Berufsinformationen einfach finden

Transkript

1 Bürobote/Bürobotin Hauptaufgabe des Berufs Büroboten und -botinnen führen in Wirtschaftsunternehmen sowie in Non-Profit-Organisationen meist einfachere und zuarbeitende Bürotätigkeiten aus und erledigen Botengänge. Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform) Sie überbringen mündliche Benachrichtigungen oder Schriftstücke, Akten, Briefe, Material sowie Warensendungen aller Art zu Referaten, Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen oder Verwaltungsabteilungen (beispielsweise die Registratur). Büroboten und Bürobotinnen nehmen die eingehende Post in Empfang, versehen sie mit einem Eingangsstempel und verteilen sie ebenso wie die interne Post. Auf ihren Botengängen nehmen sie auch die ausgehende Post mit und frankieren sie. Sie helfen bei der Einhaltung von Fristen mit, indem sie beispielsweise zur Kontrolle einen eigenen Kalender führen und die zuständigen Sachbearbeiter/innen rechtzeitig an das Ablaufdatum von Fristen erinnern. Archivierende Arbeiten, wie Belege sortieren und ablegen, kopieren, Zeitungsartikel ausschneiden und einkleben, übernehmen sie ebenfalls. Auch Aufgaben speziell im Eingangs- oder Schalterraum wie Besucherempfang, Auskunftserteilung oder Bedienen der Telefonanlage gehören zum Tätigkeitsbereich der Büroboten und Bürobotinnen. Arbeitsbereiche/Branchen Arbeitsplätze finden sie in Betrieben aller Wirtschaftszweige. Sie arbeiten z.b. bei Versicherungsgesellschaften und Banken, in Industrieunternehmen, im Dienstleistungsbereich oder bei Interessenvertretungen, Organisationen und Verbänden. Branchen im Einzelnen Als Bürobote/Bürobotin kann man in allen Wirtschaftszweigen arbeiten, z.b.: Bau, Architektur Chemie, Pharmazie, Kunststoff Elektro Finanzdienstleistungen, Immobilien Gesundheit, Soziales Handel IT, DV, Computer Management, Beratung, Recht, Steuern Medien, Informationsdienste Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik Papier, Druck Transport, Verkehr Verbände, Organisationen, Interessenvertretungen Seite 1 von 6

2 Werbung, Public Relations Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung Arbeitsbedingungen In manchen Industrie- und Dienstleistungsunternehmen arbeiten Büroboten und Bürobotinnen innerhalb eines sehr großen Firmenkomplexes mit mehreren einzelnen Firmengebäuden. Wenn sie Schriftstücke und Waren aus verschiedenen Gebäuden überbringen, weiterleiten oder abholen, sind sie nicht nur innerhalb eines geschlossenen Gebäudes unterwegs, sondern zeitweise auch im Freien. In kleineren Unternehmen, beispielsweise in einer Rechtsanwaltskanzlei, sind die Laufwege im Büro nicht so lang. Aber auch hier verrichten Büroboten und Bürobotinnen viele Gänge, wenn sie beispielsweise die Post vom Gericht abholen oder Unterlagen für Termine zusammenstellen und diese im Besprechungszimmer auslegen. Da sie Kontakt zu vielen Menschen haben, sind gute Umgangsformen und ein gepflegtes Äußeres besonders wichtig. Büroboten und Bürobotinnen sind für mehrere Abteilungen zuständig, wenn sie den Postverlauf überwachen, Sortierarbeiten übernehmen oder Botengänge verrichten. Sie wechseln häufig zwischen den verschiedenen Abteilungen bzw. Büros hin und her, um eilige Schriftstücke abzuholen, diese weiterzuleiten oder Büromaterial zu überbringen. Zupacken müssen sie, wenn sie beispielsweise schwere Aktenordner an die jeweiligen Sachbearbeiter/innen verteilen oder die gesammelte Post aus den verschiedenen Firmengebäuden abholen. Dann kann die Arbeit nicht nur für die Beine, sondern auch für den Rücken anstrengend sein. Büroboten und Bürobotinnen führen alle Arbeiten sehr sorgfältig aus und befolgen stets die Anweisungen der Fachkräfte. Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, muss die Übermittlung von Schriftstücken und Materialien, z.b. Büromaterial, innerhalb der einzelnen Abteilungen schnell und zuverlässig erfolgen. Gelegentlich herrscht Zeitdruck, z.b. bei engen Fristen oder wenn eilige Schriftstücke und Materialien zu überbringen sind. Dann kann sich auch der Feierabend verschieben. Arbeitsbedingungen im Einzelnen Arbeit im Gehen und Stehen (z.b. Schriftstücke und Waren überbringen, weiterleiten und abholen) Arbeit in Büroräumen Verdienst/Einkommen Die folgenden Angaben sollen der Orientierung dienen und einen Eindruck von der Bandbreite der Einkommen vermitteln. Ansprüche können aus ihnen nicht abgeleitet werden. Das Einkommen ist wesentlich von den jeweiligen Anforderungen abhängig. Daneben werden in der Regel Berufserfahrung und Verantwortlichkeit berücksichtigt. Neben einer Grundvergütung werden teilweise Zulagen und Sonderzahlungen wie 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld und vermögenswirksame Leistungen gezahlt. Es treten regionale und branchenabhängige Einkommensunterschiede auf. Bei dieser Tätigkeit kann die tarifliche Bruttogrundvergütung beispielsweise bis im Monat betragen. Quelle: Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen Seite 2 von 6

