Tatjana Tegel. Multidimensionale Konzepte zur Controllingunterstiitzung in kleinen und mittleren Unternehmen

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1 Tatjana Tegel Multidimensionale Konzepte zur Controllingunterstiitzung in kleinen und mittleren Unternehmen

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3 Tatjana Tegel Multidimensionale Konzepte zur Controllingunterstiitzung in kleinen und mittleren Unternehmen Deutscher Universitats-Verlag

4 Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet tiber < abrufbar. Hamburger Universitat fur Wirtschaft und Politik, Auflage Februar 2005 Aile Rechte vorbehalten Deutscher Universitats-Verlag/GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2005 Lektorat: Ute Wrasmann / Anita Wilke Der Deutsche Universitats-Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media. Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschtitzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verla.9s unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in dies em Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden dtirften. Umschlaggestaltung: Regine Zimmer, Dipl.-Designerin, Frankfurt/Main Gedruckt auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier ISBN-13: DOl: / e-isbn-13:

5 Vorwort Ausgangslage dieser Arbeit ist einerseits die defizitiire Controllingsituation in KMU und andererseits das in den letzten Jabren sprunghaft entwickelte Informationswesen grober Unternehrnen durch den Einsatz moderner Data Warehouse- und OLAP-Konzepte. Diese multidimensionalen Konzepte sollen einen auf die jeweiligen Bediirfuisse eines Unternehrnens zugeschnittenen Aufbml von Informationssystemen flir Zwecke der Datenanalyse erlauben. Ob und wie sich diese Konzepte fur die zu bewaitigenden Controllingaufgaben und Probleme kieiner und mittlerer Unternehrnen einsetzen lieben, wurde deshalb zur Kernfrage dieser Arbeit. Zur Beantwortung dieser Frage werden zunachst die Eigenheiten von KMU sowie die Situation und Zielsetzung von Controlling in KMU untersucht. Als die beiden wesentlichen Ziele fur Controlling in KMU werden die Entlastung der Unternehrnensflihrung und die sachliche und zeitlich adaquate Informationsversorgung samtlicher Entscheidungstrager benannt. Diese beiden Zielsetzungen bestimmen wesentlich die AusgestaItung und die Aufgaben des Controlling. Nach einer ailgemeinen Betrachtung der Merkmale, Architektur und Komponenten von multidimensionalen Konzepten wird die Vorgehensweise bei der Verbesserung der Informationsversorgung durch deren Einsatz aufgezeigt. 1m Anschluss daran wird zunachst die theoretische Eignung von multidimensionalen Konzepten bei der Bewaltigung der Controllingaufgaben untersucht, bevor in einer exemplarischen Losung ein moglicher erster Schritt zur Verbesserung der Informationsversorgung zum Zweck der Entscheidungsunterstiitzung aufgezeigt wird. 1m Zentrurn steht dabei in KMU immer noch die Frage danach, wer wann welche Kosten bzw. Erlose verursacht hat und welches Produkt bzw. welche Dienstleistung diese Kosten zu tragen hat bzw. welchem Produkt bzw. welcher Dienstleistung die Erlose zuzurechnen sind. Die Datenbasis der exemplarischen Losung liefert das im Mittelstand verbreitete standardisierte Finanzbuchhaltungsprograrnm Sage KHK Office Line mit integrierter Kostenrechnung. Die Transformation der Daten in das Data Warehouse geschieht mit den im Microsoft SQL Server enthaltenen Data Transformation Services (DTS). Zur Pflege von Meta-Daten, die fur das Data Warehouse benotigt werden, jedoch nicht aus dem operativen System gewonnen werden konnen, werden mit Microsoft Access entsprechende Formulare entwickelt. Als OLAP-Frontends zur Navigation durch den multidimensional en Datenraum wird exemplarisch einerseits eine Losung mit Microsoft Excel und den darin enthaltenen Pivot-Tabellen sowie andererseits eine Losung mit insight der Firma Arcplan realisiert. Tatjana Tegel

