MA 60, Prüfung der Durchführung des. Wiener Tierschutztages

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1 TO 24 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@kontrollamt.wien.gv.at DVR: KA III /08 MA 60, Prüfung der Durchführung des Wiener Tierschutztages Tätigkeitsbericht 2007

2 KA III /08 Seite 2 von 13 KURZFASSUNG Das Kontrollamt empfahl bei der Prüfung der Durchführung des Wiener Tierschutztages in der Magistratsabteilung 60 - Veterinäramt aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit, die mündlich akkordierten Zuständigkeiten, Aufgaben- und Verantwortungsverteilung schriftlich zu dokumentieren. Generell bemängelte das Kontrollamt Unzulänglichkeiten in der Planung und empfahl, auch hier die Schriftlichkeit aller Vereinbarungen mit der Verpflichtung zu verbinden, dass eventuell auftretende Überschreitungen rechtzeitig der Auftraggeberin mitzuteilen, von dieser zu genehmigen sind und bei der Abrechnung gesondert auszuweisen wären. Den genannten Empfehlungen und der Anregung zur Schaffung einer Projektkostenstelle "Wiener Tierschutztage" wird nach Ablauf der Veranstaltung im Jahr 2008 in den Folgejahren entsprochen werden.

3 KA III /08 Seite 3 von 13 INHALTSVERZEICHNIS 1. Aufgabenbereich der Magistratsabteilung Historie Zuständigkeit Beauftragung Abrechnung Gesamtkosten der Veranstaltungen der Jahre 2004 bis Personalkosten...10 Anhang ALLGEMEINE HINWEISE...12 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...13

4 KA III /08 Seite 4 von 13 PRÜFUNGSERGEBNIS 1. Aufgabenbereich der Magistratsabteilung 60 Die Magistratsabteilung 60 ist lt. der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien u.a. für allgemeine Angelegenheiten des Tierschutzes, ausgenommen die der Magistratsabteilung 58 - Wasserrecht und den magistratischen Bezirksämtern vorbehaltenen Angelegenheiten und zur Handhabung des Tierschutzgesetzes, soweit keine andere Dienststelle zuständig ist, verantwortlich. Gemäß Tierschutzgesetz sind Bund, Länder und Gemeinden verpflichtet, das Verständnis der Öffentlichkeit und insbesondere der Jugend für den Tierschutz zu wecken und zu vertiefen. Dafür sind nach Möglichkeiten budgetäre Mittel bereitzustellen. Im Rahmen dieser gesetzlichen Aufgabenstellung soll die Beratung der BürgerInnen der Stadt Wien über tiergerechte Haltung im städtischen Bereich forciert werden. Die Magistratsabteilung 60 versucht die Anliegen des Tierschutzes durch Aktivitäten und Veranstaltungen, wie beispielweise einem Mal- und Zeichenwettbewerb für tierliebende Kinder, einem Aktionstag im Tiergarten Schönbrunn und einer gezielten Zusammenarbeit mit Print- und elektronischen Medien, vor allem aber durch den Wiener Tierschutztag in das Bewusstsein zu rücken. Das Kontrollamt ist der Ansicht, dass auf Grund des organisatorischen und wirtschaftlichen Umfanges dieser Veranstaltung überlegt werden sollte, ob nicht die Durchführung solcher Events als Aufgabe der Magistratsabteilung 60 in der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien verankert werden sollte. Stellungnahme der Magistratsabteilung 60: Nach Vorliegen des Endberichtes der gegenständlichen Prüfung wird die Magistratsabteilung 60 bei den für die Geschäftseinteilung des Magistrats verantwortlichen Dienststellen die Aufnahme der Durchführung von Tierschutzevents im Sinn der Erfüllung der An-

5 KA III /08 Seite 5 von 13 forderungen des Tierschutzgesetzes in die Geschäftseinteilung beantragen. 2. Historie Die Veranstaltung des Wiener Tierschutztages wurde im Jahr 2007 von der Magistratsabteilung 60 zum zehnten Mal durchgeführt. Die nachfolgende Aufstellung veranschaulicht die Entwicklung der geschätzten BesucherInnenzahlen seit Beginn im Jahr 1998, wobei in den Jahren 1998 und 1999 die Veranstaltung an einem Tag, in den restlichen acht Jahren an zwei aufeinander folgenden Tagen durchgeführt wurde: BesucherInnenanzahl Nach einer Anlaufzeit von drei Jahren wurde die Veranstaltung seitdem von der Wiener Bevölkerung angenommen. Seither bewegen sich die BesucherInnenzahlen auf einem annähernd gleich hohen Niveau.

