WIENER STADTWERKE Holding AG, Prüfung der. Beschaffung von Personal Computern

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1 TO 10 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@mka.magwien.gv.at DVR: KA V - GU 200-1/07 WIENER STADTWERKE Holding AG, Prüfung der Beschaffung von Personal Computern Tätigkeitsbericht 2006

2 KA V - GU 200-1/07 Seite 2 von 14 KURZFASSUNG Vom Konzern WIENER STADTWERKE (WSTW) wurden von Mai 2001 bis Mitte des Jahres Personal Computer (PC) auf Basis eines Rahmenvertrages beschafft, was zu einer Überschreitung des ursprünglich angeschätzten Mengengerüstes um 184 % führte. In Anbetracht der Ausschöpfung des Mengengerüstes wäre nach Ansicht des Kontrollamtes die Beschaffung über einen neuerlichen Wettbewerb angebracht gewesen.

3 KA V - GU 200-1/07 Seite 3 von 14 INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorbemerkung Feststellungen zum offenen Verfahren Wahrnehmungen in Bezug auf den Rahmenvertrag Feststellungen zu den Beauftragungen im Betrachtungszeitraum...7 Anhang ALLGEMEINE HINWEISE...13 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...14

4 KA V - GU 200-1/07 Seite 4 von 14 PRÜFUNGSERGEBNIS 1. Vorbemerkung Die gegenständliche Prüfung des Kontrollamtes bezog sich auf jene Beschaffungen von PC, welche die WSTW in den Jahren 2001 bis Mitte 2006 durchführten. Im Betrachtungszeitraum wurden PC auf Basis eines Rahmenvertrages mit einer Gesamtauftragssumme von ,67 EUR (dieser Betrag und alle nachfolgend angeführten Beträge ohne USt) beschafft. Für den Abschluss des Rahmenvertrages führte die damalige so genannte KONZERN-IT der WSTW (eine innerorganisatorische Einrichtung) - nunmehr WienIT EDV Dienstleistungsgesellschaft mbh & Co KG (WIENIT KG) - ein offenes Verfahren durch. 2. Feststellungen zum offenen Verfahren 2.1 Das offene Verfahren für den Abschluss eines Rahmenvertrages wurde im Jänner 2001 nach Maßgabe des damals geltenden Wiener Landesvergabegesetzes (WLVergG), LGBl. für Wien Nr. 36/1995, abgewickelt. Dem Leistungsumfang lag eine geschätzte Beschaffung von Standard-Workstations und von 90 SCSI-Workstations zu Grunde. Das Vergabeverfahren erfolgte nach dem Bestbieterprinzip, wobei in der Bekanntmachung und in den Ausschreibungsunterlagen die Qualität, das Preis-/Leistungsverhältnis und der Technische Kundendienst als für die Bestbieterermittlung relevante Zuschlagskriterien angegeben worden waren. Eine Gewichtung der Zuschlagskriterien (sei es nach Punkten oder Prozenten) wurde in der Ausschreibung nicht vorgenommen. Nach Ansicht des Kontrollamtes wären gewichtete Zuschlagskriterien anzugeben gewesen, da eine derartige Vorgangsweise den Bietern eine auf die Gewichtung der Zuschlagskriterien gerichtete Kalkulation ermöglicht hätte. Stellungnahme der WIENER STADTWERKE Holding AG: Der Anregung, in Ausschreibungen jene Zuschlagskriterien, die für die Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Ange-

