Informations- und Kommunikationskonzept Appenzell Ausserrhoden

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1 Informations- und Kommunikationskonzept Appenzell Ausserrhoden Erarbeitung Georg Amstutz, Leiter Information und Kommunikation Appenzell Ausserrhoden Andreas Disch, Mitarbeiter Information und Kommunikation Appenzell Ausserrhoden Durch den Regierungsrat genehmigt am 17. Mai 2011

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Man kann nicht nicht kommunizieren Recht auf und Pflicht zur Information Geltungsbereich des Kommunikationskonzeptes Rechtliche Grundlagen Kantonsverfassung Informationsgesetz Organisationsgesetz (OrG) und Organisationsverordnung (OrV) Geschäftsordnung des Kantonsrates Beschlüsse des Regierungsrates Grenzen der Informationstätigkeit Ziele der Information und Kommunikation Grundsätze der Behördenkommunikation Ebenen der Kommunikation Regierungsrat Kantonskanzlei / Information und Kommunikation Departemente / Ämter / Fachstellen Kantonspolizei Anstalten und Betriebe (SVAR, BBZ, Kantonsschule Trogen, Assekuranz) Untersuchungsbehörden Gerichte Kantonsrat Ausserordentliche Lagen / Kantonaler Führungsstab Schnittstellen und Abgrenzung Regionale und überregionale Vernetzung Mittel der Kommunikation Externe Kommunikation Medienkonferenz Medienmitteilung Internet, Intranet Konferenz der Informationsbeauftragten Jährliches Medientreffen Medienbeobachtung Interne Kommunikation Intranet Personalzeitschrift Personalinformation Kaderseminar Ehemaligentreffen... 15

4 1 Einleitung In den letzten Jahrzehnten hat die Kommunikation als Gestaltungsinstrument von politischen Prozessen stark an Bedeutung gewonnen; dies aufgrund veränderter Parteienlandschaft, zunehmender Polarisierung und wachsendem Verteilkampf um knapper werdende Finanzmittel. Auch die Medienlandschaft und besonders der Medienkonsum waren und sind grundlegenden Veränderungen unterworfen. Der Druck auf Regierung und Verwaltung nahm und nimmt weiter stetig zu, ihre Tätigkeiten gegenüber der Öffentlichkeit darzustellen und zu erklären. Kommunikation ist mehr als blosse Pflicht; Kommunikation ist heute ein wertvolles Gestaltungsinstrument in demokratischen Prozessen. Mit dem vorliegenden Informations- und Kommunikationskonzept regelt der Regierungsrat von Appenzell Ausserrhoden die Öffentlichkeitsarbeit des Regierungsrates und der Departemente (kantonale Verwaltung). Ebenfalls beschrieben werden die Schnittstellen zur Öffentlichkeitsarbeit der Anstalten und Betriebe der kantonalen Verwaltung. Neben den Grundsätzen der Kommunikation werden auch Mittel und Ebenen der Kommunikation beschrieben. Das Informations- und Kommunikationskonzept betrifft in erster Linie die Vermittlung und den Austausch von Informationen, besonders gegenüber Medien (externe Kommunikation) und der kantonalen Verwaltung (interne Kommunikation). Separat geregelt sind Fragen rund um die Informations- und Kommunikationstechnologien. Das Informations- und Kommunikationskonzept 2010 basiert auf dem Informations- und Kommunikationskonzept 2004, das der Regierungsrat am 8. Juni 2004 verabschiedet hat. 1.1 Man kann nicht nicht kommunizieren. 1 In unserer Gesellschaft ist es unmöglich, sich dem Umgang mit anderen und damit auch der Kommunikation mit den anderen zu entziehen. Auch wenn nichts gesagt wird kommuniziert wird immer. Es kann nur gut oder schlecht kommuniziert werden 2. Entsprechend gibt das Kommunikationskonzept von Appenzell Ausserrhoden Richtlinien vor, wie der Kanton in den verschiedenen Situationen angemessen kommuniziert. 1.2 Recht auf und Pflicht zur Information Die Bevölkerung von Appenzell Ausserrhoden hat nicht nur ein Recht auf Informationen. Für den Regierungsrat und die kantonale Verwaltung sowie deren Anstalten und Betriebe besteht auch eine von der Verfassung vorgegebene Pflicht, die Öffentlichkeit zu informieren (externe Kommunikation). 3 Alle Angestellten des Kantons sowie seiner Anstalten und Betriebe haben im Rahmen einer partnerschaftlichen Unternehmenskultur ein Recht auf Informationen. 1 Paul Watzlawick, Jeanet H. Beavin, Don D. Jackson (1969). Menschliche Kommunikation. Formen, Störungen, Paradoxien, Verlag Huber, Bern, S.53 // Das erste Axiom des Kommunikationsmodells von Paul Watzlawick bedeutet, dass man immer Signale aussendet, egal ob bewusst (verbal) oder unbewusst (nonverbal). Nach dieser These kommuniziert man auch, wenn man schweigt. 2 Iwan Rickenbacher (2009). Gute und schlechte Öffentlichkeitskommunikation des Staates. St. Galler Tagung zur Öffentlichkeitskommunikation des Staates, 5. März 2009, Institut für Rechtswissenschaft und Rechtspraxis, Universität St.Gallen, Tagungsskript 3 Verfassung des Kantons Appenzell Ausserrhoden Art. 67. Vgl. auch Luzius Mader. Die Information der Öffentlichkeit. In: Die schweizerische Bundesverfassung. St. Galler Kommentar. Zürich. S. 2661ff 1

