Tag der offenen Tür. 1. Die Einladung

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1 Tag der offenen Tür 1. Die Einladung Wer wird eingeladen? Erstellen Sie eine Gästeliste mit korrekten und vollständigen Adressdaten inkl. Titel nach dem folgenden Schema: Firma, Institution (entfällt bei Privathaushalten) Titel Anrede Name Straße Postleitzahl, Ort Das sollte Ihre postalische Einladung beinhalten: Absender mit Firmenlogo Art der Veranstaltung / Thema / Anlass Datum, Beginn und Ende Ablauf / Programm Ort (mit genauer Anschrift und Telefonnummer) Anfahrtsbeschreibung Hinweis auf Parkmöglichkeiten Anmeldefrist (14 Tage vor Veranstaltung), Abkürzung: u.a.w.g. (um Anmeldung wird gebeten) Feedback-Formular, z.b. Postkarte oder Faxformular Begleitpersonen möglich / erwünscht? Ggf. Hotel / Übernachtungsmöglichkeiten Zusatz-Tipps: Statt einer postalischen Einladung können Sie auch eine Einladung per verschicken. Z.B. mit einer PDF-Datei. Die Inhalte bleiben gleich. Laden Sie auch Ihre Nachbarn ein oder sagen Sie Ihnen Bescheid, dass es etwas lauter werden könnte. Das erspart Unannehmlichkeiten. 1

2 2. Der Termin Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Das sollten Sie bei der Festlegung des Termins beachten: Ferientermine Feiertage und Brückentage Große Sportereignisse (WM, Olympia, etc.) Parallelveranstaltungen Interne Termine (Jahresabschluss, etc.) Messetermine Ausreichende Vorbereitungszeit 3. Der Veranstaltungsort Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung auf dem eigenen Gelände berücksichtigen: Platzbedarf (Rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung sowie ausreichend Platz für eine Tanzfläche ca. 2 qm pro Gast) Parkplatz-Situation Toiletten Schlecht-Wetter-Lösung (Zelt) Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung Personalbedarf In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) Platzbedarf (die meisten Locations haben dazu Ihre Auflagen) Parkplatz-Situation Verkehrsanbindung Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? 2

3 4. Die Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: Beschilderung (z.b.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) Tische und Stühle Festzelt-Garnituren Stehtische Tischwäsche / Hussen Buffetflächen Gläser, Geschirr, Besteck Servietten Theken / Getränkeausgabe Kühlschränke, Kühlwagen Dekoration Bühne Licht-, Sound und Videotechnik Feuerlöscher Give-aways & Informationsbroschüren Zusatz-Tipp: Eine einfache Dekoration lässt sich schnell und kostengünstig selber machen. Füllen Sie ein einfaches Glasgefäß mit Sand oder bunten Steinen, ein wenig Wasser sowie einer schwimmenden Blüte. Kerzen in Ihrer Unternehmensfarbe komplettieren die Dekoration. 5. Bewirtung und Programm Catering Bei der Zusammenstellung von Speisen und Getränken sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: Anlass und Zielgruppen Durchschnittsalter Anteil Frauen und Männer Motto der Veranstaltung Vegetarier Religiöse und kulturelle Besonderheiten Teilnahme von Kindern 3

4 Zusatz-Tipp: Eiswürfel rechtzeitig vorbereiten! Veranstaltungsprogramm Diese Überlegungen sollten Sie in Ihre Programmplanung einbeziehen: Zeitplanung Programmheft oder -flyer Besichtigungen, Führungen, Rundgänge Infostände Moderation DJ oder Band Sonstige Künstler Aktionsgeräte wie Bullriding, etc. Mitmach-Aktionen und -Spiele Kinder-Animation Tipp: Vergessen Sie bei der Gestaltung des Unterhaltungsprogramms die Kinder nicht. Ein geschulter Betreuer sowie einige Spielgeräte bietet Eltern die Gelegenheit, die Kinder für eine Weile in gute Hände zu geben. 6. Kostenplanung So kommen Sie zu einem Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) Location (Mietkosten, Nebenkosten) Möblierung & Equipment (Möbel, Catering-Equipment, Teppich, etc.) Dekoration (Tischdekoration, Blumen, Pflanzen, Tischdecken, etc.) Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne, Personal) Catering (Speisen & Getränke, Personal, Geschirr, Besteck, Equipment) Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, sonstige Künstler, Aktionsgeräte) Externes Personal (Hostessen, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) Logistik Reisespesen für Künstler und externes Personal Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht) Gebühren & Beiträge (Genehmigungen) 4

5 7. Was muss erledigt werden? Wer erledigt was? Ablaufplanung Aufgabe Wann? Wer? Gästeliste schreiben Genehmigungen klären Externe Gewerke bestätigen Versicherung klären Künstler bestätigen Einladungen erstellen + versenden Rückmeldungen checken, Anzahl Gäste festlegen Hardware kaufen Getränke & Lebensmittel kaufen Beschilderung anbringen Bühne und Technik aufbauen Möblierung aufbauen Getränke kühlen Speisen vorbereiten Dekoration Tische eindecken Speisen fertigstellen Künstler einweisen Personal einweisen (Hostessen, Service-Personal, etc.) ca. 2 Wochen vorher ca. 1 Wochen vorher ca. 3 Tage vorher 2 Tage vorher Tipps vom Profi! Die 5 LIVE GmbH ist eine bundesweit tätige Eventagentur mit Niederlassungen in Frankfurt, Düsseldorf, München, Berlin, Kassel und Ehringshausen. Gerne sind Ihnen die Eventprofis auch bei der Planung Ihrer Veranstaltung behilflich 5