Login Backend. 1 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

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1 Login Backend Jeder Standort hat sein eigenes Login Adresse: jobs4teens.ch/typo3 oder über Frontend unten im Footer >> Hilfe&Info / Jobbörsen Login Benutzername: ->.@jobs4teens.ch Passwort: vordefiniert -> kann nur durch support@jobs4teens.ch geändert werden Login für Jugendliche Bürohelfer Account mit eingeschränkten Möglichkeiten -> Profile können nicht gelöscht werden -> gibt den Jugendlichen mehr Sicherheit bei ihrer Arbeit 1 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

2 Übersicht Backend Übersicht über alle offenen Aufgaben der ganzen Jobbörse Offene Termine, Pendenzen, nicht vergebene Jobs, 10% Vermittlungsgebühr/Jobs am Laufen,(noch) inaktive Jugendliche keine Standortbezogene Filtermöglichkeit Klick auf Tab schliesst die Anzeige über Bleistift (rechts) kann der Termin bearbeitet werden Klick auf j4t-logo oder links oben Jobs4Teens führt immer zurück zu dieser Übersicht Allgemeines Der Anzeigebalken (Überschrift) hat eine Sortierfunktion -> Status wechseln oder nach Alphabet Auswahl des Profil durch Markieren der entsprechenden Zeile -> orange hinterlegt Alle Tabs führen zur jeweiligen Übersicht der ganzen Jobbörse -> die Fachstelle ist eine Jobbörse 2 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

3 offene Termine Anzeige der offenen Termine Damit übersichtlicher, sollten nur Termine mit Jugendlichen oder Arbeitgeber bei Termine eingegeben werden Empfehlung: Persönliche To do s in einer separaten Liste führen 3 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

4 Pendenzen Anzeige der Pendenzen Pendenzen (To do s) werden nach Standort und Datum aufgeführt 4 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

5 Aktuelle, nicht vergebene Jobs Anzeige der aktuellen Jobs die noch nicht vermittelt wurden Beim Öffnen des Jobbörse Betriebes als erstes die Übersicht über die neuen resp. offenen Jobs erhalten -> genügend Zeit für die Vermittlungsarbeit 5 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

6 Bewerbungen noch offen Anzeige der Bewerbungen die noch offen sind Alle Bewerbungsgespräche die noch nicht geführt wurden oder den Jugendlichen noch keine entsprechende Zusage/Absage gemacht wurde 6 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

7 Jobs am Laufen Anzeige Jobs die z.z. am Laufen sind Welche Jugendliche bei welchen aktuellen Jobs zur Zeit im Einsatz stehen Update: über die Funktion (Bleistift) gelangt man in den Jobverlauf des entsprechenden Job-> s. Use case 16 7 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

8 Jugendliche ohne Einverständnis der Eltern Anzeige der Jugendlichen bei welchen die Einverständniserklärung der Eltern noch fehlt u./od. das Erstgespräch ausstehend ist Status des Profil ist inaktiv Sie können weder die Jobdetails im Frontend einsehen noch sich online auf einen Job bewerben Ihr Profil kommt für eine Vermittlung nicht in Frage Ist das Profil 15 Tage nach der Anmeldung weiterhin inaktiv, wird der entsprechende Jobbörsen Standort per Mail informiert -> Kontaktieren und Erstgespräch vereinbaren. Kommt kein Erstgespräch zu Stande, empfehlen wir das Profil zu löschen. 8 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

9 Übersicht Jugendliche Tab: Jugendliche Anzeige aller registrierten Jugendlichen der ganzen Jobbörse -> Übernahme der online Registration Funktionen Search: Suchfunktion anhand Text wie z.b. Name, PLZ, Ort etc. Hinzufügen: Neues Profil (Jugendlichen) erfassen -> direkt durch Jobbörse Erweiterte Suche: Auswahl definieren und speichern. Sucheinstellungen ändern resp. löschen -> Reset -> Auswahl bleibt bestehen bis neu definiert- Anzeigebalken Status: Profil aktiv oder inaktiv Einsatz: Ja/Nein z.z. im Einsatz oder nicht G: Geschlecht V: Vorgemerkt d.h. Absage nach Bewerbung, vorgemerkt für nächste Vermittlungsmöglichkeit Smiley: Bewertung der Motivation motiviert, :-/ geht so, nicht motiviert Funktionen: 1. Ansicht des Profil 2. Zertifikat drucken 3. Einverständniserklärung drucken 4. Profil bearbeiten 5. Mailvorlage Jobanbieten > automatisch generierte Nachricht, Text kann angepasst / ergänzt werden, der Absender ist der jeweilige User/Standort 6. Profil löschen 9 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

