Handbuch mobile Fahrschulverwaltung für Android-Rechner Version 1.3

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1 Handbuch mobile Fahrschulverwaltung für Android-Rechner Version 1.3 Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 1/29

2 Inhaltsverzeichnis 1 Systemvoraussetzungen Hinweise zu den Geräten Geräte mit USB-Massenspeicher Geräte ohne USB-Massenspeicher PC und Tablet trennen Programminstallation Datenaustausch PC / Tablet Gerät mit Massenspeicher Gerät ohne Massenspeicher Daten vom Tablet auf den PC übertragen Daten vom PC auf das Tablet übertragen Programm installieren Tablet mit USB-Massenspeicher Tablet ohne USB-Massenspeicher Eingabestifte Programmstart Menü Schüler Daten/Ausb./Guth./Zahlungen Daten Stunden Ausbildungsstand Guthaben Zahlung Menü Praxis Erfassen Ausbildungsstunden / Andere Tätigkeiten Erfassen Planstunden Liste Planstunden Liste erfasste prakt. Stunden Menü Theorie Menü Listen...29 Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 2/29

3 1 Systemvoraussetzungen Um dieses Programm einzusetzen müssen Sie auf dem PC eine Fahrschulverwaltung mit einer Versionsnummer V20 oder höher einsetzen. Das Programm kann auf Android Rechnern mit der Betriebssystemversion 4 eingesetzt werden. Die Fenster sind für 7 Tablet Computer optimiert. Für den Datenaustausch zwischen dem PC und dem Android Tablet ist keine spezielle Software notwendig. Das Gerät muss über WiFi (WLAN) verfügen. Das sollte ab Android 4 jedoch Gerät besitzen. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 3/29

4 2 Hinweise zu den Geräten Grundsätzlich kann jedes Gerät mit dem Betriebssystem Android 4 eingesetzt werden. Die hier genutzte Anwendung unterscheidet sich jedoch von den meisten klassischen Tablet / Handy-Anwendungen dadurch, dass hierbei Fenster zur Datenerfassung benötigt werden. Damit diese Daten vernünftig erfasst werden können, wird eine Gerätemindestgröße vorausgesetzt. Das Programm ist für Tablets der Große 7 Zoll optimiert. Diese Geräte existieren mit einem Bildschirmformat 4:3 und 16:9 Die Geräte mit 16:9 Auslösung sind etwas breiter. Die Bildschirmhöhe unterscheidet sich eventuell geringfügig. Auf den Geräten muss die Schriftgröße auf die Einstellung normal gestellt werden. Das entspricht der üblichen Einstellung der Geräte. Hinsichtlich des Datenaustausches mit dem PC- Programm gibt es zwei unterschiedliche Geräteklassen deren Besonderheiten Sie unbedingt vor dem Kauf eines Gerätes beachten sollten! 2.1 Geräte mit USB-Massenspeicher Ein Gerät mit einem USB-Massenspeicher verhält beim Verbinden mit einem PC wie jeder USB-Stick oder jede USB- Festplatte. Wenn Sie das Gerät mit dem PC verbinden, erscheint im Fenster Computer einzusätzliches Gerät: Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 4/29

5 Bevor der PC auf den Speicher dieses Gerätes zugreifen kann, muss auf dem Android Tablet der USB-Speicher aktiviert werden. Beim Tablet Odys NEXT erscheint nach dem Verbinden des Tablets mit dem PC das USB-Symbol: Andere Tablets werden eine ähnliche Anzeige besitzen. Drücken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie USB- Verbindung. Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster mit der Schaltfläche USB-Speicher aktivieren. Drücken Sie die Schaltfläche. Anschließend kann der PC und damit auch die PC- Fahrschulverwaltung - auf den Datenspeicher zugreifen Immer wenn Sie Daten zwischen dem PC und dem Tablet austauschen wollen, müssen Sie den USB-Speicher aktivieren. Wenn Sie anschließend mit dem Tablet Daten erfassen wollen, müssen Sie den USB-Speicher deaktivieren. Nach Rücksprache hat die Firma Odys bestätigt, dass alle Odys-Tablets nach diesem Prinzip arbeiten. (Stand November Ob das aktuell noch gilt, sollten Sie selbst noch einmal überprüfen) Wenn Sie früher bereits mit der mobilen Datenerfassung auf einem WinCE-Rechner oder PSION gearbeitet haben, müssen Sie nur das Aktivieren und Deaktivieren des Speichers beachten. Alle anderen Arbeiten erfolgen wie mit den anderen Geräten. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 5/29

