Interne Rechnungswesen-Richtlinie für Global- und/oder Drittmittelzahlungen

Transkript

1 Interne Rechnungswesen-Richtlinie für Global- und/oder Drittmittelzahlungen RL GDMZ Technische Universität Graz Rechbauerstraße 12 A-8010 Graz Telefon +43 (0) / 0 Erstellt Geprüft Freigegeben Name Manuela Groß Andrea Hoffmann Rektoratsbeschluss Datum Stand: Dezember 2012 Seite 1 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

2 1. Zweck Definition der Zulässigkeit für Aufwendungen aus dem Global- und Drittmittelbudget. 2. Geltungsbereich Diese Prozessbeschreibung gilt für die gesamte Technische Universität Graz. 3. Verteiler An alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Technischen Universität Graz. 4. Gegenseitige Beziehungen 5. Mitgeltende Unterlagen 6. Legende zur Prozessbeschreibung (Glossar) Prozessverantwortliche/r: Leitung Finanzmanagement Mag. Manuela Groß (96050) Sie hat den vorliegenden Prozessablauf dokumentiert und stellt damit die erste Ansprechperson dar (für Anregungen, Fragen etc.) Stand: Dezember 2012 Seite 2 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

3 7. Richtlinie ABRECHNUNGSSACHVERHALTE EXKURSIONEN Beiträge der Fakultäten zu Exkursionen - bei Pflichtfächern ja ja EXKURSIONEN Beiträge der Fakultäten zu Exkursionen - bei Wahlfächern EXKURSIONEN Beiträge der Fakultäten zu "sonstigen Exkursionen" mit Studierenden - auch ins Ausland GETRÄNKE MIT INTERNEM BESPRECHUNGSHINTERGRUND (NUR FÜR MITARBEITER/-INNEN VON OEs) Kaffee, Tee, Milch, Zucker für den täglichen Gebrauch KURZE BESPRECHUNGEN MIT EXTERNEN PERSONEN (MITTAGESSEN ODER ABENDESSEN) Getränke, wie z. B. Mineralwasser, Apfelsaft, Orangensaft, Kaffee, Tee, Milch und Zucker und sonstige Bewirtungen (Brötchen, Pizza, Kuchen) oder generell Einladungen zum gemeinsamen Mittagessen oder Abendessen aus Anlass einer Besprechung mit externen Personen ja Im Ermessen des Dekans/Studiendekans je nach Verfügbarkeit globaler Mittel ja Im Ermessen des Dekans/Studiendekans je nach Verfügbarkeit globaler Mittel; Im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel ja ja Im notwendigen Ausmaß, d.h. in Relation zur Belegschaft einer OE, nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit zum ausschließlich dienstlichen Gebrauch ja ja GL-Bereich/ Lehre betreffende Besprechungen; Serviceeinrichtungen: im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel; Besprechungen zu Projekten, zur Anbahnung, zu einem Auftrag; Art der Besprechung ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen Stand: Dezember 2012 Seite 3 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

4 LÄNGERE VERANSTALTUNGEN MIT EXTERNEN ODER MIT INTERNEN PERSONEN (WIE z.b. WORKSHOPS, TAGUNGEN, SEMINARE etc.) Kaffee, Tee, Milch, Zucker und sonstige Bewirtungen (z.b. Brötchen, Pizza, Kuchen) und Getränke im Rahmen von Workshops und langen Besprechungen ja für Rektorat und Dekane/ Studiendekane sonst nein ja Im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel; Art und Inhalt der Besprechung ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen AUFWENDUNGEN FÜR KURSE i. R. DER "INTERNEN WEITERBILDUNG" (OE 9405) Getränke, Obst, Süßigkeiten etc. für Kurse der Internen Weiterbildung AUFWENDUNGEN FÜR KURSE i. R. DER "INTERNEN WEITERBILDUNG" (OE 9405) Mittagessen oder Abendessen gemeinsam mit Kursteilnehmern/-innen und/oder Kursleiter/-innen im Rahmen von Kursen der "Internen Weiterbildung" KURSGEBÜHREN IM RAHMEN DES BETRIEBLICHEN GESUNDHEITSMANAGEMENTS FEIERN MIT STUDIERENDEN Bewirtungen (z.b. Brötchen, Pizza, Kuchen), sonstige Getränke ja ja im notwendigen Ausmaß und lediglich im Ermessen der OE-Leitung Interne Weiterbildung"; Zusätzliche Aufwendung aus dem im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel; Kursbezeichnung ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen nein ja Im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel; Kursbezeichnung ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen nein ja Im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel; Teilnehmerliste ist beizulegen nein ja Nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Art der Feier ( Feier mit Studierenden") ist anzuführen und die Teilnehmerliste von TU Graz Mitarbeitern/- innen ist beizulegen Stand: Dezember 2012 Seite 4 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

