Reflections On the Design of Domain Specific Semantic Business Process Modeling Languages An Evolutionary Approach Prof. Dr. Jörg Becker Burkhard

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1 Reflections On the Design of Domain Specific Semantic Business Process Modeling Languages An Evolutionary Approach Prof. Dr. Jörg Becker Burkhard Weiß PD Dr. Axel Winkelmann

2 Agenda Reflections on the Adaptation of SBPML 1. Introduction: Business Process Modeling 2. Domain Specific Process Modeling 3. Domain Specific Modeling in Public Adminrations 4. Domain Specific Modeling in the Banking Sector 5. Synthesis of Findings: Adapting SBPML btw. Domains 6. Critical Success Factors for SBPML Adaptation 7. Conclusion, Limitations and Outlook 1

3 Initial Situation: Business Process Modeling in Banks Business process modeling is important in business process reengineering esp. in the context of industrialization in banks. There are a number of general purpose modeling languages that have been developed during the last decades: UML activity diagrams, BPMN, EPC, Automated model analysis with a semi-formal specifications of business processes is hardly possible although h automated t semantic analysis of business process models would allow significant cost saving potential in contrary to manual evaluation. Unlike syntactic ti modeling languages that t mainly incorporate elements from the modeling language, semantic modeling languages also use elements from the domain language in order to make statements about the problem domain. We introduce research results from the application of a semantic business process modeling language (SBPML) in order to achieve easier modeling even for non-experts coupled ld with an automated analysis of the resulting process models in the financial sector. 2

4 Goal Currently: We have more than five years of research in the area of domain-specific semantic business process modeling languages. Goal: We aim at describing our findings and the development of the domain specific pattern-based process modeling language PICTURE. So far, the theoretical concept has been applied to adminrative and service processes in the governmental and banking sector. A comparison of both language dialects has not been taken place so far and will be our objective. We seek to provide a first investigation on ease of adapting a SBPML based on process building blocks (PBB) and strive to identify critical success factors for transferring the domain-specific approach to further domains, for instance in the area of judiciary. 3

5 Or... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrs mittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle zu bestellende Karte teurer als Ers tattungsgr... Schule nächstgelegene Schule zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer kommt für zusätzliche Kosten auf BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) Antragsteller für zusätzliche Koste... nicht BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Antragstellerstammdaten erfasst bereits erfasst daten validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruch BEC_Anspruch generell nicht gegeben gegeben BEC_Anspruchs vorauss etzungen erfüllt gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... nicht auszustellen auszustellen kommt nicht für zus ätzlich... BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Benutzes Verkehrs mittel is t nicht ÖPNV Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstattung is... Antrag auf Vollständigkeit noch nicht erfasst BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich Beförderung in angemieteten Fahrzeugen entstehende Kosten BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe eingepflegt Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) versandt BEC_Antrags tell erdaten nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Anspruchs vorauss etzungen nicht erfüllt BEC_Mitfahrer im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Entstehende Kosten de Kosten BEC_Entstehen- nicht höher als höher als ÖPNV-Kosten ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen noch nicht BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung BEC_Alle neuen Schülerdaten eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) Ablehnungsbescheid(e) e versandt (n) () BEC_Gleiche Kontrollbogen ab Schülerjahreskarte(n) an Schulen (n) versandt zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) versandt BEC_Fehlende Daten nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst nicht zu erstellen BEC_Verwerfe An trag BEC_Schülerstammdaten s tammdaten BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Schulangebotsle s tammdaten s tammdaten BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerfahr- kosteners BEC_Kostenaufstellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Vermessungsantrag Fahrkarten nachträglich BEC_Mitfahrer BEC_Antrag im Antrag ohne Mitfahrer mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde Schülerspezialverkehr BEC_Schülerspezialverkehspezialverkehr wirtschaftlicheschaftlicher nicht wirt- außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszah- lungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC -P rogramm BEC_Bestellle BEC_Bestellle n-bestellung Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste fahrkostenprogramm Problems of Traditional Approaches Universal Business Process Modelling Languages Problems of traditional approaches hard to understand (domain neutral) hard to compare (high freedom degrees) hard to explain (expert knowledge neccessary vor modeling) hardly affordable (very detailled modeling / not economically) hardly usable (missing semantic analysis capabilities) 4