6 Inhaltsverzeichnis Tabellenverzeichnis... XV Abkiirzungsverzeichnis... XVII 1 Einleitung Merkmale kleiner und mittelgro8er Unternehmen Quantitative Merkmale Qualitative Merkmale Stellung im Marla Leistungserstellung Fiihrung Personal Organisation Informationswesen Zusammenfassung der Eigenheiten von Mittelbetrieben Merkmale des Controlling im Mittelbetrieb Begriff des Controlling Controlling-Ansiitze in der Literatur Rechnungswesen-orientierte Ansatze Koordinations- und Informations-orientierte Ansatze Fiihrungs-orientierte Ansiitze Definition von Controlling flir diese Arbeit Zielsetzungen des Controlling im Mittelbetrieb Entlastung der Untemehrnensfiihrung Unterstiitzung der Untemehrnensfiihrung Scblussfolgerungen flir die Controllingunterstiitzung in KMU Aufgaben des Controlling im Mittelbetrieb Internes Rechnungswesen Planung und Kontrolle Strategische Planung Entwicklung und Abstimmung von Teilbereichs- und Einzelplanen Plankontrolle Soll-Ist-Vergleich Kontrolle der strategischen Planung Operative Planung und Kontrolle Taktische Planung und Kontrolle Abweichungsanalyse Einleitung von Korrekturmal3nahmen... 62

7 VIII Inhaltsverzeichnis 4.3 Betriebliche Informationssysteme Historische Ansiitze Data Warehouse On-Line Analytical Processing (OLAP) Unterschiede zwischen OLTP- und OLAP-Systemen Business Intelligence Multidimensionale Konzepte Grundlegende Merkmale des muitidimensionalen Konzepts Dimensionen Betriebswirtschaftliche Dimensionstypen Strukturelle Dimensionstypen Geordnete Dimensionstypen Measures Hierarchien Cube, Hypercube Modellierung der Dimensions- und Faktentabellen Star-Schema Snowflake-Schema Architektur von Data Warehouse System en Komponenten von Data Warehouse-Systemen Datenbasis Datenverdichtung und Granularitiit Partitionierung Denormalisierung Transformationsprozesse Extraktion der Daten Harmonisierung und Bereinigung der Daten Verdichtung der Daten Anreicherung der Daten Transformation der Daten Obertragung der Daten Aktualisierung der Daten Metadaten Archivierung von Daten OLAP-Frontends Verbesserung der Informationsversorgung zur Controllingunterstiitzung in KMU mit multidimensionalen Konzepten Ermittlung des Informationsbedarfes Definition von Kennzahlen und Informationsobjekten Beschaffung der Informationen Modellierung und Autbereitung der Informationen

8 Inhaltsverzeichnis IX 6.5 Bereitstellung der Informationen Grundelemente der Informationsbereitstellung Benutzeroberflachen und Werkzeuge Eignung muitidimensionaler Konzepte fiir die Controllingunterstiitzung in KMU Situation des Controlling in KMU als Ansatz zur Unterstiitzung durch den Einsatz muitidimensionaler Konzepte Internes Rechnungswesen Planung und Kontrolle Strategische Planung und Kontrolle Entwicklung und Abstimmung von TeiJbereichs- und Einzelplanen Operative und taktische Planung und Kontrolle Abweichungsanalyse Einleitung von GegensteuerungsmaBnahmen Informationsversorgung Zusammenfassung Konzeption eines exemplarischen Data Warehouse fiir KMU Datenbasis in KMU Informationslieferant Rechnungswesen Ausgangs1age der exemplarischen Losung Geschaftsgegenstand und Systeminformationen Funktionale und institutionelle Controllingaspekte Planung und Kontrolle Plan-Ist-Vergleich Kostenstellen Plan-Ist-Vergleich Kostentrager Modellierung des Data Warehouse Faktentabelle Fakt_Kosten... l Faktentabellen Fakt_Plan_Kostenstellen und Fakt]lan_Kostentrager Dimensionstabelle Dim _ Mandanten Dimensionstabelle Dim_Kostenarten Dimensionstabelle Dim _ Sachkonten Dimensionstabelle Dim_Zeit Dimensionstabelle Dim ]rojekte Dimensionstabelle Dim _ Niederlassungen Dimensionstabelle Dim ]lanung Definition von Kennzahlen und Dimensionen Kennzahlen Kennzahl 1st KennzahIPlan Berechnete Kennzahl Akt_Abw... I Berechnete Kennzahl Ist_Kum

