Erstellung von Skripten und wissenschaftlichen Arbeiten im PDF-Format:

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1 Erstellung von Skripten und wissenschaftlichen Arbeiten im PDF-Format: 1 Allgemeines über Acrobat 4.0 Adobe Acrobat 4.0 besteht aus dem PDF-Writer, dem Distiller und dem Make r -nicht zu verwechseln mit dem Acrobat-Reader (Freeware), der nur zum Lesen der Dokumente geeignet ist und auch als PlugIn für den IE und für Netscape verfügbar ist Diese Tage beginnt übrigens die Auslieferung Acrobat 5 Abbildung 1: Acrobat 5 Symbole Die neuen Funktionen sind vor allem im Bereich Online-Teamarbeit, Formulargestaltung etc. Weitere Info finden Sie unter: Die im folgenden gebotenen Infos und Vorgangsweisen für die Erstellung von E-books basieren auf meinen persönlichen Erfahrungen mit Acrobat 4.0 / Word Office 2000 und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 2 Installation und Verwendung Acrobat 4.0 Die Installation des Acrobat 4.0 vom lokalen Laufwerk aus ist an sich frei von Tücken. Für die Installation vom ZID-Server liegen entsprechende Informationen im Verzeichnis. Nach der Installation findet sich in den Menüleisten sämtlicher Programme der PDF-Maker, der mit der in Abbildung 2 gezeigten Schaltfläche aufgerufen wird.

2 Abbildung 2 Nur dieser PDF-Maker erlaubt die Erstellung von interaktiven E-books. Abbildung 3 und Abbildung 4 zeigen die durch die Acrobat-Installation zusätzlich eingetragenen virtuellen Drucker, den Distiller und den Writer. Diese beiden Drucker unterscheiden sich vor allem hinsichtlich der Grafik-Optionen und der Funktionalität des PDF-Dokuments. Die Dialoge sind weitgehend selbsterklärend. Der Writer erzeugt schnell ein einfaches PDF-format mit ungünstiger Auflösung der Grafik und ohne aktive Verweise. Abbildung 3 Abbildung 4

3 3 PDF-Maker: Erstellung eines E-books 3.1 Gliederung zur Navigation verwenden Abbildung 5 Diplomarbeit im PDF-Format, mit Maker + Distiller erstellt Vorraussetzung ist eine, den Grundlagen der Textverarbeitung entsprechende Formatierung in Word. Überschriften die der Gliederung dienen, sollen daher auch der entsprechenden Formatvorlage zugewiesen werden. Die Überschriften werden im Acrobat Lesezeichen genannt Formatvorlage Ändern Sie nicht die Formatierung einzelner Textelemente sondern weisen Sie jeden Absatz der entsprechenden Formatvorlage zu und ändern Sie diese bei Bedarf. Das zahlt sich auch führ die Textverarbeitung aus

4 Abbildung 6 Formatierung von Textelementen - Überschrift 3.2 Hyperlinks Hompage der Abteilung Elektrische Anlagen (Textmarke ifea) URLs die im Word bereits als Hyperlinks erkannt und automatisch erkannt werden können auch in das PDF-Format übernommen werden. Sie haben dort dieselbe Funktion Sie öffnen ein neues Explorer-Fenster mit dem Seiteninhalt der URL 3.3 Verweise Abbildung 7 Erstellung eines Querverweises in Word Sämtliche im Word mögliche Querverweise bewahren bei der Erstellung eines PDFdokumentes mit dem PDF-maker ihre Funktion. Durch Aktivieren der Checkbox Als

5 Hyperlink einfügen wird die Überschrift, auf die der Verweis gilt als Hyperlink eingefügt Die Kennzeichnung des Textes als Link erfolgt nicht automatisch. Abbildung 8 Erstellung eines Querverweises in Word Verweis auf Überschriften Auf Überschriften (mit der Formatvorlage Überschrift formatierte Textelemente) kann folgender Verweis mittels (Menü: Einfügen > Querverweis) erstellt werden: Gliederung zur Navigation verwenden 3.4 Verweis auf Textmarken Zum Beispiel: Hompage der Abteilung Elektrische Anlagen - ist eine Querverweis auf die oben beschrieben URL der Hompage der Abteilung elektrische Anlagen Da viele Verweise im Word ohne Kennzeichnung als Hyperlink ausgeführt werden empfiehlt sich eine entsprechende Kennzeichnung von aktiven verweisen einzuführen (z.b. unterstreichen oder andere Farbe)

