Vereins- und Ideenmanagement

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1 Vereins- und Ideenmanagement Motivation / Umsetzung von Zielen und Visionen im Verein 1. Führungs-Kraft 1.1 VORBILD 1.2 KRAFT 1.3 ZIELE 1.4 FÜHRUNG 2. SEHEN URTEILEN HANDELN 3. JUNIOR-AWARD METHODEN BRAINSTORMING MINDMAPPING CLUSTERN PUNKTEN WALT-DISNEY-METHODE EISENHOWERPRINZIP PARETOPRINZIP Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 1

2 1. Führungs-Kraft Ein edler Mensch zieht edle Menschen an und weiß sie festzuhalten. Johann Wolfgang von Goethe (Deutscher Dichter) Sie sind als Führungskraft ein VORBILD, das andere Menschen FÜHRT und KRAFT in den Prozess einbringt, um gemeinsamen ZIELE zu erreichen. VORBILD FÜHRUNG KRAFT Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 2

3 1.1 VORBILD Liebe dich selbst und es ist egal, wen du heiratest. Eva-Maria Zurhorst Als Führungskraft bin ich ein Vorbild mit bestimmten Aufgaben. Die Aufgaben und Kompetenzen müssen klar umrissen sein. Eine gute Führungskraft ist sich immer der eigenen Stärken und Schwächen bewusst. Andere Menschen kann ich nur führen, wenn ich selbst eine Linie und Ziele habe. Das Führen von Menschen heißt immer auch Arbeit an mir selbst. Die Art und Weise des Führens muss ich mir überlegen und trainieren. Was bedeutet es für mich FÜHRUNGSKRAFT zu sein? Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 3

4 1.2 KRAFT Was sind meine Stärken und Talente? Was sind meine Schwächen? Was macht mir Freude und gibt mir Kraft? Womit kann ich andere begeistern? Wie führe ich Menschen? Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 4

5 1.3 ZIELE Was du in anderen entzünden willst, muss in dir selbst brennen. Aurelius Augustinus Römischer Philosoph und Kirchenlehrer FÜR WAS setze ICH mich ein? WARUM setze ICH mich für diese Sache ein? Was treibt MICH an? (Hierzu kannst Du auch eine MINDMAP erstellen) Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 5

6 Was will ICH in meiner Funktion erreichen? Formuliere erst einen TRAUM, der vielleicht auch verrückt klingt. Formuliere nun ein ZIEL: Du kannst vielleicht auch noch Teilziele finden. Benenne das Ziel/ die Teilziele sehr konkret. Je genauer, desto besser Beispiel: Im August 2014 wollen wir eine Jugendfahrt nach Südfrankreich mit ca. 30 Kindern / Jugendlichen + Betreuer durchführen. Oder Im Jahr 2014 wollen wir mit dem Orchester an einem Wertungsspiel in der Oberstufe teilnehmen und mind. das Prädikat XY erreichen. Als Teilziele können auch Detailschritte stehen: z. B. bis Dezember 2013 ist der Flyer und die Anmeldung erstellt. Hinweis: Ziele sind überprüfbar. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 6

7 1.4 FÜHRUNG Gibt es Verbündete, die Deine Vision teilen? (Das kann im, aber auch außerhalb vom Verein sein. Versuche sie für Deine Idee zu gewinnen, indem Du Ihnen vom Gewinn Deiner Idee erzählst. Grundsätzlich wäre es für Verhandlungen geschickt wenn Du eine Win Win Situation darstellen könntest. Führe die Stärken der verschieden Mitwirkenden effektiv und kreativ zusammen. Was wäre der Aufwand und wie groß ist der Mittelbedarf für diese Idee? Versuch dies zunächst auch mit Deinen Verbündeten abzuschätzen. Gibt es Menschen oder Sachverhalte, die Deine Idee gefährden könnten? Warum? Was ist die Motivation der Menschen, dass sie evtl. kritisch gegenüber Deiner Idee eingestellt sind? Versuche Ihre Argumente zu verstehen, mit ihnen zu reden und ihnen den Gewinn für die Idee schmackhaft zu machen. Binde sie mit ein. Sei bereit, dass Deine Idee sich verändert ohne das Ziel zu vergessen. Aber vielleicht kann Deine Idee durch die Ideen der anderen noch besser werden. Wer aufhört, besser sein zu wollen, hat aufgehört, gut zu sein. Oliver Cromwell ( ), englischer Staatsmann und Heerführer. Was sind nun die notwendigen Schritte? Stelle einen Zeitplan auf mit Wegmarken (am besten mit Datum.) Dann erstellt gemeinsam eine To-do-liste. Wer tut was bis wann? Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 7

