Abschlussbericht HTU-Online-Portal

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1 Stand: Zeitraum: Gesamtkosten: ,36 (davon 4522 noch nicht in der Bilanz) Version 2.0 Jakob Ellmaier Andrea Stachel

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Bericht... 3 Einleitung... 3 Vorgeschichte... 3 Anforderungen... 3 Funktionalitäten... 3 Workflow... 4 Arbeitsweise... 4 Projektabschnitte... 4 Projektleitung... 4 Fazit... 5 Timeline der Homepageerstellung... 6 Abrechnung... 9 Setup und Serverinsallationen Webdesign und Designelemente 12694, CMS Anpassungen Benutzerrechteverwaltung CMS Erweiterungen Kalender Einschulung, Verwaltung & Support Honorarnoten Projektleitung Anhang Abkürzungsverzeichnis Legende... Fehler! Textmarke nicht definiert. 2

3 Bericht Bericht Einleitung Der vorliegende Bericht bezieht sich auf die Neugestaltung des Onlineauftritts der HTU Graz. Wir möchten darin auf die Vorgeschichte, die Anforderungen, die Funktionalitäten, die Schwierigkeiten aber auch Erfolge im Projekt eingehen. Weiteres haben wir eine Chronologie und eine Abrechnung für das gesamte Projekt erstellt. In der Version 1.0 haben wir uns explizit auf die Vollständigkeit und Korrektheit der Abrechnung und die chronologische Aufstellung der Abwicklung konzentriert. Über den Sommer wird die Version 2.0 erarbeitet und in der ersten ordentlichen Sitzung der Universitätsvertretung im Wintersemester 13/14 präsentiert. Der Bericht soll den neuen MandatarInnen der Universitätsvertretung als Hilfestellung für den Beschluss im Herbst dienen. In der letzten Sitzung der alten Periode wurde er eingebracht, um von den MandatarInnen der letzten zwei Jahre Korrekturen und Verbesserungsvorschläge in der Formulierung der Abrechnung und der Chronologie zu erhalten. Da es unser Ziel war, dieses vielseitige Projekt in eine strukturierte Form zu bringen, ist dieser Bericht ein wichtiger Bestandteil dessen. Vorgeschichte Im Vorfeld sind einige Versuche getätigt worden, eine geeignet Möglichkeit zu finden, um die HTU Graz und ihre verschiedenen Organisationen online zu Präsentieren. Die HTU Graz hat, wie auch andere ÖHs, aufgrund ihrer Struktur, aber auch durch starke Fluktuation ihrer MitarbeiterInnen ein ganz spezielles Anforderungsprofil. Daher sind verschiedene Konzepte, von kleinen internen Lösungen, bis zu großen externen Lösungen durchgedacht, bzw. ausprobiert worden. Diese sind aufgrund von zu großem Aufwand bzw. zu hohem finanziellen Risiko nicht durchgeführt worden. Die online Präsentation der HTU hat aus einem in die Jahre gekommenem System, das nur von vereinzelten Personen betreut werden konnte, bestanden. Die Studienvertretungen hatten unabhängige Lösungen, die meist in Eigenarbeit entstanden sind. Dies machte einen sehr großen Aufwand in der Verwaltung aber auch Wartung für die einzelnen Organisationen notwendig. Daher war es ein großes Bedürfnis ein modernes möglichst vielseitiges Online-Portal zu erstellen. Grundlage des Systems war das seit Jahre erprobte Konzept der Benutzerverwaltung über einen zentralen Active-Directory Server und der Rechtevergabe über Benutzergruppen. Anforderungen Die HTU Graz kann in mehr als 30 Unterorganisationen, wie Studienvertretungen, Referate, und der Copyshop - HTU GmbH eingeteilt werden. Diese Organisationen benötigen eigenständige Lösungen, die sie unabhängig und mit möglichst geringem Aufwand selbst verwalten können. Das System muss an das Active-Directory Benutzerverwaltungssystem angebunden werden. Funktionalitäten Eine genaue Ausarbeitung erscheint in der nächsten Version dieses Dokuments. 3