9 X Inhaltsverzeichnis Berechnete Kennzahl Plan_Kum Berechnete Kennzahl Kum_Abw Berechnete Kennzahl Plan_GJ Berechnete Kennzahl GJ_Abw Berechnete Kennzahl Ist_Kum_ VJ Berechnete Kennzahl Ist_Kum_total Berechnete Kennzahl Plan_total Berechnete Kennzahl Plan_Abw_total Dimensionen Dimension Gesellschaft Dimension Kostenart Dimension Zeit Dimension Projekte Dimension Niederlassungen Dimension Planung ReaIisierung der exemplarischen Losung Transformation zu Dimensionen Transformationsprozess Dim _ Mandanten Transformationsprozess Dim _ Sachkonten Transformationsprozess Dim_Zeit Transformationsprozess Dim ]rojekte Transformationsprozess Dim _ Niederlassungen Transformationsprozess Dim _Planung Transformation zu Kennzahlen Transformationsprozess Fakt_Kosten Transformationsprozess Fakt_Plan_Kostenstellen Transformationsprozess Fakt_Plan_Kostentrager Bereinigung der Dimensionen Aufruf der Transformationsprozesse OLAP-Backend Analysis Services Voraussetzungen fur die Erstellung von Cubes Gemeinsame Dimensionen Dimension Gesellschaft Dimension Kostenarten Dimension Zeit Dimension Projekte Dimension Niederlassungen Dimension Planung Cubes erstellen Ist_Kosten_Erlose_aktuell Plan _ Kostenstellen _ aktuell Plan_Kostentrager_aktuell

10 Inhaltsverzeichnis XI Speichem und Aufbereiten der Cubes Virtuelle Cubes erstellen Kostenstellenrechnung Kostentragerrechnung Koordination der Informationsbereitstellung fur Benutzer und Benutzergruppen OLAP-Frontend Kostenstellenrechnung Kostentragerrechnung Fazit Literaturverzeichnis Anhang

