Wichtige Hinweise zur Antragsstellung im Programm STÄRKEN vor Ort in Neukölln für das Jahr 2011

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1 Bezirksamt Neukölln von Berlin Abt. Bildung, Schule Kultur und Sport Lokale Koordinierungsstelle STÄRKEN vor Ort Wichtige Hinweise zur Antragsstellung im Programm STÄRKEN vor Ort in Neukölln für das Jahr 2011 Inhaltverzeichnis 1. Inhaltliche Planung 1.1. Altersgrenzen der Zielgruppen Wohnort der Teilnehmer/innen Ziele und Entwicklungsziele Laufzeit Weitere Informationen 2 2. Finanztechnische Planung 2.1. Erstattung von Kosten Finanzplan NEU: Pauschale für indirekte Kosten Honorarkräfte Personalkosten Versicherungen Anteilig eingebrachte Kosten Nicht zuwendungsfähige Ausgaben Weitere Informationen 6 Anlage 1: Aufstellung der direkten und indirekten Kosten für die Verwaltungskostenpauschale Ansprechpartner: Im Bezirksamt Bezirksamt Neukölln von Berlin Abt. Bildung, Schule, Kultur und Sport Lokale Koordinierungsstelle SvO Frau Rita Buth-Umlauf Tel Rita.Buth@bezirksamt-neukoelln.de Dienstgebäude: Boddinstr Berlin Postanschrift: Karl-Marx-Straße Berlin Administratives Finanzmanagement Martin Grafe Projekt- und Fördermittelmanagement Tel.: Fax: svo-finanzen@berlin.de Büro: Uthmannstraße Berlin Postanschrift: Martin Grafe Projekt- und Fördermittelmanagement Postfach Berlin Gefördert von:

2 1.1 Altersgrenzen der Zielgruppen: Wichtige Hinweise zur Antragsstellung SvO Neukölln Inhaltliche Planung Folgende Altersgrenzen sind für die Zielgruppen des Projektes festgelegt: - Mädchen und Frauen: ab 14 Jahren bis 65 Jahren - Jungen und Männer: ab 14 Jahren bis 25 Jahren Über 25 Jahre dürfen Männer nur Zielgruppe des Mikroprojektes sein, wenn sie hierdurch zur ehrenamtlichen Mitarbeit befähigt werden sollen! 1.2 Wohnort der Teilnehmer/innen Die Teilnehmer/innen müssen im Fördergebiet in dem das Projekt durchgeführt ihren Wohnsitz haben. In Ausnahmefällen können Teilnehmer/innen aufgenommen werden die zwar nicht im Gebiet wohnen, hier jedoch ihren Lebensmittelpunkt haben. 1.3 Ziele und Entwicklungsziele Bitte berücksichtigen Sie bei der Antragsstellung in Ihrem Konzept die Ziele des Programms STÄRKEN vor Ort und die Entwicklungsziele für die Durchführung im Bezirk Neukölln. Die zentralen Ziele des ESF-Programms Lokales Kapital für soziale Zwecke bestehen in der - erfolgreichen sozialen, schulischen und beruflichen Integration von benachteiligten jungen Menschen, - erfolgreichen beruflichen Integration von Frauen mit Problemen beim Einstieg und Wiedereinstieg in das Erwerbsleben, - Förderung von Teilhabe, Chancengleichheit und Bildung der Adressaten durch ihre Aktivierung sowie - Aktivierung, zivilgesellschaftlichen Beteiligung und Vernetzung der lokalen Akteure. Die auf den zentralen Zielen aufbauenden Entwicklungsziele des Bezirks Neukölln bestehen in der, - Verbesserung der Schul- und Ausbildungssituation von Jugendlichen durch besseren Bildungs- und Spracherwerb, - Verbesserung der Chancen von Frauen auf dem Arbeitsmarkt durch mehr Bildung, Weiterbildung, Spracherwerb und die Förderung des Allgemeinwissens, - Vernetzung und stärkeren Zusammenarbeit der Bildungs- und Beratungseinrichtungen mit den lokalen Akteuren zur Förderung der beruflichen und sozialen Integration, - Information über bestehende Angebote die als Anschlussmöglichkeit über das Projekt hinaus gehen, - Erhöhung der von den Bewohnern getragenen soziokulturellen Aktivitäten und Verbesserung des multiethnischen Zusammenlebens und der Toleranz gegenüber Minderheiten, - Aktivierung der ProjektteilnehmerInnen für eine ehrenamtliche Mitarbeit in Vereinen, Organisatione etc. 1.4 Laufzeit: Ihr Projekt kann frühestens am beginnen und muss spätestens am beendet werden. 1.5 Weitere Informationen Ausführliche Informationen zur Antragsstellung entnehmen Sie bitte dem beigefügten Handbuch für Mikroprojektträger 2/10