6 2.2 Geräte ohne USB-Massenspeicher Der Begriff USB-Massenspeicher wird oftmals auch bei Geräten verwendet, die nicht wie im Kapitel 2.1 beschrieben, arbeiten. Wenn Sie so ein Gerät mit dem PC verbinden, erscheint im Fenster Computer des PCs z.b. folgendes Gerät: Entscheidend ist, dass dieses Gerät mit seinem Gerätenamen angezeigt wird und nicht mit einem Laufwerkbuchstaben. Der Name des Gerätes ist hersteller- und modelabhängig. Es ist durchaus möglich, dass bei einem neuen Gerät zunächst einige Einstellungen durchzuführen sind, damit das Gerät im Fenster angezeigt wird. Dazu schauen Sie bitte in den Unterlagen des Herstellers nach oder erkundigen Sie sich im Internet. Die nachfolgenden Hinweise setzen voraus, dass Ihr Tablet mit seinem Gerätenamen im Fenster Computer angezeigt wird. 2.3 PC und Tablet trennen Sie sollten das USB-Kabel niemals abziehen, ohne vorher das Gerät von Windows aus getrennt zu haben. Das gilt für alle Tablets. Zum Trennen verfahren Sie wie folgt: Suchen Sie am unteren Bildschirmrand das nachfolgende Symbol: Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 6/29

7 Klicken Sie auf das Symbol und warten Sie bis ein kleines Menü erscheint Klicken Sie auf die Zeile, in der Ihr Gerät (hier im Beispiel NEXT) angezeigt wird. Warten Sie, bis Sie eine Rückmeldung erhalten. Ziehen Sie anschließend den USB-Stecker ab. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 7/29

8 3 Programminstallation Auf dem Tablet installiert sich das Programm selbständig. Sie müssen die Programmdatei dazu vorher ein Verzeichnis des Tablet kopieren. Je nach Gerätetyp existieren zwei unterschiedliche Wege. Dazu beachten Sie bitte vorab die nachfolgenden Hinweise im Kapitel 3.1. Die nachfolgenden Kapitel beziehen sich mehrfach auf das nachfolgende Fenster 3.1 Datenaustausch PC / Tablet Die Vorgehensweise beim Austauschen der Daten zwischen PC und Tablet ist davon abhängig, ob Sie ein Gerät mit oder ohne Massenspeicher einsetzen. Wählen Sie aus dem Fenster Mobile Funktionen die gewünschte Funktion aus. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 8/29

9 3.1.1 Gerät mit Massenspeicher Stand November 2013 gehören hierzu alle Geräte der Firma Odys. Zum Austauschen der Daten zwischen PC und Tablet verfahren Sie wie folgt: Beenden Sie das Programm auf dem Tablet. Bei einem Gerät mit Massenspeicher müssen Sie den USB Massenspeicher aktivieren. (Der Begriff kann von Gerät zu Gerät unterschiedlich sein) In allen Fenstern mit mobiler Funktion finden Sie folgendes Optionsfeld: Wählen Sie die Option Android und klicken Sie auf die Schaltfläche zum PC. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm. Übertragen Sie auf diese Weise alle Daten vom Tablet zum PC und vom PC zum Tablet. Deaktivieren Sie den USB-Massenspeicher Beim Übertragen der anderen Daten (z.b. Schülerdaten) vom PC zum Tablet oder vom Tablet zum PC verfahren Sie genauso Gerät ohne Massenspeicher Stand November 2013 gehören hierzu alle Samsung-, Google-Geräte (Nexus) Wenn Sie ein Gerät ohne Massenspeicher einsetzen, sollten Sie folgende Schritte durchführen: Beim ersten Mal: Erzeugen Sie beim ersten Mal auf dem Desktop einen leeren Ordner. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Desktop. Wählen Sie das Menü Neu und anschließend Ordner. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 9/29

10 Geben Sie dem Ordner einen Namen, z.b. DatenFSV Daten vom Tablet auf den PC übertragen Beenden Sie das Programm auf dem Tablet. Öffnen Sie die Ordner Computer (WinXP Arbeitsplatz). Das ist der Ordner, in dem Festplatten und angeschlossenen Geräte angezeigt werden. Doppelklicken Sie auf den Name Ihres Tablets und suchen Sie nach dem Ordner Fahrschule. Öffnen Sie den Ordner Fahrschule des Tablets Der Ordner Fahrschule auf dem Tablet wird beim ersten Programmstart automatisch erzeugt. Öffnen Sie den vorher erzeugten leeren Ordner (DatenFSV) auf dem Desktop. Schieben Sie nun alle Datei aus dem Ordner Fahrschule in den von Ihnen erzeugten Ordner (DatenFSV). Löschen Sie alle Dateien im Ordner Fahrschule des Tablets. Wählen Sie im Fenster Mobile Funktionen die Schaltfläche Prakt. Stunden. Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster mit dem folgenden Optionsfeld: Wählen Sie die Option Datei. Die Option Android können Sie bei Geräten ohne Massenspeicher nicht verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum PC. Es erscheint folgendes Fenster: Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 10/29