11 Abbildungsverzeichnis Bild 2.1: Konfigurationstypen mittelstiindischer Untemehmen Bild 2.2: Anwendung von funktionsbereichsubergreifender Betriebsstandardsoftware Bild 3.1: Darstellung des Entscheidungsprozesses Bild 3.2: Einschatzung der De1egierbarkeit von Entscheidungen durch Untemehmer kleinerer Untemehmen und deren tatsachliches Delegationsverhalten Bild 4.1: Geflecht notwendiger Integrations-Aktivitaten des Controlling Bild 4.2: Erlauterte Planungsrichtwerte fur eine Einjahresplanung Bild 4.3: Informationssystempyramide Bild 5.1: Dreidimensionale Matrix Bild 5.2: Dialogfeld zur Auswahl von Dimensionselementen in der Hierarchie von Produktgruppen Bild 5.3: Ausgeglichener und unausgeglichener Hierarchiebaum Bild 5.4: Anteilige Verrechnung Bild 5.5: 3-D Cubeansicht von Verkaufen nach Zeit, Artikel und Verkaufsort Bild 5.6: 4-D Cubeansicht von verkauften Artikeln nach Zeit, Verkaufsorten und Lieferanten Bild 5.7: 3-D Cube mit Surnmen der verkauften Artikel in einem Zeitraum nach Verkaufsorten Bild 5.8: Gittemetz der Cuboids fur die Dimensionen Zeit, Artikel, Verkaufsort und Lieferant Bild 5.9: StemfOrmige Anordnung von Dimensionstabellen urn eine Faktentabelle Bild 5.10: Snowflake-Schema Bild 5.11: Bild6.1: Bild 6.2: Bild 6.3: Bild8.1: Bild 8.2: Bild 8.3: Bild 8.4: Bild 8.5: Bild 8.6: Bild 8.7: Bild 8.8: Bild 9.1: 3-tier Architektur multidimensionaler Konzepte Modell zur Bewertung der Effektivitat des Einsatzes von OLAP-Software im Controlling Informationsquellen des betrieblichen Rechnungswesens Regelgebundene Formatierung von definierten Bereichen Kennzahl Plan fur Kostenstellen und Kostentrager in einer Faktentabelle Faktentabelle Fakt Kosten mit den definierten Dimensionstabellen entsprechend dem Star- bzw. Snowflake-Schema Faktentabellen Fakt]lan_ Kostenstellen und Fakt]lan _ Kostentrager mit den definierten Dimensionen nach dem Galaxie- bzw. Snowflake-Schema Access-Formular zur Metadatenpflege - Zuordnung von Mandanten IGesellschaften zu Kategorien Access-Formular zur Pflege des Kostenartenschemas Access-F ormular zur Pflege der Sachkontenzuordnung Formular mit den Ergebnissen der Priifung mit Uberschneidungen der Sachkontenbereiche sowie von nicht zugeordneten Aufwands-, Ertrags- und Statistikkonten Access-Formular zur Zuordnung von Kostenstellen zu Niederlassungen Schema der Transformationen fur die Dimension Gesellschaft

12 XIV Abbildungsverzeichnis Bild 9.2: Schema der Transformationen fur die Dimensionstabelle Dim Sachkonten Bild 9.3: Schema der Transformationen fur die Dimensionstabelle Dim Zeit Bild 9.4: DTS Transformation der Dimensionstabelle Dim_Zeit Bild 9.5: Schema der Transformationen fur die Dimensionstabelle Dim]rojekte Bild 9.6: Schema der Transformationen fur die Dimensionstabelle Dim _ Niederlassungen Bild 9.7: Schema der Transformationen fur die Dimensionstabelle Dim ]Ianung Bild 9.8: Schema der Transformationen fur die Faktentabelle Fakt_Kosten Bild 9.9: Schema der Transformationen fur die Faktentabelle Fakt]lan_KostensteIlen Bild 9.10: Schema der Transformationen fur die Faktentabelle Fakt]lan _ Kostentrager Bild 9.11 : DTS-Paket im DTS-Designer Bild 9.12: Konsolenstruktur des Analysis Managers Bild 9.13: Datenquelle der exemplarischen Losung Bild 9.14: Gemeinsame Dimensionen der Datenbank DWOLSQL Bild 9.15: Dimension Gesellschaft...; Bild 9.16: Dimension Kostenarten... l96 Bild 9.17: Dimension Zeit Bild 9.18: Dimension Projekte Bild 9.19: Dimension Niederlassungen Bild 9.20: Dimension Planung Bild 9.21: Schema und Objekte des Cubes 1st_Kosten _ Er16se _ aktueil Bild 9.22: Autbereiteter Cube Ist_Kosten_Erlose_aktueIl in einem Cubebrowser Bild 9.23: Schema des Cubes Plan_KostensteIlen_aktueIl Bild 9.24: Schema des Cubes Plan _ Kostentrager _ aktuell Bild 9.25: Virtueller Cube Kostenstellenrechnung Bild 9.26: Virtueller Cube Kostentragerrechnung Bild 9.27: Benutzer und Benutzergruppen zu Rolle hinzufugen Bild 9.28: Definition individueller Zugriffsrechte auf Dimensionen Bild 9.29: Erstellung und Verwaltung von Rollen im Datenbankrollen-Manager Bild 9.30: Virtueller OLAP-Cube Kostentragerrechnung als Datenquelle einer Excel-Pivottabelle Bild 9.31: Kostenstellenrechnung in Excel Bild 9.32: Kostentragerrechnung mit insight Bild 9.33: Analysemoglichkeiten in Excel