6 3.5 Verzeichnisse Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Acrobat 5 Symbole... 1 Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung 5 Diplomarbeit im PDF-Format... 3 Abbildung 6 Formatierung von Textelementen - Überschrift... 4 Abbildung 7 Erstellung eines Querverweises in Word... 4 Abbildung 8 Erstellung eines Querverweises in Word Stichwortverzeichnis Worte oder Wortgruppen können in Word einem mit der Tastenkombination ALT+SHIFT+X einem Index zugewiesen werden. Aus diesem kann ein Verzeichnis mit den Seitenzahlen erstellt werden. Dieses hat allerdings leider keine Automatischen Querverweise an den Seitenzahlen. Mit etwas Aufwand kann dem allerdings abgeholfen werden: Nach der Index-Zuweisung wird jedes Wort, das einen Index erhalten hat, manuell mit einer Textmarke versehen und abschließend werden im Stichwortverzeichnis entsprechende Querverweise eingefügt. Allerdings empfiehlt sich das nur bei Dokumenten, die abgeschlossen werden, da bei Aktualisierung des Stichwortverzeichnisse diese mühsam erstellten Verweise gelöscht werden. Für die meisten Skripten erscheint mir daher das Verhältnis Aufwand zu Nutzen fraglich.

7 3.6 Erstellen des PDF-Dokuments Bevor der PDF-maker gestartet wird empfiehlt sich ein Blick auf die Gliederung des Dokuments (Gliederungs-Ansicht Word): Abbildung 9 Klicken Sie auf die Schaltfläche des PDF-makers in der Menüzeile (vgl. Abbildung 2) es öffnet sich der Dialog in Abbildung 10: Pdf-maker. Löschen Sie in der Formatvorlage alle Schriftformate, die Sie nicht verwendet haben Sie erleichtern damit dem PDF-maker die Konvertierung

8 3.6.1 Druckoptionen Wählen Sie den virtuellen Drucker, wobei der Distiller wegen der Abbildungsqualität und Funktionalität des PDF-Dokumentes zu bevorzugen ist. Je nachdem ob Sie eine Online- Verteilung oder diese nur offline bzw. nur im lokalen Intranet planen, sollten Sie die Distiller- Einstellungen entsprechend wählen, wobei screenoptimized die kleinsten Files ergibt und daher optimal für das WEB ist. Abbildung 10: Pdf-maker Optionen Ausgabeoptionen Manche Textelemente, wie z.b. Kommentare können vom Druck in den File ausgenommen werden. Die Verweise die auch im PDF ihre Funktionalität aufweisen sollen sind mit den entsprechenden Checkboxen auszuwählen

9 Abbildung 11 : Optionen zum erstellen von PDF-Dateien Lesezeichenauswahl (vgl.: Lesezeichen) Es können die gewünschten Ebenen gewählt werden Abbildung 12: Auswahl der Überschriftenebenen, die in Lesezeichen umgewandelt werden

10 3.6.4 Anzeigeoptionen Die Anzeige der Verknüpfung wäre praktisch wenn die Rechtecke nicht zum Teil so über den Text fehlplatziert gelegt würden, dass sie ihn durchstreichen etc. Deshalb ist es vorzuziehen bei einem Querverweis den Text manuell einem leicht erkennbarem Verweis-Format zuzuweisen. Blau gefärbter Text stört beim gedruckten Dokument nicht, ist aber am Bildschirm vom schwarzen Text gut unterscheidbar. Abbildung Erstellen Die einzelnen Schritte werden Angezeigt. Je nach Komplexität das Dokuments bzw. Zahl der Verweise aber auch Grafiken kann dieser Vorgang etwas länger dauern. Deshalb sollten auch nur richtig strukturierte Dokumente mit aktiven Verweisen in ein PDF-komvertiert werden. Das Ergebnis dieser Konvertierung sehen Sie vor sich. Viel Freude und Erfolg mit PDF-Dokumenten

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