Geschäftsreglement. Inhalt. Verabschiedet in der Vorstandssitzung vom

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1 Geschäftsreglement Verabschiedet in der Vorstandssitzung vom Inhalt 1 ufgaben, Verantwortung und Kompetenzen ufgabenbeschrieb Mitgliederversammlung Vorstand ufgabenbereichsverantwortliche Geschäftsleitung Projekt- und rbeitsgruppen Mitglieder Information Funktionendiagramm Unterschriftenregelung Finanzkompetenzen Fonds-Reglement Stellenbeschriebe Vorstand Präsidium rbeits- und Projektgruppenleitung rbeits- und Projektgruppenmitarbeit Geschäftsleitung Rechnungsführung... 11

2 1 ufgaben, Verantwortung und Kompetenzen 1.1 ufgabenbeschrieb Mitgliederversammlung Gemäss den Statuten (rt. 8) Dient die Mitgliederversammlung primär dem ustausch und der Meinungsbildung sowie der Beschlussfassung zu grundsätzlichen und richtungsweisenden Fragestellungen, die sich aus dem weck und den ufgaben des Vereins ergeben. Sie kann den Vorstand beauftragen, rbeits- oder Projektgruppen einzusetzen; nimmt den Jahresbericht, die Jahresrechnung und den Revisionsbericht ab und entlastet den Vorstand; legt die Mitgliederbeiträge fest; wählt den Vorstand und das Präsidium; wählt die Revisionsstelle; nimmt Mitglieder auf und kann sie ausschliessen; ist für Statutenänderungen zuständig; beschliesst über eine allfällige uflösung des Vereins. Die Mitgliederversammlung findet in der Regel vierteljährlich statt Vorstand Gemäss Statuten (rt. 10) trägt der Vorstand die Verantwortung für die rfüllung des Vereinszwecks. r vertritt den Verein nach aussen, bereitet die Mitgliederversammlung vor und führt deren Beschlüsse aus, nimmt zu politischen Geschäften Stellung, schliesst Leistungsaufträge und Verträge ab, entscheidet über Logo, rscheinungsbild und Corporate Identity, entscheidet über Bei- und ustritt bei andern Organisationen, ist zuständig für die interne Organisation, für die Bildung von ufgabenbereichen und für die Delegation von ufgaben, setzt Projekt- und rbeitsgruppen ein und erlässt das Geschäftsreglement sowie zusätzlich notwendige Reglemente und Weisungen, regelt die eichnungsberechtigung, stellt die Geschäftsleitung an und hat die Personalverantwortung inne ufgabenbereichsverantwortliche Die einzelnen Vorstandsmitglieder sind für definierte ufgabenbereiche verantwortlich. Folgende ufgabengebiete werden fest übernommen: Präsidium, Finanzen und Personal, Öffentlichkeitsarbeit, Politisches Lobbying und Mitgliederbetreuung/Internes. Sachthemen werden aufgrund der Interessen und Fähigkeiten einzelnen Vorstandsmitgliedern zugeordnet. Die ufgabenbereichsverantwortlichen sind für Geschäfte, die in deren ufgabenbereich fallen, nsprechperson der Geschäftsleitung. Sie Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 2

