Funktionsdesign und Information Mapping

Transkript

1 Funktionsdesign und Information Mapping Schreibmethoden im Vergleich Tekom Regionalgruppe Nord Präsentation vom 15. Mai 2012 # 1

2 Überblick Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Wurzeln Technischer Dokumentation Schreibmethoden» Information Mapping» Funktionsdesign Anwendungsbeispiele Praktische Tipps zur Einführung # 2

3 Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Persönlicher Hintergrund» 2010 Geschäftsführer / Senior Consultant, Schmeling + Consultants, Unternehmensberatung für Technische Dokumentation, Heidelberg» 2010 Project Management Professional» Projektmanager TANNER AG Problemtypologie Schreibmethoden/Funktionsdesign Software Anforderungsmanagement Projektmanagement CMS-Einführung» 2009 OCEB Certified Expert für Business Process Modeling» 2009 Dr. jur. (Universität Innsbruck) Disssertation aus Wirtschaftsrecht zum Thema Compliancebezogene Rechtsnormen als regulierte Selbstregulierung» 2007 Zertifikat ITIL Software Lifecycle Management»...» 1995 Mag. jur. (Universität Wien) Handelsrecht, Rechtsinformatik # 3

4 Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Fachlicher Hintergrund Branchen/Kunden Aufzugsbau Schindler AG, Ebikon (CH) Automotive Audi AG, Ingolstadt Energie EnBW, Stuttgart Feinmechanik/Elektronik Inficon, Balzers Logistik Witron GmbH, Parkstein Luftfahrt AMST, Ranshofen (A) Eurocontrol, Brüssel Sell, Herborn Maschinenbau AUMA Riester, Müllheim Bühler, Uzwil (CH) Medizintechnik 3M Espe, Seefeld GE Healthcare, Wessling Siemens HC, Erlangen Methoden Geschäftsprozessmodellierung Funktionsdesign Problemtypologie Informationsprozess-Analyse Potenzialanalyse SWOT Balanced Scorecard Anforderungsmanagement PMBok Zielgruppenanalyse Kanban/Scrum Compliancemanagement Strukturiertes Schreiben Ursache-Wirkungsdiagramm # 4

5 Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Typische Herausforderungen (1) Sie haben kein CMS» Word/InDesign Layoutierung aufwändig erschwert multimediale Ausgabe (PDF, Internet, Smartphone, Tablet)» Übersetzungsmanagement Verwaltung über das Dateisystem aufwändig Formatierung erschwert Übersetzungsprozesse» Reuseproblematik Monolithische Dokumente? Kennzeichnung und Auffindbarkeit wiederverwendbarer Inhalte Copy & Paste Reuse» Varianten Schwierigkeit, Inhalte den Produkten und Produktvarianten zuzuordnen Variantendschungel # 5

6 Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Typische Herausforderungen (2) Sie haben ein CMS» Word/InDesign Layoutierung aufwändig erschwert multimediale Ausgabe (PDF, Internet, Smartphone, Tablet)» Aufwändiges Translationmanagement Abwicklung über das Dateisystem aufwändig Formatierung stört Übersetzungsprozesse und nutzen XML» Reuseproblematik 2.0 Monolithische Dokumente? Kennzeichnung und Auffindbarkeit wiederverwendbarer Inhalte Copy & Paste Reuse» Standard-DTD? Vielzahl an Elementen fehlende intersubjektive Verankerung der Semantik komplexe Einarbeitung, Ambiguität Unklarheit, welche Elemente und Attribute verwendet werden sollen Unklarheit, wie Textbausteine wiederverwendet werden sollen» Prozessautomatisierung? # 6

7 Rahmenbedingungen und Voraussetzungen Aufgaben der Technischen Redaktion Schreibmethoden Produkte, Information, Varianten, Vertrieb, Konstruktion, Vertrieb, Recht,... Technische Redaktion Informationsprodukte, Liefertermine, Übersetzungen, Kundenwunsch, Qualität, etc... Werkzeuge Was erwarten Sie sich von Schreibmethoden? # 7

8 Wurzeln Technischer Dokumentation Marc Aurel: das tun, wozu gemacht Instrumente, Werkzeuge, überhaupt alle Geräte sind in Ordnung, wenn sie das tun, wozu sie gemacht sind. Und doch ist der, der sie verfertigt hat, bei ihrer Anwendung nicht zugegen. Marc Aurel: Selbstbetrachtungen 6. Buch, 40 # 8

