Technische Richtlinien/Informationen für die Zusammenarbeit zwischen Lieferant - SELVE

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1 Seite 1 von 7 Gemeinschaftliches Ziel sollte eine partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit sein. Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkungen 1.1. Wofür steht SELVE 1.2. Was erwartet SELVE 1.3. Gültigkeitsdauer 1.4. Mitgeltende Unterlagen 2. Voraussetzungen 2.1. Lieferantenselbstauskunft 2.2. Qualifizierung 2.3. Behördliche Vorschriften/Auflagen 3. Abwicklung 3.1. Anfragen/Bestellungen/Auftragsbestätigungen/Lieferscheine/Rechnungen 3.2. Kennzeichnung von Ware und Verpackungen etc Mengentreue 3.4. Liefertermine 4. Qualitätsmanagementsystem 4.1. Erstmuster/Erstmusterprüfbericht nach VDA 4.2. Qualitätssicherungsvereinbarungen QSV/Prüfungen im Wareneingang 4.3. Reklamationen und deren Abwicklung 4.4. Lieferantenbewertung 1. Vorbemerkungen 1.1 Wofür steht SELVE SELVE steht für Kontinuität Ehrlichkeit Offenheit Vertrauen Fairness 1.2 Was erwartet SELVE SELVE erwartet Qualität wettbewerbsfähige Preise Zuverlässigkeit Kundenservice 1.3 Gültigkeitsdauer Die technischen Richtlinien gelten ab Übergabe für die Dauer der Zusammenarbeit. Änderungen werden rechtzeitig mitgeteilt. 1.4 Mitgeltende Unterlagen: Die Allgemeinen Beschaffungsbedingungen für Kauf- und Werkverträge der SELVE GmbH & Co. KG in Ihrer jeweils neuesten Fassung, bzw. für den Einzelfall Werkzeug- und Vorrichtungsleihverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen etc.. 2. Voraussetzungen 2.1 Lieferantenselbstauskunft Zu Beginn einer Zusammenarbeit ist in der Regel von Lieferanten eine Selbstauskunft auszufüllen. Ausnahmen sind u.a. Lieferanten für Hilfs- und Betriebsstoffe.

2 Seite 2 von Qualifizierung Vor Beginn der Zusammenarbeit ist generell der Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 zu erbringen. Fehlt dieser Nachweis, behält SELVE sich das Recht eines Audits vor SELVE behält sich ebenfalls das Recht vor, während der Zusammenarbeit in unregelmäßigen Abständen Lieferanten-Audits drchzuführen Bei Einsatz von Unterlieferanten ist seitens des Lieferanten sicherzustellen, dass diese ebenfalls über ein funktionierendes QM-System verfügen SELVE behält sich auch bei Unterlieferanten das Recht vor, Audits durchzuführen 2.3 Behördliche Vorschriften/Auflagen Der Lieferant hat sicherzustellen und zu verantworten, dass die jeweils geltenden Vorschriften wie RoHS, REACH, VerpackV, BattV und weitere für seine Produkte geltenden Vorschriften eingehalten werden. 3. Abwicklung 3.1 Anfragen/Bestellungen/Auftragsbestätigungen/Lieferscheine/Rechnungen Anfragen sind grundsätzlich sorgfältig auf Ihre Machbarkeit zu prüfen. Hierbei sind alle technischen und qualitativen Merkmale hinreichend zu berücksichtigen Angebote oder Absagen sind in der gesetzten Frist zu übermitteln Bestellungen Grundlage der Bestellungen sind die Allgemeinen Beschaffungs- Bedingungen für Kauf- und Werkverträge der SELVE GmbH & Co. in der jeweils neuesten Fassung Auftragsbestätigungen sind SELVE spätestens 1 Woche nach Erhalt des Auftrages zuzusenden Jeder Sendung ist ein Lieferschein mit allen notwendigen Informationen (siehe nachstehend) beizulegen Rechnungen sind SELVE grundsätzlich auf dem Postweg in 1-facher Ausfertigung zuzuleiten. Folgende Informationen sollten alle Belege enthalten: SELVE-Auftrags-Nr. und evtl. Rahmenvertrags-Nr., SELVE-Artikel-Nr., SELVE-Artikel-Bezeichnung, bei Zeichnungsteilen die SELVE-Zeichnung-Nr. mit Index; bei Lieferscheinen auch die Anzahl und Art der Packstücke

