LEITFADEN. ERP-Auswahl für mittelständische Automotive Unternehmen

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1 LEITFADEN ERP-Auswahl für mittelständische Automotive Unternehmen 1

2 Leitfaden ERP-Auswahl LEITFADEN ERP-Auswahl für mittelständische Automotive Unternehmen Automotive-spezifische Anforderungen bei der ERP-Auswahl Wenn Automotive-Unternehmen eine neue ERP-Software suchen, ist es mit der Auswahl einer rein für das Produktionsumfeld geeigneten Lösung nicht getan. Eine ERP-Software in der Zulieferindustrie muss einen hohen Standard aufweisen. Integraler Bestandteil sind die Normen und Geschäftsprozesse im EDI-Bereich, aber auch Sonderprozesse wie beispielsweise NLK, das neue Logistikkonzept von VW und Audi, oder im sequenziellen Bereich die Perlenkette von Audi. Auch das Beherrschen einer verteilten Produktion ist für viele Zulieferer heute essenziell. Denn nur wenn eine Software multisitefähig ist, lässt sich eine Produktion in allen Werken zentral steuern und der automatische Datenaustausch zwischen einzelnen Werken sicherstellen. Branchen Know-how gefragt Die Prozesse zu beherrschen ist aber nur die halbe Miete für einen erfolgreichen ERP-Einsatz. Lieferanten in der Automotive-Branche stehen heute permanent unter Druck und müssen diesem gerecht werden. Ständige Lieferbereitschaft und Preisreduzierung sind Themen, die ein ERP-Anbieter aus dem Automotive-Umfeld abdecken muss. Hier ist Branchen Know-how gefragt. Preisanpassungen und Preisreduzierungen der OEMs werden von den Zulieferern über die Wertschöpfungskette kompensiert. Dies setzt ein hohes Maß an Transparenz voraus. Unternehmenskennzahlen, PPM-Werte, die eigene Lieferantenbewertung - ein für die Automotive-Branche geeignetes ERP-System informiert darüber. Darüber hinaus sollte eine ERP-Lösung für Zulieferer auch Fragen zur Abrufsituation, der Abnahme von vereinbarten Mengen und zur Qualität der Abrufe beantworten können, beispielsweise um herauszufinden, ob Lieferabrufe als Feinabrufe zweckentfremdet wurden. Rahmenauftragsverwaltung Abrufverwaltung Preishistorie Vertrieb Versand Versandplanung Versandpapiere EDL-/LLZ-Abwicklung Behältermanagement Fakturierung inkl. Gutschriften und Zahlungsavis Lieferantenanbindung BI-Berichte zur Auswertung der Lieferabrufe 2

3 Internationalisierung trennt Spreu vom Weizen Ein weiterer wichtiger Punkt, den man gerade in der Automotive-Branche bei der der Suche nach einem passenden ERP-System beachten sollte, ist die Frage nach der internationalen Einsatzfähigkeit der Software. Kann der ERP-Anbieter mit dem Unternehmen ins Ausland gehen, unterstützt das ERP-System die Landessprache des Standortes und bietet die ERP-Suite die Finanzbuchhaltung des Landes an? Um dies mit Ja beantworten zu können, sollte der ERP-Anbieter über Standorte in verschiedenen Ländern verfügen, in denen die Software lokalisiert wird. Der Anbieter sollte darüber hinaus eine internationale Einführungsmethodik anbieten können. Hier trennt sich bei der Auswahl des Anbieters die Spreu vom Weizen. Es gibt nur wenige mittelständische ERP- Anbieter, die das können und die über echte Lokalisierungen der Software in den wichtigsten Wirtschaftsregionen dieser Welt verfügen. Was ein ERP-System für die Automotive-Branche beim Datenaustausch zwischen verschiedenen Produktionssystemen können muss Neben der Standardübertragung OFTP bzw. OFTP2 über das Internet oder XML werden Daten von Unternehmen aus der Automotive-Branche auch in Echtzeit übermittelt. Man spricht von einer hochauflösenden Produktion. Dies muss ein ERP-System für die Zulieferindustrie im Systemstandard beherrschen. Die Software kann dann verbesserte Planungsdaten bereitstellen und helfen, unnötige Sicherheitsbestände zu vermeiden. Lieferanten bekommen bei dieser Produktionsart von ihrem OEM sequenzielle Abrufinformationen in Echtzeit. Echtzeitdaten sind beispielsweise Informationen wie Produktionskennnummer, die dazu gehörigen Teilenummern, die Montagelinie und eine Sequenznummer für die Reihenfolge. Der automatisierte Belegaustausch zwischen Unternehmen gehört ebenfalls dazu. Um eine Produktion in Echtzeit zu planen und steuern, sollten die verschiedenen Systeme mit einem MES (Manufacturing Execution System) verbunden werden können. Zufriedenheitsportfolio Globaler Markt + 15% Zufriedenheit mit dem Einführungspartner Microsoft Dynamics AX ø=3,82 IFS Applications Microsoft Dynamics NAV SAP ERP Infor ERP LN i2s research % ø=3,98-15% Zufriedenheit mit der Software + 15% n=1107 Skala: 1=schlecht 5=sehr gut An der ERP-Studie Global ERP User Satisfaction Survey des Züricher Beratungs- und Analystenhauses i2s haben sich mehr als Unternehmen aus 35 Ländern beteiligt. Länderübergreifend erhält abas die beste Bewertung. 3