6 KA III /08 Seite 6 von 13 Das Kontrollamt unterzog in seiner Prüfung die Abwicklung und Durchführung des Wiener Tierschutztages in den Jahren 2004 bis 2007 einer genaueren Einschau. 3. Zuständigkeit 3.1 Gemäß der Referatseinteilung der Magistratsabteilung 60 ist u.a. mit der Planung und Abwicklung des Wiener Tierschutztages das Referat 1 - Organisation, Öffentlichkeitsarbeit betraut, wobei aus der Stellenbeschreibung für den Dienstposten Öffentlichkeitsarbeit hervorgeht, dass u.a. die Aufgaben der kreativen und organisatorischen Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Aktivitäten und Veranstaltungen des Veterinäramtes sowie die Überwachung des Ablaufes und die Mitwirkung bei solchen Informationsveranstaltungen zum Anforderungsprofil zählen. 3.2 Für sämtliche Aktivitäten, Veranstaltungen und Informationen zum Thema Tierschutz in Wien wurde für jedes einzelne Kalenderjahr des Prüfungszeitraumes die sachliche Genehmigung beim zuständigen Gemeinderatsausschuss für Integration, Frauenfragen, KonsumentInnenschutz und Personal beantragt und darüber ein Beschluss gefasst. Die Jahresausgaben für die Jahre 2004 bis 2007 ergeben folgendes Bild (Beträge in EUR): Beantragte und genehmigte Gesamtausgaben , , , ,00 4. Beauftragung Mit der Durchführung (inkl. Planung, Vorarbeit und Abwicklung) wird von der Magistratsabteilung 60 seit dem Jahr 2000 die Stadt Wien Marketing und Praterservice GmbH (StWMP), eine 100 %ige Tochter der Stadt Wien beauftragt. Der Aufgabenbereich der StWMP umfasst in dem Zusammenhang die Bereitstellung der Infrastruktur, die Programmerstellung (Engagement der KünstlerInnen), die Medienbewerbung und -betreuung. Ein Teil dieser Tätigkeiten wird von der Magistratsabteilung 60 selbst wahrgenommen oder in Zusammenarbeit mit der StWMP erledigt.

7 KA III /08 Seite 7 von 13 Dem Kontrollamt fiel in diesem Zusammenhang auf, dass über die mit der StWMP im Vorhinein mündlich getroffenen (Zuständigkeits-)Vereinbarungen keine schriftlichen Aufzeichnungen geführt werden. Bei künftigen Beauftragungen im Zusammenhang mit dem Wiener Tierschutztag oder ähnlichen Veranstaltungen sollten aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit die mündlich akkordierten Zuständigkeiten, Aufgaben- und Verantwortungsverteilung schriftlich dokumentiert werden. Die StWMP wird von der Magistratsabteilung 60 alljährlich nach Erlangen der sachlichen Genehmigung des zuständigen Gemeinderatsausschusses schriftlich beauftragt. Basis für diese Beauftragung ist ein von der StWMP übermittelter Kostenvoranschlag. Die Magistratsabteilung 60 wird künftig darauf Bedacht nehmen, mündlich getroffene Zusatzvereinbarungen, die aus Gründen der Planungsaktualität notwendig werden, schriftlich festzuhalten und zu protokollieren. Mit der Umsetzung dieser Empfehlung wurde bereits für das Jahr 2008 begonnen. 5. Abrechnung Mit der StWMP wurde im Vorfeld von Veranstaltungen auch ein Finanzrahmen vereinbart, der sämtliche Veranstaltungen und Schwerpunkte enthält, die im jeweils nächsten Jahr von der StWMP für die Magistratsabteilung 60 realisiert werden sollten. Die folgende Gegenüberstellung der Jahre 2004 bis 2007 zeigt die von der StWMP in Aussicht gestellten Gesamtkosten, die tatsächlich an die StWMP verrechneten Veranstaltungskosten (Beträge jeweils in EUR inkl. USt) und die jeweilige prozentuelle Überschreitung der prognostizierten Kosten: Kosten lt. Angebot der StWMP Tatsächlich verrechneter Betrag der StWMP Überschreitung in % , ,58 8, , ,86 9, , ,36 23, , ,28 12,2 Dabei fällt zunächst auf, dass die Kosten der von der StWMP in Rechnung gestellten Leistungen und getätigten Ausgaben vom Jahr 2005 ( ,86 EUR) auf das Jahr

