Entwurf für eine IT-Strategie der htw saar

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1 Entwurf für eine IT-Strategie der htw saar kooperativ, innovativ, eigenständig Inhaltsverzeichnis 1 Zielsetzung Vorbemerkung Warum braucht die htw saar eine IT-Strategie? Ziele der IT-Strategiekommission Mögliche IT-Strategien/Ziele/Themen IST-Situation der IT-Nutzung und der IT-Dienste Nutzung zentraler Dienste Wenig bekannte Dienste Zentraler IT-Service Probleme mit zentralen IT-Diensten Mangelnde Kommunikation Informationen zu zentralen Diensten Ausbau der Netzinfrastruktur Sonstiges Aktuelle Organisationsstruktur IT-Organisationsstruktur: Ist-Situation IT-Organisationsstruktur: Vorschlag Weiterentwicklung der IT-Nutzung und der IT-Dienste Abgrenzung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben Serviceorientierte Prozesse Beschaffungsprozess IT-Service-Management Raumverwaltung IT-Infrastruktur und IT-Grundversorgung Campus-Management E-Learning-Management IT-Unterstützung Teamarbeit IT-Sicherheit und Datenschutz Hochleistungsrechnerbedarf Zusammenfassung Entwurf IT-Strategie V1.6.docx

2 1 Zielsetzung 1.1 Vorbemerkung Was versteht man eigentlich unter einer IT-Strategie einer Hochschule und wie geht man der Entwicklung einer solchen vor? Das sind die wesentlichen Fragen mit denen sich die IT- Strategiekommission der htw saar und eine Arbeitsgruppe zunächst auseinandergesetzt haben. Außerdem sollten beispielhaft Themenfelder identifiziert werden, die im Rahmen einer IT-Strategie angegangen werden sollten. Über die Befragung der verschiedenen Hochschuleinrichtungen sollte der aktuelle Status der IT insgesamt erfragt und analysiert werden. Ziel dieses Dokuments ist es, erste Vorschläge für die Entwicklung einer hochschulweiten IT-Strategie zu machen 1.2 Warum braucht die htw saar eine IT-Strategie? Ohne IT kann eine Hochschule nicht funktionieren, denn IT durchdringt alle Bereiche einer Hochschule von der Verwaltung über Lehre und Studium bis hin zur Forschung. IT umfasst Hardware, Software und IT-Dienstleistungen und ist zudem ständigen Änderungen unterworfen. Die IT gehört an einer Hochschule zu den Dingen, die wie Strom und Wasser zur Verfügung stehen müssen, mit dem Unterschied, dass die IT-Versorgung sehr dynamisch ist und deshalb dauerhaft erweitert, geändert oder angepasst werden muss. Gerade im Bereich der Hochschulen ist die Informationstechnologie der Treiber (Enabler) von Anwendungen, nicht nur die Technologie, mit denen sie durchgeführt werden. Die htw saar benötigt eine IT-Strategie um stets eine aktuelle, gut funktionierende IT- und Kommunikations-Infrastruktur, die den Anforderungen von Lehre, Forschung und Verwaltung genügt, vorhalten zu können. Um neue Lehr-und Lernformen professionell erproben und anwenden zu können um frühzeitig Schwachstellen bzw. Problemfelder zu identifizieren und eventuell Lösungen dazu vorschlagen zu können. um neue Aufgabenfelder/Dienste frühzeitig zu erkennen zu evaluieren und ggf. deren Realisierung anzustoßen. (z.b. htw Cloud) um Kosten zu sparen, durch Aufdecken von Mehrfachstrukturen u./o. Nutzung von Synergien. 1.3 Ziele der IT-Strategiekommission Die IT-Strategiekommission der htw saar hat sich folgende Ziele gesetzt: Einen Prozess in Gang setzen und dauerhaft zu begleiten, mit dem Ziel eine IT-Strategie für die htw saar zu formulieren und kontinuierlich weiter zu entwickeln. Passende organisatorische Strukturen für die Umsetzung der IT-Strategie finden. Vorschläge zur Optimierung des IT- bzw. Ressourceneinsatzes erarbeiten. Die oben genannten Anforderungen bewerten und geeignete Vorschläge für die Implementierung geben 1.4 Mögliche IT-Strategien/Ziele/Themen Folgende Themen wurden bisher identifiziert Einführung eines Integriertes Campusmanagementsystem (z. B. Prüfungsverwaltung, Modul- DB, Vorlesungs- und Raumplanung, ) Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur (z.b. Ausbau des Backbone und 1 GBit Arbeitsstationsanschlüsse ) Seite 2