3 Seite 3 von 7 mit Brutto-/Netto-Gewicht. 3.2 Kennzeichnung von Ware und Verpackungen etc Kartons und KLT s müssen gekennzeichnet sein mit: Artikelbezeichnung bei Zeichnungsteilen: Zeichnungs-Nr. und Index Stückzahl der Verpackungseinheit Produktionsdatum verschlüsselt (siehe nachstehend) wenn vorhanden Chargennummer generell gilt: Mehrwegverpackung ist weder zu beschriften noch zu bekleben, hier sind Einstecketiketten in den vorhandenen Einschüben zu verwenden! Paletten + Gitterboxen Artikelbezeichnung bei Zeichnungsteilen: Zeichnungs-Nr. mit Index Produktionsdatum verschlüsselt (siehe nachstehend) SELVE-Auftrags-Nr. und ggfls. Rahmenvertrags-Nr. Angabe der Anzahl Gitterboxen/Paletten der Sendung Bei sortenreinen Paletten/Gitterboxen ist dieses mit der Bemerkung sortenrein und der Stückzahl zu kennzeichnen! Wenn die Lieferung aus mehreren Aufträgen/Artikeln besteht, ist die Liefermenge eines Artikels immer auf/in einer bzw. einer sortenreinen Palette/Gitterbox zu packen. Bei Mischpaletten/Gitterboxen ist neben dem normalen Lieferschein eine Packliste mit Art und Anzahl der Packstücke beizulegen. Die Packstücke sind mit dem jeweiligen Inhalt zu kennzeichnen. Generell: Palettenhöhe max mm! Paletten sind nicht zu überpacken! Octabins SELVE-Auftrags-Nr. Artikelbezeichnung Menge Brutto-/Nettogewicht Produktionsdatum Chargennummer Generell: Octabinhöhe max mm Coils SELVE-Auftrags-Nr. Güte und Abmessung

4 Seite 4 von 7 Einzelgewicht des Coils/Gesamtgewicht des Bunds oder der Palette Lieferantenname Lieferdatum Chargennummer Generell: Coils dürfen nicht einzeln auf einer Paletten stehend verpackt sein! Beachten Sie hierzu unsere Verpackungsvorschrift zu der jeweiligen Bestellung. Verschlüsselung des Produktionsdatums generell gilt, dass das Produktionsdatum anzugeben ist, bei bestimmten Gruppen reicht auch das Lieferdatum (z.b. Rohren, Coils etc.) im Klartext. Verschlüsselt werden muss bei Waren/Verpackungen, die SELVE ohne neu zu verpacken weiter liefert. Erkennbar an der Forderung im Bestelltext neutrale Verpackung oder mit SELVE-Etiketten. Angabe des Datum erfolgt in MM JJ TT, wobei die Jahreszahl gespiegelt wird, z.b. für den Grundsätzliches zur Kennzeichnung: Jedes Packstück und jeder Behälter muss mit einem Warenanhänger/Etikett zur eindeutigen Identifikation versehen sein! Bei neutralen oder SELVE-Verpackung ist darauf zu achten, dass keine Kontrollzettel o.ä. mit Lieferantennamen eingelegt werden, die Rückschlüsse auf den Hersteller zulassen. Die Verpackung hat aus recycelbaren Materialien zu bestehen oder in Mehrwegverpackung zu erfolgen. Der Lieferant hat dafür Sorge zu tragen, dass die Waren in ordnungsgemässem Zustand den Lieferort erreichen. Wichtig: Bei Zeichnungsteilen sind nach Änderung die ersten 2 Lieferungen gut sichtbar mit dem Vermerk Produktänderung, neuer Zeichnungstand X zu kennzeichnen. 3.3 Mengentreue Nicht abgestimmte Teillieferungen sind unerwünscht und werden nicht akzeptiert Über- oder Unterlieferungen sind abzustimmen; SELVE behält sich vor, Überlieferungen abzulehnen und eine Annahme zu verweigern. 3.4 Liefertermin SELVE erwartet die Bereitschaft zum Just-in-Time-Verfahren falls erforderlich und machbar Termin in Bestellungen ist der taggenaue und geforderte Anliefertermin bei SELVE.

