Business Process Modelling A new Method (for the Financial Services Sector)

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1 Business Modelling A new Method (for the Financial Services Sector)

2 Where are we? Scientific Publishing and Thesis Preparation Enterprise Architecture and Innovations Workshop on Business Modeling Business Modeling Service Innovation Creativity Support Systems Creativity in Business es Enterprise Architecture and Business Management Management of BPM Projects Business Compliance Management Domain Specific Reference Models Business Modeling a new Method Meta Modeling and Foundations and Course Organization Enterprise Architecture, Systems, and BPM Course Organization 1

3 Agenda A BPML for the Banking Sector 1. Problem Identification: Analyzing Models in the Banking Sector 2. Objectives of a Solution: Adapting the PICTURE BPML 3. Development & Design of the Artifact: Constructing a Semantic BPML for the Banking Sector 4. Demonstration: Applying the Extended PICTURE Approach to Core Banking es 5. Evaluation: Findings & Limitations of the Real-Life of the BPML 6. Summary & Outlook 2

4 Problem Identification The Current Situation Organization 1 is valid arrives is checked is not valid Decision Maker Consultant 3 Modeling Support Drawing can be shipped Ship Drawing Consultant 1 Consultant 2 Interview Interview Analysis Expert A Expert B Expert C Assumption 4: An arbitrary process modeling language can be used to gather and analyze the models Assumption 3: The consultants (or modeling conventions) make sure that the business process models fit together Assumption 2: There is a small group of methodically trained experts (consultants) who gather the process knowledge Assumption 1: There is a small group of experts who has the entire domain knowledge 3

5 Organization 1 Decision Maker Support Consultant 3 Analysis Problem Identification The Current Situation Problem 3: The business process models are analyzed manually is valid arrives is checked is not valid Modeling Drawing can be shipped Ship Drawing Problem 2: There are no incentives to maintain the business process models Consultant 1 Consultant 2 Interview Interview Expert A Expert B Expert C Problem 1: The construction of the process models is very costly as it often requires external consultants 4

6 The Vision: A Corporate Knowledge Base Organization 1 Drawing can be shipped Ship Drawing Pay Art Art has been Payed arrives Drawing can be shipped is checked Ship Drawing Pay Art is valid is not valid Modeling Modeling Art has been Payed Expert 1 Expert n Solution 1: The domain experts model and maintain the business processes themselves reduced costs 5

7 Ship Drawing Drawing can be shipped Pay Art Art has been Payed is valid arrives is checked is not valid Pay Art Art has been Payed Drawing can be shipped Ship Drawing Ship Drawing Drawing can be shipped Pay Art Art has been Payed is valid arrives is checked is not valid The Vision: A Corporate Knowledge Base Corporate Knowledge Base Consolidation Organization 1 Drawing can be shipped Organization n Ship Drawing Pay Art Art has been Payed is valid arrives is checked is not valid Modeling Drawing can be shipped Ship Drawing Modeling Pay Art Art has been Payed Expert 1 Expert n Solution 2: A specific modeling language Organization is applied 2 that is easy to understand and supports dributed modeling consolidation of the models can be automated 6

8 Ship Drawing Drawing can be shipped Pay Art Art has been Payed is valid arrives is checked is not valid Pay Art Art has been Payed Drawing can be shipped Ship Drawing Ship Drawing Drawing can be shipped Pay Art Art has been Payed is valid arrives is checked is not valid The Vision: A Corporate Knowledge Base Decision Maker 1 Decision Maker n Automated Analysis Automated Analysis Corporate Knowledge Base Consolidation Organization 1 Drawing can be shipped Organization n Ship Drawing Pay Art Art has been Payed 7 is valid arrives is checked is not valid Expert 1 Expert n Modeling Drawing can be shipped Ship Drawing Modeling Pay Art Art has been Payed Solution 3: The business process Organization models 2 are analyzed automatically reduced costs and reuse of the models Research question: What hampers the automated semantic analysis of business process models?

