Kongress. 1. Die Einladung

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1 Kongress 1. Die Einladung Wer wird eingeladen? Erstellen Sie eine Gästeliste mit korrekten und vollständigen Adressdaten inkl. Titel nach dem folgenden Schema: Firma, Institution (entfällt bei Privathaushalten) Titel Anrede Name Straße Postleitzahl, Ort Das sollte Ihre postalische Einladung beinhalten: Absender mit Firmenlogo Art der Veranstaltung / Thema / Anlass Datum, Beginn und Ende Ablauf / Programm Ort (mit genauer Anschrift und Telefonnummer) Anfahrtsbeschreibung Hinweis auf Parkmöglichkeiten Anmeldefrist (14 Tage vor Veranstaltung), Abkürzung: u.a.w.g. (um Anmeldung wird gebeten) Feedback-Formular, z.b. Postkarte oder Faxformular Begleitpersonen möglich / erwünscht? Ggf. Hotel / Übernachtungsmöglichkeiten Zusatz-Tipps: Erinnern Sie zusätzlich zu Ihrer postalischen Einladung auch per an Ihre Konferenz. Z.B. mit einer PDF-Datei. Die Inhalte bleiben gleich. 1

2 2. Der Termin Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Das sollten Sie bei der Festlegung des Termins beachten: Ferientermine Feiertage und Brückentage Große Sportereignisse (WM, Olympia, etc.) Parallelveranstaltungen Interne Termine (Jahresabschluss, etc.) Messetermine Andere Branchentermine Termine Ihrer wichtigsten Kunden Ausreichende Vorbereitungszeit Zusatz-Tipp: Wenn Ihnen bestimmte Kongress- bzw. Konferenzteilnehmer besonders wichtig sind, starten Sie vorab eine -Umfrage mit mehreren Alternativterminen. 3. Der Veranstaltungsort Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung auf dem eigenen Gelände berücksichtigen: Platzbedarf Parkplatz-Situation Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung Personalbedarf In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) Platzbedarf (die meisten Locations haben dazu Ihre Auflagen) Parkplatz-Situation Verkehrsanbindung Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel 2

3 Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? 4. Die Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: Beschilderung (z.b.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge, Seminarräume) Konferenztische und -stühle Festzelt-Garnituren Möblierung für die Pausen Stehtische Tischwäsche / Hussen Buffetflächen Gläser, Geschirr, Besteck Flaschenkühler Servietten Theken / Getränkeausgabe Kühlschränke, Kühlwagen Dekoration Bühne Licht-, Sound- und Videotechnik Feuerlöscher Give-aways & Informationsbroschüren Blöcke und Stifte 5. Bewirtung und Programm Catering Bei der Zusammenstellung von Speisen und Getränken sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: Anlass und Zielgruppen Durchschnittsalter Anteil Frauen und Männer Vegetarier Religiöse und kulturelle Besonderheiten 3

4 Veranstaltungsprogramm Diese Überlegungen sollten Sie in Ihre Programmplanung einbeziehen: Zeitplanung Referenten Workshops Moderation Programmheft oder -flyer Besichtigungen, Führungen, Rundgänge Infostände Unterhaltungsprogramm / Abendveranstaltung 6. Kostenplanung So kommen Sie zu einem Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) Location (Mietkosten, Nebenkosten) Möblierung & Equipment (Möbel, Catering-Equipment, Teppich, etc.) Dekoration (Tischdekoration, Blumen, Pflanzen, Tischdecken, etc.) Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne, Personal) Catering (Speisen & Getränke, Personal, Geschirr, Besteck, Equipment) Rahmenprogramm (Referenten, Moderation, Unterhaltungsprogramm) Externes Personal (Hostessen, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) Logistik Reisespesen für Referenten und externes Personal Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht Gebühren & Beiträge (Genehmigungen) 4

5 7. Was muss erledigt werden? Wer erledigt was? Ablaufplanung Aufgabe Wann? Wer? Gästeliste schreiben Genehmigungen klären Externe Gewerke bestätigen Versicherung klären Künstler bestätigen Einladungen erstellen + versenden Rückmeldungen checken, Anzahl Gäste festlegen Hardware kaufen Getränke & Lebensmittel kaufen Beschilderung anbringen Bühne und Technik aufbauen Möblierung aufbauen Getränke kühlen Speisen vorbereiten Dekoration Tische eindecken Speisen fertigstellen Künstler einweisen Personal einweisen (Hostessen, Service-Personal, etc.) ca. 2 Wochen vorher ca. 1 Wochen vorher ca. 3 Tage vorher 2 Tage vorher Tipps vom Profi! Die 5 LIVE GmbH ist eine bundesweit tätige Eventagentur mit Niederlassungen in Frankfurt, Düsseldorf, München, Berlin, Kassel und Ehringshausen. Gerne sind Ihnen die Eventprofis auch bei der Planung Ihrer Veranstaltung behilflich 5

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