8 KA III /08 Seite 8 von ( ,36 EUR) um ,50 EUR (d.s. 40,6 %) gestiegen sind. Diese Erhöhung ist lt. den eingesehenen einzelnen Jahresabrechnungen hauptsächlich auf Steigerungen bei der Bewerbung der Veranstaltung zurückzuführen und beläuft sich auf rd ,-- EUR; davon machte einen Großteil die neuartige Bewerbung durch die Rolling Boards der G. GmbH, u.zw ,60 EUR (inkl. USt) aus. Auch im Jahr 2007 wurde die Werbekampagne mit den Rolling Boards fortgesetzt. Dieses Mal beliefen sich die Kosten auf ,80 EUR (inkl. USt). Das Kontrollamt gab zu bedenken, dass die in den Jahren 2006 und 2007 für diese Art der Bewerbung eingesetzten Geldmittel (insgesamt ,40 EUR) eine eklatante Steigerung der BesucherInnenzahlen nicht bewirken konnten. So war im Jahr 2005 mit geschätzten Besucherinnen und Besuchern der Bevölkerungszuspruch höher als in den beiden darauf folgenden Jahren mit jeweils geschätzten Besucherinnen und Besuchern. Nach Ansicht des Kontrollamtes sollte der Einsatz dieser kostspieligen Werbeform einer eingehenden Evaluierung unterzogen werden. Der Einsatz von Rolling Boards zur Bewerbung der Wiener Tierschutztage wurde bewusst gewählt, um eine zeitgemäße Bewerbung dieser Großveranstaltung zu erreichen. Diese beweglichen Großplakate haben in den beiden vergangenen Jahren beste Akzeptanz seitens der BesucherInnen gezeigt. Auch Rückmeldungen in Gesprächen bestätigten den hohen Werbewert dieser Rolling Boards. Die Anzahl der BesucherInnen der Wiener Tierschutztage ist dagegen von einer Anzahl von äußeren Faktoren abhängig, die größtenteils von der Magistratsabteilung 60 nicht beeinflusst werden können. So haben sich im Jahr 2006 insbesondere Verkehrsbehinderungen und gleichzeitig stattfindende Demonstrationen im Zusammenhang mit dem Staatsbesuch des amerikanischen Präsidenten sowie die Liveübertragungen der Fußball-WM in Deutschland negativ auf die BesucherInnenzahlen ausgewirkt.