5 1.3 Geltungsbereich des Kommunikationskonzeptes Das vorliegende Kommunikationskonzept sowie das Manual zum kantonalen Erscheinungsbild für Appenzell Ausserrhoden (CD) gelten für die gesamte kantonale Verwaltung und ihre Angestellten. Die Anstalten und Betriebe des Kantons richten sich in ihren Tätigkeiten ebenfalls nach dem vorliegenden Kommunikationskonzept, verfügen jedoch über eigene Erscheinungsbilder. 2 Rechtliche Grundlagen Das vorliegende Informations- und Kommunikationskonzept baut auf verschiedenen Grundlagen auf: 2.1 Kantonsverfassung Die Kantonsverfassung hält in Art. 12 als Grundrecht die Meinungs- und Informationsfreiheit und in Art. 67 eine Informationspflicht gegenüber der Öffentlichkeit fest. Dort heisst es unter anderem: Die Behörden des Kantons und der Gemeinden müssen das Volk frühzeitig und ausreichend informieren. sowie Die offizielle Information über Abstimmungsvorlagen soll eine freie Meinungsbildung ermöglichen. 2.2 Informationsgesetz Das Informationsgesetz regelt in Art. 8 folgenden Grundsatz: Die Behörden des Kantons und der Gemeinden informieren die Öffentlichkeit frühzeitig und ausreichend über ihre Tätigkeit, soweit nicht überwiegende öffentliche und private Interessen entgegenstehen. Unter gleichem Vorbehalt gilt das Einsichtrecht in amtliche Akten, sofern ein berechtigtes Interesse nachgewiesen werden kann (Art.9). Weitere Informationspflichten sind in verschiedenen Spezialgesetzen umschrieben. So regelt z.b. Art. 6 des Baugesetzes die Information und Mitwirkung der Bevölkerung im Rahmen der Planung. 2.3 Organisationsgesetz (OrG) und Organisationsverordnung (OrV) Nach Art. 37 Abs. 2d OrG hat die Kantonskanzlei für die interne und externe Information zu sorgen. Art. 31 OrV verpflichtet den Regierungsrat, die Öffentlichkeit über Beschlüsse von allgemeinem Interesse durch Medienmitteilungen und Medienkonferenzen zu orientieren. Als Stabsstelle des Regierungsrates ist es eine wesentliche Aufgabe der Kantonskanzlei, namentlich von Information und Kommunikation, diese Information der Öffentlichkeit vorzunehmen. Entsprechend Art. 31 Abs. 2 sind die Departemente befugt, aus ihrem Zuständigkeitsbereich Medienmitteilungen zu erlassen und Medienkonferenzen durchzuführen. Weitere Kommunikationspflichten lassen sich ableiten aus Personalgesetz, Personalleitbild und dem Manual zum kantonalen Erscheinungsbild von Appenzell Ausserrhoden. 2

6 2.4 Geschäftsordnung des Kantonsrates Nach Kantonsverfassung (Art. 67 Abs. 3) und der Geschäftsordnung des Kantonsrates (Art. 36 Abs. 1) sind die Sitzungen des Kantonsrates öffentlich. Die Kantonskanzlei führt ein Verzeichnis der Medienschaffenden, die über den Ratsbetrieb berichten (Art. 37 Abs. 1). Diese erhalten alle Sitzungsunterlagen des Kantonsrates (Art. 32 Abs. 2). 2.5 Beschlüsse des Regierungsrates Der Regierungsrat genehmigte am 8. Juni 2004 das derzeit gültige Informations- und Kommunikationskonzept, das durch das vorliegende revidierte Informations- und Kommunikationskonzept 2010 abgelöst wird. Mit Beschluss vom 8. Mai 2007 (RRB ) genehmigte der Regierungsrat das Pflichtenheft des Leiters Information und Kommunikation und regelte dessen Teilnahme an den Sitzungen des Regierungsrates. Weiter legte der Regierungsrat fest: Die interne Kommunikation, vor allem aus dem Bereich des Personaldienstes, sollte durch den Personaldienst wahrgenommen werden. ( ) Beratend steht der Informationsdienst zur Verfügung. Für die interne Kommunikation von Geschäften, insbesondere des Regierungsprogramms, ist die Kanzlei in der Verantwortung. 2.6 Grenzen der Informationstätigkeit Die interne und externe Kommunikation sind begrenzt durch: o o o o o überwiegende öffentliche oder private Geheimhaltungsinteressen; die Bewahrung der Handlungs- und Entscheidfreiheit von Regierungsrat und Verwaltung (vgl. Kapitel 6.1); das Kollegialitätsprinzip des Regierungsrates; laufende Rechtsverfahren; die Tatsache, dass Informationen innerhalb der Rechtsordnung immer rechtmässig sein müssen. 3 Ziele der Information und Kommunikation Definition: Externe Kommunikation ist die Vermittlung und der Austausch von Informationen mittels klar definierter, regelmässig oder nach Bedarf eingesetzter Medien zwischen der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden einerseits und der Öffentlichkeit andererseits, also Personen oder Gruppen, die nicht der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden angehören. Die wichtigste Zielgruppe im Zusammenhang mit dem vorliegenden Konzept sind die Medien. Die wichtigsten Mittel der externen Kommunikation sind Medienmitteilungen, Medienkonferenzen, das Internet und Periodika. Alle Kommunikationsmittel richten sich an den gestalterischen Vorgaben des kantonalen Erscheinungsbildes. 3