5 KA V - GU 200-1/07 Seite 5 von 14 botes herangezogen werden, zu gewichten und darauf aufbauend die Angebotsbeurteilungen vorzunehmen, wird im Rahmen der bereits in Vorbereitung befindlichen neuen Ausschreibung für die Beschaffung von PC nachgekommen werden. 2.2 An der konkreten Ausschreibung beteiligten sich fünf Firmen. Das billigste Angebot stellte die D. GmbH mit einem Gesamtpreis von ,67 EUR, gefolgt von der P. GmbH, deren Gesamtpreis bei ,87 EUR lag. Beim Angebot der D. GmbH handelte es sich um eine Alternative, die PC der Type "Acer Veriton 5100" zum Gegenstand hatte. Mit ihrem Hauptangebot (PC der Type "HP Vectra VL 400") kam diese Bieterin - gemessen an jenen Angeboten, welche die in der Ausschreibung vorgegebenen technischen Anforderungen erfüllten - preislich an der dritten Stelle zu liegen (Gesamtpreis: ,55 EUR). 2.3 Als Bestbieter ermittelte die KONZERN-IT die P. GmbH, welche PC der Type "Compaq Deskpro EN SDT P866" angeboten hatte. Dem Angebot der P. GmbH wurden unter Bezugnahme auf das Zuschlagskriterium Qualität sechs so genannte Zusatzpunkte zuerkannt. Auf das von der D. GmbH auf PC der Type "HP Vectra VL 400" bezogene Angebot entfielen zwei Zusatzpunkte, während für ihr Alternativangebot (PC der Type "Acer Veriton 5100") keine Zusatzpunkte vergeben wurden. Die KONZERN-IT präferierte das Angebot der P. GmbH auch auf Grund des Preis-/Leistungsverhältnisses, das ein weiteres Zuschlagskriterium bildete. Anhand dieses Zuschlagskriteriums wurden die Alternative und das Hauptangebot der D. GmbH an die zweite bzw. dritte Stelle gereiht. Das Zuschlagskriterium Technischer Kundendienst wurde für die Beurteilung der Angebote nicht herangezogen, weil entsprechende Vergleichswerte fehlten. Dieses Kriterium war für den Einfluss auf die Bieterreihung zu vernachlässigen, da ihm für die Beurteilung der Angebote der geringste Stellenwert zugemessen wurde. Von der KONZERN-IT wurden im Zuge der Beurteilung der Angebote die Zuschlagskriterien folgendermaßen gewichtet: - Qualität - "hohe Gewichtung";

6 KA V - GU 200-1/07 Seite 6 von 14 - Preis-/Leistungsverhältnis - "mittlere Gewichtung"; - Technischer Kundendienst - "geringere Gewichtung". Da diese Form der Gewichtung mit einer Unschärfe behaftet war, bestand jedenfalls ein Spielraum bei der Angebotsbeurteilung. Das konkrete Vergabeverfahren war aber auch unter dem Aspekt zu betrachten, dass - wie bereits erwähnt - in die Ausschreibung eine für die Kalkulation der Bieter relevante Gewichtung der Zuschlagskriterien (nach Punkten oder Prozenten) nicht aufgenommen wurde. Den WSTW wurde empfohlen, künftig in Ausschreibungen die Gewichtung jener Zuschlagskriterien, die für die Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebotes herangezogen werden, auszuweisen und darauf aufbauend die Angebotsbeurteilung vorzunehmen. 3. Wahrnehmungen in Bezug auf den Rahmenvertrag 3.1 Im Mai 2001 schlossen die KONZERN-IT und der von ihr ermittelte Bestbieter - die P. GmbH - einen Rahmenvertrag. Die Vertragslaufzeit wurde nicht festgelegt, was den vergaberechtlichen Bestimmungen des WLVergG entgegen stand. Aus dem Rahmenvertrag ging lediglich hervor, dass der P. GmbH die Lieferung von Standard- und SCSI- Workstations "ab sofort, längstens bis zur Zuschlagserteilung bei der nächsten Ausschreibung" übertragen worden sei. Auch der in der Ausschreibung enthaltene Hinweis, dass die Standard- und SCSI-Workstations (1.100 Stück bzw. 90 Stück) "größtenteils" von Mai bis Dezember 2001 zu liefern seien, ließ nicht auf eine konkrete Vertragslaufzeit schließen. In dem Zusammenhang war auf einen Motivenbericht der KONZERN-IT vom 30. März 2001 zu verweisen. Darin wurde ausgeführt, dass die ausgeschriebenen Standard- und SCSI-Workstations "zur Abdeckung des jährlichen Bedarfs" benötigt werden. Es war daher umso bemerkenswerter, dass die KONZERN-IT mit der P. GmbH eine Vertragslaufzeit nicht vereinbart hatte. Für den aus der neuen Ausschreibung resultierenden Rahmenvertrag für die Beschaffung von PC wird eine Vertragslaufzeit verein-