9 Wurzeln Technischer Dokumentation Ziele Technischer Kommunikation Erstellung von Informationsprodukten 1. Anwendungskontext» Optimalen Anwendungskontext sicherstellen, zwischen» Entstehung und End of Life des Produkts/der Anlage 2. Zielgruppenadäquanz» Kommunikation vom Schöpfer zum Anwender 3. Akzessorietät» Übereinstimmung von Informationsprodukt und dem technischen Artefakt» Abbildung der Produktkomplexität und -varianz ( ) 4. Rechtskonformität» Erfüllung rechtlicher Rahmenbedingungen # 9

10 Wurzeln Technischer Dokumentation Klassische Rhetorik Quintilianus Aristoteles Cicero # 10

11 Wurzeln Technischer Dokumentation Vorgehensweise der klassischen Rhetorik»inventio Stoffsammlung, Argumente suchen (Topik)»dispositio Gliederung des Vortrags, Strukturierung» elocutio in Worte fassen (Redeschmuck=ornatus, rhetorische Figuren, kommunikative Wirkung)» memoria Auswendiglernen für Vortrag, Qualität sichern» pronuntiatio/actio Durchführung (Medium ist Live-Sprache) # 11

12 Wurzeln Technischer Dokumentation Vergleich der Vorgehensweisen Rhetorik»inventio»dispositio» elocutio» memoria» pronuntiatio/actio Schreibmethoden» Recherche» Strukturierung» Inhaltsgestaltung» Formale Umsetzung/QS» Mediale Umsetzung Schreibmethoden sind eine Fachrhetorik für technische Dokumente # 12

13 Funktionsdesign (=FD) Jürgen Muthig HS Karlsruhe Robert Schäflein-Armbruster FH Furtwangen # 13

14 Bestandteile des Funktionsdesigns Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Analyse mit Problemtypologie Vorgehensmodell zur Einführung Ergänzende Techniken Von der Zielgruppenanalyse über Terminologiemanagement bis zum Usability-Test Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden # 14

15 Analyse mit Problemtypologie Elemente des Funktionsdesigns mit Stempeln identifizieren und finden # 15

16 Funktional-kommunikativer Ansatz Die Tür ist offen. Feststellen, dass die Tür offen ist. NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat. NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist. NN auffordern, die Tür zu schließen. NN auffordern, zu gehen. NN einladen, hereinzukommen. # 16

17 Funktionsdesign basiert auf der Sprechakttheorie» nach Austin: How to do things with words» und Searles: Sprechakte ( Speech acts ) Beispiele nach Austin» Ja-Wort bei der Trauung» Schiffstaufe # 17

18 Sprechakttheorie Sprechakte als illokutionäre Handlung: Welche Wirkung wird beim Leser bezweckt?» z. B. repräsentativ, direktiv, kommissiv, expressiv, deklarativ etc. Für Technische Dokumentation wichtig:» Direktiva: befehlen, auffordern, erlauben, raten DITA Topictyp Task» Repräsentiva: behaupten, feststellen, beschreiben DITA Topictyp Concept # 18

19 Sprechakte für Technische Dokumentation Informationsprodukten verfolgen bestimmte Absichten» z. B. Installationsanleitung, Betriebsanleitung, Bedienungsanleitung, Wartungsanleitung, Entsorgungsanleitung,...» oder: Beipackzettel, Imagebroschüre, etc. jeder Bestandteil eines Informationsprodukts muss diese Absicht stützen» Falls nicht, besteht Kürzungspotenzial! # 19

20 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten Auszeichnungselemente Ziel -- Schritt 1 -- Schritt 2 Resultat Informationsprodukt» abhängig von Zielgruppe, Rechtskonformität und Medium» Beispiel: Bedienungsanleitung Sequenzmuster» modulbildend vs. nicht-modulbildend» Beispiel: Milch schäumen Funktionale Einheiten und Bilder» sprechaktbezogene Einheiten Beispiel: Maschine einschalten Auszeichnungsmuster Beispiel: Maschine einschalten # 20