8 Versuche immer wieder Deine Mit-Arbeiter zu motivieren. Wer sich an die Phantasie der Menschen wendet, wird immer den besiegen, der auf ihren Verstand einwirken will. Friedrich der Große (Preußischer König) Setzt das Ziel um. Visualisiert es. Reflektiert es. Was wolltet ihr erreichen, was habt ihr erreicht? Nur wer groß DENKT kann auch GROSSES erreichen. FEIERT gemeinsam euren Erfolg Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 8

9 2. SEHEN URTEILEN HANDELN STICHWORT: LEITBILD Ein Leitbild hilft einem Musikverein dauerhaft und erfolgreich seine Ziele zu erreichen und kann im Dreischritt (SEHEN/URTEILEN/HANDELN) erstellt und umgesetzt werden. Ein erster Schritt hierzu kann ein Klausurwochenende sein. Holen Sie sich aber hierzu jedoch einen externen Moderator. 2.1 SEHEN Wie sieht die Situation aus in unserem Verein aus? - Wie steht es derzeit mit der Jugendarbeit? - Wie ist die Altersstruktur? - Welche Aktivitäten gibt es im Verein? - Wer macht was? - Wo gibt es Zuspruch, wo Unzufriedenheit? - Hat der Verein eine Vision? - Welche Ziele sind gesetzt? - Wo fließt viel Zeit, Energie, Geld hin? - Welche außermusikalischen Aktivitäten gibt es? - BRAINSTORMING auf Karten: - Pro Begriff eine Karte (alle sollten die gleiche Farbe haben) - Groß SCHREIBEN - Empfehlung (wasserlösliche Stifte, z. B. von der Firma Neuland) - Alle Gedanken sind erlaubt! - Es erfolgt eine Sammlung der Begriffe, eine Vorstellung aber KEINE Bewertung oder Kommentierung der Ideen von ANDEREN Alles zu DENKEN ist erlaubt. Auch verrückte Ideen. Die Gedanken müssen beim Brainstorming frei sein. Von 10 Gedanken sind statistisch wahrscheinlich 8 nicht umzusetzen (warum auch immer), der 9. Gedanke ist ganz gut aber wird dem Verein auch nicht groß weiterbringen. Der 10. Gedanke jedoch gibt dem Verein einen Schub in die gewünschte Richtung. Aber es ist unmöglich, auch für die kreativsten Köpfe der Welt nur 10. Gedanken und Ideen zu entwickeln. Daher muss ein Klima und eine Atmosphäre der Ideen-Offenheit vorherrschen. Wenn etwas aufgehen und wachsen soll braucht es Freiheit und darf nicht schon im Keim erdrückt und erstickt werden, denn wer würde erwarten, dass aus einem doch eher hässlichen Sonnenblumenkern einmal eine tolle meterhohe und farbenprächtige Blume wird. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 9

10 Thema des Brainstormings: Aktivitäten im Verein (ALLE Aktivitäten im Verein sollen gesammelt werden. Es soll keine Auswahl zu diesem Zeitpunkt des Prozesses stattfinden. Das SEHEN steht im Vordergrund) Zunächst können alle Karten wie eine Wolke auf den Boden gelegt werden, noch unsortiert und UNKOMMENTIERT!!! Ein Foto kann gemacht werden. Durch die Fotos zu den verschiedenen Prozessschritten kann der Prozess veranschaulicht und für spätere Überlegungen festgehalten und online weitergeleitet werden. WEITERES VORGEHEN CLUSTERN Nun können konzentrische Kreis gelegt werden (z. B. durch Schnüre oder mit Klebeband, Tücher ) möglich SINN-voll NOT-wendig unverzichtbar ESSE-ntiell In die Kreise werden die Beschriftungen (möglich, ) gelegt. Die gesammelten Karten werden nun in dieses Raster übertragen/hineingelegt. Jeder legt nun zunächst seine Karten um. Wenn alle Karten liegen, kann eine erste Diskussionsrunde gestartet werden. Ebenso ist es sinnvoll, bereits jetzt ein weiteres Foto von den Karten zu machen. HINWEIS: Meinungen sollten grundsätzlich als Ich-Botschaften vorgetragen werden. Richtig: Für mich sind Gruppenleiterrunden essentiell. Falsch: Gruppenleiterrunden sind das Wichtigste. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 10