7 KA V - GU 200-1/07 Seite 7 von 14 bart werden (voraussichtlich drei Jahre mit einer Option auf Verlängerung um ein weiteres Jahr). 4. Feststellungen zu den Beauftragungen im Betrachtungszeitraum 4.1 Wie schon erwähnt, hatte die für den Abschluss des gegenständlichen Rahmenvertrages relevante Ausschreibung die Beschaffung von PC zum Inhalt. Diese Anzahl bestimmte das Mengengerüst für den Rahmenvertrag. 4.2 Mit Herbst 2002 war das Mengengerüst des Rahmenvertrages ausgeschöpft. Bis dahin erfolgte von den WSTW die Beschaffung von PC. 4.3 Im Juni 2003 ersuchte die aus der KONZERN-IT hervorgegangene e & i EDV Dienstleistungsgesellschaft m.b.h. (e & i), welche seit Oktober 2003 unter WIENIT KG firmiert, die Rechtsabteilung der WIENER STADTWERKE Holding AG (HO) um Stellungnahme, ob infolge der Überschreitung des Mengengerüstes des Rahmenvertrages - bis Mai 2003 waren auf Rahmenvertragsbasis PC beschafft worden, was eine Überschreitung um rd. 34 % bedeutete - eine neuerliche Ausschreibung durchzuführen sei. Die Rechtsabteilung der HO führte aus, dass einer neuerlichen Ausschreibung dann der Vorzug zu geben wäre, wenn die Preisansätze des Rahmenvertrages gegenüber den Marktpreisen wirtschaftlich nachteilig sein würden. Letztlich regte sie eine dahingehende Untersuchung an. 4.4 Die e & i nahm dies zum Anlass, zunächst eine Erhebung über den Bedarf der WSTW an PC für das Jahr 2004 durchzuführen. Laut e & i waren im Ergebnis 400 PC erforderlich. Unter dem Aspekt einer solchen Bestellmenge trat die e & i im Sommer 2003 an die P. GmbH zwecks Erzielung einer Preisreduktion heran. Das Unternehmen erklärte sich bereit, den im Rahmen der Ausschreibung offerierten Preis (967,28 EUR pro PC) um 148,88 EUR auf 818,40 EUR zu reduzieren (d.s. rd. 15 %). Dieser Preis bezog sich auf eine neue und leistungsstärkere PC-Generation.