3 unterstützen und beraten diese bei Bedarf. Die Geschäftsleitung bereitet Vorstandsgeschäfte gemeinsam mit der/dem ufgabenbereichsverantwortlichen vor und informiert diese/diesen regelmässig über die Umsetzung von ufträgen, die in den jeweiligen ufgabenbereich fallen Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung nimmt in beratender Funktion an den Vorstandssitzungen teil, sie hat ntragsund Mitspracherecht. Sie organisiert die Vorstandssitzungen und die Mitgliederversammlungen und bereitet diese in bsprache mit dem Vorstand vor. Sie initiiert und begleitet Projekt- und rbeitsgruppen und leitet Projekte. Sie stellt den Informationsfluss sicher und ist verantwortlich für die operative Umsetzung von Leistungsaufträgen. Sachgeschäfte bereitet sie inhaltlich vor oder arbeitet bei deren Vorbereitung mit, sie stellt die organisatorischen und administrativen ufgaben sicher und vernetzt sich gezielt in bsprache mit dem Vorstand. Sie übernimmt die Personalverantwortung für Mitarbeitende der kbk. Die nstellung von Mitarbeitenden geschieht gemeinsam mit der ufgabenbereichsverantwortlichen Finanzen und Personal Projekt- und rbeitsgruppen Für die Bearbeitung von Sachgeschäfte kann der Vorstand rbeits- oder Projektgruppen einsetzen wobei rbeitsgruppen für längerfristige ufgabestellungen und Projektgruppen für klar befristete ufträge eingesetzt werden. Projekt- und rbeitsgruppen bearbeiten und vertiefen gemäss dem uftrag des Vorstandes definierte Fragestellungen und Themen, sie erarbeiten zuhanden des Vorstandes mpfehlungen, grundsätzliche politische Positionen, Stellungnahmen und Lösungsvorschläge. Projekt- und rbeitsgruppen haben Mitsprache- und ntragsrecht bei Vorstandsgeschäften, die ihren uftrag betreffen. Grundsätzliche politische Positionen genehmigt der Vorstand. rbeits- und Projektgruppen protokollieren ihre Sitzungen. Die Leitung einer Projekt-/rbeitsgruppe organisiert die rbeit derselben und informiert die Geschäftsleitung, die als Bindeglied zum Vorstand dient. Die Projekt- oder rbeitsgruppenleitung ist verantwortlich für die regelmässige Berichterstattung an den Vorstand und für die Vertretung der nliegen der Projekt- und rbeitsgruppe gegenüber dem Vorstand. Sie kann sich bei Bedarf Unterstützung der Geschäftsleitung holen. Die offizielle Kommunikation gegen aussen erfolgt in bsprache mit dem Vorstand Mitglieder Die Mitgliederorganisationen bringen ihre nliegen aktiv ein und unterstützen den weck der kbk nach ihren Möglichkeiten, engagierte und geeignete Mitglieder können in Projekt-/ rbeitsgruppen und im Vorstand mitarbeiten. Die Mitgliederorganisationen vernetzen sich mit gleichgelagerten Organisationen und bezahlen einen Mitgliederbeitrag. Mitgliederorganisationen können durch zwei Delegierte mit Stimmrecht an der Mitgliederversammlung mitsprechen und mitbestimmen. inzelmitglieder bringen ihre nliegen ebenfalls aktiv ein, sie vertreten und unterstützen in bsprache mit dem Vorstand die behindertenpolitischen nliegen der kbk gegenüber Politik, Wirtschaft und Öffentlichkeit. n der Mitgliederversammlung können sie mit je einer Stimme mitsprechen und mitbestimmen. Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 3

4 1.2 Information Für die sach- und stufengerechte Information sind alle Beteiligten verantwortlich Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 4

5 1.3 Funktionendiagramm Kompetenzen V M M I K ntscheid ntscheidungsvorbereitung Mitsprache ntrag zum ntscheid usführung Mitwirkung bei der usführung Information Kontrolle bkürzungen MV: Mitgliederversammlung VS: Vorstand, PR: Präsidium, BV: ufgabenbereichsverantwortlicher GL: Geschäftsleitung, M: Mitarbeiterin RF: Rechnungsführung L/PL: rbeitsgruppen-/projektgruppenleitung Themen MV VS PR BV GL RF M L/PL llgemeine Vereinsführung Wahlen Vorstand V Wahl Revisionsstelle M V Wahl Präsidium V Leitbild V//K V/ Statuten //K V V/ Rollende 3-Jahresplanung //K V//K Finanzen und Controlling Jahresbudget M V/K I M Jahresbericht erstellen V Jahresrechnung erstellen M V Projektbudget und ausserordentliche usgaben (dringlich und Finanzierung gesichert) M V/K I/ bschluss von Leistungsverträgen M V/ Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 5

