Auftragsbestätigungen

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1 Auftragsbestätigungen

2 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 43 A Als Brief, Fax oder verschicken? Klar, dass Sie die Auftragsbestätigung schriftlich versenden. Das kann per Brief oder Fax, ja sogar per geschehen. Ein Brief hat den Vorteil, dass der Empfänger ihn mit relativ hoher Sicherheit bekommt und wahrnimmt. Mit Ihrer Originalunterschrift stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht gefälscht ist. Zudem können Sie dem Brief Werbematerial beilegen. Ein Brief ist für Privat- und Geschäftskunden geeignet. Eine Fax-Bestätigung setzt voraus, dass der Empfänger ein Faxgerät besitzt. Das wird vorwiegend bei Geschäftskunden der Fall sein. Ein Fax hat den Vorteil, dass es in Sekundenschnelle ankommt wichtig bei eiligen Geschäften. Zudem kostet die Übermittlung weniger als das Briefporto. Die Unterschrift hat zwar nicht die Beweiskraft eines Originals, doch wer sollte sie fälschen, und warum? Nutzt Ihr Kunde eine -Adresse im geschäftlichen Verkehr oder gibt er sie auf seinem Geschäftsbogen oder seiner Visitenkarte an? Dann muss er damit rechnen, geschäftliche s zu erhalten. Eine Auftragsbestätigung per hat dann dieselbe Rechtswirkung wie eine per Brief oder Fax. Brief Fax Aber was, wenn der Kunde behauptet, von Ihnen gar keine Auftragsbestätigung erhalten zu haben? Dann müssten Sie beweisen, dass Sie sie tatsächlich verschickt haben. Das wird Sie vor Probleme stellen es sei denn, Sie nutzen eine mit qualifizierter elektronischer Signatur, die aber noch sehr ungebräuchlich ist. Das Problem sollten Sie aber nicht überbewerten, es besteht ja bei jeder geschäftlichen Korrespondenz. Handbuch für Selbstständige und Unternehmer Oktober

3 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 44 A Wenn Sie eine Kopie des Schreibens zu Ihren Akten nehmen, wird ein Gericht das zumindest als Indiz für die Richtigkeit Ihrer Aussage werten. Heben Sie bei einem Fax zudem das Sendeprotokoll auf. Praxis Tipp: Wollen Sie ganz auf Nummer sicher gehen, bitten Sie den Kunden, die Auftragsbestätigung abzuzeichnen und zurückzusenden, am einfachsten per Fax. Dann haben Sie einen Beweis in der Hand. Diese 11 Elemente gehören in Ihre Auftragsbestätigung Verfassen Sie das Schreiben auf Ihrem Geschäftsbogen, denn es handelt sich ja um einen offiziellen Geschäftsbrief, der Rechtswirkung entfaltet. Beachten Sie dann den folgenden, praxisbewährten Aufbau: Anschrift Datum Betreff 1. Anschrift: Schreiben Sie direkt an Ihren Vertragspartner. Handelt es sich dabei um eine Firma, nennen Sie zudem den Ansprechpartner, der das Angebot bzw. die Annahme Ihres Angebots unterschrieben hat. 2. Datum: Wie auf jedem Geschäftsbrief muss auch auf diesem ein Datum stehen. 3. Betreff: Verwenden Sie ruhig das Wort Auftragsbestätigung, dann weiß der Empfänger sofort, womit er es zu tun hat. Sie können weitere Angaben ergänzen, und zwar Sachliches, z.b. zu Ihrem Auftrag/Ihrer Bestellung vom... das erleichtert dem Empfänger die Zuordnung Ihres Schreibens, oder 44 Oktober 2004 Handbuch für Selbstständige und Unternehmer