6 Or... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrs mittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle zu bestellende Karte teurer als Ers tattungsgr... Schule nächstgelegene Schule zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer kommt für zusätzliche Kosten auf BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) Antragsteller für zusätzliche Koste... nicht BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Antragstellerstammdaten erfasst bereits erfasst daten validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruch BEC_Anspruch generell nicht gegeben gegeben BEC_Anspruchs vorauss etzungen erfüllt gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... nicht auszustellen auszustellen kommt nicht für zus ätzlich... BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Benutzes Verkehrs mittel is t nicht ÖPNV Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstattung is... Antrag auf Vollständigkeit noch nicht erfasst BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich Beförderung in angemieteten Fahrzeugen entstehende Kosten BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe eingepflegt Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) versandt BEC_Antrags tell erdaten nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Anspruchs vorauss etzungen nicht erfüllt BEC_Mitfahrer im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Entstehende Kosten de Kosten BEC_Entstehen- nicht höher als höher als ÖPNV-Kosten ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen noch nicht BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung BEC_Alle neuen Schülerdaten eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) Ablehnungsbescheid(e) e versandt (n) () BEC_Gleiche Kontrollbogen ab Schülerjahreskarte(n) an Schulen (n) versandt zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) versandt BEC_Fehlende Daten nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst nicht zu erstellen BEC_Verwerfe An trag BEC_Schülerstammdaten s tammdaten BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Schulangebotsle s tammdaten s tammdaten BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerfahr- kosteners BEC_Kostenaufstellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Vermessungsantrag Fahrkarten nachträglich BEC_Mitfahrer BEC_Antrag im Antrag ohne Mitfahrer mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde Schülerspezialverkehr BEC_Schülerspezialverkehspezialverkehr wirtschaftlicheschaftlicher nicht wirt- außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszah- lungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC -P rogramm BEC_Bestellle BEC_Bestellle n-bestellung Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste fahrkostenprogramm Domain Specific Process Modeling Universal Business Process Modeling Languages Solution Approaches Various research projects and prototypes which deal with pattern design, identification and contextual annotations and analyses of process models have been developed. Studies have indicated that there is a lack of practically applicable and analyzable domain-specific languages. 5 Modeling predefined building blocks domain-specific languages decentral and dributed modeling Reflections on Adapting Domain Specific Semantic BPM activities Languages direct interaction with business specials simple syntactical rules

7 Or... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrs mittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen Jahreskarte BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle zu bestellende Karte teurer als Ers tattungsgr... Schule nächstgelegene Schule zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Karte zu teuer kommt für zusätzliche Kosten auf BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) Antragsteller für zusätzliche Koste... nicht BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Antragstellerstammdaten erfasst bereits erfasst daten validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruch BEC_Anspruch generell nicht gegeben gegeben BEC_Anspruchs vorauss etzungen erfüllt gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte ausgestell... nicht auszustellen auszustellen kommt nicht für zus ätzlich... BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Benutzes Verkehrs mittel is t nicht ÖPNV Länge des verkehrsüblichen Schulwegs zur BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstattung is... Antrag auf Vollständigkeit noch nicht erfasst BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich Beförderung in angemieteten Fahrzeugen entstehende Kosten BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe eingepflegt Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) versandt BEC_Antrags tell erdaten nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Anspruchs vorauss etzungen nicht erfüllt BEC_Mitfahrer im Antrag mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kos ten BEC_Entstehende Kosten de Kosten BEC_Entstehen- nicht höher als höher als ÖPNV-Kosten ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen noch nicht BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung BEC_Alle neuen Schülerdaten eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) Ablehnungsbescheid(e) e versandt (n) () BEC_Gleiche Kontrollbogen ab Schülerjahreskarte(n) an Schulen (n) versandt zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) Bewilligungsbescheid(e) BEC Erstattungsbeschei(e) versandt BEC_Fehlende Daten nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst nicht zu erstellen BEC_Verwerfe An trag BEC_Schülerstammdaten s tammdaten BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Schulangebotsle s tammdaten s tammdaten BEC_Vermessungsantrag BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerfahr- kosteners BEC_Kostenaufstellung BEC_Kontrolle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Bestellle BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Vermessungsantrag Fahrkarten nachträglich BEC_Mitfahrer BEC_Antrag im Antrag ohne Mitfahrer mit eingeschlossen BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde Schülerspezialverkehr BEC_Schülerspezialverkehspezialverkehr wirtschaftlicheschaftlicher nicht wirt- außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszah- lungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC -P rogramm BEC_Bestellle BEC_Bestellle n-bestellung Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Haushalt fahrkosten- programm m skassensyste fahrkostenprogramm Solution: SBPML Universal Business Process Modeling Language SBPML Enter Data into IT Domain-specific process building blocks Verification of Document / Forward Document / 6

