Job ausschreiben >Zu Tun wer ok Rücksprache mit Arbeitgeber und Eckdaten definieren >B2-7

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1 jobs4teens.ch ist ein Projekt der Pro Juventute Kanton Bern in Zusammenarbeit mit lalen Fachstellen der offenen Kinder- und Jugendarbeit im Auftrag von voja (Verband offene Kinder- und Jugendarbeit Kanton Bern). B2-2 Vermittlung Ist ein Jobangebot >B2-7 eingegangen gilt es einen geeigneten Jugendlichen zu vermitteln. Damit die Vermittlung erfolgreich zustande kommt, sind folgende Schritte auszuführen. Legende: = Hinweis zu Flussdiagramm > Navigation in der Datenbank = jugendliche Helfer > () Aufgaben nur bedingt für jugendlichen Helfer = Mitarbeiter OKJA/Jobbörse > Aufgaben nur für bestimmt Schritte Wer führt aus Bemerkung Job ausschreiben, () Wurden die Eckpunkte des Jobs mit dem Arbeitgeber definiert? >online Inserat jobs4teens.ch >Jugendliche bewerben sich online Vorauswahl Jugendliche, () Durch setzen der entsprechenden Filter >Datenbank Jugendliche Job per anbieten Bewerbung, Kontrolle (passt der Jugendliche), Termin für Bewerbungsgespräch vereinbaren, ev. Absage Jugendliche bewerben sich online Jugendliche melden sich telefonisch, per oder persönlich Bewerbungsgespräch, PK Job aufzeigen, Fragen klären Für einen Job können sich 1 - max. 3 Jugendliche bewerben Auswahl treffen, PK Basierend auf den Bedürfnissen des Arbeitgebers und der Einschätzung des, erhält der geeignetste Jugendliche die Zusage für den Job Auftragsvereinbarung, PK Auftragsvereinbarung aushändigen, Einzelheiten klären, Feedback-Gespräch vereinbaren Einsatz vermitteln, PK Der Einsatz wird zwischen dem Arbeitgeber und dem Jugendlichen vermittelt Job ausschreiben Eckdaten des Jobs Die Eckdaten des Jobs/Einsatzes müssen mit dem Arbeitgeber definiert sein Tätigkeit, Beschreibung, PLZ, Datum, Einsatzzeit >umso mehr Informationen desto besser Job online stellen Registrierte Jugendliche können Details von aktuellen Jobs anschauen und sich online bewerben Job ausschreiben >Zu Tun wer Rücksprache mit Arbeitgeber und Eckdaten definieren >B2-7 Einträge im Profil erstellen Job aktiv und sichtbar setzen > B2-17 Job aktuell B2-17 Vorauswahl Jugendliche Setzen von Filter Im Profil der Jugendlichen werden anhand der Eckdaten (PLZ, Einsatzzeit, Alter, Tätigkeiten, Erfahrungen, etc.) auf den Job in Frage kommende Jugendlichen eruiert. kann die Eingabe vornehmen, überprüft die Eingaben Die Selektionskriterien können vom erweitert/ergänzt werden > Verhalten, Erfahrungen, Kenntnisse, Zertifikate, Bedürfnisse etc.

