ecos Fahrzeugverwaltung

Transkript

1 ecos Fahrzeugverwaltung

2 Reservierung per App Die App ecos reserve bietet einen modernen Zugang für Fahrzeugreservierungen. Die Verfügbarkeit wird sekundenschnell überprüft und die intuitive Graphik erlaubt mit einem Fingertip den Abschluss der Reservierung. Die Verwendung von Fahrzeuggruppen führt zu einer hohen Bestätigungsrate. Reservierung am System One Touch -Reservierung direkt am ecos System vor Ort. Nach Öffnen der Reservierungsseite am Schlüsseldepot kann sofort mit Antippen auf das Touchdisplay ein Fahrzeug freigegeben werden. Reservierung per Webman Nach Öffnen der Reservierungsseite im Internet, kann für sich selbst aber auch für eine andere Person ein Fahrzeug reserviert werden. Nach Auswahl des Zeitfensters und einiger Fahrparameter kann direkt ein bestimmtes Fahrzeug aus einer Gruppe vorreserviert werden. Ist dieses Fahrzeug zur Abholungszeit nicht wieder im System wird ein Ersatzfahrzeug aus der gleichen Gruppe angeboten. 2

3 Wir bieten die Möglichkeit Ausgabestationen in Systemgruppen zusammen zu fassen. Dies ermöglicht eine standortübergreifende Rückgabe des Fahrzeuges. Eingebundene Navigationsprogramme zeigen Ihnen den Weg und die Entfernung zum nächsten Ausgabesystem. Der Zeitbedarf und die Navigation zur Rückgabestation wird ermittelt. Dies erhöht die Akzeptanz der Nutzer sowie die Auslastung des Fahrzeugpools. Entnahme am System Bei der Entnahme wird der Nutzer z. B. über firmeninterne Medien, wie RFID-Karten authentifiziert. Externe Nutzer oder Gäste erhalten automatisiert eine Einmal-PIN auf ihre gesendet. Für höheren Komfort wird bei der Schlüsselentnahme der aktuelle Parkplatz und Kommentare zu eventuellen Vorschäden angezeigt. Auch kann eingestellt werden, die Nutzungsbedingungen obligatorisch zu bestätigen. Das elektronische Fahrtenbuch von ecos ist finanzamtkonform. Die Daten werden rechtssicher aufbewahrt. Die ecos Fahrtenbuch-App erlaubt die einfache Klassifizierung nach Dienstfahrt, Privatfahrt, Mischfahrt oder Arbeitsweg. Mittels OBD-Stecker mit integrierter SIM-Karte werden neben den GPS-Koordinaten auch der Km-Stand, Tankfüllung und Fehlermeldungen übergeben. Elektronisches Fahrtenbuch Rückgabe am System Bei der Rückgabe wird der Nutzer aufgefordert wichtige Informationen zu dem genutzten Fahrzeug einzugeben. Bei gemeinsamer Nutzung mit dem ecos Fahrtenbuch werden diese Daten automatisch bei Fahrtende übermittelt. Bei Eingabe eines Problems der Fahrsicherheit wird das Fahrzeug blockiert und der Fuhrparkverantwortliche erhält eine Kontrollnachricht. 3

4 Fahrzeugorganisation In unserem Softwareprogramm, dem ecos webman, wurde durchgehend das Gruppenkonzept implementiert. Über Nutzer-, Objekt- und Systemgruppen können sehr einfach Eigenschaften und Funktionen mitgegeben werden. Dies erleichtert und vereinfacht die Organisation Ihrer Fahrzeuge. Alle Fahrzeuge einer Gruppe sind reservierbar. Im nebenstehenden Beispiel kann ein Nutzer immer nur ein Fahrzeug gleichzeitig reservieren. Ausgaberegeln, wie niedrigster Leasing-Kilometerstand, jüngste Inspektion, lassen sich in einer Gruppe einfach und elegant umsetzen. Eine Hierarchisierung von Fahrzeuggruppen erlaubt, analog der Praxis von Fahrzeugvermietern, im Mangelfall Fahrzeuge anderer Gruppen (Upgrade) zur Verfügung zu stellen. Dies ist frei definierbar, es kann auch ein kleineres aber verfügbares Fahrzeug automatisiert ausgegeben werden oder es gibt eine speziell dafür vorgesehene Gruppe Ersatzfahrzeuge. Das Springen in eine andere Gruppe kann auch Aktionen auslösen, wie einen -Versand an den Fuhrparkmanager. Systemgruppen sind besonders wertvoll um Fahrzeuge standortübergreifend überregional zu verwalten. Hierzu muss die dynamische Verwaltung aktiviert sein, da die Objekte nicht mehr an einen festen Platz in einem bestimmten System gebunden sind. Die GPS-Koordinaten der Systeme können einfach mit der Adresse des jeweiligen Systems über den ecos webman ermittelt werden. 4