4 Bericht Workflow Die HTU hat eine wenig hierarchische Struktur und es ist das Ziel, möglichst viele Personen, an der Erstellung der Seite zu beteiligen. Daher hat sich im Laufe der Entwicklung ein Workflow entwickelt, der an der Arbeitsweise der HTU angelehnt ist und gut zum System passt. Jeder Bereich hat 2 Benutzergruppen. Eine für alle die in dem Bereich tätig sind und eine für AdministratorInnen. JedeR im allgemeinen Bereich kann Inhalte auf der Seite hinzufügen und bearbeiten, aber nichts davon veröffentlichen. Dies können nur AdministratorInnen. Daher kann sich jeder an der Arbeit beteiligen, da man nicht Gefahr läuft, dass etwas unabsichtlich gelöscht oder geändert wird. Arbeitsweise Im gesamten Projekt wurden die Entscheidungen konsensorientiert in freien Arbeitsgruppen gefällt. Die Arbeitsgruppen wurden mit Personen von allen (in die Universitätsvertretung gewählten) Fraktionen beschickt. Es war aber für jeden möglich sich zu jeder Zeit in der Arbeitsgruppe einzubringen. Es wurden immer möglichst viele Personen in die Entscheidungsfindung eingebunden, ob am Anfang des Projekts bei der Anforderungserstellung, bzw. bei der Konzeption des Interface Designs, oder bei der Erweiterung der Funktionalitäten gegen Ende des Projekts. Projektabschnitte Das Projekt war nur in einem Abschnitt geplant. Gegen Fertigstellung des Basispakets wurden immer mehr die Stärken und Schwächen des Systems sichtbar. Im Großen und Ganzen war der Eindruck positiv. Daher wurde nach Fertigstellung des Basispakets im Sommer 2012 entschieden noch weiter am System zu arbeiten. Einerseits wurde das System immer mehr den Bedürfnissen angepasst, andererseits wurden neue Funktionalitäten hinzugefügt. Im Herbst 2012 war das System soweit, dass es online gehen konnte. Durch Einschulungen und Umstiege von einigen StVn und Referaten gab es sehr viel Feedback zur Benutzbarkeit des Systems, aber es kamen auch viele Wünsche zu neuen Funktionalitäten. Diese wurden abgewogen, und in ein weiteres Angebot der Firma eingearbeitet, das im Oktober 2012 beschlossen und in Auftrag gegeben wurde. Projektleitung Die Anfängliche Projektleitung 2011 hatte Julian Rath inne, der sich mit der Konzipierung, Einholung von Angeboten für das Basispaket, sowie dessen Betreuung bis zur Präsentation des Releaskandidaten beschäftigt hatte. Im März 2012 übernahm Jakob Ellmaier die Projektleitung. Ab dann begann die intensive Testphase, in der das Hauptaugenmerk auf die Qualitätssicherung gelegt wurde. Hier gab es immer Unterstützung von verschiedensten Personen, nur war es leider aufgrund des großen Aufwands nicht möglich eine Person für die Qualitätssicherung zu gewinnen. Daher blieb die Qualitätssicherung, die Koordination und das Projektmanagement in den Händen der Projektleitung. Seit Sommer 2012 finden bedarfsorientierte Einschulungen statt, die auch vom Projektleiter gehalten wurden. In den 16 Monaten in denen Jakob Ellmaier Projektleiter war, hatte er über 1000 Stunden in das Projekt investiert. Daher war ihm auch nicht möglich im Sommer 2012 einen Ferialjob auszuführen weshalb entschieden wurde, ihm pauschal die Einnahmen die er für einen Ferialjob bekommen hätte, verteilt auf mehrere Monate zu vergüten. 4