3 Wichtige Hinweise zur Antragsstellung SvO Neukölln Finanztechnische Planung 2.1 Erstattung von Kosten Das Projekt wird nach dem Erstattungsprinzip durchgeführt. D.h. die Kosten werden vom Projektträger verauslagt (kassenwirksam bezahlt) und dann mit Hilfe eines Verwendungsnachweises bei der Lokalen Koordinierungsstelle SvO angefordert. Es können nach dem Zuwendungsrecht auf Ausgabenbasis generell nur Ausgaben erstattet werden, die im Förderzeitraum also nach dem vertraglich oder per Bescheid festgelegten Projektbeginn und vor Ende des Förderzeitraums - entstanden und kassenwirksam bezahlt worden sind. Ausgaben für Aufträge, die davor ausgelöst wurden, oder die nach dem Ende des Förderzeitraums entstehen, sind nicht erstattungsfähig. Ausnahme vom Prinzip der Kassenwirksamkeit gibt es nur bei der Abschreibung. Hier kann die Kassenwirksamkeit vor Beginn des Bewilligungszeitraums liegen. Sollten im Rahmen des Projektes zusätzliche Einnahmen erzielt werden, müssen diese auch in den Anträgen und Beleglisten entsprechend erfasst werden, d.h. dass diese Einnahmen den Zuwendungsbetrag mindern. 2.2 Finanzplan Die im Finanzplan (siehe Antragsformular) vorgegeben Kostenstellen sind nur Beispiele und können präzisiert werden. Wenn Sie z.b. einen Flyer drucken möchten, dann löschen Sie Veröffentlichungen / Druckkosten und schreiben dafür Druckkosten Flyer. Geben Sie des Weiteren die geplanten Honorarstellen einzeln mit Namen (wenn diese feststehen) und geplantem Stundenumfang an. Beispiel: Zahl der Einheiten Stückkosten in Betrag in Honorare Erika Mustermann, Projektleitung ,00 N.N., Seminar Berufsvorbereitung ,00 Max Mustermann, Organisation Seminare , NEU: Pauschale für indirekte Kosten Im Rahmen der Durchführung Ihres Projektes ist es möglich, die Pauschale für bestimmte Kosten, die nicht direkt dem Projekt zuzuordnen sind (indirekte Kosten), in Anspruch zu nehmen. Die Pauschale beinhaltet unter anderem Kosten für Telefon, Porto, Internet, Büromaterialien etc. (eine genaue Auflistung ist am Ende dieses Dokuments in der Anlage 1 zu finden). Die Pauschale errechnet sich anhand der direkten Kosten (Sachausgaben und Personalausgaben) und ist in jedem Fall mit dem Prozentsatz in Höhe von 7 % anzuwenden. Für die in der Pauschale abgerechneten Kosten müssen keine Einzelbelege bei der Abrechnung mit der Lokalen Koordinierungsstelle eingereicht werden. Die Pauschale wird mit der letzten Abrechnung erstattet. Hier ist dann nur eine formlose Aufstellung der in der Pauschale enthaltenen Kosten einzureichen. Falls Sie die Pauschale für Ihr Projekt in Anspruch nehmen wollen, dann benutzen Sie bitte im Antragsformular den Finanzplan mit Pauschale hier wird die Pauschale in Bezug auf die direkten Kosten automatisch berechnet. Beispiel zur Berechnung der Pauschale: direkte Kosten x 0,07 = Pauschale indirekte Kosten Gesamtzuwendung = direkte Kosten + indirekte Kosten 3/10