9 KA III /08 Seite 9 von 13 Im Jahr 2007 wurden durch ein am Nachmittag einsetzendes Gewitter mit Regenfällen zahlreiche Tierfreundinnen und -freunde vom Besuch der Veranstaltung abgehalten. Die Magistratsabteilung 60 erlaubt sich daher die Einschätzung, dass der intensive Einsatz zeitgemäßer Werbemittel für das Interesse des großstädtischen Publikums an den Wiener Tierschutztagen von größter Bedeutung ist. Aus der oben gezeigten Darstellung geht weiters hervor, dass es in allen Prüfjahren zu einer Überschreitung der von der StWMP prognostizierten Kosten gekommen ist. Im Jahr 2006 ist diese Diskrepanz besonders auffällig. Die StWMP begründete diese Abwicklung damit, dass die kostspielige Bewerbung der Veranstaltung mit Rolling Boards bei Erstellung der Kostenprognose noch nicht bekannt war. Wie die diesbezüglichen Erhebungen ergaben, hat die Magistratsabteilung 60 im Vorfeld der Veranstaltungsplanung ihr mündliches Einverständnis zu dieser strategischen Ausrichtung gegeben. Nach Ansicht des Kontrollamtes hätte die Zustimmung in schriftlicher Form zu erfolgen, da sich derart gravierende Änderungen der Werbe- und damit auch der Gesamtkosten später nachvollziehbar darstellen lassen müssen. Generell bemängelte das Kontrollamt Unzulänglichkeiten in der Planung und empfahl, auch hier die Schriftlichkeit aller Vereinbarungen mit der Verpflichtung zu verbinden, dass eventuell auftretende Überschreitungen rechtzeitig der Auftraggeberin mitzuteilen, von dieser zu genehmigen sind und bei der Abrechnung gesondert auszuweisen wären. In den Folgejahren wird zur Umsetzung dieser Empfehlung ein diesbezüglicher Zusatz in den Text der Beauftragung der StWMP aufgenommen, sodass zu erwartende Überschreitungen der Kosten schriftlich gemeldet und von der Magistratsabteilung 60 schriftlich beauftragt werden. Ergänzend merkt die Magistratsabteilung 60 an, dass Überschreitungen der Kosten der Wiener Tierschutztage bei den Kosten der

10 KA III /08 Seite 10 von 13 anderen Tierschutzveranstaltungen des jeweiligen Jahres eingespart wurden, sodass der Kostenrahmen der StWMP insgesamt eingehalten wurde. 6. Gesamtkosten der Veranstaltungen der Jahre 2004 bis 2007 Zusätzlich zu den von der StWMP verursachten und nach Vorlage einer Schlussrechnung von der Magistratsabteilung 60 beglichenen Kosten kam es noch zu weiteren Ausgaben in Form von Druck- und Werbekosten sowie sonstigen organisatorischen Kosten (z.b. Betreuung der Pferde, Musikkapelle etc.). Die nachfolgende Zusammenstellung gibt eine Übersicht jener Gesamtkosten, die bei der Durchführung des Wiener Tierschutztages in den Jahren 2004 bis 2007 angefallen sind (in EUR inkl. USt): Tatsächlich verrechneter Druck- und Sonstige Summe Betrag der StWMP Werbekosten organisatorische Kosten , , , , , , , , , , , , , , , ,82 Insbesondere fällt der starke Anstieg der Druck- und Werbekosten im Jahr 2007 auf. Dieser Kostenzuwachs ist lt. Auskunft der Magistratabteilung 60 auf die einmalige Auflage einer umfangreichen Festschrift (32 Seiten/2.000 Stück) aus Anlass des zehnjährigen Bestehens des Wiener Tierschutztages zurückzuführen (Kosten: ,48 EUR inkl. USt). 7. Personalkosten In der obigen Kostenaufstellung sind die jährlich für dieses Event geleisteten Mehrdienstleistungen durch die Bediensteten der Magistratsabteilung 60 nicht enthalten. In der folgenden Tabelle werden Mehrdienstleistungen aller Bediensteten in den Jahren 2004 bis 2007 ausgewiesen und wertmäßig dargestellt: Mehrdienstleistungen in Stunden Mehrdienstleistungen in EUR , , , , , , , ,96

11 KA III /08 Seite 11 von 13 Nach Ansicht des Kontrollamtes sollten diese Beträge mit allen übrigen Kosten auf einer einzurichtenden Projektkostenstelle "Wiener Tierschutztag" ausgewiesen werden, um dem Grundsatz der Kostenwahrheit bezogen auf das Projektergebnis besser Rechnung tragen zu können. Der Empfehlung des Kontrollamtes zur Schaffung einer Projektkostenstelle "Wiener Tierschutztage" wird nach Ablauf der Veranstaltung im Jahr 2008 und in den Folgejahren entsprochen werden. Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Erich Hechtner Wien, im April 2008

12 KA III /08 Seite 12 von 13 ALLGEMEINE HINWEISE Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

13 KA III /08 Seite 13 von 13 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS StWMP... Stadt Wien Marketing und Praterservice GmbH WM... Weltmeisterschaft