Betriebswirtschaftlichen Service nutzen Mit Information und Transparenz künstlerische und kulturelle Zielerreichung fördern.

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Adolf Peters
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1 Betriebswirtschaftlichen Service nutzen Mit Information und Transparenz künstlerische und kulturelle Zielerreichung fördern. Dr. Petra Schneidewind Konstanz

2 Definition und Abgrenzung: Betrieb - Unternehmen...planvoll organisierte Einheit in der Sachgüter oder Dienstleistungen erstellt und abgesetzt werden. Unternehmen sind die Betriebe des marktwirtschaftlichen Wirtschaftssystems. (Wöhe) Es gibt Leute, die halten den Unternehmer für einen räudigen Wolf, den man totschlagen müsse. Andere meinen, der Unternehmer sei eine Kuh, die man ununterbrochen melken könne. Nur wenige sehen in ihm ein Pferd, das den Karren zieht. (Winston Churchill) Dr. Petra Schneidewind 2

Unternehmen sind die Betriebe des marktwirtschaftlichen Wirtschaftssystems.

3 Dr. Petra Schneidewind 3

4 Betriebswirtschaftliche Prozesse Güterwirtschaftlicher Prozess Beschaffungsbereich Produktion Absatzbereich Dr. Petra Schneidewind 4

5 Betriebswirtschaftliche Prozesse Finanzwirtschaftlicher Prozess Beschaffungsbereich Produktion Absatzbereich Dr. Petra Schneidewind 5

6 Betriebswirtschaftliche Prozesse Leitung Beschaffungsbereich Personalbereich Rechtsbereich Rechnungswesen Finanzbereich Organisation/EDV Finanzwirtschaftlicher Prozess Güterwirtschaftlicher Prozess Absatzbereich Dr. Petra Schneidewind 6

Rechnungswesen Finanzbereich Organisation/EDV

7 Rechtlicher Rahmen (Steuerrecht, Vertragsrecht, Urheberrecht, Versammlungsstätten-VO, Sozialversicherungsrecht, etc.) Was wird angeboten? Wie? Für wen? Beschaffung Produktion Absatz Personal Material Exponate Finanzen Sponsoren Dauerausstellung (Sammlung) Sonderausstellungen Veranstaltungen Führungen Vermietungen Restaurierung Gutachten/Beratung Service Besucherinnen/Besucher Lokal/regional Touristen Schulklassen Wissenschaft Andere Museen Marketing Öffentlichkeitsarbeit Marketing Öffentlichkeitsarbeit Prozess Dr. Petra Schneidewind 7

Beschaffung Produktion Absatz Personal Material Exponate Finanzen Sponsoren Dauerausstellung (Sammlung) Sonderausstellungen

8 Das betriebswirtschaftliche Funktionensystem Betriebswirtschaftliches Funktionensystem Kernfunktionen Servicefunktionen Beschaffung - Produktion - Absatz Rechnungswesen / Controlling / Finanzen Management / Personalwesen Marketing Dr. Petra Schneidewind 8

Servicefunktionen Beschaffung - Produktion - Absatz

9 Museumsmanagement Fachaufgaben Managementaufgaben Sammeln - Bewahren Rechnungswesen / Controlling / Finanzen Forschen - Vermitteln Management / Personalwesen Marketing

10 Woher weht der Wind? Dr. Petra Schneidewind 10

11 Controlling - Definition Controlling ist ein zielorientiertes, funktionsübergreifendes Führungsunterstützungssystem, das die für die Entscheidungsträger notwendigen Daten sammelt, Informationspools erschließt, Informationswege kanalisiert und die gewonnenen Daten in einem empfängerorientierten Bericht zusammenfasst, der letztendlich in komprimierter Form alle entscheidungsrelevanten Daten beinhaltet. Aus dieser Definition lassen sich folgende Charakteristika des Controllings ableiten: Voraussetzung für Controlling ist ein Zielsystem; Controlling hat Servicecharakter; Zentraler Faktor ist die Information; Das Ergebnis von Controlling wird laufend (zu bestimmten Stichtagen) in einen Bericht zusammengefasst. Dr. Petra Schneidewind 11

entscheidungsrelevanten Daten beinhaltet.

