Telefonieren geht über Studieren

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1 Herausforderung Auf ihrem Weg zur Wirtschaftsuniversität modernisierte die Wirtschaft und Recht i. Gr. ihre gesamte Telekommunikationsinfrastruktur. Gefordert war eine Lösung auf Basis von Voice over IP (VoIP), mit der sich die Kosten senken und die Komplexität der Anlage verringern lassen. Zudem sollte die neue Lösung den Kommunikationskomfort in der Verwaltung steigern, zukünftige Geschäftsmodelle wie E-Teaching unterstützen und mehr Flexibilität für Standorte bieten. Lösung Mit der Kommunikationslösung Avaya Aura löste die EBS insgesamt sieben verschiedene Insellösungen ab und verfügt nun über eine leistungsfähige Kommunikationsplattform mit umfangreichen Erweiterungsmöglichkeiten. Die Lösung ist nahezu beliebig skalierbar, lässt sich zentral verwalten und ermöglicht Kostensenkungen in Höhe von rund 50 Prozent. Ergebnis Einheitlicher Rufnummernplan über sämtliche Standorte hinweg Halbierte Kosten für Telekommunikation sowie Wartung und Service Mehr Komfort für Verwaltung und Studierende Einfache Administration Zukunftsfähige Infrastruktur Integration mit anderen Herstellern und Lösungen möglich Bildung ist in einer Wissensgesellschaft entscheidend. Die EBS leistet dazu einen wichtigen Beitrag. Telefonieren geht über Studieren Die will die führende Wirtschaftsuniversität in Deutschland werden. Auf dem Weg zu diesem Ziel bedarf es nicht nur hervorragender Lehre und Wissenschaft, sondern auch exzellenter technischer Ausstattung. Daher modernisierte die Privatuniversität mit Hilfe von Avaya ihre gesamte Telekommunikationsinfrastruktur. case study 1

2 Übervolle Hörsäle, gehetzte Professoren, unzureichende Arbeitsmittel was an anderen Universitäten an der Tagesordnung ist, kennen Studierende der European Business School (EBS) überhaupt nicht. In den verschiedenen Fakultäten werden sie stattdessen in kleinen Gruppen intensiv von ihren Dozenten betreut, lernen und forschen auf der Basis neuester Erkenntnisse und können sich bestmöglich auf ihren Abschluss vorbereiten. Der Fachbereich Betriebswirtschaftslehre rangiert im Forschungsranking unter den Top-15-Universitäten in Deutschland, zu den Partnern der juristischen Fakultät gehören renommierte Kanzleien, der Bundesgerichtshof und der Deutsche Richterbund. Rund Studierende sind derzeit auf dem Weg zum Abschluss und damit ins Management von morgen. Damit in Forschung und Lehre alles glatt läuft, bedarf es einer gut funktionierenden Verwaltung und einer Organisation, die auf die Zukunft ausgelegt ist. Dasselbe gilt auch für die Kommunikationsinfrastruktur. Bis vor wenigen Jahren waren unsere Studienorte mehr oder weniger kommunikative Inseln, erzählt Ralf Peter Knoche, Chief Information Officer (CIO) der EBS. Insgesamt waren in den Fakultäten sieben verschiedene Telefonanlagen von vier Herstellern im Einsatz, zum Teil in Mietmodellen, zum Teil im Besitz der Universität. Das bedeutete für die EBS enorme Verwaltungskosten, denn für jede Änderung bedurfte es entweder eines externen Spezialisten oder ein hauseigener Techniker musste persönlich vor Ort nach dem Rechten sehen. Und da keine Verbindung zwischen den Anlagen existierte, waren selbst Gespräche zwischen den Niederlassungen kostenpflichtig. Zudem gab es keinen einheitlichen Rufnummernplan. Jeder Standort hatte eine eigene Kopfnummer, so Knoche. Ein gesamtheitlicher Auftritt der EBS als Exzellenzuniversität gestaltete sich als schwierig. Anrufe von einer Fakultät in die andere verbinden? Fehlanzeige. Selbst ein einheitliches -System gab es nicht. Mit dieser Lösung haben wir eine tragfähige Basis geschaffen, mit der wir alle derzeitigen Anforderungen erfüllen und gut gerüstet sind für die Zukunft. Moderne Architektur spiegelt auch äußerlich den Anspruch der EBS wider. 2