3 Etablierung eines IT-Service-Managements (zentral HIZ, dezentral in den Einrichtungen der htw saar ) Integriertes zentrales E-Learning-Management-System, evtl. Ablösung von CLIX und Migration des vorhandenen Contents Datenschutz in der IT IT-Sicherheits-Strategie HTW-Kultur bei der IT-Nutzung in Lehre & Forschung sichtbar machen und weiter entwickeln (z. B. HTW-Intranet) SW-Lizenzmanagement (Effektive Nutzung lizenzierter SW, Kostenersparnisse) Präsenz der htw saar in sozialen Netzen überprüfen? (Facebook, Xing, LinkedIn, ) Beschaffung von Computern, IT-Ausrüstung Mögliche Einrichtung eines Medienzentrums Seite 3

4 2 IST-Situation der IT-Nutzung und der IT-Dienste Im Juli 2013 entwarf eine Arbeitsgruppe der IT-Strategiekommission der htw saar einen Fragebogen um die aktuelle Nutzung von IT an der Hochschule zu erfragen. Ebenso sollten Probleme und Wünsche im Zusammenhang mit dem Hochschul-IT-Zentrum formuliert werden. Kurz zusammengefasst ergab die Befragung Folgendes: 2.1 Nutzung zentraler Dienste Wenig bekannte Dienste Das HIZ bietet eine Reihe von Diensten an, die teilweise wenig bekannt sind, z. B. Active Directory zur Benutzerauthentifizierung Lizenzserver und lizenzierte Software Hier gibt es sicher Potential für weitere Hochschullizenzen Virtualisierung Digitale Zertifikate Die SW- und HW-Beschaffung soll eigentlich zentral über das HIZ gesteuert werden aber offensichtlich wird dies von vielen an der htw saar unterlaufen. Hier ist eine Klärung erforderlich Zentraler IT-Service Bisher nutzen nur die Verwaltung und die Fakultät für Sozialwissenschaften einen umfassenden IT- Service durch das HIZ. 2.2 Probleme mit zentralen IT-Diensten Mangelnde Kommunikation In erster Linie wird die nicht optimale Kommunikation zwischen HIZ und Anwendern kritisiert. Auch wenn teilweise angemerkt wurde, dass es hier Verbesserungen gegeben hat, besteht hier Handlungsbedarf Informationen zu zentralen Diensten Offensichtlich sind viele vom HIZ angebotene Dienste den meisten Anwendern unbekannt. Auf den Webseiten des HIZ finden sich meist umfassende Informationen dazu. Es kann allerdings nicht von den Anwendern erwartet werden, dass sie regelmäßig die HIZ-Webseiten studieren, um herauszubekommen, was es Neues gibt. Hier ist das HIZ in der Bringschuld. Die per Mail versandte, zu abonnierende HIZ-Info ist zwar ein Ansatz, nur eben auch ein wenig bekannter. Es ist zusätzlich ein HTW-spezifischer Informationsdienst zu etablieren Ausbau der Netzinfrastruktur Ein häufig genannter Kritikpunkt war das oft nicht befriedigend funktionierende WLAN an der HTW. Hier läuft zurzeit ein Projekt zur Netzinfrastrukturverbesserung der HTW. Vom Land sind dafür etwa 1,4 Mio zur Verfügung gestellt worden, die in erster Linie zur Verbesserung des WLAN-Angebots an eingesetzt werden. Wenn es eine regelmäßige Überprüfung der Aktualität der IT-Infrastruktur an der HTW gegeben hätte, wäre dieses Projekt möglicherweise schon sehr viel früher angestoßen worden Sonstiges Es wird beklagt, dass HTW-spezifische Lösungen weggefallen sind, z. B. bei der Organisation des Intranet. Bereits mehrfach kam es vor, dass Uni-spezifische Lösungen gegenüber HTW-eigenen Lösungen den Vorzug erhielten. Seite 4

5 3 Aktuelle Organisationsstruktur Das Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) ist am durch den Zusammenschluss des IT-Service- Zentrums (ITS) der Universität des Saarlandes und des IT-Zentrums (ITZ) der htw saar gegründet worden. Das HIZ ist untergliedert in die Abteilungen Campusmanagement Desktop Services & Support Netze und Kommunikation Projekte & Prozesse Server Applikationsmanagement Server Infrastrukturmanagement Individualsysteme (IS) Alle Abteilungen bieten übergreifende Dienste für beide Hochschulen an. Die aus dem früheren ITZ hervorgegangene Abteilung Individualsysteme ist dabei vollständig an der htw saar angesiedelt und hat ihre Aufgabenschwerpunkte auch an der HTW. Es gibt einen Beirat des HIZ mit jeweils 3 Vertretern aus den Hochschulen und dem Leiter des HIZ. Der HIZ-Beirat spielt letztendlich die Rolle einer zentralen Strategiekommission für beide Hochschulen. 3.1 IT-Organisationsstruktur: Ist-Situation Die Ist-Situation der IT-Organisation kann man in etwa so beschreiben. Der HIZ-Beirat ist hier nicht enthalten. Seite 5