9 Business Modeling Method Used 69% of all banks (41 banks) use standard business process modeling languages Problem Identification The results of a survey Demand for new business process modeling and analysis method 29% (12 banks) wanted to cooperate with us in the future to develop a new bank-specific process modeling notation with a special focus on the analyzability of process models =20% 31% adapted standard methods or created their own business process modeling specifications (19 banks) 31% 26% (5 banks) wanted to cooperate with us in the future to create a new business process modeling language designed specifically for banks 51% of banks are not satisfied with exing methods and are even willing to create their own methods due to a lack of appropriate methods available 8

10 Problem Identification Business process modeling has become an important means in business reorganization and management projects. models can be used e.g. as a basis for decisions on IT investments, reorganizations or the selection and implementation of information systems. With a semi-formal specification of business process models an automated model analysis is hardly possible. Automated semantic analysis of business process models would allow significant cost saving potential in contrary to manual evaluations. Current broadly dributed, commercial modeling tools provide only limited support for the automation of analyses (Blechar 2007; van der Aalst et al. 2003). Highly trained advisors with sufficient domain expertise are necessary in many cases in order to evaluate the business process models (Vergidis et al. 2008). To date, there are various research projects and prototypes which deal with pattern identification and semantic annotations of process models (Celino et al. 2007). Approaches need a domain ontology and a (manual) matching between business models and ontological concepts. 9

11 BPML Goals According to Pfeiffer (2008) the following aspects should be supported by a BPML: a comparison of business process elements or sub-processes as to whether they are semantically equally (although they might be named differently), similar or different, a pattern search in models in order to analyze the occurrence of a particular collection of model elements (e.g. the number of media breaks as an indicator for the introduction of a document management system), and an evaluation of business process models as to check whether a business process model is an adequate and complete representation of its application domain. 10

12 Goal Setting with Respect to Initial Situation PROBLEM RELEVANCE: need to extensively analyze business processes for multiple purposes is currently of major relevance in the banking sector and has become even more important in the financial crisis. Analysis purposes in banks include optimization of business processes, compliance of processes with legal rules, management of (operative) risks in the process landscape, human resource requirements planning and product costing according to the process-oriented allocation of costs RESEARCH QUESTION: How can we design a process modeling language for banks which is suitable to solve the problem of economic modeling and also semi-automatic or even automatic analysis? GOAL: our goal is the development of a semantic BPML for the specific application of IT-driven business process analysis in the banking sector 11

13 Agenda A BPML for the Banking Sector 1. Problem Identification: Analyzing Models in the Banking Sector 2. Objectives of a Solution: Adapting the PICTURE BPML 3. Development & Design of the Artifact: Constructing a Semantic BPML for the Banking Sector 4. Demonstration: Applying the Extended PICTURE Approach to Core Banking es 5. Evaluation: Findings & Limitations of the Real-Life of the BPML 6. Summary & Outlook 12

14 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer stelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... Schule nächstgelegene Schule BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule ausgestell... BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ausreichend genau messbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs BEC_ÖPNV nicht verfügbar Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich BEC_Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst sind BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schulangebotsle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellle BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Bestellle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Bestellle BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerjahreskarte nicht auszustellen BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_ -P rogramm BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Universal Business Modelling Languages Problems of Traditional Approaches Problems of traditional approaches hard to understand (domain neutral) hard to compare (high freedom degrees) hard to explain (expert knowledge neccessary vor modeling) hardly affordable (very detailled modeling / not economically) hardly usable (missing semantic analysis capabilities) 13

15 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer stelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... Schule nächstgelegene Schule BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule ausgestell... BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ausreichend genau messbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs BEC_ÖPNV nicht verfügbar Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich BEC_Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst sind BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schulangebotsle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellle BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Bestellle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Bestellle BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerjahreskarte nicht auszustellen BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_ -P rogramm BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Requirements for a Solution to the Modeling Dilemma Universal Business Modeling Languages Solution Modeling predefined building blocks domain-specific languages decentral and dributed modeling activities direct interaction with business specials simple syntactical rules Use / Analysis comparison of models goal-focused modeling (relevance / economically) 14