11 Wählen Sie Öffnen und suchen Sie auf dem Desktop nach dem vorher erstellten Ordner DateFSV Das Fenster verändert sich wie folgt: Klicken Sie auf die drei Schaltflächen zum Einlesen der Daten. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 11/29

12 Daten vom PC auf das Tablet übertragen Um Daten vom PC auf den Tablet zu übertragen, wählen Sie im Fenster Mobile Funktionen die Schaltfläche Schülerliste. Wählen Sie im Optionsfeld die Option Datei. Wählen Sie die Schaltfläche Druck. Es erscheint folgendes Fenster: Wählen Sie die Daten aus, die Sie zum Tablet übertragen wollen. Klicken Sie auf Öffnen und suchen Sie den vorher erzeugten Ordner auf dem Desktop. Warten Sie einen Moment. Schließen Sie das Fenster und das Programm. Öffnen Sie die Ordner Computer (WinXP Arbeitsplatz). Das ist der Ordner, in dem Festplatten und angeschlossenen Geräte angezeigt werden. Doppelklicken Sie auf den Namen des Tablets und suchen Sie nach dem Ordner Fahrschule. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 12/29

13 Öffnen Sie den vorher erzeugten leeren Ordner auf dem Desktop. Schieben Sie nun alle Dateien aus dem vorher erzeugten Desktop Ordner in den Ordner Fahrschule des Tablets Löschen Sie alle Dateien im Desktopordner. 3.2 Programm installieren Das Programm installiert sich auf dem Tablet selbständig. Sie müssen die Programmdatei nur in ein Verzeichnis des Tablet kopieren. Öffnen Sie dazu das Fenster der mobilen Funktionen: Tablet mit USB-Massenspeicher Bei einem Gerät mit Massenspeicher müssen Sie den USB Massenspeicher aktivieren. (Der Begriff kann von Gerät zu Gerät unterschiedlich sein) Wählen Sie Tablet Android 4 und folgen Sie den Hinweisen am Bildschirm. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 13/29

14 Anschließend müssen Sie die Installationsdatei auf dem Tablet mit Hilfe des Dateimanagers Ihres Tablets starten. Wenn Sie keinen Dateimanager finden können, erkundigen Sie sich im Internet Tablet ohne USB-Massenspeicher Wählen Sie Tablet Android 4 und folgen Sie den Hinweisen am Bildschirm. Mit Hilfe des Dialogfensters müssen Sie Ihren Desktopordner DatenFSV (Siehe Kapitel 3.1.2) suchen. Öffnen Sie den Desktopordner DatenFSV. Öffnen Sie die Ordner Computer (WinXP Arbeitsplatz). Das ist der Ordner, in dem Festplatten und angeschlossenen Geräte angezeigt werden. Doppelklicken Sie auf den Namen des Tablets und suchen Sie nach dem Ordner Download. Ziehen Sie die Programmdatei aus dem Ordner DatenFSV in den Download-Ordner des Tablets. Anschließend müssen Sie die Installationsdatei auf dem Tablet mit Hilfe des Dateimanagers Ihres Tablets starten. Wenn Sie keinen Dateimanager finden können, erkundigen Sie sich im Internet. Wahrscheinlich werden Sie mit dem Dialogfenster auch das Verzeichnis Download auswählen können. Es ist jedoch nicht möglich, die Programmdatei damit direkt auf das Tablet zu kopieren. 3.3 Eingabestifte Das Bedienen des Programms erfolgt mit dem Finger. Sie können jedoch auch spezielle Stifte kaufen. Sie müssen sich vorher informieren, mit welcher Technik das Display Ihres Gerätes arbeitet. Nicht jeder Stift arbeitet mit jedem Gerät. Die Stifte funktionieren jedoch nicht besonders zuverlässig. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 14/29

15 Insbesondere das Erfassen der Unterschrift funktioniert nicht besonders gut. Da das Unterschriftenfeld dieses Programms relativ groß ist, erscheint das Unterschreiben mit dem Finger die bessere Lösung zu sein. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 15/29

