Musterbeispiel zur Planung einer Veranstaltung (Je nach Art der Veranstaltung entfallen einzelne Punkte!)

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Bettina Steinmann
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1 Musterbeispiel zur Planung einer g (Je nach Art der g entfallen einzelne Punkte!) Bereich/Aufgabe wie erledigen bis wann wer machts Kontrolle Organisation: Art, Umfang, Thema und Termin der g festlegen; evtl. KooperationspartnerInnen anfragen. SchirmherrIn gewünscht? Wer eröffnet die g? Sollen Grußworte angefragt werden? Sollen Informationsstände möglich sein? Wer kann diese Stände machen? Ist die Anfrage von Sponsoren nötig / gewünscht? Soll Teilnahmebeitrag erhoben werden? In welcher Höhe?Kulturelles Rahmenprogramm gewünscht? Soll die g moderiert werden? Aufgabenverteilung in der Gruppe festlegen: Organisation Finanzierung Öffentlichkeitsarbeit etc Ggf. Informationsstände planen: Art und Umfang? Standgebühr? Auf- und Abbau? Tische & Stühle zur Verfügung stellen? Ggf. organisieren ReferentInnen Workshops / Vorträge, ggf. SchirmherrIn / Kulturschaffende für Rahmenprogramm / ModeratorIn anfragen Wenn kulturelles Rahmenprogramm geplant: technische Voraussetzungen klären, GEMA anmelden Finanzierung klären: Raumkosten? Honorare / Fahrtkosten / Übernachtungskosten für ReferentInnen u.a. (s.o.)? Kann über Gruppe / Dachverband o.ä. Spendenbescheinigung ausgestellt werden? Sind ReferentInnen bereit, auf Teil des Honorars zu verzichten, wenn Sie eine Spendenbescheinigung erhalten? Porto-, Kopier- und Telefonkosten? Dekorationsmaterial für g? Selbst erstellen oder in Auftrag geben oder größeren gen empfiehlt sich eine Vorlaufzeit von mindestens 4 Monaten! Frühzeitig Ca. 2 Monate sofort Ca. 4

Wer eröffnet die g? Sollen Grußworte angefragt werden? Sollen Informationsstände möglich sein? Wer kann diese Stände machen? Ist die Anfrage von Sponsoren nötig / gewünscht?

2 Verpflegung für ReferentInnen und TeilnehmerInnen? Anschreiben ReferentInnen (Honorar, Vertrag) Verhandlungen Tagungsort Verträge mit Referentinnen Anschreiben für g / Verteiler erstellen Unbedingt Zielgruppe beachten! Z.B. auch Politiker/innen einladen! Einladungen Falls g nur mit Anmeldung besucht werden kann: TeilnehmerInnenliste erstellen Ggf. Bestätigung + Fahrthinweise verschicken Ggf. Essenanmeldungen kontrollieren, Essen bestellen ausleihen? Über Tagungsort möglich? Tagungsort / Catering-Service o.ä. Ggf. Kaffeepause bestellen Tagungsort / Catering-Service o.ä. Räume für Vortrag / Workshops buchen und besichtigen Tatsächliche TeilnehmerInnenanzahl an Tagungsort melden Text Faltblatt Erste Hilfe-Versorgung bei g klären! Öffentlichkeitsarbeit: Faltblätter und Plakate: Kostenvoranschläge Druckereien einholen; mit GrafikerIn Terminplanung machen Tagungsort Nach Zusage durch ReferentInn en Möglichst schnell Spätestens 6 Ca. 1 Monat Ca. 1 Monat Ca. 2 Ca. 1 Raumbuchu ng Raumbuchu ng Tagungsort Ca. 1 Ggf. Rotes Kreuz o-äanfragen; evtl. ist auch Arzt / Ärztin oder Krankenpflegep ersonal vor Ort? Sobald ReferentInn en und Tagungsort feststehen, möglichst frühzeitig 3 Monate Faltblätter (Stückzahl festlegen) Entwurf 3 Monate

auch Politiker/innen einladen! Einladungen Falls g nur mit Anmeldung besucht werden kann: TeilnehmerInnenliste erstellen Ggf. Bestätigung + Fahrthinweise verschicken Ggf.

