Organisationshandbuch. Datenschutzrichtlinien

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1 / Sitzung ZIEL Folgende Datenschutzrichtlinie beschreibt den Umgang der Primarschule Homburg mit Personendaten, insbesondere den Personendaten von Schülerinnen und Schülern. Die Richtlinie befolgt das Bundesgesetz über Datenschutz (DSG) und weitere Datenschutzbestimmungen. DEFINITION «Datenschutz» heisst nicht in erster Linie Schutz von Daten an sich, wie das Wort fälschlicherweise vermuten lässt, sondern Schutz der Menschen vor jedem Missbrauch ihrer persönlichen Daten in ihrem täglichen Leben. GESETZMÄSSIGKEIT Mitarbeitende der Schulen dürfen Personendaten bearbeiten, wenn dies zur Erfüllung der gesetzlich umschriebenen Aufgaben erforderlich ist. VERHÄLTNISMÄSSIGKEIT Der Datenschutz soll grundsätzlich gewährleisten, dass in jedem einzelnen Fall von Datenbearbeitung immer die Verhältnismässigkeit gewahrt bleibt. INFORMATIONSSICHERHEIT Verantwortliche der Schule müssen dafür sorgen, dass die Informationen, welche im Schulbereich bearbeitet werden, durch angemessene Massnahmen geschützt werden. Dies bedeutet beispielsweise, dass nur berechtigte Personen Zugriff und somit Kenntnis von Personendaten erhalten. EINSICHTSRECHT/ RECHT AM EIGENEN BILD Es besteht immer die Möglichkeit, von den Inhaberinnen und Inhabern von Datensammlungen Rechenschaft darüber zu erhalten, welche Daten über die eigene Person bearbeitet werden. Die Einwilligung des Rechts am Bild für die Schulzeitung und die schuleigene Homepage wird einmalig beim Kindergarteneintritt oder bei Zuzug in die Gemeinde schriftlich festgehalten. Die Einwilligung kann jederzeit rückgängig gemacht werden. QUELLE Als Quelle dieser Beschreibung und weitere Informationen finden sich im - Datenschutz, sicherer Umgang mit Personendaten, educa.ch, Schweizer Medieninstitut für Bildung und Kultur - Datenschutzlexikon der Volksschule V2.1 / September 2016, Datenschutzbeauftragter des Kantons Zürich Seite 1 von 6

2 Datenschutz / Sitzung Aktenaufbewahrung Die Schule bewahrt ihre Papier- und elektronischen Akten solange auf, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgaben benötigt (laufende Ablage). Danach jedoch noch für höchstens zehn Jahre, es sei denn, es gelten darüberhinausgehende Rechtsmittel oder Verjährungsfristen (ruhende Ablage). Anschliessend werden die für das Archiv bestimmten Akten aussortiert und archiviert. Die nicht ins Archiv überführten Akten werden vernichtet. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Bestimmungen des Archivgesetzes. Für Dokumente der schulischen Standortgespräche gilt, dass diese nur so lange aufbewahrt bleiben, bis die sich aus dem Standortgespräch ergebende Massnahme abgeschlossen sind, spätestens jedoch bis 3 Jahre nach Abschluss des letzten Standortgesprächs; danach werden sie vernichtet. Amtsgeheimnis Lehrpersonen und Mitarbeitende der Schule unterstehen dem Amtsgeheimnis/ Berufsgeheimnis. Es untersagt das Offenbaren von schulischen Angelegenheiten, die im Rahmen der amtlichen oder dienstlichen Stellung wahrgenommen werden, es sei denn, es liegt ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund vor. Diese Verpflichtung bleibt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen. Auskunft über bei der Schule vorhandene Informationen Als Ausfluss des Öffentlichkeitsprinzips können Eltern oder andere interessierte Personen ein formloses Ersuchen (per Telefon oder ) um Zugang zu allgemeinen Informationen stellen, welche durch die Schule bearbeitet werden. Besondere Auskünfte, beispielsweise wenn vertiefte Abklärungen zur Freigabe notwendig sind, erfordern ein schriftliches Gesuch. Es besteht keine Identifikationspflicht und es müssen keine Interessen geltend gemacht werden. Beispielsweise kann jede Person Einsicht in die Unterrichtsmaterialien verlangen. Dies gilt auch für Informationen, welche von beauftragten externen Stellen bearbeitet werden. Nicht eingesehen werden können Dokumente, die von den Lehrpersonen ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch erstellt wurden. Seite 2 von 6