16 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer stelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... Schule nächstgelegene Schule BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule ausgestell... BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich BEC_Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst sind BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schulangebotsle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellle BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Bestellle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Bestellle BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerjahreskarte nicht auszustellen BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_ -P rogramm BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Forward Document / Verification of Document / Solution: Domain-specific semantic BPML Universal Business Modeling Language Document / Comes In Document / Comes In Enter Data into IT Enter Data into IT PICTURE Domain-specific process building blocks Verification of Document / Forward Document / 15

17 Domain-Specific Modeling in Public Adminrations Benchmarking of business processes in 4 communes in Northrhine-Westphalia (Bielefeld, Hamm, Köln, Münster). Complete documentation of the process and service landscape of the commune Altenberge (ca. 500 processes) and derivation of reference processes. Federation 16 Federal States 13 States 22 Adminrative Dricts National Level State Level Communal Level Modeling and analysis of 172 processes of the city of Münster and extension of the PICTURE approach. 323 Counties County Communes 116 Urban communes 3 City States 16

18 PICTURE Building Blocks for Public Sector (1) Core building blocks Record Data on Data Storage Device Encash/Receive a Payment Document/ Comes in Create New Document/ Edit Document/ Document/ Goes out Document/ Comes in Create New Document/ Edit Document/ Document/ Goes out Archive Document Archive Document Building blocks for specific tasks Scan Scan Record Data on Data Storage Device Encash/Receive a Payment Perform a Consulation Perform a Consultation Make a Payment Make a Payment 17

19 PICTURE Building Blocks for Public Sector (2) Building blocks for common tasks Reproduce/Copy Document Record/Reger Record/Reger Interruption of Work Make an Arrangement/ Agreement Make a Demand/ Follow Up Enter Data into IT Change Location Forward Document/ Perform a Verification of the Content Perform a Formal Verification Sight Document/ Enter Data into IT Perform a Formal Verification Sight Document/ Perform an Investigation Perform an Investigation Reproduce/Copy Document Perform a Verification of the Content Print Print Perform a Calculation Perform a Calculation Building blocks for coordination and organization Interruption of Work Make an Arrangement/ Agreement Make a Demand/ Follow Up Change Location Forward Document/ 18

20 Agenda A BPML for the Banking Sector 1. Problem Identification: Analyzing Models in the Banking Sector 2. Objectives of a Solution: Adapting the PICTURE BPML 3. Development & Design of the Artifact: Constructing a Semantic BPML for the Banking Sector 4. Demonstration: Applying the Extended PICTURE Approach to Core Banking es 5. Evaluation: Findings & Limitations of the Real-Life of the BPML 6. Summary & Outlook 19

21 Adminrational Work Perform a Formal Verification Encash/Receive a Payment Change Location Perform a Formal Verification Encash/Receive a Payment Change Location Perform a Verification of the Content Perform a Calculation Make a Payment Sight Document/ Perform a Verification of the Content Perform a Calculation Make a Payment Sight Document/ Perform an Investigation Perform a Consulation Create New Document/ Record/Reger Create New Document/ Record/Reger Perform an Investigation Perform a Consultation Document ing Building Blocks of the PICTURE-Method Make a Demand/Follow Up Make an Arrangement/Agreement Edit Document/ Archive Document Edit Document/ Archive Document Search and Coordination Make a Demand/ Follow Up Make an Arrangement/Agreement Document/ Comes in Interruption of Work Print Reproduce/Copy Document Flows and Participiation Document/ Comes in Interruption of Work Media Change Print Reproduce/Copy Document Forward Document/ Document/ Goes out Record Data on Data Storage Device Enter Data into IT Scan Forward Document/ Document/ Goes out Record Data on Data Storage Device Enter Data into IT Scan Building Block Enter Data into IT PICTURE Language Constructs Views of the PICTURE Method and their Coherence Core s of the PICTURE View and their Relationships Various research projects and prototypes which deal with pattern design, identification and contextual annotations and analyses of process models have been developed. Studies have indicated that there is a lack of practically applicable and analyzable semantic domain-specific languages. Business Object View What is being processed / produced? Business Object Model Organisational View Who carries out an activity? Organizational Model input output Resource View What is being used / required? Resource Model carried out by View What is being done how? Building Blocks Variants Subprocesses es uses / requires View Subprocess I Enter credit application data into IT system Hence, based on findings in semi-formal process modeling projects, researchers developed a novel pattern-based semantic approach to business process modeling called the PICTURE approach. It originated in the public adminration sector and supports the semantic analysis of process models. Set of Domain-Specific Building Blocks Lowest Granularity Level of View: Building Blocks for Domain-Specific Semantic BPML Variant A Subprocess II Variant B 20