4 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 45 A Werbliches, z.b. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer guten Entscheidung! das lässt Ihr Schreiben sofort positiver wirken, nämlich persönlicher und weniger juristisch motiviert. 4. Anrede: Sprechen Sie Ihren Kunden mit seinem Namen an. Bei Bestellungen von Firmen haben Sie ja schon für die Anschrift den richtigen Ansprechpartner ermittelt. Welche Anredeform Sie wählen, ist Geschmackssache: Sehr geehrte/r... ist förmlich, damit können Sie nicht anecken, Guten Tag, Herr/Frau... ist eine modernere Variante, Liebe/r Herr/Frau... sollte Kunden vorbehalten sein, zu denen Sie ein persönliches Verhältnis haben, Hallo, Herr/Frau... ist umgangssprachlich und hat sich im Briefverkehr noch nicht durchgesetzt; in einer an eher jüngere Kunden ist es akzeptabel. 5. Dank für den Auftrag: Leiten Sie Ihren Text mit ein paar Worten des Danks ein, das wirkt freundlich. 6. Genaue Angaben zum Vertragsinhalt: Das ist der Kern Ihrer Auftragsbestätigung. Beschreiben Sie Ihre Leistung/Lieferung so genau wie möglich, nennen Sie Stückzahlen, den Preis sowie die Liefer- und Zahlungskonditionen, oder beziehen Sie sich auf ein bestimmtes Angebot, das dem Kunden vorliegt. 7. Sorgfalt und guten Service versprechen: Geben Sie dem Kunden das gute Gefühl, sich richtig entschieden zu haben. Machen Sie es ihm leicht, sich mit allen Nachfragen an Sie zu wenden, indem Sie einen Ansprechpartner mit Telefonnummer angeben. Anrede Dank Vertragsinhalt Versprechen Handbuch für Selbstständige und Unternehmer Oktober

5 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 46 A AGB einbeziehen Unterschrift Bestätigung erbitten PS 8. Ggf. AGB einbeziehen: Nur gegenüber Kaufleuten ist es möglich, jetzt noch auf Ihre AGB zu verweisen und diese dadurch wirksam in den Vertrag einzubeziehen. Will der Kunde die AGB einsehen, muss er Ihnen das mitteilen. Kundenfreundlicher ist es, die AGB auf der Rückseite des Bestätigungsschreibens abzudrucken oder mitzusenden. Schreiben Sie einem Nicht-Kaufmann erst in der Auftragsbestätigung, dass Ihre AGB gelten sollen, wird das Schreiben zum erneuten Angebot, das der Kunde erst wieder annehmen muss; in diesem Fall müssen Sie die AGB beifügen. 9. Unterschrift oder ein Hinweis darauf, dass die Auftragsbestätigung auch ohne Unterschrift gültig sein soll. 10. Bitte um Bestätigung: Die ist unerlässlich, wenn Ihre Angaben zum Vertragsinhalt von dem abweichen, was Ihr Kunde bestellt hat. Ihre Auftragsbestätigung ist dann ja ein neues Angebot, das der Kunde annehmen soll. Weichen Ihre Angaben nicht von der Kundenbestellung ab, können Sie auf diesen Punkt verzichten oder ihn ebenfalls ergänzen, um den Beweis zu sichern, dass der Kunde die Bestätigung erhalten hat. 11. Werbewirksames PS: Verzichten Sie nicht auf die Chance, ein Folgegeschäft anzustoßen. Wie Sie aus diesen maximal 11 Elementen eine rechtssichere und gut formulierte Auftragsbestätigung gestalten, zeigen Ihnen die folgenden 4 Muster. Die stehen für Sie auch auf der Internet- Seite Ihres Handbuchs für Selbstständige und Unternehmer bereit: Service-Bereich Auftragsbestätigungen (Muster) 46 Oktober 2004 Handbuch für Selbstständige und Unternehmer

6 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 47 A praxiserprobte Muster direkt zum Übernehmen Geschlossenen Vertrag schriftlich bestätigen: WAM Werbeagentur Susanne Meister Große Gasse 19, Beispielstadt Tel.: (01234) , Fax: (01234) Schuhhaus Schmitz GmbH Frau Margarete Schmitz Bahnhofstraße Beispielstadt Auftragsbestätigung: Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung, jetzt mit Anzeigen zu werben! Guten Tag, sehr geehrte Frau Schmitz, herzlichen Dank für Ihren Auftrag vom Sehr gern werden wir für Sie eine kreative und wirkungsvolle Anzeigen-Serie gestalten. Gemäß unserem Angebot vom erbringen wir im Einzelnen die folgenden Leistungen zum Paketpreis von C zzgl. MwSt.: (...) Unser Team wird sein geballtes Werbewissen für Sie einbringen. Die sorgfältige Ausführung sichern wir Ihnen zu. Haben Sie noch Rückfragen? Ihren persönlichen Kundenberater, Herrn Matthias Jung, erreichen Sie direkt unter Telefon Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit! Freundliche Grüße Susanne Meister WAM-Werbeagentur Susanne Meister Auftragsbestätigung erhalten? Bitte hier abzeichnen: PS: Unseren Agentur-Prospekt lege ich bei. Was können wir noch für Sie tun? und zurückfaxen an Fax: Vielen Dank! Vorlage im Internet: Service-Bereich Auftragsbestätigungen (Muster) Handbuch für Selbstständige und Unternehmer Oktober

