I. Kundenbindungsmaßnahmen

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1 - Massnahmen im Umgang mit Geschäftspartnern I. Kundenbindungsmaßnahmen Die Kundenbindungsmaßnahmen von vph bestehen aus sehr unterschiedlichen Aktivitäten und dafür gelten die gültigen Compliance Richtlinien sowie die ergänzende praktische, ggf. auch mündliche Ausführungsanweisungen, wie sie seit vielen Jahren praktiziert werden. Dazu ergibt sich was folgt: A. Grundsätze 1. Jede Kundenbindungsmaßnahme hat sich nach den bestehenden gesetzlichen Grundlagen zu richten. Außerhalb von gesetzlichen Bestimmungen toleriert vph keinerlei Aktivität. 2. Kundenbindungsmaßnahmen dienen ausschließlich den Zielen und dem Nutzen von vph. Private Interessen von Mitarbeitern von vph stellen keinerlei Grund dar, Kundenbindungsmaßnahmen durchzuführen. 3. Kundenbindungsmaßnahmen dienen nicht dazu, durch die Bereitstellung von materiellen Vorteilen gegenüber dem handelnden Personenkreis, für die Kunden nachteilige Geschäfte abzuschließen. 4. Für den Fall, dass private Kontakte zu Kunden bestehen, ist darauf zu achten, dass diese Kundenbindungsmassnahmen nicht höher ausfallen, als andere vergleichbare Massnahmen. B. Kundenbindungsmaßnahmen Vph unterscheidet zwischen Kundenbindungen, die im Wesentlichen a. auf Basis und dem Einsatz der eigenen Persönlichkeitsstruktur der vph Mitarbeiter i. V. m. der Leistungsfähigkeit von vph beruhen und b. auf Basis des Einsatzes von materiellen Werten, die für den von Kundenbindungsmaßnahmen betroffenen Personenkreisen einen Vorteil darstellen. Dabei ist zwischen allgemeinen und individuellen Kundenbindungsmaßnahmen zu unterschieden; Mischformen sind möglich.

2 Maßnahmen zu a. werden von vph uneingeschränkt begrüßt und dabei können die im Geschäftsverkehr üblichen materiellen Mittel eingesetzt werden. Es entspricht dem Ideal der Geschäftsphilosophie vph s, wenn Kunden den höchstmöglichen Anteil ihren Einkaufes bei vph decken, weil die Mitarbeiter persönlich und die vph-leistung in besonderem Maße wertgeschätzt werden. Maßnahmen zu a. und b. gemeinsam: Da das Geschäftsmodell von vph auf langjährige Geschäftspartnerschaft mit den Kunden aufgebaut ist und die meisten vph Kunden täglichen Kontakt zu den Verkäufern von vph haben, ist vph bewusst, dass auch Freundschaften zwischen den handelnden Personen ggf. unter Einbeziehung der Familien - entstehen können. Vph ist bewusst, dass in solchen Fällen Kundenbindungsmaßnahmen allgemein oder in Teilen von außen betrachtet den Charakter privater Motivation (weil durch freundschaftliche Verbindung motiviert) haben könnten. In solchen Fällen definiert vph grundsätzlich, dass Kundenbindungsmaßnahmen aller Art, die sich im Rahmen er Compliance Richtlinie bewegen, der betrieblichen Sphäre zugeordnet sind. vph sieht in bis ins vermeidlich Private gehende Kundenkontakte weit größere Vor- als Nachteile weswegen unter der Prämisse der Einhaltung der Compliance Richtlinie grundsätzlich etwaige Abgrenzungsschwierigkeiten stets zugunsten der MA interpretiert werden; es obliegt vph durch geeignete Prüfroutinen einen Missbrauch dieses grundsätzlichen Vertrauens zu verhindern. Bei Maßnahmen zu b., insbesondere bei individuellen Kundenbindungsmaßnahmen ist die Betrachtung des jeweiligen Status der handelnden Personen als Vertreter der vorhandenen oder potentiellen Kunden unerlässlich; Aufschluss hierzu gibt C. C. Die unterschiedlichen Kunden-/Zielgruppen 1. Zu unterscheiden sind die folgenden Vertreter der jeweiligen Kunden- bzw. (im Falle von Neukundengewinnung) Zielgruppen: a. Amtsträger i. Behördenvertreter, ii. Vertreter behördenähnlicher Organisationen iii. Universitäten iv. Weitere vergleichbare Personen [Beispiele: Verkauf Kopierpapier an Behörden, Schulen und anderer staatliche Institutionen, Krankenhäuser, auch in freier