3 Studieren in historischen Gemäuern: Durch die EBS weht auch der Geist angelsächsischer Colleges. Diesen Zustand wollte die Universitätsleitung unbedingt ändern, sagt Knoche. Also wurden in einem ersten Schritt im Jahr 2008 alle Standorte miteinander vernetzt und bekamen ein zentrales Rechen- how, sagt Ralf Peter Knoche von der EBS. Deshalb zog die Hochschule frühzeitig die Experten von Beratung & Services hinzu, die mit dieser Thematik bestens vertraut sind. Die Möglichkeit, unabhängig vom Veranstaltungsort an Lehrveranstaltungen teilzunehmen, ist zukünftig zentrum. Mittlerweile war die EBS stark gewachsen: In den vergangenen drei Jahren waren nahezu 50 Prozent Studierende hinzugekommen und auch die Verwaltung war entsprechend gewachsen. Kurz gesagt: Wir platzten aus allen Nähten, erinnert sich CIO Ralf Peter Knoche. Das Wichtigste beim gesamten Projekt war für uns, dass die Mitarbeiter von der Umstellung so wenig wie möglich merken sollten, die Uni aber deutlich davon profitiert, erklärt Peter Walther von Beratung & Services, der das Projekt von Anfang an vielleicht entscheidendes Argument für eine Aus- und Weiterbildung an der EBS. Mit Avaya sind wir dafür gerüstet. begleitete. Das bedeutete, dass wir eine Frühzeitig Hilfe holen sehr genaue Vorstellung davon haben mussten, was wir sofort brauchen, aber auch davon, was wir in Zukunft benötigen. Für die Telekommunikationsinfrastruktur, Avaya war den Projektleitern der EBS die ebenfalls kurz vor der Modernisierung bereits als Partner bekannt. Und hier fan- stand, konnte das nur eines bedeuten: den sie auch offene Ohren für den Neu- eine leistungsfähige Lösung auf der Basis start. Man merkte sofort, dass sich die von Voice over Internet Protocol (VoIP), die Ansprech partner mit moderner Kommuni- nahezu beliebig skalierbar ist und umfang- kation in allen Facetten auskennen, sagt reiche Zusatzfunktionen bietet. Ein derart Walther. Und zwar sowohl von der Technik großes Projekt in die Tat umzusetzen, her als auch vom Vertrieb. Das bedeutet erfordert sehr viel Erfahrung und Know- ganz im Gegensatz zu anderen Anbietern, 3

4 Die Offenheit der Plattform von Avaya ist einmalig. Dadurch können wir ganz nach Belieben entscheiden, ob wir die vorhandenen Lösungen von Avaya nutzen, selbst Alternativen entwickeln oder die Lösung eines anderen Herstellers einbinden. Ein Schritt, der sich für die EBS durchaus bezahlt gemacht hat. Sowohl die Technologie als auch die Umsetzung von Avaya haben uns restlos überzeugt, schildert Ralf Knoche. Das Projekt lief sensationell gut, anders kann man es nicht ausdrücken. Innerhalb des gesteckten Zeitplanes, der mehr als sportlich war, wie Peter Walther sagt, realisierte Avaya für die EBS eine Kommunikationslösung auf der Basis von Avaya Aura, dem Flaggschiff der aktuellen Produktpalette. Mit dieser Lösung haben wir eine tragfähige Basis geschaffen, mit der wir alle derzeitigen Anforderungen erfüllen und gut gerüstet sind für die Zukunft, sagt CIO Knoche. Das bedeutet kurz gesagt: Wir haben die Kosten deutlich gesenkt, bekommen wesentlich mehr für unser Geld und sind vor allem hochflexibel. Allein bei den Telefonkosten beziffert Knoche das Sparvolumen auf rund 50 Prozent gegenüber der alten Lösung, hinzu kommen noch einmal 50 Prozent weniger Ausgaben für Wartung und Service. Ein einheitlicher Rufnummernplan mit einer durchgängigen Kopfnummer unterstreicht nun den einheitlichen Auftritt der Universität. Durch die Verknüpfung via VoIP lassen