13 Ta bellenverzeichnis Tabelle 2.1: Wertgrenzen fur quantitative MaJ3groBen kleiner, mittlerer und grober Kapitalgesellschaften... 5 Tabelle 2.2: Alte allgemeine und neue Mittelstandsdefinition des IfM Bonn... 6 Tabelle 2.3: Verteilung der Aufgaben auf die Aufgabentrager in Untemehmen mit weniger als 500 Beschaftigten... 9 Tabelle 2.4: Zuordnung der Konfigurationstypen zu verschiedenen BetriebsgroBen Tabelle 2.5: Bewertung von Fibu-Mehrplatzlosungen Tabelle 2.6: Merkmale der Situation des Mittelbetriebes Tabelle 4.1: Elemente eines managementorientierten Rechnungswesen in KMU...40 Tabelle 4.2: Charakteristika synoptischer versus inkrementa1er Planungsweise...45 Tabelle 4.3: Eignung Qualitativer Methoden zum strategischen Planableitungsverfahren im Mittelbetrieb...48 Tabelle 4.4: Exemplarische Checkliste zu den Anforderungen an standardisierte Planungsverfahren Tabelle 4.5: Dominanz der Arbeitsgebiete bei branchenneutralen Anwendungen Tabelle 4.6: Gegeniiberstellung operativer und managementunterstiitzender DV -Systeme.. 69 Tabelle 4.7: Arten von Data-Warehouse-Anwendungen Tabelle 4.8: Grundlegende Unterschiede zwischen OLTP- und OLAP-Systemen Tabelle 4.9: Business Intelligence-Portfolio Tabelle 5.1: Beispiele fur Dimensionsebenen der Untemehmensbereiche Tabelle 5.2: Strukturmerkmale hierarchischer und nicht-hierarchischer Dimensionstypen.. 83 Tabelle 5.3: Geordnete Dimensionstypen Tabelle 5.4: 2-D Sicht auf die Stiickzahl der verkauften Artikel in einem Zeitraum Tabelle 5.5: 3-D Sicht von Verkaufen nach Zeit, Artikel und Verkaufsort Tabelle 5.6: Berechnungsgrundlage fur Verdichtungs- und Gruppierungskombinationen Tabelle 5.7: Schritte des Transformationsprozesses Tabelle 5.8: Vergleich von Thin-Client- undo Fat-Client-Ansatz Tabelle 6.1: Gruppierung managementrelevanter Informationen nach Funktionsbereichen Tabelle 6.2: Informationen aus Umweltbereichen Tabelle 6.3: Kennzahlengruppen Tabelle 6.4: Dbersicht betriebswirtschaftlicher Analysemethoden Tabelle 6.5: Ubersicht iiber Werkzeuge mit Informationselementen nach Zie1gruppen und Einsatzgebieten Tabelle 7.1: Data Mining - Anwendungen und Methoden Tabelle 7.2: OLAP und Data Mining Unterstiitzung von Managementaufgaben Tabelle 8.1: Eingesetzte Datenerfassungs- und Abrechnungssysteme Tabelle 8.2: Zeilenschema der Kostenstellen- und Kostentragerrechnung Tabelle 8.3: Spaltenschema Kostenstellenrechnung Tabelle 8.4: Spaltenschema Kostenstellenrechnung Tabelle 8.5: Faktentabellen der exemplarischen Losung