10 Erweiterte Suche Tab: Jugendliche + Erweiterte Suche Suchfunktionen für gezielte Auswahl von Jugendlichen -> Einschränken der passenden Profile Grundsätzliches: Auswahl definieren und anschliessend suchen -> Auswahl bleibt bestehen bis neu definiert oder mit reset löschen Setzen der Auswahlkriterien: anhand Vorgaben/Bedürfnisse für den Job -> PLZ, Alter, Erworbene Ausweise, Erfahrung, Gewünschte Tätigkeit Je grösser die Auswahl, umso mehr wird eingegrenzt Ausgetreten Ja/Nein: Status ja -> Auflistung der Jugendlichen die ausgetreten sind (selber oder über 18 Jahre) zwecks Reporting, nachträgliches Zertifikat oder Informationen 10 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

11 Ansicht Profil Jugendliche Tab: Jugendliche + Funktion 1 Ansicht Profil Links: Übersicht der persönlichen Daten Keine Eingabe Möglichkeit Rechts: Übersicht Vermittlungsarbeit Eintrag bearbeiten oder aktualisieren mit Klick auf Bleistift Übersicht Vermittlungsarbeit Verlauf: - alle Einsätzen (ehem. + aktuelle) mit total Verdienst, 50 Zeichen des Eintrag bei Bemerkung - Eintrag anlässlich Feedbackgespräch B2-0, B2-3, B2-4 Motivation, Verhalten: Rückmeldung der Jobbörse Eintrag über Profil bearbeiten Bewerbungen: alle Bewerbungen mit Status (noch offen, erhalten, nein), Eintrag bei Bemerkung Termine: alle Termine (ehem. + aktuelle) 11 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

12 Profil Jugendliche bearbeiten >B2-0, B2-1 Tab: Jugendliche + Funktion 4 bearbeiten Alle Einträge können im Backend bearbeitet werden -> Die Jobbörse ist Administrator Anlässlich Erstgesprächs Einträge mit den Jugendlichen überprüfen -> ist alles korrekt? B2-1 Passwort ändern -> Anl. des Erstgespräch durch Jugendliche ändern lassen, wenn nicht schon selber geändert >>Frontend my jobs4teens / PW ändern Jugendliche sollen ihre Angaben im Profil selbständig ändern -> Frontend einloggen my jobs4teens Hinweise PLZ Eingabe: andere möglich als nur die des definierten Einzugsgebiet Einsatzzeiten: Nur Interesse Ferienjobs -> keine Zeiten zu definieren Rückmeldung, Bewertung, Motivation: -> Einträge nur durch Jobbörse möglich Positiv = motiviert, Neutral= :-/ geht so, Negativ = nicht motiviert Einverständnis nein /ja : Einverständnis der Eltern erhalten? Ja = Profil aktiv -> online Bewerbung nur möglich wenn Profil aktiv Kann nicht machen: Tätigkeiten die z.b. wegen Allergien oder Ängsten nicht gemacht werden können Austritt ja/nein : Jugendliche die austreten (selber oder über 18 Jahre) 18 jährig: automatische Mail an Standort -> Termin Austrittsgespräch Rückmeldungen bei Bemerkung eintragen s. auch B / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

13 Übersicht Jobs Tab: Jobs aktuell Anzeige aller aktuellen Jobangebote -> Vergebene (Jobs am Laufen) und (noch) nicht vergebene Jobs online Anmeldung wird direkt eingespielt Funktionen Search: Suchfunktion anhand Text wie z.b. Name, PLZ, Ort etc. Hinzufügen: Neues Jobangebot erfassen -> Eingabe direkt durch Jobbörse Anzeigebalken Sichtbar/Aktiv: Aktiv = das Jobangebot ist als Inserat online Vergeben Ja/Nein : Ist der Job Wie oft: Wird der Job einmalig/mehrmalig ausgeführt vergeben/vermittelt Titel: Titel des Jobangebot Anbieter: Name und Ort des Arbeitgebers Bisherige Bewerbungen: Wer hat sich bisher auf den Job beworben Funktionen: 1. Auftragsvereinbarung drucken 2. Jobangebot bearbeiten 3. Mailvorlage Jobangebot Jugendlichen anbieten > automatisch generierte Nachricht, Text kann angepasst / ergänzt werden, der Absender ist der jeweilige User/Standort 4. Jobangebot löschen 5. Job Kopieren > Job wird kopiert und als neuer Job in der Statistik aufgeführt 13 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