8 KA V - GU 200-1/07 Seite 8 von 14 Seit dem Abschluss des Rahmenvertrages (Mai 2001) handelte es sich hinsichtlich des Abrufes von aktuellen Modellen um die erste Preisreduktion. Im August 2002 und im März 2003 erwarben die WSTW von der P. GmbH 65 PC, die Auslaufmodelle waren, zu einem Stückpreis von 865,-- EUR. Ebenfalls im März 2003 wurden 41 PC mit Prozessoren älterer Bauart zu einem Stückpreis von 950,-- EUR beschafft. Mit Ausnahme dieser Beschaffungen belief sich der Stückpreis bis Sommer 2003 auf 967,28 EUR, wobei fallweise PC geliefert wurden, die gegenüber jenen aus vorangegangenen Lieferungen bessere Ausstattungsmerkmale (z.b. eine höhere Taktfrequenz) aufwiesen. 4.5 Im September 2003 wurde innerhalb der WSTW festgelegt, dass die Beschaffung von PC bis Ende des Jahres 2004 weiterhin auf Basis dieses Rahmenvertrages zu erfolgen hat. Diese Entscheidung war einerseits von der von der P. GmbH gewährten Preisreduktion geprägt, andererseits bestand in den WSTW die Auffassung, dass eine Ausschreibung mit einem Mengengerüst von 400 PC Preisvorteile kaum erwarten lässt. 4.6 Auch in Bezug auf die Beschaffungen für die Jahre 2005 und 2006 ergab sich für die WSTW keine Notwendigkeit zur Durchführung einer neuerlichen Ausschreibung. Ausschlaggebend war insbesondere, dass ihr der Bedarf an PC zu gering erschien. Hiezu kam noch, dass die P. GmbH ab Herbst 2004 eine neue und leistungsstärkere Computertype zur Verfügung stellte und im Dezember 2005 den Preis für einen PC von 818,40 EUR auf 750,-- EUR reduzierte (d.s. rd. 8 %). Abgesehen davon, dass der Stückpreis im Jänner 2006 von 750,-- EUR auf 768,-- EUR erhöht wurde (d.s. rd. 2 %), weil ab diesem Zeitpunkt eine so genannte gesetzliche Urheberrechtsabgabe in der Höhe von 18,-- EUR zu entrichten war, erfolgte Anfang Juli 2006 eine neuerliche Preisreduktion, u.zw. von 768,-- EUR auf 695,-- EUR (d.s. rd. 10 %). Mittlerweile erfolgte eine weitere Preisreduktion. Nach der Gewährung eines Sonderpreises (597,-- EUR) für den Zeitraum von Mitte November bis Mitte Dezember 2006 beträgt seit Mitte Dezember 2006 der Preis für eine neue und wesentlich leistungsstärkere Computertype 635,-- EUR.

9 KA V - GU 200-1/07 Seite 9 von Im Herbst 2005 stellten die WSTW Überlegungen an, künftig die Beschaffung von PC über Ausschreibungen der Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH) durchzuführen. Die WSTW gingen damals davon aus, dass mit der Novellierung des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) ihren Sektorenauftraggebern (Fernwärme Wien Gesellschaft m.b.h. [FW], WIEN ENERGIE Gasnetz GmbH [WG], WIENSTROM GmbH [WS] und WIENER LINIEN GmbH & Co KG [WL]) die Möglichkeit eröffnet werden wird, Beschaffungen im Weg der BB-GmbH durchzuführen. Eine derartige Vorgangsweise ist seit 22. Juni 2006 auf Grund einer Novellierung des BB-GmbH-Gesetzes möglich. 4.8 Da die WSTW beabsichtigen, im Jahr 2007 ein neues PC-Betriebssystem und auch neue PC zu installieren, wurden zur Zeit der Prüfung durch das Kontrollamt vom Konzern Maßnahmen eingeleitet, welche die allfällige Beschaffung solcher EDV-Geräte im Weg der BB-GmbH verfolgen. 4.9 Bis dahin erfolgte die Beschaffung von PC unter Zugrundelegung des mit der P. GmbH im Mai 2001 geschlossenen Rahmenvertrages. Wie bereits erwähnt, war im Herbst 2002 das Mengengerüst des Rahmenvertrages (1.190 PC) ausgeschöpft. Bis zum Ende des Jahres 2002 wurden von den WSTW PC beschafft, was eine geringe Überschreitung des Mengengerüstes, u.zw. um rd. 12 %, bedeutete. Die ab dem Jahr 2003 bis Mitte des Jahres 2006 von den WSTW - HO, BESTATTUNG WIEN GmbH (BE), FW, WG, WS, WL und WIENIT KG - durchgeführten Beschaffungen von PC sind in der folgenden Tabelle ersichtlich: Stellen Bestellmenge in Stück Summe Auftragssumme Bestellmenge Auftrags- Bestellmenge Auftrags- Bestellmenge Auftrags- Bestellmenge in in Stück summe in in Stück summe in in Stück summe in in Stück EUR EUR EUR EUR Auftragssumme in EUR WL , , , , ,68 FW , , , , ,60 WIENIT KG , , , , ,52 WG , , , , ,56 WS , ,40 HO , , , , ,76 BE , , , , ,64 Summe , , , , ,16