21 Vorgehensmodell zur Einführung 1. Entwicklung» Analyse (Problemtypologie)» Standardisierung, Strukturierung und Modularisierung» Festlegen von Informationsprodukten, Sequenzmustern, Funktionalen Einheiten, Auszeichnungselementen 2. Überprüfung (Validierung)» Testweise Anwendung im Redaktionsalltag 3. Verankerung» Redaktionsleitfaden» Mentoring und Schulung» Reviews inhaltlich, technisch (CLC) Funktionsdesign... ist kein Fertigprodukt wird anlassbezogen eingesetzt # 21

22 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel Originaltext Schalter A auf Position 1 stellen. Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Damit ist die Pumpe betriebsbereit, Sie können mit dem Absaugen beginnen. Funktionaler Text Handlungsaufforderung Schalter A auf Position 1 stellen. Resultat Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Warnung Dabei sollten Sie darauf achten, daß sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Resultat Damit ist die Pumpe betriebsbereit. Zielangabe: Absaugen # 22

23 Anwendungsbereich Funktionsdesign ist anwendbar» auf Texte» auf beliebige Zeichen jeder Art und für beliebige Medientypen (wie Animationen, Videos, Apps, etc.)» zur Modularisierung Funktiondesign kennt modulbildende Sequenzmuster» für handlungsanleitende und beschreibende Information im Vordergrund steht in der TD häufig die Handlungsanleitung FD bietet das Thema-Rhema Konzept für beschreibende Information» alle Sprachen Funktionsdesign muss nur für die Quellsprache eingeführt werden Allerdings: Der Übersetzer hat ähnliche Freiheiten wie der Redakteur, deshalb empfiehlt es sich, dem Übersetzer einen Übersetzungsleitfaden an die Hand zu geben 23 # 23

24 Return on Investment? Funktionsdesign rechnet sich Allerdings:» Der Aufwand zur Einführung muss mit den reduzierten Kosten für Haftung, Übersetzung, Verwaltung redundanter Inhalte, Suchaufwänden, etc. gegengerechnet werden.» Allerdings fehlen häufig belegbare Kostenparameter (Key Performance Indicators) um dies vorweg belegen zu können.» Häufig wird das Budget deshalb erst bereit gestellt, wenn das Wassser schon bis zum Hals steht z. B. Kunden zahlen nicht, weil Doku fehlt Flugzeug kann nicht fertiggestellt werden, weil Küche fehlt Qualitätsprobleme wegen unübersichtlichem Dokumentationswildwuchs wiederholt Rechtsprobleme TD kann mit Menge und Art der Produktion nicht schritthalten # 24

25 Werkzeuge für Funktionsdesign Funktionsdesign ist werkzeugneutral Werkzeuge erleichtern die Nutzung des FD:» Word-Formatvorlagen» Angepasste XML-DTD z. B. auf Basis von DITA Zu beachten» Werkzeuge können die Einführung des FD und seine Verankerung in der Redaktion nicht ersetzen 25 # 25

26 Funktionsdesign: Quellenlage» Es gibt kein offizielles Funktionsdesign-Buch» Funktionsdesign wird an zahlreichen Fachhochschulen unterrichtet, entsprechende Lehrmaterialien sind verfügbar» Quellen Graue Literatur: FH-Skripten Roland Schmeling: Funktionsdesign, in: Technische Dokumentation, Weka Media Technische Dokumentation, Duden Verlag, Andreas Schlenkhoff # 26

27 Funktionsdesign: Rechtlicher Status Funktionsdesign ist eine eingetragene Marke Wer die Marke im geschäftlichen Verkehr zu Zwecken des Wettbewerbs verwenden möchte, muss die Einwilligung des Markeninhabers einholen.» Wer also selber Kurse oder Dienstleistungen für Funktionsdesign anbieten möchte. Für die reine Anwendung des Funktionsdesigns müssen keine Lizenzgebühren bezahlt werden. 27 # 27

28 Checkliste Funktionsdesign Vorgehen Recherche/Vorbereitung Strukturierung Inhaltsgestaltung Formale Umsetzung Mediale Umsetzung Ergebnisqualität Anwendungskontext Zielgruppenadäquanz Akzessorietät Rechtskonformität mit Problemtypologie Standardisierung, SM/FE FE/AM Basis RLF, CLC ( ) mit Werkzeug Informationsprodukt SM/FE Modularisierung ( ) # 28