sich neue Standorte und Nebenstellen inzwischen sehr schnell einbinden, Dienste nahezu beliebig ergänzen und Leistungen innerhalb kürzester Zeit systemweit zur Verfügung stellen. Dabei erfolgt die Verwal- die wir vorher kennengelernt haben, dass hier nichts verkauft wird, was sich später nicht auch realisieren lässt. Um auf Nummer sicher zu gehen, mit Avaya den richtigen Anbieter für eine uniweite Gesamtlösung gefunden zu haben, ging die Projektleitung anschließend einen ungewöhnlichen Weg. Roland Willnow, Account-Manager bei Avaya, erinnert sich: Es gibt wenig Kunden, die ihre Projekte so akribisch planen, wie wir das bei der EBS erlebt haben. Unsere erste Aufgabe bestand in der sorgfältigen Projektierung der gesamten Maßnahmen, über den kompletten Zeitraum hinweg. Erst als deutlich wurde, dass wir alle geforderten Kriterien erfüllen konnten, bekamen wir den Zuschlag für die Umsetzung. Restlos überzeugt tung nun komplett zentral von Wiesbaden aus, Besuche von Technikern in den anderen Standorten bilden die Ausnahme. Zusätzlich gewonnen hat die EBS zudem durch die Möglichkeit, Mobilgeräte nahtlos in die Lösung zu integrieren. Stolz hält Knoche sein Smartphone in die Luft: Ob ich im Haus unterwegs bin, am Arbeitsplatz oder im Ausland ich bin immer unter einer einzigen Nummer erreichbar, die sich auch nicht ändert, wenn ich den Anbieter wechseln will. Die Lösung von Avaya macht uns damit unabhängig von Mobilfunkprovidern. Durch das One- Number-Konzept fallen nicht nur Faxund Mobilnummer auf der Visitenkarte weg, auch Rufumleitungen sind passé. Bei einem Anruf klingeln Handy und Telefon gleichzeitig, wo das Gespräch angenommen wird, spielt keine Rolle. Welche Telefone klingeln sollen, kann ich jederzeit definieren, auch unterwegs, sagt Knoche. Mehr Komfort für alle Unified Communications mit persönlichen Sprachboxen, Fax direkt vom PC und Click-to-Call, die Integration von Telefondiensten in den Computer wurde für alle Mitarbeiter der EBS realisiert. Wer will, kann auch weitere Services in Anspruch nehmen, die Mehrheit der Mitarbeiter ist allerdings mit der reinen Telefonie vollkommen zufrieden, sagt Kevin Mück vom Beratungsunternehmen Intelligente Netze. Er ist dafür verantwortlich, den Umstieg auf die neue Lösung so einfach wie möglich zu gestalten. Die IT der EBS versteht die Mitarbeiter als Kunden, die es gilt, zufrieden zu stellen, sagt Mück. Daher haben wir bereits vor der Umsetzung des Projekts intensive Gespräche geführt, welche Anforderungen verschiedene Nutzer haben. Dadurch ließen sich viele Stolpersteine bereits im Vorfeld beseitigen. 4

5 Beispielsweise haben wir ausdrücklich darauf bestanden, dass es nach wie vor Faxgeräte in den Fachbereichen gibt, obwohl im Prinzip jeder Mitarbeiter von seinem Schreibtisch aus Faxe verschicken kann, erklärt Mück. Hätten wir alle Faxe abgebaut, wäre der Widerstand groß gewesen. Die Mitarbeiter mitzunehmen und vorsichtig an die neuen Möglichkeiten heranzuführen, sei ein essenzieller Bestandteil für das Gelingen solcher Projekte, sagt Mück. Und auch Ralf Knoche ist davon überzeugt, dass eine gute Vorbereitung von zentraler Bedeutung ist: Eine gute Planung kostet wahrscheinlich 90 Prozent der tatsächlichen Projektzeit. Aber Fehler in der Konzeption auszumerzen, wenn die Umsetzung bereits läuft, bedeutet Kosten, die um den Faktor 100 höher sind als im Planungsstadium. Aber die EBS profitiert nicht nur durch geringere Kosten und mehr Komfort. Auch zum zukünftigen Geschäft der Universität kann die Lösung einen großen Teil beitragen. So bietet Avaya Aura beispielsweise umfangreiche Optionen für Videokonferenzen und sogenanntes E-Teaching, also die