3 Informationen über Einkommensmöglichkeiten geben auch folgende Internet-Seiten: LohnSpiegel.de Internet: Tarifspiegel.de Internet: Zugang zur Tätigkeit Eine Ausbildung wird nicht vorausgesetzt. Büroboten und -botinnen werden in der Regel am Arbeitsplatz eingewiesen. Jedoch können einschlägige praktische Erfahrungen von Vorteil sein, z.b. im Umgang mit Telefonanlagen, Kopierern und einfachen Computerprogrammen. Unmittelbare Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen Im Folgenden werden Berufe oder Tätigkeiten genannt, die Ähnlichkeiten zum Ausgangsberuf aufweisen. Diese Berufe stellen für Bewerber eine mögliche Alternative dar. Darüber hinaus können Arbeitgeber Kräfte dieser Berufe als Alternativen für die Besetzung einer Arbeitsstelle im Ausgangsberuf in Betracht ziehen. Manche Alternativberufe umfassen nur Teiltätigkeiten des Ausgangsberufs, andere erfordern eine Einarbeitungszeit, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann. Job- und Besetzungsalternativen für die Gesamttätigkeit (i.d.r. kurze Einarbeitung): Helfer/Helferin für Büro, Verwaltung Helfer/Helferin für Büro, Verwaltung Eine Aufstellung aller möglichen Verwandtschaftsstufen findet man hier: Erläuterungen zu den einzelnen Verwandtschaftsstufen Weiterbildung im Überblick Auf dem Laufenden bleiben Die beruflichen Anforderungen an Büroboten und -botinnen ändern sich laufend. Im Bereich Schalter und Empfang werden Fremdsprachenkenntnisse immer wichtiger und in der Archivierung werden zunehmend fachspezifische Computerprogramme und Geräte eingesetzt. Wer mithalten und zur Sicherung seines Arbeitsplatzes beitragen will, muss sein Fachwissen durch Weiterbildung stets aktuell halten, ergänzen und vertiefen. Der Besuch von Lehrgängen und Kursen kann helfen, fachlich auf dem Laufenden und damit arbeitsmarktfähig zu bleiben. Die Themenvielfalt ist groß und reicht von Datenverarbeitung über Elektronische Archivierung bis zu Empfangs- und Kommunikationstechnik. Beruflich vorankommen Wer beruflich weiterkommen möchte, hat verschiedene Möglichkeiten, sich weiterzubilden und einen Abschluss nachzuholen: Seite 3 von 6