7 Interne Kommunikation besteht aus vier Teilen (siehe auch Kapitel 6.2): 1. CEO-Kommunikation (hier regierungsrätliche Kommunikation) 2. Führungskommunikation 3. interne Unternehmenskommunikation 4. HR-Kommunikation Die interne Unternehmenskommunikation (3.) ist im vorliegenden Informations- und Kommunikationskonzept berücksichtigt. Sie vermittelt Informationen über klar definierte, regelmässig oder nach Bedarf eingesetzte Medien und ist Hilfsmittel zur Führung des Dialogs zwischen Arbeitgeberinnen resp. Arbeitgebern und Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden. Dieser Teil wird in erster Linie durch eine Personalzeitschrift realisiert, für die Information und Kommunikation verantwortlich ist (siehe 6.2.2). Ziel der internen Unternehmenskommunikation ist in Übereinstimmung mit dem Personalleitbild die Vermittlung von Informationen zwischen Regierung, Kader und Mitarbeitenden. Dies kann zu einem weiteren Ziel führen: Dem Verständnis für und im Idealfall zu einer Identifikation mit dem Arbeitgeber. Die CEO- (regierungsrätliche) Kommunikation (1.), Führungskommunikation (2.) und HR- Kommunikation (3.) liegen nicht in der Verantwortung von Information und Kommunikation; Regierungsrat, Amtsleitungen oder Personalamt werden aber bei der Umsetzung von Massnahmen aus diesen Bereichen bei Bedarf durch Information und Kommunikation beraten. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kommunikation setzt sich zusammen aus den sich ergänzenden Teilen der internen und externen Kommunikation. Beide Teile sind abhängig voneinander. Interne wie auch externe Kommunikation sind Chefsache. Die externe Kommunikation hat zum Ziel: 1) das Verständnis und das Vertrauen der Bevölkerung in Regierung und Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden zu fördern und deren Entscheide und Prozesse nachvollziehbar und transparent zu machen; 2) einen Beitrag zur Meinungsbildung und Entscheidfindung in der Bevölkerung zu leisten und die Ausübung der demokratischen Rechte zu erleichtern; 3) das Ansehen des Kantons über seine Grenzen hinaus zu fördern und seine Leistungen im öffentlichen Bewusstsein bekannt zu machen. Die interne Kommunikation hat zum Ziel: 1) positiv auf Motivation, Arbeitszufriedenheit und Identifikation der Mitarbeitenden zu wirken; 2) einen Beitrag an eine partnerschaftliche Unternehmenskultur zu leisten; 3) die Mitarbeitenden der Verwaltung und der Betriebe in Prozesse und Entscheide einzubeziehen und ihnen die Erfüllung ihrer Aufgaben zu erleichtern; 4) die Führungsverantwortlichen in der Wahrnehmung ihrer Führungsverantwortung zu unterstützen; 5) das Wissen über die Tätigkeiten anderer Verwaltungsbereiche zu mehren. 4

8 4 Grundsätze der Behördenkommunikation Regierungsrat und Verwaltung anerkennen die Notwendigkeit einer unabhängigen Berichterstattung und unterstützen die Medienschaffenden dabei. Neben der direkten Information der Bevölkerung über die behördlichen Informationskanäle (Medienmitteilungen, -konferenzen, Internet, Amtsblatt, Publikationen etc.) helfen Regierung und Verwaltung den Medien bestmöglich bei der Aufgabe, die Öffentlichkeit über die Tätigkeiten der Behörden und kantonale Ereignisse zu informieren. Die wichtigsten Eigenschaften der Behördenkommunikation sind: Kontinuität Wichtige Informationen werden rechtzeitig und aktiv übermittelt. Transparenz Regierung und Verwaltung sind immer als Absender ihrer Informationen erkennbar. Behördliche Stellungnahmen und Privatmeinungen werden auseinandergehalten. Sachlichkeit Informationen sind immer richtig und vollständig. Abweichende Meinungen oder Werthaltungen werden nicht diskreditiert. Es darf mit sachlichen Argumenten argumentiert, nicht aber überredet werden. Verhältnismässigkeit Informationen tragen zur freien und unverfälschten Meinungsbildung der Bevölkerung bei und werden zielgruppen- bzw. mediengerecht aufbereitet. Erscheinungsbild Das Manual zum kantonalen Erscheinungsbild für Appenzell Ausserrhoden gibt gestalterische Richtlinien für die externe und interne Kommunikation des Kantons vor. 5 Ebenen der Kommunikation 5.1 Regierungsrat Für den Regierungsrat sind die externe Kommunikation mit der Öffentlichkeit und die interne Kommunikation mit den Mitarbeitenden der Verwaltung und seiner Anstalten eine zentrale Führungsaufgabe. Das Kollegialitätsprinzip ist in der Ausserrhoder Verfassung verankert. Der Regierungsrat fasst seine Beschlüsse als Kollegialbehörde. Jedes Mitglied trägt die gefassten Beschlüsse mit und vertritt sie (vgl. Art 91 KV, Art. 4 Abs. 1-3 OrG). Ausnahmen sind geregelt. Der Regierungsrat legt bei der Behandlung seiner Geschäfte auch die Form der Kommunikation (Medienmitteilung, Medienkonferenz, Mitteilung des Personalamtes, Mitarbeitendenzeitschrift etc.) fest. Die Kommunikation erfolgt entsprechend der Weisung des Regierungsrates (vgl. auch Kap. 6). Zuständig für die externe Kommunikation des Regierungsrates ist innerhalb der Kantonskanzlei die Leitung von Information und Kommunikation. Der/die Leiter/in Information und Kommunikation stellt die externe Kommunikation im Sinne eines/r Regierungssprecher/in sicher. Zuständig für die interne Kommunikation des Regierungsrates sind die von ihm bezeichneten Instanzen. 5