29 Strukturiertes Schreiben / Information Mappping Entwicklung in den 1960er Jahren» als structured writing Psychologische Grundlagen Anwendungsbereich» allgemeine Unternehmenskommunikation Robert E. Horn # 29

30 Information Mapping (=IM) Informationseinheiten» Information Block ersetzt den Seitenbegriff zwingend mit Titel Typisierung für Aufgabe, Beschreibung, etc.» Information Maps Strukturierung der Informationsblöcke» Document Sammlung von Maps IM unterstützt alle Medientypen leserorientierte Analyse» Topic-Matrix 30 # 30

31 Information Mapping: Prinzipien Gliederungsprinzip» Die Information in Blocks und Maps zerlegen. Betitelungsprinzip» Jeder information block bekommt einen passenden Titel. Relevanzprinzip» Ein information block behandelt ein Thema/eine Frage. Konsistenzprinzip» Für gleiche Aussagen gleiche Ausdrucksmittel verwenden (Phrasen, Formatierung, Überschriften, Sequenzen). # 31

32 IM: Informationsarten Anleitung» Wie muss ich vorgehen? Prozess» Wie funktioniert das? Struktur» Wie ist das aufgebaut? Begriff» Objektdefinition Prinzip» beschreibt Gesetzmäßigkeiten Fakt» Objektmerkmale Klassifizierung» Objekteinteilung 32 # 32

33 IM: Vorgehensmodell Vorbereitung» Projekt & Topicmatrix aufsetzen» Zielgruppe und Aufgabe analysieren Recherchieren» Information sammeln» Topictypen auswählen Organisieren» Topicmatrix komplettieren» Vollständigkeit sicherstellen Sequenzieren» Maps aufsetzen» Reihenfolge festlegen Präsentation» Zielmedium auswählen» Interface, Typographie festlegen 33 # 33

34 Information Mapping: Rechtlicher Status Information Mapping ist ein eingetragenes Warenzeichen» wird durch Information Mapping Inc. weltweit vermarktet» Information Mapping Inc. verfolgt eine sehr rigide Lizenzpolitik.» Im geschäftlichen Verkehr benötigen Sie die Zustimmung bzw. Zertifizierung durch den Markeninhaber. # 34

35 Information Mapping: Quellenlage Der von Horn ursprünglich geprägte Begriff des Strukturierten Schreibens ist rechtlich unbelastet und frei verfügbar. Im Buch Mapping Hypertext erläutert er das Konzept ausführlich. Die weitere Quellenlage ist schwierig, vor allem wegen des strikten Markenschutzes. # 35

36 Information Mapping und Feinstruktur IM stammt zwar aus den 1960er Jahren, ist aber zeitlos. Der Fokus des Information Mapping liegt bei den Informationsblöcken» Diese erleichtern die Modularisierung.» Zu deren Ausgestaltung gibt es nur indirekte Vorgaben (Relevanz, Einheitlichkeit).» Die Stärken des Information Mapping liegen nicht in der Feinstruktur. Mit dem Begriff des information block nahm Horn die hypertextbasierten Hilfesysteme für Software vorweg. # 36

37 Information Mapping und DITA DITA nimmt Anleihen beim Information Mapping, in dem es Topics und Maps bereit stellt» Topics sind typisierbar und haben zwingend einen Titel. DITA ersetzt aber nicht die Anwendung des Information Mappings oder einer anderen Schreibmethode. # 37

38 Checkliste Information Mapping Vorgehen FD IM Recherche/Vorbereitung mit Problemtypologie Strukturierung Standardisierung, SM/FE Topicmatrix, Maps, Documents Inhaltsgestaltung FE/AM Relevanz, Einheitlichkeit Formale Umsetzung Basis RLF? Mediale Umsetzung ( ) mit Werkzeug ( ) mit Werkzeug Ergebnisqualität Anwendungskontext Informationsprodukt Document, Topictypen Zielgruppenadäquanz SM/FE Topictypen Akzessorietät Modularisierung Information Blocks Rechtskonformität ( ) ( ) # 38

39 Exkurs: DITA DITA ist ein XML-basiertes Informationsmodell für die Technische Dokumentation DITA wurde von IBM für die Softwaredokumentation entwickelt und ist seit 2005 ein offener Standard DITA hat sich im angloamerikanischen Raum rasch für alle Branchen durchgesetzt DITA alleine macht nicht glücklich» 146 Elemente im DITA-Kern DITA nimmt starke Anleihen beim strukturierten Schreiben» Maps» Topics DITA erlaubt Spezialisierung» Anpassung von existierenden und Schaffung neuer Topictypen» Einfallstor für Schreibmethoden # 39