14 Job hinzufügen >B2-6, B2-7 Tab: Jobs aktuell + hinzufügen Ein Jobangebot manuell erfassen Eingang des Jobangebot per Tel. oder Formular B3-4, B4-4, B4-6 Möglichst viele Angaben machen ->entsprechend mehr Info für Jugendliche die sich bewerben wollen Eingabe durch speichern bestätigen -> zu unterst Hinweise Tätigkeit Beschreibung: So formulieren, dass es für das Online Inserat Sinn macht wir suchen.., bist du interessiert Sichtbar/Aktiv Nein /Ja : Ja = Das Jobangebot online schalten Empfehlung: anschliessend Inserat immer kontrollieren, ob Jobdetails komplett Bemerkungen: Zusätzliche Angaben notieren Bedürfnisse, Wünsche etc. Vereinbarter Lohn: Welche Vorstellungen hat der Arbeitgeber -> Vormerken Beispiel Eintrag: anhand Lohntabelle i.o. oder 15 pro Std. 14 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

15 Job bearbeiten >B2-6, B2-7 Tab: Jobs aktuell + Funktion 2 bearbeiten Ein Jobangebot wird anhand der Rücksprache mit dem Arbeitgeber bearbeitet Viele Angaben machen ->Inserat so detailliert wie möglich, mehr Info für Jugendliche die sich bewerben wollen Eingabe durch speichern bestätigen -> zu unterst Hinweise Tätigkeit Beschreibung: So formulieren, dass es für das Online Inserat Sinn macht Bemerkungen: Zusätzliche Angaben notieren wir suchen.., bist du interessiert Bedürfnisse, Wünsche etc. Bei Jobvergabe die Tätigkeit in Kurzform festhalten Bei Jobvergabe ggf anpassen Sichtbar/Aktiv Nein /Ja : Ja = Das Jobangebot online schalten Vereinbarter Lohn: Welche Vorstellungen hat der Arbeitgeber -> Vormerken Empfehlung: anschliessend Inserat immer kontrollieren, ob Jobdetails Vormerken: Bsp. für Eintrag > anhand Lohntabelle i.o. oder 15 pro Std. komplett Bei Jobvergabe den vereinbarten Lohn eintragen (Std./Pauschal) Status vergeben, stellt den Job automatisch inaktiv (Sichtbar/aktiv >Nein) Vergeben: Ja = stellt den Job automatisch inaktiv (Sichtbar/aktiv >Nein) Status: beendet = der Job wird zu Jobs beendet zugewiesen Job an eine andere Jobbörse weiterleiten? Jobbörse und Standorte festlegen -> Auswahl folgt nach dem Speichern 15 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

16 Übersicht Jobverlauf Tab: Jobverlauf Anzeige aller Jobs resp. deren Verlauf (aktuelle sowie beendete Jobs) Status Bewerbung erhalten Ja, generiert automatisch den entsprechenden Jobverlauf Beendete Jobs werden nicht aus dieser Übersicht Funktionen Search: Suchfunktion anhand Text wie z.b. Name, PLZ, Ort etc. Hinzufügen: Neuer Jobverlauf erfassen nach der Jobvergabe/Vermittlung, spätestens aber beim ersten Feedbackgespräch Anzeigebalken Jugendliche: Name und PLZ/Ort Job: bei welchem Job ist oder war er im Einsatz Bemerkung: Die ersten 50 Zeichen des letzten Eintrag anhand des Feedbackgespräch s. Use case 16 / Jobverlauf bearbeiten Funktionen: 1. Jobverlauf bearbeiten 2. Jobverlauf löschen 16 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

17 Jobverlauf bearbeiten >B2-3 Tab: Jobverlauf + Funktion 2 bearbeiten Jugendliche geben ihr Feedback zum Einsatz Bemerkungen, Arbeitsstunden und Verdienst werden im Profil des Jugendliche angezeigt Vorgehen/Hinweise Jugendliche / Job: Entsprechender Jugendlicher und Job wählen Job-Status aktuell/beendet : Geht der Job/Einsatzweiter aktuell - Ist der Job/Einsatz beendet beendet Job beginnt am: Start des Einsatzdatum wählen -> Übernahme für Reporting Anzahl Stunden / Verdienst: Anhand der Quittung auf der Auftragsvereinbarung B3-5 die neuen Stunden resp. der Verdienst eintragen Stunden und Verdienst müssen addiert werden Bemerkung Feedback: Rückmeldungen des Jugendlichen in Kurzform festhalten Vor dem letzten Eintrag, immer starten mit Datum und Visa z.b /spe: dann Text Möglichst detaillierte Angaben machen -> Wichtige Info, zeigt die Entwicklung während eines Einsatzes auf Feedback Arbeitgeber: Sehr erwünscht. Kurze positive Formulierung z.b. Muster Firma, Zürich: Text -> Übernahme in Zertifikat B / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

