Dienstvereinbarung zu dem Beschäftigungsmanagement der Universität Duisburg-Essen

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1 Dienstvereinbarung zu dem Beschäftigungsmanagement der Universität Duisburg-Essen Die Universität Duisburg-Essen, vertreten durch den Rektor, sowie durch den Kanzler und der Personalrat der weiteren Beschäftigten (PR wb, vertreten durch seine Vorsitzende) treffen nachstehende Dienstvereinbarung gem. 70 LPVG/NW: Präambel Die Universität Duisburg-Essen stellt sich als moderne Hochschule im globalen Bildungs- und Forschungswettbewerb vielen neuen Herausforderungen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen die Beschäftigten der Hochschule in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben motiviert, engagiert und kompetent erfüllen zu können. Die vielfältigen Aufgabenbereiche der Hochschule bedürfen einer Vielzahl von Beschäftigten mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten. Es liegt daher im besonderen Interesse der Hochschule die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ihrer Potenziale und Wünsche, unter Berücksichtigung der strukturellen Gegebenheiten, einzusetzen. Im Rahmen des Beschäftigungsmanagement (BM) wird der veränderte Personalbedarf, der sich durch die Reorganisation der Hochschule, durch Optimierung von Ablauf- und Aufbaustrukturen sowie veränderte Arbeits- und Handlungsfelder ergibt, erfasst und ausgeglichen. 1 Ziel Das Beschäftigungsmanagement hat zum Ziel, den Einsatz von Beschäftigten entsprechend ihrer Fähigkeiten und Potenziale innerhalb der Hochschule zu fördern. Es trägt ganz besonders zum Ausgleich von Personalüberhang bzw. Personalbedarf bei. Im Zusammenwirken mit dem BM, den Organisationseinheiten, dem Personalrat, bei Bedarf der Schwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten soll dabei sowohl den Wünschen und Bedürfnissen der betroffenen Beschäftigten als auch den Belangen der Hochschule Rechnung getragen werden. 1

2 2 Organisatorische Zuordnung des Beschäftigungsmanagements Das Beschäftigungsmanagement ist organisatorisch dem Aufgabenbereich der Personalund Organisationsentwicklung zugeordnet. Es übernimmt federführend die Rolle bei der Vermittlung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in neue Aufgabenbereiche und organisiert die dazu notwendige Weiterqualifizierung. 3 Identifizierung des Personals Grundsätzlich sind zwei verschiedene Bedarfe an das Beschäftigungsmanagement zu unterscheiden: 1. Beschäftigte deren bisherigen Aufgaben weggefallen sind (Personalüberhang) und 2. Beschäftigte, die dringlichen Veränderungsbedarf anmelden. Hierbei genießt die erste Gruppe oberste Priorität. Beschäftigte die als Personalüberhang identifiziert sind, werden in den Personalpool des BM mit Stelle/Budget verlagert. Die Entscheidung, welche Personen mit Stelle als Personalüberhang dem BM zugeordnet werden, trifft die abgebende Organisationseinheit unter Beteiligung des BM. Personalräte, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte sind im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit zu informieren. Die Auswahl der Personen bzw. Stellen, die dem BM zugeordnet werden, erfolgt nach sachlichen Kriterien und mit großer Sensibilität. Derartige sachliche Kriterien können sein: Wegfall der konkreten Aufgaben, Veränderungen organisatorischer Art, (Veränderung des Anforderungsprofils des Arbeitsplatzes) Wechselwunsch der Mitarbeiter/innen. Bei der Auswahl werden auch soziale Kriterien berücksichtigt. Die Auswahl der Kriterien/Personen erfolgt in Abstimmung mit dem BM. Die Beteiligung der Personalräte erfolgt im Rahmen der konstruktiven, vertrauensvollen Zusammenarbeit; er wird in diesem Rahmen auch über die Verlagerungsabsicht von Beschäftigten in das BM und die Gründe dafür informiert. Mit den betroffenen Personen ist im Zuge der Übernahme in das BM ein Personalgespräch zu führen. Bei Bedarf oder auf Wunsch der betroffenen Personen sind der Personalrat bzw. die Sozialen Ansprechpartner hinzuzuziehen. 2