2 Per geeigneten Jugendlichen den Job anbieten Empfehlung: möglichst vielen Jugendlichen den Job anbieten es sollen mind. 1 bis max. 3 interessierte Jugendliche pro Job zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden interessierte Jugendliche sollen sich selber bei der Jobbörse melden >Selbstinitiative fördern Verfügen Jugendliche über keine , können sie telefonisch kontaktiert werden Vorauswahl Jugendliche > Zu Tun wer Filter setzen Überprüfung der Filteroptionen > Den Anforderung entsprechend weitere Filteroptionen setzten Per -Vorlage den Job passenden Jugendlichen anbieten >Vorlage bei Jobs aktuell verwenden eine Standartmail mit den Eckdaten des Jobs wird generiert >Text überprüfen und ggf. ergänzen die Jugendlichen sollen sich bei Interesse selber melden; Von nichts kommt nichts (Selbstinitiative) In Frage kommende Jugendliche ohne Mail sind telefonisch zu kontaktieren () B2-13 B2-17 Bewerbung Online Jugendliche bewerben sich online auf einen Job >automatische an Jobbörse passt der Jugendliche anhand seines Profils auf den Job? >Die Jobbörse nimmt mit dem Jugendlichen Kontakt auf Per Tel., oder persönlich Jugendliche können sich auch auf diese Art auf einen Job bewerben hat die Jobbörse ihm den Job per angeboten, kann davon ausgegangen werden, dass sein Profil dem Job entspricht bewirbt sich ein Jugendlicher auf anderem Weg für einen Job > Kontrolle ob er anhand seines Profils passt Bewerbungsgespräch vereinbaren >mit interessierten und passenden Jugendlichen ist der Jugendliche Interessiert, wird ein Termin für ein Bewerbungsgespräch vereinbart der Termin (Datum/Zeit) wird im Profil mit festgehalten nachfragen ob der Jugendliche den Termin auch notiert hat! das Bewerbungsgespräch dient u.a. der Eignungsprüfung es sollen mind. 1 bis max. 3 interessierte Jugendliche pro Job zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden Absage Jugendliche die sich beworben haben und nicht dem Job-Profil entsprechen oder sich zu spät gemeldet haben, wird die Absage mitgeteilt zu empfehlen telefonisch >Gründe erklären erreicht man den Jugendlichen nicht per Telefon: > (Standartmail bei Jobs aktuell ) Bewerber die den Job nicht erhalten haben, erhalten den Status mit einen grünen Punkt >vorgemerkt (Warteliste, bevorzugen beim nächsten Job der passend ist) Bewerbung >Zu Tun wer Insofern die Bewerbung nicht über die Plattform eingegangen ist, eine Bewerbung für den Jugendlichen erstellen. > Bewerbung hinzufügen! Mit 1 max. 3 Jugendlichen Termine für Bewerbungsgespräche vereinbaren der schnäller isch dr gschwinder, () auf überzählige Bewerber ggf. zurückgreifen wenn die Vermittlung nicht zu Stande kommt Online Kontrolle ob das Profil des Bewerbers den Eckdaten des Jobs entspricht wenn ja > telefonisch einen Termin für Bewerbungsgespräch vereinbaren Passt der Bewerber nicht, oder es wurde schon mit genügend Bewerber ein Gespräch vereinbart telefonisch (od. per Standartmail) Absage mitteilen >Gründe erklären im Profil Bewerbungen > Job nicht erhalten Per Tel., oder persönlich Kontrolle ob das Profil des Bewerbers den Eckdaten des Jobs entspricht wenn ja > telefonisch (persönlich) einen Termin für Bewerbungsgespräch vereinbaren Den Termin (Datum, Uhrzeit, Job) vermerken > Bewerbungen + Termine Bewerben en sich keine oder zu wenige Jugendliche auf den Job >passende Jugendliche telefonisch anfragen B2-13 B2-15 B2-16 B2-17, ()