22 Edit Document / Create New Document / Make Arrangement / Agreement Verification of Document / Sight Document / Request Document / Archive Document / Destroy Document / Proposed Building Block Set for the Banking Sector Make Accounting Transaction PICTURE Building Block Set for Banks ing Forward Document / Sight Document / Create New Document / Reproduce / Copy Document Make / Receive Payment Record Data on Data Storage Device Edit Document / Record / Reger Record / Document Record / Reger Verification of Document / ADAPTED Record / Document NEW Flows and Participation Interruption of Work Forward Document / Interruption of Work Media Change Document / Comes In Document / Infromation Goes Out System Activity Document / Comes In System Activity Dokument / Goes Out NEW Record Data on Data Storage Device Search and Coordination Change Location Perform Investigation Perform Consultation Change Location Perform Investigation Perform Consultation Make Inquiry Adminrational Work Request Document / Make Inquiry NEW Make Arrangement / Agreement Archive Document / Destroy Document / NEW Print Print Enter Data into IT Enter Data into IT Management Activity Management Activity NEW Calculate Calculate Reproduce / Copy Document Scan Scan Make Accounting Transaction NEW Make / Receive Payment ADAPTED 21

23 Organizational View View PICTURE Extensions for Banking Sector in Detail 1 2 adjusted building blocks incoming payments and outgoing payments merged to Make / Receive Payment formal verification and verification of content merged to Verification of Document / 2 6 new building blocks documentation activity (reason: don t hide specificity) accounting transactions (reason: don t hide specificity) Destroy Document / (reason: did not correspond to exing building blocks) Request Document / (reason: did not correspond to exing building blocks) Management Activity to model management processes (as opposed to core and support processes actually only supported by PICTURE) including planing, preparing, monitoring, steering, controlling activities System Activity to model IT system activities (hiding detailed process maps for IT department usage in UML notation) 3 2 major new building block attributes many follow-up activities in banks importance of four-eyes principle 4 1 new organizational perspective extended organizational chart to include customers to model processes or process fragments performed by customers 22

24 Metamodel of SBPML for Banks View Changes View Symbol Legend View Map comprises Business Area encapsulates Value Chain Context Entity Type Core Support Variant Sequence Sequence N,T Only subprocesses within same process Subprocess Sequence Only variants within same process Output is part of contains is value creating part of Subprocess is executed by Value Chain Product / Network Service L is supervised by Product / Service Subprocess Bundle Relationship Type Reinterpreted Relationship Type Constraint Generalization / Specialization Types Disjunctive, Complete Non-Disjunctive, N,T Complete Cardinality (min, max) Map Core N,T comprises Sequence Business Area encapsulates Value Chain Network Product / Service L Output Value Chain Context Product / Service Subprocess Variant Variant Building Block Only process building Sequence blocks within one subprocess variant Building Block Variant Instance Only subprocesses of the same process Parallel Parallel Triggers Building Block Synchronizers Relation Model Type Relation Building Block instantiates Building Block Attribute Related Building Building relates Block Type Block Type Attribute is executed by has has instantiates Legend regarding Changes between SBPML Metamodel for Public Adminrations and Banks New or Changed Eliminated (Former ) New or Eliminated Changed New or Eliminated Changed Resource View Resource Resource Type Hierarchy Resource Type Relation Resource Type Support Variant Sequence Only subprocesses within same process Variant Subprocess Sequence Only variants within same process is part of Subprocess Subprocess Variant contains is supervised by is value creating part of is executed by Subprocess Bundle Supervising Job Position Executing Job Position Board Members Board Communication Partner Job Position Type Hierarchy in Organizational Unit Organization Hierarchy Organizational View Job Position Type Job Position Type in Organizational Unit Organizational Unit Organizational External Partner is instantiated by Activity Operator N,T Employee Job Position Type Relation Employee Job Position (Planned) Customer (formerly Citizen) Activity Operating Employee Job Position Type Only employees of the specified job position type for an activity Job Position Employee Relation Business Company Business Object View Business Object Document Relation Governmental Institution Related Document Material Object Parallel Relation Type Only process building blocks within one subprocess variant Only subprocesses of the same process Parallel Triggers Building Block Synchronizers Model Relation relates Building Block Sequence Building Block Variant Instance Building Block instantiates Building Block Type has has Building Block Attribute instantiates Building Block Type Attribute 23 is executed by