5 Bei jedem Objekt kann frei definiert werden, welche Funktion dafür hinterlegt ist. In der Stammdatenverwaltung können aus diesem Grunde Fahrzeug-, aber auch Gebäudeschlüssel mit unterschiedlichen Funktionen hinterlegt werden. Nachfolgend wird nur auf die Funktionalitäten für Fahrzeugschlüssel eingegangen. Fuhrparkverwaltung Mit Markieren der Fuhrparkoptionen wird dieses Objekt in alle fuhrparkrelevanten Funktionen eingebunden. Es öffnen sich automatisch Abfragedialoge am System zur Dateneingabe. Es können aber auch externe Daten, wie Inspektionsintervalle zugeordnet werden. Die Fehler und Eingabefelder können frei definiert und mit Sonderfunktionen, wie -Versand oder Blockierung versehen werden. Es stehen eine Vielzahl an Standardberichten zur Verfügung. Es können aber auch nach Bedarf vielfältige Auswertungen programmiert und als individualisierte Berichte hinterlegt werden. Daten können einfach manuel nachgetragen oder korrigiert werden. Hierzu sind jedoch Administratorrechte erforderlich. Auch wird jede manuelle Änderung gesetzeskonform gespeichert. 5

6 Führerscheinkontrolle Die Führerscheinkontrolle ist ein wichtiger Teil der ecos Fahrzeugverwaltung. Vor allem in Verbindung mit dem zuvor beschriebenen Reservierungsmodul wird automatisiert nur Personen mit gültiger Fahrerlaubnis die Nutzung der Fahrzeuge gestattet. Die Führerscheine werden mit eindeutigen RFID-Siegeln versehen. Diese Siegel sind nur zum einmaligen Gebrauch vorgesehen. Beim Ablösen wird der RFID-Chip des Siegels irreparabel zerstört. Dieser RFID-Chip ist von den Lesern der ecos Schlüsselschränke, Schließfachanlagen und Kommunikationsterminals lesbar. Die Führerscheinklassen, ebenso wie das Ablaufdatum werden in die Software übertragen. Mitarbeitern ohne Fahrberechtigung für eine bestimmte Fahrzeuggruppe kann der Zugriff automatisiert verweigert werden. Für unternehmensspezifische Fahrzeuge, wie z. B. Gefahrguttransporte mit regelmäßigen Überprüfungen, können eigene Klassen erstellt werden. Alkoholkontrolle Zur noch besseren Absicherung der Fahrfähigkeit der Nutzer kann an jedes ecos System eine zusätzliche Alkoholkontrolle angeschlossen werden. Nebenstehend handelt es sich um ein ecos premium System mit 20 verriegelten Schlüsselplätzen. Das System öffnet sich nur bei negativem Alkoholtest. 6

7 Mietwagen Ausgabesystem Aufgabe: Für mehrere internationale Flughäfen sollten automatische Ausgabeterminals an das Reservierungssystem eines weltweit agierenden großen Fahrzeugverleihers angebunden werden. Es sollte auch der Barcode des Führerscheins ausgelesen und als Zugriffsmedium verwendet werden. Lösung: In diesem Falle wurden unsere Schubfachanlagen des Types ecos drawer eingesetzt. Der benötigte Barcodeleser wurde an unser Terminal angebunden und die bidirektionale Datenübertragung über SOAP verwirklicht. Aufgabe: Eine große Organisation hat zur Verwaltung aller Ihrer Fahrzeuge eine automatisierte Lösung aus einer Hand gesucht. Es sollte für das gesamte Personal die Reservierung und Ausgabe der Fahrzeugschlüssel sichergestellt werden 24/7. Der Datenaustausch sollte pseudonymisiert und abgesichert mit dem internen Hochsicherheitsnetzwerk erfolgen. Es sollte die komplette Lösung mit Hard- und Software sowie GSM-Kommunikation geliefert und betrieben werden. Landesweite Fuhrparkverwaltung Lösung: Über 500 Schlüsselverwaltungssysteme des Types ecos premium werden landesweit zur Verwaltung von über Fahrzeugen aufgestellt. Alle Systeme kommunizieren mittels 3G/4G mit dem ecos Cloudserver. Über Nutzer haben Zugriff auf alle Fahrzeuge: über die App ecos reserve für Android und ios vor Ort an den ecos Systemen selbst über das Internet-Portal ecos webman 7

8 ecos systems GmbH Stockstädter Str Großostheim Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) ecos systems GmbH Änderungen vorbehalten V.8.1