4 Leitfaden ERP-Auswahl Anbieter muss Software weiterentwickeln Wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware: Entwickelt der Anbieter die Lösung auch kontinuierlich weiter? Gerade im Automotive-Umfeld haben kleinere Anbieter oftmals Schwierigkeiten, den Anforderungen der Branche gerecht zu werden. Moderne ERP-Systeme bieten beispielsweise die Möglichkeit, Veränderungen der Abrufsituation und damit verbundene Produktionsplan-Änderungen sowie neue Versandinformationen auch außer halb des Unternehmens anzuzeigen. Mobilität bestimmt zunehmend den Arbeitsalltag. In diesem Bereich sind Lösungen der Anbieter gefragt. Die angezeigten oder veränderten Daten sollten sich direkt in der ERP-Software widerspiegeln. Mobiles Scannen, Einlesen und Bearbeiten von Arbeitsscheinen sollte ebenfalls möglich sein. Investitionsbetrachtung: Erstinvestition vs. laufende Kosten Die Entscheidung über Kauf und Implementierung eines ERP-System ist richtungsweisend für jedes Unternehmen. Die Vorab-Investitionen rund um den Lizenzkauf und die Implementierung des Systems werden in der Regel durch die bestehenden Geschäftsanforderungen getrieben. Mindestens genauso wichtig sind jedoch auch die laufenden Investitionen, um das System auf sich ändernde Geschäftsanforderungen und Prozesse abzustimmen. Die laufenden Kosten für Systemanpassungen können gerade auch in der Automotive-Branche erheblich sein, insbesondere wenn die geschäftskritischen Systeme, die geändert werden müssen, wenig anpassungsfähig und flexibel sind. Anpassungen und Customizing, die bei der Implementierung von ERP-Systemen notwendig sind, bedeuten immer auch langfristige Risiken und Auswirkungen für die laufende Wartung der Systeme. Die Kosten für Systemanpassungen und Upgrades bestehen nicht nur aus direkten Aufwänden, sondern zu einem erheblichen Teil aus Produktivitätsverlusten. Und die gilt es, gerade in der Automotive-Branche, zu vermeiden. Daher sind die Flexibilität, Anpassungsund Upgrade-Fähigkeit eines ERP-Systems entscheidende Kriterien. Zufriedenheit mit Flexibilität und Release- Fähigkeit der Software in der Peergroup Industrieller Mittelstand ( Mitarbeiter) Legende: Einsatzschwerpunkt Größere Unternehmen (500+ MA) Mittlere Unternehmen ( MA) Kleinere Unternehmen (<100 MA) n 10 Foss FEPA IN: ERP SIVAS Release-Fähigkeit INFOR AS IFS Applications Comarch ERP enterprise SAP ERP INFOR LN GUS OS AMS-erp OXAiON infra:net proalpha Dynamics AX Godyo P/4 INFOR COM INFOR Blending Dynamics NAV PSIpenta Canias AP plus 2012, Trovarit AG, Aachen Die Trovarit AG hat die Nutzung von ERP-Lösungen auf einer breiten empirischen Basis untersucht Bewertungen sind in die Studie eingeflossen. abas wird bei der Zufriedenheit im Zusammenspiel von Flexibilität und Release-Fähigkeit als bestes System bewertet Anpassbarkeit I Flexibilität 4