11 Es können dann noch Karten umgelegt werden. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Man kann z. B. sagen, dass nur der Karten umlegen darf, der genau die Karte auch gelegt hat. Oder man kann sich nach dem Mehrheitsprinzip richten. Die Regeln sind vor dem Umlegen zu vereinbaren. Wenn alle Karten liegen kann wieder ein Foto gemacht werden. Nun kann weiter GECLUSTERT werden. Die konzentrischen Kreise können nun in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden, je nach Anforderung und Fragestellung. Dies kann gut mit kleinen Seilen umgesetzt werden (siehe Grafiken). Zudem sollen die Bereiche mit BESCHRIFTUNGSKARTEN klar gekennzeichnet werden (z. B. musikalisch). Für junge Musiker Für erwachsene Musiker musikalisch außermusikalisch Für passive Mitglieder Wichtig ist, dass die Karten nur innerhalb der festgelegten Kreise verschoben werden dürfen. (Beispiel: Eine Karte darf sich nur auf der Ebene möglich bewegen, wenn sie dort bereits liegt. Aber auf dieser Ebene kann sie beispielsweise in den Sektor außermusikalisch oder musikalisch verschoben werden. Immer wenn das Bild fertig umgelegt ist, dann wird ein Foto gemacht. Durch diese Methode, kann man sehr schön das aktuelle Bild z. B. der Vereinsaktivitäten herausarbeiten. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 11

12 2.2 URTEILEN In einem zweiten großen Schritt geht es dann darum, das GESEHENE zu be-urteilen und zu überlegen, ob wirklich alle Aktivitäten gemacht werden müssen, bzw. wo man etwas machen muss, damit ein Ausgleich entsteht bzw. die Ziele erreicht werden. ZIELE Gibt es denn für den Verein bereits Ziele? Gibt es eine Vision wohin man gemeinsam unterwegs ist? Denn es stimmt nicht, dass der Weg das Ziel ist! Das Ziel ist das Ziel! Der Weg kann wertvoll sein, aber das Ziel ist das Ziel! Nur mit einer klaren Vision wird man sich gemeinsam auf den Weg machen und am gleichen Strang ziehen! Tragen die Aktivitäten dazu bei, dass die Ziele erreicht werden? Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 12

13 So geht s weiter PUNKTEN Hierzu bietet es sich an, z. B. die Karten aus einem Cluster (z. b. möglich ) zu verwenden. Man pinnt die Karten z. B. an eine Tafel und jeder Teilnehmer erhält drei Klebepunkte (optional durch Punkte mit einem Stift) und markiert die Aktivitäten (Karten), die nicht mehr gemacht werden sollten. Man kann sich gemeinsam darüber (bevor das Punkten startet) einigen, ab wann eine Aktivität wirklich zur Disposition stellt. Grundsätzlich ist es sinnvoll, bevor man etwas NEUES beginnt alte Aktivitäten sehr kritisch zu hinterfragen und nicht alles weiterzumachen. Denn auch ein Verein hat nur begrenzte Ressourcen. Den ENTRÜMPELUNGS-PROZESS führt man für alle Kreisebenen durch. Jedoch können sich die Regeln des PUNKTENS und des zur DISPOSITIONstellen ändern. Für die äußeren beiden Kreisebenen empfiehlt es sich, dass jeder mit seinen drei Punkten punkten muss. Bei den inneren beiden Kreisebenen kann z. B. freigestellt werden, ob man punkten möchte. Auch das Aussortieren der Aktivitäten der inneren beiden Kreise kann z. B. insofern geregelt werden, dass nur die Aktivitäten aussortiert werden, die mindestens mit der Hälfte aller sich im Umlauf befindenden Punkte bepunktet wurde. Nachdem gemeinsam entrümpelt wurde, kann NEUES begonnen werden. Es können wieder mit BRAINSTORMING Ideen gesammelt werden. Sind die Ideen gefunden, kann man wieder gemeinsam PUNKTEN. Weitere Methoden um zu Be-URTEILEN Beim Übergang vom SEHEN zum URTEILEN kann auch eine Analyse an PARETO angelehnt hilfreich sein. Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto ( ), auch Pareto- Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit. Vilfredo Pareto untersuchte die Vermögensverteilung in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Familien ca. 80 % des Vermögens besitzen. Banken sollten sich also vornehmlich um diese 20 % der Menschen kümmern und ein Großteil ihrer Auftragslage wäre gesichert. Daraus leitet sich das Pareto-Prinzip ab. Es besagt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % so erledigen lassen, dass 80 % aller Probleme gelöst werden: Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 13