25 Metamodel of SBPML for Banks Organizational View Changes comprises Map Sequence Core N,T Only subprocesses within same process Support Subprocess Sequence Only variants within Variant same process Sequence View Business Area is part of contains is value creating part of Subprocess is executed by encapsulates Value Chain Product / Network Service L Output is supervised by Value Chain Context Product / Service Subprocess Bundle Symbol Legend Entity Type Relationship Type Reinterpreted Relationship Type Constraint Generalization / Specialization Types Disjunctive, Complete Non-Disjunctive, N,T Complete Cardinality (min, max) In contrast to public adminrations, banks also want to model what kind of activities their customers perform for two reasons: a) They want to involve customers in processes to avoid employee costs. b) They want to be customer-friendly and make processes fast and with a high quality result for customers. Organizational View Subprocess Variant Variant Building Block Only process building Sequence blocks within one subprocess variant Building Block Variant Instance Only subprocesses of the same process Parallel Parallel Triggers Building Block Synchronizers Relation Model Type Relation Building Block instantiates Building Block Attribute Related Building Building relates Block Type Block Type Attribute is executed by has has instantiates Legend regarding Changes between SBPML Metamodel for Public Adminrations and Banks New or Changed Eliminated (Former ) New or Eliminated Changed New or Eliminated Changed Resource View Resource Resource Type Hierarchy Resource Type Relation Resource Type Supervising Job Position Executing Job Position Board Members Job Position Type Hierarchy in Organizational Unit Organization Hierarchy Job Position Type Job Position Type in Organizational Unit is instantiated by Activity Operator N,T Employee Job Position Type Relation Activity Operating Employee Job Position Type Only employees of the specified job position type for an activity Supervising Job Position Executing Job Position Board Members Board Communication Partner Job Position Type Hierarchy in Organizational Unit Organization Hierarchy Organizational View Job Position Type Job Position Type in Organizational Unit Organizational Unit Organizational External Partner is instantiated by Activity Operator N,T Employee Job Position Type Relation Employee Job Position (Planned) Customer (formerly Citizen) Activity Operating Employee Job Position Type Only employees of the specified job position type for an activity Job Position Employee Relation Business Company Business Object View Business Object Document Relation Document Material Object Governmental Institution Board Communication Partner Organizational Unit Organizational External Partner Employee Job Position (Planned) Customer (formerly Citizen) Job Position Employee Relation Business Company Governmental Institution 24

26 Agenda A BPML for the Banking Sector 1. Problem Identification: Analyzing Models in the Banking Sector 2. Objectives of a Solution: Adapting the PICTURE BPML 3. Development & Design of the Artifact: Constructing a Semantic BPML for the Banking Sector 4. Demonstration: Applying the Extended PICTURE Approach to Core Banking es 5. Evaluation: Findings & Limitations of the Real-Life of the BPML 6. Summary & Outlook 25