14 XVI Tabellenverzeichnis Tabelle 8.6: Ubersicht Faktentabellen mit definierten Dimensionen Tabelle 9.1: Legende der Transformationsschemata Tabelle 9.2: Ubersicht Faktentabellen mit defmierten Dimensionen Tabelle 9.3: Dimensionen des Cubes Ist_Kosten_Erlose_aktuell Tabelle 9.4: Berechnete Elemente des Cubes Ist_Kosten_Erlose_aktuell Tabelle 9.5: Definition von Summen der Dimension Kostenarten als berechnete Zellen Tabelle 9.6: Dimensionen des Cubes Plan_Kostenstellen_aktuell Tabelle 9.7: Berechnete Elemente des Cubes Plan_Kosten_Erlose_aktuell Tabelle 9.8: Dimensionen des Cubes Plan_Kostentrager_aktuell Tabelle 9.9: Berechnete Measures des Cubes Kostenstellenrechnung Tabelle 9.10: Berechnete Measures des Cubes Kostentragerrechnung Tabelle A.l: Felder der Tabelle KHKKostenjournal in der SQL Server Datenbank olereweabf2x Tabelle A.2: Felder der Faktentabelle Fakt Kosten Tabelle A.3: Felder der Tabelle KHKKostenumsatz in der SQL Server Datenbank olwreweabf2x Tabelle A.4: Felder der Faktentabelle Fakt]lan_Kostenstellen Tabelle A.5: Felder der Faktentabelle Fakt]lan_Kostentrager Tabelle 8.1: Felder der Tabelle KHKMandanten in der SQL Server Datenbank olwreweabf2x Tabelle B.2: Dimensionstabelle Dim_ Mandanten der Dimension Gesellschaft Tabelle B.3: Felder der Tabelle KHKSachkonten in der SQL Server Datenbank olwreweabf2x Tabelle B.4: Dimensionstabelle Dim _ Sachkonten Tabelle B.5: Dimensionstabelle Dim_Sachkonten Tabelle B.6: Tabelle KHKMandantenPerioden Tabelle B.7: Dimensionstabelle Dim_Zeit Tabelle B.8: Tabelle KHKKostenstellen Tabelle B.9: Tabelle KHKGruppen Tabelle B.l 0: Dimensionstabelle Dim ]rojekte Tabelle B.11: Tabelle KHKKostenstellen Tabelle B.12: Tabelle KSTUntergruppe zur Zuordnung von Kostenstellen zu Niederlassungen Tabelle B.13: Dimensionstabelle Dim _Niederlassungen Tabelle B.14: Tabelle KHKGruppen fur die Dimensionstabelle Dim]lanung Tabelle B.15: Dimensionstabelle Dim]lanung

15 Abkiirzungsverzeichnis BStBl BWA DBMS DOLAP DSS DTS ERP/ERM ETL EUS FASMI Fibu GuV HOLAP ID IKT ISAM IT KMU Kst Ktr LAN MbE MbO MDX MIS MOLAP OLAP OLTP RDBMS ROLAP SQL WAN Bundessteuerblatt Betriebswirtschaftliche Auswertung Data Base Management System pesktop-olap Decision Support Systems Data Transformation Services Enterprise Resource Planning I - Management Extraktion, Transformation und Laden Entscheidungsunterstiitzungssysteme Fast Analysis on Shared Multidimensional Information Finanzbuchhaltung Gewinn- und Verlustrechnung Hybrides OLAP Tabellenfeld, dem die IDENTITY-Eigenschaft zugewiesen wurde Informations- und Kommunikationstechniken Indexed Sequential Access Method Informationstechnik Kleine und mittlere Untemehmen Kostenstelle Kostentrager Local Area Network Management by Exception Management by Objectives Multidimensional Expressions (multidimensionaler Ausdruck) Management Information System Multidimensionales OLAP On-line Analytical Processing On-Line Transaction Processing Relational Database Management Systems RelationaIes OLAP Structured Query Language Wide Area Network