9 5.2 Kantonskanzlei / Information und Kommunikation Die Kantonskanzlei verfügt über einen spezialisierten Dienst Information und Kommunikation. Als Stabsstelle des Kantons- und Regierungsrates ist die Kantonskanzlei, namentlich die Leitung von Information und Kommunikation, für die Koordination und Durchführung der Regierungskommunikation verantwortlich. Information und Kommunikation koordiniert die externe Kommunikation von Regierung und Verwaltung und informiert in Zusammenarbeit mit den Departementen die Öffentlichkeit über Absichten, Entscheidungen und Massnahmen des Regierungsrates. Der Dienst Information und Kommunikation führt zur Koordination der Informationstätigkeiten einen Kalender. Alle Departemente, Ämter und Fachstellen nehmen bei der Planung ihrer Informationstätigkeiten frühzeitig mit Information und Kommunikation Kontakt auf. Departemente, Ämter und Fachstellen sind verpflichtet, ihre Aktivitäten (Medienkonferenz, Medienmitteilung, Veranstaltungen etc.) in den Medienkalender einzutragen. Information und Kommunikation übernimmt im Rahmen der internen Kommunikation die Herausgabe einer Personalzeitschrift und weitere Aktivitäten, die im Auftrag des Regierungsrates erfolgen. (siehe auch 6.2). Information und Kommunikation überwacht die Umsetzung der durch den Regierungsrat als verbindlich erklärten Vorgaben (Kommunikationskonzept, Gestaltungsvorschriften/Manual). 5.3 Departemente / Ämter / Fachstellen Die Departemente und ihre Ämter resp. Fachstellen sind für die Planung und Durchführung der Kommunikation in ihrem Zuständigkeitsbereich selber verantwortlich. Massgebend sind dabei die vorliegenden Richtlinien, die Weisungen der Departementsleitung sowie die Beratung durch Information und Kommunikation. Die Departemente bestimmen ihre Verantwortlichen für Information und Kommunikation (in der Regel die Departementssekretariate). Information und Kommunikation berät die Departemente bei der Planung und Durchführung ihrer Kommunikationstätigkeiten. Die Departemente sind nach Art ORV verpflichtet, die Kantonskanzlei resp. Information und Kommunikation vorgängig über Informationstätigkeiten zu informieren. Verwaltungseinheiten mit häufigen Informationstätigkeiten (z.b. Wirtschaftsförderung, Kantonsbibliothek, Amt für Kultur etc.) tauschen sich regelmässig mit dem Dienst Information und Kommunikation über ihre Kommunikationsvorhaben aus. Im Rahmen der internen Kommunikation werden die so genannte Führungskommunikation (Kommunikation via organisatorische Strukturen, Kaskadenkommunikation vgl. Kapitel 6.2) wie auch Teile der HR-Kommunikation von den zuständigen Departementen, Ämtern und Fachstellen wahrgenommen. 5.4 Kantonspolizei Die Kantonspolizei von Appenzell Ausserrhoden hat für ihre Kommunikationstätigkeit zusätzliche Regeln, die sich im Grundsatz an den entsprechenden Empfehlungen der Konferenz der kantonalen Polizeidirektoren KKJPD orientieren. 6

10 Die Kommunikationsverantwortlichen der Kantonspolizei Appenzell Ausserrhoden informieren bei wichtigen Ereignissen Regierungsrat, Ratschreiber und die Leitung Information und Kommunikation unverzüglich und vor Information der Öffentlichkeit. In besonderen Lagen kann der Mediendienst der Kantonspolizei auf die Unterstützung durch den Dienst Information und Kommunikation zurückgreifen. Das Erscheinungsbild der Kantonspolizei richtet sich nach dem Manual zum kantonalen Erscheinungsbild für Appenzell Ausserrhoden. 5.5 Anstalten und Betriebe (SVAR, BBZ, Kantonsschule Trogen, Assekuranz) Die Anstalten und Betriebe des Kantons sind in ihren Kommunikationstätigkeiten selbständig. Sie richten sich dabei nach dem vorliegenden Kommunikationskonzept, verfügen jedoch über eigene Erscheinungsbilder. Die Anstalten und Betriebe setzen Information und Kommunikation über wichtige Informationstätigkeiten in Kenntnis und koordinieren diese in Absprache mit Information und Kommunikation. 5.6 Untersuchungsbehörden Entsprechend dem Grundsatz der Unabhängigkeit informieren die Untersuchungsbehörden selbständig. Information und Kommunikation berät die Untersuchungsbehörden bei deren Informationstätigkeiten und unterstützt diese in besonderen Fällen bei der Redaktion von Texten. 5.7 Gerichte Entsprechend dem Grundsatz der Unabhängigkeit informieren die Gerichte selbständig. Der Webauftritt der Gerichte ist in den kantonalen Webauftritt eingebunden. Die Gerichte sind selber für die Aktualisierung ihrer Seiten (Rubrik Gerichte ) auf der kantonalen Homepage zuständig. Information und Kommunikation berät die Gerichte bei deren Informationstätigkeiten und unterstützt diese in besonderen Fällen bei der Redaktion von Texten. 5.8 Kantonsrat Die Sitzungen des Kantonsrates sind öffentlich. Entsprechend dem Grundsatz der Gewaltenteilung informiert der Kantonsrat selbständig. Stabsstelle des Kantonsrates ist die Kantonskanzlei; Information und Kommunikation ist Anlaufstelle für die Medienschaffenden. Information und Kommunikation unterstützt diese bei der Berichterstattung aus dem Kantonsrat und führt eine Liste der Medienschaffenden, die regelmässig aus dem kantonalen Parlament berichten. Die Leitung Information und Kommunikation unterstützt den Präsidenten oder die Präsidentin des Kantonsrates sowie das Büro des Kantonsrates bei deren Kommunikationstätigkeiten mit den Medien, auch in Absprache mit der Kantonsratsassistenz. Der Webauftritt des Kantonsrats ist in den kantonalen Webauftritt eingebunden. Die Seiten des Kantonsrates werden von der Kantonsratsassistenz gepflegt. 7

