Konzept Buddy-Programm

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1 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Kantonale Fachstelle für Integrationsfragen MAGNET Konzept Buddy-Programm Aufbau eines Buddy-Programms in Unternehmen für die erleichterte Integration von neuen ausländischen Mitarbeitenden

2 Seite 2/12 1. Ausgangslage 3 2. Willkommenskultur 3 3. Das Buddy-Programm 3 4. Rahmenbedingungen für Buddys Rolle der Buddys Profil der Buddys Ausbildung der Buddys Auswahl der Buddys Entschädigung der Buddys Zusammensetzung Buddy-Pool Budget für Buddy-Programm 6 5. Einsatz der Buddys Aufgabe der Buddys Nicht-Aufgaben der Buddys Abgrenzung der Buddys 7 6. Ablauf Buddy-Programm 8 7. Beteiligte an der Schulung 9 8. Ausbildungsinhalt und Lernziele der Schulung Hilfsmaterial für das Buddy-Programm Weiterbildung der Buddys Austauschmöglichkeiten und Wissenssicherung Weiteres Vorgehen 12

3 Seite 3/12 1. Ausgangslage Eine mangelhafte Integration von ausländischen Mitarbeitenden in der Schweiz kann innerhalb eines Unternehmens für höhere Personalfluktuation sorgen. Dies fällt besonders bei Unternehmen ins Gewicht, die über einen grossen Anteil an ausländischen Mitarbeitenden verfügen. Es liegt deshalb auch im Interesse des Arbeitgebers, das Thema Integration innerhalb der Firma zu behandeln, damit sich die ausländischen Mitarbeitenden schnell in ihrer neuen Heimat zurechtfinden. 2. Willkommenskultur Bei Neuzuzügern erfolgen die ersten Integrationsschritte im Unternehmen. Dies ist besonders bei Neuzuzügern der Fall, die von einem Unternehmen aktiv für eine Stelle in der Schweiz angeworben werden. Die Gestaltung einer Willkommenskultur ist für eine rasche Integration im neuen Umfeld entscheidend. Als eine der Massnahmen können bereits im Unternehmen angestellte Mitarbeitende als Buddys eingesetzt werden. Diese Buddys empfangen die neuen Mitarbeitenden und allenfalls deren Partner, informieren und begleiten sie im Integrationsprozess während der ersten Wochen. In diesem Konzept wird aufgezeigt, wie ein Buddy-Programm zur Förderung der Integration von neuen Mitarbeitenden aufgebaut und betrieben wird sowie welche Wirkung es entfalten kann. 3. Das Buddy-Programm Ziel des Buddy-Programms ist es einerseits, für die neuen Mitarbeitenden ein Gefühl des Willkommenseins zu schaffen. Anderseits geht es darum, ihnen zu einem frühen Zeitpunkt im Integrationsprozess relevante Informationen praxisorientiert zu vermitteln. Die neuen Mitarbeitenden sollen sich schneller in der Firmenkultur und in ihrem Alltag in der Schweiz zurechtfinden. Sie werden damit in ihrer Bestrebung unterstützt, sich zusammen mit dem Partner rasch und selbständig in der Schweizer Gesellschaft zu integrieren. Sowohl die Tätigkeit als Buddy als auch die Teilnahme der neuen Mitarbeitenden am Buddy-Angebot basieren auf Freiwilligkeit.

4 Seite 4/12 4. Rahmenbedingungen für Buddys 4.1 Rolle der Buddys Bei den Buddys handelt es sich um bereits im Unternehmen tätige Mitarbeitende, welche Neuzuzüger und deren Partner empfangen, informieren und in den ersten Wochen begleiten. Sofern möglich stammen Buddys aus demselben Kulturkreis wie die neuen Mitarbeitenden. Dies hat einerseits zum Vorteil, dass beide eine gemeinsame sprachliche Basis haben, auf der sich der neue Mitarbeitende wie auch der Buddy sicher fühlen und sich differenziert ausdrücken können. Andererseits sind sich Buddys der Unterschiede in den Kulturdimensionen (z.b. Individualismus vs. Kollektivismus, Zeitverständnis) zwischen dem Herkunftsland und der Schweiz besser bewusst und können besser zwischen den Kulturen vermitteln. Buddys sollten ausserdem gut in der schweizerischen Kultur und im Alltag integriert sein und über Grundwissen zum Thema Integration verfügen. Die neuen Mitarbeitenden können von den Erfahrungen ihrer Buddys profitieren. Die Buddys haben selber den Integrationsprozess mit den damit verbundenen Schwierigkeiten (Kulturschock, Einstellung der Schweizer Bevölkerung gegenüber ausländischen Arbeitnehmern, Integration der Partner im Schweizer Alltag) durchlebt und können besser auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden eingehen. Sie dienen als Vermittler und Brückenbauer zwischen den Kulturen. 4.2 Profil der Buddys Bei der Auswahl der Buddys sind folgende Eigenschaften zu berücksichtigen: - erfolgreiche Migrations- und Integrationserfahrung - positive Einstellung und offene Haltung zur Schweizerischen Gesellschaft - Kommunikations- und Sozialkompetenz - Interesse an Fragen der Integration - Bereitschaft zur Teilnahme an Schulung und Weiterbildungen