3 Die dem BM zugeordneten Personen arbeiten solange unter fachlicher Aufsicht in ihren Organisationseinheiten weiter, bis sie vom BM auf einen offenen Stellenbedarf vermittelt werden. Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Beschäftigungsmanagement bei ihrer Vermittlung in einen neuen Aufgabenbereich aktiv zu unterstützen. Sie können vom Beschäftigungsmanagement im gegenseitigen Einvernehmen kurzfristig zu Praktika, Hospitationen, Fortbildungsmaßnahmen und dergl. aus den bisherigen Organisationseinheiten abgezogen werden. Das BM wird die Vorgesetzten und den Personalrat darüber in Kenntnis setzen. Ein Widerspruchsrecht der abgebenden Organisationseinheit gibt es nicht, weil das Personal mit der Zuordnung zum BM nicht mehr zum arbeitsnotwendigen Personal der bisherigen Organisationseinheit gehört. 4 Überführung in neue Aufgabenbereiche Sämtliche neu zu besetzenden Aufgabenbereiche sind dem Beschäftigungsmanagement von der Personalabteilung bzw. der Organisationseinheit, die den Bereich besetzen möchte, mit dem Anforderungsprofil des Aufgabenbereiches zu melden. Zu den neu zu besetzenden Aufgabenbereichen gehören auch neu geschaffene und befristete Arbeitsplätze, auch in Drittmittelprojekten. Im Beschäftigungsmanagement werden im Rahmen einer bedarfsgerechten Einsatz- und Qualifizierungsplanung die Anforderungsprofile der offenen Stellen/Aufgabenbereiche und das Personalpotential abgeglichen und ggfs. Qualifizierungsmaßnahmen eingeleitet. Unbefristete Arbeitsverhältnisse von Bewerbern aus dem BM werden in ihrem Bestand nicht negativ verändert, das heißt, der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter wird nur ein neuer Aufgabenbereich zugewiesen, ohne die Eingruppierung/ Einstufung zu verändern und zu verschlechtern. Im Übrigen bleiben die Rechte und Pflichten des Arbeitsverhältnisses unberührt. Befristete Umsetzungen (Zuweisungen eines anderen Arbeitsplatzes) sind möglich. Nach Beendigung der befristeten Umsetzung kehrt der/die Beschäftigte in das BM zurück bzw. wechselt dorthin. 5 Verfahren zur Besetzung von offenen Stellenbedarfen Das BM gleicht zunächst die Anforderungsprofile der offenen Stellen mit den Kompetenzprofilen (Anlage 1/Personalbogen) der Mitarbeiter aus dem BM ab. Spätestens nach einer Frist von 2 Wochen erhält die Personalabteilung/ Organisationseinheit die Kompetenzprofile sämtlicher potentiell geeigneter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die im BM geführt werden (Bewerber aus dem BM). 3

4 Wenn ersichtlich ist, dass der offene Stellenbedarf vom BM nicht besetzt werden kann, erfolgt unverzüglich die Mitteilung an die Personalabteilung bzw. die anfordernde Organisationseinheit. Gleichzeitig wird das Kompetenzprofil von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die aufgrund ihres Veränderungswunsches im BM registriert und organisatorisch noch ihrer bisherigen Organisationsabteilung zugeordnet sind (freiwillige Bewerber), weitergegeben, sofern sie einer Weitergabe im konkreten Einzelfall zugestimmt haben. Diese Mitarbeiter/innen bleiben aber im Wettbewerb mit möglichen Mitbewerbern/innen aus dem Hause (Hausbewerber). 6 Auswahlverfahren Geeignete Bewerberinnen und Bewerber aus dem BM, das heißt aus dem Personalüberhang, müssen bei der Besetzung einer offenen Stelle in jedem Fall berücksichtigt werden. Die Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber aus dem BM erfolgt in Abstimmung mit der aufnehmenden Organisationseinheit. Auswahlkriterien sind die fachliche Eignung, Leistung und Befähigung. Sind mehrere Personen danach im Wesentlichen gleichwertig, können soziale Kriterien und/oder geringfügige Leistungsunterschiede zur Feinauswahl herangezogen werden. Über die Auswahlkriterien wird der Personalrat hinreichend unterrichtet. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dem BM organisatorisch zugeordnet sind, haben die Möglichkeit in der aufnehmenden Organisationseinheit zunächst zu hospitieren; Hospitationen dienen dem Kennenlernen des neuen Aufgabenbereiches. Die Organisation erfolgt über das BM. Die Hospitation kann mit Zustimmung der Beteiligten über einen Zeitraum von bis zu vier Wochen erfolgen, sie sollte bei einem geplanten berufsfremden Einsatz 10 Tage nicht unterschreiten. Dabei ist zu prüfen, ob und inwieweit durch kurzfristige personalentwicklerische Maßnahmen eine besser Qualifizierung erreicht werden kann. Nach erfolgreicher Vermittlung auf den offenen Bedarf erfolgt dort für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem BM eine 6-monatige Einarbeitungszeit. Innerhalb der Einarbeitungszeit muss eine qualifizierte Einarbeitung insbesondere durch die aufnehmende Organisationseinheit gewährleistet sein. Bei auftretenden Problemen ist das BM frühzeitig zu beteiligen. Wenn die Organisationseinheit und/oder die/der neue Mitarbeiter/in innerhalb der Einarbeitungszeit die neue Person / Aufgabe als nicht geeignet bewertet, muss ein Gespräch mit Beteiligung des BM stattfinden, ggf. auch mit Beteiligung der Personalvertretung. Werden im Rahmen dieses Gesprächs die Probleme nicht beseitigt, können beide Seiten von der Auswahlentscheidung zurücktreten. In einem solchen Fall ist der Personalrat davon zu unterrichten. 4