7 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 48 A Vom Kunden geändertes Angebot annehmen: Bäderstudio Tobias Walz Eichenstraße 58, Beispielstadt Tel.: (01234) , Fax: (01234) Herrn Stefan und Frau Monika Zumwild Erlenweg Beispielstadt Auftragsbestätigung: Ihr neues Bad wird ein Traum! Liebe Frau Zumwild, lieber Herr Zumwild, haben Sie vielen Dank für Ihren telefonischen Auftrag vom Die Änderungswünsche zu unserem Angebot vom , die Sie uns bei dieser Gelegenheit mitgeteilt haben, bestätige ich Ihnen gern: Das 2. Waschbecken entfällt. Statt der Fliesen im Dekor Wüstensand verwenden wir die im Dekor Oase der Preis dafür beträgt 60 C/qm. Im Übrigen bleibt es bei den Leistungen und Konditionen laut Angebot vom Als Termin für den Arbeitsbeginn haben wir uns den vorgemerkt. Ich werde mich persönlich um die fachgerechte Ausführung aller Arbeiten kümmern und alles dafür tun, dass die Baustelle im Haus Sie nicht lange belästigt. Sind noch Fragen offen? Dann rufen Sie mich an: Tel Freundliche Grüße Tobias Walz Tobias Walz Fliesenlegermeister PS: Empfehlen Sie uns weiter! Für jeden vermittelten Auftrag ab 500 C erhalten Sie einen Restaurant-Gutschein im Wert von 50 C! Vorlage im Internet: Service-Bereich Auftragsbestätigungen (Muster) 48 Oktober 2004 Handbuch für Selbstständige und Unternehmer

8 A87.Aufträge :55 Uhr Seite 49 A Bestellung korrigieren und damit ein neues Angebot abgeben: EDV-Service Sebastian Teich Rathausgasse 27, Beispielstadt Tel.: (01234) , Fax: (01234) Schreibbüro Sarah Baumgart Vor-der-Mühle Beispielstadt Auftragsbestätigung: Ihre Bestellung vom Guten Tag, Frau Baumgart, für Ihre Bestellung des Flachbildschirms Acer AL707 haben Sie vielen Dank. Beachten Sie bitte: Dieser Flachbildschirm ist in Schwarz nicht mehr lieferbar. Sie können ihn aber sofort und zum selben Preis in Lichtgrau haben die Lieferung erfolgt dann schon am frei Haus. Einverstanden? Wenn ja, bitte einfach diese Seite unterzeichnen und an mich zurückfaxen! Von dem Bildschirm werden Sie begeistert sein. Gerade wer wie Sie täglich viele Stunden am PC verbringt, braucht ein scharfes, flimmerfreies Bild. Die Zeitschrift PC-Welt hat den Acer AL707 mit der Note sehr gut bewertet. Haben Sie noch Fragen? Unter Tel erreichen Sie mich direkt. Ich berate Sie auch in weiteren EDV-Angelegenheiten sehr gern. Viele Grüße Sebastian Teich EDV-Service Sebastian Teich PS: Nutzen Sie schon eine Funktastatur? Die neue FUJITSU SIEMENS»Funktastatur Slim«habe ich für 79 C zzgl. MwSt. im Angebot! Ja, das geänderte Angebot (Flachbildschirm Acer AL707 in Lichtgrau zum Preis von 499 C zzgl. MwSt. frei Haus) nehme ich gern an! Bitte senden an: Fax Datum Unterschrift Vorlage im Internet: Service-Bereich Auftragsbestätigungen (Muster) Handbuch für Selbstständige und Unternehmer Oktober