Ausschreibungsunterlagen

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1 Ausschreibungsunterlagen Durchführung der außerschulischen Betreuung (Hort) an den Ganztagsschulstandorten der Samtgemeinde Brome für die Schuljahre 2019/2020 bis 2022/2023 A) Allgemeine Informationen zur Ausschreibung 1. Allgemeine Leistungsanforderungen Seite 2 2. Grundsätze der Grundbetreuung Seite 2 3. Anmeldeverfahren Seite 3 4. Personelle Anforderungen Seite 3 5. Entgelte Seite 3 6. Vertragslaufzeit Seite 3 7. weitere Pflichten des Kooperationpartners Seite 3 8. Entwurf eines Vertrags Seite 4 9. Bewertung der Rangfolge der Angebote Seite Weitere erforderliche Unterlagen und Bedingungen zur Abgabe eines Angebots Seite 8 B) Unterlagen zur Abgabe eines Angebots 11. Angebot für die außerschulische Betreuung (Hort) der Ganztagsschulen der Samtgemeinde Brome für die Schuljahre 2019/2020 bis 2022/2023 Seite 9 1

2 1. Allgemeine Leistungsanforderungen Die Samtgemeinde Brome sucht zur Sicherstellung der außerschulischen Betreuung (Hort) an den Ganztagsschulstandorten der Samtgemeinde Brome einen Kooperationspartner. Die Früh-, Anschluss- und Ferienbetreuung soll an den Schulen nach Erreichen der Mindestteilnehmerzahl bedarfsgerecht sichergestellt werden. Dies dient der Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf der Eltern von schulpflichtigen Kindern. 2. Grundsätze der Betreuung Frühbetreuung Ab der Mindesteilnehmerzahl von 5 SchülerInnen wird ab 7 Uhr bis zum Beginn des Ganztagsschulbetriebes von Montag bis Freitag in den Räumlichkeiten der jeweiligen Schule ein Angebot für freies Spiel und Entspannung vor dem Unterricht durchgeführt. Derzeit ist eine Frühbetreuung für die Grundschule Rühen mit einer Gruppe einzuplanen. Der jeweilige Beginn des Ganztagsschulbetriebes ist der Veröffentlichung (Homepage) der Schule zu entnehmen. Die Höchstteilnehmerzahl für eine Gruppe beträgt 20 SchülerInnen. Spätbetreuung Ab der Mindesteilnehmerzahl von 5 SchülerInnen wird ab Ende des Ganztagsschulbetriebes bis 17 Uhr von Montag bis Freitag in den Räumlichkeiten der jeweiligen Schule ein Projektangebot nach Wochenplan mit unterschiedlichen Schwerpunkten (Bewegung, Sport, Musik, darstellendes Spiel, kreatives Gestalten, Ernährung, freies Spiel usw.) durchgeführt. Derzeit sind Anschlussbetreuungen für die Grundschule Rühen, die Grundschule Brome und die Grundschule Parsau mit jeweils einer Gruppe einzuplanen. Das jeweilige Ende des Ganztagsschulbetriebes ist der Veröffentlichung (Homepage) der Schule zu entnehmen. Die Höchstteilnehmerzahl für eine Gruppe beträgt 20 SchülerInnen. Ferienbetreuung In den Herbst-, Oster- und Sommerferien wird eine verlässliche Ferienbetreuung angeboten. Alle Schulkinder werden an einem Schulstandort der Samtgemeinde gemeinsam betreut. Die einzelnen Ferienwochen stehen unter einem bestimmten Motto und binden Institutionen aus dem Sozialraum der Kinder ein. Die Betreuung findet von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr statt. Die Gruppenstärke beträgt 12 bis 20 SchülerInnen und bei mehr als 20 Anmeldungen wird eine weitere Gruppe eingerichtet. Der Durchführungsort wird vom Kooperationspartner in Absprache mit der Samtgemeinde bestimmt. Folgende Betreuungszeiten sind durchzuführen: 2 Wochen Herbstferien 1 Woche Osterferien 3 Wochen Sommerferien Derzeit sind jeweils 2 Gruppen für die gesamte Samtgemeinde einzuplanen. 2