5 Fazit Fazit Bei einem Projekt dieser Größenordnung ist es besonders wichtig, Resümee zu ziehen um die Schwierigkeiten und Erfolge aufzuzeigen. Die Struktur der HTU selbst war die größte Herausforderung des Projekts. Hier bei war die große Anzahl- und starke Fluktuation von Mitarbeitenden eine wichtige Thematik. Dies betrifft sowohl die Projektabwicklung als auch die Anforderungen für das Online-Portal. Weiters ist das Know-How der Mitarbeitenden, nicht nur für die Features der Homepage an sich, sondern auch im Umgang mit dem Projekt, sehr unterschiedlich gewesen. Daraus ergibt sich, dass die HTU mit einem klassischen Unternehmen nicht vergleichbar ist, da in den meisten Unternehmen solch komplexe Software nur von wenigen geschulten Mitarbeitenden bedient wird. Auf der HTU würden viele Mitarbeitende die Homepage nicht nutzen, wenn sie nicht einfach zu editieren wäre. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden musste sehr tief in die Materie von PLONE eingegriffen werden. Dies erforderte Zeit da ein Großteil des Know-Hows erst während der Arbeit angeeignet werden konnte. Im Vordergrund des Projekts stand die Optimierung des Workflows der HTU und nicht die Anschaffung der kostengünstigsten Variante. Aus diesen Überlegungen heraus entstand die iterative Umsetzung, in der jede neue Anforderung separat hinsichtlich ihres Kosten-Nutzen Faktors überprüft wurde. Es wurden viele Features noch hinzugefügt, weil sie das bestehende Basissystem System noch verbessert haben, wodurch eine Abweichung vom Ursprungsbudget entstand. Es ist für die HTU und ihre Struktur jedoch eine gute Herangehensweise, sich ein Projekt Schritt für Schritt zu erarbeiten und nicht zu Beginn ein fertiges Konzept vorzulegen und starr an dem festzuhalten. Durch den Zeitraum in dem das Projekt lief, die Arbeitszeit der Projektleitung und durch die intensive Kommunikation mit der Firma relativieren sich die Projektkosten. Ebenfalls hervorzuheben ist der Umstieg von dem Copyshop, den meisten Studienvertretungen und Referaten. Durch die Integration dieser Institutionen ist das HTU-Online-Portal Plattform für 23 Homepages geworden. Dies bedeutet große Einsparungen für die jeweiligen Institutionen in Bezug auf Verwaltungsaufwand und Kosten. Das Onlineportal darf nicht vorrangig über die Kosten bewertet werden, da der Nutzen für die HTU erst in einigen Jahren in vollem Ausmaß erkennbar sein wird. 5

6 Timeline der Homepageerstellung Timeline der Homepageerstellung Startschuss für die Homepage Projektleitung Julian Rath Erstes Treffen um die Ideen, Wünsche und Anregungen zu besprechen Besprechung bezüglich Design der Homepage Treffen mit Johannes Raggam und allen interessierten Fraktionen Erhalt der finalen Version des Angebotes UV Sitzung Antrag Genehmigung Homepage neu (weitere Informationen siehe unten) Treffen mit Johannes Raggam um das Angebot für die Homepage durchzugehen Treffen Iteration1 bezüglich Design Treffen Iteration2+3 bezüglich der Finalisierung des Designs und der Präsentation des Website Prototypen (ohne Design) UV Sitzung Kein Antrag bezüglich Homepage (Bericht siehe unten) Präsentation des Releasekandidaten Einschulung / Plone Training Einrichtung eines Etherpad zum Testen Übernahme der Projektleitung durch Jakob Ellmaier April-Mai Bug fixing Homepage Abnahme UV Sitzung Kein Antrag bezüglich Homepage (Bericht siehe unten) Homepage-Einschulung für Studienvertretungen und Referate Homepage-Einschulung für Studienvertretungen und Referate Homepage-Einschulung für Studienvertretungen und Referate Erhalt des Angebots zur Erweiterung des HTU Portals Version In Auftraggabe der Erweiterung des HTU Portals Version 2.1 August2012 Projektübergabe von Bluedynamics Alience Graz an Bluedynamics Alience Innsbruck Homepagebefüllungstreffen Homepagebefüllungstreffen Offizieller Homepage Launch Umstieg der StV Elektrotechnik Toningenieur auf die neue Homepage Umstieg des Referats für Studienberatung auf die neue Homepage Umstieg der StV Geomatics auf die neue Homepage Erhalt des Angebots zur Erweiterung II des HTU Portals Präsentation und Diskussion des Angebots Erhalt des überarbeiteten Angebots zur Erweiterung II des HTU Portals UV Sitzung Antrag Einrichtung einer Arbeitsgruppe für die Homepageerweiterungen Antrag in Auftraggabe der Erweiterung 2 und Zuweisung von Erweiterungen an die Arbeitsgruppe (weitere Informationen siehe unten) Umstieg der StV Verfahrenstechnik auf die neue Homepage Umstieg des Referates für Bildungspolitik auf die neue Homepage 6