11 5.9 Ausserordentliche Lagen / Kantonaler Führungsstab Die Kommunikation in ausserordentlichen Lagen folgt dem Konzept des kantonalen Führungsstabes. Die Leitung Information und Kommunikation der kantonalen Verwaltung ist Mitglied des kantonalen Führungsstabes und übernimmt die Informationstätigkeiten des Regierungsrates (wie auch des Führungsstabes), sobald der Regierungsrat in einer ausserordentlichen Lage die Führung des Krisenstabes übernimmt. Ansonsten unterstützt die Leitung Information und Kommunikation den Führungsstab bei seinen Informationstätigkeiten gemäss Auftrag des Regierungsrates und in Absprache mit dem Leiter des kantonalen Krisenstabes. Der Leiter Information und Kommunikation wird dabei von der Koordinationsstelle für den Bevölkerungsschutz aktiv unterstützt. Nach Massgabe der besonderen Umstände erlässt der Regierungsrat in Ergänzung zu diesen Richtlinien gegebenenfalls zusätzliche Weisungen Schnittstellen und Abgrenzung Voraussetzung für die Kommunikationstätigkeiten des Kantons ist, dass die vermittelten Inhalte für die angestrebte Zielgruppe resp. für die Medien als Vermittler der Inhalte relevant sind. Die Kommunikation des Kantons ist kongruent und komplementär, vom Erscheinungsbild bis zu den vermittelten Inhalten. Viele Bereiche wie Projekte des Regierungsprogramms, Kantonspolizei, Wirtschaftsförderung, Kulturförderung, landwirtschaftliche Beratung etc. kommunizieren unabhängig und eigenverantwortlich, jedoch immer in Absprache mit und nach Beratung durch Information und Kommunikation. Alle Bereiche müssen Information und Kommunikation rechtzeitig und umfassend über ihre Informationstätigkeiten unterrichten. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen, Kampagnen, Broschüren und Produkte (z.b. Give-Aways). In strittigen Fällen entscheidet die jeweilige Departementsleitung resp. der Regierungsrat. Periodika, für die die Kanzlei zuständig ist (Edikte, Amtsblatt, Staatskalender, Rechenschaftsbericht), werden in Absprache mit Information und Kommunikation produziert. Information und Kommunikation übernimmt nach Absprache mit dem Ratschreiber die Verantwortung für Erscheinungsbild, sprachliche Überarbeitung, Druck und Publikation im Internet. Information und Kommunikation erarbeitet selbständig oder mit Unterstützung durch die jeweils zuständigen Amtsstellen Periodika wie das Kantonsportrait, AR in Zahlen etc. und arbeitet bei anderen Periodika wie Edikte, Rechenschaftsbericht, Staatskalender u.a. mit Regionale und überregionale Vernetzung Die Leitung Information und Kommunikation ist verantwortlich für die regionale und überregionale Vernetzung im Medienbereich. Dazu pflegt die Leitung Information und Kommunikation den regelmässigen auch informellen Austausch mit den lokalen und regionalen Medien. Die Leitung Information und Kommunikation nimmt Einsitz in verschiedenen Gremien wie der Kommission für Öffentlichkeitsarbeit der IBK, im Vorstand der Ostschweizer Radio- und Fernsehgesellschaft ORG, der Programmkommission der ORG, der Schweizerischen Informationskonferenz öffentlicher Verwaltungen, der Ostschweizer Informationskonferenz öffentlicher Verwaltungen und anderen. 8

12 6 Mittel der Kommunikation 6.1 Externe Kommunikation Für die externe Kommunikation, insbesondere mit den Medien, gelten die folgenden Grundsätze: Anlaufstelle für Fragen von Medienschaffenden sowie für Stellungnahmen sind grundsätzlich die Kantonskanzlei resp. Information und Kommunikation. Information und Kommunikation übernimmt die Triage, gibt die Anfragen den Mitgliedern des Regierungsrates weiter, weist die Anfragen den Departementssekretariaten zu oder erteilt selbständig Auskunft namens des Regierungsrates. Regierungsrat, Ratschreiber, Information und Kommunikation sowie Departementssekretariate erteilen Auskunft entsprechend den gemäss Kollegialitätsprinzip im Regierungsrat gefällten Entscheiden (vgl. Art. 4 Abs. 2 OrG). Leitende Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung sind berechtigt, gegenüber Medien fachliche Auskünfte aus ihrem Zuständigkeitsbereich zu erteilen. Jeder Kontakt mit Medien wird Information und Kommunikation gemeldet. Politische Äusserungen (Gewichtungen, Wertungen, Beurteilung von Ereignissen) sind dem Regierungsrat, den Vorstehenden der Departemente oder den von der Departementsleitung bevollmächtigten Mitarbeitenden vorbehalten. Informationen werden immer rechtzeitig, transparent, richtig und vollständig sowie aktiv und zielgruppengerecht vermittelt. Dabei werden die Produktionsbedingungen der Medien so gut als möglich berücksichtigt (vgl. Kap. 4). Diese Grundsätze gelten nicht nur bei (aktiven) Informationstätigkeiten von Regierungsrat und kantonaler Verwaltung, sondern auch bei Nachfragen von Medien. Auf Anfragen von Medien wird entsprechend dem Öffentlichkeitsprinzip individuell, bestmöglich und zeitgerecht Auskunft erteilt. Über Geschäfte, die unmittelbar zum Entscheid anstehen oder zu denen eine Information (Medienmitteilung oder Medienkonferenz) geplant ist, werden keine vorgängigen Informationen erteilt Medienkonferenz Bei wichtigen Informationen des Regierungsrates und der Departemente wird eine Medienkonferenz einberufen. Medienkonferenzen beginnen normalerweise zwischen 9 und 10 Uhr. Information und Kommunikation lädt in der Regel spätestens am Donnerstag der Vorwoche dazu ein. Abgegeben werden eine Medienmitteilung sowie die präsentierten Unterlagen und Berichte. Diese werden vom zuständigen Departement erstellt und vervielfältigt und von der zuständigen Departementsleitung in Absprache mit Information und Kommunikation freigegeben. Im Anschluss an eine Medienkonferenz stehen die jeweiligen politischen wie auch die fachlich Verantwortlichen den Medien für Interviews und weitergehende individuelle Fragen zur Verfügung. Den Entscheid über die Durchführung einer Medienkonferenz fällen bei Regierungsratsgeschäften der Regierungsrat und bei Departementsgeschäften die zuständige Departementsvorsteherin resp. - vorsteher. Zu wichtigen wiederkehrenden Ereignissen (z.b. Budget) wird jeweils eine Medienkonferenz einberufen. Eine Medienkonferenz muss immer in Absprache mit der Leitung Information und Kommunikation terminiert werden. Information und Kommunikation führt zur Koordination von Medienkonferenzen und - informationen eine Agenda. (vgl. 5.2) 9