5 AUFWENDUNGEN i.r. VON BERUFUNGSKOMMISSIONSSITZUNGEN Berufungskommissionsmitglieder - gemeinsames Mittagessen und/oder Abendessen und sonstige Bewirtungen im Rahmen von Berufungskommissionssitzungen sowie Reise- und Aufenthaltskosten AUFWENDUNGEN FÜR BERUFUNGSWERBER WIE z. B. REISE- UND AUFENTHALTSKOSTEN GESCHENKE AN EXTERNE (ORGANISATIONEN, PERSONEN etc.) Geschenke im Rahmen von Besuchen oder Lehrveranstaltungen, Vorträge und Ähnliches wie z. B. Blumen, Fotobücher, Wein etc. ja ja siehe hierzu Richtlinie zur Abrechnung von Aufenthalts- und Reisekosten für Berufungskommissionsmitglieder (keine Taggelder und die Nächtigungskosten sind limitiert) sowie Handbuch zu Berufungsverfahren Punkt (gemeinsames Essen 1-2 BK-Mitglieder mit Bewerbern der engeren Auswahl möglich); im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel; BK-Sitzung ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen nein ja siehe hierzu Richtlinie zur Abrechnung von Aufenthalts- und Reisekosten "Bewerber zu Berufungsvorträgen" sowie Handbuch zu Berufungsverfahren Punkt (keine Erstattung von Reise- und/oder Aufenthaltskosten); Im Ermessen des Anweisungsberechtigten und nach Verfügbarkeit der Mittel nein ja Nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Geschenk/-e" sowie die beschenkte/-n Organisation/en bzw. Personen sind anzuführen Stand: Dezember 2012 Seite 5 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

6 GASTGESCHENKE i. R. OFFIZIELLER BESUCHE UND EINLADUNGEN Gastgeschenke wie z. B. Süßigkeiten oder Andenken aus Österreich (Mitbringsel) für ausländischen Universitäten, Firmen etc. i.r. offizieller Gastbesuche ja für Funktionsträger/ -innen (Rektorat, Dekane/ Studien-dekane) und OE Int. Beziehungen; sonst nein ja Nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Gastgeschenk/-e" sowie die beschenkte/-n Organisation/-en bzw. Personen sind anzuführen GESCHENKE AN MITARBEITER/-INNEN DER TU GRAZ Blumen, Gutscheine, Süßigkeiten/Kuchen, sonstige Getränke, Geschenkpapier, Bänder, etc. i. R. div. Anlässe wie z. B. Geburtstagsfeiern von Mitarbeiter/- innen, längerer Dienstzugehörigkeit von Mitarbeiter/- innen, Ausscheiden von Mitarbeiter/-innen etc. GESCHENKE ODER BEWIRTUNGEN AN EXTERNE FIRMENVERTRETER/-INNEN FÜR DIENSTLEISTUNGEN AN DER TU GRAZ diverse Firmenmitarbeiter/-innen für Wartungen, Botenund Transportdienste etc. ANGEMESSENE TRINKGELDER i.r. VON z.b. RESTAURANTBESUCHEN, EXKURSIONEN UND EXTERNEN WORKSHOPS nein ja Im Ermessen des/der OE-Leiters/-in nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Geschenk" ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen nein ja Im Ermessen des/der OE-Leiters/-in nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Art der Verwendung (Geschenk etc.) sowie die beschenkte/-n Organisation/-en bzw. Personen sind anzuführen ja ja Im Ermessen des/der OE-Leiters/-in nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, (Trinkgelder max. Höhe von 10 % des Rechnungsbetrages); "Trinkgeld" ist anzuführen sofern aus dem Beleg nicht erkennbar Stand: Dezember 2012 Seite 6 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

7 AUFWENDUNGEN i. R. DIVERSER FEIERN VON OEs WIE z. B. ZU WEIHNACHTEN, SILVESTER, OSTERN, GEBURTSTAGE, JUBILÄEN VON MITARBEITERN/-INNEN etc. Betriebsausflüge, Schitage mit/ohne Externe, Institutsexkursionen/-Workshops (ohne Studierende) etc. AUFWENDUNGEN i. R. VON FEIERN VON SERVICEEINRICHTUNGEN (DA KEINE DRITTMITTEL) Weihnachtsfeiern sowie Betriebsausflüge nein ja Im Ermessen des/der OE-Leiters/-in nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Art der Feierlichkeit/Veranstaltung (z.b. Weihnachtsfeier) ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen ja Ausnahme für Serviceeinrichtungen ohne Drittmittel: aus globalen Mitteln möglich in Abstimmung mit dem/der zuständigen Rektor/-in bzw. VR/-in; nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit und budgetärer Art der Feierlichkeit/Veranstaltung (z.b. Weihnachtsfeier) ist anzuführen und die Teilnehmerliste beizulegen AUFWENDUNGEN i.r. VON EINLADUNGEN ZU FEIERN DER TU GRAZ WIE z. B. KARTEN FÜR DEN BALL DER TECHNIK ja für Funktionsträger/ -innen (Rektorat, Dekane); sonst nein ja nur für Rektor/-in, VR/-in, Dekan/-in persönlich und in Sonderfällen Rücksprache mit dem/der Rektor/-in; Im Ermessen des/der OE-Leiter/-in nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Verfügbarkeit Stand: Dezember 2012 Seite 7 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

