WIENER LINIEN GmbH & Co KG, Prüfung von EDV- Applikationen für die Kollaudierung und Abrechnung von. Leistungen

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1 TO 13 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@kontrollamt.wien.gv.at DVR: KA V - GU 230-2/10 WIENER LINIEN GmbH & Co KG, Prüfung von EDV- Applikationen für die Kollaudierung und Abrechnung von Leistungen Tätigkeitsbericht 2010

2 KA V - GU 230-2/10 Seite 2 von 14 KURZFASSUNG Das Kontrollamt hat EDV-Applikationen der WIENER LINIEN GmbH & Co KG für die Kollaudierung sowie Abrechnung von Leistungen geprüft. Es zeigte sich, dass diese EDV-Applikationen die praktischen Anforderungen erfüllen. Die stichprobenweise Prüfung der Abrechnung von Leistungen für die Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen im Rahmen der Verlängerung der U-Bahnlinien U1 und U2 ließ Fehlverrechnungen erkennen, die zu Überzahlungen führten.

3 KA V - GU 230-2/10 Seite 3 von 14 INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorbemerkung Wahrnehmungen betreffend die Software AUER Success Wahrnehmungen betreffend die Software DBA Stichprobenweise Prüfung der mithilfe der EDV abgerechneten Leistungen Sonstige Feststellungen...12 Anhang ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE...14

4 KA V - GU 230-2/10 Seite 4 von 14 PRÜFUNGSERGEBNIS 1. Vorbemerkung 1.1 Die für die Verlängerung der U-Bahnlinien U1 (Station Kagran bis Leopoldau) und U2 (Station Schottenring bis Aspernstraße) zu realisierenden Niederspannungsanlagen sowie Elektroinstallationen vergab die u.a. für elektrotechnische Agenden zuständige Abteilung B68 - Elektro- und Maschinentechnik der WIENER LINIEN GmbH & Co KG (WL) im Jänner 2003 im Weg eines offenen Verfahrens an die R. GmbH (nunmehr B. GmbH) um ,86 EUR (dieser Betrag und alle nachfolgend angeführten Beträge exkl. USt). Das Vertragsverhältnis mit der B. GmbH bestand bis Jänner Im Zuge dieser Vergabe legte die Abteilung B68 fest, für die automationsunterstützte Prüfung der Abrechnung der mit der Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen verbundenen Leistungen die Software AUER Success heranzuziehen. Diese Software wurde im Juli 2003 beschafft und gelangte mit September 2003 zum Einsatz. 1.3 Gemäß dem Organisationshandbuch der WL hat die Prüfung der Abrechnung nicht nur durch die jeweilige Fachabteilung, sondern auch durch die interne Kollaudierungsabteilung (Gk), der weiters die Mitarbeit bei der Prüfung von Zusatzangeboten, bei Leistungsfeststellungen etc. obliegt, zu erfolgen. Für die Prüfung der Abrechnung der Leistungen, für die im Rahmen der Verlängerung der U-Bahnlinien U1 und U2 realisierten Niederspannungsanlagen sowie Elektroinstallationen, wird in der Gk die Software DBA eingesetzt. 1.4 Die gegenständliche Prüfung des Kontrollamtes hat sich auf die Beschaffung und die Zweckmäßigkeit der Software AUER Success sowie DBA bezogen. Außerdem wurde im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Softwareprodukte die Abrechnung von Leistungen für die Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen bzw. die von der Abteilung B68 und Gk durchgeführte Abrechnungsprüfung einer stichprobenweisen Betrachtung unterworfen.

