keinem Gerät zugeordnet werden (evtl. fehlt die Zulassungsnummer), wird dieser Streifen trotzdem gespeichert und auf den PC übertragen. Bei der Übertragung fragt das Programm auf dem PC für welches Gerät dieser Streifen gilt. Im Menüpunkt System können Sie alle Streifen noch mal drucken, anzeigen oder löschen. Nach der Übernahme können Sie sich die Streifen in folgenden Programmen ansehen und drucken: Extras Auslesen Streifen anzeigen Stammdaten Geräte. Aufruf des Gerätes und Klick auf Auslesestreifen Verarbeiten - Kassierung erfassen. Rechtsklick auf die Gerätenummer dann auf Auslesestreifen. 26

27 Dataprint-Datei importieren Sie können mit AMS SB Dataprint-Dateien importieren, falls mit dem Löwen Service-Tool ausgelesen wurde. Wählen Sie einfach die Streifen-Datei aus, die auf Ihrem PC gespeichert ist. Die Daten werden dann eingelesen und evtl. vorhandenen Kassierungen zugeordnet. Streifen anzeigen Die Auslesedaten werden Ihnen je Streifen in einer Zeile angezeigt. Die Anzeige können Sie nach Aufstellplätzen und Zeitraum eingrenzen. Durch Doppelklick auf eine bestimmte Zeile wird der komplette Streifen angezeigt und kann gedruckt werden. 27

28 Rechtliche Hinweise Sollten Sie keine schriftliche Erklärung des Finanzamts haben, dass eine Speicherung der Streifen auf dem PC ausreicht, müssen Sie die Streifen drucken. Bitte setzen Sie sich hierzu mit Ihrem Finanzamt in Verbindung. 28