Modul 2.1.4: Zielvereinbarungen treffen und dokumentieren

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1 Informationsmaterial zum Modul-Nr. 2.1: Bildungsnetzwerke planen (Schwerpunkt: Management von Bildungswerken) Modul 2.1.4: Zielvereinbarungen treffen und dokumentieren von Lothar Albert und Norbert Wissing

2 Inhalt 1 Arbeitssitzungen 2 Projektantrag 3 Projektauftrag 4 Pflichtenheft 5 Projektvereinbarung (-vertrag) 1 Arbeitssitzungen Arbeitssitzungen sind unverzichtbarer Bestandteil von Projekten wie auch für die Arbeit in Bildungsnetzwerken. Diese Art der persönlichen Kommunikation ist notwendig, um die menschliche Basis im Team zu pflegen und gemeinsam Ergebnisse zu erarbeiten. Sie kann erfahrungsgemäß durch keine andere Form der Zusammenarbeit ersetzt werden, so sehr es mit Net-Meetings, Telefon- oder Videokonferenzen auch versucht wird. Grundsätze Einladen der richtigen Leute, d.h. Personen, die direkt von den zu besprechenden Themen betroffen sind Verteilen einer Agenda (enthält Diskussionspunkte der Teilnehmer) mind. einen Tag vor der Arbeitssitzung durch den Moderator Vorteile: - optimale Vorbereitung der Teilnehmer möglich - Entscheidung der Teilnehmer über die Teilnahme Pünktlicher Beginn der Veranstaltung Unterbrechungsfreie Durchführung der Sitzung (ggf. Mobiltelefone abschalten lassen) Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

3 Anfertigung eine Protokolls Exakte Festlegung von Ergebnissen und Maßnahmen Voraussetzungen für eine ergebnisorientierte Arbeitssitzung Bereitschaft aller Beteiligten zum ergebnisorientierten Arbeiten angemessene Methode Fähigkeit, die Methode wirkungsvoll einzusetzen Dokumentation von Arbeitssitzungen: Action Item-Protokollierung Ziel: In Arbeitssitzungen sollen echte Ergebnisse erarbeitet und Aufforderungen, Empfehlungen und Feststellungen in eindeutig nachvollziehbarer Weise festgehalten werden. Vorteile: Die Methode ist standardisiert und überall leicht anwendbar. Alle tatsächlichen Ergebnisse einer Besprechung werden festgehalten. Sie hilft dem Moderator, sich auf die Besprechung vorzubereiten und sie produktiv zu gestalten. Sie ermöglicht die einfache Kontrolle der Ergebnisse aus vorangegangenen Besprechungen. 2 Projektantrag Der Projektantrag stellt die schriftliche Formulierung der Projektidee / des Vorhabens dar. Inhalt: überblicksmäßige Aufgabenbeschreibung Projektziele und nutzen ggf. Konsequenzen bei Nichteinführung des Projektes personelle und finanzielle Rahmenbedingungen Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

4 Die Gestaltung eines Projektantrages soll am Beispiel des Projektes Schulnetz aufgezeigt werden. Projektantrag Projekt: Schulnetz Projektaufgaben: Vernetzung aller Klassenräume Zentraler und leistungsfähiger Internetzugang Bedarfsermittlung bzgl. der Software Projektziele: Optimale Ausnutzung der vorhandenen und anzuschaffenden Hardware- und Software-Ressourcen Zentraler Zugriff auf Daten für Schüler und Lehrer Internetzugang in allen Klassenräumen Projektnutzen: Kostenreduzierung im Bereich bestimmter Hard- bzw. Software- Komponenten Optimale Ausnutzung der Ressourcen (Räume, Hard- und Software) Raumbedarf: Projektleitung (Bildungsnetzwerker): 1,5 MM Organisation (DV-Fachobmann): 2,0 MM Konzeption (Fachobmann, Fachgruppenleiter): 4,5 MM Umsetzung (EDV-Kollegen): 6,0 MM Projektmitarbeiter: Projektmanager: Herr Maier Projektmitarbeiter: Herr Berger, Herr Sachmittelbedarf: Projektraum: D 335 Arbeitsplätze: 4 Projektabschluss: Abschluss der Vernetzung bzw. Inbetriebnahme des Schulnetzes am 21. August Projektauftrag Auftragsdefinition In einem Projektauftrag sollten zu seiner Definition folgende Angaben aufgenommen werden: Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