5 KA V - GU 230-2/10 Seite 5 von Wahrnehmungen betreffend die Software AUER Success 2.1 Im Juli 2003 beschaffte die Abteilung B68 die Software AUER Success (mit einem Nutzungsrecht auf 20 Personalcomputer(PC)-Arbeitsplätze im Weg einer Direktvergabe um ,-- EUR von der D. GmbH, welche die Software AUER Success in Ostösterreich vertreibt. Zu dieser Vergabe sah sich das Kontrollamt zu keiner Kritik veranlasst. Dies deshalb, da die für die gegenständliche Vergabe damals relevanten Vorschriften, wie das Vergabehandbuch (VH) Teil C - Vergaberegelungen C.1.1 Regelungen für den Unterschwellenbereich Kapitel Direktvergabe für die Beschaffung von Leistungen der von der WIENER STADTWERKE Holding AG unmittelbar beherrschten Gesellschaften (Ausgabe: ) und das Bundesvergabegesetz 2002 (BVergG ) Direktvergaben bis zu einem Auftragswert von ,-- EUR zuließen. Die Software AUER Success wurde, wie bereits erwähnt, im September 2003 in Betrieb genommen. 2.2 Im Dezember 2009 beauftragte die Abteilung B68 - ebenfalls im Weg einer Direktvergabe - die D. GmbH mit dem Update auf die neue Version der Software AUER Success und der Erweiterung der Nutzungsrechte von 20 auf 25 PC-Arbeitsplätze um ,-- EUR. Auch diese Beauftragung stand den damals maßgebenden Vergabevorschriften, u.zw. das VH Teil C - Vergaberegelungen C.1.1 Unterschwellenbereich für die Beschaffung von Leistungen durch Gesellschaften des WIENER STADTWERKE-Konzerns, die den Sektorenbestimmungen des Bundesvergabegesetzes 2006 (BVergG 2006) unterliegen, nicht entgegen. 2.3 Das Kontrollamt vertrat den Standpunkt, dass die Software AUER Success ein effizientes Instrument für die mit der Vergabe von Leistungen verbundenen Agenden der Abteilung B68, wie z.b. die Prüfung von Abrechnungsunterlagen, darstellt.

6 KA V - GU 230-2/10 Seite 6 von Wahrnehmungen betreffend die Software DBA 3.1 Wie eingangs erwähnt, wird in der Gk für die Prüfung der Abrechnungsunterlagen bzgl. der Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen im Rahmen der Verlängerung der U-Bahnlinien U1 und U2 die Software DBA eingesetzt. Diese Software erfüllt die Anforderungen der Gk. 3.2 Im Jahr 2003 legte die Gk fest, die Software DBA, die damals in der Abteilung F57 - Nachrichtentechnik und Zugsicherung der WL für die Abrechnung von Leistungen bzgl. Verkabelungen, Signaltechnik sowie Tunnel- und Mobilfunkeinrichtungen bereits implementiert war, für die Prüfung der Abrechnungsunterlagen über die mit der Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen verbundenen Leistungen heranzuziehen. Im März 2004 beauftragte die Abteilung F57 nach der Einholung eines Angebotes die EDV H. im Weg eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung insbesondere mit der Implementierung der Software DBA auf PC-Arbeitsplätzen in der Gk um ,-- EUR. Hinsichtlich der Beauftragung bzw. der Heranziehung der Software DBA wies die Gk dem Kontrollamt gegenüber auf Folgendes hin: Für die automationsunterstützte Prüfung von Abrechnungsunterlagen seien sowohl die Software AUER Success als auch die Software DBA geeignet. Da für die Software AUER Success zusätzliche Lizenzkosten angefallen wären, habe die Gk beschlossen, der bei den WL bereits implementierten Software DBA den Vorzug zu geben. Für die Nutzung der Software DBA seien Lizenzkosten nicht zum Tragen gekommen. Es seien lediglich Kosten für die Installation auf den PC-Arbeitsplätzen sowie für die "Pflege" und Erweiterung der Datenbanken entstanden. Nach Ansicht des Kontrollamtes wäre es angebracht gewesen, nicht nur ein Angebot von der EDV H., sondern auch von der D. GmbH einzuholen, um ausloten zu können, ob die Heranziehung der Software AUER Success oder der Software DBA wirtschaftli-