4 Ausbildung Wer bereits über eine mehrjährige Berufserfahrung als Bürobote/-botin verfügt, kann verschiedene Ausbildungen im Büro ggf. in verkürzter Form absolvieren, z.b. als Bürokaufmann/-kauffrau, als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation oder Fachangestellte/ für Bürokommunikation. Externenprüfung Aber auch ohne reguläre Ausbildung besteht die Möglichkeit, einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf des Bürobereichs zu erwerben. Voraussetzung hierfür ist i.d.r. eine mehrjährige Berufserfahrung. In Kursen zur Vorbereitung auf eine Externenprüfung kann man fachtheoretische Kenntnisse und fachpraktische Fähigkeiten ergänzen und vertiefen. Auch berufsbegleitende Nachqualifizierungsmaßnahmen, bei denen einzelne Module zertifiziert werden, erlauben den Zugang zur Externenprüfung. Weiterbildung Darüber hinaus besteht für Büroboten und -botinnen mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung auch ohne Berufsabschluss die Möglichkeit, z.b. zur Fachwirtprüfung in der Fachrichtung Büro oder zu einer Weiterbildung als staatlich geprüfte/r Betriebswirt/in in der Fachrichtung Bürokommunikation zugelassen zu werden. Nachholen eines Schulabschlusses Für die Teilnahme an vielen Aus- und Weiterbildungsangeboten werden bestimmte Schulabschlüsse vorausgesetzt. In Seminaren und Lehrgängen kann man sich auf das Nachholen eines Schulabschlusses wie z.b. Hauptschulabschluss oder mittlerer Bildungsabschluss vorbereiten. Eine Übersicht über das Angebot an Bildungsmöglichkeiten enthält die Datenbank KURSNET. Kompetenzen Die folgende Liste enthält eine Auswahl der wichtigsten Fertigkeiten und Kenntnisse, die abhängig vom Tätigkeitsbereich relevant sein können. Ablage, Registratur Akten, Schriftgut verwalten Auskünfte erteilen Beschriften Büromaschinen bedienen Büromaterialverwaltung Kunden-, Besucherempfang Kurierdienst Post sortieren, befördern Postbearbeitung Sortieren Telefondienst Transport Darüber hinaus enthält die folgende Kompetenzgruppe weitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse für den vorliegenden Beruf: Kompetenzgruppe "Bürokommunikation, MS-Office" Seite 4 von 6

5 Rechtliche Regelungen Für diese Tätigkeit liegen keine relevanten rechtlichen Regelungen vor. Informationsquellen Informationsangebote der Bundesagentur für Arbeit durchstarten - Jobeinstieg ohne Ausbildung im nicht-gewerblichen Bereich 2010 Internet: Ausbildung-nicht-gewerblich.pdf Als Broschüre im Berufs-Informations-Zentrum (BiZ) erhältlich. Informationen von Ministerien, Verbänden und Organisationen office-work.net Internet: Der Internet-Guide für den Lebensraum Büro Portal für Office-Organisatoren Internet: Fachzeitschriften BIT Business Information Technology bit-verl. Weinbrenner Internet: Magazin für Dokumenten- und Geschäftsprozesse Das Büro Nehring Internet: Bürokultur Büroräume Bürotechnik Bürobedarf Auswahl an Büchern/Medien, die im Buchhandel erhältlich sind Büro-Bibel. Auftritt, Kommunikation, Organisation Gabriele Cerwinka, Gabriele Schranz Linde, Wien 2008 Set Büroberufe / Bürowirtschaft Annelore Koch-Hanßen u.a. Bildungsverl. EINS 2010 Adressen für weiterführende Informationen Berufs-/Interessenverbände, Arbeitgeber-/Arbeitnehmer-Organisationen bsb Berufsverband Sekretariat und Büromanagement e. V. Martinistraße Bremen D Internet: info@bsb-office.de Bundesverband Bürowirtschaft e.v. (BBW) Frangenheimstraße Köln D Internet: Seite 5 von 6

6 Arbeitnehmerverband ver.di - Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft Paula-Thiede-Ufer Berlin D Internet: info@verdi.de Stellen- und Bewerberbörsen Stellenangebote in Deutschland und im deutschsprachigen Ausland aktuelle-jobs.de Internet: Großer Stellenmarkt für Fachpersonal und Hilfskräfte aus Industrie, Handwerk und dem kaufmännischen Bereich. Die Inserenten sind vorwiegend Personaldienstleister. runningoffice Internet: Großer Stellenmarkt für kaufmännische Berufe sowie Berufe im Verwaltungs- und Dienstleistungsbereich. Als Links hinterlegte Online-Stellenanzeigen mit Kontaktinformationen. sekretaerin.de Internet: "Der deutsche Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management" listet Jobs nicht nur für Assistenz und Sekretariat, sondern auch für Sachbearbeiter nahezu aller Branchen. Stellenangebote im europäischen Ausland officerecruit.com Internet: Englischsprachige Online-Jobbörse für den gesamten Büro- und Verwaltungsbereich, mit Vertrieb, Buchhaltung und Personal. Tausende von Angeboten, ausschließlich in Großbritannien. Zuordnung Berufsfelder Der Beruf Bürobote/Bürobotin ist folgendem Berufsfeld zugeordnet: Berufe im Büro und Sekretariat Seite 6 von 6