6 Themen MV VS PR BV GL RF M L/PL Organisation Geschäftsreglement /K V/ Interne Regelungen I /K M/ V/ Operative Geschäfte Delegation von Vertretungen der kbk in strategisch bedeutsame Gruppen (z.b. Steuerungsausschuss R, Begleitgruppe Umsetzung Behindertenkonzept, Kommission Psychiatrie usw) Delegation von Vertretungen der kbk in rbeits- und Projektgruppen der Verwaltung oder anderer Partner auf operativer bene Interne rbeits- und Projektgruppen mandatieren I M V V//K rbeits- und Projektgruppen leiten I I / Gremien Geschäfte der MV vorbereiten und Traktanden festlegen M MV durchführen Beschlüsse der MV umsetzen VS-Sitzungen einberufen, Traktanden festlegen, Unterlagen vorbereiten Beschlüsse der VS-Sitzungen umsetzen Personal nstellung / Kündigung Geschäftsleitung I V/ //K Stellenbeschrieb Geschäftsleitung V/K M nstellung / Kündigung Mitarbeitende I Stellenbeschrieb Mitarbeitende V Stellenbeschrieb Rechnungsführung V M Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 6

7 1.4 Unterschriftenregelung Kompetenzen inzelunterschrift Kollektivunterschrift zu inzelunterschrift im uftrag (Rechnungsführung löst ahlung aus) bkürzungen: VS: Vorstand, PR: Präsidium, BV: ufgabenbereichsverantwortlicher, GL: Geschäftsleitung, RF: Rechnungsführung Bereiche VS PR BV GL M RF Bedingungen ufnahme oder usschluss von Mitgliedern genehmigt von MV Korrespondenz extern Sozial- und gleichstellungspolitische Geschäfte (auf bene Grossrat/ Regierungsrat/ Direktion) () Sozialpolitische Geschäfte (auf bene mt) Sozial- und gleichstellungspolitische Geschäfte (auf bene Sachbearbeitung) admin./org. Geschäfte - grundsätzlich - an Regierungs-/Grossrat inzelgeschäfte, nfragen im Rahmen von Projekten inladung MV Protokoll Mitgliederversammlung Korrespondenz intern (Gesuch) Leistungsverträge genehmigt von VS Finanzierungsgesuche und abrechnungen Projekte Bis ufgabenbereich GL ufgabenbereich M - Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 7

8 Bereiche VS PR BV GL M RF Bedingungen bis ufgabenbereich GL ufgabenbereich M I über Verträge insprachen / Beschwerden Finanzen / PC-Konto Rechnungen - bis ufgabenbereich GL ufgabenbereich M - ab gemäss Budget oder Vorstandsbeschluss Spesen GL Verschiebung zw. Konti kbk ahlung UULV auslösen Gemäss UULV, ahlungseingang ULV nstellung / ntlassung Geschäftsleitung genehmigt von VS 1.5 Finanzkompetenzen Die finanziellen Kompetenzen (und Visumsregeln) zwischen Vorstand, ufgabenbereichsverantwortung Finanzen, Geschäftsleitung und Buchhaltung sind wie folgt geregelt: Die ufgabenbereichsverantwortung Finanzen und die Geschäftsleitung haben gemeinsam die Finanzkompetenz bis Fr innerhalb des von der Mitgliederversammlung genehmigten Jahresbudgets bzw. innerhalb der vom zuständigen Organ genehmigten Projektbudgets. Die Geschäftsleitung hat eine Finanzkompetenz bis Fr innerhalb des von der Mitgliederversammlung genehmigten Jahres- oder vom zuständigen Organ genehmigten Projektbudgets. usgaben von mehr als Fr innerhalb des von der Mitgliederversammlung genehmigten Jahresbudgets beschliesst der Vorstand. usgaben ausserhalb des Budgets (z.b. für politische ktionen), kann der Vorstand in eigener Kompetenz kurzfristig beschliessen, wenn eine hohe Dringlichkeit besteht und die Finanzierung gesichert werden kann. Die Geschäftsleitung kontrolliert und visiert alle Rechnungen. Rechnungen über werden gemeinsam mit der Ressortleitung Finanzen visiert. Der Buchhalter ist ausführendes Organ. Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 8