3 / Sitzung Auskunft an die Eltern Die Schule informiert die Eltern regelmässig, auch ohne Ersuchen, über das Verhalten und die Leistung ihres Kindes (Standortgespräch). Dies gilt auch, wenn das Kind bereits urteilsfähig, aber noch nicht mündig ist. Informationen aus dem Intim- und Privatbereich des Kindes, die es dem Lehrer als Vertrauensperson offenbart, dürfen nicht bekannt gegeben werden. Auskunft an Eltern ohne Sorgerecht Ein Elternteil ohne Sorgerecht hat ebenfalls Anspruch auf Auskünfte über den Zustand und die Entwicklung des Kindes. Weitergehende Informationen dürfen nur mit Einwilligung des urteilsfähigen Kindes oder des sorgeberechtigten Elternteils erteilt werden. Auf Informationen, die das Verhältnis zwischen dem sorgeberechtigten Elternteil und der Schule betreffen, besteht seitens des nicht Sorgeberechtigen kein Anspruch. Auch nicht sorgeberechtigte Elternteile dürfen den Unterricht besuchen, vorausgesetzt, dass dieser dadurch nicht gestört wird. Sie können auch öffentliche Schulanlässe wie Theater und Schulfeste besuchen. Sie können jedoch nicht ohne Einwilligung des anderen Elternteils am Elternabend teilnehmen. Einwilligung für das Aufnehmen und Veröffentlichen von Fotos/ Informationen Persönliche Informationen von Schülerinnen und Schülern werden aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes nicht publiziert. Dazu gehören insbesondere Vor- und Familiennamen sowie Hobbies. Fotos von Schülerinnen und Schülern werden nur mit deren Einwilligung aufgenommen und veröffentlicht. Es gilt das Recht am eigenen Bild. Die Erteilung der Einwilligung erfolgt durch den gesetzlichen Vertreter, im Normalfall die Eltern. Fotografieren durch Lehrpersonen Im Rahmen des Unterrichts dürfen Lehrpersonen fotografieren, wenn die Fotos nur zu Schulungszwecken gebraucht und keinen weiteren Personen zugänglich gemacht werden. Das Material ist zu vernichten, sobald es für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt wird. Fotografieren durch Medienvertreterinnen / Medienvertreter Fotografieren Medienvertreterinnen und -vertreter während des Unterrichts, an internen Schulanlässen oder auf dem Schulareal sind die Voraussetzungen der Datenbekanntgabe (gesetzliche Grundlage, Einwilligung) zu beachten. Die Fotos dürfen nur im Rahmen dieser Berichterstattung verwendet werden. Seite 3 von 6

4 / Sitzung Fotografieren durch Eltern oder Kinder Fotografieren Eltern ihre Kinder mit anderen Kindern oder die Kinder sich und andere im Unterricht, an internen Schulanlässen oder auf dem Schulareal, so ist dies grundsätzlich erlaubt, wenn - die Fotos nur zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind - die Eltern der anderen Kinder respektive diese Kinder selbst nichts dagegen einzuwenden haben. Nicht erlaubt ohne Einwilligung sind - Porträts anderer Kinder - Veröffentlichungen dieser Bilder (bspw.. in sozialen Netzwerken) - Bekanntgabe respektive Weitergabe an nicht beteiligte Dritte (u.a. Messaging-Dienste) Fotografieren an Schulanlässen ausserhalb des Schulareals und an öffentlichen Anlässen in der Schule Wenn Lehrpersonen, Medien oder Eltern im Freien fotografieren, dürfen sie dies grundsätzlich auch ohne Einwilligung der Betroffenen, solange keine Porträts aufgenommen werden. Wer sich in der Öffentlichkeit aufhält, muss in Kauf nehmen, auf einem Bild als eine unter mehreren Personen fotografiert zu werden. Dies gilt auch für öffentliche Anlässe an der Schule. Fotos in der Schulzeitung/ Printmedien Obwohl Fotos in der Schulzeitung aus datenschutzrechtlicher Sicht weniger problematisch sind als die Veröffentlichung im Internet, wird auch in diesem Fall die Einwilligung der Eltern eingeholt. Es wird auf Porträtaufnahmen und Gruppenfotos mit weniger als 5 Kindern/ Personen verzichtet. Die Schule stellt den Printmedien, wie TG-Zeitung, Bote vom Untersee, Homburger etc., keine Bilder zur Verfügung. Fotos auf der schuleigenen Webseite Fotos von Schülerinnen und Schülern werden grundsätzlich nur mit der Einwilligung der Eltern ins Netz gestellt. Bei Klassenfotos muss die Einwilligung aller Abgebildeten vorliegen. Selbst wenn die Einwilligung vorliegt, wird die Schulen nicht alles veröffentlichen, was aus rechtlicher Sicht veröffentlicht werden kann. Es wird auf Porträtaufnahmen und Gruppenfotos mit weniger als 5 Kindern/ Personen verzichtet. Seite 4 von 6