5 Auf einen Blick: Was sollten Automobilzulieferer bei der ERP-Auswahl beachten? 1. Werden Automotive-spezifische Anforderungen in der Software abgedeckt (z.b. NLK, Perlenkette, verteilte Produktion)? 2. Verfügt der ERP-Anbieter über Branchen-Know-how? 3. Ist die ERP-Lösung international einsatzfähig? 4. Wird die Software kontinuierlich weiterentwick elt? 5. Ist ein Datenaustausch in Echtzeit möglich (hochauflösende Produktion)? 6. Umfasst die Investitionsbetrachtung nicht nur die Anschaffungskosten sondern auch die langfristigen Investitionen für Anpassungen und Upgrades? 7. Wird ein methodischer Auswahlprozess unterstützt? 5

6 Leitfaden ERP-Auswahl Methodischer Auswahlprozess Wie geht man jetzt bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems vor? Diese Frage stellen sich jedes Jahr zahlreiche Unternehmen aus der Automotive-Branche. Ein methodischer Auswahlprozess hilft den Unternehmen festzustellen, ob die zur Auswahl stehenden ERP-Systeme die internen und übergreifenden Geschäftsprozesse unterstützen. Darüber hinaus sollten auch typische Engpässe aufgezeigt werden. Ersttermin Nachdem eine Short-List von in Frage kommenden ERP-Anbietern erstellt wurde, werden die Anbieter zu einem ersten Treffen ins Unternehmen eingeladen. Die Geschäftsleitung und Projektleitung sollten an dem Termin teilnehmen. Aufnahme Nur wer sich kennt, kann erfolgreich miteinander arbeiten. Die ERP-Anbieter sollten daher immer die Gelegenheit erhalten, eine Aufnahme der Ist-Situation im Unternehmen durchzuführen. Je detaillierter sich ein Unternehmen vorstellt, desto aussagekräftiger sind die Entscheidungsgrundlagen, die der ERP-Suchende erhält. Vorbereitung von Lösungsansätzen Nach Abschluss des Aufnahme-Gesprächs sind die Daten und Fakten zu einem Unternehmen bekannt. Jetzt sollte der ERP-Anbieter Lösungsansätze und Prozesse entwickeln. Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob der Anbieter das Unternehmen verstanden hat und welchen Beitrag die Software zukünftig für das Unternehmen leisten kann. Workshop mit Key-Usern und Geschäftsleitung Eine klassische Präsentation wird nur in begrenztem Maße die Vorteile eines neuen ERP-Partners aufzeigen. Es empfiehlt sich daher, in einem Workshop gemeinsam mit den Key-Usern und der Geschäftsleitung zu erarbeiten, wie das ERP-System das Unternehmen dabei unterstützen kann, unternehmensinterne und -übergreifende Prozesse zu optimieren. Nachbereitung und Angebot Nach dem Workshop sollte der ERP-Anbieter dem ERP- Suchenden die Dokumentation des Workshops überlassen und unter Berücksichtigung der Ergebnisse des Workshops ein detailiertes Angebot erstellen. Referenzen Ein hoher Marktanteil oder großer Funktionsumfang des Software-Pakets sind noch lange keine Garanten für eine nachhaltige Kundenbetreuung oder hohe Kundenzufriedenheit. Die größtmögliche Sicherheit bei der Software- Auswahl bieten Referenzen. Es empfiehlt sich, Anwender der ERP-Pakete zu besuchen, bei denen die Software unter ähnlichen Voraussetzungen eingeführt wurde. Auch Telefon-Gespräche mit mehreren Anwendern einer ERP- Software über deren Erfahrungen im täglichen Gebrauch geben wertvolle Hinweise. Ab 15 Gesprächen wird das Ergebnis aussagekräftig. ERP-Anwenderzufriedenheitsstudien können in diesem Zusammenhang ebenfalls weiterhelfen. Die Entscheidung In der Regel trägt die intensive Vorarbeit im ERP-Auswahlprozess schnell Früchte. Je strukturierter die Vorgehensweise, desto transparenter sind die Angebote der ERP-Anbieter, was wiederum eine sichere ERP-Entscheidung unterstützt. Um eine Lösung möglichst schnell und sicher zum Produktivstart zu führen, sollten auch sämtliche Ergebnisse und Lösungsansätze aus dem Evaluierungsprozess bei der Implementierung der Software mit einfließen Ersttermin Aufnahme Vorbereitung Workshop Nachbereitung, Angebot Besuche bei Kunden Entscheidung Teilnehmer aus Ihrem Unternehmen Geschäftsführer Projektleitung Geschäftsführer Projektleitung EDV Key-User Geschäftsführer Projektleitung EDV Key-User Geschäftsführer Projektleitung EDV 6