13 6.1.2 Medienmitteilung Die Medienmitteilung ist eines der am häufigsten verwendeten Kommunikationsmittel der Regierung und der kantonalen Verwaltung. Beschlüsse und Projekte des Regierungsrates werden meist über Medienmitteilungen bekannt gegeben. Jedes Traktandum der Regierungsratssitzung wird hinsichtlich seiner Medienrelevanz beurteilt. Die Regierung berät und beschliesst unter Beizug der Leitung Information und Kommunikation die jeweiligen Kommunikationsmassnahmen zu einem Geschäft. Alle Medienmitteilungen werden von den Fachverantwortlichen vorbereitet und rechtzeitig vor Behandlung im Regierungsrat resp. vor Publikation Information und Kommunikation zur professionellen Aufbereitung unterbreitet. Medienmitteilungen zu Geschäften des Regierungsrates liegen dem jeweiligen Regierungsratsantrag bei. Departemente, Ämter oder Fachstellen unterbreiten Information und Kommunikation ihre Medienmitteilungen zur redaktionellen Verabschiedung. Die Publikation von Medienmitteilungen wird in Absprache mit Information und Kommunikation und unter Berücksichtigung der Agenda für Medienaktivitäten festgelegt. Der Versand von Medienmitteilungen kann von Departementen, Ämtern und Fachstellen in Absprache mit Information und Kommunikation eigenständig vorgenommen werden. Medien und andere Interessierte können sich bei Information und Kommunikation auf die Verteilerliste für Medieninformationen setzen lassen. Sie erhalten alle Medienmitteilungen des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung sowie sämtliche Einladungen zu Medienkonferenzen. Die entsprechenden Verteilerlisten werden vom Sekretariat der Kantonskanzlei geführt. Am Ende jeder Medienmitteilung wird die Kontaktmöglichkeit zu einer Person angegeben, die weitere Auskünfte zum jeweiligen Inhalt geben kann. Alle Medien werden gleichzeitig per informiert. In Ausnahmefällen werden Medienmitteilungen mit einer Sperrfrist versehen. Alle Medienmitteilungen sind in einem Online-Archiv recherchier- und abrufbar. Alle Medienmitteilungen werden auf der kantonalen Homepage zeitgleich mit dem -Versand publiziert. Information und Kommunikation bestimmt, welche Meldungen auch auf der Einstiegsseite ar.ch aufgeschalten werden. Medienmitteilungen werden nur per versandt. Das Sekretariat der Kantonskanzlei führt in Absprache mit Information und Kommunikation verschiedene Verteilerlisten (Verteilerlisten regional, national, für Wahlen und Abstimmungen), die den Direktionssekretariaten zur Verfügung stehen und regelmässig aufdatiert werden Internet, Intranet Das Internet ist das wichtigste externe Kommunikationsmittel von Appenzell Ausserrhoden. verzeichnet im Schnitt (2010) täglich zwischen 1'000 und Besucherinnen und Besucher. Das Internet dient als Quelle für Informationen des Kantons aus erster Hand und wird je länger umso mehr genutzt. 10

14 Die Website der kantonalen Verwaltung spricht verschiedene Zielgruppen aus Bevölkerung, Politik, Wirtschaft etc. an. Informationen und Inhalte werden immer aktuell präsentiert. Dank dem Content Management System (CMS) TYPO3 publizieren und betreuen die Departemente, Ämter und Fachstellen ihre Informationen selbständig. Die Website kann weltweit von einem Computer mit Internetzugang und über einen eingerichteten Account bewirtschaftet werden. Der Webmaster ist zuständig für die technische Aktualisierung des CMS Typo3 für den Internetauftritt des Kantons. Das Erscheinungsbild richtet sich nach den Richtlinien des kantonalen Erscheinungsbildes von Appenzell Ausserrhoden; für wurde eigens ein Styleguide verfasst, der die webspezifischen Gestaltungsrichtlinien festlegt. Diese Richtlinien beziehen sich auf die einzelnen Webseiten von Departementen, Ämtern und Fachstellen, sowie die publizierten Dokumente (Formulare, Merkblätter, Broschüren, Flyer, Listen, etc.). Verantwortlich für die technische Betreuung, Aktualisierung, Erweiterung und den Unterhalt des Systems ist der Webmaster. Die redaktionelle Verantwortung für die jeweiligen Inhalte liegt bei den Departementen. Diese bezeichnen Webredaktorinnen und Webredaktoren, die die Seiten der einzelnen Departemente betreuen und bewirtschaften. Die redaktionelle Verantwortung für allgemeine und departementsübergreifende Inhalte liegt bei Information und Kommunikation. Der Webmaster bildet regelmässig und nach Anmeldung durch die Departemente Webredaktorinnen und Webredaktoren aus. Hinsichtlich der Kommunikation mit den Medien ist das Internet (zum Zeitpunkt der Verabschiedung des Kommunikationskonzeptes im Juni 2010) nur zweitrangig. Es dient den Medien in erster Linie als Archiv für zurückliegende Informationen. Für den Erfolg einer Website ist entscheidend, dass die Inhalte immer aktuell sind. Die Pflege der Inhalte der departementalen Seiten ist im Pflichtenheft aller Webredaktorinnen und Webredaktoren entsprechend berücksichtigt. Für die Pflege und Aktualisierung der Seiten des Kantonsrats (Traktandenliste, Protokolle, Mitglieder des Kantonsrates etc.) ist die Assistenz des Kantonsrates zuständig. Ebenso sind die Gerichte für die Pflege und Aktualisierung der sie betreffenden Inhalte zuständig (Publikation von Entscheiden, Liste der anstehenden Verhandlungen etc.). Das Behindertengleichstellungsgesetz sowie das in der Bundesverfassung festgeschriebene Diskriminierungsverbot verpflichten die kantonale Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden, den Internetauftritt barrierefrei zu gestalten. Seit Mai 2010 verfügt über das entsprechende Zertifikat. Die Webredaktorinnen und Webredaktoren halten sich bei ihrer Arbeit an die entsprechenden Vorschriften, die vom Webmaster bestimmt werden, um die Anforderungen an eine barrierefreie Website zu erfüllen. Im Weiteren gelten die Gestaltungsrichtlinien, die im Styleguide festgehalten sind Die ist das wichtigste persönliche Kommunikationsmittel der Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden. 11