5 / Sitzung Klassenlisten Schülerlisten erhalten: - die kantonalen kirchlichen Körperschaften und ihre Kirchgemeinden unter anderem aus den Registern der Schulgemeinden. Dies bedeutet, dass die Schulverwaltung die Daten der jeweiligen Schülerinnen und Schüler bekannt gibt, welche der anfragenden kantonalen kirchlichen Körperschaft angehören. Reduzierte Klassenlisten (Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Telefonnummer) - Die Elternvertretung Homburg - Mittagstisch Homburg Keine Schüler- oder Adresslisten von der Schulverwaltung erhalten: - Vereine, Verbände etc. Schulärztliche Untersuchung Die Schule leistet schulärztliche Dienste, welche auf ihre Kosten die Schülerinnen und Schüler schulärztlich untersucht. Erfasst werden die Grösse und das Gewicht. Überprüft werden das Seh- und Hörvermögen und der Impfstatus. Die Eltern werden über den Umfang und die Ergebnisse informiert. Über die schulärztliche Untersuchung hinausgehende Gesundheitsdaten dürfen der Schule nicht bekannt gegeben werden. Schulpsychologischer Bericht Die Schulpsychologinnen und -psychologen unterliegen dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Der aufgrund einer schulpsychologischen Abklärung erstellte Bericht des schulpsychologischen Dienstes zuhanden der Schulbehörde, der Schulleitung, der Lehrpersonen oder der Eltern ist eine komprimierte Version der ausführlichen Informationen, die der schulpsychologische Dienst erhoben hat. Er beschränkt sich auf diejenigen Informationen, die für die Schule zur Erfüllung ihres gesetzlichen Auftrags erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere auch die Massnahmen, die empfohlen werden. Schulübertritt Bei einem Schulübertritt dürfen den neuen Lehrpersonen diejenigen Informationen bekannt gegeben werden, welche für die schulischen Belange geeignet und notwendig sind. Dazu gehören beispielsweise Zahlen für die Planung oder einzelne Kinder betreffende Empfehlungen/ Massnahmen. Gestützt auf die Einwilligung der Betroffenen oder im Rahmen der Amtshilfe (im Einzelfall, auf Ersuchen) dürfen weitere Informationen bekannt gegeben werden, wenn diese für den Lehrauftrag benötigt werden. Telefonkette Name, Adresse und Telefonnummer der Schülerinnen und Schüler sowie Lehrpersonen werden erhoben und auf einer Liste unter den Aufgeführten verteilt, um über wichtige Klassenereignisse wie den Ausfall des Unterrichts zu orientieren. Seite 5 von 6

6 / Sitzung Videokameras im Unterricht Videoaufnahmen im Unterricht sind nur zu Schulungszwecken erlaubt. Es wird darauf geachtet, dass in Rollenspielen keine intimen oder andere sensitiven Informationen bekannt gegeben werden. Die Aufnahmen werden anderen Personen nicht zugänglich gemacht und werden nach Abschluss der Arbeiten gelöscht. Videoaufnahmen zu privaten Zwecken durch Lehrer oder Schüler Videoaufnahmen zu privaten Zwecken durch Lehrpersonen sind nur mit Einwilligung der Eltern möglich. Seite 6 von 6