5 Aufgabenstellung Die Aufgabenstellung sollte so genau wie möglich beschrieben werden, ohne dabei detaillierte Ausführungen zu machen. Abgrenzung Die Aufgaben eines Projektes sind in aller Regel abzugrenzen, um eindeutig festzulegen, was noch Teil des Projektes ist und was nicht mehr zum Projekt gehört. Diese Abgrenzung kann aus sachlicher, aufbauorganisatorischer, prozessorganisatorischer oder funktionaler Sicht erfolgen. Ziele Zu jedem Projektauftrag gehören unabdingbar die Nennung der mit dem Projekt anzustrebenden Ziele. Die bei und mit der Auftragsausführung anzustrebenden Absichten sind hier auszuweisen. Konzeption Vorstellungen oder verbindliche Auflagen im Hinblick auf die Projektlösung sind hier als Projektkonzeption auszuweisen. Dieser Ausweis kann Gesamt- oder Teillösungen umfassen. Auftragsanlass Der Projektauftrag muss auch ausweisen, warum der Auftrag erteilt wurde. Die Projektmitarbeiter und auch alle Projektbeteiligten müssen die Gründe, die Motive und den Anstoß zu dem Projekt kennen. Auftragsgründe Die Auftragsgründe für ein Projekt liegen üblicherweise in den Ergebnissen der zuvor durchgeführten Problemanalyse. Diese Probleme sind darzustellen. Auftragsmotive Die mit der Auftragsvergabe verbundenen Leitgedanken des Auftraggebers sollten in einem Projektauftrag nachgelesen Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

6 werden können, damit dieser Hintergrund ebenfalls in die Projektarbeit einbezogen werden kann. Auftragsmittel Durch die Projektplanung und die Projektentscheidung sind die im Projektauftrag vorzugebenden verfügbaren Mittel und Budgets bestimmt. Als Projektmittel sind in einem Projektauftrag folgende Angaben auszuweisen: Verfügbare Projektmitarbeiter Einzuhaltende Termine Einsetzbare Sachmittel Bereitgestelltes Budget Die Nennung der Projektmittel im Projektauftrag ist in der Regel nicht als Prognose zu verstehen, sondern als Vorgabe. Die vorgegebenen Projektmittel dürfen bei der Projektdurchführung nicht überschritten werden. Auftragsbedingungen Zur Durchführung eines Projektes werden oftmals Bedingungen vorgegeben und müssen deswegen im Projektauftrag genannt werden. Es kann sich dabei um zwei Bedingungsarten handeln: Zwingende Bedingungen: Sie sind unbedingt und in jedem Fall einzuhalten. Empfehlende Bedingungen: Sie sind immer dann einzuhalten, wenn daraus keine gravierenden Nachteile entstehen. Mehrere Beschränkungsarten sind in einem Projektauftrag zu unterscheiden: Auftragsfestlegungen Für einen Projektauftrag können unterschiedliche Festlegungen getroffen werden: - Gebote Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

7 - Verbote Für die Projektdurchführung ist davon auszugehen, dass alle nicht angesprochenen Punkte keinen Vorgaben unterliegen. Durchführungsbedingungen Für die Durchführung eines Projektes können Bedingungen festgelegt werden. Teilweise werden diese Bedingungen bei der Projektplanung definiert: - Projektdokumentation - Qualitätsvorgaben - Berichterstattung Darüber hinaus können natürlich weitere Bedingungen zur Projektdurchführung vorgegeben werden. Genehmigungsvorbehalte Die nicht vom Projektmanager oder von der Projektgruppe zu treffenden Entscheidungen bei der Projektdurchführung müssen festgelegt werden. Deswegen sind die Genehmigungsvorbehalte im Projektauftrag auszuweisen. Weitere Projektbedingungen können in einem Projektauftrag vorgegeben werden, so beispielsweise die Projektpriorität oder die Gremien zur Projektbetreuung. 4 Pflichtenheft Bedeutung Die Erstellung eines qualifizierten Pflichtenhefts wird oft mit geringer Priorität behandelt. Dokumentationen dieser Art, so eine verbreitete Meinung, verzögern und verteuern den Entwicklungsprozess nur unnötig. Es scheint zunächst wichtiger zu sein, ein System / Produkt fertig zu stellen, als eine Vorgabe dafür zu erarbeiten. Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