27 Leungsbaustein easyc redit C heck [AU ec-c heck ] Leungsbaustein B estellsupport für ec -Shop oder Partnerbank [AU _Bestellsupport (Shop, PB)] Allgem eine Kundenberatung Produktm erkm alsberatung Prozessberatung Anw endungs beratung Beratung zu Bestellung Produktberatung Kreditablösung beraten erklären Produktfolio vorstellen Bestandskundenberatung An anderere Abteilungen verw eisen System entscheidungen Auskunft über Daten geben Stornoanfrage für ec -Shop oder Partnerbank bearbeiten [AU _Storno/Änderanfrage bearbeiten (Shop/PB)] Stornoanfrage für ec-shop oder Partnerbank bearbeiten Stornoanfrage von nicht freigeschalteter Bestellung bearbeiten Stornoanfrage von freigeschalte ter und nicht im System verm erkter Bestellung bearbeiten Stornoanfrage von freigeschalte ter und im System verm erkter Bestellung bearbeiten Auskunft über Kundensituation geben Stornoanfrage bei abgelehntem Kredit bearbeiten Leungsbaustein K undenaquise [AU Bestelltermin vereinbaren] Kundeninteresse an easycredit bearbeiten Produktberatung Kundenberatung zu Beispielangebot Term in für persönliches Beratungsgespräch vereinbaren Beratungsgespräch im ec-shop vereinbaren Kunde über Internetbestellm öglichkeiten inform ieren Beratungsgespräch in PB-Filiale vereinbaren Kunde über m ögliches Bestellungsgespräch inform ieren Term in für persönliches Beratungsgespräch aktualisieren Standard Leungsbaustein K redit über ec -Shop oder Partnerbank bestellen [AU _Kredit bestellen (Shop/PB)] Kreditbestellung im ec-shop Fachlichen Fehler bei ec-bestellung im Internet beheben Fehler bei eingegebenen Daten Inform ationen von Auskunfteien benötigt Leungsbaustein U nterlagen digitalisieren Leungsbaustein ec Bestellung und freigeben (Shop/PB) [AU ec-bestellung prüfen und freigeben (Shop/PB)] Teilprozess Variante Variante Leungsbaustein Unterlagen digitalisieren Rücktritt von ec-bestellung bestätigen Angebotsw unsch entgegennehm en Angebotsw unsch m it Kreditunterlagen entgegennehm en Kreditunterlagen archivieren Digitale Kreditunterlagen archivieren Rücktritt von nicht freigegebenem Kredit bestätigen Leungsbaustein ec - B estellunterlagen anfordern [AU ec- Bestellunterlagen anfordern] Angebotsw unsch ohne Kreditunterlagen entgegennehm en Postalische Kreditunterla gen archivieren Rücktritt von freigegebener und nicht im System verm erkter Bestellung bestätigen Rücktritt von freigegebener und im System verm erkter Bestellung bestätigen Bestellunterlagen an Kunden senden Rücktritt von ausgeführtem Kredit bestätigen Leungsbaustein ec Bestellung und freigeben (Brief/Internet) [AU ec-bestellung prüfen und freigeben (Brief/Internet)] Teilprozess Variante Variante Leungsbaustein Unterlagen digitalisieren Leungsbaustein K redit bestellen (B rief) [AU Kredit bestellen (Brief)] Daten für neue postalische Kreditanfrage erfassen Neukundendaten für einen Kreditnehm er einer neuen postalischen Kreditanfrage erfassen Kreditantrag auf Auskunftei- Zustimmung prüfen Auskunftei- Zustim m ung für Kreditauftrag wurde erteilt 1. Kreditentscheidung grün Restliche Daten zur 2. Kreditentscheidung erfassen Standard 2. Kreditentscheidung 2. Kreditentscheidung grün Bestandskundendaten Neukundendaten für zw ei Kreditnehm er einer neuen postalischen Kreditanfrage erfassen Auskunftei Zustim m - ung für Kreditauftrag w urde nicht erteilt grau 2. Kreditentscheidung zuerst grau; w ird zu grün Leungsbaustein Bestellsupport über Internet [AU _Bestellsupport (Internet)] Bestandskundendaten für einen Kreditnehm er einer neuen postalischen Kreditanfrage erfassen 2. Kreditentscheidung Kreditentscheidung Kreditentscheidung Kreditentscheidung rot 2. Kreditentscheidung zuerst grau; w ird zu rot, w obei Laufzettel benötigt wird Allgem eine Kundenberatung R ücktritt von ec -B estellung bestätigen [AU R ücktritt ec- Bestellung bestätigen] Produktm erkm alsberatung für zw ei Kreditnehm er einer neuen postalischen Kreditanfrage erfassen 2. Kreditentscheidung zuerst grau; w ird zu rot, w obei Laufzettel nicht benötigt wird SBS führt Druck und Versand durch rot, w obei Laufzettel benötigt wird Anw endungs beratung Daten für bereits eingereichte Kreditanfrage erfassen Kundendaten ergänzen 2. Kreditentscheidung rot, w obei Laufzettel nicht benötigt wird Kundendaten vervollständi gen Beratung zu Bestellung 2. Kreditentscheidung aufgrund fehlender Unterlagen nicht durchführbar SBS führt Druck und Versand durch Datenprüfung RKV- Beratung System - beratung Produktausw ahlberatung Bestandskundenberatung Prozessberatung Datenprüfung Leungsbaustein K redit über Internet bestellen [AU _Kredit bestellen (Internet)] Kredit über Internet bestellen Leungsbaustein B estellterm in vereinbaren [AU B estellterm in vereinbaren (GrünNicht Fehler bei Kreditbestellung über Internet beheben Standard A PICTURE Case Study in Transactional Banking Example of End-to-End GOAL: model a large part of daily operating process landscape with a focus on analyzing core banking business processes IDEA: Credit process most researched therefore choose case accordingly CASE: Bank specializing in consumer credits. Operated only a single product consumer credits. Bank provides credits for over 900 banks in Germany and Austria, while at the same time it also operates over 60 subsidiary shops in different cities, which only offered its credit product. Employed over people in 2007, who together as a bank served customers, totaling a credit volume of 4.63 billion Euros Bestellsupport für ec-shopoder Partnerbank[AU _Bestellsupport (Shop, PB)] AllgemeineProduktberatung BeratungzuBestellung Bestandskundenberatung Produktmerkmalsberatung Produktmerkmalsberatung Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung Prozessberatung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Prozessberatung Anwendungsberatung Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Anwendungsberatung Auskunft über Kundensituationgeben Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Auskunft über die Kundensituation geben Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung Kreditablösung beraten FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Kreditablösungsberat ung Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung RKV-Beratung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären RKV-Beratung Systementscheidung erklären Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Recherche Beratung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Systementscheidung recherchieren Systementscheidung miteilen Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung Produktportfolio vorstellen FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Produktauswahlberat ung AnandereAbteilung verweisen Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Auf anderequelle verweisen Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Beratung Produktberatung FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Produktberatung geben Auskunft über Daten geben Dokument/ geht ein Formelle/Inhaltliche Prüfung vornehmen Recherche Beratung Dokumentieren FragenzueCgehen ein Auskunftsart klären Datenrecherchieren Auskunft geben Beauskunftung dokumentieren 26