8 Elements 11 Comparison of SBPML and EPC Elements 51 7

9 Domain Specific Process Modeling 8

10 Domain Specific Process Modeling in Public Adminrations Benchmarking of business processes in 4 communes in Northrhine-Westphalia (Bielefeld, Hamm, Köln, Münster). Complete documentation of the process and service landscape of the commune Altenberge (ca. 500 processes) and derivation of reference processes. Federation 16 Federal States 13 States 22 Adminrative i ti Dricts i t National Level State Level Communal Level Modeling and analysis of 172 processes of the city of Münster and extension of the PICTURE approach. Counties 116 City States Urban com munes County Communes 9

11 Patterns foregovernment Reproduce/Copy Document Scan Change Loc Sight Docum Informatio Perform a Consulation Make an Arrangement/ Agreement Print Enter Data ation ment/ on into IT Perform an Investigation Make a Demand/ Follow Up Encash/Rece Payment eive a t on Data evice Perform a Fo Verificatio Make a Payment Perform a Calc Record Data Storage De ormal on culation Record/Reger Archive Document Interruption of Work Document/ Goes out Perform a Verif of the Conte fication ent Create New Document/ Edit Document/ Document/ Comes in Forward Document/ 10 Becker, Algermissen, Falk (2009)

12 Domain Specific Process Modeling in the Banking Sector Need to extensively analyze business processes for multiple purposes (e.g. business process optimization, operational risk management, business process compliance etc.) is currently of major relevance to banks and even more important due to the financial crisis. With the shared ambition among many banks to industrialize banking processes, the need to model, document and analyze the process landscapes of banks is omnipresent. During three projects in banks we were faced with modeling and analyzing the core processes in order to identify IT investment and reorganization potential. As the business process modeling languages used in these banks (IDEF models, EPCs and flow charts) did not satisfy the banks with regard to analysis possibilities we adapted the method to suite the banks needs. As a semantic process modeling language conss of both syntactical and semantic domain elements, we expected certain adaptations in order to make the language work in a new domain. However, we found out that we only needed slight modifications of the PICTURE notation (e.g. in the PBBs used) to model all business processes of the banks. 11

13 Patterns forbanking Process Building Block Set for Banks Processing Flows and Participation Document / Comes In Search and Coordination Change Location Management Activity Sight Document / Record / Reger Forward Document / MERGED Dokument / Goes Out NEW Create New Document / Verification of Document / MERGED Interruption of Work System Activity NEW Perform Investigation Request Document / ADAPTED Edit Document / Archive Document / Record / Document NEW Destroy Document / NEW Media Change Print Record Data on Data Storage Device Enter Data into IT Perform Consultation Financial Activities Make Arrangement / Agreement Calculate MERGED Reproduce / Copy Document Scan Make Accounting Transaction NEW Make / Receive Payment MERGED Becker, Weiß, Winkelmann (2010) 12