6 Das sogenannte IT-Beratertreffen ist eine in der Regel einmal pro Semester oder pro Jahr durchgeführte Veranstaltung ohne feste Mitglieder und ohne expliziten Auftrag. Hier werden typischerweise alltägliche Probleme im IT-Bereich vorgebracht und zusammen mit Vertretern des HIZ diskutiert. Probleme: Es gibt niemanden, der zentral für das Thema IT-Sicherheit verantwortlich ist. Das HIZ kann zwar die Sicherheit der zentralen Systeme gewährleisten, nicht aber Sicherheitsprobleme z. B. in lokalen Netzen. Institute und Forschungsgruppen haben weder einen IT-Service durch das HIZ noch sind sie direkt in der IT-Strategiekommission vertreten. Die dezentrale IT-Betreuung ist nicht flächendeckend gewährleistet. 3.2 IT-Organisationsstruktur: Vorschlag Folgende Struktur wird zur Diskussion gestellt: Änderungsvorschläge: Einrichtung der Position eines IT-Sicherheitsbeauftragten Einrichtung eines IT-Nutzergremiums mit klaren Aufgaben, um die Interessen der unterschiedlichen Nutzergruppen besser gewährleisten zu können. Einrichtung zusätzlicher dezentraler IT-Teams in Analogie zur Lösung in der Fakultät WiWi. Seite 6

7 4 Weiterentwicklung der IT-Nutzung und der IT-Dienste Generell muss es trotz des gemeinsam mit der Universität betriebenen Hochschul-IT-Zentrums auch zukünftig möglich sein, HTW-eigene Lösungen für bestimmte anstehende Probleme bzw. für spezielle Vorhaben zu realisieren. Ein bestehendes Beispiel hierfür ist z. B. das unterschiedliche Content- Management-System für den Web-Auftritt. Weitere Beispiele für unterschiedliche Lösungen könnten beim Campus-Management und beim E-Learning entstehen. Denn nicht immer sind die für die Universität vielleicht idealen Lösungen auch für die HTW gleichermaßen passend. Die Einführung von neuen Diensten sollte generell wie folgt durchgeführt werden: Zunächst eine Pilotimplementierung vornehmen und das Nutzerverhalten auswerten, dann erst eine Entscheidung über eine globale Einführung fällen, denn wenn der neue Dienst nicht benutzt wird, dann ist die Einführung nicht sinnvoll. 4.1 Abgrenzung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben Da die Abhängigkeiten von und auch die Anforderungen an IT und IT-Dienstleistungen immer weiter wachsen, ist es notwendig, nicht nur über eine IT-Strategie der Hochschule nachzudenken sondern auch dezentrale IT-Strategien zu entwickeln. Zumindest die Fakultäten und die Verwaltung sollten eigene Strategien in Abstimmung mit der zentralen IT-Strategie entwerfen, um zu klären was zukünftig alles dezentral geleistet werden muss und welche Leistungen vom HIZ in Anspruch zu nehmen sind. 4.2 Serviceorientierte Prozesse Alle diese Prozesse haben einen HIZ- und einen HTW-Anteil, der jeweils zu definieren ist Beschaffungsprozess Die Beschaffung von Software und Hardware soll an der htw saar eigentlich über das HIZ erfolgen oder zumindest mit dem HIZ abgestimmt sein. Das ist aber häufig nicht mehr der Fall. Auch gab es schon Unmut der Nutzer über die sogenannte Gängelei. Die Beschaffung von SW und HW ist neu zu regeln. Hier ist ein neuer Geschäftsprozess zu definieren und zu kommunizieren IT-Service-Management Das zentrale IT-Service-Management ist weiter zu professionalisieren und dezentrales IT-Servicemanagement ist ggf. aufzubauen. Hier ist zu klären welche Leistungen das HIZ erbringt und welche Leistungen die IT-Teams der Fakultäten und zentralen Einrichtungen erbringen sollen Raumverwaltung Die Raumverwaltung soll im Rahmen eines Projektes auf ein neues Software-System umgestellt werden. Zu diesem Zweck hat der Rektor ein fakultätsübergreifendes Projektteam unter der Leitung des Verwaltungsdirektors gebildet. Angestrebt wird eine Lösung für alle Standorte der htw saar. 4.3 IT-Infrastruktur und IT-Grundversorgung An der htw saar gibt es eine gewachsene Infrastruktur, die zentral weitestgehend von HIZ und den Vorgängereinrichtungen aufgebaut und vorangetrieben wurde, oft ohne konkrete Anforderungen aus der Hochschule. Auch dezentral sind Infrastrukturen entwickelt worden aus lokalen Notwendigkeiten heraus. Aktuell läuft eine Maßnahme zur Verbesserung der WLAN-Infrastruktur, die tatsächlich unbedingt notwendig ist, aber so nie angefordert wurde. Seite 7