5 Seite 5/ Ausbildung der Buddys Die Buddys werden auf ihre neue Tätigkeit mit einer Schulung vorbereitet (Schulungsinhalt siehe Kapitel 8). Die Schulung wird durch eine externe Fachperson geleitet. An Weiterbildungen können die Buddys ihre Erfahrungen austauschen und sich über integrationsspezifische Themen informieren (siehe Kapitel 10). 4.4 Auswahl der Buddys Die Auswahl der Buddys erfolgt durch die HR-Abteilung. Diese kennt die Mitarbeitenden des Unternehmens sowie den Bedarf an Buddys. Die HR-Abteilung kontaktiert die potenziellen Buddys und lädt sie zu einem Informationsgespräch über das Buddy- Programm sein. Den angefragten Personen steht die Tätigkeit als Buddy frei. 4.5 Entschädigung der Buddys Das Unternehmen entscheidet aus den folgenden vier Varianten, wie Buddys entschädigt werden. Variante 1: Arbeitszeit ohne Entschädigung Die Ausbildung für die Buddys sowie die Gespräche mit den neuen Mitarbeitenden erfolgen während der Arbeitszeit. Für die Tätigkeit als Buddy gibt es keine weitere Entschädigung. Variante 2: aufwandbezogene Entschädigung Findet die Tätigkeit der Buddys ausserhalb der Arbeitszeit statt und erfolgt keine Zeitgutschrift, so werden die Buddys aufwandbezogen entschädigt (pro Stunde oder pro Gespräch). Variante 3: Pauschale und Arbeitszeit Die Entschädigung erfolgt in Form einer Pauschale. Bei der Pauschale handelt es sich um einen jährlich ausbezahlten Betrag für die Tätigkeit als Buddy. Gespräche, Schulung und Weiterbildung finden während der Arbeitszeit statt oder können als Arbeitszeit gutgeschrieben werden.

6 Seite 6/12 Variante 4: Pauschale und aufwandbezogene Entschädigung Sind die Buddys ausserhalb der Arbeitszeit in ihrer Funktion tätig, dann wird zusätzlich zur Pauschale eine aufwandbezogene Entschädigung ausbezahlt (pro Stunde oder pro Gespräch). Art der Entschädigung Die Entschädigung kann in Form von Geld oder eines Gutscheins erfolgen. Das Unternehmen entscheidet über die Entschädigungsvariante sowie allenfalls über den Ansatz der aufwandbezogenen Entschädigung. Ferner entscheidet das Unternehmen über eine allfällige Entschädigung bzw. Zeitgutschrift für die Neuzuzüger, falls die Gespräche ausserhalb der Arbeitszeit stattfinden. 4.6 Zusammensetzung Buddy-Pool Die HR-Abteilung ermittelt mit einer Bedarfsanalyse die Anzahl und die Herkunft der benötigten Buddys. Um den Austausch unter den Buddys fördern zu können, ist eine Grösse des Buddy-Pools zwischen 6 und 10 Personen anzustreben. Im Falle des Austrittes eines Buddys ist die HR-Abteilung für eine rechtzeitige Nachfolge besorgt. Die Schulung der Nachfolger kann durch die HR-Abteilung, einen erfahrenen Buddy oder durch eine externe Fachperson (Buddy-Coach) erfolgen. 4.7 Budget für Buddy-Programm Das Budget für das Buddy-Programm ist je nach gewähltem Entschädigungsmodell sowie Anzahl von Veranstaltungen (Schulung, Weiterbildung inkl. Coaching, Personalanlässe im Rahmen des Programms) festzulegen.