14 l Synthesis of Findings: Adapting SBPML between Domains Evolutionary Design of PBB Sets PBBs for Public PBBs for Banks Adminrations original set from public adminration before it was adaptation to needs of adapted to banking sector specialized and universal bank Document / Document / Comes In Comes In Interruption of Work Interruption of Work System Activity Forward Document / Document/ Goes Out Document/ Goes Out i i l t f bli final set for banks after Modeling efficiency: From various projects in the public adminration domain researchers found that modeling is at least three times faster than modeling with any form of EPC notation. Using informal argument and logical rmation Flows Participation Infor and P Do ocument Pro ocessing Adminrationa Work ch Searc and Coordination Media Change rmation Flows Participation proof, we claim that these results can also be transferred Goes Out to the banking sector, since we only altered the BPML Create New Document Create New Document slightly, while keeping the large majority of its modeling / / Edit Document / Edit Document / paradigms and simplicity. Although we did not measure Record / Reger the time and resources that were necessary for modeling Archive Document Sight Document / Perform a Formal Verification Perform a Verification of the Content Perform a Calculation Make a Payment Encash / Receive a Payment Change Location Perform Investigation Perform Consultation Make an Arrangement / Agreement Make a Demand /Follow Up Print Reproduce / Copy Document Record Data on Data Storage Device Enter Data into IT Scan Infor and P Processing Financial Activities ch Searc and Coordination Media Change Archive Document Destroy Document / Sight Document / Verification of Document / Record / Document Calculate Make / Receive Payment Make Accounting Transaction Change Location Perform Investigation Perform Consultation Request Document/ Preparation Activity Print Reproduce / Copy Document Record Data on Data Storage Device Enter Data into IT Scan PBB Adaptations and Results regarding Modeling and Analysis processes in comparison to modeling with generic modeling languages (e.g. EPC or BPMN), we observed it to be much shorter. Analysis efficiency: With regard to automatically analyzing business process models, we consider the method to be very valuable. The process models are especially useful for automatically analyzing IT investment decisions, for process comparisons, and for IT implementation analyses (esp. for workflow management systems and document management systems because PBBs focus on information flows and document flows). Furthermore, the underlying semantic definition of each building block allows for the automatic identification of sequences. # of PBBs

15 Critical Success Factors for SBPML Adaptation Critical Success Factors for Adapting the Semantic Business Process Modeling Language to Further Domains Process view: many adminrative tasks + linear processes + processes without many parallel tasks or many loops + processes involve many different organizational units + highly repetitive processes + significant number of laws and regulations and thus standardized processes Business object view: focus on immaterial business objects + business object view is not very complex in its structure + focus on immaterial products directly influences the process view resulting in similar il PBBs since activities focus on information, document and payment flows, but not on logical flows or hard physical labor. Organizational view: strictly ti tl hierarchical concepts + organizational departments, roles and responsible persons can be depicted within structured organizational charts + special knowledge required, fostering dributed and cooperative working with coordination that can be achieved efficiently i through h hierarchical structures. t Resource view: resource model not very complex, but hierarchical since e.g. intermediate products used for multiple final products (as in the industry) are rare + apart from human resources used to provide the offered services only few other resources + products delivered are mostly services and thus no complex structure is needed to model these 14

16 Conclusions, Limitations, Outlook Within the two domains of public adminrations and banks, it was possible to develop a stable set of PBBs and to refine the overall method for describing core characteric processes of the domains and for analyzing weaknesses Domain-neutral languages have the advantage, that they can be applied universally to any type of domain, whereas the usage of SBPML is limited to the specific domains. However, this new approach is more sophicated in terms of syntactic evaluations of processes as well as even more important in terms of semantic evaluations due to the encapsulation of semantics in attributes and PBBs. To enable other institutions and companies to also benefit from semantic BPMLs like the PICTURE approach, we have presented first evidence of critical success factors for transferring the PICTURE approach to new domains. suitable new domains to adapt semantic BPMLs may esp. include the following, as they largely involve adminrative tasks focusing on information and document flows at the core of their activities: insurance companies, juridicial institutions (such as lawyers), tax consultancies, business consultancies, vendors of digital it content t etc. 15

17 Contacts Prof. Dr. Jörg Becker Tel.: +49 (0) Dipl. Wirt.-Inform. Burkhard Weiß Tel.: +49 (0) PD Dr. Axel Winkelmann Tel.: +49 (0)