7 Timeline der Homepageerstellung Umstieg des Referates für Sozialpolitik auf die neue Homepage Umstieg der StV Bauingenieurswesen auf die neue Homepage Abnahme Erweiterung 2 Milestone Umstieg der StV Technische Mathematik auf die neue Homepage UV Sitzung Kein Antrag bezüglich Homepage (Bericht siehe unten) Tagung der Arbeitsgruppe zur Besprechung neuer Features und Änderungen der Homepage Homepagebefüllungstreffen für StVn und Referate Erklärung neuer Features für StVn und Referate Erhalt des Angebots zur Erweiterung III des HTU Portals Umstieg des Referates für Interne Organisation auf die neue Homepage Tagung der Arbeitsgruppe und Beschluss zur Auftragsvergabe, Kalender Erweiterungen III, Einrichtung Backup und Performance optimieren Umstieg der StV Informatik und Softwareentwicklung auf die neue Homepage Abnahme Erweiterung 2 Milestone Erhalt des Angebots zur Erweiterung IV des HTU Portals Umstieg der StV Doktorat auf die neue Homepage Umstieg der StV Physik auf die neue Homepage Umstieg des Referates für Veranstaltungen auf die neue Homepage Einschulung für die Studienvertretung Bauingenieurwissenschaften UV Sitzung Kein Antrag bezüglich Homepage Umstieg der StV Molekularbiologie auf die neue Homepage Umstieg der StV Architektur auf die neue Homepage Einschulung für das Sozialreferat Einschulung für die Studienvertretung Elektrotechnik-Toningenieur Einschulung für die Studienvertretung Verfahrenstechnik UV Sitzung Antrag zur Kenntnisnahme des vorläufigen Abschlussberichts in der Version 1.0 (weitere Informationen siehe Fazit) Bisheriger Stand des Projekts: Erweiterung 2 Milestone 3 ist aufgrund von Verzögerungen, die durch die Vorbereitung zur ÖH-Wahl verursacht wurden, noch nicht vollständig fertiggestellt. Umstieg auf die neue Homepage fehlt noch von den StVn: Telematik, Chemie, Maschinenbau und Wirtschaftswissenschaften, Elektrotechnik, Biomedical Engineering, Lehramtsstudium Darstellende Geometrie, Erdwissenschaften Einschulung für die Studienvertretung Elektrotechnik Auftragsvergabe Überarbeitung Projekte Umstieg der StV Maschinenbau und Wirtschaftswissenschaften auf die neue Homepage Umstieg der StV Elektrotechnik auf die neue Homepage Umstieg der StV Biomedical Engineering auf die neue Homepage 7