4 Wichtige Hinweise zur Antragsstellung SvO Neukölln 2011 Zahlenbeispiel mit einer Zuwendungssumme von : Pauschale indirekte Kosten = 9.345,79 x 0,07 = 654,21 Gesamtzuwendung = 9.345, ,21 = ,- 2.4 Honorarkräfte Honorarausgaben sind unter Sachausgaben zu beantragen und abzurechnen. Bei der Vergabe von Honoraraufträgen (hierzu zählen alle Honoraraufträge, egal ob es sich um interne oder externe handelt) ist folgendes zu beachten: (Das gleiche Verfahren gilt für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen) - Bei der Auftragsvergabe ist der Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelbewirtschaftung zu beachten - Leistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von ohne Umsatzsteuer können freihändig vergeben werden. - Ab einem geschätzten Auftragswert von 500,00 bis 1.000,00 (ohne Umsatzsteuer) ist bei der freihändigen Vergabe eine nachvollziehbare, formlose Preisermittlung bei mindestens drei Anbietern durchzuführen. - Es sind mindestens drei schriftliche Angebote (ein Angebot per ist möglich) einzuholen, wenn der geschätzte Auftragswert bei freihändigen Vergaben zwischen 1.000,01 bis ohne Umsatzsteuer beträgt. - Die Teilung eines Auftrages in mehrere Vergaben ist unzulässig, wenn damit der Zweck verfolgt wird, die vorgenannten Höchstwerte zu unterschreiten. - Es ist stets aktenkundig zu machen, weshalb von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung abgesehen wurde (ein Hinweis auf die hier festgelegten Höchstgrenzen reicht aus) und zu welchem Ergebnis die Preisermittlung geführt hat. - Vergleichsangebote müssen für alle Honorar-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge vor Auftragsbeginn vorliegen. Sämtliche zu erbringende Leistungen sind im Vorfeld schriftlich zu fixieren bspw. in Form einer Miet-, Wartungs- oder Honorarvereinbarung. Die Höhe des förderfähigen Stundensatzes regelt sich wie folgt: - Bei Honorarkräften mit vergleichbaren Aufgaben von Mitarbeiter/innen der öffentlichen Hand ist ein am TVÖD-Bund angelehnter Stundensatz erstattungsfähig. Die Befähigung ist im Falle einer Förderung anhand eines Qualifikationsnachweises zu belegen (z.b. Kopie des Abschlusszeugnisses). - Bei Honorarkräften, deren Tätigkeit nicht mit Aufgaben von Mitarbeiter/-innen des öffentlichen Dienstes vergleichbar ist, sind marktübliche Preise förderfähig (Begründung und Qualifikationsnachweise erforderlich) - Geforderte Qualifikationen zu den Stundensätzen: Tätigkeiten erforderlich mit Stundensatz Hochschul- oder Fachhochschulbildung 23,78 25,00 * Fachschulausbildung oder handwerkliche Qualifikation 19,41 22,77 Berufliche Ausbildung 14, 85-19,40 Hilfstätigkeiten ohne spezielle Ausbildung Bis 14,84 * der Höchstsatz von 25,- wurde vom Begleitausschuss im Jahr 2010 festgelegt 4/10