5 Seite 5 von Abweichungen von 2 und + 2 Tagen werden in der Regel toleriert, es sei denn, es ist ein Fixtermin vereinbart Abweichungen außerhalb des Rasters oder bei Überschreitung eines Fixtermins sind sofort bei Erkennen abzustimmen Lieferungen außerhalb dieses Zeitrasters gehen negativ in die Lieferantenbewertung ein, zu späte Lieferungen werden höher gewichtet Bei wiederholt zu späten Terminen (> 3 pro Quartal) erhebt SELVE pauschal und ohne besonderen Nachweis einen Betrag von 100,00 pro Fall für erforderliche Umstellungen in der Fertigung, Sondertransporte etc.. Der Betrag wird ohne weitere Vorankündigung belastet und an der nächsten Zahlung gekürzt. Die Geltendmachung weiterer Schäden behält SELVE sich vor. 4. Qualitätsmanagementsystem Grundsätzliches Selve setzt bei seinen Lieferanten und deren Unterlieferanten ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem nach oder in Anlehnung DIN EN ISO voraus (siehe auch unter Absatz 2.2), das Qualitätsvorausplanung, fertigungsbegleitende Qualitätssicherung, Qualitätsanalyse und Dokumentation umfasst. 4.1 Erstmuster/Erstmusterprüfbericht nach VDA Gründe für eine Erstbemusterung können Neuteile, Nachbemusterungen bei Ablehnungen, geänderte Teile (Geometrie/Material), geänderte Produktionsverfahren, oder eine neue Fertigungsstätte sein Erstmuster sind grundsätzlich aus Serienwerkzeugen und unter Serienbedingungen herzustellen und SELVE mit einem Erstmusterprüfbericht mit allen erforderlichen Soll- /Ist-Daten und ggfls. entsprechender Werksprüfzeugnisse etc. vorzustellen Folgende Mindestanforderungen an einen Erstmusterprüfbericht bestehen: Deckblatt, Messbericht (bei Mehrfachwerkzeugen nestbezogen), gestempelte Zeichnungen, die gemessenen Muster, ggfls. Werksprüfzeugnis des eingesetzten Materials Die Freigabe erfolgt durch die SELVE-QS, -Konstruktion EE bzw. KE oder den zuständigen Produktmanager, wird auf dem Deckblatt dokumentiert und dem Lieferanten übermittelt. Folgende Entscheidungen sind möglich: Freigegeben Serienlieferungen können ohne Einschränkungen vorgenommen werden Freigegeben mit Auflagen: Es gibt Abweichungen von der Spezifikation, die aber keinen Einfluss auf Funktionalität oder Optik haben. Die Teile können mit Auflagen und Sonderfreigabe gefertigt werden. Erforderliche Korrekturen sind abzustimmen Abgelehnt: Die Teile entsprechen nicht der Spezifikation, es ist zwingend eine