8 Die IT-Strategiekommission hält es für notwendig, dass zukünftig in regelmäßigen Abständen eine Überprüfung der IT-Infrastruktur stattfindet, um notwendige Verbesserungsmaßnahmen frühzeitig zu erkennen und um rechtzeitig Gelder dafür beantragen zu können. Es ist klar abzugrenzen wo genau die Zuständigkeit des HIZ endet und die Zuständigkeiten der IT- Teams bzw. der Labore beginnen. Als konkrete Maßnahme sollte eine baldmögliche Einführung des zukünftigen Internet-Protokolls IPv6 angegangen werden, was auch mit der möglichen Aktualisierung von nicht-ipv6-tauglichen Komponenten verbunden ist. Hier könnten ggf. Folgekosten entstehen, die frühzeitig bekannt sein müssen. 4.4 Campus-Management Die Einführung eines Campus-Management-Systems (CMS) wird seit einigen Jahren sowohl an der UdS wie auch an der htw saar diskutiert. Bislang gibt es kein System am Markt, das sowohl die Anforderungen der htw saar als auch der UdS abdeckt. An der UdS ist unter Federführung des HIZ seit April 2012 eine Projektgruppe dabei ein Pflichtenheft für eine europaweite Ausschreibung zu erstellen. Dieses Pflichtenheft deckt bisher allerdings nur die Anforderungen der UdS und nicht die der htw saar ab. Die Ausschreibung wird voraussichtlich 2014 erfolgen. Eine Einführung eines solchen Systems kann sich über einen Zeitraum von 3 5 Jahren erstrecken. Sollte sich die htw saar nicht stärker in die Anforderungsanalyse einbringen, ist die Übertragbarkeit der UdS-Lösung auf die HTW auf Grund der sehr unterschiedlichen Geschäftsprozesse nicht gewährleistet. Letztendlich steht außer Frage, dass die htw saar ein CMS einführen muss, da das bisherige selbst entwickelte Prüfungsverwaltungssystem mittel- bis langfristig abgelöst werden muss. 4.5 E-Learning-Management Derzeit wird die E-Learning-Management-Plattform CLIX und deren benötigte Infrastruktur vom HIZ an der UdS betrieben. Genutzt wird CLIX sowohl an der UdS als auch an der htw saar. Die htw saar hat mit der UdS einen Produktionsvertrag bis Ende Der CLIX-Supportvertrag der UdS mit der imc AG kann zum mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten aufgehoben werden. Derzeit laufen an der UdS die Überlegungen, ob dieser Supportvertrag gekündigt wird, da CLIX an der UdS hauptsächlich zur Dokumentenablage für Veranstaltungen genutzt wird. Sollte dieser Fall eintreten, würde dies auch bedeuten, dass der Produktionsvertrag der UdS mit der htw saar ebenfalls aufgelöst wird, was dazu führt, dass CLIX an der htw saar nicht mehr genutzt werden kann. Diese Frage wurde bereits innerhalb der HTW erörtert und derzeit wird nach Alternativen für CLIX gesucht und ein Migrationsprojekt angedacht. Außer Frage steht, dass das zukünftige System vom HIZ betreut werden soll. Des Weiteren erfordert E-Learning auch weitere Investitionen in die Infrastruktur. Virtuelle Klassenräume, Kameras, Schneidemöglichkeiten für Videos. Dies bedeutet auch die Verwaltung der Systeme sowie die Koordination des Einsatzes. Hier wäre ein Medienzentrum denkbar, das mit passender personeller Ausstattung solche Leistungen anbieten kann. Die Trennung notwendiger zentraler Leistungen des HIZ von den dezentralen ist auch hier notwendig. Seite 8

