Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN. VA Beschaffung. Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

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1 Tools for Business Success WISSEN WERKZEUGE WEITERBILDUNGSMEDIEN Sofort nutzbar Permanente Updates In der Praxis erprobt

2 Prozess Name: Beschaffung Prozesseigentümer: Leiter Einkauf Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Ziele: Vorgänger (Lieferant) Nachfolger (Kunde) Frei -Nutzung Warenwirtschaft, kostenloser alle operativen Prozesse Tools - Verwendung und Experten-Links der beschafften Materialien (z.b. im Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Produktionsprozess) Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme - Bereitstellung der Leistung (Material, Anlagen und Dienstleistung) zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der erforderlichen Menge, Art und Qualität zum günstigsten Preis - optimale Lieferantenauswahl unter Berücksichtigung von Qualitätskriterien und Preis Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Liefertreue der Lieferanten - Anzahl Reklamationen Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - jährlich Lieferantenbewertung - bei jedem Materialeingang Überprüfung der gelieferten Qualität Anstoß: (Was löst diesen Prozess aus?) - Materialbedarf - notwendige Informationen zur Erledigung der Arbeitsaufgaben/ Erfüllung von Kundenforderungen Vorgehen bei Störungen: - Information an Leitung Einkauf Vorgehen bei Abweichungen: - Information an die GF Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - gesetzliche und behördliche Anforderungen - Marktbeobachtung - Lieferantenbeurteilung Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Anfrage / Bestellung - Wareneingang: Beschaffte Produkte erfüllen festgelegte Anforderungen - Durchführung angemessener Lieferantenauswahl/-bewertung Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Anfragen und Angebote - Bestellliste und Bestellung / Lieferschein Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-System - Kommunikationsmittel 2. Personal / Qualifikationen: - - PL Verbesserungsansätze: (Worauf geachtet werden muss / sollte!) 1. Erfolgsfaktoren: - korrekte und vollständige Stammdaten - zeitnahe Information über Änderungen 2. Mögliche Stolpersteine: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen) - falsche, unvollständige bzw. inkonsistente Vorgaben / fehlerhafte Planung T_VA _Beschaffung.doc - Rev. 2.0 Seite 2 von

3 Zuständigkeiten und Beschreibungen BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente D M I 10 Beschaffungsauftrag Beschaffungsauftrag Warenwirtschaft, Auftragsverwaltung (EDV) 20 Ja Einrichtung und Nutzung eines Liste Prepay-Kontos Lieferant zugelassener vorgegeben? Lieferanten (EDV) FB Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Anfragen, 30 Beschaffungsdokumente Kostenlos Angebote und einholen unverbindlich registrieren unter Angebote 40 Musterlieferung, Angebot nach Liste zugelassener Kriterien auswählen Lieferanten 50 Bestellen Bestellliste (EDV), Bestellung, Beschaffungsdokumente FB AV 60 Liefertermin überwachen Liste offene Bestellposten 70 Lieferung termingerecht? Ja 90 Mitteilung an Warenwirtschaft 80 Lieferant anmahnen, ggf. neuen Liefertermin vereinbaren Gesprächsnotiz auf Bestellung/ Mahnung Sie Tools möchten sich über dieses und weitere AA/PA Wareneingang, Lieferung i.o.? Lieferung Lieferschein, FB sperren CL Wareneingang Ja 120 Lieferung einlagern AA Einlagerung bzw. weiterleiten 130 Lieferantenbewertung aktualisieren AA Lieferantenbewertung, FB Lieferantenbewertung nach Wareneingang 140 Vergleich Bestellung/Rechnung Bestellung Rechnung CO T_VA _Beschaffung.doc - Rev. 2.0 Seite 3 von