Lehre via Liveübertragung im Internet. Fortbildung stellt einen großen Teil unseres Kerngeschäfts dar, sagt CIO Knoche. Die Möglichkeit, unabhängig vom Aufenthaltsort an Lehrveranstaltungen teilzunehmen, ist zukünftig vielleicht ein entscheidendes Argument für eine Aus- oder Weiterbildung an der EBS. Mit Avaya sind wir dafür gerüstet. Darüber hinaus bietet Avaya umfangreiche Möglichkeiten, Lösungen von anderen Herstellern einzubinden. Die Offenheit der Plattform von Avaya ist einmalig, sagt Knoche. Dadurch können wir ganz nach Belieben entscheiden, ob wir die vorhandenen Lösungen von Avaya nutzen, selbst Alternativen entwickeln oder die Lösung eines anderen Herstellers einbinden. Diese Freiheit bietet uns kein anderer Hersteller. Lösungen und Produkte Unified-Communications-Lösung Avaya Aura ME One-X Communicator Softphone-Clients für Heimarbeitsplätze Unified Messaging über C3000/Dialit (Sprach- und Faxboxen, Click-to-Call, Outlook-Integration) One-X Mobile UC zur Mobility Integration Endgeräte der 96er-Serie Kontakt Mit intelligenten Kommunikationslösungen von Avaya bringen Sie Ihr Unternehmen entscheidend voran. Weitere Informationen finden Sie unter Oder rufen Sie uns einfach an kostenlos unter GOAVAYA ( ). Unsere Kundenberater nehmen sich gerne Zeit, um Ihnen die vielfältigen Möglichkeiten unserer Lösungen vorzustellen. Über die 1971 als European Business School gegründet, ist die EBS der Pionier unter den deutschen Business Schools und zählt zu den renommiertesten BWL-Fakultäten des Landes. Die im Juni 2010 aus der Taufe gehobene EBS Law School ist die zweite private juristische Fakultät in Deutschland. Neben dem Studium bietet die EBS ein umfangreiches Executive-Master-Programm an, das sich vorwiegend an berufserfahrene Teilnehmer wendet, die sich intensiv auf eine gehobene Position in international operierenden Unternehmen vorbereiten möchten. Mehr Informationen: Über Avaya Avaya ist ein weltweit führender Anbieter von Kommunikationssystemen für Unternehmen jeder Größenordnung. Dazu gehören Lösungen für Unified Communications, Contact Center und Datennetze sowie Dienstleistungen, die sowohl über Avaya direkt als auch über Vertriebspartner erhältlich sind. Kunden setzen Avaya-Lösungen und -Services ein, um die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu steigern, die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu optimieren, den Kundenservice zu verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Für die Branchen Fertigung, Finanzdienstleistung, Gesundheitswesen, Hotellerie und öffentlicher Dienst stehen spezifische Lösungen zur Verfügung. Weitere Informationen unter Avaya Deutschland GmbH Avaya GmbH & Co. KG Kleyerstraße 94 D Frankfurt/Main T GO AVAYA bzw. T infoservice@avaya.com avaya.de Avaya Austria GmbH Donau-City-Str. 11 A Wien T avaya.at Avaya Switzerland GmbH Hertistrasse 31 CH Wallisellen T avaya.ch 2011 Avaya Inc., Avaya Deutschland GmbH und Avaya GmbH & Co. KG. Alle Rechte vorbehalten. Avaya und das Avaya-Logo sind eingetragene Marken von Avaya Inc., Avaya Deutschland GmbH und Avaya GmbH & Co. KG. in den USA und in anderen Ländern. Alle durch, oder SM gekennzeichneten Marken sind eingetragene Marken, Marken bzw. Service-Marken von Avaya Inc., Avaya Deutschland GmbH und Avaya GmbH & Co. KG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Avaya besitzt unter Umständen auch Markenrechte an anderen hier verwendeten Begriffen. Verweise auf Avaya umfassen auch das Unternehmen Nortel Enterprise, das zum 18. Dezember 2009 erworben wurde. UC4702GE 03/11 SIGNUM communication Änderungen vorbehalten Gedruckt in Deutschland auf 100 % chlorfreiem Papier. 5