8 Timeline der Homepageerstellung Diskussionen und Anträge in UV Sitzungen zur Homepage Antrag: Die UV möge beschließen: Die HTU Graz genehmigt das Projekt HTU-Homepage NEU. Für dieses wird ein Budget von ,-- zur Verfügung gestellt. Die Umsetzung erfolgt durch die Firma "BlueDynamics Alliance" auf Basis des Angebots von Johannes Raggam vom Der Beschluss wird einstimmig angenommen (13:0/0/13) Das Grunddesign steht, es wird nur mehr kleinere Änderungen geben. Die StVen Homepages werden nicht in der HTU Homepage integriert, sondern nur verlinkt. Die StV-Seiten bleiben somit eigenständig. Das Design der Hauptseite kann übernommen werden Die Abnahme erfolgte vor 2-3 Wochen. Die Arbeit der beauftragten Firma ist soweit in Ordnung. Es werden aber noch kleinere Änderungen vorgenommen. Die Homepage sollte Anfang nächster Woche zugänglich sein. Über den Sommer sollen die Referate und Studienvertretungen ihre Abschnitte füllen Einschulungstermine: Fr, der , Di, der Bei den Welcome-Days soll die HTU hauptsächlich über die neue Homepage repräsentiert werden Antrag: Die Universitätsvertretung möge beschließen: Aus dem Angebot Erweiterungen II des HTU Portals der BlueDynamics Alliance Squarewave Computing -Aflinger Str. 19, 6176 Völs vom die Pakete: Meldung für nicht unterstützte Browser, Mitglied Objekt, Print CSS, Kombinierte Inhaltsansicht -Gesamter Inhalt, Bloglisting, NewsArtikel anpassen, Berechtigungen, Erweiterungen Kalender I, Bookmarks überarbeiten, versenden für Veröffentlichungen, Reihenfolge Felder Einstellungen, FormularWidget Mitarbeitende, TinyMCE -Bilder einfügen, Einstellungen für alle Datentypen, Anpassungen Stylesheets, Trackingsystem einbinden, Newslisting überarbeiten, Formular Erweiterungen, Projektstatus Anzeige, Protokollerstellung, Mathajax einbinden, Erweiterungen Kalender II, Stapelverarbeitung Bilder Multi Upload, Objektposition beim Hinzufügen, in Auftrag zu geben. Weiters werden die Pakete: Kategorisierung News Artikel mit Farben, Restructured Text Import, Überarbeitung Linklisting, Footer balancing automatisch berechnen, Performance optimieren, Sprechstunden/ Öffnungszeiten im Header, Sprechstunden/ Öffnungszeiten als Newsticker, und Dead-Link Pot einer Arbeitsgruppe zugewiesen. Der Antrag wird einstimmig angenommen (10: 0/0/10) Antrag Die Universitätsvertretung möge beschließen: Jakob Ellmaier möge zu einer Arbeitsgruppe einladen, zu der alle Fraktionen /StVn /Referate geladen sind. Jakob Ellmaier möge darüber in der nächsten UV-Sitzung berichten und Etwaiges mit dem Wirtschaftsausschuss klären. Der Antrag wird einstimmig angenommen (10:0/0/10) Das aktuelle Paket wird ein drei Schritten verwirklicht. Milestone II läuft bis Mitte Jänner, Milestone III bis Mitte Februar. Einige Referate und die Copyshops sind auf das neue System umgestiegen Antrag: Universitätsvertretung möge beschließen: Den vorläufigen Abschlussbericht des HTU online Portals in der Version 1.0 vom zur Kenntnis zu nehmen. Der Antrag wird einstimmig angenommen (10:0/0/10) 8