16 4 Programmstart Nach dem Starten des Programms, erscheint folgendes Fenster: Beim ersten Starten müssen Sie zunächst Daten vom PC zum Tablet übertragen. Klicken Sie dazu im Startfenster des PC-Programms auf das Symbol Mobil. Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster, mit dessen Hilfe Sie die verschiedenen Fenster zum Laden des Tablets schnell erreichen können. Beachten Sie dazu in Abhängigkeit Ihres Gerätes die Kapitel oder Schaltflächen ohne Sternchen (z.b. Schüler) öffnen ein neues Fenster, wenn Sie auf die Schaltfläche drücken. Schaltflächen mit einem Sternchen (z.b. Listen*) müssen etwas länger gedrückt werden. Anschließend erscheint ein Menü. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 16/29

17 Schaltfläche mit zwei Sternchen (z.b. Praxis**) besitzen die Eigenschaften der beiden anderen Optionen. Wenn Sie eine solche Schalfläche einmal drücken, öffnet sich das wichtigste Menü, halten Sie die Schaltfläche ein paar Sekunden gedrückt, öffnet sich ein kleines Menü Mit Beenden können Sie das Programm beenden. Die Programmfunktionen rufen Sie über die Menüs auf. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 17/29

18 5 Menü Schüler 5.1 Daten/Ausb./Guth./Zahlungen Wenn Sie diese Menü wählen, erscheint folgendes Fenster: Über die 4 Schaltflächen am unteren Bildrand links, rufen Sie die Funktionen der Schülerverwaltung auf. Wählen Sie dazu einen Schüler aus der Liste aus. Das Fenster verändert sich dann wie folgt: Alle Funktionen beziehen sich nun auf den ausgewählten Schüler. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 18/29

19 5.1.1 Daten Stunden Wenn Sie diese Schaltfläche wählen, erhalten Sie die wichtigsten Personalien sowie eine Übersicht über die gesammelten Ausbildungsstunden. Wenn Sie den Tab Stunden wählen, erhalten Sie eine Sammeldarstellung aller Stunden und Unterrichte Ausbildungsstand Wenn Sie diese Schaltfläche wählen, erhalten Sie eine detaillierte Auflistung alle Ausbildungsstunden sowie der Prüfungen des Schülers. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 19/29

20 5.1.3 Guthaben Wenn Sie diese Schaltfläche wählen, erhalten Sie eine Liste der Guthabenstunden des Schülers. Guthabenstunden sind Stunden, die der Schüler bereits bezahlt hat und später erst gefahren werden. Diese Funktion übernimmt die Funktion einer Chipkarte. Wenn die Zahlen in den Spalten Anzahl und Gefahren identisch sind, besitzt der Schüler kein Guthaben mehr. Wenn Sie Stunden erfassen, wird das Programm Sie darauf hinweisen. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 20/29

21 5.1.4 Zahlung Mit dieser Funktion erfassen Sie alle Zahlungen des Schülers. Das Programm zeigt alle Rechnung und Mahnungen für den Schüler an. Wenn Sie eine Rechnungszeile auswählen und Bezahlen wählen, können Sie den Betrag oder Teilbetrag erfassen. Mit Anzahlen können Sie eine Anzahlung erfassen. Wenn Sie eine Anzahlung wieder stornieren wollen, erfassen Sie die Anzahlung noch einmal und wählen einen Betrag mit negativen Vorzeichen. Wenn Sie die Daten später zum PC übertragen, bucht das Programm alle Beträge auf die entsprechenden Schülerkonten der Fahrschulverwaltung und Finanzbuchhaltung. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 21/29

22 6 Menü Praxis 6.1 Erfassen Ausbildungsstunden / Andere Tätigkeiten Mit Hilfe dieser Funktionen erfassen Sie die praktischen Ausbildungsstunden incl. Unterschriften Ihrer Schüler sowie die anderen Tätigkeiten. Wenn Sie dieses Menü wählen, erscheint folgendes Fenster: Datumseingabe Beachten Sie zum Erfassen des Datums folgende Details: Mit den beiden Schaltflächen und + wird das Datum erniedrigt - oder erhöht. Die Position des schwarzen Balkens wie hier zwischen den Ziffer 2 und 0 bestimmt, ob der Tag, der Monat oder das Jahr erniedrigt oder erhöht wird. Die Position des schwarzen Balkens wird durch Drücken mit dem Finger verändert. Beim Öffnen des Fensters wird das aktuelle Datum angezeigt. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 22/29