7 Seite 7/12 5. Einsatz der Buddys 5.1 Aufgabe der Buddys Hauptaufgabe der Buddys ist das Führen von Erstgesprächen mit neuen Mitarbeitenden in den ersten zwei Arbeitswochen nach deren Ankunft in der Schweiz. Anschliessend finden bei Bedarf kürzere Folgegespräche statt, in denen Erfahrungen ausgetauscht und neue Informationsbedürfnisse besprochen werden. Die Buddys sind verpflichtet, an Schulung und Weiterbildung teilzunehmen. Die Buddys kennen die Angebote aus dem Massnahmenplan für die Willkommenskultur des Unternehmens und besuchen diese bei Interesse selber. Sie informieren die neuen Mitarbeitenden über diese Angebote und ermuntern sie zur Teilnahme. Buddys können sich bei der Planung und Durchführung von firmeninternen Anlässen der HR- Abteilung beteiligen. 5.2 Nicht-Aufgaben der Buddys Nicht zur Aufgabe der Buddys gehört es, neue Mitarbeitende vor ihrer Einreise in die Schweiz Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies ist durch die HR-Abteilung zu gewährleisten. Es ist nicht Aufgabe der Buddys, den neuen Mitarbeitenden Hintergrundinformationen über die Schweizer Kultur, Geschichte und Bräuche zu geben. Es wird empfohlen, diese Aufgabe Mitarbeitenden aus der Schweiz zu übertragen. Somit werden auch die einheimischen Mitarbeitenden aktiv in den Integrationsprozess und die Gestaltung der Willkommenskultur eingebunden. Buddys sind eingeladen, aber nicht verpflichtet, sich inhaltlich in weitere Angebote aus dem Massnahmenplan einzubringen. 5.3 Abgrenzung der Buddys Buddys stehen den neuen Mitarbeitenden nicht in allen Fällen und jederzeit zur Verfügung. Bei Fragen sollen neue Mitarbeitende ihren Buddy während der Arbeitszeit oder bei Firmenanlässen kontaktieren, nicht aber in deren Freizeit. Die HR-Abteilung ist für die Zuteilung der Neuzuziehenden auf die Buddys zuständig und achtet darauf, dass ein Buddy nicht für zu viele neue Mitarbeitende begleitet. Sollte einem Buddy die Belastung zu gross werden (Arbeitsbelastung, zu intensiver Betreuungsaufwand der ihm zugeteilten Neuzuzüger), so kann er sich jederzeit bei der HR- Abteilung melden, damit eine Entlastung in der Buddy-Tätigkeit erreicht wird.

8 6. Ablauf der Begleitung durch Buddys Seite 8/12

9 Seite 9/12 1. Neuer MA aus dem Ausland wird angestellt 2. HR stellt vor der Einreise in die CH Informationen (inkl. Verweis auf Website FI) zur Verfügung 3. HR sucht geeigneten Buddy 4. Ankunft, 1. Arbeitstag, Vorstellung des Buddys mit Info über Buddy-Programm 5. Teilnahme Ja/Nein? gemeinsame Vereinbarung Termin Erstgespräch (1./2. Arbeitswoche) 6. Erstgespräch findet statt (60-90 Minuten) 7. Reporting Buddy / neuer MA an HR-Abteilung 8. Nach ca Tagen: Vereinbarung Termin Folgegespräch nach 2-4 Wochen Ja/Nein? 9. Folgegespräch (30-45 Minuten) 10. Reporting Buddy an HR-Abteilung 11. Weitere Begleitung erfolgt informell (ohne Entschädigung) Wann die Begleitung durch den Buddy zu Ende ist, muss mit der HR-Abteilung vorgängig abgesprochen werden. 7. Beteiligte an der Schulung Nach der Zusammenstellung des Buddy-Pools erfolgt eine gemeinsame Schulung aller Buddys durch eine externe Fachperson. Auch die FI kann einen Teil der Schulung bestreiten und die Tätigkeit der Fachstelle präsentieren sowie über die Integrationsstellen in den Wohngemeinden informieren. An der Schulung nehmen zwingend auch Mitarbeitende der HR-Abteilung teil. Ihr aktiver Teil besteht darin, über die Betriebs- und Willkommenskultur des Unternehmens zu orientieren. Weiter können sie aus der Schulung weiterführende Massnahmen zur Ausgestaltung der Willkommenskultur ableiten, den Wissenstransfer zwischen Buddys und der HR-Abteilung sicherstellen und weitere Integrationsmassnahmen evaluieren.