40 DITA mit Funktionsdesign Ergonomisch: Spezialisierung und Aliasing ermöglicht funktionale Bezeichnungen der Elemente im Editor # 40

41 Verhältnis zu DITA Vorgehen FD IM DITA Recherche/Vorbereitung - Strukturierung mit Problemtypologie Standardisierung, SM/FE Topicmatrix, Maps, Documents Inhaltsgestaltung FE/AM Relevanz, Einheitlichkeit Maps Formale Umsetzung Basis RLF, CLC? Mediale Umsetzung Ergebnisqualität Anwendungskontext ( ) mit Werkzeug Informationsprodukt ( ) mit Werkzeug Document, Topictypen ( ) Domains DITA-OT ( ) Maps Zielgruppenadäquanz SM/FE Topictypen ( ) TypisierbareTopictypen Akzessorietät Modularisierung Information Blocks ( ) Anpassbare Metadaten Rechtskonformität ( ) ( ) ( ) # 41

42 Anwendungsbeispiele und Werkzeuge Werkzeugübersicht Word» Funktionsdesign-Dot» Information Mapping-Dot XML» benötigt angepaßte DTD» Anwendung der Schreibmethoden in Kombination mit DITA gut möglich CMS» Hinterlegung des Redaktionsleitfadens als Hilfe im CMS sinnvoll # 42

43 Anwendungsbeispiele und Werkzeuge Schreibmethoden und XML SGML/XML» trennt Inhalt von Layout» Strukturen werden durch DTDs erzwungen Ideale Strukturunterstützung für Schreibmethoden 1984 Charles Goldfarb, Mitentwickler des SGML-Standards Hintergrund: Freizeit Rally-Co-Pilot, einheitliche Notation der Anweisungen an den Piloten Eigenschaften von XML: Struktursicherung: XML-DTD sichern die Struktur Inhalt geht vor: Layout ist ausgelagert, verschiedene Medien werden als Ausgabeformate unterstützt Semantik: Muss intellektuell eingebracht werden. # 43

44 Anwendungsbeispiele und Werkzeuge Schreibmethoden sichern Ergebnisqualität statisch dynamisch Problemtypologie» Methode zur systematischen Analyse technischer Dokumentation Funktionsdesign/Information Mapping» Methoden zur zielgruppengerechten und einheitlichen Gestaltung technischer Dokumentation Informationsprozessanalyse/Prozessreife» Vorgehen zur Analyse von Informationsprozessen in Analogie zu SPICE/ANSI ISO/IEC Geschäftsprozessoptimierung» Methode zur Visualisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen in der Technischen Redaktion # 44

45 Schreibmethoden als Rückgrat der TD Globalisierung/ Mobilität Schreibmethoden Compliance Wissensmanagement Prozessintegration # 45

46 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Literaturhinweise Robert E. Horn: Mapping Hypertext Sissi Closs: Single Source Publishing Roland Schmeling: Funktionsdesign in: Technische Dokumentationen, Weka Media Technische Dokumentation, Duden Verlag, Andreas Schlenkhoff Klaus Schubert: Perspektiven der Informationsstrukturierung, Tekom 2009 Kontakt: # 46

47 Wurzeln Technischer Dokumentation Klassische Rhetorik Abschnitte» Einleitung (exordium/prooemium) Wohlwollen des Publikums sicherstellen» Erzählung (narratio)» Gliederung (propositio) der nachfolgenden Beweisführung» Beweisführung (argumentatio) (confirmatio) (confutatio).» Redeschluss (peroratio/conclusio) Stilhöhen einer Rede» genus humile oder subtile: schlichter Stil ähnlich der Alltagssprache, arbeitet besonders mit einfacher Argumentation» genus medium oder mixtum: mittlerer bzw. gemischter Stil, typisch etwa für den wissenschaftlichen Vortrag» genus grande oder sublime: gehobener bzw. erhabener Stil, steht der dichterischen Sprache nahe, arbeitet stark # 47

48 Methoden an den Hochschulen Quelle: Tilo Ried, tekom-tagung November 2006 # 48