5 Nach erfolgreicher Einarbeitungszeit erfolgt die personalrechtliche Umsetzung in die neue Organisationseinheit. 7 Informationsrechte Das Kompetenzprofil der im BM verorteten Beschäftigten wird ausschließlich im BM dokumentiert. Für diesen Zeitraum wird das Kompetenzprofil mit allen neu hinzukommenden Anforderungsprofilen (d.h. offenen Aufgabenbereichen) abgeglichen. Die/der Bewerber/in wird vom BM informiert, sobald ein in Betracht kommender Aufgabenbereich gefunden und ihr/sein Kompetenzprofil vom BM weitergegeben worden ist. Nach erfolgreicher Umsetzung wird der Personalbogen zur Personalakte genommen. 8 Aufgaben des BM Das Beschäftigungsmanagement erstellt und aktualisiert ein Verzeichnis aller Beschäftigten der Hochschule, die ihr Kompetenzprofil übermittelt haben, erfasst und aktualisiert ein Verzeichnis aller beim BM gemeldeten Vakanzen. Die Verzeichnisse müssen so aufgebaut sein, dass entsprechende statistische Daten ausgewertet werden können, ist Vermittler/in für Beschäftigte und Organisationseinheiten im Hinblick auf die Nennung zu besetzender Aufgabenbereiche bzw. interessierter Beschäftigter, ist Ansprechpartner/in zu Fragen der Fort- und Weiterbildung im Rahmen des BM. Für Qualifizierungsmaßnahmen der Bewerber/innen, insbesondere im Zusammenhang mit Umstrukturierungen und gesundheitlichen Erfordernissen, wird ein Budget bereitgestellt, arbeitet eng mit Gleichstellungsbeauftragter, Schwerbehindertenvertretung, Personalrat, und Sozialen Ansprechpartnern zusammen, hat das Recht zur Einsichtnahme in die Personalakten des betroffenen Personenkreises bei vorliegender Zustimmung und arbeitet eng mit der/dem Ansprechpartner/in im Personaldezernat zusammen. 9 Datenschutz Für die gespeicherten Kompetenzprofile gelten die Vereinbarungen zum Datenschutz. Zugriff auf die Datenbank und Verantwortlichkeit für den Inhalt hat nur das BM. 5

6 10 Budget Dem BM ist ein angemessenes Budget zur Verfügung zu stellen. Hiervon werden insbesondere die notwendigen Qualifizierungs- und Einarbeitungsmaßnahmen für die Bewerber aus dem BM finanziert. Die Kosten der Qualifizierungsmaßnahmen für die Beschäftigten trägt in der Regel der Arbeitgeber. 11 Schlussbestimmung Die Beteiligungsrechte des Personalrates gem. LPVG/NW werden durch diese Regelung nicht berührt. Diese Dienstvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien in Kraft. Die Vereinbarung verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn sie nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des Jahres gekündigt wird. Beide Vertragsparteien sind sich einig, dass sich das BM in der Aufbau- und Entwicklungsphase befindet. Sie gehen deshalb auch von einem parallelen Anpassungsbedarf für diese Dienstvereinbarung aus. Sie verpflichten sich daher gegenseitig, diese Dienstvereinbarung laufend, spätestens nach einem Jahr auf möglichen Anpassungsbedarf zu ü- berprüfen und entsprechend anzupassen. Anlage: 1. Personalbogen 6

7 Anlage 1 Beschäftigungsmanagement Personalbogen Name, Vorname Tel.: 1. Zur Person Geburtsdatum Wohnort Familienstand Kinder 2. Zum Beruf Tätigkeiten an der Universität Duisburg- Essen Fort-/Weiterbildungen Verwendungswünsche Qualifizierungswünsche 7

8 3. Zur Freizeit ( freiwillig) Persönliche Interessen Hobbies Vereine Private Weiterbildung 3. Stellungnahme Vorgesetzter Fachliche Kompetenzen Methodische Kompetenzen Soziale Kompetenzen Persönliche Kompetenzen 5. Auswahlgespräche 8

9 6. Hospitationen 7. Qualifizierungen 8. Umsetzung 9