23 Fahrstunden Zum Erfassen einer Fahrstunde wählen Sie Stunden. Wählen Sie einen Schüler, ein Datum und einen Lehrer. Wenn Sie für den Schüler Planstunden erfaßt haben, können Sie eine Planstunde wählen. Einen Hospitanten wählen Sie aus, wenn Sie Fahrlehrer ausbilden und der Hospitant Sie begleitet. Wenn Sie mit Stundenguthaben arbeiten, können Sie Guthabenstunden wählen. Das Programm warnt Sie, wenn Sie versuchen eine Stunde für einen Schüler mit Stundenguthabenverwaltung zu erfassen, der kein Stundenguthaben mehr besitzt. Andere Tätigkeiten Zum Erfassen von anderen Tätigkeiten, wählen Sie Andere Tätigkeiten. Wählen Sie ein Datum und einen Lehrer. Wählen Sie die andere Tätigkeit aus. Wenn Sie die erforderlichen Eingaben vervollständigt haben, können Sie entweder Daten oder Sonstiges wählen. Wenn Sie Sonstiges wählen, erscheint folgendes Fenster, mit dem Sie die gefahrene Strecke sowie Themen des praktischen Unterrichtes erfassen können. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 23/29

24 Wenn Sie mit dem Finger ein Eingabefeld berühren, erscheint eine Tastatur mit der Sie die Zahlen erfassen können. Drücken Sie die Enter-Taste, damit das Programm zum nächsten Eingabefeld springen kann. Bitte beachten Sie eine Besonderheit bei der Verwendung der praktischen Themen 1-5: Der Inhalt dieser 5 Themennummern wird auf dem praktischen Tagesnachweis im Feld Bezeichnung der Tätigkeit ausgedruckt. Dieser Inhalt überschreibt alle anderen Standardtexte, die das Programm generiert. Auf dieser Weise können Sie sich Ihre eigenen Texte generieren. Stellen Sie sicher, dass die Texte dieser 5 Themen nicht zu lang sind. Wenn Sie diesen Effekt nicht wünschen, verwenden Sie die Themen Wenn Sie auf Daten drücken, erscheint ein Fenster mit den wichtigsten Daten: Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 24/29

25 Der Schüler kann nun auf der weißen Fläche mit einem Stift oder mit dem Finger unterschreiben. Wählen Sie Sichern zum Speichern der erfassten Stunde. Wenn die zulässige Arbeitszeit überschritten ist, erhalten Sie eine Warnung angezeigt. Sie können dann selbst entscheiden, ob Sie die Stunde erfassen wollen. Schaltfläche Anrufen Wenn Sie Anrufen wählen, wird die angezeigte Rufnummer des Feldes Telefon-Nr. angerufen. Beim Erfassen der Stammdaten auf dem PC können Sie dem Schüler bis zu 3 Rufnummern zuweisen. Das Programm liest alle Rufnummern ein und stellt die Nummern in dem Feld Telefon-Nr. zur Verfügung 6.2 Erfassen Planstunden Wenn Sie eine Planstunde erfassen wollen, wählen Sie die Fahrstundendaten genauso wie im Kapitel 6.1 Zum Speichern der Planstunde wählen Sie Planstunde. Das Fenster verändert sich wie folgt: Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 25/29

26 Unter Treffpunkt der Stunde können Sie den Ort eintragen, an dem Sie sich mit dem Schüler treffen wollen. Wenn Sie Zu Hause wählen, wird die Heimatadresse des Schüler eingetragen. Wählen Sie Sichern, wenn Sie die Planstunde speichern wollen. 6.3 Liste Planstunden Wählen Sie Liste Planstunden, um die Liste der geplanten Stunden anzuzeigen. Es erscheint folgendes Fenster. Wenn Sie Löschen wählen, wird die vorher selektierte Stunde gelöscht. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 26/29

27 Dieses Fenster können Sie auch über den Startbildschirm erreichen, wenn Sie die Schaltfläche Praxis ** etwas länger gedrückt halten. 6.4 Liste erfasste prakt. Stunden Mit Hilfe dieses Menüs wird Ihnen eine Liste der erfassten praktischen Stunden angezeigt. Wenn Sie Löschen wählen, wird die vorher selektierte Stunde gelöscht. Dieses Fenster können Sie auch über den Startbildschirm erreichen, wenn Sie die Schaltfläche Praxis ** etwas länger gedrückt halten. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 27/29

28 7 Menü Theorie Mit diesem Fenster können die theoretischen Unterrichte erfasst werden. Zum Speichern und Erfassen der Unterrichtsstunden wählen Sie den Tab Daten. Mit Liste Theoriestunden erhalten Sie einer Liste der erfassten theoretischen Stunden. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 28/29

29 8 Menü Listen Mit diesem Menü werden in verschiedene Listen angezeigt. Sie können den Fenstern keine Daten verändern. Dipl.-Ing. P. Schröder Harsewinkel Version 1.3 Seite 29/29