8 Jede Entwicklung wird allerdings vor dem Hintergrund von Zeit und Kosten bewertet. So wird neben einer präzisen Kostenschätzung auch eine genaue Information über die zu tätigenden Aufwände erwartet. Dies gilt auch für Projekte, in denen ein Pflichtenheft von nachgelagerter Bedeutung ist. Hier kann sich ein Teufelskreis entwickeln. Ohne ein qualifiziertes Pflichtenheft müssen Termine abgegeben werden, ohne jedoch den definierten Leistungsumfang genau zu kennen. Ein Terminverzug ist auf diese Weise vorprogrammiert. Zudem sind die notwendigen Funktionalitäten ohne schriftliche Fixierung eine Sache der Interpretation. Es besteht die Gefahr, dass im Laufe der Realisierung immer neue Ideen formuliert und Anforderungen gestellt werden. Während des Projekts können sich dann auch noch die gewählten Systemkomponenten als falsch herausstellen. Dies produziert zusätzliche Kosten. Im schlimmsten Fall kann jeder einzelne der aufgeführten Punkte dazu führen, dass ein Projekt komplett scheitert. Zielbestimmung und Definition Das Pflichtenheft bildet das zentrale Element zur Dokumentation der Wünsche des Auftraggebers sowie der Pflichten des Auftragnehmers und ist damit für die Vertragspartner im Rahmen eines Projektes von grundlegender Bedeutung. Es zeigt den IST-Zustand, nennt die Ziele, definiert die zu lösenden Aufgaben, definiert die aktuellen und zukünftigen Anforderungen. Das Pflichtenheft hilft, unvollständige Planung, lückenhafte Lösungen und unrealistische Termine zu vermeiden. Es bildet die Basis für den Aufbau des Angebots, einen objektiven Angebotsvergleich, Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

9 Vertragsverhandlungen und Vertrag. Das Pflichtenheft ist somit eine wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem Entwickler des Systems / Produktes. Anforderungen Übersichtlichkeit Ein Pflichtenheft braucht eine wohlstrukturierte Gliederung und eine angemessene grafische Gestaltung. Der Inhalt kann durchaus mit gängigen Fachtechniken aufbereitet werden. Vollständigkeit Alle wesentlichen Leistungsanforderungen müssen in ein Pflichtenheft aufgenommen werden. Das Fehlen von Anforderungen führt zu Systemfehlern. Eindeutigkeit Die Aussagen eines Pflichtenheftes müssen verständlich, eindeutig und in sich widerspruchsfrei sein. Eine zu große Detaillierung ist zu vermeiden, eine kurze, präzise und prägnante Sprache sollte gewählt werden. Quantifizierung Soweit wie möglich sollten auch quantitative Aussagen gemacht werden. Auf Formulierungen wie -... dem Stand der Technik entsprechend, -... bei Spitzenbelastung noch zufriedenstellend arbeiten, -... angemessene Leistungen erbringen, sollte verzichtet werden. Sie müssen durch quantitative Angaben ersetzt werden. Änderungsverbot Für ein Pflichtenheft gilt üblicherweise ein Änderungsverbot während der Dauer der Bearbeitung. Änderungen im Pflichten- Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

10 heft müssen zwangsläufig zu Änderungen im System / Produkt mit allen ihren Auswirkungen führen. Zur Ausarbeitung eines Pflichtenheftes ist erhebliche Sorgfalt und Umsicht erforderlich! Anforderungen wie Realisierbarkeit und Aktualität sind für ein Pflichtenheft selbstverständlich. Aufbau und Inhalt des Pflichtenheftes Struktur des Systems bzw. Bildungsnetzwerkes Art, Größe und Struktur des Systems / Netzwerkes Partner Schulprogramm ggf. Organisation der Datenverarbeitung IST Zustand (Problembeschreibung) Bestehende Organisation - Gesamtübersicht - Detailangaben für jedes Arbeitsgebiet - generelle Aufgaben - Karteien / Dateien - Ablaufübersicht - Schwachstellen, Engpässe Systemtechnische Gegebenheiten - Infrastruktur - Systemsoftware - Hardware - Personal Zielsetzung Die Zielsetzung enthält die wesentlichen Ziele, die mit dem Produkt bzw. dem System erreicht werden sollen, sowie deren Prioritäten. Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