7 KA V - GU 230-2/10 Seite 7 von 14 cher gewesen wäre. Dies vor allem unter dem Aspekt, dass die Software AUER Success ebenso wie die Software DBA bei den WL bereits implementiert war. 3.3 Im Weg von Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung ergingen an die EDV H. vier weitere Aufträge, u.zw. - im November 2004 die Erweiterung von Funktionalitäten der Software DBA um ,-- EUR, - im April 2005 die Migration von Daten und die Modifikation von Funktionalitäten der Software DBA um ,-- EUR, - im Dezember 2006 die Reorganisation von Dateien, die Wartung der Datenbank sowie Implementierungsleistungen um ,-- EUR, - im September 2007 die Implementierung der Software DBA im Zuge der Installation von neuen PC-Arbeitsplätzen um ,-- EUR. Die einzelnen Beauftragungen, die sich aus nutzerspezifischen Erfordernissen ergaben, standen im Einklang mit den für die WL damals relevanten Vergabevorschriften. 4. Stichprobenweise Prüfung der mithilfe der EDV abgerechneten Leistungen 4.1 Zunächst sei die Vorgangsweise bei der Abrechnung der Leistungen für die Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen im Rahmen der Verlängerung der U-Bahnlinien U1 und U2 bzw. bei der Prüfung der Abrechnungsunterlagen kurz dargestellt: Vor jeder Rechnungslegung (sei es eine Teil- oder eine Schlussrechnung) erfolgt über jene Leistungen, die zur Verrechnung gelangen, eine sogenannte Leistungsfeststellung (unter Teilnahme der B. GmbH, der Abteilung B68 und der Gk). Die Grundlage für die Leistungsfeststellung bilden von der B. GmbH erstellte Aufmaßblätter, in denen die zur Verrechnung kommenden Leistungen mengenmäßig unter Bezugnahme auf die Leistungspositionen erfasst sind. Im Rahmen einer Leistungsfeststellung sind die in den Aufmaßblättern ausgewiesenen Leistungen zu verifizieren. Allfällige Korrekturen (z.b. Korrekturen der Ausmaße) sind ebenso wie die Bestätigungsvermerke betreffend jene in den Aufmaßblättern dokumentierten Leistungen, die mit den faktischen Verhältnissen

8 KA V - GU 230-2/10 Seite 8 von 14 korrespondieren, in den Aufmaßblättern festzuhalten. Je ein Exemplar der Aufmaßblätter steht der B. GmbH, der Abteilung B68 und der Gk zur Verfügung. In Bezug auf die in Rede stehenden Leistungen werden von der B. GmbH der Abteilung B68 und der Gk die verifizierten Daten der Aufnahmeblätter in digitaler Form übermittelt. Sowohl von der Abteilung B68 als auch von der Gk werden sogenannte Kontroll- bzw. Prüfrechnungen erstellt (mithilfe der Software AUER Success bzw. der Software DBA) die als Grundlage für die Prüfung der von der B.GmbH gelegten Rechnungen dienen. 4.2 Die stichprobenweise Einschau des Kontrollamtes in die Abrechnung bezog sich auf Leistungen für die Realisierung der Niederspannungsanlagen und Elektroinstallationen im Bereich der U2-Station Stadion und war einerseits auf die Vorgangsweise der Abteilung B68 und der Gk bei der Prüfung der von der B. GmbH gelegten Teilrechnungen gerichtet. Andererseits wurde vom Kontrollamt in Bezug auf einzelne der in den Teilrechnungen enthaltenen Leistungen eine vertiefte Prüfung dahingehend vorgenommen, inwieweit die im Rahmen der Leistungsfeststellungen konstatierten Ausmaße den faktischen Verhältnissen entsprechen Die auf die Prüfung der Teilrechnungen gerichtete Einschau des Kontrollamtes führte zu folgendem Ergebnis: Es zeigte sich, dass die Abrechnungsunterlagen in einer ausreichend dokumentierten Form vorlagen. Weiters war zu konstatieren, dass die Teilrechnungen hinsichtlich der Übereinstimmung mit den aus den Leistungsfeststellungen resultierenden Daten für die Abrechnung sowie der rechnerischen Richtigkeit sowohl von der Abteilung B68 als auch von der Gk mithilfe der ihnen zur Verfügung stehenden Software (AUER Success bzw. DBA) umfassend geprüft wurden Was die vertiefte Prüfung des Kontrollamtes bzgl. einzelner Leistungssegmente anlangt, ergaben sich folgende Feststellungen: Am 13. Juli 2010 wurde vom Kontrollamt bei einem Augenschein mit Mitarbeitern der Abteilung B68 die Ausführung der Energiekabel zwischen dem 20-kV-Signal-