14 20% der Kunden sorgen für 80% des Gewinns Von allen Menschen, die Du im Laufe eines Jahres anrufst, sprichst Du 80% der Zeit mit nur 20% der Leute 20% der Mitarbeiter eines Unternehmens sind für 80% der Krankheitstage verantwortlich 20% der Fischer fangen 80% der Fische 80% der Zeit trägst Du nur eine Auswahl von 20% all Deiner Sachen im Kleiderschrank 80 Prozent der Gewinne erzielen Unternehmen mit 20 Prozent ihrer Produkte (Handel) 80 Prozent der Aufgaben können in 20 Prozent der Zeit erledigt werden (Management) WALT-DISNEY-METHODE (erweitert) - vier Stühle (Träumer, Realist, Kritiker, Beobachter) Unterschiedliche Perspektiven einnehmen Der US-amerikanische Filmproduzent Walt Disney entwickelte eine eigene Methode für seine tägliche Arbeit - ein Rollenspiel, bei dem er drei verschiedene Perspektiven eingenommen hat: Der Träumer entwickelt Ideen, Visionen und Fantasien. Der Realist ist für die Umsetzung der Ideen und Visionen des Träumers verantwortlich. Er überlegt: Wie kann ich die Idee umsetzen? Was brauche ich dafür? Wie lange dauert es? Wie viel kostet es? Der Kritiker hinterfragt die Pläne des Realisten und die Ideen des Träumers. Er überprüft sie auf Machbarkeit, sucht nach Fehlern, Risiken, vergessenen Details und macht Verbesserungsvorschläge. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 14

15 Nacheinander schlüpfte W.D. in diese Rollen. Diese drei Perspektiven werden im Unterbewusstsein von uns Menschen wahrgenommen, meist jedoch von einer bestimmten Lieblingsrolle überlagert. Daher ist es interessant, dieses Rollenspiel mit unterschiedlichen Personen nachzuvollziehen. Das Ziel der Walt-Disney-Methode ist die bewusste Trennung der drei Perspektiven und die Nutzung verschiedenen Sichtweisen für die Ideenfindung oder Problemlösung. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 15

16 EISENHOWER-PRINZIP Das war auch die ausschlaggebende Überlegung des amerikanischen Präsidenten Dwight David Eisenhower, welche sich bei der Bewältigung seiner täglichen Aufgaben eine raffinierte Methode einfallen ließ. Er unterteile alle seine Aufgaben nach deren Dringlichkeit und deren Wichtigkeit und platzierte diese denn in ein Diagramm bzw. eine Matrix. Innerhalb des Eisenhower-Prinzips kennt man vier Kategorien, die nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden werden: Die A-Kategorie umfasst alle wichtigen und dringenden Aufgaben, die Sie persönlich (da wichtig) erledigen müssen und die keinen Aufschub (da dringlich) dulden. Zur B-Kategorie gehören die wichtigen, aber nicht dringenden Tätigkeiten. Diese Aufgaben können Sie zu einem selbst gewählten Zeitpunkt erledigen. Aber Achtung, B-Aufgaben-Falle: Diese Aufgaben sind genauso wichtig wie A-Aufgaben, nur machen sie (da sie nicht dringlich sind) nicht auf sich selbst aufmerksam und daher werden sie gern übersehen oder aufgeschoben. Sorgen Sie dafür, dass Ihre B-Aufgaben immer einen Erledigungstermin erhalten! In die C-Kategorie fallen die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben. Hier können Sie gegebenenfalls zwecks Entlastung eine andere Person mit der unverzüglichen Erledigung beauftragen. Als K.-O.-Kriterium dient die D-Kategorie: Die Aufgaben, die hierhin gehören, sind weder wichtig noch dringend und damit zu streichen. Am Ende dieses Prozesses stehen nun neue Aktivitäten, die umzusetzen sind. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 16