3 Faltblätter Druck 2 Monate Plakate (Stückzahl festlegen) Entwurf 3 Monate Plakate Druck 2 Monate Versand Faltblätter/Plakate 6 Ggf. g auf eigener Homepage oder auf Homepages kooperierender Gruppen / Institutionen ankündigen Hinweis GESUNDHEITSPRESS Presseankündigung Frühzeitig an den Gesundheitstreff punkt melden, da die GESUNDHEITS PRESS nur 2 Mal / Jahr erscheint 3 Monate überlegen, in welchen Medien Hinweise erscheinen sollen; deren Redaktionsschlu sstermine erfragen Sibald das Programm feststeht Meier, Stadtteilzeitungen Kurznotiz 6-8, Erscheinung sdatum & Redaktionss chluss beachten sonstige Faxe / s 2-3, 1-2 Tage vor g anrufen und nachhaken - Plakate verteilen, in Geschäften, Kneipen etc aufhängen Leute ansprechen, die in ihrem Umfeld Plakate verteilen / aufhängen 2-3 Einladungen verschicken Briefe / s 2-3 Pressekonferenz / -gespräch? Ggf. TeilnehmerInnen (Vorbereitungsgruppe, ReferentInnen) anfragen, Ort + Zeit klären, Einladungen an Presse verschicken, 1-2 Tage vor Termin telefonisch nachhaken Planung 4, Durchführun g einige Tage vor g Pressemappen richten Von

GESUNDHEITS PRESS nur 2 Mal / Jahr erscheint 3 Monate überlegen, in welchen Medien Hinweise erscheinen sollen; deren Redaktionsschlu sstermine erfragen Sibald das Programm feststeht Meier,

4 Berichterstattung nach g ReferentInnen Exposés anfordern, Ablaufplan der g erstellen, Programm beilegen, ggf. Sponsoren dankend erwähnen, Ansprechperson für Rückfragen benennen(deren Erreichbarkeit klären und angeben), Vorbericht über g verfassen Selbst Bericht verfassen und mit Foto verschicken Möglichst umgehend nach g Tagungsdurchführung: Soll ein Transparent aufgehängt werden? Entwurf/Durchführung Erlaubnis zum Aufhängen Technische Ausstattung: Bedarf bei ReferentInnen erfragen, Geräte organisieren Transparent anfertigen (lassen), beim Tagungsort um Erlaubnis fragen Ggf. Infostände auf- und abbauen HelferInnen frühzeitig ansprechen! Begrüßungsrede vorbereiten Raumplan und Tagungsprogramm erstellen, Hinweisschilder aufhängen Raumdeko: Schilder ausdrucken Blumen bestellen Tagungsmappen richten, alphabetisch sortieren: Vorträge, Programm, Namen, Faltblatt etc Ggf. Art der Präsentation von Sponsoren klären Ggf. kleines Präsent für ReferentInnen / SchirmherrIn / ModeratorIn / Kulturschaffende besorgen Thema, Umfang festlegen. Wer begrüßt? Computer Gärtnerei? Private Deko? Ca. 4 Ca. 4-6 Tagung Ca. 1 Sobald Sponsoring- Zusage vorliegt

umgehend nach g Tagungsdurchführung: Soll ein Transparent aufgehängt werden?

5 Geld, Quittungen und ggf. Spendenbescheinigungen für ReferentInnen u.a. richten Erste-Hilfe-Koffer mitnehmen Informationsmaterial mitbringen + auslegen Material für Moderation (Flipchart, Moderationskoffer o.ä.) mitbringen Namensschilder für OrganisatorInnen, ReferentInnen, bei Anmeldung auch für TeilnehmerInnen ReferentInnen anfragen wegen Vorträgen f. Mappe und Diskette für Dokumentation Etiketten? Ausdruck/ Diskette Tagung Tagung 2

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