9 KA V - GU 230-2/10 Seite 9 von 14 transformator und den Steuerungselementen im Stellwerksbereich sowie zwischen dem Niederspannungsverteiler und der Lüftungszentrale der U2-Station Stadion geprüft, um insbesondere zu eruieren, ob die in der Abrechnung aufscheinende Menge der Länge des verlegten Energiekabels entspricht. Bezüglich der Energiekabel zwischen dem 20-kV-Signaltransformator und den Steuerungselementen im Stellwerksbereich der U2-Station Stadion stellte das Kontrollamt fest, dass die abgerechnete Menge mit der Länge des verlegten Energiekabels ident ist. Betreffend die Energiekabel zwischen dem Niederspannungsverteiler und der Lüftungszentrale zeigte sich Folgendes: In den Aufmaßblättern für die im Dezember 2007 durchgeführte Leistungsaufstellung wies die B. GmbH betreffend die zur Verlegung gelangten Energiekabel eine Länge von 476 m aus. Im Rahmen der Leistungsfeststellung (unter Teilnahme der B. GmbH, der Abteilung B68 und der Gk) wurde dieses Ausmaß von 476 m auf 466,80 m reduziert. Das korrigierte Ausmaß floss in die Ende Juni 2008 von der B. GmbH gelegten Teilrechnung ein. Dieses Ausmaß widerspiegelt jedoch nicht die faktischen Verhältnisse, da die verlegten Energiekabel sich nicht auf eine Länge von 466,80 m, sondern lediglich auf 372 m bezogen. Die daraus resultierende Überzahlung belief sich auf 2.036,30 EUR. Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Bei der ursprünglichen Leistungsfeststellung kam es zu einem Übertragungsfehler. Die tatsächliche Länge von 372 m wird im Rahmen der Schlussrechnung berücksichtigt werden. Auch hinsichtlich eines weiteren Energiekabels (im Bereich der Lüftungszentrale) fiel eine Überzahlung auf.

10 KA V - GU 230-2/10 Seite 10 von 14 Hiezu war festzuhalten, dass die B. GmbH in den Aufmaßblättern die Länge des verlegten Energiekabels mit 97 m auswies, was bei der Leistungsfeststellung im Jänner 2008 von der Abteilung B68 und der Gk bestätigt wurde. Die Verrechnung erfolgte in der von der B. GmbH Mitte August 2008 gestellten Teilrechnung. Die Heranziehung dieses Ausmaßes für die Abrechnung war insofern nicht gerechtfertigt, als das in Rede stehende Energiekabel im Ausmaß von 60 m verlegt wurde. Demnach besteht eine Überzahlung in der Höhe von 247,16 EUR. Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Die WL wird künftig die Standorte von Verteilerschränken etc. so planen bzw. rechtzeitig festlegen, dass Überlängen vermieden werden. Trotzdem nicht vermeidbare Überlängen werden nach Möglichkeit ohne Lohnanteil verrechnet und diesbezügliche Entscheidungen während des Bauablaufes noch besser dokumentiert werden Ein weiterer vom Kontrollamt im Beisein von Mitarbeitern der Abteilung B68 vorgenommener Augenschein am 24. August 2010 der Ausführung von Elektroinstallationen (insbesondere Schaltkomponenten) in der U2-Station Stadion ließ ebenfalls Unzulänglichkeiten bei der Leistungsfeststellung und Abrechnung erkennen. In Bezug auf die Realisierung des Sammelschienensystems L1+L2+L3+PE+N wurde von der Abteilung B68 und der Gk im Rahmen einer im Juli 2006 durchgeführten Leistungsfeststellung, das von der B. GmbH für die Abrechnung vorgesehene Ausmaß von 19 m in den Aufnahmeblättern als gerechtfertigt erachtet. Dies war deshalb bemerkenswert, da das Sammelschienensystem nicht im Ausmaß von 19 m, sondern in einem solchen von 14,10 m realisiert wurde. Infolge der Verrechnung eines um 4,90 m überhöhten Ausmaßes (im Rahmen der ebenfalls im Juli 2006 gelegten Teilrechnung) ergab sich eine Überzahlung von 3.285,94 EUR.