4 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: Lieferant vorgegeben? In der Liste der zugelassenen Lieferanten befinden sich alle Lieferanten bei denen bestellt werden darf. Im Feld Bemerkungen werden alle Unregelmäßigkeiten (z.b. auffällige Lieferverzögerungen, Fehllieferungen, Qualitätsprobleme) vermerkt. 20 Einrichtung Mindestens und einmal Nutzung jährlich - bei Häufungen eines vonprepay-kontos Problemen sofort - wird die Liste kontrolliert und der GF über auffällige Unregelmäßigkeiten informiert. Dieser Einsparungen entscheidet über durch das weitere attraktive Vorgehen (z.b. Gespräch Bonusprogramme mit Lieferanten) und Verbleiben oder Streichen des Lieferant aus der Liste Angebote einholen Üblicherweise werden 3 Angebote eingeholt. Angebote auswählen Die Bewertung erfolgt anhand nachfolgender Bewertungskriterien: o Qualitätsmerkmale Produkt o Preis o Lieferzeit o Lieferbedingungen o Zahlungsbedingungen Bei Bedarf wird eine Musterlieferung angefordert Der ausgewählte Lieferant wird in die Liste zugelassener Lieferanten aufgenommen Bestellen Zusammenstellen/Überarbeiten der Beschaffungsdokumente (z.b. Zeichnung, Bestellung). Die Bestellung muss mindestens die Bezeichnungen, Anzahl, Bestellnummer, wenn möglich auch Liefertermin, Liefer-, Fracht- und Zahlungsbedingungen enthalten Beschaffungsdokumente überprüfen, Bestellung durch Unterschrift freigeben Kopie der Bestellung in Ordner Bestellungen abheften. Bei neuen Lieferanten wird das Angebot mit den Vergleichsangeboten und einer kurzen Begründung bzgl. der Auswahl des Lieferanten hinter die Bestellung in den Ordner Bestellungen abgeheftet. Vergleich Bestellung/Rechnung Abweichungen mit Lieferanten klären T_VA _Beschaffung.doc - Rev. 2.0 Seite 4 von

5 Prozesskennzahlen: [%] Liefertreue der Lieferanten (Differenz Soll/Ist-Liefertermin) [%] Anzahl Reklamationen/Gesamtlieferungen des Lieferanten Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Einsparungen durch attraktive Bonusprogramme Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Verwendete Abkürzungen: D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) GF Geschäftsführer QMB Qualitätsbeauftragter FB Fachbereich MA Mitarbeiter Einkauf Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Erstellt: Geprüft: Freigegeben: T_VA _Beschaffung.doc - Rev. 2.0 Seite 5 von

6 Hinweise zur Nutzung der Verfahrensanweisung: Die Verfahrensanweisung setzt die von der DIN EN ISO 9001 geforderten Vorgaben zum Thema Beschaffung um. Die sich unmittelbar auf den Themenkreis Beschaffung erstreckenden Einrichtung Forderungen der und DIN ENutzung ISO 9001 finden eines Sie nachfolgend Prepay-Kontos dargestellt (Quelle: DIN EN ISO 9001: , Seite 33/34, Herausgeber: Deutsches Institut für Normung e.v., Einsparungen Alleinverkauf durch Beuth durch Verlagattraktive GmbH). Bonusprogramme 7.4 Beschaffung Beschaffungsprozess Die Organisation muss sicherstellen, dass die beschafften Produkte die festgelegten Beschaffungsanforderungen erfüllen. Art und Umfang der auf den Lieferanten und das beschaffte Produkt angewandten Überwachung müssen vom Einfluss des beschafften Produkts auf die nachfolgende Produktrealisierung oder auf das Endprodukt abhängen. Die Organisation muss Lieferanten auf Grund von deren Fähigkeit beurteilen und auswählen, Produkte entsprechend den Anforderungen der Organisation zu liefern. Es müssen Kriterien für die Auswahl, Beurteilung und Neubeurteilung aufgestellt werden. Aufzeichnungen über die Ergebnisse von Beurteilungen und über notwendige Maßnahmen müssen geführt werden (siehe 4.2.4) Beschaffungsangaben Beschaffungsangaben müssen das zu beschaffende Produkt beschreiben. Soweit angemessen, enthalten diese a) Anforderungen zur Genehmigung von Produkten, Verfahren, Prozessen und Ausrüstung, b) Anforderungen an die Qualifikation des Personals, und c) Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem. Die Organisation muss die Angemessenheit der festgelegten Beschaffungsanforderungen sicherstellen, bevor sie diese dem Lieferanten mitteilt Verifizierung von beschafften Produkten Die Organisation muss die erforderlichen Prüfungen oder sonstigen Tätigkeiten festlegen und verwirklichen, durch die sichergestellt wird, dass das beschaffte Produkt Registrieren die festgelegten Beschaffungsanforderungen und downloaden! erfüllt. Wenn die Organisation oder ihr Kunde beabsichtigt, Verifizierungstätigkeiten beim Lieferanten durchzuführen, muss die Organisation die beabsichtigten Verifizierungsmaßnahmen und die Methode zur Freigabe des Produkts in den Beschaffungsangaben festlegen. T_VA _Beschaffung.doc - Rev. 2.0 Seite 6 von

7 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie das Häkchen unter Extras - Optionen... - Ansicht - Formatierungszeichen im Feld Alle, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - Aus Datei ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie die (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. T_VA _Beschaffung.doc - Rev. 2.0 Seite 7 von