5 Wichtige Hinweise zur Antragsstellung SvO Neukölln Personalkosten: Falls Sie Personalkosten einplanen, reichen Sie bitte mit dem Projektantrag die ausgefüllte Erklärung zum Besserstellungsverbot (siehe Anhang) schriftlich ein. Das Besserstellungsverbot ist generell bei allen Personalausgaben zu beachten, d.h. dass das für das Projekt eingesetzte Personal nicht besser gestellt werden darf als vergleichbare Arbeitnehmer/-innen des öffentlichen Dienstes. Als Vergleichsgrundlage ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund) mit den entsprechenden Eingruppierungen heranzuziehen. Als Vergleichsbasis dient dabei die tatsächliche Tätigkeit im Rahmen des Projektes. Ein Nachweis des Anteils der Personalausgaben erfolgt über einen Stundennachweis. Eine Abrechnung ist auf Basis dieses Stundennachweises und den entsprechenden Gehaltsbelegen durchzuführen, wobei der entsprechende Anteil am Arbeitgeberbrutto erstattungsfähig ist. Die Berechnung geplanter anteiliger Personalausgaben ist wie folgt vorzunehmen: Personalausgaben = Projektstunden * Förderfähiger Stundensatz Der Förderfähige Stundensatz berechnet sich nach der Formel: Monatsarbeitgeberbrutto/Wöchentliche Arbeitszeit/4,348 Der Divisor 4,348 berechnet sich nach der Formel: 52,176 Wochen im Jahr/12 Monate im Jahr = 4,348 Wochen pro Monat Die Projektstunden können nach folgender Formel berechnet werden: Wöchentliche Arbeitszeit* Monate im Projekt * prozentualer Anteil im Projekt * 4,348. Sonderleistungen, die nicht vergleichbaren TVöD-Regelungen entsprechen, z.b. Direktversicherungen oder Gewinnbeteiligungen, sind nicht zuwendungsfähig. Eine Erstattung für Ausgaben von bereits geförderten Arbeitnehmer/-innen (z.b. Lohnkostenzuschuss) ist generell nicht möglich. 2.6 Versicherungen Es sind nicht alle Versicherungen im Erstattungsverfahren anrechnungsfähig, sondern nur solche, die Risiken abdecken, die in ursächlichem und belegbarem Zusammenhang mit der Durchführung des Mikroprojekts stehen. Insbesondere sind nicht anrechnungsfähig: - Firmen-/Betriebsrechtsschutzversicherung - Betriebshaftpflichtversicherung (allgemeines Betriebsrisiko) - Betriebunterbrechungsversicherung - Kfz-Versicherungen (diese werden über die Kilometerpauschale im Rahmen des BRKG abgerechnet) Erstattungsfähig sind hingegen (anteilig): - Glas-/Sturm-/Feuer/Einbruch-/Diebstahl-/Leitungswasserversicherung - Unfallversicherung (z.b. für Teilnehmer/-innen) - Elektronikversicherung (für geförderte Ausstattungsgegenstände) 5/10

6 2.7 Anteilig eingebrachte Kosten Wichtige Hinweise zur Antragsstellung SvO Neukölln 2011 Ist eine direkte Zuordnung einzelner Originalbelege zum Projekt nicht möglich, können Ausgaben abgerechnet werden, die anhand eines anerkannten und nachprüfbaren Kostenschlüssels anteilig dem Projekt zuzurechnen sind. Dieses Verfahren wird häufig bei anteiligen Sachausgaben, wie z.b. Mieten, angewandt. Die Berechnung erfolgt über einen Kostenschlüssel, aus dem die Aufteilung der gesamten Ausgabepositionen auf die verschiedenen Projekte ersichtlich wird. Die Wahl des Umlageschlüssels ist zu begründen und zu dokumentieren. Bei den umgelegten Ausgaben ist die gesamte Ausgabeposition, d.h. bspw. die gesamte Miete des Projektträgers, durch Ausgabenbelege nachzuweisen und den Abrechnungsunterlagen beizufügen. 2.8 Nicht zuwendungsfähige Ausgaben - Sollzinsen - Erstattungsfähige Mehrwertsteuer - Kautionen, Rückstellungen, Gesellschaftereinlagen, Provisionen - Nicht projektbezogene Ausgaben - Investitionen abschreibungsfähiger Wirtschaftsgüter/ - Ausrüstungen/ Gebäude, insbesondere Kauf von Fahrzeugen, - Immobilien, Grundstücken oder sonstiger Ausstattung (inkl. - Möbel) bzw. Infrastruktur, sofern sie nicht als geringwertige - Wirtschaftsgüter eingestuft werden können - Baumaßnahmen - Pauschalen; mit Ausnahme der explizit gewährten - Bewirtungs- und Verpflegungskosten 2.9 Weitere Informationen Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Grundlagen entnehmen Sie bitte der Europäischen Verordnung (EG) Nr. 1083/2006, der Verordnung (EG) Nr. 1081/2006 und der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006. Weiterhin sind nationale Bestimmungen, insbesondere die Allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV) zu den 23, 44 der Bundeshaushaltsordnung (BHO), sowie die Förderrichtlinien zur Förderung des Programms STÄRKEN vor Ort gefördert aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) und die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) zu beachten. Der ESF stellt sowohl von Seiten der Europäischen Kommission als auch von seiner bundesbezogenen Umsetzung ein sich fortlaufend in Entwicklung begriffenes Instrument dar. Aus den Angaben in diesem Dokument kann kein Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität abgeleitet werden. Eine Haftung ist deshalb ausdrücklich ausgeschlossen. 6/10