11 Es ist darauf zu achten, dass vor allem realistische und quantifizierbare Ziele gesetzt werden, weil dadurch das Erreichen der Ziele o- der das Ausmaß der Zielerreichung später leichter überprüft werden kann. Mögliche wesentliche Ziele sind: Verbessern der Wirtschaftlichkeit Einsparungen (Kosten, Personal, Raum) Informationsbereitschaft erhöhen (Zeit, Transparenz) Verbesserter Datenschutz, bessere Datensicherheit Anforderungen (Soll) Generell muss zwischen Mussanforderungen und Wünschen unterschieden werden. Mussanforderungen sind für die Einführung und den Betrieb der geplanten Lösung unerlässlich und sind deshalb unbedingt zu erfüllen. Im Pflichtenheft sind sie auch eindeutig als solche zu kennzeichnen. Wünsche sind dagegen nicht unbedingt Voraussetzung, erleichtern und unterstützen aber die Einführung und den Betrieb der geplanten Lösung. Institutionelle Anforderungen Leistungsanforderungen Systemtechnische Anforderungen Datenschutz, Sicherheit und Integrität des Systems Unterstützung, Betreuung und ggf. Wartung Vertragsbedingungen Administratives Vertraulichkeit, Rückgabe, Copyright Verteiler Budgetrahmen Rückfragen zum Pflichtenheft Termine Evaluation Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

12 5 Projektvereinbarung (-vertrag) Die Vereinbarung eines Vorhabens bzw. der Abschluss eines Kooperationsvertrages zwischen den beteiligten Partnern (Schulen, Kammern, Betrieben) erfordert die Berücksichtigung nachfolgender Punkte: Zuständigkeiten Namentliche Nennung der zuständigen Mitarbeiter bzw. Kollegen, bspw. Herr Maier (Bildungsnetzwerker der BBS), Herr Berger (Geschäftsführer der Firma XY), Herr Schulze (Sachbearbeiter der IHK) Termine Termine für den Projektstart, die Meilensteine und das Projektende sind verbindlich festzulegen. Mitarbeiter Die beteiligten Mitarbeiter sind unter Angabe ihrer Qualifikationen und der für das Projekt zur Verfügung stehenden Zeit zu nennen. Pflichtenheft Ausdrückliche Nennung als Vertragsteil, z.b. Das Pflichtenheft in der Fassung vom ist vollinhaltlich Teil dieses Projektvertrages. Leistungsabgrenzung Leistungszuordnung zu Auftragnehmer und geber bzw. zu den beteiligten Institutionen und ggf. Unternehmen, bspw. Die Istaufnahme und analyse erfolgt durch die berufsbildenden Schulen,... Berichterstattung Schriftlicher und / oder mündlicher Review; z.b. wöchentlich ein Projektstatus (Projektleiter, Koordinator), jeweils am Monatsende ein Projektreview (Schulleitungen oder Projektsteuergruppe) Geheimhaltung Vorgaben über die Vertraulichkeit und Geheimhaltung, ggf. interne Strukturen, Passworte etc. Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version

13 Honorar / Entlastung Pauschal- oder Aufwandsvergütung, bspw. Honorar für ein Expertengutachten zur Konzeption des Schulnetzes, Entlastungsstunden für die an der physikalischen Vernetzung beteiligten Kollegen. Nebenkosten Abrechnung Fahrgelder, Spesen, Übernachtungen, Kommunikationskosten, Repräsentationskosten usw. Zahlungsbedingungen Zahlungen zu bestimmten Terminen oder nach der Erbringung definierter Leistungen an externe Auftragnehmer; Zuordnung der Kosten zu den Kooperationspartnern, z.b. den beteiligten Schulen. Vertragsstrafen Strafen für fehlende Leistungen oder Terminüberschreitungen, bspw. bei vereinbarter Fertigstellung zum Schuljahresbeginn Hinweis zur Literatur und Linkliste Für die Module bis wurde die Literatur und Linkliste einheitlich erstellt. Sie ist dem Modul angehängt. Modul 2.1.4: ANUBA-Informationsmaterial (Autoren: L.Albert, N. Wissing) , Version