18 Übersicht Bewerbungen Tab: Bewerbungen Anzeige aller Bewerbungen (aktuelle sowie abgeschlossene) Eine online Bewerbungen generiert automatisch eine neue Bewerbung Abgeschlossene Bewerbungen werden nicht aus dieser Übersicht gelöscht Funktionen Search: Suchfunktion anhand Text wie z.b. Name, PLZ, Ort etc. Hinzufügen: Neue Bewerbung erfassen Jugendliche bewerben sich persönlich, Telefonisch oder per Mail Anzeigebalken Erhalten: Status der Bewerbung Job: Titel des Jobangebot Ja = Erhalten: Job erhalten ein = Noch offen: Bewerbungsgespräch noch nicht geführt oder noch kein Entscheid Datum: Wann war die Bewerbung Notiz Jobbörse: Notiz anlässlich des Bewerbungsgespräches Funktionen: 1. Bewerbung bearbeiten 2. Bewerbung löschen 18 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

19 Bewerbung bearbeiten Tab: Bewerbungen + Funktion 1 bearbeiten Mit Jugendlichen die sich auf einen Job beworben haben, wird ein Bewerbungsgespräch geführt > B2-2 Nicht telefonisch, per Mail oder soziale Netzwerke. Der Persönlicher Kontakt ist entscheidend! Vorgehen / Hinweise Jugendliche / Job: Entsprechender Jugendlicher und Job hinzufügen Art: Auf welche Art hat die Jobbörse die Bewerbung erhalten Bei einer online Bewerbung wurde die Bewerbung entsprechend erfasst Datum / Visa: Wann führt wer das Bewerbungsgespräch Erhalten noch offen Ja Nein : Entsprechender Status wählen Ja generiert automatisch den entsprechenden Jobverlauf Notiz Jugendlicher / Jobbörse: Aussagen festhalten Möglichst detaillierte Angaben machen -> Wichtige Info für die Jobvergabe resp. Auswahl des Jugendlichen 19 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

20 Übersicht Termine Tab: Termine Anzeige aller Termine resp. deren Verlauf Zwecks Controlling werden alle Termine des Jobbörse Standortes aufgeführt -> nicht ganze Jobbörse, nur jeweiliger Standort Auswahlmöglichkeit ob Termine der ganzen Jobbörse angezeigt werden sollen Funktionen Search: Suchfunktion anhand Text wie z.b. Name, PLZ, Ort etc. Hinzufügen: Neuen Termin erfassen -> nach Vereinbarung mit den Jugendlichen Anzeigebalken Status: Stand des Termins -> Offen / Erledigt / Eingehalten / Verpasst / Abgesagt Wird auch in der Übersicht des Profil des Jugendlichen angezeigt Funktionen: 1. Termin bearbeiten 2. Termin löschen 20 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

21 Termin hinzufügen / bearbeiten Tab: Termine + hinzufügen / Funktion 1 Termin bearbeiten Ein Termin bearbeitet oder erfasst Neuer Termin Umgehend nach Terminvereinbarung erfassen Status und Notiz wird im Profil des Jugendlichen angezeigt Der Termin wird In Übersicht Termine aufgeführt Vorgehen / Hinweise Datum / Zeit: Auswahl treffen Jugendliche: Entsprechenden Jugendlichen hinzufügen Sortierfunktion durch Eingabe des ersten Buchstaben Termin Art: Was für ein Termin ist es -> Erstgespräch / Feedbackgespräch / Bewerbungsgespräch / Konfliktgespräch / Abschlussgespräch/ Sonstige Beschreibung: Zusätzliche Möglichkeit die Art des Termins zu beschreiben z.b. für Feedbackgespräch -> welchen Job es betrifft Status: Stand des Termins -> Offen / Erledigt / Eingehalten / Verpasst / Abgesagt Termin Notiz: Notizen über den Termin z.b. wurde der Termin verschoben -> wie, wann etc. 21 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

