Seminarorganisation aber wie?

Transkript

1 BTSV Seminar Seminarorganisation aber wie? Sandra Vogel Ausbildertagung (Seminarkonzept von Norbert König)

2 Wichtigste Grundlage für den Erfolg eines Seminars ist die umfassende, rechtzeitige und richtige Planung aller Details. Nichts sollte dem Zufall überlassen werden, da aus der Spontanität heraus zwar gesprochen, argumentiert und gehandelt werden kann, aber nicht geplant. Dr. Friedrich Naglschmid

3 Brainstorming Organisatoren Referenten Versicherung Referenten- Werbungs- Fahrt-Kosten Kosten Verpflegung Materialien Beamer Team Veranstaltung Tagesordnung festlegen Werbung Rechtzeitige Ausschreibung Teilnehmer Sportler Taucher Jugendliche Termin Dauer d.veranstaltung Unterkunft notwendig? Infomappen Schreibmaterial Namensschilder Ausreichend Betreuung Elterliche Erlaubnis

4 Seminarplanung 1. Vorbereitungsphase 2. Durchführungsphase 3. Nachbehandlungsphase

5 1. Vorbereitung zeitlicher Ablauf Was /Warum Organisatoren Termin Referenten Räumlichkeiten Kalkulation Tagesordnung festlegen Werbung Materialien besorgen Unterkunft, Verpflegung Ausreichend Betreuung Versicherung Elterliche Erlaubnis Informationsmappe Namensschilder Unterschriftenbestätigung Event

6 1 Seminarthema wieso / weshalb / warum Warum soll das Seminar durchgeführt werden? Was soll Seminarthema bzw. inhalt sein? Wird es ein Vorbereitungs- und Prüfungsseminar? Wird es ein Weiterbildungsseminar?

7 1 Teilnehmer Welche Zielgruppe soll angesprochen werden? Mit wieviel Teilnehmern ist zu rechnen? Mit maximal wieviel Teilnehmern kann das Seminar durchgeführt werden? Werden zur Seminarteilnahme Voraussetzungen bzw. Bedingungen gestellt? Sind Kinder/Jugendliche dabei? Elterliche Einverständniserklärung Ausreichend Betreuungspersonal, Vollbetreuung Mehr Praxis als Theorie, Einheiten kürzer

8 1 Organisatoren und Termin Orga-Team Wer ist für die Organisation verantwortlich? Wieviele Leute benötige ich? Termin Wann ungefähr soll das Seminar sein? Ist der Seminartermin von anderen Terminen abhängig? (z. B. gegebener Prüfungstermin, Ferien) Konkreten Termin festlegen, in Absprache mit Fremdreferenten und Prüfern, Raumvermieter, Helfer, Organisationen, Firmen, Vereinen usw.

9 1 Referenten Wieviele Referenten sind notwendig? Inhalt des zu vermittelnden Wissens kompetent und lehrmeinungsvertretend herüberbringen Mit Referenten in Kontakt bleiben damit der Termin nicht vergessen wird

10 Bei Prüfungsseminaren Bei Prüfungsseminaren sind die Vorgaben der Prüfungsund der Prüfer-lizenzordnung zwingend einzuhalten Verhältnis Prüflinge/ Prüfer bei optimalen äußeren Voraussetzungen (Wind, Wetter, Wellengang, Sichtweite, Können) 4:1 ansonsten 2:1 Prüfer müssen vom Organisator direkt angesprochen werden, oder über den Landes-Ausbildungsleiter vermittelt werden (siehe TL-Liste)

11 1 - Räumlichkeiten Welche Räumlichkeiten und/oder Gewässer werden in Betracht gezogen? Sind die Räumlichkeiten Schlechtwetter sicher? Sind Toiletten vorhanden? Stehen die Räumlichkeiten bzw. Seen zum geplanten Termin zur Verfügung? Sind Tauchgenehmigungen notwendig? (Art der Genehmigung, ausstellende Behörde) Wo liegt es? - Nahe am See? Füllmöglichkeiten? Parkmöglichkeiten?

12 1 - Räumlichkeiten und Verpflegung Wird Übernachtung angeboten? (abhängig von Seminardauer) Übernachtungsmöglichkeiten aussuchen, z. B. Hotel, Sportschule, Herberge, Campingplatz etc. Wird Verpflegung angeboten? (abhängig von Seminardauer) Kalte Speisen, wird selbst gekocht, Catering, Restaurant? Gemeinsames Abendessen, etc. ist für das WIR-Gefühl immer hilfreich

13 1 Kalkulation Es ist anzustreben, ein Seminar möglichst kostendeckend durchzuführen, d.h., die entstehenden Kosten sind durch die Teilnahmegebühr weitgehendst zu decken Welcher Kostenbeitrag muß erhoben werden? Kosten für: Anmietung von Räumlichkeiten Verpflegung (inbegriffen?) Honorare und Reisekostenabrechnung der Referenten/Prüfer für Referenten/Prüfer (festlegen, BTSV bzw. VDST Satz beachten) Auslagen des Organisators Portogebühren, Telefongebühren Erstellung seminarbegleitender Unterlagen Seminarnotwendige Gerätschaften (z. B. Beamer, etc.) bzw. Verbrauchsmaterialien (z. B. Verbandsmaterial bei einem Medizinseminar) Luftfüllungen Gebühren für das Ausleihen Werbungskosten

14 1- Anmeldung Wieviel kostet das Seminar und wie soll bezahlt werden? (Vorkasse, mit Anmeldung, eigenes Unterkonto; keine Handkasse) Wie soll die Anmeldung erfolgen? (Mail, Vorlage) Was ist von den Teilnehmern mitzubringen? (Tauchsachen, spezielle Ausrüstung?) Muß auf besonderes hingewiesen werden? (erst ab 18, ab Silber, ) Wann ist Anmeldeschluß?