10 Seite 10/12 8. Ausbildungsinhalt und Lernziele der Schulung Begrüssung Betriebs- und Willkommenskultur des Unternehmens (bereits umgesetzte Massnahmen) Grundwissen zur Integration (Kulturschock, Integrationsprozess, Kulturdimensionen) Austausch über eigene Integrationserfahrungen / Reflexion Funktion und Aufgabe der Buddys (inkl. Abgrenzung) Beschreibung der Buddy-Tätigkeit - Ablauf und Inhalt Erstgespräch - Begleitung der neuen Mitarbeiter (Folgegespräch) - Reporting Ausblick: Coaching und Austausch unter den Buddys Vorstellung FI Feedback der Buddys mittels Fragebogen zur Schulung HR HR Externe Fachperson (FP) FP / alle FP FP FP evtl. HR FI HR Für die Schulung ist mit einem Zeitbedarf von 3 bis 4 Stunden zu rechnen. Die Schulung wird durch die HR-Abteilung nach Rücksprache mit der externen Fachperson und der FI organisiert. Empfehlenswert ist eine umrahmende Aktivität (z.b. Begrüssungskaffee, Apéro, Mittagessen) zur Identitätsstiftung für die Buddys. Die HR-Abteilung legt Ort und Zeitpunkt der Schulung fest, koordiniert sie und stellt die benötigte Infrastruktur zur Verfügung.

11 Seite 11/12 9. Hilfsmaterial für das Buddy-Programm Folgende Hilfsmaterialien stehen zur Verfügung: - Broschüre: lnformationen für Neuzuzüger aus dem Ausland - Drehbuch Buddy-Schulung - Präsentation Buddy-Schulung - Präsentation für Erstgespräche - Anleitung für Erstgespräche - Feedback-Formular Buddy-Schulung - Reporting-Formular für Buddys - Feedback-Formular für Neuzuzüger 10. Weiterbildung der Buddys Für die Buddys werden in einem regelmässigen Abstand bzw. bei Bedarf Weiterbildungsblöcke organisiert. Im ersten Teil eines Weiterbildungsblocks tauschen sich Buddys untereinander und mit der HR-Abteilung über ihre Erfahrungen aus. Die Buddys können besondere Situationen schildern, die anschliessend in der Gruppe vertieft besprochen werden. Die Leitung der Weiterbildung coacht in dieser Phase die Buddys und gibt ihnen Ratschläge für ihre weitere Tätigkeit. Im zweiten Teil eines Weiterbildungsblocks wird ein integrationsspezifisches Thema behandelt. Die Auswahl des Themas erfolgt vorgängig nach Rücksprache der HR- Abteilung mit den Buddys. Durch diese Weiterbildung erhöhen die Buddys ihre Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz. Gleichzeitig findet durch diese Treffen eine Qualitätsüberprüfung statt. Die Weiterbildung kann durch die HR-Abteilung geleitet werden. Es ist jedoch zu empfehlen, eine externe Fachperson dafür beizuziehen.

12 Seite 12/ Austauschmöglichkeiten und Wissenssicherung Parallel zum Buddy-Programm wird durch das Unternehmen im Intranet ein Forum eingerichtet, in dem sich alle Mitarbeitende über integrationsspezifische Themen austauschen können. Weiter wird eine Rubrik FAQ durch die HR-Abteilung erstellt, aktualisiert und erweitert. Damit entsteht eine wachsende Wissenssammlung, welche von den Mitarbeitenden des Unternehmens genutzt werden kann. 12. Weiteres Vorgehen - Genehmigung des Konzeptes durch das Unternehmen inkl. Festlegung der Rahmenbedingungen und des Budgets - Aufbau des Buddy-Pools durch HR-Abteilung - Konzeptionierung der Schulung inkl. Hilfsmaterial - Festlegung Schulungstermin, Durchführung Schulung - Beginn Buddy-Programm