11 KA V - GU 230-2/10 Seite 11 von 14 Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Jene Sammelschienenlängen, die auf Messungenauigkeiten zurückzuführen sind, werden von der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden. Eine weitere Überzahlung, u.zw. in der Höhe von 4.720,40 EUR, bestand darin, dass die Installation von 20 Komponenten für die Feldverteilung doppelt verrechnet wurde. Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Die Ausführungen des Kontrollamtes werden von der WL zum Anlass genommen, die Unterlagen eindeutiger zu formulieren, um künftig unterschiedliche Interpretationen von Positionstexten auszuschließen. Gemessen an den von der stichprobenweisen Einschau des Kontrollamtes betroffenen Leistungssegmenten, die mit ,35 EUR abgerechnet wurden, ergab sich eine Überzahlung von insgesamt ,80 EUR. Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Die vorläufige Abrechnung weist aus Sicht der WL eine Überzahlung für Energiekabel und Sammelschienen in der Höhe von 2.485,60 EUR aus. Dieser Betrag wird von der Schlussrechnung jedenfalls in Abzug gebracht werden. Die angeführten Preise stammen, wie eingangs erwähnt, aus der Ausschreibung der WL und beruhen auf Preisbasis des Jahres Den WL wurde empfohlen, die Überzahlung unter Berücksichtigung des einbehaltenen Deckungsrücklasses rückzufordern. Die vorhin aufgezeigten Unzulänglichkeiten resultierten insbesondere daraus, dass die B. GmbH in den Aufmaßblättern den faktischen Verhältnissen nicht entsprechende

12 KA V - GU 230-2/10 Seite 12 von 14 Ausmaße auswies und die Leistungsfeststellungen durch die Abteilung B68 sowie die Gk nicht ordnungsgemäß erfolgten. Auch wenn die Software AUER Success und DBA die Prüfung von Abrechnungsunterlagen in arbeitsökonomischer Hinsicht wirkungsvoll unterstützen, war doch festzuhalten, dass für eine inhaltlich korrekte Abrechnung eine ordnungsgemäße Leistungsfeststellung unabdingbar ist. Diesbezüglich war anzumerken, dass die im Rahmen von Leistungsfeststellungen kollaudierten Daten die Grundlage für die EDV-mäßige Abrechnung bilden. Den WL wurde daher empfohlen, Leistungsfeststellungen mit der hiefür gebotenen Sorgfalt vorzunehmen. 4.3 Zu den Ausführungen unter Pkt. 4 dieses Berichtes sei abschließend der Hinweis angebracht, dass sich die vom Kontrollamt vorgenommenen Stichproben hinsichtlich der Abrechnung auf einzelne Leistungssegmente bezogen, weil die gegenständliche Prüfung insbesondere auf die Beschaffung und die Zweckmäßigkeit der Software AUER Success und DBA gerichtet war. Der WL wurde empfohlen, die Massenaufstellungen zu den Rechnungslegungen der B. GmbH nochmals zu überprüfen. Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Die WL wird der Empfehlung des Kontrollamtes im Zuge der Schlussrechnung nachkommen. 5. Sonstige Feststellungen 5.1 Wie bereits erwähnt, wird von der Gk für die Prüfung der Abrechnungsunterlagen betreffend die Realisierung von Niederspannungsanlagen sowie Elektroinstallationen im Rahmen der Verlängerung der U-Bahnlinien U1 und U2 die Software DBA herangezogen. Mit dieser Prüfung sind elf der insgesamt 26 Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter der Gk befasst. 5.2 Für die weiteren 15 Mitarbeiter der Gk, die ebenfalls mit Prüfagenden befasst sind, steht keine Software für die Prüfung von Abrechnungsunterlagen zur Verfügung. Nach Auffassung des Kontrollamtes wäre ein Softwareeinsatz im Sinn einer arbeitsökonomischen Abwicklung von Prüfungen vorteilhaft.

13 KA V - GU 230-2/10 Seite 13 von 14 Den WL wurde empfohlen, unter Bedachtnahme auf die Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit Überlegungen hinsichtlich der Implementierung einer Software anzustellen. Stellungnahme der WIENER LINIEN GmbH & Co KG: Die WL wird der Empfehlung des Kontrollamtes nachkommen. Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Peter Pollak, MBA Wien, im Jänner 2011

14 KA V - GU 230-2/10 Seite 14 von 14 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE EDV... Elektronische Datenverarbeitung Gk... Interne Kollaudierungsabteilung kv... Kilovolt PC... Personalcomputer VH... Vergabehandbuch WL... WIENER LINIEN GmbH & Co KG Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.