3 Bewerbungsgespräch Terminkontrolle >wird der Termin vom Jugendlichen eingehalten? wurde der Termin nicht eingehalten: hat er sich abgemeldet oder ist er einfach nicht erschienen? wie zuverlässig ist er? Hinweise zu seinem Verhalten >in seinem Profil festhalten Der Job/Einsatz wird dem Bewerber detailliert aufgezeigt Einsatzzeiten, Dauer des Einsatzes, was ist genau die Aufgabe, was gibt es zu tun Besonderheiten, Wünsche und Anforderungen seitens des Arbeitgebers gilt es eine Kündigungsfrist einzuhalten >ist dies i.o? wie hoch ist der Verdienst >ist dies i.o? Der Job soll dem Jugendlichen schmackhaft gemacht werden >positiv argumentieren ist sehr wichtig! oft wird erst bei einer konkreten Anfrage bewusst, dass Taschengeld verdienen mit Arbeit verbunden ist Durch das persönliche Gespräch kann sich der Jugendliche ein klareres Bild über die Aufgabe machen. Zudem macht er wichtige Erfahrungen des Bewerbungsprozesses. Der erhält mittels des direkten Kontakts die Möglichkeit den Jugendlichen auf seine Eignung für den Einsatz hin zu prüfen. wie ist seine Motivation? hat er schon Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben gemacht? kann er sich die Aufgabe vorstellen? Bewerbungsgespräch >Zu Tun wer Den Termin entsprechend quittieren > Termine Bewerbungsgespräch anhand der genannten Punkte führen Die gewonnenen Erkenntnisse/Eindrücke festhalten > Bewerbungen Pünktlichkeit? Motivation? entspricht er den Anforderungen? kann er sich die Aufgabe vorstellen? Notiz von Jugendlichem festhalten welche Fragen wurden gestellt, wie stellt er sich den Job vor etc. B2-15 Auswahl treffen Wurden alle Bewerbungsgespräche geführt, wird der Job dem geeignetsten Jugendlichen zugesprochen. Kriterien sind: ist er motiviert für diesen Einsatz? hat er schon Erfahrungen mit ähnlichen Jobs, Ausweise oder allenfalls schon eine Zertifizierung >C4? wie schätzt man die Situation des Jugendlichen ein, kann er sich die Aufgabe vorstellen? was zeigen die bisherigen Vermittlungserfahrungen mit dem Jugendlichen, wie ist seine Einstellung? wie ist das Verhalten des Jugendlichen (Verbindlichkeit, Pünktlichkeit, Auftreten etc.)? Auswahl treffen >Zu Tun wer Zuerst die Zusage dem geeignetsten Bewerber vor Ort oder per Tel. mitteilen will er den Job immer noch? Wenn ja: ist der Jugendliche nicht gleich vor Ort, mit ihm einen Termin für das Aushändigen der Auftragsvereinbarung und für das informieren über den ersten Einsatz vereinbaren anschliessend: den anderen Bewerbern die Absage mitteteilen telefonisch (od. per Standartmail) >Gründe erklären wenn nein: wird der nächst beste Bewerber kontaktiert >Termin für Auftragsvereinbarung, Einsatzbesprechung Entsprechendes in den Profilen der Jugendlichen festhalten Job erhalten oder nicht erhalten >B2-15 Bewerbungen Ist der Jugendliche der die Zusage für den Job erhalten hat nicht gleich vor Ort, mit ihm einen Termin für das Aushändigen der Auftragsvereinbarung und für das informieren über den ersten Einsatz vereinbaren Termin festhalten >B2-16 Termine B2-15 B2-16

4 Einsatz vermitteln Der erste Einsatztermin wird mit dem Arbeitgeber persönlich abgesprochen. Ideal wenn der Jugendliche anwesend ist! Rücksprache mit dem Arbeitgeber B2-7 Sind noch Fragen zu beantworten? Einsatz vermitteln >Zu Tun wer Rücksprache mit dem Arbeitgeber Rücksprache anhand der Vorgaben unter B2-7 führen der erste Einsatztermin wird mit dem Arbeitgeber persönlich vereinbart + festgehalten >B2-17 Jobs aktuell. Ideal ist, wenn der Jugendliche dabei anwesend ist (dies verhindert Missverständnisse) genauer Treffpunkt und Uhrzeit vereinbaren dem Auftraggeber die Handynummer des Jugendlichen mitteilen (falls etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommen sollte) Offene Fragen beantworten sowohl mit dem Arbeitgeber wie dem Jugendlichen B2-17 Auftragsvereinbarung B3-5 Die Auftragsvereinbarung wird von der Datenbank automatisch generiert bei > D. Druck werden die Angaben