6 Seite 6 von 7 Neubemusterung notwendig. Der Termin ist zwischen den Fachabteilungen Lieferant/SELVE abzustimmen. Grundsätzliches zu Änderungen der Teilespezifikation Generell gilt, dass alle Änderungen mit EMPB dokumentiert und schriftlich durch SELVE frei zugeben sind. Nach einer Änderung sind die ersten 2 Lieferungen nach Freigabe gut sichtbar mit dem Vermerk Produktänderung, neuer Stand XXX zu kennzeichnen. (siehe auch oben) 4.2 Qualitätssicherungsvereinbarungen QSV/Prüfungen bei Wareneingang Für Zeichnungsteile gibt es in der Regel eine artikelspezifische oder eine Warengruppen QSV. Sie enthält neben der Zeichnung alle für SELVE wichtigen Maße und Merkmale. Sie enthält ebenso Angaben zu Prüfrhythmen und welche Dokumentationspflichten zu erfüllen sind. Eine Korrektur erfolgt bei Merkmalsänderungen oder auch Reklamationen. Die QSV soll es dem Lieferanten ermöglichen, durch eine sorgfältige Prüfplanung Reklamationen zu vermeiden SELVE prüft bei Wareneingang nur hinsichtlich Identität, Quantität und auf äußerlich deutlich erkennbare Transportschäden. Abweichungen zu diesen Punkten werden unverzüglich gerügt Weitere Prüfungen der Produkte hinsichtlich der Qualität unter Berücksichtigung des Qualitätsniveaus vorangegangener Lieferungen führt SELVE in regelmäßigen bzw. unregelmäßigen Zeitabständen durch. Diese Prüfungen werden nur stichprobenweise durchgeführt. Hierbei festgestellte Mängel wird SELVE dem Lieferanten zeitnah nach Feststellung anzeigen Bei Lieferungen von Rohstoffen (Kunststoffgranulaten, Bandstahl, Stabstahl etc.) ist SELVE ein Werksprüfzeugnis mit Bezug auf die betreffende Lieferung zu übersenden. 4.3 Reklamationen und deren Abwicklung Gründe für eine Reklamation können sein, die Teile werden abweichend von der Spezifikation bzw. der gültigen Zeichnung geliefert, die Fähigkeiten wichtiger Merkmale sind nicht vorhanden oder eine Erstbemusterung erfolgte nicht. SELVE verständigt den Lieferanten mit einem Fehlerbericht (8D- bzw. 4D) SELVE erwartet eine Reaktion des Lieferanten innerhalb 48 Stunden nach Eingang in Form einer 1. Stellungnahme und nach spätestens 10 Tagen einen 8D- bzw. 4D- Report, mit eindeutigen Aussagen zu Sofort-, Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen SELVE erwartet eine zeitnahe Abwicklung von Reklamationen, falls erforderlich durch die Einleitung von Sofortmaßnahmen, die akut helfen.

7 Seite 7 von SELVE erwartet, dass die Ursachen seitens des Lieferanten analysiert, Abstellmaßnahmen eingeleitet und die Wirksamkeit nachgewiesen wird Durch jede Reklamation entstehen SELVE durch die Bearbeitung Kosten. SELVE behält sich daher vor, für jede berechtigte Reklamation eine Kostenpauschale in Höhe von 125,00 + Mwst. zu berechnen. Die Kostenpauschale wird unmissverständlich pro Reklamationsfall fällig, wenn die Reklamationsanzahl größer als 3 in einem Halbjahr beträgt. Die Pauschale wird ohne weitere Ankündigung belastet und bei der nächsten Zahlung gekürzt. Weitergehende Schadensersatzansprüche behält SELVE sich vor. 4.4 Lieferantenbewertung Im Rahmen des SELVE-Qualitätsmanagementsystems erhält jeder Lieferant, der Produkte liefert oder Dienstleistungen erbringt, die das SELVE-Qualitätsniveau beeinflussen, zu Beginn des Jahre eine Lieferantenbeurteilung, die die Punkte Qualität, Liefertreue, Mengentreue, Servicegrad, Preisverhalten und Zertifizierung umfasst B- und C-Lieferanten sind aufgefordert, eine Stellungnahme über die Gründe, die zur Abqualifizierung führten abzugeben sowie Abstell- und ggfls. Vorbeugemaßnahmen einzuleiten und die Wirksamkeit nach spätestens 6 Monaten nachzuweisen. Stand August 2011