12 Dr. Petra Schneidewind 12

13 Controlling muss man nicht erst einführen es ist schon da! (Albrecht Deyhle) Dr. Petra Schneidewind 13

14 Informationsfluss im Controlling Empfängerorientierter Bericht Zusatzinformationen aufbereitete und ergänzte Informationen Zusatzinformationen vorhandene Datenquellen Dr. Petra Schneidewind 14

15 Informationslieferanten und nutzer im Museum Marketing/ ÖA Museumspädagogik Wissen- Schaftliche Abteilungen Kasse / Museums- Shop Controlling Datenpool Ganzheitliche Informationen Museums- Leitung Verwaltung Technische Abteilungen Archive/ Magazine Dr. Petra Schneidewind 15

Shop Controlling Datenpool Ganzheitliche Informationen Museums-

16 Was ist Controlling? Was kann Controlling? Was gehört zum Controlling? Wem nutzt Controlling? Wer macht Controlling? Dr. Petra Schneidewind 16

17 Empfehlungen für die Einführung von Controlling Aufbau braucht Zeit und sollte schrittweise erfolgen Controllingsysteme müssen individuell entwickelt werden Zielvorgaben sind zwingend erforderlich Die anfänglich Konzentration auf rein quantitative Daten und Zusammenhänge ist üblich Die eigenen, internen Informationsbedürfnisse stehen im Mittelpunkt. Die entstehenden Informationen müssen aktuell sein. Grundsätzliche Orientierung in die Zukunft Beteiligte von Anfang an einbeziehen, Kommunikation, Anonymisierung sicherstellen, Datenschutz. Gesamtsystem im Auge behalten, keine neuen Insellösungen schaffen. Laufende Information über die Entwicklung Eine mögliche unterstützende Software sollte sich dem Konzept anpassen und nicht umgekehrt. Das Controllingverfahren selbst muss wirtschaftlich sein. Ein Controllingsystem ist nicht statisch, es ist nie fertig, sondern durch dynamische Anpassungen geprägt. Dr. Petra Schneidewind 17

Die entstehenden Informationen müssen aktuell sein. Grundsätzliche Orientierung in die Zukunft Beteiligte von Anfang an einbeziehen, Kommunikation, Anonymisierung sicherstellen, Datenschutz.

18 Nutzen von Controlling - Erfahrungsberichte..der Hauptnutzen des Controllings ist die hohe Transparenz und die damit einhergehende Sicherheit ich weiß wo wir stehen. Diese Kerninformation gibt Sicherheit und Vertrauen in den Betrieb. Christiane Pitz, Staatsoper München.größter Nutzen der Wegfall der Jährlichkeit und die langfristige Planung, außerdem lassen sich die Zusammenhänge im Betrieb transparenter darstellen. Damit hat man einen besseren Überblick und kann gegenüber Kontrollgremien besser Auskunft geben und besser argumentieren. Insgesamt ist ein höheres Maß an Selbststeuerung möglich! Prof. Dr. Böndel, Stiftung Technikmuseum Berlin Willi Friedmann schätzt an dem betriebswirtschaftlichen Steuerungssystem den deutlich geringeren Aufwand der Datenerhebung, dadurch bleibt mehr Zeit für die Datenanalyse. Insgesamt entstehen mehr und bessere Informationen und die Verantwortlichen können dieses Wissen schneller und flexibler nutzen. Willi Friedmann, Verwaltungsleiter Theaterhaus Stuttgart Dr. Petra Schneidewind 18

größter Nutzen der Wegfall der Jährlichkeit und die langfristige Planung, außerdem lassen sich die Zusammenhänge im Betrieb transparenter darstellen.

19 Nutzen von Controlling - Erfahrungsberichte wichtigstes Ziel des Monatsreportings ist es, entscheidungsrelevante, konsistente Informationen über die gegenwärtige Situation der Institution zu liefern, dank derer konkrete Handlungen hinsichtlich der Zielerreichung möglich sind. Dabei ist es notwendig, nicht nur die Gesamtsicht aufzuzeigen, sondern auch die Entwicklungen unterschiedlicher Teilbereiche sichtbar zu machen. Neben der informativen Darstellung der aktuellen Zahlen ist es eine zentrale Aufgabe des Monatsberichtes, den intensiven Austausch aller Beteiligten über die wirtschaftliche Situation der Hamburger Kunsthalle sicherzustellen. Mittels Kommunikation erfogt eine permanente Kontrolle der aktuellen Entwicklungen, der Entscheidungen der verschiedenen Akteure und der damit verbundenen Zielerreichung. Roman Passarge, Hamburger Kunsthalle (Quelle: Schneidewind (2012): Controlling im Kulturmanagement, S. 102) Dr. Petra Schneidewind 19

Dabei ist es notwendig, nicht nur die Gesamtsicht aufzuzeigen, sondern auch die Entwicklungen unterschiedlicher Teilbereiche sichtbar zu machen.

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Für Rückfragen und Erfahrungsaustausch stehe ich gerne zur Verfügung! Dr. Petra Schneidewind Konstanz

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