7 Anlage 1 Aufstellung der direkten und indirekten Kosten für die Verwaltungskostenpauschale Anlage 1 Aufstellung der direkten und indirekten Kosten für die Verwaltungskostenpauschale im Programm SvO bei Mikroprojekten 7/10

8 Anlage 1 Aufstellung der direkten und indirekten Kosten für die Verwaltungskostenpauschale 8/10

9 Anlage 1 Aufstellung der direkten und indirekten Kosten für die Verwaltungskostenpauschale Erläuterungen zur Aufstellung Direkte und Indirekte Kosten 1.) A. Personalausgaben (einschl. Sozialversicherung) / Umlagen U1, U2, U3 Die Zuordnung der U1, U 2 und U3 kann sowohl bei den indirekten (für Verwaltungskräfte) als auch bei den direkten Personalausgaben (für Projektmitarbeiter) als Teile der Sozialversicherungsbeiträge erfolgen. Begründung: Ab 2009 müssen Unternehmen die Insolvenzgeldumlage (U3) monatlich zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie den Umlagen U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) und U2 (Entgelt in der Mutterschaftszeit) abführen. Die U3 ist damit ab 2009 Bestandteil des Gesamt- Sozialversicherungsbeitrags. Zuständig für den Einzug der Umlagen sind ab die Krankenkassen. Für geringfügig Beschäftigte die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Die Umlagen werden im monatlichen Beitragsnachweis ausgewiesen. Besonderheit in der Übergangsphase 2009: Zuvor wurde die U 3 von den Berufsgenossenschaften eingezogen. Die Beitragsbescheide der Berufsgenossenschaften im Jahr 2009 enthalten letztmalig einen Insolvenzgeld-Beitrag. Im Jahr 2009 wird die U3 noch einmal rückwirkend für das Jahr 2008 an die Berufsgenossenschaft gezahlt. Daneben wird über monatliche Beiträge an die Krankenkassen die U3 für das laufende Jahr erhoben. Es gibt damit in 2009 keine Doppelzahlungen, sondern Zahlungen für die unterschiedlichen Jahre. Folglich sind für alle Bewilligungen ab 2009 nur die monatlichen Umlagen relevant. 9/10

10 Anlage 1 Aufstellung der direkten und indirekten Kosten für die Verwaltungskostenpauschale 2.) B. Raumkosten (Mieten / Abschreibungen für im Projekt genutzte Gebäude) Die unter B.) aufgeführten indirekten Kosten können im Fall einer eindeutigen und ausschließlichen Projektzuordnung auch direkt abgerechnet werden (z.b. ausschließliche Nutzung einer kompletten Immobilie durch das Projekt). 3.) C. Abschreibungen für Abnutzung / Leasing Die Anschaffung von Möbeln ist gem. ESF-VO nicht zulässig, jedoch besteht die Möglichkeit der Sofortabschreibung. 4.) D. Reisekosten Die im BRKG gelisteten (Auslands-)Tagessätze entsprechen in ihrer Höhe oft nicht den tatsächlichen Projekterfordernissen. Daher ist u.u. eine Reduzierung der Sätze für pauschalierte Tagegelder für Projektmitarbeiter und Projektteilnehmer (insbesondere bei Auslandreisen) notwendig. 5.) Versicherungen Vertraglich vorgeschriebene Wartungsverträge bleiben hier unberücksichtigt. 10/10