9 4.6 IT-Unterstützung Teamarbeit Zur Unterstützung von Teamarbeit in der Lehre und der Forschung sind folgende zentralen Systeme erforderlich: Eine Groupware-Lösung: Mit Zimbra ist hier ein System im Piloteinsatz. Es sollte sobald möglich der Hochschulöffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden Eine Cloud-Lösung: Mangels einer zentralen Cloud-Lösung sind schon mehrere lokale Cloud- Lösungen in Laboren entstanden. Wünschenswert ist aber nach wie vor eine zentral durch das HIZ vorgehaltene Lösung um den derzeit intensiven Einsatz von potenziell unsicheren Clouds wie Dropbox oder Google Drive reduzieren zu können. Dokumentenmanagement: Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem sollte ein System sein, in dem zu Zwecken der Lehre, Forschung und Verwaltung Dokumente eingestellt, gepflegt und recherchiert werden können. Verbunden mit einem Rollen- und Berechtigungskonzept kann ein solches System Teams ermöglichen, unterschiedliche Versionsstände von Dokumenten gemeinsam zu entwickeln. Im Idealfall sollte dies mit einer Cloud- und einer Groupware-Lösung integriert sein. 4.7 IT-Sicherheit und Datenschutz Das HIZ alleine kann nicht die IT-Sicherheit in allen Einrichtungen der htw saar garantieren. Dass es bisher noch nicht zu gravierenden Sicherheitsproblemen gekommen ist, ist dem Engagement einzelner Mitarbeiter zu verdanken, die dafür gesorgt haben, dass neben den zentralen Netzen auch lokale Netze überwiegend sicher sind. Damit die htw saar den zukünftigen IT-Sicherheits-Anforderungen gerecht werden kann, ist es notwendig, dass der Posten eines zentralen IT-Sicherheitsbeauftragten geschaffen wird. Dieser soll gemeinsam mit dem HIZ und den IT-Verantwortlichen der HTW sowie der Datenschutzbeauftragten ein IT-Sicherheitskonzept entwickeln und etablieren. 4.8 Hochleistungsrechnerbedarf Es gibt derzeit 8 Arbeitsgruppen an der htw saar, die Themenfelder bearbeiten für die Hochleistungsrechenkapazität benötigt wird. Dies wurde von einer Arbeitsgruppe unter der Leitung der Professoren Günther und D. Weber zusammengestellt. Seite 9

10 5 Zusammenfassung In diesem ersten Entwurfsansatz für eine IT-Strategie wurden bereits eine ganze Reihe von Maßnahmen und zu klärende Fragen identifiziert, die zur Verbesserung des IT-Einsatzes an der htw saar führen können. Hier noch einmal kurz zusammengefasst die wesentlichen Punkte: A01. Die Kommunikation zwischen HIZ und den Anwendern ist zu verbessern. A02. Die Informationspolitik zu zentralen Diensten ist zu verbessern. Es ist ein HTW-spezifischer Informationsdienst zu etablieren. A03. Einrichtung der Position eines IT-Sicherheitsbeauftragten A04. Einrichtung eines IT-Nutzergremiums mit klaren Aufgaben, um die Interessen der unterschiedlichen Nutzergruppen besser gewährleisten zu können. A05. Ggf. Einrichtung zusätzlicher dezentraler IT-Teams in Analogie zur Lösung in der Fakultät WiWi. A06. Die Fakultäten und die Verwaltung sollen eigene IT-Strategien in Abstimmung mit der zentralen IT-Strategie entwerfen, um zu klären was zukünftig alles dezentral geleistet werden muss und welche Leistungen vom HIZ in Anspruch zu nehmen sind. A07. Die Beschaffung von SW und HW ist neu zu regeln. Hier ist ein neuer Geschäftsprozess zu definieren und zu kommunizieren. A08. Das zentrale IT-Service-Management ist weiter zu professionalisieren und dezentrales IT- Servicemanagement ist ggf. aufzubauen. A09. In regelmäßigen Abständen soll zukünftig eine Überprüfung der IT-Infrastruktur stattfinden, um notwendige Verbesserungsmaßnahmen frühzeitig erkennen zu können. A10. Die Einführung des zukünftigen Internet-Protokolls IPv6 sollte baldmöglichst angegangen werden. A11. Es besteht Handlungsbedarf beim Prozess zur Einführung eines Campus- Managementsystems. A12. Es besteht Handlungsbedarf bei der derzeit eingesetzten E-Learning-Management-Plattform CLIX, deren weiterer Einsatz unklar ist. A13. Zur Unterstützung von Teamarbeit in der Lehre und der Forschung sind folgende zentralen Systeme erforderlich: eine Groupware-Lösung, eine Cloud-Lösung und eine Dokumentenmanagement-Lösung. A14. Der zukünftige Bedarf an Hochleistungsrechner-Kapazität ist zu klären. Seite 10