28 Optimization Scan Time needed / Effort invested Analysis Document / Comes In Print Modeling 1 Key Facts of Case Study Needed a team of 7 people needed for 3 weeks to take up 50% of all production relevant processes (credit production, shared services, ) via 2 on 1 interview s resulting in a modeled 20 % share of the bank s entire process landscape Simple Pattern (One Building Block and Attributes) Simple Pattern (Two Directly Connected Building Blocks Neglecting Attributes) 2 Used pattern search to identify process optimization potentials Document / Comes In Communication Channels?%?%?% 0%?% Print Scan 3 Could identify 35 optimization potentials for bank (50% of those could be found automatically and 50% were minor or very specific to detailed activities wihin process and could only be identified through interviews) 27

29 Document / Comes In Interruption of Work Document / Goes Out Role Cases per year Request Document / Create New Document / Duration Enter Data Into IT Duration Archive Document / Docuement / Comes In Sample Banking in PICTURE Notation Sample with Detailed Subprocess in PICTURE Notation Handling of Decedent s Estate Subprocess I Subprocess II Subprocess III Subprocess IV Variant A Variant B Variant B Variant A Variant C Certified copy of death certificate comes in Communication Channels 65% 10% 5% 20% 0% 0% Set profile of customer to decedent 1min Archive certified copy of death certificate Subprocess Screen decedent s estate Attributes Decedent s Estate Special Request certified copy of death certificate Communication Channels 90% 10% 0% 0% 0% 0% Determine decedent s account balance for fiscal authority 5min Decedent s estate case comes in Communication Channels 35$ 10% 5% 20% 30% 0% Wait for certified copy of death certificate Transport and Idle Time 2 Days Forward decedent s account balance to fiscal authority Communication Channels 90% 10% 0% 0% 0% 0% 28