des Jobs mit den Angaben des Jugendlichen verknüpft und eingefügt Die Auftragsvereinbarung dient als Beleg für den Einsatz, die Arbeitsstunden und Entschädigung (Quittung) das Original ist vom Arbeitgeber und vom Jugendlichen, anlässlich des ersten Einsatzes und vor Arbeitsbeginn zu unterschreiben und anlässlich des Feedbackgesprächs der Jobbörse abzugeben die Arbeitsstunden und die Entschädigung sind nach jedem Einsatz vom Arbeitgeber zu quittieren Alle Daten für den Einsatz sind im Job aktuell festzuhalten Angaben des Jugendlichen ergänzen Termin für den ersten Einsatz und wenn möglich der weiteren Einsätze Wurde eine Kündigungszeit mit dem Arbeitgeber vereinbart? es kann sein, dass der Arbeitgeber angewiesen ist über einen Wechsel frühzeitig in Kenntnis gesetzt zu werden Wurde mit dem Arbeitgeber ein Schnuppereinsatz vereinbart als Eignungstest für den Jugendlichen Wann und auf welche Weise erhält der Jugendliche die Entschädigung? in der Regel jeweils nach getaner Arbeit (Einsatzende) > bar in die Hand nach Abmachung mit dem Arbeitgeber auch per Ende Monat möglich in Ausnahmen mittels einer Banküberweisung >Kontoangaben müssen dem Arbeitgeber übermittelt werden bei Krankheit/Arbeitsausfall hat der Jugendliche keinen Anspruch auf eine Entschädigung Ein Termin für das erste Feedbackgespräch wird vereinbart gleich nach dem (ersten) Einsatz zur Büroöffnungszeit der Jobbörse den Termin im Profil festhalten, sicherstellen dass der Jugendliche den Termin auch notiert (Handy, Agenda, etc.) Auftragsvereinbarung >Zu Tun wer Den Termin entsprechend quittieren > Termine Alle Daten für den Einsatz im Jobprofil eintragen > Jobs aktuell, Überprüfen aller Einträge Die Auftragsvereinbarung ausdrucken und aushändigen die Auftragsvereinbarung in dreifacher Ausführung ausdrucken >B2-18 D. Drucken dem Jugendlichen persönlich aushändigen >wenn gewünscht vorgängig per an Arbeitgeber, o je 1x für Arbeitgeber und Jugendlichen o 1x für die Jobbörse > vom Arbeitgeber und Jugendlichen auf der Rückseite zu unterzeichnen Einzelheiten über den Einsatz werden mit dem Jugendlichen nachbesprochen genauer Treffpunkt und Uhrzeit wurde eine Kündigungszeit vereinbart, muss der Jugendliche darauf hingewiesen werden, dass er den Job nur mit der vereinbarten Frist und nicht kurzfristig beenden kann ist der Einsatz vorerst ein Schnuppereinsatz >ist nicht sicher dass er den Job erhält kommt etwas Unvorhergesehenes dazwischen (Krankheit etc.) muss der Jugendliche den Arbeitgeber selbständig so früh wie möglich informieren

5 gibt es offene Fragen? / kann der Jugendliche zusätzlich in irgendeiner Form unterstützt werden? den Jugendlichen auffordern, die Auftragsvereinbarung den Eltern zu zeigen Ein Termin für das erste Feedback-Gespräch vereinbaren Termin festhalten >B2-16 Termine der Jugendliche notiert sich den Termin auch Verlauf / Protoll Das Profil wird erstellt und ist so bereit für das Feedback-Gespräch B2-14 B2-16 B2-17 B2-18, Vermittlung abschliessen ja/nein Wurden die Termine quittiert? Wurden alle Daten des Jobs vollständig erfasst und überprüft? Ist die Auftragsvereinbarung >B3-5 vollständig ausgefüllt und entsprechend allen Parteien weitergeleitet? Hat oder wird der Arbeitgeber alle nötigen Angaben für den Einsatz erhalten? u.a. Handynummer des Jugendlichen Hat der Jugendliche alle nötigen Angaben für den Einsatz erhalten? (Verhalten bei Krankheit od. Abwesenheit, Kündigungsfrist, Schnuppereinsatz etc.) Wurde dem Jugendlichen wenn nötig das weitere Vorgehen erklärt? Wurde der Termin für das erste Feedbackgespräch vereinbart? Können alle Fragen mit ja beantwortet werden, ist die Vermittlung erfolgreich abgeschlossen