8 GVB - EINZELSCHEINE ODER 10er-BLOCK für dienstliche Fahrten ja ja aus dem GL- als auch DM-Bereich möglich nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Verwendung 10er-Block bei mehreren dienstlichen Fahrten pro Jahr; Einzelfahrscheine: nur wenn wenige dienstliche Fahrten pro Jahr notwendig sind; Name, Reisegrund/-ziel und Datum sind jeweils anzugeben TAXIFAHRTEN für dienstliche Fahrten und Transporte ja für Funktionsträger/ -innen in offiziellem Auftrag ja nur möglich, wenn Transporte durchzuführen sind, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht vorgenommen werden können; Name, Reisegrund/-ziel und Datum sind anzugeben PARKGEBÜHREN (FÜR TIEFGARAGE, ZONEN, etc.) für dienstliche Fahrten ja für Funktionsträger/ -innen in offiziellem Auftrag ja Nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Name, Reisegrund/-ziel und Datum sind anzuführen; Hinweis: Parkgebühren sind im km-geld bereits inkludiert ERSTAUSSTATTUNG bzw. ERSATZBESCHAFFUNG NUR FÜR SOZIALRÄUME bzw. KÜCHEN Aufwendungen wie z. B. für Geschirr, Schüsseln, Besteck, Wasserkocher, Kaffeemaschinen, Mikrowellengeräte, etc. für Mitarbeiter/-innen und/oder Gästebewirtungen ja ja Im notwendigen Ausmaß d.h. in Relation zur Belegschaft einer OE, nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Verfügbarkeit zum ausschließlich dienstlichen Gebrauch; Anführung, ob "Erst-/ oder Ersatzausstattung" Stand: Dezember 2012 Seite 8 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

9 REINIGUNGSMITTEL, WIRTSCHAFTSGÜTER DES TÄGLICHEN BÜROGEBRAUCHS ODER FÜR SOZIALRÄUMLICHKEITEN Servietten, Geschirrspülmittel, Geschirrtücher, Reinigungstücher und -schwämme, Topfreiniger und sonstige Reiniger, Entkalkungsmittel für Kaffeemaschinen und/oder für Geschirrspüler (gleichgültig ob aus GL-oder DM-Bereich beschafft), WC-Reiniger, etc. ZUSATZAUSSTATTUNG VON ARBEITS- /BÜRORÄUMEN Kauf von Büroausstattung, Gartensessel oder sonstige (Garten)Liegen (Ausnahme Arbeitsmedizin), Teppiche, Vorhänge, Bilder, Blumen und Grünpflanzen (und deren Pflege z. B. Blumentöpfe, Blumenerde, Dünger etc.), Vasen etc. MEDIKAMENTE ZUR AUSSTATTUNG/NACHRÜSTUNG EINES NOTFALLKOFFERS Medikamente und Verbandsmittel zur unmittelbaren Versorgung im Notfall IMPFUNGEN UND/ODER VISAGEBÜHREN FÜR REISEN INTERNER/ EXTERNER PERSONEN (z. B. für Dissertanten, Stipendiaten, Werkvertragsnehmer/-innen) im Rahmen von Drittmittelprojekten ja ja Im notwendigen Ausmaß und ausschließlich für dienstlichen Gebrauch nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Begründung ab einem Betrag von 100 erforderlich nein ja Ausschließlich für dienstlichen Gebrauch nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Verfügbarkeit (Hinweis: Büroausstattung aus dem GL-Bereich ist über OE Gebäude und Technik zu beschaffen, daher zusätzliche Anschaffungen nur aus Drittmitteln möglich) ja ja Im notwendigen Ausmaß d.h. in Relation zur Belegschaft einer OE, nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Verfügbarkeit zum ausschließlich dienstlichen Gebrauch nein ja Im notwendigen Ausmaß nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Verfügbarkeit zum ausschließlich dienstlichen Gebrauch; Name, Reisegrund/-ziel und Datum bei externen Personen sind anzuführen Stand: Dezember 2012 Seite 9 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie

10 REPARATUREN/ WARTUNGEN/ INSTANDHALTUNGEN FÜR FREMDINVENTAR STRAFEN WEGEN VERKEHRSÜBERTRETUNGEN nein nein nein ja Ausschließlich aus Drittmitteln nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und budgetärer Verfügbarkeit ; Fremdinventarnummer und Verwendung des Fremdinventars ist anzuführen Stand: Dezember 2012 Seite 10 von 10 GL_DM Zahlungen Interne Richtlinie