15 Die Gestaltungsvorschriften für beziehen sich auf Schrift, Schriftgrösse und Signatur (vgl. Manual zum Erscheinungsbild). Da Schrift, Schriftgrösse und Signatur individuell von allen Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung eingerichtet werden müssen, ist die Einhaltung der entsprechenden im Manual vorgegebenen Vorschriften von hoher Bedeutung. Im Weiteren gelten die vom Amt für Informatik festgelegten Vorgaben Konferenz der Informationsbeauftragten Die Informationsbeauftragten der kantonalen Verwaltung (Leiter Information und Kommunikation, Medienverantwortlicher Departement Bau und Umwelt, die Mediensprecher der Kantonspolizei, Leiter Koordinationsstelle Bevölkerungsschutz und Webmaster) treffen sich regelmässig zum Austausch sowie zur Koordination und Weiterentwicklung ihrer Arbeit. Dabei können Medienschaffende oder andere Informationsverantwortliche beigezogen werden. Die Leitung Information und Kommunikation lädt zur Konferenz der Informationsbeauftragten ein und leitet diese Jährliches Medientreffen Einmal jährlich lädt der Regierungsrat zu einer informellen Begegnung mit den Medienschaffenden der Region ein. Dabei stehen der Austausch und die Pflege der Beziehungen im Vordergrund. Zuständig für das jährliche Medientreffen ist die Leitung Information und Kommunikation Medienbeobachtung Information und Kommunikation führt keine systematische Medienbeobachtung ( Clipping ) durch. Die Sammlung und Archivierung von Medienberichten erfolgt nur in Ausnahmefällen. Den zuständigen Fachbereichen steht es frei, selbständig Medienberichte zu sammeln und zu archivieren. Besondere Ereignisse werden in Absprache mit Kantonsbibliothek und Staatsarchiv dokumentiert. 6.2 Interne Kommunikation Für die interne Kommunikation gelten folgende Grundsätze: Die interne Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor für eine gute Unternehmenskultur. Die interne Kommunikation hat zum Ziel, positiv auf Motivation, Arbeitszufriedenheit und Identifikation der Mitarbeitenden mit der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden zu wirken. Die Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden setzt sich in ihrem Personalleitbild zum Ziel, eine offene und positive Unternehmenskultur zu entwickeln. Die Entwicklung einer kohärenten internen Unternehmenskommunikation innerhalb der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden ist ein prioritäres Anliegen des Regierungsrates. Der Regierungsrat legt bei der Behandlung seiner Geschäfte auch die Form der internen Kommunikation (Mitteilung des Personalamtes, Mitteilung von Information und Kommunikation, Mitarbeitendenzeitschrift etc.) fest. 12

16 Alle Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung werden intern über das Intranet mit Mitteilungen aus dem Bereich der externen Kommunikation informiert. So werden z.b. Medienmitteilungen mindestens zeitgleich mit der Aufschaltung im Internet auch in einer gesonderten Rubrik im Intranet publiziert. Die interne Kommunikation der kantonalen Verwaltung setzt sich zusammen aus: a) Regierungsrätliche (CEO-)Kommunikation (Absender: Regierungsrat, Empfänger: alle Mitarbeitenden) b) Führungskommunikation (über organisatorische Führungsstrukturen / Kaskadenkommunikation) c) HR-Kommunikation (Absender: Personalamt) d) Interne Unternehmenskommunikation (bereichsübergreifende Kommunikation über interne Medien) Das vorliegende Kommunikationskonzept beschreibt die verschiedenen Typen der internen Kommunikation. Besondere Berücksichtigung geschenkt wird der internen Medieninfrastruktur, die für die so genannte HR-Kommunikation (siehe c) und der internen Unternehmenskommunikation (siehe d) zur Verfügung steht. Beide Kommunikationstypen bedienen sich einer institutionalisierten Kommunikation, die über festgelegte interne Medien geführt wird. Die interne Kommunikation in der kantonalen Verwaltung von Appenzell Ausserrhoden entspricht den in Kapitel 4 beschriebenen Grundsätzen der Behördenkommunikation (Kontinuität, Transparenz, Sachlichkeit, Verhältnismässigkeit, Erscheinungsbild). Verantwortlich für die interne Kommunikation (gemeint ist die HR-Kommunikation) ist entsprechend RRB das Personalamt: Die interne Kommunikation, vor allem aus dem Bereich des Personaldienstes sollte durch den Personaldienst wahrgenommen werden. ( ) Beratend steht der Informationsdienst zur Verfügung. Für die interne Kommunikation von Geschäften, insbesondere des Regierungsprogramms, ist die Kanzlei in der Verantwortung. Information und Kommunikation steht bei allen Ebenen der internen Kommunikation (a d) beratend zur Seite. a. Regierungsrätliche Kommunikation Die Ebene a. (CEO-Kommunikation: Kommunikation des Regierungsrates) richtet sich nach den Vorgaben des Regierungsrates (vgl. 5.1) Hierbei richten sich der Landammann oder der gesamte Regierungsrat an alle Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung. Landammann resp. Regierungsrat werden dabei von Information und Kommunikation und/oder dem Personalamt unterstützt. b. Führungskommunikation Die Ebene b (Führungskommunikation: Kommunikation über organisatorische Strukturen, Kaskadenkommunikation) liegt in der Verantwortung der Departementsvorstehenden und wird vom vorliegenden Kommunikationskonzept nicht erfasst. Die Verantwortlichen definieren die jeweils Zuständigen innerhalb ihres Organisationsbereichs. Entwicklung, Schulung und Umsetzung der Führungskommunikation sind Gegenstand des Teilprojekts 1 innerhalb des Personalleitbildes. 13