10 KA V - GU 200-1/07 Seite 10 von 14 Die Tabelle zeigt, dass in diesem Zeitraum von den WSTW PC um ,16 EUR beschafft wurden. Insgesamt betrachtet wurden von Mai 2001 bis Mitte PC auf Basis des in Rede stehenden Rahmenvertrages abgerufen, was zu einer Überschreitung des ursprünglich angeschätzten Mengengerüstes um rd. 184 % führte. Dieser Sachverhalt ließ erkennen, dass die WSTW den Rahmenvertrag in einer extensiven Weise zur Anwendung brachten Wie bereits dargelegt, begründeten die WSTW dies einerseits damit, dass der jährliche Bedarf des Konzerns an PC zu gering gewesen sei, um Preisvorteile infolge von Ausschreibungen erwarten zu können. Diesbezüglich war zu bemerken, dass im Zeitraum der Jahre 2003 bis 2006 (nach der Ausschöpfung bzw. der geringen Überschreitung des Mengengerüstes des Rahmenvertrages) in den WSTW ein tatsächlicher Bedarf an PC bestand, was einer jährlichen durchschnittlichen Stückzahl von rd. 590 entspricht. Hinsichtlich der Disposition des jeweiligen jährlichen Bedarfs an PC konnte nur teilweise eine Aussage getroffen werden, da von der BE, der FW, der WIENIT KG und der WL solche EDV-Geräte in ihren Wirtschaftsplänen nicht explizit ausgewiesen, sondern unter einer auf EDV-Komponenten bezogenen Sammelpost subsumiert wurden. Bei der HO, der WG und der WS wurde in Summe der jährliche Bedarf an PC durchschnittlich mit rd. 200 Stück veranschlagt. Das Kontrollamt neigte der Ansicht zu, dass der mengenmäßige Bedarf der WSTW an PC nicht von vornherein gegen die Durchführung eines neuerlichen Wettbewerbes gesprochen hätte. Andererseits verwiesen die WSTW hinsichtlich der extensiven Anwendung des Rahmenvertrages darauf, dass die P. GmbH Preisreduktionen gewährt und PC in besserer Ausstattung bzw. in Form von neuen Typen zur Verfügung gestellt habe. Außerdem seien Preisauskünfte über vergleichbare Produkte bei weiteren Unternehmen eingeholt worden. Diese Preise seien nicht günstiger als jene der P. GmbH gewesen.