15 Ausschreibung Frühzeitig planen, 1 Jahr ist schnell vorbei -

16 1 Werbung Mundpropaganda BTSV Seminarheft (! Rechtzeitige Planung) -> BTSV Homepage Eigene Homepage (muss aktuell gehalten werden) Zeitschriften der Vereine Sporttaucher, weitere Tauchhefte Tageszeitungen Flyer Einladungen per Mail Verteiler an: VDST, BTSV, BSB,

17 1 Organisation für sicheres Tauchen Organisation einer Rettungskette Erstellen eines Notfallplanes Telefonnummer der nächsten Rettungsorganisation, des Krankenhauses, der einsatzbereiten Dekokammer, eigene Telefonnummer vor Ort (zwecks Rückfragen) Bereitstellung eines einsatzbereiten Notfallkoffers ggf. Arzt oder medizinisch kompetentes Personal vor Ort organisieren Zuverlässiges, gut ausgebildetes Sicherungspersonal (nimmt nicht am Tauchbetrieb teil, bzw. erst nach Ablösung)

18 1- Organisation Allerlei Welche Materialien werden benötigt? Ist der Tagesplan festgesetzt? Genügend Helfer, Betreuung vor Ort organisiert? (Lieber zu viel, wer weiß wer alles krank wird) Besteht eine ausreichende Versicherung? (VDST für die Tauchgänge ( Gerling), BSB ( Arag) für das äußere Drumherum). Liegt die elterliche Erlaubnis bei Minderjährigen vor? Ungefähre Anzahl der Übernachtungen im Herbergsbetrieb etc. bekanntgeben, dabei großen Spielraum lassen (abhängig von Anzahl der Referenten, maximale Teilnehmerzahl, Zielgruppe, Einzugsgebiet und Erfahrungen bei ähnlichen Seminaren) Gäste (Vereins, VDST, BTSV Vorstände) bzw. Presse einladen Eine Woche vor der Veranstaltung noch einmal eine Infomail an alle Teilnehmer, damit diese sich bei Fragen/Problemen melden können

19 2. Durchführungsphase

20 2 - Direkt vor Seminarbeginn Check der technischen Unterrichtsmittel (Beamer, Laptop, etc.) Voraussetzungen zur Teilnahme prüfen Pässe einbehalten Bei Bewirtung durch Gastwirtschaft: Menü auswählen lassen Menüart und Anzahl u. U. dem Gastwirt telefonisch durchgeben

21 2 - Während des Seminars Begrüßung durch den Organisator Vorstellung von Referenten und Helfern Allgemeine organisatorische Hinweise Seminarablauf bekanntgeben, Zeitplan verteilen und bestmöglich einhalten Verteilen seminarbegleitender Unterlagen Lehrstoff mit Witz und Charme vermitteln Zeitplan einhalten! Auf umweltschonendes Verhalten hinweisen Pässe stempeln u. U. Weiterbildungsstunden bestätigen

22 3 Abschluss des Seminars Seminarkritik durchführen lassen (s. Formblatt) Bei Referenten und den Helfern bedanken Ein "Dankeschön" aussprechen für das Interesse der Teilnehmer Teilnehmer motivieren, sich noch weiterzubilden Pässe verteilen Quittungen ausstellen über Teilnahmegebühr Abfälle einsammeln lassen Teilnehmer verabschieden

23 3 Ende des Seminars Alles verpacken Räumlichkeiten, sowie Gewässer und Umfeld im angetroffenen Zustand verlassen Reisekostenabrechnungsformulare an Referenten und/oder Prüfer verteilen, müssen zeitnah abgegeben werden Referenten und/oder Prüfer verabschieden bzw. zum Essen einladen

24 3 - Nacharbeitung Seminar selbstkritisch beleuchten Seminar von Referenten und Helfern beurteilen lassen Auswertung der Beurteilungsbögen der Teilnehmer Positive Merkmale beim nächsten Seminar beibehalten Negative Merkmale beim nächsten Seminar verbessern Endabrechnung des Seminars Referenten/Prüfer, Landesverband, u. U. Bundesverband Danksagungen an Kommunale Behörden, Raumeigentümer, Gastwirt

25 Fazit ein gutes Seminar war es wenn, "Vermittlung von tauchspezifischer Lehrmeinung" einerseits und "Menschliche Zufriedenheit der Teilnehmer andererseits erfüllt wurde Ein Seminar, das dem Organisator viel Arbeit, aber auch viel Freude bereitet hat, an das sich die Teilnehmer gern erinnern und das dazu beitrug, den Tauchsport noch ein Stück sicherer und/oder interessanter zu machen.