22 Übersicht Mailprotokoll Tab: Mailprotokoll Anzeige aller Jobangebote die Jugendlichen per Mail angeboten wurden automatisch generierte Mailnachricht -> s. Use case 8 / Funktion 5 oder Use case 12 / Funktion 3 Anzeigebalken Empfänger: Wem wurde der Job angeboten Body: Text der Nachricht automatisch generierter Text kann angepasst / ergänzt werden 22 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

23 Übersicht Dok. drucken Tab: Dok. drucken + Auswahl des Dokuments Auswahl der Dokumente die über die Datenbank generiert werden Dokumente/Vorlagen können nicht angepasst werden. Anpassungen möglich in Handbuch B3/B4 -> Rücksprache mit j4t Copyright (CI,CD) (s. Vertrag A4-1) Hinweis Die Dokumente werden in pdf generiert -> Übernahme aus der Datenbank (übernimmt was eingetragen ist) Anpassungen für Auftragsvereinbarung oder Zertifikat sind im jeweiligen Profi zu machen 23 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

24 Dok. drucken Tab: Dok. drucken Auswahl für die Dokumenten Generierung Übernahme der Inhalte aus der Datenbank resp. den ausgewählten Profilen -> vordefinierte Platzhalter Übernahme der Kontaktangaben der Jobbörse resp. des Standortes -> vordefinierte Platzhalter Auswahl für Zeitraum von bis -> nur für das Protokoll / Statistik nötig Auswahlkriterien -> Auswahl (Hinzufügen) bei den Eingabefelder für folgenden Dokumenten Jugendlichen auswählen: Filiale auswählen: (ein Standort ist schon Job auswählen: Zertifikat / Auftragsvereinbarung / Abrechnung vordefiniert) Zertifikat / Auftragsvereinbarung / Abrechnung mehrfach / Einverständniserklärung andere Standorte der Jobbörse können ausgewählt werden mehrfach / Brief ehemaliger Arbeitgeber Weiter: Dokument wird in pdf generiert -> Übernahme aus der Datenbank (übernimmt was hinterlegt ist, Anpassungen im jeweiligen Profil vornehmen) 24 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

25 Abwesenheitsnotiz erfassen Tab: Abwesenheit Abwesenheits- resp. Ferienmeldung wird erfasst -> Standortbezogene, vorgenerierte Nachricht Automatische Weiterleitung an aller Neuanmeldungen diesen Standort betreffend -> Registration Jugendliche / Anmeldung Jobangebote Abwesenheitsnotiz erfassen 1. Auswahl des Standortes 2. Abwesenheitsnotiz erfassen Status: Meldung ob aktiv oder inaktiv Betreff: Betreff in der Nachricht Nachricht: kann angepasst werden 25 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

26 Anleitung Tab: Anleitung Anleitung zum Betreiben einer Jugendjobbörse Praxisbezogenes Handbuch mit Vorlagen Ausführliche Informationen zu Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung Stellen sich Fragen, immer zuerst das Handbuch konsultieren -> Kenntnisse über die Handhabung (wo ist was) sind unabdingbar Dem Wissensverlust wird vorgebeugt Rubriken A / Grundsätzliches -> Grundsätzliche Informationen die im ZZusammenhang mit dem Angebot jobs4teens.ch resp. dem Betrieb einer Jobbörse stehen A1 Leitbilder A2 Rollen A3 Aufgaben und Zuständigkeiten A4 Verträge/Vereinbarungen A5 Berufliche Integration A6 Gesetzliche Bestimmungen A7 Versicherungsdeckung A8 Jobbörsen Richtlinien B / Handbuch Strukturiert und fördert den Betrieb B1 Auf- oder Ausbau einer Jobbörse B2 Betrieb Checklisten B3 + B4 Vorlagen und Arbeitspapiere C / Weiterentwicklung Tipps&Tricks Das Angebot ausbauen und breiter abstützen C1 Jugendliche C2 Job Möglichkeiten C3 Beziehungsarbeit C4 Fortbildungskurse C5 Berufliche Integration 26 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20

27 Pendenzen Tab: Pendenzen Interne Pendenz/Memo Zu erledigende Arbeiten (To do s), Informationen etc. werden Standortspezifisch erfasst -> Die Termine können somit ausschliesslich für die direkte Vermittlungsarbeit gesetzt werden. Anzeigebalken Standort: Welcher Standort betrifft die Pendenz Zuständig: An wen richtet sich das Memo Datum: Eintrag nach Bedarf Titel/Text: Worum handelt es sich 27 / Use case Backend / jobs4teens.ch B2-20