3 Trägerschaft: In der Regel dem öffentlichen Dienst angeglichen, Sozialversicherungsträger etc., Verkauf Folien an Straßenverkehrsämter, Sicherheitsfolien an Schwimmbäder etc. Bei vermuteter Vergleichbarkeit sind im Zweifel die Grundsätze für die Amtsträger anzuwenden; entsprechende Informationen hat man sich über das Internet zu besorgen; im Zweifel ist die Geschäftsleitung zu involvieren.] b. Einkäufer bzw. den Einkauf durchführende Personen (ohne Beteiligung am Unternehmen) von Unternehmen aller Art. c. Geschäftsführer, d.h. Organe des Unternehmens d. Eigentümer / Gesellschafter / Miteigentümer Zu a. Jedem im Verkauf tätigen Mitarbeiter ist es untersagt, bei Amtsträgern Kundenbindungsmaßnahme mit materiellen Vorteilen vorzunehmen. Schon kleine Aufmerksamkeiten, Give Aways, Einladungen zum Essen können vph/verkäufer schon der Gefahr aktiver Bestechung, den Amtsträger der Gefahr der passiven Bestechung aussetzen. Zwar kann und muss im normalen Geschäftsleben davon ausgegangen werden, dass jeder Amtsträger die eigenen Grenzen dessen kennt, was er/sie annehmen darf. Um gar nicht erst in eine Diskussion hierüber zu gelangen, ist jede Maßnahme, jedes (auch kleine) Geschenk, jede Einladung als Einzelfall mit der Vertriebsleitung abzustimmen. Give Aways bis zu einem Wert von ca 5 (z.b. Kugelschreiber, Notizblocks) gelten i.d.r. als unbedenklich; gleichwohl ist höchste Aufmerksamkeit notwendig Zu b. Einkäufer von Unternehmen unterliegen sofern es sich um größere, professionell organisierte Unternehmen handelt eigenen Compliance- Richtlinien, die festlegen, was ein MA von seinen Geschäftskontakten annehmen darf, seien es Geschenke, Einladungen, Besichtigungen etc. Es ist davon auszugehen, dass der Einkäufer/die zum Einkauf berechtigte Person die ihm/ihr auferlegten Grenzen kennt und diese zum Maßstab seines Handelns macht. Allerdings unterliegen schon Angebote seitens vph an diesen Personenkreis bzgl. Geschenke/Teilnahme an Veranstaltungen etc. hinsichtlich des materiellen Wertes von dem Einkäufer zugerechneten Anteilen an Kundenbindungsmaßnahmen einer Angemessenheitsprüfung: Alle Maßnahmen, die im Geschäftsverkehr üblich und angemessenen sind, können angeboten und durchgeführt werden. (z.b. Essenseinladungen, kleine Geschenke,bis zu einem

4 Gesamtwert von 35,00 pro Person, zu unterschiedlichen Anlässen Präsentkorb zu Weihnachten, Flasche Wein zu erfolgreicher Abwicklung einer Reklamation, Eventeinladung als Veranstaltung mit mehreren Kunden, gemeinsamer Besuch: Fußball, Konzerte, Maschseefest, Fabrikbesichtigungen etc). Einladungen zu VIP Veranstaltungen, spezielle und wertmäßig außergewöhnliche Veranstaltungen (z. B. VIP Fußball, Konzerte, sonstige Veranstaltungen und Reisen ohne Geschäftsbezug, aufwendige Reisen mit Geschäftsbezug z.b. mit aufwendigem Rahmenprogramme etc.) sind mit der vph-geschäftsleitung abzusprechen und es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Geschäftsführung/Inhaber/Vorgesetzten der begünstigten Personen Kenntnis von der Einladung haben. Zu c. Im Prinzip keine Einschränkung dem Grunde; der Höhe nach im Rahmen Angemessenheitsprüfung 2a. Zu d. Keine Einschränkung dem Grunde nach; der Höhe nach ausgerichtet an den für diesen Kunden zu erreichenden Zielen und erwirtschafteten bzw. erwarteten Roherträgen/BN. Bei Eigentümern ist grundsätzlich davon auszugehen, dass sie Vor- und Nachteile von Teilnahmen an Veranstaltungen aller Art/Entgegennahme von Geschenken etc. für ihr Unternehmen selbst entscheiden müssen. 2. Angemessenheit und Ziele von Kundenbindungsmaßnahmen: a. In Bezug auf den bei vph entstehenden Aufwand: BN/Rohertrag Entwicklung/Ziele, Zielerreichung Als Zieldefinitionen von Kundenbindungsmaßnahmen kommen in Frage: i. Steigerung von Absatz, Umsatz, Rohertrag/BN ii. Das Halten von bestehenden Absatz, Umsatz, Roherträgen/BN iii. Das Verhindern drohenden Absinkens von Absatz, Umsatz, Rohertrag/BN iv. Die Zielerreichung kurz, mittel und langfristig aus Plänen von vph Entsprechend der Pläne von vph können/ müssen die vorstehenden Grundsätze i) bis iv) sowohl für die Umsatz-, Absatz-, Rohertragszahlen vph gesamt als auch bezogen auf den Kunden gelten. Als Richtschnur gilt: Je höher der Aufwand der Kundenbindungsmaßnahme, umso individueller bezogen auf einzelnen oder einzelne Kunden müssen die Kundenbindungsmaßnahmen ausgerichtet sein. Bei der Planung

5 von individuellen Kundenbindungsmaßnahmen ist i. d. R. der kurzund mittelfristige Zweck zu quantifizieren b. In Bezug auf den Status der jeweils handelnden Person: Als Richtschnur gilt: Soweit weder Organ noch Eigentümer sind der Bezug zum Geschäft und bei der Höhe der Aufwendungen die Üblichkeit zu beachten. II. Lieferantenbindungsmaßnahmen Aus dem hohen Anteil von Streckengeschäften und Projektgeschäften und auch wegen der allgemeinen Bedeutung der Lieferanten sind sämtliche Grundsätze auch auf sogenannte Lieferantenbindungsmaßnahmen bzw. auf das sogenannte Lieferantenmarketing zu beziehen. Hannover, den Gez. AK