7 Das komplette portfolio FÜR Automotive und supply EDI (VDA, EDIFACT, Odette, ANSI X.12 etc.), Web-EDI (Web-Portal) AUSSEN- DIENST EDL/LLZ CRM Absatzplanung Verkauf Disposition Einkauf Fertigung/PPS Materialwirtschaft/WWS Serviceabwicklung Materialbewertung Kalkulation Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Controlling Konzernrechnungslegung BDE MS Office-Integration EDI Automotive Funktionen Business Apps Mobile Apps Webshop BI Projektmanagement Feinplanung/APS DMS PLM / PDM Die Geschäftsprozesse der Automobil- und Zulieferindustrie stellen höchste Anforderungen an alle Beteiligten entlang der Wertschöpfungs- bzw. Zulieferkette (Supply Chain). Oberste Prämisse ist die zeitpunktgenaue Lieferbereitschaft. Verschiedenste Dispositions- und Logistikverfahren stellen die Zulieferer dabei immer wieder vor große Herausforderungen. Effizienz, Kalkulation, Kostenmanagement und Datentransparenz spielen eine große Rolle, wenn es darum geht wettbewerbsfähig agieren zu können. Die abas Business Suite hilft, indem sie branchentypische Anforderungen, wie z.b. Verwaltung von Rahmenaufträgen, Liefer- und Feinabrufe sowie Steuerung über Fortschrittszahlen, Lademittel- und Leihgutmanagement oder Chargen- und Seriennummernverwaltung gebrauchsfertig zur Verfügung stellt. 7

8 Leitfaden ERP-Auswahl Nach der ERP-Auswahl: Schneller Start durch ausgereifte Einführungsmethodik Bei einer ERP-Einführung in der Zulieferindustrie verhält es sich wie beim Hausbau. Es gibt Methoden, die sich bewährt haben. Beim Hausbau beginnt man mit dem Fundament und erstellt zum Schluss das Dach. Ähnlich verhält es sich bei einer guten Einführungsmethodik. Sie sollte die mit der ERP-Einführung verbundenen Ziele mit den verfügbaren personellen und wirtschaftlichen Ressourcen im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen erreichen. Das wichtigste im Projekt ist dabei, ein gemeinsames Verständnis für die Anforderungen auf der einen und den Leistungsumfang des Systems auf der anderen Seite zu entwickeln. Denn, ist dies vorhanden, muss man sich nur noch mit dem Delta beschäftigen. Während der Einführung werden dann die Stärken und Schwächen der bisherigen Unternehmensorganisation analysiert, Gutes wird bewahrt und Optimierungspotenziale gehoben. 8

9 HABEN SIE FRAGEN? RUFEN SIE UNS AN UNTER Tel / ODER PER Corina M. Reisebegeistert, Hobbyfotografin, abas Automotive & Supply Chain Consultant 9

10 abas Software AG Stand: September 2014 Änderungen vorbehalten abas Software AG Gartenstraße Karlsruhe Germany /

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