9 1.6 Fonds-Reglement Fonds Projekte und Kampagnen weck: Der Fonds Projekte und Kampagnen dient der Finanzierung von ausserordentlichen Projekten und Kampagnen. Speisung: Der Fonds Projekte und Kampagnen wird aus Überschüssen aus der Betriebsrechnung, aus allfälligen Projektbeiträgen und projektbezogenen Spenden gespiesen. Verfügungsrecht: Der Vorstand entscheidet über die Verwendung der Mittel. Rechnungsführung und Revision: Der Fonds Projekte und Kampagnen wird in der Bilanz ausgewiesen. Die Revision erfolgt mit der ordentlichen Revision der Betriebsrechnung Fonds Region Biel weck: Der Fonds Region Biel dient der Finanzierung von ktivitäten in der Region Biel/Seeland Speisung: Der Fonds Region Biel ist aus dem Vermögen der Bieler Behindertenkonferenz BBK, die sich nde 2014 aufgelöst hat, gespiesen worden. Verfügungsrecht: Die ntnahme von Mitteln wird budgetiert und in der Jahresrechnung ausgewiesen. Rechnungsführung und Revision: Der Fonds Region Biel wird in der Bilanz ausgewiesen. Die Revision erfolgt mit der ordentlichen Revision der Betriebsrechnung. Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 9

10 2 Stellenbeschriebe 2.1 Vorstand Hauptaufgaben Mitarbeit im Vorstand und dadurch die behindertenpolitischen nliegen der kbk unterstützen Übernahme von Verantwortung für definierte ufgabenbereiche (nsprechperson für Geschäftsleitung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Geschäften) nforderungsprofil strategisches Denken, klares Rollenverständnis team- und lösungsorientierte rbeitsweise behindertenpolitisches Interesse Fähigkeit, die eigene Betroffenheit zu reflektieren und infühlungsvermögen in die Situation von Menschen mit (anderen) Behinderungen Vernetzung mit Politik und/oder Wirtschaft 2.2 Präsidium Hauptaufgaben Führung der kbk und des Vorstandes behindertenpolitische nliegen der kbk vorantreiben und vertreten strategische Weiterentwicklung der kbk Interessen der kbk nach aussen wahrnehmen nforderungsprofil Führungserfahrung in NPO strategisches Denken, klares Rollenverständnis team- und lösungsorientierte rbeitsweise behindertenpolitisches Interesse Fähigkeit, die eigene Betroffenheit zu reflektieren und infühlungsvermögen in die Situation von Menschen mit (anderen) Behinderungen Vernetzung mit Politik und/oder Wirtschaft 2.3 rbeits- und Projektgruppenleitung Hauptaufgaben Leiten einer rbeits- und Projektgruppe gemäss Mandat des Vorstandes nforderungsprofil gut ausgeprägtes konzeptuelles und vernetztes Denken, Gruppen- und Sitzungsleitungskompetenz Planungs- und Organisationskompetenz Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 10

11 team- und lösungsorientierte rbeitsweise Interesse an und Fachwissen/rfahrung im jeweiligen Themengebiet 2.4 rbeits- und Projektgruppenmitarbeit Hauptaufgaben mpfehlungen, Stellungnahmen und Lösungsvorschläge für definierte Fragestellungen erarbeiten nforderungsprofil Fachperson Fachwissen im jeweiligen Themengebiet Bereitschaft, die Interessen von Betroffenen in die fachliche Perspektive zu integrieren team- und lösungsorientierte rbeitsweise nforderungsprofil Betroffenenvertretung rfahrung und/oder Fachwissen im jeweiligen Themengebiet Interesse gezielt Veränderungen zu bewirken Fähigkeit, behinderungsübergreifend zu denken und die eigene Betroffenheit zu reflektieren team- und lösungsorientiere rbeitsweise 2.5 Geschäftsleitung und Mitarbeitende Gemäss separaten Stellenbeschrieben 2.6 Rechnungsführung ielsetzung der Stelle Rechnungsführung für den Verein Kantonale Behindertenkonferenz Bern kbk ufgaben Laufende Buchführung Führung der ahlungskonten Laufender ahlungsverkehr (Kreditoren) Überwachen der Debitoren Jahresabschluss inkl. Bilanz Organisation der Revision Kompetenzen und Verantwortung Der Buchhalter ist ausschliesslich ausführendes Organ und hat die Finanzkompetenzen zu beachten. Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstands sind verpflichtend. Der Buchhalter ist der Geschäftsleitung unterstellt. Diverses Die kbk hat die buchhalterischen ufgaben dem Früherziehungsdienst des Kantons Bern FD delegiert. Die buchhalterischen ufgaben für die kbk führt der FD-Buchhalter aus. Oberburgstrasse 21, 3400 Burgdorf Seite 11