3 Allgemeines Jeweils vor Beginn des neuen Schuljahres werden Informationsveranstaltungen zum außerschulischen Angebot durchgeführt. 3. Anmeldeverfahren Das entsprechende Anmeldeverfahren wird durch die Samtgemeinde Brome koordiniert und die Anmeldezahlen der SchülerInnen werden 4-6 Wochen vor Angebotsbeginn dem Kooperationspartner zugeleitet. 4. Personelle Anforderungen Der Kooperationspartner verpflichtet sich entsprechend der Nr.2 des Leistungsverzeichnisses beschriebenen Aufgaben geeignetes Personal zur Verfügung zu stellen und die beschriebenen Aufgaben in eigener Verantwortung durchzuführen. Das bereitgestellte Personal steht in keinem Arbeitsverhältnis zur Samtgemeinde Brome. Die Weisungsbefugnis liegt beim Kooperationspartner. Das Personal hat die in der Schule geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften und die Konferenzbeschlüsse der Schule zu beachten. Das Personal verfügt über Kenntnisse Erster Hilfe am Kind. Der Kooperationspartner ist für die Sicherstellung der planmäßigen Aufgabenerledigung verantwortlich. Bei Ausfall von Personal, z.b. wegen Urlaub oder Krankheit, sorgt er für die Bereitstellung einer Ersatzkraft. Der Kooperationspartner leitet der Samtgemeinde vor Beginn der Tätigkeit eine Übersicht über das jeweils vorgesehene Personal zu. Die Samtgemeinde behandelt diese Angaben vertraulich. 5. Entgelte Die Samtgemeinde zahlt dem Kooperationspartner für seine Leistung einen pauschalisierten Betrag in Höhe des Angebotes auf Seite 9, mit dem alle Ansprüche, die sich aus dem Einsatz des Personals ergeben können abgegolten sind. Die Materialkosten sind in der Zahlung enthalten. Die Räumlichkeiten der Schule werden entgeltfrei zur Verfügung gestellt. Der Kooperationspartner rechnet die in Anspruch genommenen Leistungen mit der Samtgemeinde ab. 6. Vertragslaufzeit Vertragsbeginn ist der Schuljahresbeginn 2019/2020 ( ). Vertragsende ist das Schuljahresende 2022/2023 ( ). Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre. Die Sommerferienbetreuung des Schuljahres 2022/2023 ist bis zum tatsächlichen Schulbeginn des Schuljahres 2023/2024 sicherzustellen. 7. Weitere Pflichten des Kooperationspartners Für die Einhaltung der Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes und des Kinder- und Jugendhilfegesetzes in der jeweils geltenden Fassung ist der Kooperationspartner verantwortlich. Der Kooperationspartner hat für die entsprechenden Betreuungszeiten eine Haftpflicht- und Unfallversicherung abgeschlossen. Er hat außerdem eine Betriebserlaubnis beim Niedersächsischen Landesamt für die gesamten Betreuungszeiten beantragt. 3

4 8. Entwurf eines Vertrags zwischen Kooperationsvertrag zur außerschulischen Betreuung (Hort) der Samtgemeinde Brome, Bahnhofstraße 36, Brome vertreten durch die Samtgemeindebürgermeisterin, - im Folgenden Auftraggeber genannt und XXX - im Folgenden Kooperationspartner genannt wird folgender Vertrag geschlossen: 1 Vertragsgegenstand Die Vertragspartner vereinbaren, dass der Kooperationspartner die Durchführung folgender Angebote für Schülerinnen und Schüler der Samtgemeinde Brome in Räumlichkeiten der Schulen übernimmt: Früh- und Anschlussbetreuung: Aktivität Angebotstage Zeitrahmen Anzahl Kosten pro Schuljahr Frühbetreuung Mo-Fr 07:00 Uhr bis Beginn 1 Gruppe des Ganztagsschulbetriebes Anschlussbetreuung Mo-Fr Ende des Ganztagsschulbetriebes bis 17:00 Uhr 1 Gruppe Die Gruppenstärke beträgt 12 bis 20 SchülerInnen. Verlässliche Ferienbetreuung: Aktivität Angebotstage Zeitrahmen Anzahl Kosten pro Schuljahr 2 Wochen Herbstferien 1 Woche Osterferien 3 Wochen Sommerferien Mo-Fr 08:00-16:00 Uhr 2 Gruppen Die Gruppenstärke beträgt 12 bis 20 SchülerInnen. Bei weniger Anmeldungen als 12 SchülerInnen entfällt das Angebot, bei mehr als 20 SchülerInnen wird eine weitere Gruppe eingerichtet. Dabei zählen die Anmeldezahlen der gesamten Samtgemeinde. Der 4