9 Abrechnung Abrechnung Setup und Serverinsallationen 4894 Plone Basissetup 2580 Plone Basissetup 250 Installation 480 Einrichtung Backup 192 Hosting Setup Neu 768 Performance optimieren 624 Webdesign und Designelemente 12694,36 Informations- und Webdesign 4320 Design für mobile Endgeräte 1440 Designintegration 2400 Header + Layout 350 Hauptmenü Textfarbe 144 Footer Menü 288 Horizontale Ausrichtung Submenü 285 Text-Designs 256 Farbschemata Menu 1044 Socialmedia Buttons 7,36 Print CSS 480 NewsArtikel anpassen 240 Bookmarks überarbeiten Design anpassen 528 Anpassungen Javascripts Mobile 288 Anpassungen Stylesheets 288 Newslisting überarbeiten 144 CSS Tabellen für verschiedene Devices Noch nicht 192 9

10 Abrechnung CMS Anpassungen 9835 Subsites 1440 Inhaltstypen mit Ordnerverhalten 360 Multiupload Integration 276 Login Redirect 220 Arbeitkopie veröffentlichen 150 Templates in TinyMCE Editierbar machen 708 Bug Arbeitskopie 0 Portlets 513 Banner Modul 720 Social Bookmarks 540 Kombinierte Inhaltsansicht - Gesamter Inhalt anzeigen 768 Bloglisting für Ordner 336 Meldung für nicht unterstützte Browser 276 versenden für Veröffentlichungen 300 Trackingsystem einbinden 864 Reihenfolge Felder Einstellungen 0 Footer Portlet überarbeiten 192 Einstellungen für alle Datentypen 528 Objektposition beim Hinzufügen 288 Stapelverarbeitung Bilder Multi Upload noch nicht 816 Benutzerrechteverwaltung 3624 LDAP-Integration und Rechtemanagement 3000 Berechtigungen 624 Kalender 4158 Google Calendar Widget Integration 240 Kalender 1710 Erweiterungen Kalender I 584 Kalender Erweiterungen III 624 Erweiterungen Kalender II noch nicht

11 Abrechnung CMS Erweiterungen 9600 Bildergalerie 940 Modulare Eingabeseite 1164 FAQ Seite 456 Mathajax einbinden 384 RSS-Feed Aggregator 780 Mitglied Objekt 576 Formular Widget Mitarbeitende 720 Projektstatus Anzeige 1044 Projektstatus Anzeige noch nicht 608 Protokollerstellung 912 Protokoll Erweiterung I 120 Formular Erweiterungen 1896 Einschulung, Verwaltung & Support 3340 Einschulung 720 Verwaltung 1660 Support Punkte 480 Support Punkte 480 Dokumentation Setup 0 Honorarnoten Projektleitung 1500 Honorar - Jakob Ellmaier (Juli 12) 300 Honorar - Jakob Ellmaier (August 12) 300 Honorar - Jakob Ellmaier (September 12) 300 Honorar - Jakob Ellmaier (Oktober und November 129)

12 Anhang Anhang Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Erklärung CMS Content Management System dient zur einfachen Verwaltung von Inhalten auf Webseiten Plone Python basierendes, Open Source CMS (plone.org) VM Virtuelle Maschine Nginx Webserver Varnish Webbeschleuniger Pond Lastenverteiler Zope Z Object Publishing Environment, Open Source Webanwendungsserver ZEO-Server Zope Enterprise Objects Server, Zope Datnbank server (http://plone.org/documentation/glossary/zeo-server) Munin Open-Source-Software zum Netzwerk-Monitoring CSS Cascading Style Sheets, Sprache für Design, Positionierung und Verhalten von Webseiten Diazo CSS Theme Engine (diazo.org) TinyMCE WYSIWYG HTML Editor WYSIWYG What You See Is What You Get AWStats Freie Webanalyses Software Active Directory Verzeichnisdienst vom Microsoft Windows Server LDAP-Server Lightweight Directory Access Protocol, Protokoll zur Übertragung von Verzeichnisdiensten Python Programmiersprache Mathajax Javascript Bibliothek zur Darstellung Von LaTeX Formeln in Webseiten 12

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