11 KA V - GU 200-1/07 Seite 11 von 14 Über die von den WSTW ins Treffen geführten Preisauskünfte fanden sich keine Unterlagen, die diese Tatsache belegt hätten. Auch wenn bei anderen Unternehmen Preisauskünfte über Produkte, welche mit den bei der P. GmbH beschafften PC vergleichbar waren, eingeholt worden sein sollten, war dennoch festzustellen, dass die Preise nicht aus einem Wettbewerb resultierten. Das Kontrollamt hielt im Ergebnis fest, dass es angebracht gewesen wäre, nach der mengenmäßigen Ausschöpfung bzw. der geringen Überschreitung des Mengengerüstes des in Prüfung gezogenen Rahmenvertrages einen neuen Wettbewerb zu initiieren. Preisauskünfte über vergleichbare Produkte und Liefer- bzw. Garantieleistungen wurden bei anderen Unternehmen vorwiegend im Rahmen der üblichen persönlichen Kontakte bzw. durch telefonische Anfragen eingeholt. Hierüber erfolgten keine schriftlichen Aufzeichnungen. Auf Grund der von der P. GmbH für aktuelle Modelle gewährten Preisreduktionen und der aus jährlichen Bedarfserhebungen resultierenden eher geringen Stückzahlen wurde von der Durchführung einer neuen Ausschreibung Abstand genommen. Laut einer Studie der Firma G. betragen die Anschaffungskosten für einen neuen PC nur rd. 20 % der Lebenszykluskosten eines solchen EDV-Gerätes. Die weiteren 80 % der Kosten entfallen auf Installation, Administration, Wartung, Security und Support. Dieser Kostenanteil steigt im Fall des Einsatzes von anderen Modellen, da zusätzliche Installationsroutinen sowie Administrations- und Supportmaßnahmen erforderlich sind. Die WSTW sind daher bemüht, den Einsatz von zu vielen unterschiedlichen Gerätetypen hintanzuhalten. Die Entscheidung, vorerst keine neue Ausschreibung für die Beschaffung von PC durchzuführen, war auch von dieser gesamtheitlichen Kostenbetrachtung beeinflusst.

12 KA V - GU 200-1/07 Seite 12 von Was die Intentionen der WSTW betreffend die Beschaffung von PC im Weg der BB-GmbH anlangt, so erging die Empfehlung, grundsätzlich die Frage zu prüfen, inwieweit eine derartige Vorgangsweise gegenüber einer konzerninternen Ausschreibung vorteilhaft wäre. Die WSTW haben sich bereits im November 2005 im Hinblick auf den durch die Installation eines neuen PC-Betriebssystems zu erwartenden erhöhten Bedarf an PC entschlossen, die PC-Beschaffung neu auszurichten. Die ursprünglich beabsichtigte Vorgangsweise, Beschaffungen im Weg der BB-GmbH durchzuführen, eröffnete sich erst mit 22. Juni 2006 durch die Novellierung des BB-GmbH-Gesetzes. Eine derartige Möglichkeit besteht nur für die Sektorenauftraggeber der WSTW (Energieversorgungsunternehmen der WIEN ENERGIE GmbH und WL), jedoch nicht für die HO, die BE, die WIENIT KG sowie diverse Bereiche der WS. Die HO hat mittlerweile die WIENIT KG mit der Durchführung einer Ausschreibung über die Beschaffung von PC für die WSTW beauftragt. In der Ausschreibung wird eine Gewichtung der technischen und wirtschaftlichen Zuschlagskriterien vorgenommen werden. Außerdem ist vorgesehen, für einen Rahmenvertrag eine Vertragslaufzeit zu vereinbaren. Die EU-weite Ausschreibung im Oberschwellenbereich wird voraussichtlich im Herbst 2007 abgeschlossen werden. Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Erich Hechtner Wien, im März 2007

13 KA V - GU 200-1/07 Seite 13 von 14 ALLGEMEINE HINWEISE Soweit in diesem Bericht personenbezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise. Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

14 KA V - GU 200-1/07 Seite 14 von 14 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS BB-GmbH... Bundesbeschaffung GmbH BB-GmbH-Gesetz... Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung BE... BESTATTUNG WIEN GmbH e & i... e & i EDV Dienstleistungsgesellschaft m.b.h. EDV... Elektronische Datenverarbeitung EU... Europäische Union FW... Fernwärme Wien Gesellschaft m.b.h. HO... WIENER STADTWERKE Holding AG PC... Personal Computer SCSI... Small Computer System Interface WG... WIEN ENERGIE Gasnetz GmbH WIENIT KG... WienIT EDV Dienstleistungsgesellschaft mbh & Co KG WL... WIENER LINIEN GmbH & Co KG WLVergG... Wiener Landesvergabegesetz WS... WIENSTROM GmbH WSTW... WIENER STADTWERKE