17 2.3 HANDELN Nachdem neue Ideen gewonnen sind, geht es an das UMSETZEN. Hier ist strukturiertes Planen und Vorgehen notwendig. Zur strukturierten Arbeit ist es auch Sinnvoll mit Formblättern zu arbeiten, die dann aber nicht irgendwo verschwinden, sondern beispielsweise im Probenraum aufgehängt werden (VISUALISIEREN). Aber auch hier gilt, oft ist weniger MEHR. Aber zu wenig ist nicht nichts. Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 17

18 Projekt: ZIEL: WER WAS BIS WANN IN ARBEIT erledigt ERFOLG -REICH? Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 18

19 IDEE zur Verwirklichung unserer ZIELE IST-Zustand: IDEE: WER könnte konkret WAS tun? Welche WIDERSTÄNDE könnte es (warum) geben? Wie hoch sind die KOSTEN? Wie LANGE DAUERT die Umsetzung? Welche ZIELE erreichen wir dadurch? Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 19

20 3. JUNIOR-AWARD Auszeichnung für innovative und engagierte Vereine Der Junior-Award ist eine Auszeichnung für Musikvereine, die besonders innovativ und engagiert arbeiten und durch einen gut strukturierten Aufbau des Ausbildungsbereiches die Zukunft ihres Vereines sichern. Die Nordbayerische Bläserjugend möchte mit dieser Auszeichnung einen einheitlichen Qualitätsstandard schaffen und sichern. Die Vereine, die den Junior-Award erhalten zeigen, dass sie einen umfangreichen Anforderungskatalog in Sachen Musikpädagogik und Vereinsorganisation erfüllen. Der junge Mensch steht dabei stets im Mittelpunkt. Weiterhin soll die Auszeichnung auch Vereine für ihr außermusikalisches Freizeitprogramm würdigen. Der Junior-Award soll auch als Ansporn verstanden werden, langfristig eine weitere Verbesserung, Ausweitung und Optimierung der verschiedenen Vereinsangebote anzustreben. Nach außen, besonders gegenüber Eltern, signalisiert der Preis generell eine sehr gute Vereinsarbeit. Der Junior-Award ist damit ein Qualitätssiegel, welches zum einen im Bereich der Nachwuchswerbung öffentlichkeitswirksam eingesetzt werden kann, zum anderen dokumentiert und bescheinigt der Junior-Award die zukunftsorientierte Jugendarbeit des Vereins gegenüber Gemeinden, Sponsoren und sonstigen Personen und Organisationen. Die Vereinsdarstellung erfolgt anhand eines umfangreichen Fragenkataloges und wird nach einem vorgegebenen Schema bewertet, das auf dem Antragsformular ersichtlich ist. Jeder Antrag wird von der Nordbayerischen Bläserjugend eingehend geprüft. Die Verleihung des Junior-Awards geschieht in Form einer Urkunde sowie einer Plakette, die jedem den hohen Qualitätsstandard und die nachhaltige Sicherung der Nachwuchsarbeit im jeweiligen Verein deutlich macht. Diese Kriterien spielen bei der Bewertung eine Rolle Unterrichtsangebote Orchesterarbeit Qualitätsmanagement im Musikverein Vereinsmanagement Jugendarbeit Nordbayerische Bläserjugend e.v. Arbeitshilfe nur für den internen Gebrauch 20