17 c. HR-Kommunikation (Informationen des Personalamtes) Die Entwicklung und später die Umsetzung einer Human-Ressource-Kommunikation liegt in der Verantwortung der Leitung des Personalamtes. Gegenstand der HR-Kommunikation sind Informationen, die alle oder einen grossen Teil der Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung betreffen (z.b. Eintritte, Austritte, Personalmutationen bei leitenden Funktionen, Lohnentwicklungen, Funktionsbewertungen, betriebliche Gesundheit, Versicherungsfragen, Weiterbildungsangebote, Organisation und Aufbereitung der Inhalte für die Personalinformation (siehe 6.2.3), Änderungen in Personalgesetz/Besoldungsverordnung/REIS etc.). Ein Teil der HR- Kommunikation wird im Rahmen der Personalzeitschrift realisiert. d. Interne Unternehmenskommunikation Die interne Unternehmenskommunikation beinhaltet die bereichsübergreifende Kommunikation über interne Medien wie Intranet, MA-Zeitschrift oder Newsletters von Abteilungen und Fachstellen. Ziel der internen Kommunikation ist die Vermittlung von Informationen zwischen Regierung, Kader und Mitarbeitenden mittels klar definierter, regelmässig oder nach Bedarf eingesetzter Informationsmedien. Durch eine institutionalisierte Kommunikation wird der bereichsübergreifende Informationsfluss innerhalb der kantonalen Verwaltung sichergestellt. Die interne Unternehmenskommunikation wird in erster Linie über eine Personalzeitschrift realisiert Intranet Das Intranet der kantonalen Verwaltung Appenzell Ausserrhoden ermöglicht eine schnelle und gleichberechtigte Information aller Mitarbeitenden, deren Arbeitsplätze mit einem PC ausgestattet sind. Neben der Versorgung mit Informationen bietet das Intranet auch die Möglichkeit, sich auszutauschen (Kleinanzeigen, Marktplatz u.ä.) Personalzeitschrift Die KVAR verfügt über eine Personalzeitschrift, die regelmässig erscheint. Zielgruppen sind die Mitarbeitenden der KVAR (alle Mitarbeitenden, die unter das Personalgesetz fallen - ohne Spitalverbund) wie auch Angehörige, Pensionierte und Aussenstehende. Ziele der Personalzeitschrift sind: o Förderung des Verständnisses über die Departementsgrenzen hinaus (Aufzeigen der unterschiedlichen Kulturen und Mentalitäten innerhalb der KVAR) o Verständnis für und Transparenz von Entscheidungen und Handlungsweisen fördern o Information und Unterhaltung o Nachhaltigkeit (bzgl. Relevanz der Themen, Tiefe der Diskussion) o Ausdruck der offenen Kommunikationskultur innerhalb der KVAR Der Inhalt der Personalzeitschrift wird von einer Redaktion realisiert, die unter der Leitung von Information und Kommunikation steht. Information und Kommunikation ist für die Organisation und Herstellung der Personalzeitschrift zuständig und leitet die Redaktionskommission. Die Arbeit der Redaktion richtet sich nach dem vom Regierungsrat verabschiedeten Redaktionsstatut. 14

18 Die Druckvorstufe (Layout) der Personalzeitschrift wird durch den Webmaster wahrgenommen. Der Regierungsrat stellt Information und Kommunikation die dafür notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen zur Verfügung Personalinformation Zweimal im Jahr findet eine Mitarbeitendenversammlung statt, wechselweise in Herisau und in Trogen. Der Regierungsrat informiert die Mitarbeitenden dabei über relevante, alle Personen betreffende Themen. Eine besondere Bedeutung kommt den persönlichen Begegnungen an diesen Veranstaltungen zu Kaderseminar Einmal pro Jahr veranstaltet der Regierungsrat ein ein- bis zweitägiges Seminar für den Kader der kantonalen Verwaltung und seiner Anstalten und Betriebe. Der Regierungsrat legt jeweils ein Programm fest, das der Weiterbildung, der strategischen Diskussion sowie dem persönlichen Austausch dient Ehemaligentreffen Das Ehemaligentreffen der KVAR wird durch die Pensionskasse organisiert und betreut. 15

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20 Appenzell Ausserrhoden Kantonskanzlei - Information und Kommunikation Regierungsgebäude 9102 Herisau