5 Durchführungsort des Ferienprogramms wird vom Kooperationspartner in Absprache mit der Samtgemeinde bestimmt. 2 Grundlagen der Betreuung Der Kooperationspartner verpflichtet sich geeignetes Personal für die in 1 beschriebenen Aufgaben zur Verfügung zu stellen und die in 1 beschriebenen Aufgaben in eigener Verantwortung durchzuführen. Die Vertragspartner arbeiten vertrauensvoll zusammen. Das bereitgestellte Personal steht in keinem Arbeitsverhältnis zur Samtgemeinde. Die Weisungsbefugnis liegt beim Kooperationspartner. Das Personal hat die in der Schule geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften und die Konferenzbeschlüsse der Schule zu beachten. Der Kooperationspartner ist für die Sicherstellung der planmäßigen Aufgabenerledigung verantwortlich. Bei Ausfall von Personal, z.b. wegen Urlaub oder Krankheit, sorgt er für die Bereitstellung einer Ersatzkraft. Der Kooperationspartner leitet der Samtgemeinde vor Beginn der Tätigkeit eine Übersicht über das jeweils vorgesehene Personal zu. Die Samtgemeinde behandelt diese Angaben vertraulich. 3 Vertragsvolumen/Leistungsinhalte Die Samtgemeinde zahlt dem Kooperationspartner für seine Leistung einen pauschalisierten Betrag für jede zu Stande gekommene Ferienbetreuungsgruppe, für jede Frühbetreuungsgruppe und für jede Anschlussbetreuungsgruppe. Mit dieser Zahlung sind alle Ansprüche, die sich aus dem Einsatz des Personals ergeben können abgegolten. Insbesondere obliegt es dem Kooperationspartner, für die Abführung etwaiger Steuern und (Sozial)Versicherungsbeträgen einzustehen. Grundlage ist das eingereichte Angebot des Kooperationspartners vom XX.XX Die Räumlichkeiten der Schule werden entgeltfrei zur Verfügung gestellt. Der Kooperationspartner rechnet die in Anspruch genommenen Leistungen mit der Samtgemeinde ab. Die Beträge für den Vertragszeitraum sind als Anlage 1 Bestandteil des Vertrages. 4 Weitere Pflichten des Kooperationspartners Für die Einhaltung der Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG, jährliche belehrungsnachweise) und des Kinder- und Jugendhilfegesetzes (SGB VIII, Betriebserlaubnis, Bescheinigung über die Vorlage der erweiterten Führungszeugnisse) in der jeweils geltenden Fassung ist der Kooperationspartner verantwortlich. Außerdem verfügen die Mitarbeitenden über Kenntnisse in Erster Hilfe beim Kind. Die entsprechenden Nachweise werden im Personalservice des Kooperationspartners verwaltet und können auf Wunsch dort eingesehen werden. 5

6 Der Kooperationspartner hat für die entsprechenden Betreuungszeiten eine Haftpflicht- und Unfallversicherung abgeschlossen. Er hat außerdem eine Betriebserlaubnis beim Niedersächsischen Landesamt für die gesamten Betreuungszeiten beantragt. 5 Vertragslaufzeit und Kündigung Der Vertrag beginnt mit Schuljahresbeginn 2019/2020 und endet mit Schuljahresende 2022/2023. Die Sommerferienbetreuung des Schuljahres 2022/2023 ist bis zum tatsächlichen Schulbeginn des Schuljahres 2023/2024 sicherzustellen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Die Kündigungsfrist bedarf 6 Monate zum KiTa- Jahresende (31.07.) und muss bei der Samtgemeinde Brome eingegangen sein. Den Parteien steht das Recht zu, den Vertrag bei Vorliegen eines wichtigen Grundes außerordentlich zu kündigen. Eine Änderung der gesetzlichen Grundlagen im Sinne des 1,2 dieses Vertrages stellt nur dann einen Grund für eine außerordentliche Kündigung dar, wenn den Parteien nicht zugemutet werden kann, die vertraglichen Inhalte anzupassen. 6 Sonstiges Nebenabreden zu diesem Vertrag sind nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform; das gilt auch für Änderungen und Ergänzungen dieser Schriftformregelung selbst. Elektronische Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erfüllen das Schriftformerfordernis nicht. Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer Bestimmungen dieses Vertrages werden die Vertragspartner eine der unwirksamen Regelung in rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht möglichst nahekommende rechtswirksame Ersatzregelung vereinbaren. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Auftraggebers. Dieser Vertrag unterliegt dem materiellen deutschen Recht. Brome, den Unterschrift Auftraggeber Unterschrift Kooperationspartner 6

7 Anlage 1 zum Kooperationsvertrag Leistungsübersicht und Entgelte Frühbetreuung Eine Gruppe 5 bis 20 SchülerInnen, 1 Schule Kosten pro Schuljahr: Anschlussbetreuung Eine Gruppe 5 bis 20 SchülerInnen, 3 Schulen Kosten pro Schuljahr: Verlässliches Ferienprogramm eine Gruppe 12 bis 20 SchülerInnen, in sechs Ferienwochen pro Schuljahr 2 Gruppen sind zu planen Kosten pro Woche Ferienbetreuung pro Gruppe: 7

8 9. Bewertung der Rangfolge der Angebote: Anhand der nachfolgend aufgeführten Wertungskriterien wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt nach 100% Preis. 10. Erforderliche Unterlagen und Bedingungen zur Abgabe eines Angebots Die für die Angebotsabgabe erforderlichen Unterlagen und Erklärungen sind dem Schreiben Angebotsaufforderung zu entnehmen. 8

9 11. Angebot für die außerschulische Betreuung der Schulen der Samtgemeinde Brome für die Schuljahre 2019/2020 bis 2022/2023 Preisangaben: Gesamtkosten im Jahr A) Frühbetreuung Eine Gruppe 5 bis 20 SchülerInnen... x für 1 Schule =... (netto) B) Anschlussbetreuung Eine Gruppe 5 bis 20 SchülerInnen... x für 3 Schulen =... (netto) C) Ferienbetreuung Eine Gruppe 12 bis 20 SchülerInnen... x 6 Wochen x 2 Gruppen =... (netto) Summe pro Schuljahr =... (netto) Summe für 4 Schuljahre/ Vertragslaufzeit =... (netto) =... (brutto) Ort, Datum, Stempel, Unterschrift(en) 9